ESERCITAZIONE Livello Base

MS PROJECT
21 MAGGIO 2020

Cassa Depositi e Prestiti

Investiamo nel domani
SOMMARIO - ARGOMENTI

1 - SCHERMATE DEL PROGRAMMA

2 - PRESENTAZIONE DI UN SEMPLICE CASO DI STUDIO
3 - IMPOSTAZIONE PROGETTO
4 - COMPRENSIONE WBS
5 - INSERIMENTO ATTIVITA’ E MILESTONE
6 - ATTIVITA’ DI RIEPILOGO - VINCOLI ATTIVITA’
7 - DEFINIZIONE E ASSEGNAZIONE DELLE RISORSE
8 - DIAGRAMMA RETICOLARE (PERT)
9 - INDIVIDUAZIONE PERCORSO CRITICO E MARGINI DI FLESSIBILITA’
10 - VERIFICARE SOVRALLOCAZIONE RISORSE
11 - STATO DI AVANZAMENTO PROGETTO
12 - VISUALIZZAZIONE SEQUENZA TEMPORALE
13 - IMPOSTAZIONE PAGINA E LAYOUT DI STAMPA

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1. SCHERMATE DEL PROGRAMMA

Pannelli scheda

Sequenza
temporale
Scala cronologica

Area diagramma

Elenco attività
Area cambio contesto di
3 visualizzazione
2. PRESENTAZIONE DI UN SEMPLICE CASO DI STUDIO

PROGETTO PER RACCOLTA E UPLOAD DOCUMENTALE SU ARCHIVIO CENTRALE

  NOME ATTIVITA' DURATA PREDECESSORI RISORSE MACRO FASE
DEFINIZIONE DEGLI OBIETTIVI GLOBALI DEL ATTIVITA'
1 PROGETTO 1 giorno   AD-VP PROPEDEUTICHE
MC-PV- ATTIVITA'
2 DEFINIZIONE DELLE MODALITA' 2 giorni 1 PZ PROPEDEUTICHE
PV-MC- ATTIVITA'
3 DEFINIZIONE DEI REFERENTI 7 giorni 2 FT-AF-AS PROPEDEUTICHE
ATTIVITA'
4 CREAZIONE AMBIENTE BASE 1 giorno 1PV PROPEDEUTICHE
tutte le RACCOLTA
5 FASE DI RACCOLTA DOCUMENTALE 20 giorni 2;3;4 aree DOCUMENTALE
RACCOLTA
6 VERIFICA A CAMPIONE DELLE DATA ROOM 3 giorni 5DDM-PV DOCUMENTALE
RACCOLTA
7 CONSEGNA A DDM 1 giorno 6PV DOCUMENTALE
UPLOAD
8 UPLOAD DATI SU ARCHIVIO CENTRALE 20 giorni 7DDM-PV DOCUMENTALE
UPLOAD
9 VERIFICA POST UPLOAD 5 giorni 8DDM DOCUMENTALE
10 CONCLUSIONE 0 giorni      

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3. IMPOSTAZIONE PROGETTO

A. Menù File – Nuovo – Progetto Vuoto

B. Scheda Progetto – Riepilogo Informazioni
C. Compilare come in figura
D. OK

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4. COMPRENSIONE WBS
Definizione: work breakdown structure (WBS) nella gestione dei progetti è una suddivisione orientata ai risultati di un
progetto in componenti più piccoli. Una WBS è un prodotto tramite il quale si ottiene una organizzazione del lavoro del
team in sezioni gestibili. Il Project Management Body of Knowledge (PMBOK 5) definisce la WBS "Una scomposizione
gerarchica del lavoro che il team deve svolgere per raggiungere gli obiettivi del progetto e creare i risultati richiesti".

TEORIA APPLICAZIONE NEL SW

Comandi principali per spostare le

attività nei vari livelli della WBS.
N.B. Tramite il comando Progetto
– WBS è possibile definire la
sequenza dei codici della WBS
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5. INSERIMENTO ATTIVITA’ E MILESTONE

A. Compilare le colonne nome attività e durata nell’area Elenco Attività. Una attività di durata nulla è considerata milestone (o
attività cardine). Nell’area del Diagramma inizieranno a comparire le attività

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6. ATTIVITA’ DI RIEPILOGO - VINCOLI ATTIVITA’
A. Le attività di riepilogo possono essere inserite in vari modi:
• Dal menù Attività – riepilogo
• Click tasto destro e Inserisci attività, successivamente va poi modificato il livello dell’attività tramite i comandi indicati nella slide precedente
B. Inserire i predecessori nella colonna dedicata e i relativi vincoli:
• Inizio – inizio
• Inizio – fine
• Fine – inizio
• Fine – fine
Man mano che verranno impostati i vincoli, si potrà notare che le attività si riposizionano automaticamente. Nell’impostazione del vincolo si
possono inserire anche eventuali ritardi o anticipi
C. Inserire le attività identificate come Milestones/cardine

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7. DEFINIZIONE E ASSEGNAZIONE RISORSE
A. Visualizzare la scheda ‘Elenco Risorse’ tramite:
• menù Visualizza – Elenco risorse
• Click tasto destro sull’Area cambio contesto di visualizzazione (vedi scheda pag.3)
B. Inserire le informazioni come in figura
N.B.: le risorse possono essere inserite sia come unità decimali che come valore %. L’utente può decidere le proprie preferenze dal menù Opzioni

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7. DEFINIZIONE E ASSEGNAZIONE RISORSE
A. Visualizzare la scheda ‘Elenco Risorse’ tramite:
• menù Visualizza – Elenco risorse
• Click tasto destro sull’Area cambio contesto di visualizzazione (vedi scheda pag.3)
B. Inserire le informazioni come in figura
N.B.: le risorse possono essere inserite sia come unità decimali che come valore %. L’utente può decidere le proprie preferenze dal menù Opzioni

