Slide MM

ĐÀO TẠO TỔNG QUAN
PHÂN HỆ QUẢN LÍ MUA HÀNG VÀ KHO

(MATERIAL MANAGEMENT)
Giảng viên: Trần Hải Ninh

(NinhTH4@fpt.com.vn)
HÀ NỘI, 26-28/07/2021
NỘI DUNG
Mục tiêu
Giới thiệu tổng quan phân hệ Quản lý mua hàng và kho
Cấu trúc tổ chức

NỘI
DUNG Danh mục dùng chung
Quy trình mua hàng và quản lý kho
Danh mục báo cáo
© 2019 FPT Information System. All rights reserved.

NỘI DUNG
Mục tiêu

NỘI

Mục tiêu
01
Nắm bắt được một số khái
niệm chính trong phân hệ quản
lý mua hàng và kho
02
Hiểu tổng quan về các chức
năng chính trong phân hệ quản
lý mua hàng và kho cùng với
mối liên hệ với các phân hệ
03
khác
Nắm được các quy trình mua
hàng và kho chuẩn quản lý
trên hệ thống SAP ERP
 Quản lý mua hàng và kho là gì? Liên hệ như thế nào đến
các phân hệ khác trên hệ thống SAP?
 Phân hệ quản lý mua hàng hỗ trợ những chức năng gì?
Quy trình thực hiện như thế nào?
 Ứng dụng phân hệ mua hàng và kho trong quản lý

NỘI DUNG
Mục tiêu

NỘI

Tổng quan phân hệ Quản lý mua hàng và kho
Phân hệ quản lý mua hàng và kho trên SAP
Kiểm soát, thống kê và phân Phân hệ quản lý mua hàng và

Phân tích kho – Material management
tích dữ liệu mua hàng
dữ liệu
mua hàng
FI-CO, SD, Liên hệ
Hoạch định và xử lý các yêu
các phân
PM, PP, …. Quản lý hoạt cầu mua hàng
hệ khác
động mua
hàng từ yêu Quản lý thông tin báo giá,
cầu đến hóa hợp đồng,…
đơn
Quản lý Quản lý,
Quản lý tồn kho kho Xử lý đơn đặt hàng và theo
khai thác
Kiểm soát, xử lý các giao dữ liệu dõi tiến độ giao hàng
dịch kho danh mục
Nhập kho và xử lý hóa
Dữ liệu nhà cung cấp đơn, công nợ nhà cung
cấp
Dữ liệu giá mua hàng
Dữ liệu vật tư hàng hóa

NỘI DUNG
Mục tiêu

NỘI

evaluate arguments
raw conclusions

 Client: Mức cao nhất trong cấu trúc tổ chức hệ thống SAP. Bao gồm toàn bộ dữ liệu, thông tin cấu hình, các nghiệp vụ của doanh
nghiệp trên hệ thống
 Company code: Là 1 thực thể pháp nhân, có đơn vị hạch toán độc lập (Đơn vị tổ chức nhỏ nhất có khả năng tự lên báo cáo tài
chính). Mỗi company code có 1 hệ thống tài khoản riêng và được lên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và bảng cân đối kế
toán.
 Plant: Là 1 đơn vị tổ chức logistics trong cấu trúc doanh nghiệp. Plant có thể là một nhà máy sản xuất, một kho tổng, một đơn vị
lưu trữ của doanh nghiệp.
 Storage location: Là đơn vị thấp hơn Plant, cho phép lưu trữ hàng hoá tồn kho vật lý thực tế, đáp ứng các giao dịch kho.
 Purchasing Organization: Là 1 đơn vị tổ chức quản lý toàn bộ việc mua hàng, cung ứng của doanh nghiệp.
 Purchasing Group: Là 1 nhóm, bộ phận hoặc phòng ban chịu trách nhiệm trong việc thực hiện mua hàng.

evaluate arguments
raw conclusions

NỘI DUNG
Mục tiêu

NỘI

Danh mục dùng chung
Supplier master data: Lưu trữ dữ liệu liên

quan đến nhà cung cấp.
Material master data: Lưu trữ dữ
liệu liên quan đến vật tư.
evaluate arguments Purchasing info record:
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
Lưu trữ dữ liệu liên quan
đến điều kiện về giá của
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions một vật tư và một nhà
raw conclusions
cung cấp theo một khoảng
thời gian nhất định.

Dữ liệu nhà cung cấp
Supplier master data: Lưu trữ dữ liệu liên quan

đến nhà cung cấp.
General Data: Dữ liệu chung: địa chỉ, thông tin liên

lạc, tài khoản ngân hàng, mã số thuế…
evaluate arguments
Company Code Data: Dữ liệu ở mức Company Code
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
liên quan đến kế toán, điều kiện, phương thức thanh
toán, tài khoản công nợ,…
rawPurchasing
conclusions
Organization Data: Dữ liệu liên quan
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions
đến mua hàng như loại tiền giao dịch, địa chỉ giao
hàng, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán, giá
trị đặt hàng tối thiểu,…

Tcode: BP
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
Tìm kiếm NCC theo điều kiện:
- Tên NCC
- Địa chỉ NCC raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
- Tên gợi nhớ
raw conclusions
-…

