Chapter 04

- Planning the Project ‫مقدمة في تخطيط وتنفيذ المشروع‬

 ‫أهداف التعلم‬
‫• بعد االنتهاء من هذا الفصل يتوقع من الطالب ان يكون قادراً على أن ‪:‬‬
‫‪ .1‬يحدد العناصر االساسية في تخطيط المشروع ‪.‬‬
‫‪ .2‬يكتشف عناصر تخطيط المشروع‬
‫‪ .3‬يتعرف على إدارة مخاطر المشروع‬
‫‪ .4‬يطلع على طريقة تقييم مخاطر المشروع‬
‫‪ .5‬يفهم كيفية تحديد آلية مواجهة المخاطر ‪.‬‬
‫‪ .6‬يفهم آلية الرقابة على تنفيذ المشروع‪.‬‬
 ‫مقدمة‪:‬‬

‫• قبل أن تتم المصادقة على المشروع‪ ،‬يجب القيام بعدد من عمليات المراجعة للمشروع من أجل‬
‫التأكيد من أن المشروع ذو جدوى اقتصادية وجدوى فنية‪ ،‬ويستحق االهتمام‪ ،‬وليس موضع‬
‫مخاطرة أكثر مما ينبغي‪ .‬ويستطيع مدير المشروع بعد تعيينه من االدارة العليا القيام بالعديد من‬
‫المراجعات من خالل ما يحصل عليه من معلومات من اإلدارة ومن فريق المشروع‪ .‬والقيام‬
‫بعملية تقييم مستقلة‪ ،‬لتعزيز التوصيات إلى اإلدارة‪.‬‬
‫عناصر تخطيط المشروع ‪Project Planning Elements‬‬

‫تتمثل عناصر تخطيط المشروع فيما يلي‪:‬‬

‫‪ .1‬تحديد أهداف المشروع (‪)Project objectives‬‬
‫‪ .2‬تجزئة هيكل العمل (‪)WBS( )Work breakdown structure‬‬
‫‪ .3‬تحديد المهام والمسؤوليات‬
‫‪ .4‬رسم شبكة المشروع‪.: Project network‬‬
‫‪ .5‬وضع خارطة الوقت‪.‬‬
‫‪ .6‬تحديد خارطة التكلفة‪.‬‬
‫‪ .7‬التقدير الكلي للمشروع‪.‬‬
 ‫إدارة المخاطر ‪Risk Management‬‬

‫تعتبر المخاطرة من الخصائص األساسية في المشاريع والتي تجعل من نجاح إدارتها‬

‫نجاحا للمشروع ككل‪ .‬فقد تظهر أثناء تنفيذ المشروع بعض الظروف المفاجئة وغير‬
‫المرغوب فيها والتي لم يتم أخذها في الحسبان أثناء التخطيط أو التنفيذ‪ ،‬والتي يمكن لها‬
‫إحداث أضرار وانعكاسات سلبية على المشروع‪ .‬لهذا تعتبر إدارة المخاطر من العناصر‬
‫والعوامل األساسية لنجاح المشروع ويجب إعطائها األولوية القصوى في إدارة‬
‫المشاريع‪.‬‬
 ‫إدارة المخاطر ‪Risk Management‬‬

‫وتشمل إدارة المخاطر على ما يلي‪:‬‬

‫• تحديد المخاطر المحتملة التي قد تواجه المشروع‬
‫• تقييم أثر كل خطر من هذه المخاطر على تحقيق المشروع ألهدافه‪.‬‬
‫• وضع خطط لمواجهة هذه المخاطر لمحاولة تقليل إمكانية حدوثها أو لتخفيف آثارها على تنفيذ‬
‫ونجاح المشروع‪.‬‬
‫• توقع المخاطر المحتملة التي التي يمكن أن تحيق بالمشروع والتخطيط لمواجهتها تحت بند‬
‫المخاطر المستقبلية كتكلفة متوقعة لمجابهتها‪.‬‬
 ‫إدارة المخاطر ‪Risk Management‬‬

‫تحديد المخاطر المحتملة‪:‬‬

‫تتضمن عملية تحديد المخاطر التوضيح والتوصيف الدقيق لكل األخطار المحتملة‬
‫والتي قد تصيب وتؤثر بصفة سلبية على أداء المشروع وتحقيق أهدافه باالستفادة‬
‫خاصة بجميع الخبرات المشاركة في المشروع‪.‬‬

