7 steps for Improvement &

Seven tools
Tri Yuni Hendrawati
 Doa Sebelum Belajar

‫ار ُز ْقنِ ْى فَ ْه ًما‬

ْ ‫ب ِز ْدنِ ْى ِع ْل ًما َو‬
ِّ ‫ار‬
َ َ‫ي‬
Artinya : "Ya Allah, tambahkanlah aku ilmu
dan berikanlah aku rizqi akan kepahaman"

AIK – FT UMJ
 Solve the Problem with PDCA
Approach

Organization Function Organization Process Improvement Step

PLAN 1. Problem Identification 1.Problem Prioritizing

2. Alternative Identification 2.Priority Problem Reasoning
3.Problem Status

DO 1.Define Alternative 4.Improvement Plan and

2.Implementation Excecution

CHECK Evaluation 5.Monitor and Evaluate the

Result

ACTION -Do what you write 6. Avoid Rework (membuat SOP)

Write what you do - Avoid same problems
Occured
7. - The next improvement
Plan
 What is PDCA ?
Organization Function Organization Process Improvement Step

PLAN 1. Problem Identification 1.Problem Prioritizing

2. Alternative Identification 2.Priority Problem Reasoning
3.Problem Status

DO 1.Define Alternative 4.Improvement Plan and

2.Implementation Excecution

CHECK Evaluation 5.Monitor and Evaluate the

Result

ACTION -Do what you write 6. Avoid Rework (membuat SOP)

Write what you do - Avoid same problems
Occured
7. - The next improvement
Plan
 Awal Dari Peningkatan Mutu

Mengenal
MASALAH
 PROBLEM
 Quality Objective
Deviasi-deviasi:
 Customer Complaint
 SOP Analisa  Continuation of-
 Hasil (QCDSM)
Previous Project

Memilih Prioritas
(PRIORITY)
ANALISA SITUASI
Pengumpulan &
Menentukan TEMA
Pengolahan Data
ANALISA
PARETO Mengungkap Fakta
Stratifikasi
Persoalan Utama

Menentukan JUDUL INITIAL GOALS

• Hasil diharapkan
• Waktu pencapaian
(Jadwal PDCA)
 JUDUL PERSOALAN

• Fishbone Diagram
• Relation Diagram Keterlibatan
ANALISA
Anggota
Nominal Group PENYEBAB
(Teamwork)
Technique (NGT)

Memilih
Penyebab

HIPOTESIS
PENYEBAB UTAMA
 Hipotesis
PENYEBAB UTAMA

Checksheet:
• Periode Mengumpulkan DATA
• Lokasi BARU di Lapangan
• SDM
• Metoda Mengolah DATA

Scatter Diagram ANALISA DATA

Grafik Pai

KESIMPULAN
(Penyebab Dominan)
 5W2H
Penyebab
Dominan
• Partisipasi
Rencana Perbaikan
• Kreatifitas

INTERMEDIATE
TARGET Initial Goals
Tidak
!

Berhasil ? Uji Coba

Tidak
!
Ya !
Monitoring Stabil ?

Ya !
Maintain Hasil
Pengumpulan &
Pengumpulan Data Kondisi Sebelum
Hasil Perbaikan
• Checksheet Perbaikan
• Grafik
Analisa Pembanding Pareto Dg.
Histogram
Control Ch.
Ulangi Tidak Target Grafik
!
Langkah 4, dst ! Tercapai
Ya !

Lanjutkan Proses Monitoring

Analisa Dampak
Kerja Baru Hasil

Positif Negatif

Dokumentasi Eliminasi
 Hasil Monitoring
Proses Kerja Baru

Merujuk pada:
Dokumentasi
 Langkah 4
Dampak Positif
 Langkah 1

Formulasi
STANDAR BARU
Proses
Persetujuan
Manajemen

Dokumentasi
 Analisa Pembanding

Pengumpulan Persoalan
Data Baru Mutu Baru

Proses
Menentukan
Persetujuan
TEMA BARU
Fasilitator
SEVEN TOOLS
 1
Check Sheet
Lembar Periksa
Kegunaan

Alat Pengumpul Data

Dipakai Saat Proses
Berlangsung

Sumber Data
Untuk Analisa Lebih Lanjut
Jenis Check Sheet

1. Berdasarkan Frekwensi (Frequency Check Sheet)

• Untuk mencatat frekwensi atau banyaknya suatu peristiwa terjadi
2. Berdasarkan Item (Item Check Sheet)
• Untuk mencatat dan mengumpulkan data dalam hubungannya dengan
jumlah item (hal) yang ingin dipelajari
 Pembuatan Check Sheet