Tcode: BP
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
Tìm kiếm NCC theo tên

raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

Tcode: BP
Thông tin mã số thuế evaluate arguments

evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions
Thông tin tài khoản
thanh toán

3 Role của MM
Purchasing Org Data

1 Tổ chức mua hàng
evaluate arguments
2 Đơn vị tiền tệ
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions
Company code Data

3 Tổ chức
4 Tài khoản công nợ

Dữ liệu vật tư, hàng hóa
Basic: vùng thông tin cơ bản bao gồm mã, tên, nhóm, đơn vị tính… của
vật tư/ hàng hóa
Purchasing: vùng thông tin phục vụ mua hàng
Materials Planning (MRP): vùng thông tin phục vụ lên kế hoạch nhu cầu
vật tư/hàng hóa
S&Devaluate arguments
- Sale and Distribution: vùng thông tin phục vụ bán hàng
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
Accounting: vùng thông tin liên quan đến quản lý giá và hạch toán kế
toán
raw conclusions
Work scheduling: vùng thông tin phục vụ sản xuất
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions
Quality Management: vùng thông tin phục vụ quản lý chất lượng
Forecasting: vùng thông tin phục vụ dự báo
Warehouse Management: vùng thông tin phục vụ quản lý kho chi tiết
Classification: vùng thông tin chứa đặc tính của hàng hóa

Tcode: MM01
Chọn ngành
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments Chọn loại vật
evaluate arguments
tư
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

Tcode: MM01
Chọn các
Views cần
tạo
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

Tcode: MM01
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments Chọn Kho/Tổ
evaluate arguments
chức bán
hàng
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

Tcode: MM01
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments Điền các thông tin:
- Tên vật tư
raw conclusions - Đơn vị tính
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions
- Nhóm vật tư
- Mã vật tư cũ

Tcode: MM01
Thông tin View
bán hàng

Tcode: MM01
Thông tin View

bán hàng và kho

Tcode: MM01
Thông tin View lập

kế hoạch vật tư

Tcode: MM01
Thông tin View

kế toán

Tìm kiếm mã vật tư theo các điều kiện tìm kiếm
Tcode: MM03

Tìm kiếm mã vật tư theo các điều kiện tìm kiếm

Chọn mã vật tư cần xem

* Chọn các thông tin chi tiết cho mã

vật tư cần xem qua các Views:
- Basic data 1, 2: Thông tin cơ bản
(tên VT, mã VT, ĐVT, loại VT, …)
- Purchasing: Thông tin mua hàng
(ĐVT mua hàng, phòng ban mua
hàng, …)
- MRP 1,2,3,4: Thông tin kế hoạch
(Loại KH, chi tiết KH vật tư, mua
hàng, …)
- General Plant Data/Storage
1,2: Thông tin chi tiết về kho (Tồn
kho theo từng kho chi tiết)
- Accounting 1, 2: Thông tin chi tiết
về kế toán (đơn giá, tổng giá trị)

Chọn thông tin kho
Các kho hiện có

Lựa chọn
thông tin

Thông tin mua hàng
Nếu mã quản lý đích danh hoặc quản lý lô

Thông tin tồn kho

& kế toán
Số lượng
Đơn giá
Giá trị tồn

Dữ liệu mã dịch vụ
Tcode: AC03
Tìm kiếm mã dịch vụ

theo mô tả

Thông tin chi tiết mã

dịch vụ
- Mã dịch vụ
- Tên dịch vụ
- Loại dịch vụ
- Mã hạch toán

Khoá mã vật tư
Mã vật tư bị khoá giao dịch
Khoá mã dịch vụ
Mã dịch vụ bị khoá giao dịch

Danh mục dùng chung
Purchasing Info Record:

Lưu trữ thông tin các điều
kiện mua hàng (giá, loại tiền
evaluate arguments giao dịch, đơn vị tính mua

evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments hàng…) của một mã vật tư
theo từng nhà cung cấp
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

Purchasing Info Record
1 Mã Purchasing Infor Record

2 Mã nhà cung cấp
3 Mã vật tư
4 Ngày nhắc nhở NCC
evaluate arguments
evaluate
evaluate 5
arguments Mã Vật tư của NCC
arguments
evaluate arguments
6 Xuất xứ hàng hóa
7 Thông tin liên lạc của NCC
raw conclusions
rawraw
conclusions 8
conclusions Đơn vị mua hàng
raw conclusions
9 Tỷ trọng quy đổi nếu có

10 Thời gian giao hàng dự kiến

11 Nhóm mua hàng
12 Số lượng thường hay mua
evaluate arguments
evaluate
evaluate
13arguments
arguments
Số lượng mua ít nhất
evaluate arguments
14 Số lượng mua tối đa
15 Điều khoản mua hàng và thanh toán
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

