Kapitel 3

Inköpsstyrning
Huvudsakliga uppgifter och ansvar
 Säkra rättidig tillgänglighet till inköpta tjänster och
varor utan störningar
 Styrning och reducering av all inköpsrelaterad spend
 Reducering av företagets riskexponering i förhållande
till leverantörsmarknaderna
 Bidrag till produkt- och processinnovation,
utvecklingsuppdraget
Program

 Uppdrag och ansvarsområden

 Några principer för att professionalisera inköp
 Inköpsledningsprocessen
 Hur inköp utvecklas med tiden
 Några praktiska iakttagelser
 Förändring av inköpsverksamhetens
agenda
Värdeskapande
• Intäktsökning med nya produkter
• Förbättring av kunderbjudandet
• Tidig leverantörsinvolvering vid
utveckling av nya produkter Värde
• Snabbare produktlanseringar
• Gemensamma varumärken och
annonskampanjer

Riskhantering
• Singel eller multipel sourcing
• Prestationsinriktade kontrakt
Kostnad Risk • Företags sociala ansvar
• Hållbara inköp
Reducering av inköpskostnader • Leverantörsrevisioner
• Reducering av leverantörsbasen
• Leverantörskvalitetssäkring
• Produktstandardisering
• Leverantörers ekonomiska
• Global sourcing
ställning
• Outsourcing och offshoring
• Skyddande av immateriella
• Elektroniska auktioner
rättigheter
• Avtalsförvaltning
 Huvudsakliga ansvar och uppdrag
Cykel
Före anskaffningen
Uppdragsgivare
o Kontakta GS&PS
o Identifiera affärsmiljön
o Förankra beslut
o Etablera tvärfunktionella team
Inköpsprocess
Projekt identifiering
Inköpsorganisationens roll
o Underlätta flödet i affären
o Utveckla sourcingstrategi
o Sammanställ leverantörslista
med stöd från GS&PS
o Dokumentera arbetsbeskrivn.
& servicenivåavtal
RFX och avtals-
dokumentation
o Rekommendera & kvalificera
leverantörer
o Ta fram RFx / kontrakts-
mall
o Utfärda RFx / kontrakts-
mall
Under anskaffningen
o Utvärdera leverantörsanbud o Leverantörsval
med stöd från GS&PS
o Skaffa mandat för att
o Kontraktsförhandling i
samarbete med GS&PS
Leverantörs-
utvärdering &
förhandling
o Ta emot förslag och
underlätta utvärdering
o Utveckla förhandlings-
strategi
o Kontraktsförhandling i
samarbete med sponsor
eller uppdragsgivare
Efter anskaffningen
o Avtalsförvaltning
o Resultatstyrning
ingå avtalet
o Hantering av leverantörs-
relationen
Leverantörs- och
Kontraktstilldelning
avtalsförvaltning
o Sammanställ kontrakts- o Kontraktstolkning
dokumentation
o Ändringar och tillägg i
o Ingå kontraktet kontrakt
o Arkivera alla avtals-
& upphandlingsdokument
Källa: www.purchasing.com
Standardiserat inköpsförfarande (1)
1. Skicka ett samarbetsförslag till de bästa företagen, förslaget
innehåller specifikationer och ett senaste svarsdatum
(konfidentiellt)
2. Avvisa anbud som lämnats efter tidsfristens utgång
3. Fortsätt med ett anbudsöppningsmöte
4. Bekräfta skriftligen mottagandet av anbud
5. Gör upp en jämförande tabell över kostnader
6. Kontrollera att tekniknivån är i överensstämmelse
7. Kontrollera företagens skulder/tillgångar
8. Välj ut de två bästa anbuden (kvalitet och kostnad)
 Standardiserat inköpsförfarande (2)
9. Kontrollera referenser
10. Gör en matris över de senaste genomförandena
11. Jämför kostnader och förhandla dem punkt för punkt
12. Rekommendera att slutligt val
13. Håll kontakt med den andra leverantören (undvik monopol)
14. Gör ett avtalsutkast med juridikstaben
15. Meddela övriga leverantören om att de inte blivit valda
16. Undersök regelbundet konkurrenssituationen
17. Håll våra partners långsiktigt motiverade
Professionalisera inköpen

De viktigaste principerna i inköpspolicyer:

 Anpassning mot affärsstrategier
 Utveckla en inköps- och försörjningsstrategi
 Integrerad och tvärfunktionellt synsätt
 Inköpsbeslut kan inte fattas isolerat och bör inte enbart inriktas
på optimering av inköpsresultat
 Drivs av prestationsförmågan
 Inköpsorganisationen bör engagera sig i en sund debatt med
interna kunder
Inköpsstyrning

 Inköps- och leverantörsmarknadsundersökning

Inköps och leverantörsmarknadsundersökning är en systematisk
studie av alla faktorer som kan påverka varor och tjänsters utbud
och efterfrågan. Syftet är att säkerställa företagets nuvarande och
framtida behov.

