‫مساق‪ /‬املراسالت التجارية‬

‫جامعة األمة للتعليم املفتوح‬

‫الفصل الدراسي األول ‪2023-2022‬‬

‫مدرس املساق‪ /‬أ‪.‬ناصر حمدي ديبة‬
 ‫الكتاب‬
‫املراسالت التجارية‬
‫أصول وتطبيق‬
‫‪:‬إعداد الدكتور‬
‫أحمد يوسف اللوح‬
‫الطبعة األولى‬
‫‪2015‬‬
 ‫الوحدة األولى‬
‫املراسالت التجارية‬
 ‫تعريف املراسلة‪:‬‬
‫نوع من أنواع الكتابة الوظيفية‪ ،‬وتقوم على أساس االتصال الكتابي بين جهتين‪.‬‬
‫تعريف املراسلة التجارية‪:‬‬
‫يقص‪88 8‬د به‪88 8‬ا كاف‪88 8‬ة املكاتبات واملراس‪88 8‬الت املحررة املختلف‪88 8‬ة‪ ،‬س‪88 8‬واء م‪88 8‬ا يتداول منه‪88 8‬ا بي‪88 8‬ن اإلدارات‬
‫املختلف ‪88 8‬ة للمنشأ ‪88 8‬ة الواحدة‪ ،‬او تل ‪88 8‬ك الت ‪88 8‬ي تتلقاه ‪88 8‬ا أ ‪88 8‬و تص ‪88 8‬درها املنشأ ‪88 8‬ة بينه ‪88 8‬ا وبي ‪88 8‬ن العمالء‪،‬‬
‫واملوردين‪ ،‬والدوائر الحكومية‪ ،‬والهيئات املؤسسات واألفراد ودوائر األعمال‪.‬‬
‫‪8‬واء الخدماتي‪88‬ة أ‪88‬و‬ ‫‪8‬‬ ‫س‬ ‫األعمال‬ ‫‪8‬ي‬‫‪8‬‬ ‫ف‬ ‫‪8‬ا‬‫‪8‬‬ ‫ه‬ ‫عن‬ ‫‪8‬تغناء‬‫‪8‬‬ ‫س‬ ‫اال‬ ‫‪8‬ن‬‫‪8‬‬ ‫ك‬ ‫يم‬ ‫وال‬ ‫‪8‬ة‬‫‪8‬‬ ‫ي‬
‫ر‬ ‫• وتع‪88‬د املراس‪88‬الت التجاري‪88‬ة ضرو‬
‫ً‬
‫التجاري‪8‬ة ‪ .....‬وال ب‪8‬د مل‪8‬ن يقوم بهذا العم‪8‬ل أ‪8‬ن يجي‪8‬د كتاب‪8‬ة هذه املراس‪8‬الت‪ ،‬ملما بقواع‪8‬د كتاب‪8‬ة‬
‫مثل هذه املراسالت وعناصرها وأساليبها وموضوعاتها‪.‬‬
‫• وتس ‪88‬تخدم املراس ‪88‬الت التجاري ‪88‬ة ف ‪88‬ي األغراض التجاري ‪88‬ة (تس ‪88‬ويق بضاع ‪88‬ة‪ ،‬أ ‪88‬و عرض خدم ‪88‬ة‪ ،‬أ ‪88‬و‬
‫طلب شراء أو‪....‬الخ)‪.‬‬
 ‫أهمية المراسالت التجارية ووظائفها‬
‫‪ .1‬تعتبر العمود الفقري لعقد الصلة بين البائع واملشتري واملنتج واملستهلك‪.‬‬
‫ً‬ ‫ً‬
‫‪ .2‬تمثل مستندا قانونيا أمام القضاء يمكن الرجوع إليه في حال حصول منازعات‪.‬‬
‫ً‬
‫‪ .3‬تعتبر احدى املستندات املحاسبية‪ ،‬نظرا ملا يرفق بها من أوراق تجارية‪.‬‬
‫‪ .4‬تزود بس‪88 8‬جل دائ‪88 8‬م حول نشاطات وتاري‪88 8‬خ املنظم‪88 8‬ة‪ ،‬لذا تعت‪88 8‬بر مص‪88 8‬در هام لل‪88 8‬بيانات واملعلومات‬
‫يمكن الرجوع إليها عند الحاجة‪.‬‬
‫‪ .5‬تتيح للمتعاقدين حرية االستشارة والتفكير واالستفسار قبل اتخاذ القرار‪.‬‬
