Chuong 1 - Khai Quat Ve Quan Tri Van Phong

You might also like

Download as ppt, pdf, or txt
Download as ppt, pdf, or txt
You are on page 1of 91

bbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbb

MÔN HỌC
bbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbb
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
bbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbb
bbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbb
(MANAGEMENT OF OFFICE)
bbbbbb
GV: TS. Nguyễn Nam Hà
0909812330
namhadhcn@yahoo.com.vn
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 1
XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU HỌC TẬP

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 2


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
◘ VB: Văn bản
◘ VBHC: Văn bản hành chính
◘ VBTP: Văn bản tư pháp
◘ VBQPPL: Văn bản quy phạm pháp luật
◘ DN: Doanh nghiệp
◘ VP: Văn phòng
◘ VPĐD: Văn phòng đại diện
◘ QTVP: Quản trị văn phòng
◘ CQ TC: Cơ quan, tổ chức
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 3
OVERVIEW OF COURSE
◘ Total units of study: 2 units of study
(30 information theory + homework)
◘ Course Program: 7 Chapter
◘ Essay: A group of 3 to 10 students
(classroom presentations)
◘ Exam form: tests / implementation of
self-review
◘ Absent from class more than six
periods: Ban the end of the semester
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 4
TỔNG QUÁT VỀ MÔN HỌC
◘ Số tín chỉ: 2 (30 tiết lý thuyết)
◘ Chương trình: 2 Phần 9 Chương
◘ Tiểu luận: Nhóm 3 - 5 SV (nộp TL và
thuyết trình trên lớp)
◘ Hình thức thi: Trắc nghiệm
● Giữa kỳ: Trắc nghiệm (50 câu/60p)
● Cuối kỳ: Trắc nghiệm (50 câu/60p)
◘ Nghỉ học ≥ 6 tiết: Cấm thi cuối kỳ
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 5
COURSE PROGRAM (1)
PART 1
OVERVIEW OF OFFICEMANAGEMENT
Chapter 1: Overview of the Office
Administration
Chapter 2: Information Management &
Profile
Chapter 3: Organizing the reception
Chapter 4: Meeting & Management
program development plans.
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 6
COURSE PROGRAM (2)
PART 2
TECHNICAL DRAFTING, TEXT LAYOUT
Chapter 5: Overview of documents
Chapter 6: Procedures & techniques presented
documents
Chapter 7: Style the administrative language in
the documents
Chapter 8: The process of drafting & issuing
documents
Chapter 9: Technical drafting, presents some
common administrative documents.
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 7
CHƯƠNG TRÌNH MÔN HỌC (1)
PHẦN 1
TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Chương 1 Khái quát về QTVP
Chương 2 Quản trị thông tin & hồ sơ
Chương 3 Tổ chức công tác lễ tân
Chương 4 Quản trị hội họp & xây dựng
chương trình, kế hoạch

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 8


CHƯƠNG TRÌNH MÔN HỌC (2)
PHẦN 2
KỸ THUẬT SOẠN THẢO, TRÌNH BÀY VB
Chương 5 Khái quát về VB
Chương 6 Thể thức, kỹ thuật trình bày VB
Chương 7 Phong cách ngôn ngữ trong VB
hành chính - công vụ
Chương 8 Quy trình soạn thảo ban hành
VB
Chương 9 Kỹ thuật soạn thảo, trình bày
VB hành chính thông dụng
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 9
COURSE OBJECTIVES
Knowledge:
Knowledge ● Understand the functions,
tasks, organizational structure,
organizational form office.
● Understand the system of legal, judicial
documents, administrative documents.
 Skills:
Skills ● Know how to organize,
manage office
● Drafting and presentation of common
administrative documents: Decision, notify,
report, reports, documents ...
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 10
MỤC TIÊU CỦA MÔN HỌC
Kiến thức
◘ Hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ
chức, hình thức tổ chức VP.
◘ Hiểu hệ thống VB QPPL, VBTP, VBHC.
Kỹ năng
◘ Biết cách tổ chức, quản lý VP
◘ Soạn thảo, trình bày VB hành chính
thông dụng: Quyết định, thông báo, tờ
trình, báo cáo, công văn…
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 11
TÀI LIỆU MÔN HỌC
Giáo trình chính
◘ Giáo trình Quản trị văn phòng, Khoa
QTKD, Trường ĐHCN TPHCM, 2011.
Tham khảo
1. GS.TS. Đồng Thị Thanh Phương, Quản
trị hành chính VP, NXB. TH., TPHCM, 2008.
2. Vương Thị Kim Thanh, Quản trị hành
chính VP. NXB. TK., TP.HCM 2009.
3. Mike Harvey, Quản trị hành chính VP,
NXB. Hồng Đức, TPHCM, 2008.
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 12
TÀI LIỆU THAM KHẢO