‫وتوجد طرق عديدة ومختلفة في تحديد المخاطر منها‪:‬‬

 ‫إدارة المخاطر ‪Risk Management‬‬

‫طرق تحديد المخاطر المحتملة‪:‬‬

‫‪ .1‬عملية العصف الذهني‪ : Brainstorming‬تعتمد على جمع كل العناصر الفاعلة لتوليد أفكارهم واقتراحاتهم‬
‫لمجابهة هذه المخاطر بدون أي قيد أو شرط‪.‬‬
‫‪ .2‬طريقة دلفي (‪ :) Delphi method‬وهي طريقة منظمة للعصف الذهني وتعتمد على التكرار وال يجلس‬
‫أصحاب االفكار مع بعضهم البعض‪.‬‬
‫‪ .3‬المقابلة (‪ :) Interview‬من خالل مقابلة بعض الخبراء البداء الرأي في خطر من االخطار‪.‬‬
‫‪ .4‬الخبرات والبيانات التاريخية (‪ :) Historical experience‬تساعد على مواجهة المخاطر من خالل‬
‫التجارب السابقة‬
 ‫إدارة المخاطر ‪Risk Management‬‬

‫طرق تحديد المخاطر المحتملة‪:‬‬

‫‪ .5‬استخدام أدوات حل المشكل (‪ :)Problem solving tools‬توجد أدوات تساعد في تحديد‬
‫بعض المخاطر التي قد تواجه المشاريع منها‪:‬‬
‫• تحليل ‪ SWOT‬لتحديد نقاط القوة ونقاط الضعف والفرص والتهديدات‬
‫• مخططات السبب والنتيجة (‪)Cause and effect diagram‬‬
‫• مخطط تدفق العمليات (‪)Process Flowchart‬‬
‫• مخططات االرتباط (‪)Relation Charts‬‬
 ‫إدارة المخاطر ‪Risk Management‬‬

‫أمثلة على المخاطر المحتملة‪:‬‬

‫• التقدم التكنولوجي‪ :‬يمكن أن تصبح ال—تكنولوجيا المعتمدة في المشاريع قديمة وغير مواكبة للتطور التكنولوجي الهائل مما يجعلنا‬
‫في مخاطر استعمال تكنولوجيا غير مجدية في مشاريع معينة‬
‫• عدم توفر المهارات الفنية ا—لدقيقة عند احتياجها‬
‫• احتمالية صعوبة التنفيذ بسبب عوامل جغرافية أو مناخية أو طبيعية‪...‬‬
‫• المناخ االجتماعي في المشروع غير سليم مثل عدم الرضا والوالء الوظيفي واالضرابات العمالية ‪...‬‬
‫• ضعف االمكانيات المالية وعدم توفرها في الوقت ال—مناسب‬
‫• المخاطر القانونية مثل تغيير التشريعات في بعض الجوانب التي تمس من المشروع قوانين العمالة والضرائب واالجراءات‬
‫والترتيبات االدا—رية ‪...‬‬
 ‫تقييم المخاطر ‪Risk Assessment‬‬
‫بعد تحديد المخاطر المحتملة تأتي مرحلة تقييم المخاطر التي تم تحديدها‪.‬‬ ‫•‬
‫والغاية من التقييم هو تحديد إمكانية حدوثها واألثر الناتج عنها على أداء وتقدم‬
‫المشروع‪.‬‬
‫تخضع عملية تقييم المخاطر لخبرات وتجارب المتدخلين والمختصين‬ ‫•‬
‫واالستشاريين‪.‬‬
‫تكون عملية التقييم باالعتماد على مصفوفة تقييم المخاطر لتحديد احتمالية‬ ‫•‬
‫حدوث كل خطر ومدى تأثيره ثم يتم ترتيبها وتحديد االولويات في وضع‬
‫الخطط لمواجهتها‪.‬‬
Risk Assessment ‫تقييم المخاطر‬
 ‫إدارة المخاطر ‪Risk Management‬‬

‫‪ :‬خطة مواجهة المخاطر‬

‫بعد تقييم المخاطر يتم وضع خطط لمواجهة هذه المخاطر لمحاولة تقليل إمكانية حدوثها‬
‫أو لتخفيف آثارها على تنفيذ ونجاح المشروع‪.‬‬
‫• تجنب المخاطر بحيث يمكن تجاوز أضرارها ببدائل أخرى أكثر أمانا‪.‬‬
‫• تقليل أثر المخاطر على المشروع و تخفيف اآلثار الناجمة عنها‪.‬‬
‫• تقبل المخاطر و تهيئة المنظمة وفريق المشروع لتقبلها والتعامل معها‪.‬‬
‫• نقل المخاطر من خالل شراء بوصلة التأمين‬
 ‫عملية ضبط ورقابة المشروع ‪Controlling The Project‬‬