16 Đơn giá của vật tư

17 Ngày hiệu lực
evaluate arguments
18 Ngày hết hạn
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

Condition Records - Bảng giá mua
- Tạo Condition Records áp dụng cho trường hợp giá mua ổn định (Có thể từ 3 tháng trở lên).
- Các trường hợp không có bảng giá mua hoặc giá không ổn định thì có thể nhập tay giá của vật tư khi tạo
đơn mua hàng hoặc lấy từ báo giá của NCC (RFQ).
Tạo Condition Records (T-code: MEK1)

evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

NỘI DUNG
Mục tiêu

NỘI

Quy trình mua hàng
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

Yêu cầu mua hàng – Purchase Requisition
Purchase Requisition:
• Là chứng từ nội bộ, là yêu cầu từ các
phòng ban, bộ phận đến bộ phận mua
hàng để yêu cầu về vật tư, hàng hóa,
dịch vụ nào đó
• Purchase Requisition có thể được tạo
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments thủ công hoặc tạo tự động từ chức
năng MRP
raw conclusions • Thông tin trên Purchase Requisition có

rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions thể được copy sang RFQ – Yêu cầu
báo giá, hợp đồng nguyên tắc hoặc
đơn mua hàng.

Yêu cầu báo giá/ Báo giá – RFQ/ Quotation
RFQ/Quotation:
• RFQ – Request for Quotation là yêu
cầu báo giá được gửi tới nhà cung cấp
nhằm thu thập báo giá phục vụ cho
quyết định lựa chọn nhà cung cấp.
evaluate arguments • Dựa vào báo giá các nhà cung cấp gửi
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments đến, hệ thống cho phép so sánh báo
giá (giá và các điều kiện kèm theo, thời
raw conclusions hạn thanh toán) để làm cơ sở lựa chọn

rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions nhà cung cấp.

Đơn mua hàng – Purchase Order
Purchase Order:
• Là một yêu cầu chính thức gửi tới nhà
cung cấp đề đặt mua vật tư, hàng hóa,
dịch vụ.
• Purchase Order được gửi tới nhà cung
evaluate arguments cấp để mua hàng hoặc gửi tới một
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments plant khác (dưới dạng Stock Transport
Order) để yêu cầu chuyển hàng.
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

Hợp đồng - Contract
Contract Reference Reference Purchase

request RFQ contract requisition
Contract Release order
1 2
Vendor

Nhập kho – Goods Receipt
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

Ghi nhận hóa đơn – Invoice Processing
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

Purchase Requisition (PR)
♦ Bước 1: Tạo Purchase Requision –Yêu cầu mua hàng (T-code: ME51N)

STT Tên trường R: bắt buộc Ý nghĩa

O: ko bắt buộc
1 Document Type R Định nghĩa loại yêu cầu mua hàng, có thể là mua nội bộ, mua cho
sản xuất, mua tiêu dùng, etc
2 Header Note O Thông tin ghi chú thêm cho yêu cầu mua hàng, có thể nhập để hiển
thị thông tin trên form khi in.
3 Material R Mã vật tư
4 Plant R Kho/Nhà máy
5 Quantity R Số lượng mua
6 Valuation Price R Đơn giá mua tạm tính
7 Storage Location O Tiểu kho thực tế nhận hàng khi hàng về
8 Purchasing Group O Cá nhân/Phòng ban chịu trách nhiệm mua hàng
9 Requisitioner R Người yêu cầu mua hàng
10 Delivery Date R Ngày giao hàng dự kiến
11 Total Value Tổng giá trị của yêu cầu mua hàng

Kích để lưu lại chứng từ. Hệ thống hiển thị thông báo
Tcode: ME53N để xem lại PR

- Phê duyệt PR ở Tcode ME54N

- Điền số PR, tại Tab Release Strategy, kích vào icon để phê duyệt
- Sau đó lưu lại ->

Request for Quotation (RFQ)
 ♦ Bước 2: Tạo Request for Quotation - Yêu cầu báo giá (T-code: ME41)
Đối Đối
với với
TH TH
tạo tạo
trực từ
tiếp PR

STT Tên trường R/O Ý nghĩa
1 RFQ Type R Định nghĩa loại yêu cầu báo giá, có thể là báo giá nội bộ, báo
giá cho mua sản xuất, mua tiêu dùng, etc
2 RFQ Date O Ngày chứng từ báo giá
3 Quotation Deadline R Ngày hết hạn của báo giá
4 Purchasing O Tổ chức mua hàng chịu trách nhiệm gửi yêu cầu báo giá
Organization
5 Purchase Group R Nhóm mua hàng
6 Reference for Preq O Tạo RFQ tham chiếu từ PR
7 Purchase Req. R Số PR tham chiếu


8 Adopt + Details R Xác nhận tạo tham chiếu
9 Delivery Date R Ngày giao hàng (phải nằm sau ngày Quotation Deadline)

Nhấn nút để vào phần Header Data
10 Coll. No. O Dùng làm căn cứ so sánh giá

Nhấn nút để vào phần điền nhà cung cấp
11 Vendor R Nhà cung cấp yêu cầu hỏi giá
Nhấn nút để lưu

Chọn NCC thứ 2 để báo giá

Điền báo giá của NCC (Quotation) (T- code: ME47)