‫‪ .6‬تس ‪88‬هل عملي ‪88‬ة التبادل التجاري‪ ،‬فيت ‪88‬م عق ‪88‬د الص ‪88‬فقات التجاري ‪88‬ة دون لقاء شخص ي بي ‪88‬ن البائ ‪88‬ع‬
‫واملشتري‪ ،‬ودون معرفة سابقة‪.‬‬
 ‫تابع أهمية المراسالت التجارية ووظائفها‬
‫‪ .7‬قل ‪88‬ة التكالي ‪88‬ف‪ ،‬م ‪88‬ن حي ‪88‬ث الوق ‪88‬ت والجه ‪88‬د واملال فه ‪88‬ي تختص ‪88‬ر الجه ‪88‬د واملس ‪88‬افة بي ‪88‬ن مواق ‪88‬ع‬
‫جهات املراسلة‪.‬‬
‫‪ .8‬تعم‪88‬ل عل‪88‬ى كس‪88‬ب عمالء جدد‪ ،‬كونه‪88‬ا وس‪88‬يلة م‪88‬ن وس‪88‬ائل اإلعالن ذي التكلف‪88‬ة املنخفض‪88‬ة تجاه‬
‫العمالء فاملراس ‪88 8 8‬لة ذات الص ‪88 8 8‬ياغة الجيدة والص ‪88 8 8‬ادقة بمحتواه ‪88 8 8‬ا‪ ،‬والحس ‪88 8 8‬نة ف ‪88 8 8‬ي طباعته ‪88 8 8‬ا‬
‫وتنسيقها تحقق عالقات طيبة بين األطراف ذات العالقة‪.‬‬
‫‪ .9‬تعزز االتصاالت الشفوية‪ ،‬أو الهاتفية لتأكيد ما جاء فيها‪.‬‬
‫‪ .10‬املراس‪88 8‬لة تس‪88 8‬اعد عل‪88 8‬ى التعرف عل‪88 8‬ى الشخ‪88 8‬ص الذي قام بتحريره‪88 8‬ا‪ ،‬وبالتال‪88 8‬ي يمك‪88 8‬ن تحدي‪88 8‬د‬
‫املسؤولية والنتائج املترتبة عليها‪.‬‬
 ‫عيوب المرسالت التجارية (عيوب االتصاالت الكتابية)‬
‫ً‬ ‫ً‬ ‫ً‬ ‫ً‬
‫‪ .1‬عادة ‪ 8‬تتطل‪88‬ب وقتا طويال إلعداده‪88‬ا بشك‪88‬ل مالئ‪88‬م مقارن‪88‬ة ًباالتص‪88‬ال الشفوي الذي يت‪88‬م س‪88‬ريعا‪.‬‬
‫لذا ال تصلح املراسالت الكتابية للحاالت املستعجلة جدا‪.‬‬
‫ً‬
‫‪ .2‬تتطل ‪88 8‬ب توف ‪88 8‬ر مهارات وأدوات كتيره لكتابته‪88 8‬ا‪ ،‬وأ‪88 8‬ي ضع‪88 8‬ف فيه‪88 8‬ا س ‪88 8‬ينعكس س ‪88 8‬لبا عل ‪88 8‬ى هدف‬
‫املراسلة‪.‬‬
‫‪ .3‬مهم ‪88‬ا كان ‪88‬ت املراس ‪88‬لة دقيق ‪88‬ة ومحكم ‪88‬ة‪ ،‬فإنه ‪88‬ا س ‪88‬تغيب حيوي ‪88‬ة اللقاء بي ‪88‬ن املرس ‪88‬ل واملس ‪88‬تقبل‬
‫وتلقائية الحديث‪.‬‬
‫‪ .4‬وجوب انتظار رد املس‪88 8‬تقبل (املرس‪88 8‬ل الي ‪88 8‬ه) ملعرف ‪88 8‬ة ردة فعل‪88 8‬ه‪ ،‬ومدي اس ‪88 8‬تجابته‪ ،‬وق ‪88 8‬د تتكرر‬
‫ً‬
‫األسئلة واإليضاحات مما يهدر املال والجهد والوقت‪ ،‬مما يؤثر سلبا على هدف املراسلة‪.‬‬
‫‪ .5‬احتمال إفشاء سر مضمون املراسلة‪ ،‬وتسربه إلى جهات منافسة‪.‬‬
‫‪ .6‬احتمال تعرض املراس‪8‬لة الكتابي‪8‬ة للتل‪8‬ف الس‪8‬ريع‪ ،‬أ‪8‬و عل‪8‬ى مدار الزم‪8‬ن‪ ،‬وارتفاع كلف‪8‬ة التس‪8‬جيل‬
‫والحفظ أو احتمال تعرضها للسرقة‪.‬‬
 ‫مواصفات الكتابة التجارية‬