1. Tentukan tujuan pengumpulan data

• Mengetahui lokasi cacat produk yang dihasilkan
2. Tentukan bagaimana cara mengumpulkan data
• Siapa, Kapan, Dimana, Metode
3. Buat perkiraan Jumlah / Waktu
4. Tentukan Format yang sesuai dengan kebutuhan
• Merancang model check sheet yang simpel, mudah dan
cepat dalam penggunaannya
5. Lakukan pengumpulan data
Mengenal Bentuk2 Check Sheet

1. Tally Sheet Untuk Pencatatan

• Digunakan untuk merekam dan mencatat suatu kejadian atau proses
• Alat bantu ini tidak membawa kepada tindakan perbaikan, tetapi hanya akan
menyajikan fakta dan data apa adanya
Produk : Tanggal Pemeriksaan :

Tahap Pembuatan : Seksi :

Diperiksa oleh : No. Loc. :

Kode Jenis Cacat Pemeriksaan Sub Total

A Sobek Mulut IIII IIII IIII IIII I 21

Kantong
B Lem Lepas IIII IIII II 12

C Sobek Bawah Kantong IIII IIII IIII IIII IIII 25

D Sobek Badan Kantong IIII I 6

E Lain-lain IIII III 8

TOTAL 72
 Contoh: Tally sheet penyebab cacat
Bila ingin mengetahui penyebab cacat atau penyimpangan, terlebih dahulu lakukan stratifikasi
penyebab harus dilakukan dengan memanfaatkan prinsip 5M dan mencatat semuanya dengan
teliti

Senin Selasa Rabu Kamis Jumat

Peker
Mesin
ja
Pg Sng Pg Sng Pg Sng Pg Sng Pg Sng

ooo ooo ooo ooo ooo ooo ooo ooo ooo ooo
A xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx
v V v v v v v v v v
I
Oooo Ooooo O
Xxx
B oo Xx oo X Xxx oo oo oo oo
vv
vvvvv vvv v

xxx
Xxxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx
A
vv Vvv vvv vvv vvv vvv vvv vvv vvv vvv
II
ooo ooo ooo ooo ooo ooo ooo ooo ooo ooo
B xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx
V v v v v v v v v v

O = cacat Goresan. X = Cacat berlubang. V = Cacat bergelombang

Contoh: Tally sheet penyebaran
Produk : ………………………………..
Proses Produksi
Seksi : …………………………….. Tgl. Pemeriksaan : ………………….
Range : ………………………………… Diperiksa oleh : ……………………………..
No Ukura PEMERIKSAAN Tatal
n Freq
5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65
1 -0,07
2 -0,06
3 - 0,05
4 - 0,04
5 -0,03
6 -0,02
7 -0,01
8 0
9 0,01
10 0,02
11 0,03
12 0,04
13 0,05
14 0,06
15 0,07
dESKRIPSI Total Produksi Grand Total

Bermanfaat untuk analisis lebih lanjut dengan menggunakan histogram

Contoh:Nama
Tally Sheet Pemeriksaan Produk
Pemeriksa : …………… Kode Produksi: …………..

Senin Selasa

Item Pemeriksaan
Kantong Semen Status Catatan Status Catatan

Mulut Kantong

Lem atas

Lem samping kanan

Lem samping kiri

V = Memenuhi spec X = tidak memenuhi spec

Soal Latihan
• Buat check sheet untuk mengetahui properti yang ada di ruangan
lantai 2. Ada berapa yang berfungsi baik dan ada berapa banyak yang
rusak
 2.

DATA & STRATIFIKASI

DATA & FAKTA

1. DATA
DATUM (latin) MENERANGKAN SESUATU

2. FAKTA
HAL YANG MERUPAKAN KENYATAAN ATAU
SESUATU YANG BENAR-BENAR TERJADI
JENIS DATA

NUMERICAL VERBAL

OBJEKTIF SUBJEKTIF

• FAKTA
• TEKHNIK •
FAKTA vs OPINI
PENGUMPULAN • OBSERVASI
DATA • PENGALAMAN
• ANALISA
Data Yang Baik
JELAS
UPTO
SUMBERNYA
VALID DATE

aki
Me
w DATA
li

Relevan SESUAI
KEBUTUHA
N
MANFAAT DATA

1. Memungkinkan untuk dilakukan ANALISA sesuai kebutuhan

2. Memungkinkan untuk DIHITUNG
3. Memberikan INFORMASI yang akurat
4. Menghindari salah tafsir, manipulasi dan opini
5. Membantu dalam mengambil keputusan
Proses Pengumpulan Data
Siapkan Cara
Tetapkan Tujuan
Pengumpulan Data

