:Follow us

www.ia-bc.com
Facebook: IABC Media
 ‫ظاهرة االجتماعات‬

‫العدد المتزايد من االجتماعات وما تستغرقه من وقت‬

‫وما تؤدي إليه من نتائج يدعونا الى إعادة النظر في‬
‫هذا األسلوب‬

‫الغاية من االجتماع‬ ‫حجم المؤسسة وطبيعتها‬

‫طبيعة االجتماع‬
‫حجم المؤسسة وطبيعتها‬

‫المؤسسات الصغيرة‬

‫المؤسسات المتوسطة‬

‫المؤسسات الكبيرة‬
 ‫الغاية من االجتماع‬

‫مبررات غير مقبولة‬

‫مجرد االطالع على سير العمل‬

‫متابعة تنفيذ قرارات سابقة‬

‫بحث مشكلة بدون سابق دراسة‬

‫االستعراض ومجرد ممارسة السلطة‬

‫التهرب من مسؤولية فردية وتوزيعها على الجماعة‬

 ‫الغاية من االجتماع‬

‫مبررات مقبولة‬

‫حل مشكلة محددة أو صناعة قرار‬

‫اجتماع عمل مع أطراف خارجية‬

‫اجتماع مسؤولي الفروع واإلدارات المختلفة‬

‫اجتماعات ذات طابع رسمي قانوني‬

 ‫إمكانية االستغناء عن االجتماع‬

‫المراسالت والتقارير واالتصاالت تغني عن الكثير من االجتماعات‬

‫التقليل قدر اإلمكان من االجتماعات الطارئة‬

‫التأكد من أن مبررات االجتماع مقبولة‬

 ‫وقت محدد ال يزيد عن تسعين دقيقة‬ ‫‪1‬‬

‫يطول االجتماع لعدم وجود دراسات واستعدادات سابقة‬

‫يطول االجتماع عندما يخرج عن السيطرة بسبب سوء اإلدارة‬

‫كلما طال االجتماع انخفضت فاعلية األعضاء وازدادت الضغوط وتعطلت المصالح‬
‫موعد معروف مسبقاً وال يعرقل سير العمل‬ ‫‪2‬‬

‫أن ال يكون االجتماع في منتصف يوم العمل‬

‫إبالغ المشاركين بالموعد قبل فترة كافية‬

‫التقليل من االجتماعات الطارئة‬

 ‫جدول أعمال محدد‬ ‫‪3‬‬

‫عدم إدراج المواضيع العامة‬

‫إبالغ المشاركين بالمواضيع قبل فترة كافية‬

‫إلغاء بند ”ما يستجد من أعمال“ إال في االجتماعات السنوية‬

 ‫معلومات مدروسة عن المواضيع‬ ‫‪4‬‬

‫تقديم معلومات تفصيلية‬ ‫التأكيد على االستعداد‬

‫للمشاركين قبل االجتماع‬ ‫والدراسة المسبقة‬

‫عدم قبول اآلراء الشخصية في‬

‫األمور التي تتطلب معرفة علمية‬
 ‫تهيئة الظروف والتجهيزات‬ ‫‪5‬‬

‫موعد ومدة االجتماع‬ ‫الظروف الزمانية‬

‫قاعات مجهزة في موقع مناسب‬ ‫الظروف المكانية‬

‫أجهزة سمعية ومرئية وأدوات توضيح‬ ‫التجهيزات األخرى‬

 ‫نوعية األعضاء‬ ‫‪6‬‬

‫همة‬
‫أ‬
‫طر‬
‫اف‬

‫م‬
‫فات‬
‫خا ر‬

‫ضا‬
‫جية‬

‫نإ‬
‫لها‬

‫دمو‬
‫ع‬

‫ءي‬‫ق‬
‫القة‬

‫المعنيون مباشرة بالموضوع‬ ‫خبرا‬

‫رئيس له خبرة في إدارة االجتماعات‬ ‫‪7‬‬
‫صياغة التوصيات ومتابعة التنفيذ‬ ‫‪8‬‬
‫اطلب من صاحب العالقة المباشرة عرض الموضوع‬ ‫‪1‬‬

‫تأكد أنه يتكلم بموضوعية دون مبالغة‬

‫ال تسمح ألحد بمقاطعته أثناء العرض‬

‫تأكد أن الجميع يتابعون باهتمام‬

‫افتح المجال للحوار المنظم‬ ‫‪2‬‬
 ‫ال تسمح باستعراض القدرات واإلنجازات الشخصية‬ ‫‪3‬‬

‫التأكيد على المصلحة العامة والهدف المشترك‬

‫ايقاف من يحاول االستئثار بالحديث دون غيره‬

‫ايقاف من يحاول السيطرة وتوجيه االجتماع‬

‫من حق رئيس االجتماع التدخل والمقاطعة لضبط األمور‬

 ‫صياغة التوصيات والتصويت عليها‬ ‫‪3‬‬

‫قدم صياغات مقترحة واطلب رأي المشاركين فيها‬

‫اطرح البدائل للتصويت العلني‬

‫اذا كانت المناصب متفاوتة اجعل التصويت سرياً‬

‫الموافقة باإلجماع أفضل و إال فاعتمد رأي األغلبية‬

 ‫التأخير والغياب وطلب المغادرة‬ ‫‪1‬‬

‫رئيس االجتماع هو النموذج والقدوة في االلتزام‬

‫أكد على أهمية االجتماع وكن حازماً‬

‫ال تقبل األعذار والمبررات الواهية‬

‫عدم وصول المعلومات لألعضاء قبل االجتماع‬ ‫‪2‬‬

‫توفير سكرتاريا جيدة وفعالة‬

‫معالجة المشاكل التنظيمية والتقنية‬

‫التخطيط المبكر لالجتماع‬

‫عدم التساهل مع اإلهمال والتقصير‬

 ‫سيطرة شخص أو مجموعة على االجتماع‬ ‫‪3‬‬

‫ال تترأس اجتماعاً ال تستطيع السيطرة عليه‬

‫اإلسهاب في المواضيع البسيطة واالستعجال في المواضيع الهامة‬ ‫‪4‬‬

‫ضع المواضيع الهامة في بداية جدول األعمال‬

‫ال ِ‬
‫تعط للموضوع وقتاً أكثر مما يستحق‬

‫ِ‬
‫أجل الموضوع الذي يحتاج الى معلومات‬
‫غير متوفرة الى اجتماع الحق‬
 ‫الالمباالة وعدم التفاعل من بعض األعضاء‬ ‫‪5‬‬

‫تأكد من عدم وجود ما يمنع التفاعل والمشاركة‬

‫اطلب المشاركة وعدم االكتفاء بالحضور‬

‫احترم آراء الجميع وال تسمح بالتهكم واالستهزاء‬

 ‫المفاجآت والمشاكل الطارئة‬ ‫‪6‬‬

‫ال تدع المشكلة‬ ‫اإلعداد الجيد‬

‫تتكرر مرة أخرى‬ ‫ابحث عن بدائل‬ ‫يقلل المفاجآت‬
‫وحلول سريعة‬
 :Follow us
www.ia-bc.com
Facebook: IABC Media