CHAPTER 4:

PERFORMANCE APPRAISAL
 OBJECTIVES

 After studying this unit, the students will be able to

• Understand the definitions and objectives of performance appraisal.
• Examine the factors affecting performance appraisal.
• Explain the methods of performance appraisal.
• Discuss the basic steps of performance appraisal.
 CONTENTS

4.1. Definitions, importance and objectives of Performance appraisal

4.1.1. Definitions
4.1.2. Objectives
4.1.3. The importance of performance appraisal
4.1.4. Factors affecting performance appraisal
4.2. Performance appraisal process
4.3. Methods of Performance appraisal
4.3.1. Traditional methods
4.3.2. Modern methods
 4.1. Definitions, importance and
objectives of performance appraisal
4.1.1. Definitions of performance appraisal
4.1.2. Objectives of performance appraisal
4.1.3. The importance of performance appraisal
4.1.4. Factors affecting performance appraisal
 4.1.1. Definitions of performance appraisal

• Performance appraisal is the systematic, periodic and an impartial

rating of an employee’s excellence in the matters pertaining to his
present job and his potential for a better job (Flippo).
• International Labor Organization: “A regular and continuous
evaluation of the quality, quantity and style of the performance
along with the assessment of the factors influencing the
performance and behavior of an individual is called as performance
appraisal.”
 4.1.2. Objectives of performance appraisal

• Salary increase

• Promotion

• Training and Development

• Feedback

• Pressure on Employees
 4.1.3. The importance of performance
appraisal

•Personal attention
•Feedback
•Career path
•Employee Accountability
•Communicate divisional and company goals
 4.1.4. Factors affecting performance
appraisal

• Value System of Evaluator

• Dominant Work Orientation

• Loyalty

• Level of Achievement

• Factors Hindering Objective Assessment

 4.2. Performance appraisal process

• Establish Performance Standards

• Communicating the Standards Set for an Employee
• Measuring of the Actual Performances
• Comparing Actual Performance with Standards Set in the
Beginning
• Discussion with the Concerned Employee
• Initiate Corrective Action
 4.3. Methods of performance appraisal

4.3.1. Traditional methods

4.3.2. Modern methods
 4.3.1. Traditional methods

• Ranking method • Checklist method

• Paired comparison • Critical incidents method
• Grading method • Graphic scale method
• Forced distribution method • Essay method
• Forced choice method • Field review method
 4.3.2. Modern methods

• Management by Objectives (MBO)

• Behaviorally anchored rating scales
• Assessment centers
• 360-degree appraisal
• Cost accounting method
 GROUP DISCUSSION

1. Explain each traditional method of performance appraisal in detail

(advantages, disadvantages and the conditions of application in the
company)
2. Explain each modern method of performance appraisal in detail
(advantages, disadvantages and the conditions of application in the
company)
20 minutes discussion for all groups (all questions)
10 minutes presentation/each group (in English)
5 minutes Q&A/each group (one group has at least 1 question/comment for other groups)
 4.3. Các phương pháp Đánh giá thực hiện
công việc

4.3.1. Phương pháp thang đo đánh giá đồ hoạ

4.3.2. Phương pháp danh mục kiểm tra
4.3.3. Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng
4.3.4. Phương pháp thang đo dựa trên hành vi
4.3.5. Phương pháp so sánh
4.3.6. Phương pháp bản tường thuật
4.3.7. Phương pháp quản lý bằng mục tiêu
 4.3.1 Phương pháp thang đo/thang điểm
đánh giá đồ hoạ
• Trong phương pháp này, người đánh giá sẽ cho ý kiến đánh giá về sự thực hiện
công việc của đối tượng đánh giá dựa trên một thang đo có các mức độ từ thấp
đến cao.
• Ưu điểm:
• Đơn giản, dễ hiểu và dễ thực hiện/sử dụng
• Kết quả đánh giá được định lượng, thuận tiện cho việc so sánh
• Sử dụng được với nhiều loại công việc, thuận tiện cho việc đưa ra các
quyết định quản lý và phản hồi thông tin
• Nhược điểm
• Không tính đến đặc thù cho từng loại công việc.
• Có thể gặp phải một số lỗi chủ quan như thiên kiến, trung bình…
 4.3.1 Phương pháp thang đo/thang điểm
đánh giá đồ hoạ