INFORMASI

Lakukan
Olah & Sajikan
Pengumpulan Data
Stratifikasi
1. STRATI ATAU STRATA = TINGKATAN
2. STRATIFIKASI = SUATU UPAYA UNTUK MENGURAI ATAU
MEMILAH-MILAH SEJUMLAH UNSUR KEDALAM
KELOMPOK-KELOMPOK YANG LEBIH KECIL ATAU
TUNGGAL BERDASARKAN CIRI-CIRI KHUSUS AGAR
JELAS DAN MUDAH UNTUK DITINDAKLANJUTI
Manfaat Stratifikasi

1. Menanamkan cara / proses berpikir PRIORITAS

2. Memudahkan memilih ALTERNATIF
3. Sebagai landasan pengambilan TINDAKAN
4. Sebagai langkah awal menuju ANALISA LEBIH LANJUT
Contoh Data Yang Belum Distratifikasi
Jml dan Nilai Jeruk yg %
Jml Jeruk yg Datang di Jkt
rusak Nilai Jeruk yg Rusak

Tanggal Vs
Vs
Buah Rp Buah Rp Penerimaan
Penerimaan
pada Tgl
Mei 2002
ybs

1 Mei 2002 10.500 28.780.000 491 1.345.808 4.68 1.25

15 Mei 2002 12.300 34.230.000 597 1.661.407 4.85 1.55

31 Mei 2002 15.700 44.290.000 960 1.946.503 4.39 1.81

Jumlah 38.500 107.300.000 2.048 4.953.718 4.62 4.62

Hanya tahu kondisi secara global

Contoh Data Yang Distratifikasi
Jml Jeruk yg Datang Jml dan Nilai %
di Jkt Jeruk yg rusak Nilai Jeruk yg Rusak
Tgl Jenis Jeruk Vs
Vs
Penerimaan
Buah Rp Buah Rp pada Tgl
Penerimaan
Mei 2002
ybs
1 Mei
2002 Medan 2.500 6.250.000 115 287.500 1.00

Madura 2.000 5.400.000 97 261.900 0.91

Total
Pontianak 2.700 5.130.000 145 275.500 0.96 penerimaan
Mei 2002
China 1.500 4.800.000 76 243.200 0.85

Australia 1.800 7.200.000 58 232.000 0.81

1.345.80
Jumlah 10.500 28.780.000 491 4.68 1.25
8
 3
DIAGRAM
PARETO
Wilvredo Pareto
(1897)
Konsep PARETO

1.VITAL FEW – TRIVIAL MANY (Sedikit tapi penting, bukan banyak tapi remeh)
2.Masalah atau Kerugian Besar, disebabkan oleh hal-hal yang jumlahnya sedikit
3.Mengerjakan sedikit tapi bermanfaat besar, daripada mengerjakan banyak hal
tapi manfaat dan hasilnya sedikit
4.Dahulukan yang penting (Ambeg Parama Arta)
5.Pembagian 80:20
• 80% penjualan, dihasilkan oleh 20% jumlah salesman
• 80% Income RI dihasilkan oleh 20% dari jumlah jenis mata pencaharian penduduk
• 80% kesalahan yang terjadi di Perusahaan dilakukan oleh 20% dari seluruh karyawan
Pengertian Diagram Pareto

1. Diagram yang disusun secara berjenjang yang berfungsi untuk

menentukan tingkat kepentingan / prioritas masalah yang akan /
perlu dicarikan solusinya

2. Menempatkan priotitas utama pada unsur masalah yang paling

penting (Memilih Prioritas masalah yang dampaknya paling besar
(80%) yang disebabkan oleh kurang lebih 20% penyebab
Terdiri Dari Menggambarkan
Grafik Balok Dan Kontribusi Masing-masing
Grafik Garis Jenis Data

Menggambarkan Memperlihatkan
Hal Yang Prioritas Komulatif Data
Manfaat Diagram Pareto
 Menunjukan MASALAH yang UTAMA
atau DOMINAN