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 13


VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT
◘ Hiến pháp 1992.
◘ Luật Ban hành văn bản quy phạm
pháp luật 3/6/2008 (01/01/2009).
◘ Luật Ban hành văn bản quy phạm
pháp luật của HĐND, UBND
3/12/2004 (1/4/2005).
◘ Luật Lưu trữ 01/01/2011 (01/7/2012).

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 14


VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 15


VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT
◘ NĐ 58/2001 Quản lý con dấu
◘ NĐ 82/2001 Nghi lễ Nhà nước
◘ NĐ 110/2004 Công tác văn thư
◘ NĐ 24/2009 Luật Ban hành VBQPPL
◘ NĐ 31/2009 Sửa đổi NĐ 58/2001
◘ NĐ 9/2010 Sửa đổi NĐ 110/2004
◘ NĐ 01/2013 Luật Lưu trữ
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 16
VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT
◘ Thông tư liên tịch 55_6/5/2005_BNV-
VPCP: Hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản.
◘ Thông tư 01_19/1/2011_Bộ Nội vụ:
Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính.
◘ Thông tư 9/2011/Bộ Nội vụ_Thời hạn
bảo quản hồ sơ, tài liệu của CQ, TC.
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 17
ĐỊA CHỈ TẢI BÀI GIẢNG ĐIỆN TỬ
◘ www.fba.iuh.edu.vn / Bài giảng giáo
viên / Nguyễn Nam Hà / Môn QTVP.

ĐỊA CHỈ TẢI VĂN BẢN LUẬT


◘ www.gov.vn / Hệ thống văn bản /
Thông tư / Năm ban hành / 2011 /
Thông tư số 01 Bộ Nội vụ - thể thức
& kỹ thuật trình bày VBHC.
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 18
WEBSITE THAM KHẢO
◘ http://www.na.gov.vn (Quốc hội)
◘ http://www.gov.vn (Chính phủ)
◘ http://www.gso.gov.vn (Tổng cục
thống kê)
◘ http://www.iuh.edu.vn (ĐHCN
TPHCM)

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 19


December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 20
ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN
1. VP ảo: Thực trạng & giải pháp phát
triển.
2. Giao tiếp VP - tiếp khách qua điện
thoại: Thực trạng & kiến nghị.
3. Giao tiếp VP - tiếp khách trực tiếp:
Thực trạng & kiến nghị.
4. Vấn đề phong thủy trong lựa chọn vị
trí đặt VP: Thực trạng & kiến nghị.
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 21
ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN
5. Vấn đề phong thủy trong bài trí VP:
Thực trạng & kiến nghị.
6. Tổ chức công tác VP trong IUH:
Thực trạng & kiến nghị.
7. Sử dụng không gian VP: Thực trạng
& kiến nghị.
8. Ánh sáng trong VP: Thực trạng &
kiến nghị.
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 22
ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN
9. VP “Xanh”: Thực trạng & kiến nghị
10. Nội thất văn phòng: Thực trạng &
kiến nghị.
11. Văn phòng & vấn đề bảo vệ môi
trường: Thực trạng & kiến nghị
12. VP & vấn đề tiết kiệm năng lượng:
Thực trạng & kiến nghị.
13. VP mở: Thực trạng & kiến nghị.
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 23
ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN
14. Quản trị thông tin: Thực trạng &
kiến nghị
15. Quản trị thời gian: Thực trạng &
kiến nghị
16. Tổ chức sự kiện trong doanh
nghiệp: Thực trạng & kiến nghị.
17. Văn phòng điện tử: Thực trạng &
kiến nghị.
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 24
ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN
18. Kỹ năng làm việc theo nhóm.
19. Quản trị hồ sơ: Thực trạng & kiến
nghị.
20. Áp dụng 5S trong quản trị văn
phòng.
21. Hội họp tại VN: Thực trạng & kiến
nghị.
22. Ứng dụng hệ thống quản lý chất
lượng ISO trong quản trị văn phòng.
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 25
PART I

