CONDUCTING A SUCCESSFUL

AGM/EGM
OLEH:
Sr SHAHRIL BIN OMAR
PENGARAH
JABATAN PESURUHJAYA BANGUNAN (COB)
MAJLIS PERBANDARAN KAJANG

BERETIKA KEHIDUPAN BERKUALITI

17 Julai 2022
OBJEKTIF SYARAHAN

Memberi pendedahan kepada pembeli / pemilik

strata berkenaan tatacara Pengurusan Mesyuarat
Agong (AGM)
PENGISIAN SYARAHAN

PENGURUSAN
MESYUARAT AGUNG DI
BAWAH AKTA
PENGURUSAN STRATA
2013 (AKTA 757)

JABATAN PESURUHJAYA BANGUNAN

KONSEP ASAS DALAM
PENGURUSAN STRATA

JABATAN PESURUHJAYA BANGUNAN

KEY PLAYERS PENGURUSAN STRATA
PEMAJ
U

COB

JMB / MC /
EJEN
PENGURUSA
N

JABATAN PESURUHJAYA BANGUNAN

 PENGURUSAN
MESYUARAT AGUNG
DI BAWAH AKTA
PENGURUSAN
STRATA 2013 (AKTA
757)

JABATAN PESURUHJAYA BANGUNAN

 OBJEKTIF MESYUARAT

• Membincang dan Menyelesai Isu

• Membentuk Kerjasama
• Menjana idea-idea yang Baik
• Merancang dan Mengawal Kewangan
• Menyelaras dan Memantau Tugasan

JABATAN PESURUHJAYA BANGUNAN

 TEMPOH MESYUARAT

Mesyuarat Agung JMB :-

Tahunan Pertama Dalam tempoh dua belas (12) bulan selepas
(AGM) serahan milikan kosong.
[Seksyen 17 & 18 Akta 757]

MC :-
Dalam tempoh satu (1) bulan selepas 1/4 dari unit
syer dipindah milik kepada pembeli petak.
[Seksyen 57 Akta 757]

JABATAN PESURUHJAYA BANGUNAN

 TEMPOH MESYUARAT

Mesyuarat Agung Sekali dalam setiap tahun, dengan tidak melebihi

Tahunan (AGM) lima belas (15) bulan.
[Perenggan 10(2) Jadual ke-2 Akta 757]

Mesyuarat Agung Secepat mungkin tetapi tidak lewat daripada

Luar Biasa (EGM) enam (6) minggu selepas menerima rekuisisi
bertulis atau arahan dari COB. Namun,
pengurusan boleh pada bila-bila masa yang
difikirkan perlu memanggil EGM.
[Perenggan 11 Jadual ke-2 Akta
757]

JABATAN PESURUHJAYA BANGUNAN

 PIHAK YANG MEMANGGIL MESYUARAT

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan

Agung [Perenggan 10(1) Jadual ke-2 Akta 757]
Tahunan
(AGM)
Mesyuarat i) Jawatankuasa Pengurusan
Agung Luar ii) Pesuruhjaya boleh memberi kuasa secara
Biasa (EGM) bertulis kepada mana-mana orang untuk
mengadakan EGM sekiranya jawatankuasa:
(a) Tidak dibentuk dengan sepenuhnya;
(b) Tidak mengadakan EGM dalam
tempoh masa yang dinyatakan
[Perenggan 11(5) Jadual ke-2 Akta 757]

JABATAN PESURUHJAYA BANGUNAN

 PIHAK YANG MEMANGGIL MESYUARAT

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan

Agung [Perenggan 10(1) Jadual ke-2 Akta 757]
Tahunan
(AGM)
Mesyuarat i) Jawatankuasa Pengurusan
Agung Luar ii) Pesuruhjaya boleh memberi kuasa secara
Biasa (EGM) bertulis kepada mana-mana orang untuk
mengadakan EGM sekiranya jawatankuasa:
(a) Tidak dibentuk dengan sepenuhnya;
(b) Tidak mengadakan EGM dalam
tempoh masa yang dinyatakan
[Perenggan 11(5) Jadual ke-2 Akta 757]