‫أسلوب تقريري مبسط يسيطر عليه املنطق‪.‬‬ ‫‪.1‬‬

‫لغة دقيقة بعيدة عن االحتماالت‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫أسلوب علمي ال يعبر عن اتجاهات الكاتب‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫استخدام بعض الكلمات والعبارات الدالة على االحترام والتقدير‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
‫تالفي الكلمات والعبارات غير الضرورية‪.‬‬ ‫‪.5‬‬
‫استخدام الجمل املبنية للمعلوم‪ ،‬الن وقعها أكثر‪.‬‬ ‫‪.6‬‬
 ‫تابع مواصفات الكتابة التجارية‬

‫‪ .7‬التخلص من عبارات الحشو دون اإلخالل باملعنى‪.‬‬

‫‪ .8‬استخدام العبارات املختصرة‪ ،‬وتجنب العبارات املطولة‪.‬‬
‫‪ .9‬استخدام الكلمات ذات الداللة املحددة لزيادة وضوح املراسلة دون اسهاب‪.‬‬
‫‪ .10‬عدم استخدام املصطلحات القديمة‪ ،‬وال‪8‬كلمات التي ال معنى ل‪8‬ها‪.‬‬
‫‪ .11‬تطبيق قواعد اللغة‪ ،‬ومحاول‪8‬ة تجنب األخطاء اللغوية واإلمالئية‪.‬‬
‫‪ .12‬استخدام االختصارات املتعارف عليها عند الحاجة إليها‪.‬‬
 ‫التخطيط لكتابة المراسالت التجارية‬

‫أسس وقواعد كتابة املراسالت التجارية‪:‬‬

‫وضوح فكرة املوضوع ف‪88‬ي ذه‪88‬ن مخط‪88‬ط املراس‪88‬لة قب‪8‬ل إعداده‪88‬ا‪ ،‬الن وضوح الفكرة س‪8‬يؤدي‬ ‫‪.1‬‬
‫إلى وضوح التعبير عنها‪.‬‬
‫اتباع األس ‪88‬س الشكلي ‪88‬ة لكتاب ‪88‬ة املراس ‪88‬الت التجاري ‪88‬ة‪ ،‬فلك ‪88‬ل مراس ‪88‬لة شك ‪88‬ل خاص به ‪88‬ا‪ ،‬رغ ‪88‬م‬ ‫‪.2‬‬
‫الشكل العام الذي يوحد بين أنواع املراسالت التجارية‪.‬‬
‫التمي‪88 8‬ز ف‪88 8‬ي األس‪88 8‬لوب الشخص ي الذي يضيف‪88 8‬ه كات‪88 8‬ب املراس‪88 8‬لة عل‪88 8‬ى املراس‪88 8‬لة‪ ،‬والذي يظه‪88 8‬ر‬ ‫‪.3‬‬
‫شخصيته وثقافته‪.‬‬
‫مراعاة الدقة‪ ،‬والبساطة‪ ،‬والوضوح‪ ،‬والشفافية‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
‫االلتزام باملوضوعية والصدق‪.‬‬ ‫‪.5‬‬
 ‫أسس وقواعد كتابة املراسالت التجارية‪:‬‬