OVERVIEW OF
OFFICEMANAGEMENT

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 26


Phần I

TỔNG QUAN VỀ
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 27


CHAPTER 1

OVERVIEW OF
OFFICE MANAGEMENT
PERIODS FOR LECTURE: 3
(HOME STUDY: 6)
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 28
Chương 1

KHÁI QUÁT
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
SỐ TIẾT GIẢNG: 3
(TỰ HỌC: 6)
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 29
LESSON CONTENT
◘ Concepts, functions and office
mission
◘ Organizational structure of the office
● Principle of operation
● Office organization
◘ Office management method
◘ Methods of office layout
◘ The active form of office
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 30
NỘI DUNG BÀI GIẢNG
◘ Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ VP
◘ Cơ cấu tổ chức VP
● Nguyên tắc hoạt động
● Tổ chức văn phòng
◘ Phương pháp quản lý VP
◘ Phương pháp bố trí VP
◘ Các hình thức hoạt động của VP
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 31
1. CONCEPTS, FUNCTIONS & DUTIES
1.1. OFFICE CONCEPT
◘ Narrow sense: Head office of organization
◘ Broad sense: general operating
apparatus of the organization, ensuring the
technical material conditions for the
operation of the organization.
◘ Management perspective: Where
receiving and processing information for
the administration.

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 32


1. KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ
1.1. KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG
◘ Nghĩa hẹp: Trụ sở làm việc của TC
◘ Nghĩa rộng: Bộ máy điều hành tổng
hợp của CQ, TC, bảo đảm các điều
kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động
của CQ, TC.
◘ Góc độ quản trị: Nơi tiếp nhận, xử lý
thông tin phục vụ công tác điều hành.
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 33
1.2. OFFICE MANAGEMENT CONCEPTS

◘ Office management is the planning,


organization, coordination,
standardization and control of
information processing activities in
the office.

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 34


1.2. KHÁI NIỆM QTVP
◘ Quản trị hành chánh văn phòng là
việc hoạch định, tổ chức, phối hợp,
tiêu chuẩn hóa & kiểm soát các hoạt
động xử lý thông tin trong văn phòng.

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 35


FUNCTIONS OF OFFICE MANAGEMENT

1 The planning office


2 Organize the office work
3 Direct the work of the office
4 Check for office work
Administrative Services office
5 (legal papers valid in the field of
management, not for profit
purposes)
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 36
CHỨC NĂNG CỦA QTVP
1 Hoạch định công tác VP
2 Tổ chức thực hiện công việc VP
3 Lãnh đạo công tác VP
4 Kiểm tra công việc VP
Dịch vụ hành chính VP
5 (cấp giấy tờ có giá trị pháp lý trong
lĩnh vực quản lý, không nhằm
mục tiêu lợi nhuận)
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 37
1.3. FUNCTIONS OF THE OFFICE

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 38


1.3. CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 39


1.3.1. THE FUNCTION OF ADVISING &
SYNTHESIS INFORMATION
◘ Advising: Proposed solutions help
leaders handle the job.
◘ Synthesis: Receiving, processing,
provide information for management
and administration.