 Menyatakan PERBANDINGAN
masing-masing faktor terhadap keseluruhan

 Menunjukan PERUBAHAN, setelah

dilakukannya perbaikan

 Menunjukan PERBANDINGAN masing-masing

faktor, SEBELUM dan SESUDAH perbaikan
Prinsip2 Diagram Pareto

1. Semua besaran harus dapat dinyatakan secara terukur

2. Dipakai hanya untuk satu kriteria (Freq), (Durasi), (Cost)
3. Dipergunakan tidak secara terus menerus melainkan hanya pada
selang waktu tertentu
Langkah Pembuatan
1. Tentukan Diagram
metode dan waktu pengambilan dataPareto
2. Buat stratifikasi data berdasarkan satuan: Waktu, frequensi kejadian, atau nilai ekonomis
3. Susun data dalam “Lembar Data Pareto”
a. Faktor
b. Jumlah data
c. Persentase masing-masing faktor
d. Jumlah Kumulatif
e. Persentase Kumulatif
4. Gambarkan Diagram Pareto
a. Buat sumbu vertikal dan sumbu horizontal
b. Gambarkan setiap faktor dalam bentuk batang sesuai jumlah faktor
c. Gambarkan masing-masing faktor sesuai data
d. Tentukan titik kumulatif masing-masing faktor
e. Tarik garis kumulatif dimulai dari titik 0
f. Tuliskan label pada masing-masing faktor di bawah garis horizontal
g. Tuliskan jumlah data pada masing-masing batang (di atasnya)
h. Tuliskan persentase kumulatif pada bagian kanan gambar diagram
i. Tuliskan ukuran yang dipakai (Satuan, Freq, dsb)
j. Cantumkan total data dan periode penga,mbilan data
k. Tuliskan judul Diagram Pareto
ANALISA PARETO

• Menampilkan Pengukuran Dari Berbagai sudut pandang

• Satuan
• Frequensi Kejadian
• Waktu
• Finansial
Type Diagram Pareto

1. Diagram Pareto yang menunjukkan akibat suatu masalah:

• KUALITAS: Jumlah kerusakan, Cacat, kesalahan, Keluhan Pelanggan;
Penolakan; Kerusakan
• BIAYA: Jumlah kerugian, Pemborosan Biaya, Biaya stock, Biaya bunga
• PENGIRIMAN: Keterlambatan pengiriman
• METODE KERJA: Jumlah Kecelakaan; Kesalahan kerja
• MORALE: Absensi; Kehadiran; Partisipasi
Type Diagram Pareto

2. Diagram Pareto yang menunjukkan Penyebab suatu masalah

• Operator: Shift, Kelompok kerja, Usia, Pengalaman, Ketrampilan
• Mesin: Peralatan; Model; Instrument; Spare part
• Material: Jenis bahan baku, Produsen, pemakaian, Lot
• Metode Kerja: Kondisi; Order kerja
Lembar Data & Diagram Pareto
Cacat Produk
Periode: 1 – 15 Oktober 2001 100%
N = 72
88,88%
Jml % 80,55%
Kode Faktor Jml %
kum. Kum.
C Berlipat 25 25 34,72 34,72
63,89%
A Bergelombang 21 46 29,17 63,89

B Berlubang 12 58 16,66 80,55

Jumlah
Satuan
D Robek 6 64 8,33 88,88 25 34,72%
E Lain-lain 8 72 11,12 100,00 21
12
TOTAL 72 100,00
6 8

C A B D E
Faktor
Contoh Data Pengamatan
Dari hasil pengamatan selama 2 bulan pada seksi pemeliharaan listrik untuk
masalah terbakarnya motor induksi 3 fase rotor sangkar, didapat data sebagai
berikut:

Kode Penyebab Jumlah %

A Keausan Bearing 10 30,3
B Tertimbun Material Panas 3 9,1
C Kerusakan Contactor 5 15,2
D Penyimpangan Alignment 8 24,2
E Kekurangan Pelumas 4 12,1
F Kesalahan Operasi 1 3
G Kemasukkan Air 1 3
H Kabel Putus 1 Fase 1 3
Total 33 100
Lembar Data Pareto
Kode Penyebab Jumlah Jml. Kum % % Kum
A Keausan Bearing 10 10 30,3 30,3