Vendor Selection
So sánh báo giá (T- code: ME49)
Ở màn hình tham số, điền các giá trị về purchasing organization và collective RFQ => Hệ thống sẽ
list ra tất cả các RFQ có mã collective giống nhau.
Note: Hệ thống recommend NCC có giá thấp nhất. Tuy nhiên, việc chọn NCC nào là phụ thuộc vào
người dùng.
Purchase Order Processing
♦ Bước 3: Tạo Purchase Order – Đơn mua hàng (T-code: ME21N)
Note: Có thể tạo PO refer từ PR hoặc RFQ, hoặc tạo trực tiếp trên màn hình ME21N

Cấu thành giá

vật tư/hàng hoá

Condition Type - Giá mua hàng
Loại condition Type Mục đích
Đơn giá (Nhập tay) Đơn giá của vật tư, thường áp dụng với TH giá mua không ổn định
Đơn giá (Bảng giá) Đơn giá lấy từ bảng giá, áp dụng với TH giá mua ổn định
Phí vận chuyển Phí vận chuyển hàng hóa và được cộng vào giá trị hàng tồn kho
evaluate arguments
Phí tháo dỡ, lắp đặt Phí lắp đặt, tháo dỡ hàng hóa và
evaluate
evaluate được cộng vào giá trị hàng tồn kho
arguments
arguments
evaluate arguments
Chiết khấu (Tiền) Thường áp dụng đối với TH mua với số lượng lớn và thường xuyên từ NCC.
Có thể chiết khấu theoraw conclusions
% hoặc chiết khấu giảm tiền trực tiếp trên tổng tiền
rawraw
conclusions
conclusions
Chiết khấu (%) hàng hóa. raw conclusions
Thuế nhập khẩu Áp dụng với TH mua hàng của NCC nước ngoài
Thuế môi trường Áp dụng với 1 số mã vật tư đặc biệt.
….
….
1 Doc type R Định nghĩa loại đơn đặt hàng, ví dụ mua hàng trong nước,
mua nước ngoài, mua tài sản, etc.
2 Vendor R Nhà cung cấp
3 Doc Date R Ngày chứng từ. Hệ thống mặc định ngày hiện tại, người dùng
có thể sửa.
4 Purchasing Organization R Tổ chức mua hàng chịu trách nhiệm mua hàng
5 Purchase Group R Nhóm mua hàng

6 Company Code R Đại diện cho một đơn vị hạch toán độc lập
7 Material R Mã vật tư. Khi chọn mã vật tư, hệ thống sẽ tự động hiển thị
thông tin về tên vật tư, đơn vị tính, nhóm vật tư.
8 PO quantity R Số lượng mua
9 Delivery date R Ngày dự kiến giao hàng
10 Plant R Kho chứa hàng
11 Batch O Lô

Tcode: ME53N để xem lại PO

- Phê duyệt PO ở Tcode ME29N

- Điền số PO, tại Tab Release Strategy, kích vào icon để phê duyệt
- Sau đó lưu lại ->

Goods Receipt
♦ Bước 4: Nhập kho từ Purchase Order – Đơn mua hàng (T-code: MIGO)

1 Transaction Type R A01 - Goods Receipt => Định nghĩa loại giao dịch nhập kho
2 Reference document R R01 - Purchase Order => Nhập kho từ PO
3 Purchase Order R Số PO
4 Movement Type R Loại giao dịch nhập kho (movement type 101)
5 Document Date R Ngày chứng từ
6 Posting Date R Ngày hạch toán

Goods Receipt
Thông tin được tham chiếu

từ đơn hàng PO sang

7 Qty in UnE R Số lượng nhập kho
8 EUn R Đơn vị tính
9 Plant + Sloc R Kho + Tiểu kho nhập hàng thực tế
10 Text O Ghi chú
11 Item OK R Tích để xác nhận giao dịch
Bấm nút để post giao dịch

Goods Receipt
- Sau khi save, hệ thống sẽ đồng thời sinh ra 2 chứng từ: Chứng từ nhập kho và Chứng từ kế toán.
Hạch toán: - Nợ TK 15*
- Có TK 1519100000 – TK Trung gian GR-IR hàng (Hàng về hóa đơn chưa về)
Chứng từ nhập kho Chứng từ hạch toán

Invoice Verification
♦ Bước 5: Ghi nhận hoá đơn với nhà cung cấp (T-code: MIRO)

Invoice Verification
♦ Bước 5: Ghi nhận hoá đơn với nhà cung cấp (T-code: MIRO)

Invoice Verfication
1 Transaction R Invoice- Ghi nhận hóa đơn phải trả

2 Invoice Date R Ngày chứng từ hóa đơn
3 Posting Date R Ngày hạch toán
4 Amount R Số tiền (= tiền hàng hóa + tiền thuế nếu có)
5 Reference R Thông tin tham chiếu
6 Tax (VAT) O Tích nếu có VAT
7 Text O Thông tin ghi chú
8 PO Number R Điền số PO
9 Balance R Luôn luôn bằng 0

Invoice Verfication
Tcode: MIR4 Sau khi save, hệ thống tự động sinh ra 2 chứng từ,
chứng từ Hóa đơn và chứng từ hạch toán
Chứng từ hóa đơn Chứng từ hạch toán