• Người quản lý căn cứ vào tình hình thực hiện công việc của người lao
động và đánh dấu vào ô phù hợp theo một thang đo được sắp xếp theo
thứ bậc từ thấp đến cao hoặc ngược lại. Tương ứng với mỗi mức độ đánh
giá là 1 điểm số cụ thể. Ví dụ:
• 5: Xuất sắc: Liên tục vượt mức yêu cầu của công việc
• 4: Tốt: Đạt và vượt quá yêu cầu của công việc
• 3: Đáp ứng yêu cầu: Đạt yêu cầu của công việc
• 2: Dưới trung bình: Không đạt yêu cầu của công việc
• 1: Kém: Kết quả công việc không thể chấp nhận được
• Tiêu chí đánh giá: trực tiếp hoặc gián tiếp.
 Ví dụ về biểu mẫu đánh giá thang đo
Tên nhân viên: Chức danh cv:
Tên người đánh giá: Bộ phận
Ngày đánh giá:

Đạt Dưới Mức

Tỷ Xuất
Tiêu chí Đánh giá Khá yêu mức độ tối
trọng sắc
cầu y/c thiểu
Khối lượng công việc 5 4 3 2 1
Chất lượng công việc 5 4 3 2 1
Tính tin cậy 5 4 3 2 1
Khả năng hiểu biết 5 4 3 2 1
Thái độ 5 4 3 2 1
Tinh thần hợp tác 5 4 3 2 1
Triển vọng 5 4 3 2 1
 4.3.2 Phương pháp Danh mục kiểm tra

• Sử dụng một danh mục Tên nhân viên Chức danh:

các câu mô tả về những Tên người đánh giá Bộ phận: Từ ngày… đến
hành vi, thái độ có thể ngày….
Hoàn thành công việc đúng thời hạn
xảy ra của người lao
động. Dựa trên ý kiến Đảm bảo chất lượng công việc
chủ quan của mình, Hợp tác với đồng nghiệp tốt
người đánh giá sẽ đánh Sẵn sàng làm thêm giờ
dấu vào những câu phù Không tiếp thu phê bình
hợp với hành vi, thái độ …………….
trên thực tế của người lao Tổng điểm
động.
 4.3.2 Phương pháp danh mục kiểm tra

• Ưu điểm:
• Dễ sử dụng.
• Tránh được các lỗi xu hướng trung bình hay dễ dãi.
• Thuận tiện cho việc đưa ra các quyết định quản lý và phản hồi thông tin.
• Nhược điểm
• Có thể bỏ qua các đặc trưng của từng công việc
• Việc xác định trọng số phức tạp
 4.3.3 Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng

Người đánh giá ghi lại theo cách mô tả các hành vi thực hiện công việc (hành vi hiệu
quả/hành vi không hiệu quả) của người lao động theo từng yếu tố của công việc

Tên nhân viên: Chức danh cv: nhân viên đại lý lữ hành
Tên người đánh giá: Bộ phận: Điều hành
Ngày đánh giá: từ ngày … đến ngày ….