JABATAN PESURUHJAYA BANGUNAN

ISI KANDUNGAN NOTIS MESYUARAT

Tempat,
Tarikh Dan
Masa
Mesyuarat

Hak
Mengundi
Agenda
Pemilik
Atau
Dengan
Tujuan
Sendiri
Mesyuarat
Atau
Proksi

JABATAN PESURUHJAYA BANGUNAN

 AGENDA/TUJUAN MESYUARAT

Mesyuarat JMB/MC
Agung Tahunan i) Membentang dan mengesahkan minit AGM
(AGM) terakhir;
ii) Membentang dan mengesahkan akaun
pengurusan dan akaun teraudit terakhir;
iii) Menentukan bilangan dan melantik jawatankuasa
pengurusan;
iv) Lain-lain perkara berkaitan pengurusan
[Perenggan 10 Jadual ke-2 Akta 757]

Mesyuarat i) Berdasarkan kepada usul daripada permintaan

Agung Luar bertulis ¼ pemilik, atau usul di bawah arahan COB
Biasa (EGM) atau usul yang di kemukakan oleh jawatankuasa
pengurusan
[Perenggan 11 Jadual ke-2 Akta 757]

JABATAN PESURUHJAYA BANGUNAN

 AGENDA/TUJUAN MESYUARAT

Mesyuarat JMB/MC
Agung Tahunan i) Menentukan bilangan dan melantik jawatankuasa
Pertama (AGM)
pengurusan;
ii) Menimbangkan belanjawan tahunan;
iii) Menentukan jumlah caj dan caruman kumpulan
wang penjelas;
iv) Menentukan kadar bunga pembayaran lewat;
v) Menimbangkan akaun teraudit;
vi) Mengesahkan pengambilalihan atau
pembaharuan insurans;
vii) Membuat undang-undang kecil tambahan (jika
berkenaan); dan
viii) Lain-lain perkara yang berkaitan dengan
pengurusan dan penyelenggaraan harta bersama
[Seksyen 19 Akta 757] - JMB
JABATAN PESURUHJAYA [Seksyen
BANGUNAN58 Akta 757] – MC
 TEMPOH NOTIS
• Sekurang-kurangnya
14 hari kepada tiap-
tiap P
• Notis secara serahan
Notis tangan/sendiri atau
pos berdaftar atau
tampal di bahagian
utama
bangunan/petak
JABATAN PESURUHJAYA BANGUNAN
 JENIS KETETAPAN

• Biasa • Khas
(Ordinary) (Special)
• Notis 14 hari • Notis 21 hari
Majoriti
Majoriti
tidak kurang
daripada
daripada ¾
undi yang
undi yang
dibuang
dibuang

Dipersetujui
Diputuskan sekurang-
oleh tiap- kurang 2/3
tiap undi daripada
yang dibuat unit syer
• Sebulat suara agregat • Komprehensif
(Unanimous) (Comprehensive)
• Notis 21 hari JABATAN PESURUHJAYA BANGUNAN • Notis 30 hari
 KOURUM MesyuaratMESYUARAT
pertama JMB di
bawah A663
-1/4 daripada
pembeli yang berhak
mengundi
-Jika dalam ½ jam,
kuorum tidak ada,
pembeli yang berhak
mengundi yang hadir Mesyuarat agung
membentuk kuorum MC dibawah A318
-½ daripada pemilik
Mesyuarat agung berhak mengundi
MC tidak akan -Jika dalam ½ jam,
ditangguhkan lagi kuorum tidak ada,
mesyuarat
ditangguhkan kepada
minggu berikut
A757 (JMB/MC)
-½ daripada P yang
berhak mengundi
-Jika dalam ½ jam,
kuorum tidak ada, P
yang berhak mengundi
yang hadir membentuk
kuorum
JABATAN PESURUHJAYA BANGUNAN
e
u
m
n
i PENGERUSI MESYUARAT
d
l
i
a
k
n
y
s
a
a
n
m
g
a
h
b
a
a
d
n
i
y
r
a
k
y
,a
n
p
g
e JABATAN PESURUHJAYA BANGUNAN