Phân biệt các loại mua hàng
Mua hàng nhập kho Mua Tài sản/ Mua dịch vụ/ Mua tiêu dùng
Tạo PR => RFQ => PO

Tạo PR => RFQ => PO
Duyệt PO
Duyệt PO
1. Nhập Tài sản (Nợ TKTG AA/ Có 331 (MM), Nợ 241/ Có TKTG AA
2. Xác nhận dịch vụ: Nợ TK CP/ Có 331
Nhập kho 3. Nhập hàng tiêu dùng: Nợ TK CP/ Có 331
Nợ 152,156/ Có GRIR => Không ghi nhận qua TK 152, 156. Hệ thống sẽ tự động hạch toán khi
ghi nhận hóa đơn phải trả với NCC ở bước dưới
Ghi nhận hóa đơn

Ghi nhận hóa đơn
Other procurement
Tên field Mua hàng nhập kho Mua dịch vụ Mua Tài sản Mua tiêu dùng
Account No K-cost center A- Asset K- cost center
Assignment
Material Yes No No Yes
Short Text Khi chọn field “Material”, Tên dịch vụ Tên tài sản Khi chọn field “Material”, hệ
hệ thống tự động hiển thị thống tự động hiển thị tên vật tư
tên vật tư
Cost center No Yes No Yes
G/L account No Chọn TK chi phí dịch vụ Chọn TK chi phí
Service.No Chọn mã dịch vụ

Mua dịch vụ
 Bước 1: Tạo mã dịch vụ (Service No.) trước khi tạo PR hoặc PO dịch vụ (T-code: AC01)
 Bước 2: Khi tạo PR hoặc PO, bắt buộc chọn TK chi phí (G/L account) và phòng ban chịu chi phí (cost
center) cho dịch vụ đó
 Bước 3: Xác nhận hoàn thành dịch vụ (T-code ML81N)
 Bước 1: Tạo đơn mua dịch vụ

Mua dịch vụ
 Bước 1: Tạo đơn mua dịch vụ

Mua dịch vụ
STT Tên trường Ý nghĩa

1 A- Account Assignment K – Cost center
2 I- Item category D – Service
3 Short Text Tên dịch vụ (Tự nhập)

4 PO quantity/ Order Unit Mặc định 1 và AU
5 Material Group Chọn giá trị dịch vụ
6 Plant Kho
7 Service No. Mã dịch vụ

8 Quantity Số lượng
9 Gross Price Giá thuê dịch vụ
10 G/L account TK chi phí
11 Cost center Phòng ban chịu chi phí

Service Procurement - Mua dịch vụ
 Bước 2 + 3: Duyệt PO và làm bước xác nhận hoàn thành dịch vụ (T-code: ML81N)

Asset Procurement - Mua tài sản
 Bước 1: Tạo mã tài sản trước khi tạo PR hoặc PO dịch vụ (T-code: AS01)

Asset Procurement - Mua tài sản

1 A- Account Assignment A_ Asset
2 Short Text Tên mã tài sản
3 PO quantity Số lượng
4 Order Unit ĐƠn vị tính của TS
5 Delivery Date Ngày dự kiến giao hàng
6 Plant Kho
7 Asset Mã tài sản
 Note: Sau khi tạo xong PO, tiến hành duyệt và ghi nhận hóa đơn với NCC, đồng thời sẽ giá trị tài sản sẽ
đươc update bên phân hệ AA.
Consumption Procurement - Mua Tiêu dùng
 Bước 1: Tạo đơn mua tiêu dùng

Consumption Procurement - Mua Tiêu dùng

1 A- Account Assignment K – Cost center
2 Material Mã vật tư
3 PO quantity Số lượng
4 Delivery Date Ngày dự kiến giao hàng
5 Plant Kho
6 Unit price Đơn giá mua
7 G/L account TK chi phí mua hàng tiêu dùng

8 Cost center Phòng ban chịu chi phí
 Note: Sau khi tạo xong PO, tiến hành duyệt và ghi nhận hóa đơn với NCC

Return to vendor - Quy trình trả lại hàng NCC
Quy trình trả lại hàng cho NCC áp dụng trong TH phát hiện hàng lỗi, hàng hỏng, hoặc không đạt chất lượng khi
nhà NCC giao hàng đến.
• Tạo PO return (T-code: ME21N)

Step 1
• Nhập kho từ PO return (T-code: MIGO)

Step 2
• Ghi nhận hóa đơn giảm trừ công nợ với NCC (T-code: MIRO)
Step 3

Step 1: Tạo PO return (T-code: ME21N)

Step 1: Tạo PO return (T-code: ME21N)

1 Material Mã vật tư
2 PO quantity Số lượng cần trả hàng
3 Delivery Date Ngày dự kiến trả hàng
4 Return Item Bắt buộc tích. Nhằm phân biệt PO mua hàng và PO trả hàng
5 Plant Kho
6 Amount Đơn giá

Step 2: Nhập kho từ PO return (T-code: MIGO)