Hành vi hiệu quả Hành vi không hiệu quả

1. Quan hệ với khách hàng
………….....
Ngày 3/2/2020:…..
2. Phát triển tour
…………….
……………….
3. Kiểm soát chi phí
…………….
………………..
………………… …………….
 4.3.3 Phương pháp ghi chép các sự kiện
quan trọng
• Ưu điểm:
• Thuận tiện cho việc phản hồi thông tin
• Hạn chế lỗi do chủ quan
• Nhược điểm
• Tốn thời gian
• Gây áp lực tâm lý cho người lao động
 4.3.4 Phương pháp thang đo dựa trên hành vi
Tên nhân viên: Chức danh: Nhân viên phục vụ
Tên người đánh giá: Bộ phận: Nhà hàng Từ ngày… đến ngày….:
Quan hệ với khách hàng
XS: 7 Nhân viên phục vụ giúp đỡ khách lúc cần thiết
T: 6 Nhân viên phục vụ cố gắng kìm nén sự bực tức trước khi xảy ra tranh cãi
K: 5 Nhân viên phụcn vụ than trọng suy xét xem có nên tiếp tục phục vụ khách hàng đã say
rượu nhưng có người đi kèm
TB: 4 Nhân viên phục vụ ngừng phục vụ đồ uống cho những khách hàng đã say rượu nhưng
chỉ có một mình
Y: 3 Nhân viên phục vụ tán chuyện bâng quơ với những khách hàng chỉ có một mình
K: 2 Nhân viên phục vụ xét nét những khách hàng trẻ tuổi ngay khi họ mới đến quầy lần đầu
RK: 1 Nhân viên phục vụ thu dọn đồ uống của khách (bất kể đã uống hết hoặc chưa) với một
lời thông báo thiếu lịch sự hoặc không thông báo gì về giờ đóng cửa
 4.3.4 Phương pháp thang đo dựa trên hành vi

• Phương pháp thang đo dựa trên hành vi là sự kết hợp giữa phương pháp
thang đo đánh giá đồ hoạ và phương pháp ghi chép các sự kiện quan
trọng, với các thang đo được mô tả chính xác hơn bởi các hành vi cụ thể.
• Ưu điểm:
• Thuận tiện cho việc phản hồi thông tin.
• Hạn chế lỗi do thiên vị.
• Nhược điểm
• Tốn thời gian và chi phí cho việc thiết kế các thang đo.
• Người đánh giá có thể gặp khó khăn khi xác định sự tương tự giữa
hành vi thực tế và hành vi được mô tả trên thang đo.
 Phương pháp thang điểm quan sát hành vi
Tên nhân viên: Chức danh: Hướng dẫn viên

Tên người đánh giá Bộ phận: Từ ngày…. đến ngày…..:

Tính tin câỵ Liên Thường Thỉnh Hiếm Không

tục xuyên thoảng khi bao giờ
Sử dụng thời gian với hiệu suất cao 5 4 3 2 1

Hoàn thành công việc đúng thời hạn 5 4 3 2 1

Giúp đỡ những người khác hoàn thành 5 4 3 2 1

công việc đúng thời hạn, nếu cần thiết
Ngăn ngừa và cố gắng giải quyết các vấn 5 4 3 2 1
đề có thể gây ra sự chậm trễ
Tổng
 4.3.5 Phương pháp so sánh

• Đánh giá sự thực hiện công việc của từng người lao động dựa trên
so sánh sự thực hiện công việc của người đó với những bạn đồng
nghiệp khác trong cùng bộ phận
 Xếp hạng
 Phân phối theo tỷ lệ bắt buộc
 Phương pháp cho điểm
 So sánh cặp
 4.3.5 Phương pháp so sánh

 Xếp hạng: người quản lý xếp thứ tự các nhân viên từ cao nhất đến
thấp nhất theo sự thực hiện công việc.
 Phân phối bắt buộc: phân loại các nhân viên theo những tỷ lệ nhất
định, ví dụ:
+ 5% xuất sắc
+ 15% khá
+ 60% đạt yêu cầu
+15% dưới mức yêu cầu
+ 5% kém

 4.3.5 Phương pháp so sánh
Nhân viên Điểm
Hoàng 17
 Phương pháp cho Đức 14
Ngọc 13
điểm: Phân phối một
Hằng 11
tổng số điểm cho mỗi Hạnh 10
Hương 10
nhân viên tuỳ theo sự
Huyền 9
thực hiện công việc của Linh 6
từng người. Phương 5
Thảo 5
Tổng 100
 4.3.5 Phương pháp so sánh