n
b
 ngkat ngkat
tangan tangan
• Melain KAEDAHatau
kan denga
jika
MEMUTUSKAN/PEMILIHAN
n
suatu pengu
pengu ndian
ndian • Pemili
dituntu k atau
t proksi
• Pengu nya
ndian yang
boleh menun
dituntu tut
t oleh pengu
pemili ndian
k atau boleh
proksi menari
nya k balik
• Pengu tuntuta
ndian n
dijalan • Angkat
kan tangan
denga
n apa- JABATAN PESURUHJAYA BANGUNANmewak
apa ili
cara petak
 lik
syari
Prok kat
si, PROKSI bole
yang h
tidak mela
meru ntik
paka prok
n si
seor atau
ang wakil
pemi syari
lik, kat
dibe untu
nark k
an mew
pada akili
setia nya
p dala
mes m
yuar man
at a-
agun man
JABATAN PESURUHJAYA BANGUNAN
g a
mes
 KUASA PROKSI
Seorang
Proksi tidak bolehboleh bertindak
mengundi sebagai
jika orang proksi
yang hanyaproksi
melantik bagi seorang pemilik. kuasa
itu menggunakan
Proksi bolehsendiri untuk mengundi
juga mengundi atas haknya sendiri

JABATAN PESURUHJAYA BANGUNAN

 HAK MENGUNDI

AKTA 663 AKTA 318

• Pada setiap AKTA 757
• Pada setiap
• Pada mesyuarat mesyuarat agung, mesyuarat agung,
agung pertama, satu undi secara satu undi berkenaan
ketetapan diputuskan angkat tangan setiap petak secara
dengan mengangkat • Dalam suatu mengangkat tangan
tangan pengundian (poll) • Dalam suatu
• Tiada peruntukan hak pemilik mempunyai pengundian (poll), P
mengundi pada bilangan undi mempunyai bilangan
mesyuarat agung bersamaan dengan undi bersamaan
berikut, tetapi bilangan unit syer dengan bilangan unit
umumnya hak atau unit syer syer atau unit syer
mengundi bagi sementara yang sementara yang
mesyuarat pertama diuntukkan bagi diuntukkan bagi
di pakai petaknya atau blok petaknya atau blok
sementara sementara
JABATAN PESURUHJAYA BANGUNAN
 HAK MENGUNDI

Tidak berhak mengundi jika, Caj/sinking fund/wang lain

hari ketujuh (7)* sebelum yang terhutang dan kena
tarikh mesyuarat dibayar adalah tertunggak

JABATAN PESURUHJAYA BANGUNAN

 SYARAT – SYARAT PENCALONAN AHLI
JAWATANKUASA

 Berumur lebih 21 tahun

 Seorang Pemilik atau Pemilik bersama (bukan
Proksi)
 Salah seorang Pemilik bersama
 Pewakilan kuasa secara bertulis oleh wakil
syarikat/badan berkanun/pertubuhan
 Tiada tunggakan caj

JABATAN PESURUHJAYA BANGUNAN

 SENARAI SEMAK
(SEBELUM MESYUARAT)

SEBELUM MESYUARAT
1 Penyediaan pengurusan akaun / akaun teraudit  
2 Penyediaan senarai semak pembeli (JMB)  
Membuat permohonan pengesahan dari COB bagi membuat carian
3 daftar pemilik (MC)  
4 Menerima pengesahan dari COB  
5 Membuat carian daftar pemilik di PTG  
6 Menerima senarai lengkap daftar pemilik  
Pengeluaran notis mesyuarat dalam tempoh 14 hari / *21 hari
7 sebelum tarikh mesyuarat  

JABATAN PESURUHJAYA BANGUNAN

 SENARAI SEMAK
(SEBELUM MESYUARAT)
SEBELUM MESYUARAT
Notis mesyuarat dilampirkan bersama sesalinan:-
8  
a) Minit mesyuarat AGM/EGM terakhir
 
b) Pengurusan akaun / akaun teraudit
 
  c) Borang proksi
  d) Borang pencalonan
  e) Borang usul  
Notis mesyuarat ditampal di papan notis utama
9  
Notis mesyuarat diserah kepada pemilik secara:-
10  
  a) Serahan tangan, atau
  b) Pos berdaftar  
11 Bukti penyerahan disimpan rekod  
Salinan notis mesyuarat diserahkan kepada COB
12  
JABATAN PESURUHJAYA BANGUNAN
 SENARAI SEMAK
(SEMASA MESYUARAT)