Chứng từ nhập kho từ trả Chứng từ hạch toán: Nợ GIIR/ Có 152

hàng

Credit Memo - Hóa đơn giảm trừ công nợ
Step 3: Ghi nhận hóa đơn giảm trừ NCC

Credit Memo - Hóa đơn giảm trừ công nợ
Chứng từ hóa đơn giảm trừ công nợ Chứng từ hạch toán: Nợ 331/ Có GRIR, Có VAT

Quản lý kho
Quản lý các nghiệp vụ kho

Quản lý vật tư hàng hóa tồn kho
Cấu trúc kho
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions
Dữ liệu và báo cáo

Quản lý hàng tồn kho
Loại vật tư tồn kho: Công cụ dụng cụ, văn

phòng phẩm, NVL, hàng hóa khác….
Đơn vị tính tồn kho
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

Quản lý giá vật tư

S – Standard Price: Giá chuẩn,
hay còn gọi là giá hạch toán
V – Moving Average Price: giá
bình quân gia quyền
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
Tài khoản evaluate
tồn kho:arguments
Hệ thống sử dụng valuation

class để gán raw
vật conclusions
tư, hàng hóa
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions
tương ứng vào bộ tài khoản
hạch toán tự động bao gồm
tài khoản kho như 152, 153,
156…; tài khoản giá vốn, …
Quản lý hàng hóa theo lô:
• Quản lý tồn kho theo từng lô hàng
• Cho phép xuất kho theo các

phương pháp FIFO, LIFO
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

Vendor
consignme
Quản lý các trạng thái hàng đặc biệt:
Customer nt stock
Consignme
nt Stock
• Hàng ký gửi tại khách hàng
Stock
provide to
vendor
.... • Hàng ký gửi của nhà cung cấp
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
• evaluate arguments
Hàng gia công
Special stock
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

Quản lý loại giao dịch kho
Quản lý giao dịch xuất nhập/chuyển kho

theo movement type
• Movement type sẽ quy định loại giao

evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
dịch kho (Nhập/xuất/Chuyển) evaluate arguments
• Movement type sẽ quy định tài khoản

raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
hạch toán cho từng loai giao dịch, đồng raw conclusions
thời quy định các trường thông tin trong
màn hình giao dịch kho

Quản lý kho – Nhập kho
Nhập kho
Purchase
Order
evaluate arguments
Từ đơn mua hàng evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments Trường hợp khác
Production
raw conclusions
Sale order
rawraw
conclusions
conclusions
Order raw conclusions
Từ lệnh sản xuất Từ đơn trả hàng

Quản lý kho – Xuất kho
 Xuất dùng cho các phòng ban

 Xuất hình thành tài sản
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments Xuất bán hàng
evaluate arguments
 Xuất vật tư cho sản xuất, sửa chữa, bảo
dưỡng
raw conclusions  Xuất khác (xuất dùng làm mẫu, xuất
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions hủy, xuất kiểm kê…)
 …

Reservation - Đề nghị xuất/nhập kho
Reservation là đề nghị xuất/nhập/chuyển kho từ các phòng ban có yêu cầu nhằm mục đích giữ hàng trong kho. Đề
nghị này sẽ được chuyển sang bộ phận kho để tiến hàng làm thủ tục xuất/nhập/ chuyển hàng.
Một chứng từ giao dịch kho có thể được refer thông qua đề nghị xuất/nhập kho hoặc làm trực tiếp.
Case 1 : Bước 1: Tạo chứng từ kho thông qua Reservation (T-code: MB21)
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

Reservation - Đề nghị xuất/nhập kho
Bước 2: Thực hiện xuất kho đề nghị ở bước 1 (T-code MIGO) => Hệ thống sinh hạch toán và update giảm tồn kho.
Trường Ý nghĩa
1 A07- Giao dịch xuất kho
2 R09 - Số đề nghị
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments 3 Số đề nghị ở bước 1
4 Ngày chứng từ
5 Ngày hạch toán
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions Sau khi điền số reservation, hệ thống sẽ tự động hiển
thị thông tin về mã vật tư, số lượng, kho, tiểu kho….

 Case 2 : Xuất kho trực tiếp (không qua đề nghị) cho phòng ban sử dụng (T-code: MIGO)
Trường Ý nghĩa
1 A07- Giao dịch xuất kho
2 R10- Xuất kho khác
3 Movement type: Loại xuất kho
evaluate arguments
4 Ngày chứng từ
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
6 Mã vật tư
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions 7 Số lượng xuất đi
raw conclusions
8 Kho xuất
9 Tiểu kho xuất
10 Phòng ban sử dụng

 Sau khi save, hệ thống đồng thời sinh ra 2 chứng từ: Chứng từ xuất kho (Ghi giảm tồn kho) và chứng
từ hạch toán
Trước Sau
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

 Hạch toán: Nợ 152/154/155
Có TK chi phí 627*
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

Quản lý kho – Chuyển kho/
Chuyển loại
 Chuyển hàng giữa các tổng kho

evaluate arguments
 Chuyển hàng giữa các tiểu kho
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments Chuyển mã vật tư, hàng hóa
 Chuyển trạng thái vật tư, hàng hóa
raw conclusions  Chuyển từ kho hàng ký gửi sang kho vật tư
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions của công ty
 …