Hương Thảo Mai Phương

 So sánh cặp: So
sánh từng nhân Hương T M P

viên với tất cả các Thảo T T

nhân viên khác
Mai M
theo từng cặp
Phương
 4.3.5 Phương pháp so sánh

• Ưu điểm:
• Dễ hiểu, dễ sử dụng
• Cách tốt nhất để phát hiện những người có khả năng nổi trội hoặc
người hoàn thành kết quả công việc tệ nhất
• Thuận tiện cho việc đưa ra các quyết định nhân sự
• Nhược điểm:
• Dễ mắc phải các lỗi chủ quan, thành kiến, thiên vị và ảnh hưởng
bởi sự kiện gần nhất
• Khó có thông tin phản hồi cụ thể/Hạn chế phản hồi thông tin
• Không khuyến khích sự hợp tác và đoàn kết
 4.3.6 Phương pháp bản tường thuật

• Người đánh giá viết một bản tường thuật về tình hình thực hiện công
việc của nhân viên, về những điểm mạnh, điểm yếu, các tiềm năng
cũng như các gợi ý về các biện pháp nhằm hoàn thiện sự thực hiện
công việc của nhân viên.
• Ưu điểm:
• Cung cấp thông tin phản hồi chi tiết và hữu ích
• Có thể sử dụng cho nhiều chủ đề: đánh giá khả năng thăng tiến,
xác định nhu cầu đào tạo.
• Nhược điểm:
• Phụ thuộc vào khả năng diễn đạt của người đánh giá
 4.3.7 Phương pháp quản lý bằng mục tiêu -
MBO
• Người lãnh đạo bộ phận và nhân viên cùng nhau xây dựng các mục
tiêu cho thời kỳ tương lai. Trên cơ sở đó, đánh giá sự nỗ lực của
nhân viên và cung cấp các thông tin phản hồi cho họ.
Tên nhân viên: Chức danh: Nhân viên đại lý lữ hành
Tên người đánh giá: Bộ phận: Từ ngày…. Đến ngày……
Mục tiêu Kết quả
1…………………. …………………..
2…………………. …………………..
3…………………. …………………..
 4.3.7 Phương pháp quản lý bằng mục tiêu -
MBO
• Các bước tiến hành:
 Xác định nhiệm vụ cần thực hiện
 Dự kiến kết quả công việc/các mục tiêu công việc
 Tiến hành công việc
 Xem xét tính khả thi của các mục tiêu công việc và điều
chỉnh (nếu cần)
 Đánh giá kết quả công việc
 4.3.7 Phương pháp quản lý bằng mục tiêu
- MBO
• Ưu điểm:
• Tạo động lực cho người lao đông
• Có sự chia sẻ giữa người quản lý và người lao động
• Nhấn mạnh vào kết quả thực hiện công việc
• Nhược điểm:
• Không dễ đạt được sự đồng thuận giữa người lao động và người quản lý
trong việc xác định mục tiêu công viêc cần đạt
• Người lao động xem nhẹ trách nhiệm trong quá trình thực hiện công việc
• Các khía cạnh hành vi, thái độ thực hiện công việc có thể bị bỏ qua trong
đánh giá thực hiện công việc
 OVERVIEW OF CHAPTER 4

• Performance appraisal is measured by considering factors like job

knowledge, quality and quantity of output, initiative, leadership abilities,
supervision, dependability, co-operation, judgment, versatility, health, etc.
• Performance appraisals in an organization provide employees and managers
with an opportunity to converse in the areas in which employees do
extremely well and those in which employees need improvement.
• Performance appraisal in any organization is undertaken to meet certain
objectives which may be in the form of salary increase, promotion,
recognizing training and development needs, providing feedback to
employees and putting stress on employees for better performance.
 QUESTIONS

1. Explain the definitions and objectives of performance

appraisal.
2. What are the factors affecting performance appraisal.
3.  Explain in detail the process of performance appraisal.
4. Explain the methods of performance appraisal in detail.
5. According to you, what should be done to have an effective
performance appraisal system in your organization.