TATACARA PENGURUSAN

DAN
PENGACARAAN MAJLIS
Pengurusan Majlis Rasmi
(Kursus Khas Protokol & Etiket Sosial)
JENIS-JENIS MAJLIS

Majlis Penuh Istiadat

Majlis Rasmi dan Formal
Majlis Rasmi tetapi tidak Formal
Majlis Rasmi tetapi tidak Formal
Majlis Tidak Rasmi dan Tidak Formal
 Aspek Persediaan

 Kenalpasti jenis majlis (formal/tidak formal)

 Tarikh, masa dan tempat yang sesuai.
 Jabatan, unit atau individu yang tepat sebagai
ahli jawatankuasa (urusetia)
 Kenalpasti tugas-tugas penting apabila majlis
berlangsung (pengiring, MC, pembaca
doa..dll)
 Senarai jemputan
 Aturcara majlis & Aturcara Pentadbiran Majlis
 Senarai Jemputan

 Penyediaan senarai jemputan mestilah teliti.

 Diuruskan oleh ahli jawatankuasa yang khas.
 Wajib disiapkan seawal 2-3 bulan sebelum tarikh
majlis.
 Terdapat 5 set senarai jemputan yang wajar
disediakan.
5 Set Senarai Jemputan

Senarai ringkas
Senarai nama
Senarai keutamaan
Senarai jawapan
Senarai kehadiran
 Senarai Ringkas

 Ringkasan senarai yang mengandungi

kategori tetamu:
a. Menteri Kabinet 1
b. Menteri Besar 1
c. Pegawai Kem. 25
d. Ketua Jab. Negeri 15
e. Exco Kerajaan 7
f. Wakil jabatan 100
JUMLAH 149
Tujuan Utama

 Kenalpasti jenis tetamu

 Kategori tetamu yang bakal hadir
 Bilangan
 Status tetamu
 Menyesuaikan pemilihan lokasi majlis
 Senarai Nama

 Senarai nama tetamu mengikut kategori

masing.
 Senarai ini tidak perlu mengikut senarai
keutamaan.
 Ciri-ciri penting senarai nama ialah; nama
penuh & gelarannya, nama isteri (jika hadir)
jawatan & pangkat, no. tel pejabat atau
setiausaha.
 Butiran ini digunakan semasa mengisi kad
jemputan
 Senarai Keutamaan

 Kenalpasti samada mengikut senarai keutamaan

persekutuan atau negeri.
 Senarai Keutamaan Persekutuan boleh dirujuk
melalui Bahagian Istiadat Jabatan Perdana
Menteri.
 Senarai Keutamaan Negeri boleh dirujuk melalui
Unit Protokol & Majlis-Majlis Rasmi Pejabat
Setiausaha Kerajaan Negeri.
 Senarai Jawapan

 Kad jawapan atau panduan untuk menjawab

undangan telah dimaklumkan & disediakan
oleh urusetia majlis.
 Apabila kad undangan telah dijawab maka
senarai jawapan wajib disediakan.
 Ruangan yang perlu ada adalah kehadiran
seorang, berdua (jika libatkan pasangan),
diwakili, tidak hadir.
 Senarai Kehadiran

 Ekstrak daripada senarai jawapan.

 Digunakan oleh jawatankuasa pendaftaran
majlis.
 Sebagai panduan untuk menyusun tempat
duduk dalam majlis.
 Sebagai panduan semakan jika ada keperluan
tambahan.
 Pengacaraan Majlis Rasmi

 Peranan seorang pengacara majlis adalah

berdasarkan jenis majlis dan tahap majlis.
 Pengacara majlis wajar jelas dengan senarai
keutamaan para tetamu majlis.
3 Tugas Utama

 Mengawal kelancaran majlis.

 Membuat sebarang pengumuman dan
penerangan penting.
 Memberi panduan kepada para tetamu.
Pengacara yang bagus dari
segi protokol
 Mempunyai keterampilan diri yang
menarik dan positif.
 Mempunyai suara yang jelas dan
sebutan yang tepat.
 Fasih dalam penggunaan bahasa, tidak
pelat dan kelajuan sebutan adalah
sederhana.
 Sentiasa aktif dan tidak nampak lesu.
Sambungan..