Chuyển kho giữa 2 storage location
 Case: Chuyển từ kho NVL sang Kho CCDC => Chỉ thay đổi về số lượng, không sinh hạch toán)
Trường Ý nghĩa
1 A08- Giao dịch chuyển kho
2 R10- Chuyển kho khác
3 Mvt 311: Chuyển giữa 2 storage location
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments4 Ngày chứng từ
raw conclusions 6 From: Kho và tiểu kho chuyển
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions
7 Dest: Kho và tiểu kho nhận
8 Số lượng chuyển

Chuyển kho giữa 2 plant
 Case: Chuyển từ kho A sang kho B
Trường Ý nghĩa
evaluate arguments 3 Mvt 301: Chuyển giữa 2 plant

evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments 4 Ngày chứng từ
raw conclusions 6 From: Kho và tiểu kho chuyển
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions
7 Dest: Kho và tiểu kho nhận

Chuyển kho giữa 2 plant
 Hạch toán: Nợ 152_Kho nhận (Kho B)

Có 152_Kho chuyển (Kho A)
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

Chuyển mã vật tư
Chuyển mã vật tư,

hàng hóa nếu đặc
tính của mã cũ bị evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
biến đổi thành một evaluate arguments
mã khác
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

 Case: Chuyển mã cũ sang mã mới (Chỉ áp dụng 2 mã cùng đơn vị tính)
Trường Ý nghĩa
evaluate arguments 3 Mvt 309: Chuyển mã vật tư

evaluate
evaluate
arguments
arguments
raw conclusions 6 From: Mã vật tư chuyển
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions
7 Dest: Mã vật tư nhận

 Hạch toán: Nợ 152_Mã vật tư nhận
Có 152_Mã vật tư chuyển
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

Chuyển trạng thái mã vật tư
Chuyển trạng thái kho:

- Unrestricted use: hàng khả dụng
- Stock in QI: chờ kiểm tra chất
lượng
- Blocked stock: tạm khóa (hàng
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
hỏng hoặc kém chất lượng) evaluate arguments
- Consignment stock: hàng ký gửi
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

Chuyển trạng thái của mã vật tư
 Case: Chuyển từ trạng thái hàng bình thường sang hàng cần kiểm tra chất lượng
Trường Ý nghĩa
3
evaluate arguments Mvt 322: Chuyển trạng thái
evaluate
evaluate
arguments
arguments
raw conclusions 6 From: Mã vật tư chuyển
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions
7 Dest: Mã vật tư nhận

Chuyển trạng thái của mã vật tư
 Chuyển trạng thái của mã vật tư: Không sinh hạch toán, nhưng sẽ được update ở MMBE (Unrestricted
use: Hàng bình thường, Quality inspection: Hàng đang kiểm tra chất lượng)
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

Physical Inventory Process - Kiểm kê
Step 2: Điền số Step 4: Thực hiện

Step 1: Step 3: So sánh
lượng thực tế sau evaluate arguments điều chỉnh chênh
Tạo chứng từ kiểm chênharguments
evaluate lệch
evaluate
evaluate nếu có
arguments
arguments
khi kiểm kê (T- lệch (T-code:
kê (T-code: MI01) (T-code: MI20)
code: MI04) raw conclusions MI07)
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

 Bước 1: Tạo chứng từ kiểm kê (T-code: MI01)
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
Trường Ý nghĩa
raw conclusions
rawraw
conclusions 1
conclusions Ngày tạo chứng từ kiểm kê
raw conclusions
2 Ngày dự kiến kiểm kê
3 Kho kiểm kê
4 Tiểu kho
5 Mã vật tư
 Bước 2: Điền số lượng kiểm kê thực tế (T-code: MI04)
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

 Bước 3: So sánh chênh lệch số lượng trên hệ thống và số thực tế (T-code: MI20)
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
Trường Ý nghĩa
1 Số lượng trên hệ thống raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
2 Số thực kế kiểm kê raw conclusions
3 Số lượng chênh lệch

4 Tổng tiền chênh lệch

 Bước 4: Điều chỉnh chênh lệch (T-code: MI07). Khi điền lí do kiểm kê chênh lệch và thực hiện lưu, hệ thống
sẽ tự động điều chỉnh xuất/nhập để số lượng cân với ngoài thực tế.
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

 Bước 5: Xem lại chứng từ điều chỉnh kiểm kê
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

 Bước 6: Kiểm tra tồn kho
Trước Sau
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

Closing period - Đóng/mở kì kho
Sau khi check giao dịch, BC xuất nhập tồn, người dùng sẽ thực hiện đóng kì kho cũ và mở kì mới
(T-code: MMPV)
Trường Ý nghĩa
Company code Đơn vị
evaluate arguments
Period Kì cần mở
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
Fiscal Year Năm tài chính
Check and Tích
raw period
close conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

NỘI DUNG
Mục tiêu

NỘI

Báo Cáo
T-code Tên BC Ý nghĩa

MM60 Material List Danh mục vật tư trên hệ thống
MKVZ List of Supplier: Purchasing Danh mục NCC mua hàng
ME5A List of Purchase Requisition BC liệt kê các PR