D Penyimpangan 8 18 24,2 54,5

Alignment
C Kerusakan Contactor 5 23 15,2 69,7

E Kekurangan Pelumas 4 27 12,1 81,8

B Tertimbun Material 3 30 9,1 90,9

Panas
F Kesalahan Operasi 1 31 3 93,9

G Kemasukkan Air 1 32 3 96,9

H Kabel Putus 1 Fase 1 33 3 99,9

Total 33 100
 Periode: Oktober - Nopember 2009

Diagram Pareto Motor Induksi 3 Phase Terbakar 100%

97,9%
93,9%
n = 33 90,9%

81,8%
Jumlah Motor Terbakar

69,7%

54,5%

30,3%

A
D
C
E
B
F G H 0%

MASALAH
GRAFIK
 4
FISHBONE
Fishbone Diagram
Sarana / alat untuk mencari dan menemukan Penyebab-
penyebab yang berpengaruh terhadap suatu hasil kerja (AKIBAT)

PENYEBAB
(Faktor yang berpengaruh)

Akibat
(Hasil yg
Dicapai)

Faktor Penyebab :
Manusia; Metode; Mesin; Material; Lingkungan
Karakteristik Fishbone Diagram
Menunjukkan suatu Pola
Hubungan Sebab - Akibat

Menggunakan Data Verbal

Menggunakan Konsep
STRATIFIKASI

Memanfaatkan NGT

Dikerjakan Dalam Kelompok

KEGUNAAN Fishbone Diagram
Sebagai alat bantu untuk menyelesaikan LANGKAH – 2
pada Metode Pemecahan Masalah PDCA Tulta

Mampu memberikan gambaran lengkap mengenai

Faktor2 Penyebab Suatu Persoalan / Masalah /
Kasus
Mendeteksi Faktor2 Penyebab tertentu yang
diprediksi Dominan
Menyiapkan Fishbone Diagram

1. Tetapkan Persoalan/Masalah yang akan dianalisa

2. Lakukanlah pengumpulan ide tentang PENYEBAB-PENYEBAB
timbulnya persoalan tersebut, dengan memanfaatkan NGT.
3. Kumpulkan ide sebanyak-banyaknya
4. Ide-ide yang telah terkumpul distratifikasi (dipilah-pilah) kedalam
kelompok-kelompok sejenis
5. Siapkan Gambar Fishbone Diagram
Menggambar Fishbone Diagram

1. Gambarkan diagram dengan kepala ikan menghadap ke kanan

2. Cantumkan masalah / persoalan di Kepala Ikan
3. Masukkan penyebab pada cabang-cabang Duri ikan
4. Lakukan pengembangan ide saat memasukkan penyebab-penyebab
5. Buat tanda panah yang mengarah ke kepala ikan
6. Lakukan voting (sesuai metode NGT) terhadap semua penyebab pada cabang
duri yang paling ujung
7. Berdasarkan hasil Voting, tentukanlah dan beri tanda Faktor-faktor Penyebab
yang diduga dominan (Kesimpulan)
3 Hal Utama Dalam Penggunaan Fishbone Diagram Yang Efektif

Ketajaman Analisa
dan Korelasi Sebab – Akibat

Penyusunan
Kalimat

Pengambilan
Keputusan
KETAJAMAN ANALISA DAN KORELASI SEBAB - AKIBAT

Akar
Penyebab

M
A
S
Why 5 Why 4 Why 3 Why 2 Why 1 A
L
A
H

Ada Korelasi?
Menganalisis Masalah Dari Berbagai Faktor Dengan Diagram Tulang Ikan

Alat Manusia
Pengalaman
Alat Tidak Sesuai
Adjustment
Ketrampilan
Presisi

Kecocokan Leaf time Kepribadian

Akibat

(Hasil yg
Dicapai)
Kualitas
Kondisi
Tempat Kerja Informasi

Dimensi
Pengawasan
Judgment

Lingkungan Bahan Metode

 Doa Sesudah Belajar
َّ ّ ٰ
‫ ِه‬W‫ستَ ْو ِد ُع َك َما َعل ْمتَنِ ْي‬ ْ ِ‫اَلل ُه َّم اِنِّى ا‬
‫سنِ ْي ِه‬َ ‫اجتِ ْى َوالَ تَ ْن‬ َ ‫ِلَ َّى ِع ْن َد َح‬W‫ار ُد ْدهُ ا‬ْ َ‫ف‬
‫ب ا ْل َعالَ ِم ْي َن‬
َّ ‫يَا َر‬
Artinya : "Ya Allah, sesungguhnya aku menitipkan
kepada Engkau ilmu-ilmu yang telah Engkau ajarkan
kepadaku, dan kembalikanlah kepadaku sewaktu aku
butuh kembali dan janganlah Engkau lupakan aku
kepada ilmu itu wahai Tuhan seru sekalian alam."
AIK – FT UMJ