 Syfte, strategi och planering för inköp och

försörjning
Utifrån företagets övergripande mål kommer inköpsmålen att avse
kostnadsreduktioner, kvalitetsförbättringar, ledtidsreduktion etc.
Genom dessa mål styr, leder och kontrollerar sina inköpsaktiviteter
och försörjningsstrategier. Styrningen kan ha olika fokusområden:
Exempel på arbetsområden inom inköp
Sourcing policy – bestämmande av leverantörsberoendet och utformandet av planer
för att minska detta beroende.
Direkta eller indirekta köp – bestämmande av kostnadsfördelar med att köp från
importörer och distributörer eller köpa direkt från tillverkare.
Köpa-tillverka-analys – analys av besparingsmöjligheter genom att eliminera
särskilda produktionsaktiviteter och köpande av produkterna från tredje part; köpa eller
lease kan också vara ett alternativ.
Integrera inköp och andra funktioner – planer som syftar till att ta bort
gränssnittsproblem mellan inköp och materialadministration, ren konstruktion samt
mellan inköp och ekonomisk administration och finans.
Etablera ett system för inköpsstyrning och –information – analys av
behoven rörande inköpsinformation och utformandet av en plan för automatisering, samt
möjligheterna att länka detta system med andra informationssystem inom andra
företagsfunktioner.
Centraliserade eller or decentraliserade inköp – balanserande av
kostnadsfördelar och strategiska aspekter avseende en centraliserad eller
decentraliserad inköpsorganisation.
Standardisering – bestäm möjligheter att åstadkomma standardisering för att
reducera variationer bland produkter och leverantörer, genom att balansera besparingar
och risker.
Process för inköpsstyrning
Implementering av inköpspolicy:
Verktyg Aspekter

Försörjningspolicy Bearbetning av inköpsordrar. Planering av

material och försörjning

Produkt- och leverantörs- Tidig involvering i utveckling

Kvalitet Förbättra leverantörernas kvalitetsresultat

Kontroll av materialkostnader & -priser

Materialkostnadspolicy
Reducering av materialkostnader & -priser

Leverantörspolicy Sourcingpolicy
Förbättring av leverantörsresultat

Interna kontakter
Kommunikationspolicy
Externa kontakter
Inköpsfunktionens utveckling med tiden

Stegvis utveckling av inköpsfunktionen i följande

avseenden:
 Integrerat avslutande steg
 Ledningen är aktivt inblandad I inköpsstrategier och taktik, organiserat
i en teambaserad struktur.
 Inköpsfunktionens status i organisationen
 Centralisering leder ofta till någon form av koordinerade inköp
 Leverantörsstyrning
 Från reaktivt inköp, via proaktivt inköp, till relationshantering
 Leverantörsrelationer
 Minska antalet prioriterade leverantörer och skapa närmare relationer
Faktorer som driver utvecklingen

 Affärssammanhang
 Mer konkurrens, mognare teknik används  högre tryck på inköp
 Företagsstrategi
 Mer uttalade mål och syften, mer formaliserad planeringsprocess
 större chans att inköp integreras i företagets strategi
 Systemutveckling
 Informations- och kommunikationsteknologi är viktigt för att
möjliggöra moderna inköpskoncept
 Stöd från högsta ledning
 Funktionellt ledarskap
 Modell för utveckling av inköp och
försörjning
CENTRALSTYRT
Resultat-
effektivitet/ Detaljhandel
DECENTRALISERAT
Ackumulerade
besparingar TVÄRFUNKTIONELLT FOKUS
FUNKTIONELLT FOKUS
Konsument- Datorer /PC Bilindustri
elektronik
Telekommuni-
kation
Livsmedel och
dryck
Finansiella
Allmännytt- Läkemedel
Bygg tjänster
iga företag
Transaktionell Kommersiell Koordinerat Intern Extern Integration av tid
orientering orientering inköp integration Integration värdekedjan

fokus Betjäna fabriken Sänk kostnader Besparingar genom Totala ägande- Optimering av Total kund-
synergi kostnaderna försörjnings- tillfredsställelse
kedjan
Modell för utveckling av inköp och
försörjning
Steg 1:Transaktionsorientering
 Inköpsorganisationens huvudsaklig uppdrag är att finna lämpliga
leverantörer för råvaror och komponenter. Det finns ingen uttalad
inköpsstrategi.
Steg 2: Kommersiell orientering
 Inköpsstrategin har i detta steg en stark fokus på låga priser. Kulturen
består i tuffa förhandlingar med många leverantörer.
Steg 3:Koordinerat inköp
 En stark central inköpsavdelning leder inköpen med enhetliga
inköpspolicyer och inköpssystem. Här ligger tyngdpunkten på
tvärdisciplinär koordinering av efterlevnad av nationellt förhandlade avtal.
Modell för utveckling av inköp och
försörjning
Steg 4: Intern integration
 Tyngdpunkten ligger på tvärfunktionell problemlösning med målet att
reducera de totala livscykelkostnaderna och inte komponenternas styckpris.
Steg 5: Extern integration
 Uttalad outsourcingstrategi kombineras med särskild uppmärksamhet på att
samarbeta med partners i försörjningskedjan med avseende på
produktutveckling och planering av förserier.
Steg 6: Inriktning på värdekedjan
 Leverera värde till slutkunden för att tillfredställa behoven på
slutanvändarmarknaden. Underleverantörer söker stör hos sina leverantörer.

Den här modellen bör användas med tillförsikt, alla steg är inte
tillämpbara på alla inköpskategorier, företag och branscher.
Slutsatser…
 Inom de flesta företags inköpshantering finns en stor
förbättringspotential.

 En systematisk metod för inköpsstyrningsprocessen kan hjälpa till

att göra dess potential synlig och tillgänglig.

 Men, det tar tid att få inköpsledningsprocessens alla delar på plats.