ME2N Purchasing Document BC liệt kê các PO, đồng thời theo dõi tình trạng của PO
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
MMBE Stock Overview BC Tồn kho của mã vật tư (Thời điểm hiện tại)
MB52 Warehouse stock of material BCconclusions

raw tồn kho và giá trị của mã vật tư (Hiện tại)
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions
MB51 Material document List BC liệt kê chứng từ xuất nhập kho
MB5B Stock Movement Summary BC xuất nhập tồn theo thời điểm
MIR5 List of invoice BC liệt kê các hóa đơn mua hàng

Báo cáo liệt kê danh mục
Báo cáo liệt kê danh mục vật tư, hàng hóa
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

Báo cáo liệt kê danh mục
Báo cáo liệt kê danh mục nhà cung cấp
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

Báo cáo chuẩn của mua hàng
Danh sách các yêu cầu mua hàng
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

Danh sách đơn đặt hàng
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

Danh sách hóa đơn
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

Báo cáo chuẩn của kho
Báo cáo chi tiết các giao dịch nhập xuất kho
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

Báo cáo tồn kho
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

Báo cáo tồn kho
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

Báo cáo nhập xuất tồn
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

Báo cáo tự xây dựng về kho
Báo cáo giao dịch kho
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
raw conclusions
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

Báo cáo tự xây dựng về mua hàng
Báo cáo ghi nhận hoá đơn
evaluate arguments
evaluate
evaluate
arguments
arguments
evaluate arguments
Báo cáo so sánhraw

sốconclusions
lượng giữa PR và PO
rawraw
conclusions
conclusions
raw conclusions

Q &A
Thank you!
FPT Information System
22nd Floor, Keangnam Landmark 72, E6 Pham Hung Road, Hanoi
Tel: +84 4 3562 6000 or +84 4 73007373
Fax: +84 4 3562 4850
Email: contact@fis.com.vn
Website: www.fpt-is.com

Slide MM

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Slide MM

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

ĐÀO TẠO TỔNG QUAN

PHÂN HỆ QUẢN LÍ MUA HÀNG VÀ KHO

Giảng viên: Trần Hải Ninh

Giới thiệu tổng quan phân hệ Quản lý mua hàng và kho

Cấu trúc tổ chức

Quy trình mua hàng và quản lý kho

Danh mục báo cáo

© 2019 FPT Information System. All rights reserved.

Giới thiệu tổng quan phân hệ Quản lý mua hàng và kho

Cấu trúc tổ chức

Quy trình mua hàng và quản lý kho

Danh mục báo cáo

© 2019 FPT Information System. All rights reserved.

© 2019 FPT Information System. All rights reserved.

Giới thiệu tổng quan phân hệ Quản lý mua hàng và kho

Cấu trúc tổ chức

Quy trình mua hàng và quản lý kho

Danh mục báo cáo

© 2019 FPT Information System. All rights reserved.

Kiểm soát, thống kê và phân Phân hệ quản lý mua hàng và

© 2019 FPT Information System. All rights reserved.

Giới thiệu tổng quan phân hệ Quản lý mua hàng và kho

Cấu trúc tổ chức

Quy trình mua hàng và quản lý kho

Danh mục báo cáo

© 2019 FPT Information System. All rights reserved.

© 2019 FPT Information System. All rights reserved.

© 2019 FPT Information System. All rights reserved.

© 2019 FPT Information System. All rights reserved.

Giới thiệu tổng quan phân hệ Quản lý mua hàng và kho

Cấu trúc tổ chức

Quy trình mua hàng và quản lý kho

Danh mục báo cáo

© 2019 FPT Information System. All rights reserved.

Supplier master data: Lưu trữ dữ liệu liên

© 2019 FPT Information System. All rights reserved.

Supplier master data: Lưu trữ dữ liệu liên quan

General Data: Dữ liệu chung: địa chỉ, thông tin liên

© 2019 FPT Information System. All rights reserved.

© 2019 FPT Information System. All rights reserved.

Tìm kiếm NCC theo tên

© 2019 FPT Information System. All rights reserved.

Thông tin mã số thuế evaluate arguments

© 2019 FPT Information System. All rights reserved.

Purchasing Org Data

Company code Data

4 Tài khoản công nợ

© 2019 FPT Information System. All rights reserved.

© 2019 FPT Information System. All rights reserved.

© 2019 FPT Information System. All rights reserved.

© 2019 FPT Information System. All rights reserved.

© 2019 FPT Information System. All rights reserved.

© 2019 FPT Information System. All rights reserved.

© 2019 FPT Information System. All rights reserved.

Thông tin View

© 2019 FPT Information System. All rights reserved.

Thông tin View lập

© 2019 FPT Information System. All rights reserved.

Thông tin View

© 2019 FPT Information System. All rights reserved.

Tìm kiếm mã vật tư theo các điều kiện tìm kiếm

© 2019 FPT Information System. All rights reserved.

Tìm kiếm mã vật tư theo các điều kiện tìm kiếm

© 2019 FPT Information System. All rights reserved.