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 40


1.3.1. CHỨC NĂNG THAM MƯU, TỔNG HỢP

◘ Tham mưu: Đề xuất


giải pháp giúp lãnh
đạo xử lý công việc.
◘ Tổng hợp: Tiếp
nhận, xử lý, cung cấp
thông tin phục vụ
quản lý.

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 41


1.3.2. LOGISTICS FUNCTIONS
◘ Financial management (revenue &
expenditure)
◘ Asset Management
◘ Ensuring infrastructure, facilities & working
conditions of the organization

1.3.3. REPRESENTATIVE FUNCTION


◘ Focal organization's communication
portal of the organization

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 42


1.3.2. CHỨC NĂNG HẬU CẦN

◘ Quản lý tài chính (thu chi)


◘ Quản lý tài sản
◘ Bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện
& điều kiện làm việc của CQ, TC.

1.3.3. CHỨC NĂNG ĐẠI DIỆN

◘ Đầu mối giao tiếp của CQ, TC.


◘ Cổng thông tin của CQ, TC.
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 43
1.4. DUTIES OF THE OFFICE
◘ Collect, process, and transfer information
◘ Develop programs & plans
◘ Preparing documents for handling affairs
leaders, meetings
◘ Drafting and issuing documents, supervise the
implementation of
◘ Organization of meetings
◘ Organizational communication for internal &
external
◘ Management & storage of documents
◘ Human resource management, labor, wages
◘ Asset management.
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 44
1.4. NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG
◘ Thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin
THÔNG
◘ Xây dựng chương trình, kế hoạch
TIN ◘ Chuẩn bị tài liệu cho lãnh đạo giải
quyết công việc, hội họp
◘ Soạn thảo, ban hành VB, theo dõi
TỔ đôn đốc việc thực hiện
CHỨC
◘ Tổ chức hội họp
◘ Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại
GHI ◘ Quản lý, lưu trữ VB
NHỚ
TÍNH
◘ Quản lý nhân sự, tiền lương
TOÁN ◘ Quản lý tài sản.
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 45
2. STRUCTURE & ORGANIZATION
OF THE OFFICE

2.1. PRINCIPLE OF OPERATION


◘ Administrative principles (a head)
◘ Office issuing the guidance,
professional inspection to office
subordinate organizations.

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 46


2. CƠ CẤU, TỔ CHỨC VĂN PHÒNG
2.1. NGUYÊN TẮC HOẠT ĐỘNG
◘ Nguyên tắc hành chính (thủ trưởng
lãnh đạo)
◘ Văn phòng tổ chức cấp trên hướng
dẫn, kiểm tra chuyên môn văn phòng
tổ chức cấp dưới.

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 47


2.2. OFFICE ORGANIZATION

2.2.1. FORMS OF ORGANIZATION


OFFICE
1 2

Focus Focus
a clue on function

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 48


2.2. TỔ CHỨC VĂN PHÒNG

2.2.1. HÌNH THỨC TỔ CHỨC

1 2

Tập trung Tập trung


một đầu mối theo chức năng
(Tập trung) (Phân tán)

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 49


FOCUS A CLUE
◘ All activities operating under the
office of the administrator
● Advantages: easy operating,
inspection, personnel, allocation
means
● Downside: hard specialization.

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 50


TẬP TRUNG MỘT ĐẦU MỐI (TẬP
TRUNG)
◘ Không chia nhỏ thành phòng ban
◘ Mọi hoạt động của VP đặt dưới sự
điều hành của nhà quản trị hành
chính
● Ưu điểm: Dễ điều hành, kiểm tra,
điều động nhân sự, phân bổ phương
tiện
● Nhược điểm: Khó chuyên môn hóa
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 51
FOCUS ON FUNCTION
◘ The office is divided into several
functional expertise
◘ All office activities under the
supervision of the administrator
● Advantages: Work specialization
● Disadvantages: Easy violation boss
regime.