 Tidak mudah gugup dalam percakapan.

 Sentiasa tenang dalam pelbagai situasi.
 Tahu menggunakan budi bicara dalam
mengawal majlis.
 Bersifat sabar melayan sebarang
karenah.
 Wajah yang ceria.
 Mempunyai asas protokol & etiket.
 Penyediaan Teks Pengacara

 Teks ini disediakan sendiri oleh pengacara majlis

yang dilantik.
 Disediakan dengan berpandukan pada senarai
aturcara program terkini dan aturcara
pentadbiran.
 Telah mengambil kira semua senarai keutamaan.
 Jelas sesuai dengan jenis majlis yang diadakan.
 Ditaip dengan cermat dan lengkap (tiada bahasa
singkatan)
ATUR CARA PENTADBIRAN
 Panduan Pegawai pengendali
 Panduan semua pegawai yang terlibat
 Semua staf yang terlibat
 Menentukan majlis berjalan mengikut
peraturan dan protokol yang betul
 Mengawal masa
 Menjadi panduan masa akan datang
 Menjadi rekod
 Kad atau kertas yang digunakan untuk teks
juruacara ialah berukuran setengah A4 kertas taip
biasa. Satu muka surat bagisatu pengumuman, jika
ada lima pengumuma mestilah ada lima muka surat.
Kandungan teks juruacara mengandungi butiran
berikut:
 (1) Nama majlis
 (2) Muka surat
 (3) Bilangan pengumuman
 (4) Panduan (CUE)
 (5) Masa
 (6) Pengumuman (ANN)
Contoh Format Teks.

Masa Cue/Isyarat Ann

0900 Paluan Mengumumkan
kompang ketibaan YAB
Perdana
Menteri….

YAB PM telah Bagi

0915 memberkati
duduk
majlis..
 Contoh Format Teks
Masa 9.00 am

Cue:
Pengumuman Ketibaan Tetamu Kehormat

ANN:
Ketibaan Yang Amat Berhormat Datuk seri Panglima Tan
Sri Hj.Muhyiddin Bin Hj. Mohd Yassin
Timbalan Perdana Menteri Merangkap Menteri Pelajaran
Malaysia
Menangani Gugup depan
hadirin
 Gugup bukan bermakna takut.
 Satu tindakbalas spontan yang
menyebabkan lidah menjadi kelu, serba
tidak kena, kata-kata tidak menjadi
seperti latihan, tubuh seperti kaku
seketika.
Puncanya?

 Kurang bersedia. (teks, pakaian..)

 Tidak cukup rehat.
 Terlalu bimbang.
 Tertekan oleh masalah di saat akhir
majlis.
 Tidak mempunyai pelan susulan.
 Masalah teknikal.
 Tanda-tanda kegugupan?

 Muka tiba-tiba menjadi pucat atau berubah.

 Bibir menjadi kering.
 Berpeluh walaupun ruang majlis sejuk.
 Suara yang tersekat-sekat.
 Riak wajah yang tertekan.
 Pergerakan badan kurang kawalan (jari
berdetap, menggeletar..dll..)
 Kaedah mengatasi
kegugupan:
 Membuat kajian sendiri (homework) berkenaan majlis
tersebut.
 Pastikan senarai aturcara pentadbiran majlis adalah
terkini.
 Kenalpasti senarai keutamaan dalam majlis.
 Membuat teks pengacara yang cermat dan lengkap.
 Sentiasa membuat latihan sebelum tarikh sebenar
majlis.
 Menjaga kesihatan, kecergasan, rehat, pemakanan.
 Sambungan..

 Membuat latihan secara merakam suara.

 Meminta pihak lain mendengar dan menilai
anda.
 Berlatih di hadapan cermin.
 Ceria dan sentiasa kawal tekanan diri.
 Kenalpasti lokasi dan hadir awal di lokasi majlis.
TERIMA KASIH