‫‪ .6‬تجنب العبارات الغامضة‪ ،‬والكلمات التي ال تدل على معانيها بدقة‪.‬‬

‫‪ .7‬مراعاة شخصية املرسل إليه (املستقبل)‪ ،‬واحترامه‪ ،‬وتقديره مشاعره‪.‬‬
‫‪ .8‬أخذ مصلحة املرسل إليه بعين االعتبار‪ ،‬فالناس يقتنعون من خالل مصالحهم‬
‫املادية واملعنوية‪.‬‬
‫‪ .9‬افتتاح نص املراسلة بعبارة تساعد على التأثير في املرسل إليه‪.‬‬
‫‪ .10‬عرض املوضوع بدقة قانونية وبترتيب وبتسلسل متزامن مع األحداث وتوظيف‬
‫املستندات‪ ،‬وتواريخها‪.‬‬
‫‪ .11‬اختتام املراسلة بما يؤكد على الشكر‪ ،‬والتقدير‪ ،‬واألمنيات‪ ،‬وتقدير العالقات‪.‬‬
 ‫مهارات كتابة المراسالت التجارية‬
‫فيما يلي بعض املهارات الكتابية التي يجب أن يطبقها كاتب املراسالت التجارية‪:‬‬
‫توضي‪88‬ح املعان‪88‬ي(الفكرة الرئيس‪88‬ية‪ ،‬الفكرة الجزئي‪88‬ة‪ ،‬الحقائ‪88‬ق‪ ،‬املعلومات)‪ ،‬بلغ ٍة‪ ،8‬أ‪88‬و جم ٍل‪،8‬‬ ‫‪)1‬‬
‫أو كلمات بسيطة واضحة‪.‬‬
‫اس ‪88‬تخدام الكلمات الدال ‪88‬ة عل ‪88‬ى املعن ‪88‬ى بدق ‪88‬ة متناهي ‪88‬ة‪ ،‬والبع ‪88‬د ع ‪88‬ن الكلمات املوحي ‪88‬ة الت ‪88‬ي‬ ‫‪)2‬‬
‫يمكن أن تؤول أو تعطي دالالت أخرى‪.‬‬
‫ً‬
‫استخدام الجمل القصيرة التي تسهل على املستقبل قراءتها وفهمها بل وحفظها احيانا‪.‬‬ ‫‪)3‬‬
‫توظي‪88‬ف الفقرات القص‪88‬يرة الت‪88‬ي تحتوى عل‪88‬ى فكرة رئيس‪88‬ية واحدة‪ ،‬بم‪88‬ا ال يزي‪88‬د ع‪88‬ن س‪88‬بعة‬ ‫‪)4‬‬
‫أسطر‪.‬‬
‫االبتعاد ما أمكن عن الكلمات التي يمكن أن تثير الشك في نفس املستقبل‪ ،‬مثل‬ ‫‪)5‬‬
‫أعتقد‪-‬أدعي‪-‬ربما‪-‬لعل‪-‬من املحتمل‪-‬يبدو‪-‬سوف‪.‬‬
 ‫تابع مهارات كتابة المر‪,‬اسالت التجارية‬
‫ً‬ ‫ً‬
‫‪ )6‬استخدام أدوات الربط بين الجمل والفقرات كي يظهر املوضوع كال موحدا‪.‬‬

‫‪ )7‬توظيف أدوات الترقيم بدقة متناهية (الفاصلة‪ ،‬النقطتين‪ ،‬عالمة االستفهام‪).....‬‬

‫‪ )8‬توجيه الخطاب بما يناسب مكانة املستقبل‪ ،‬وتسميته الرسمية‪.‬‬

‫‪ )9‬عرض األفكار (املعاني) بتدرج وتسلسل منطقي‪ ،‬من األبسط إلى األعمق‪ ،‬وربط كل‬
‫فكرة باألدلة والبراهين‪.‬‬

‫‪ )10‬مراعات التقليد األدبي لكل نوع من أنواع املراسالت‪( :‬استفسار‪ ،‬طلب‪ ،‬عرض‪،‬‬
‫شكوى‪ ،).....‬وأن توفر في كل منها ‪( :‬مقدمة‪ -‬عرض‪ -‬خاتمة)‪.‬‬
 ‫تابع مهارات كتابة المراسالت التجارية‬

‫املحافظة التامة على سالمة اللغة املكتوبة (نحو وصرف وبالغة)‪.‬‬ ‫‪)11‬‬

‫مراعاة أن لكل مقام مقال‪ ،‬ولكل مستقبل مراسلة‪ ،‬ولكل مراسلة طريقة‪.‬‬ ‫‪)12‬‬

‫عند الرد على مراسلة ذات نقاط متعددة يجب أن يتضمن الرد كل تلك النقاط مرتبة‬ ‫‪)13‬‬
‫حسب ورودها في املراسلة األصلية‪.‬‬
‫ً‬ ‫ً ً‬
‫إخراج املراسلة إخراجا فنيا متالئما مع املضمون والهدف وشخصية املستقبل‪.‬‬ ‫‪)14‬‬

‫مراجعة ما تمت كتابته مراجعة دقيقة تأخذ كل ما سبق ذكره بالحسبان‪.‬‬ ‫‪)15‬‬
‫انتهت الوحدة األولى‬
‫ً‬
‫شكرا لكم‬