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 52


TẬP TRUNG THEO CHỨC NĂNG
(PHÂN TÁN)

◘ VP được chia ra thành nhiều phòng


chức năng theo chuyên môn
◘ Toàn bộ hoạt động VP đặt dưới sự
giám sát của nhà quản trị hành chính

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 53


CÂU HỎI KIỂM TRA 10 PHÚT

◘ Em hãy phân tích những ưu điểm và


nhược điểm của hình thức tổ chức
văn phòng tập trung theo chức năng
(phân tán)?

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 54


ƯU, NHƯỢC ĐIỂM VĂN PHÒNG
TẬP TRUNG THEO CHỨC NĂNG

◘ Ưu điểm: Chuyên môn hóa công


việc
◘ Nhược điểm: Dễ vi phạm chế độ
một thủ trưởng.

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 55


December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 56
2.2.2. ORGANIZATIONAL STRUCTURE
◘ Leadership Office:
● Chief Office
● Deputy Chief of staff
◘ Functions:
● Clerical
● Synthesis
● Human Resource Management
● Accounting and Cashier
● Material facilities management
● Protection, receptionist, odd job
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 57
2.2.2. CƠ CẤU TỔ CHỨC
◘ Lãnh đạo Văn phòng:
● Chánh Văn phòng
● Phó Chánh Văn phòng
◘ Bộ phận chức năng:
● Văn thư
● Tổng hợp
● Quản lý nhân sự
● Kế toán – thủ quỹ
● Quản lý cơ sở vật chất (Quản trị)
● Bảo vệ, lễ tân, tạp vụ
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 58
Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội
& Hội đồng nhân dân TP Đà Nẵng

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 59


Văn phòng Tòa án nhân dân tối cao

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 60


3. OFFICE MANAGEMENT
METHODS
1 2

Management Management
responses program,
planned

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 61


3. CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ
VP
1 2

Quản lý Quản lý
theo cách theo cách
ứng phó lập chương trình,
kế hoạch

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 62


MANAGEMENT RESPONSES

■ There is no specific plan for the job


■ The first to do it, react, respond
■ Passive management
■ Decision management is always
changing because they do not choose
the optimal solution
■ Staff easy to lose confidence in
leadership.
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 63
QUẢN LÝ THEO CÁCH ỨNG PHÓ
■ Không có kế hoạch cụ thể
■ Định đâu làm đó, phản ứng, đối
Nhược điểm

phó
■ Bị động trong quản lý
■ Quyết định quản lý luôn thay đổi vì
chưa chọn được giải pháp tối ưu
■ Nhân viên dễ mất lòng tin lãnh đạo
■ Phát huy tính sáng tạo
Ưu

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 64


MANAGEMENT PROGRAM, PLANNED

■ Is there a specific plan for the job


■ Having a plan to deal with situations
■ Allocation of powers and
responsibilities to staff
■ The active participant in the work.

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 65


QUẢN LÝ THEO CÁCH
LẬP CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH
■ Có kế hoạch cụ thể cho công việc
■ Có phương án giải quyết tình huống
■ Giao quyền hạn, trách nhiệm cho
nhân viên
■ Nhân viên chủ động trong thực hiện
công việc.

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 66


THE FACT

◘ Not apply purely one method


◘ Need to combine the two methods
◘ The work must be planned
◘ Unforeseen contingencies: response
◘ Through response, managers have
more experience and creativity.
◘ Is the standard response evaluation
staff capacity.
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 67
THỰC TẾ
◘ Không áp dụng thuần túy 1 phương pháp
◘ Cần kết hợp hai phương pháp
◘ Công việc phải được lập kế hoạch
◘ Tình huống bất ngờ ngoài dự kiến: ứng
phó
◘ Thông qua ứng phó, nhà quản trị có thêm
kinh nghiệm, sáng tạo.
◘ Ứng phó là tiêu chuẩn đánh giá năng lực
cán bộ.
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 68
4. OFFICE LAYOUT
4.1. PURPOSE & REQUIREMENTS
Purpose
● Create the best work environment
● Convenient seating
● Ensure that confidential documents,
materials.
Requirements
● Make the most of, the office area
● Reduce travel time between parts.
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 69
4. BỐ TRÍ VĂN PHÒNG
4.1. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
Mục đích
● Tạo môi trường làm việc tốt nhất
● Thuận tiện tiếp khách
● Đảm bảo giữ bí mật văn bản, tài liệu.
Yêu cầu
● Tận dụng tối đa, cơ động diện tích VP
● Giảm thiểu thời gian di chuyển giữa các
bộ phận.
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 70
4.2. METHODS OFFICE LAYOUT