SEMASA MESYUARAT
1 Pendaftaran kehadiran pembeli /pemunya/ pemilik  
Pemberian ‘tanda’ (kad 2 sticker) dan kertas pengundian
2
kepada pembeli / pemilik  
3 Menunggu 30 minit bagi mendapatkan kuorum  
4 Memulakan mesyuarat selepas tamat 30 minit  
5 Melantik pengerusi mesyuarat  
6
Melantik pencatit minit
 
8 Penentuan kaedah pengundian  
Membincangkan agenda mesyuarat:-
 
a) Bentang dan bincang minit  
mesyuarat terakhir  
b) Bentang dan bincang akaun teraudit  
c) Penentuan bilangan Jawatankuasa  
d) Pemilihan Jawatankuasa  
e) Lain-lain JABATAN
agenda difikirkan perluBANGUNAN
PESURUHJAYA  
9 Mesyuarat ditangguhkan  
 SENARAI SEMAK
(SELEPAS MESYUARAT)

SELEPAS MESYUARAT
1 Menyediakan minit mesyuarat
Memfailkan salinan diperakui benar oleh Pesuruhjaya
2 Sumpah dalam tempoh 28 hari dari tarikh mesyuarat:-
a) Minit mesyuarat
b) Akaun teraudit dan laporan juruaudit
c) Ketetapan yang diluluskan
Mengemukakan kepada semua pemilik atau mempamerkan
di papan notis mesyuarat dalam tempoh 28 hari dari tarikh
3 mesyuarat
Mengemukakan kepada semua pemilik atau mempamerkan
di papan notis mesyuarat dalam tempoh 28 hari dari tarikh
4 mesyuarat
a) Undang-undang kecil tambahan JMB
Memfailkan salinan diperakui benar oleh Pesuruhjaya
5 Sumpah dalam tempoh 30 hari:- [jika berkaitan]
a) Undang-undang kecil tambahan MC

JABATAN PESURUHJAYA BANGUNAN

 KESALAHAN BERKENAAN GAGAL
MEMANGGIL 1ST AGM DAN AGM

• Denda tidak melebihi

RM250,000
PEMAJU • Dipenjarakan selama tempoh
tidak melebihi 3 tahun

• Denda tidak melebihi

AHLI
RM50,000
JAWATANKUASA • Dipenjarakan tidak melebihi 3
JMB/MC tahun

JABATAN PESURUHJAYA BANGUNAN

 ISU DAN CABARAN DALAM
AGM/EGM
• Ketiadaan pengalaman oleh pemilik / pemaju
mengadakan AGM/EGM
• Pemilik kurang pemahaman terhadap prosedur
AGM/EGM
• Usul-usul dan ketetapan yang bercanggah
• Prosedur dan perjalanan AGM/EGM yang sentiasa
dipertikai oleh pemilik yang membantah
• Expectation JMB/MC terhadap COB untuk hadir dan
selesaikan masalah-masalah yang timbul
• AGM vs EGM
JABATAN PESURUHJAYA BANGUNAN
 KESIMPULAN
• Pelaksanaan AGM/EGM adalah penting bagi merealisasikan kehendak
dan keperluan dalam pengurusan strata bagi kepentingan komuniti strata

• AGM/EGM memerlukan komitmen semua pemilik bagi memastikan

operasi pengurusan dan penyelenggaraan skim strata dapat berjalan
lancar

• AGM/AGM juga tidak seharusnya dijadikan medan perbalahan dan

pertikaian di antara pemilik

• COB juga hanya bertindak sebagai penasihat bagi perjalanan AGM tetapi
tidak boleh terlibat secara terus dalam AGM/EGM

• Peranan JMB/MC memastikan perjalanan AGM/EGM berjalan dengan

sempurna mengikut aturan Akta 757

JABATAN PESURUHJAYA BANGUNAN

JABATAN PESURUHJAYA BANGUNAN
SEKIAN, TERIMA KASIH
Sr SHAHRIL BIN OMAR
PENGARAH JABATAN PESURUHJAYA BANGUNAN
MAJLIS PERBANDARAN KAJANG
shahrilomar@mpkj.gov.my
03-87331427 / 03-83768375

JABATAN PESURUHJAYA BANGUNAN