EVENT ARRANGEMENT

ASSISTANCE
Mengesahkan Keperluan Pengurusan
Acara
Tujuan= Menerangkan tentang jenis-jenis acara.
Objektif Pengurusan Acara Dan Jenis-Jenis Acara
• Pengurusan acara merupakan satu konsep upacara, perjumpaan, keramaian atau
perhimpunan yang dianjurkan secara rasmi atau tidak rasmi oleh sesuatu pihak.
Objektif Pengurusan Acara:
• Untuk memasarkan produk da perkhidmatan yang ditawarkan oleh syarikat dan
mengenalpasti golongann sasaran pembeli dan pengguna produk.
• Untuk menunjukkan imej syarikat yang baik dan kuat kepada pelanggan dan
pengguna untuk jangka masa yang panjang dan mengukuhkan lagi hubungan
antara syarikat dan pelanggan.
• Untuk mendapatkan kembali perolehan keuntungan yang dilaburkan.
 Majlis
Rasmi
Beristiadat

Majlis JENIS-JENIS Majlis

Tidak ACARA ATAU Rasmi dan
Rasmi MAJLIS Formal

Majlis
Rasmi dan
Tidak
Formal
Struktur Jawatan Acara
Perbezaan sesuatu struktur dan aliran pengurusan
majlis/acara adalah bergantung kepada skala
majlis/acara yang akan diadakan. Semakin besar
skala sesuatu majlis/acara itu, maka semakin besar
dan kompleks struktur serta aliran pengurusan
majlis/acara tersebut.
Senarai Tugas Ahli Jawatankuasa
Pengerusi

Ajk Tugas Setiausaha

Khas

Ajk
keselamta Bendahari
n

Nama/
Jawatan
Ajk Penyelaras
Promosi Majlis

Ajk
Urusetia
Lojistik
Ajk
Protokal
Perincian Pengurusan Acara

A. Jenis Majlis
B. Objektif majlis
C. Tema malis
D. Tempat majlis
E. Tarikh majlis
F. Sasaran peserta
Kemudahan, peralatan dan keperluan
pengurusan acara
 Perlatan yang biasa digunakan ialah PA System, mikrofon, LCD, kerusi dan
meja
Tempahan makanan dan minuman
• Bersesuaian dengan tema majlis
• Mengikut belanjawan yang telah dirancang
• Mengikut jumlah peserta
Jenis pengangkutan dan penginapan
• Mengikut kesesuaian majlis
• Mengikut jumlah peserta
Pelan kontigensi
• Alternatif Plan
• Plan kecemasan
• Plan B
• Backup plan
• Plan sokongan
Kepentingan Plan Kontigensi
• Aktiviti dapat berjalan dengan lancar
• Mengelakkan ketidakpuasan hati pelancong
• Sebagai langkah berjaga-jaga
• Mengelakkan masalah menjadi bertambah besar
Pengesahan Kehadiran Peserta
bagi memastikan anggaran belanjawan dan persediaan lain seperti tempahan
makanan dan minuman, pengangkutan dan lain-lain.

Senarai jemputan
• Penyediaan senarai jemputan mestilah teliti.
• Diuruskan oleh ahli jawatankuasa yang khas.
• Wajib disiapkan seawal 2-3 bulan sebelum tarikh majlis.
• 5 set senarai jemputan iaitu:
i. Senarai ringkas
ii. Senarai nama
iii. Senarai keutamaan
iv. Senarai jawapan
v. Senarai kehadiran
Tujuan utama senarai ringkas dibuat
untuk :

Kenalpasti jenis Kategori tetamu yang

Bilangan
tetamu bakal hadir

Menyesuaikan
Status tetamu pemilihan lokasi
majlis
Senarai Nama
• Senarai nama tetamu mengikut kategori masing-
masing.
• Senarai ini tidak perlu mengikut senarai
keutamaan.
• Ciri-ciri penting senarai nama ialah,nama penuh &
gelarannya, nama isteri (jika hadir) jawatan &
pangkat, no tel pejabat atau setiausaha.
• Butiran ini digunakan semasa mengisi kad
jemputan.
 Senarai Keutamaan
• Kenalpasti samada mengikut senarai keutamaan persekutuan atau negeri.
• Senarai keutamaan Persekutuan boleh dirujuk melalui Bahagian Istiadat Jabatan Perdana Menteri.
• Senaraikan Keutamaan Negeri Boleh dirujuk melalui Unit Protokol & Majlis-Majlis Rasmi Pejabat Setiausaha
Kerajaan Negeri.

Senarai Jawapan
• Kad jawapan atau panduan untuk menjawab undangan telah dimaklumkan disediakan oleh urusetia majlis.
• Apabila kad undangan telah dijawab maka senarai jawapan wajib disediakan.
• Ruangan yang perlu ada adalah kehadiran seorang,berdua (jika libatkan pasangan), diwakili , tidak hadir

• 7
Senarai Kehadiran

 Ekstrak daripada senarai jawapan.

 Digunakan oleh jawatankuasa pendaftaran majlis.
 Sebagai panduan untuk menyusun tempat duduk dalam majlis.
 Sebagai panduan semakan jika ada keperluan tambahan.
Sekian,Terima Kasih.