‫• يجب مراقبة تنفيذ األنشطة لمعرفة تنفيذها بحسب المواصفات الفنية وفي الوقت المحدد لتنفيذ‬
‫وأن التنفيذ يتم في إطار التكلفة المحددة‪.‬‬

‫• إذا الحظ فريق المشروع أن التنفيذ يتأخر عن المخطط أو أن التكلفة للمهام تتجاوز كثيراً‬
‫التكاليف المقدرة أو أن التنفيذ للمهام ال يتطابق مع المواصفات التقنية فيجب التدخل باألفعال‬
‫التصحيحية‪.‬‬
 ‫الرقابة المشروع ‪Controlling the project‬‬

‫يجب توفر آلية رقابية على التنفبذ لضمان نجاح المشروع والتي تمكن من تحديد اإلخالالت حال‬
‫ظهورها ومن ثم التدخل لمعالجتها‪.‬‬
‫يعتبر العنصر االساسي في عملية الرقابة على المشروع هو قياس األداء الفعلي ألنشطة المشروع‬
‫ومقارنته مع الخطة‪ .‬لذلك يجب رصد وتجميع جميع البيانات الخاصة بتنفيذ المشروع ومقارنتها مع‬
‫المخطط العام لتحديد االنحرافات ومعرفة أسباب هذه االنحرافات لتحديد االجراءات التصحيحية‬
‫التي يمكن اعتمادها‪.‬‬
‫مخطط تدفق مراقبة المشروع‬
 ‫تقييم أداء المشروع‬
‫لتكون الرقابة على المشروع فعالة يتم تحديد أوقات دورية لتقييم األداء أو فحص التنفيذ والتي تسمى فترة‬
‫التقرير ويقصد بها الفترة الزمنية المناسبة للتقييم أثناء التنفيذ‪ .‬يتم فيها مقارنة االداء الفعلي مع االداء المخطط‬
‫ويمكن أن تكون يومية أو أسبوعية أو شهرية أو سنوية حسب طبيعة المشروع‪.‬‬
‫يتم في هذه العملية تجميع نوعين من المعلومات‪:‬‬
‫• المعلومات المتعلقة باألداء الفعلي سواء كانت متعلقة بوقت البداية والنهاية والتكلفة الفعلية لكل نشاط‬
‫• المعلومات بالتغييرات التي قد تطرأ على قيود المشروع سواء القيود في الزمن أو في الجودة أو في‬
‫التكاليف‪.‬‬
‫وتتم عملية الرقابة على المشروع بشكل مستمر طوال دورة حياة المشروع‪.‬‬
 ‫تقييم أداء المشروع‬
Technical performance ‫األداء الفني‬ •
Cost performance ‫التكاليف‬ •
Schedule performance ‫خارطة الوقت‬ •
Project planning and controlling ‫تخطيط المشروع والرقابة عليه‬ •
Risk management ‫إدارة المخاطر‬ •
Customer relationships ‫العالقة مع العميل‬ •
Team relationships ‫العالقة بين أعضاء الفريق‬ •
Communication ‫التواصل‬ •
Problem identification and resolution ‫تحديد المشكالت وحلها‬ •
Lessons learned ‫الدروس المستفادة‬ •
Recommendation ‫التوصيات‬ •
 ‫المشاكل والصعوبات فى تخطيط المشاريع‬

‫• التنبؤ ببعض المشاكل والمخاطر التي يحتمل ان تواجه المشروع (كالمشاكل التقنية والفنية‪ ،‬نقص الموارد‪،‬‬
‫االضطرابات‪ ،‬المشاكل المناخية‪ ،‬المشاكل المالية ‪...‬‬

‫• يعمل التخطيط المسبق فى المشاريع على وضع خطط احتمالية لمواجهة هذه االحتماالت في حال حدوثها‬
‫للتقليل من اثارها ومخاطرها‪.‬‬

‫• صعوبة التنفيذ الفعلي مقارنة بالمخطط بسبب عوامل موضوعية يمكن أن تؤثر في قيود المشروع‪.‬‬
 ‫نهاية الفصل‬
‫شكرا إلصغائكم‬