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7. DEFINIZIONE E ASSEGNAZIONE RISORSE

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8. DIAGRAMMA RETICOLARE (PERT)
A. Visualizzare la scheda ‘Diagramma Reticolare’ tramite:
• menù Visualizza – Altre Visualizzazioni – Diagramma reticolare – Applica
• Click tasto destro sull’Area cambio contesto di visualizzazione (vedi scheda pag.3)

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9. INDIVIDUAZIONE PERCORSO CRITICO E MARGINI DI FLESSIBILITA’
Definizione percorso critico: il percorso critico è caratterizzato da tutte quelle attività collegate tra loro che hanno margine di flessibilità NULLO
In sostanza, la durata del progetto è inficiata esclusivamente dalla durata delle attività che si trovano sul percorso critico; ogni eventuale ritardo o anticipo di
queste attività si ripercuoterà sulla durata dell’intero progetto.
La visualizzazione del percorso critico sul Diagramma di Gantt può essere ottenuta tramite click con tasto destro del mouse sull’area diagramma e selezione voce
come in figura.

Visualizzazione margine di flessibilità in MS Project:

I margini di flessibilità di una attività di un progetto possono essere molteplici:
• Margine sulla data di inizio progetto;
• Margine sulla data di fine;
• Margine totale.
Una volta che una attività ha «superato» il margine di flessibilità concesso,
diventa una attività critica

In MS project sono disponibili alcune utility per consentire di visualizzare, in ambienti

dedicati, le informazioni sul margine di flessibilità.
• Tasto destro sul diagramma di Gantt (vedi figura)
• Inserimento colonne Margini di flessibilità nell’area elenco attività
• Tramite ‘filtro’ dal menu Visualizza → nel filtro (icona ad imbuto per intenderci)
scegliere Critiche
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9. INDIVIDUAZIONE PERCORSO CRITICO E MARGINI DI FLESSIBILITA’
Visualizzazione margine di flessibilità in MS Project:
Un’utile modalità per visualizzare immediatamente sull’area ‘Elenco Attività’ tutte le informazioni relative ai margini di flessibilità di ogni singola attività (inizio,
fine, totale) si può ottenere tramite la seguente sequenza di comandi:
• Sull’area ‘Cambio contesto di visualizzazione’ è presente un riquadro grigio sul quale, tramite click con tasto destro, è possibile visualizzare vari menù.
Selezionare Programmazione come in figura seguente.

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10. VERIFICARE SOVRALLOCAZIONE RISORSE
Durante l’assegnazione delle risorse può capitare di sovrallocare le risorse su più attività contemporanee. La sovrallocazione viene segnalata dal SW tramite
una icona ‘rossa’ nella prima colonna (colonna indicatori):
Tale sovrallocazione comporta, in senso generale, un ritardo che può essere:
• Concentrato su una delle attività che inevitabilmente dovrà attendere che la risorsa si renda ‘libera’
• Distribuito su tutte le attività che, mediamente, avranno durata maggiore.
La scelta di come risolvere tale situazione può essere inputata dall’utente oppure in maniera automatica dal SW.

Attività con
sovrallocazione di
risorse

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11. STATO DI AVANZAMENTO DEL PROGETTO
Una volta impostato il cronoprogramma, è interessante monitorare l’andamento delle attività in funzione del loro reale inizio/fine.
In Ms Project è possibile riuscire a monitorare l’andamento reale aggiornando, periodicamente, le attività man mano che esse hanno inizio.

1. Aggiungere colonna ‘%completamento

2. Aggiornare le attività con la loro % di completamento reale
3. Menu Progetto → Aggiorna progetto
4. Impostare: Data di stato alla data di monitoraggio
Le varie opzioni presenti nella schermata comando ‘Aggiorna Progetto’ (vedi figura) consentono di ‘spostare in avanti tutte le attività non ancora iniziate alla
data o, eventualmente fossero già iniziate, potranno veder spostata in avanti la loro fine con l’ovvia conseguenza, qualora si tratti di attività sul percorso
critico, di allungare la durata complessiva del progetto

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12. SEQUENZA TEMPORALE
Nelle ultime release di MsProject è stata implementata e migliorata la sequenza temporale di progetto. Per richiamare la schermata:
• Visualizza – Diagramma di Gantt – Altre Visualizzazioni – Sequenza Temporale - Applica

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12. SEQUENZA TEMPORALE
Per aggiungere le attività nella visualizzazione del progetto come sequenza temporale procedete nella seguente maniera:
• Click tasto destro
• Inserisci attività
• Attività esistenti
Verranno elencate tutte le attività implementate nel progetto e l’utente potrà decidere se visualizzarle tutte
Qualora la visualizzazione risultasse inefficace o poco gradevole a livello grafico, si può trascinare fuori come Call out.
La sequenza temporale, una volta creata, può essere copiata e incollata ovunque come oggetto immagine per presentazioni.

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13. IMPOSTAZIONE PAGINA E LAYOUT DI STAMPA
Una volta implementato il cronoprogramma, la stampa potrebbe essere difficoltosa in particolar modo quando i cronoprogrammi sono particolarmente
complessi e con un numero di attività importante.
Dal menù stampa, dopo aver impostato il formato del foglio sulla schermata principale, selezionate il comando ‘imposta pagina’.
Tramite questo comando sarà possibile decidere come distribuire la stampa (su un foglio solo o su più fogli) e l’ampiezza della finestra temporale inquadrata
nella stampa.
Potrà essere deciso se far comparire o meno la legenda in calce, o eventualmente personalizzarla con immagini e loghi aziendali

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Grazie

Cassa Depositi e Prestiti

Investiamo nel domani