1 2

Close space Open space


Layout office office layout

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 71


4.2. PHƯƠNG PHÁP BỐ TRÍ VP

1 2

Văn phòng Văn phòng


bố trí theo bố trí theo
không gian không gian
đóng mở

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 72


CLOSE SPACE LAYOUT OFFICE
■ Office split: Each unit a separate room,
the door closed.
◘ Advantages:
● Security job
● To ensure the privacy of employees
● Suitable work should focus on high
◘ Disadvantages: Cost area, increasing
the cost of electricity, office equipment
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 73
VĂN PHÒNG KHÔNG GIAN ĐÓNG
■ Văn phòng chia nhỏ: Từng bộ phận
bố trí phòng riêng, cửa đóng kín.
◘ Ưu điểm:
● Bảo mật công việc
● Bảo đảm tính riêng tư của nhân viên
● Phù hợp công việc cần tập trung cao
◘ Nhược điểm: Tốn diện tích, tăng chi
phí điện, thiết bị VP.
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 74
VĂN PHÒNG KHÔNG GIAN ĐÓNG

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 75


VĂN PHÒNG KHÔNG GIAN MỞ
■ Các bộ phận bố trí trong phòng lớn.
◘ Ưu điểm:
● Tiết kiệm chi phí, diện tích
● Thuận tiện trong giao tiếp giữa các
bộ phận
● Dễ quản lý nhân viên về thời gian
◘ Nhược điểm:
● Không phù hợp công việc cần tập
trung cao
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 76
MÔ HÌNH VĂN PHÒNG MỞ

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 77


MÔ HÌNH VĂN PHÒNG MỞ

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 78


4.3. OFFICE EQUIPMENT
■ Equipment: Telephone, fax, photo-
copy machine, computers ...
■ Furniture: Tables, chairs, filing
cabinets, racks document ...
■ Modernization of the office:
Computerization & telecommunication
■ Paperless office, electronic
documents.
■ Electronic office.
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 79
4.3. TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG
■ Thiết bị: Điện thoại, máy fax, máy
photo-copy, máy vi tính …
■ Đồ dùng: Bàn, ghế, tủ hồ sơ, giá để
tài liệu …
■ Hiện đại hóa công tác VP: Tin học
hóa, viễn thông hóa
■ VP không giấy, văn thư điện tử
■ Văn phòng điện tử.
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 80
MÔ HÌNH VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 81


HỆ THỐNG VĂN THƯ ĐIỆN TỬ IUH

December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 82


6. FORMS OF OFFICE OPERATIONS
1 ■ Office tradition:
tradition The actual activity in
the office.

2 ■Virtual
VirtualOffice
Office: No actual work at the office
● Office for rent 0m ²: Registered address
founded company, branches, representative
offices, set the table name company, receive
& send faxes, letters, mailers & other utilities
rent on demand: seats, meeting rooms...
● Virtual office is only suitable representative
offices, small businesses.
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 83
6. HÌNH THỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VP

1 VP
VPtruyền
truyềnthống
thống: Hoạt động thực tế tại VP

2 VP
VPảo
ảo: Không hoạt động thực tế tại VP
● VP cho thuê 0m²: Địa chỉ đăng ký thành lập
Cty, Chi nhánh, VPĐD, đặt bảng tên Cty,
nhận & gởi fax, thư từ bưu phẩm
● Các tiện ích khác thuê theo nhu cầu: chỗ
ngồi, phòng họp, photocopy, máy in…
● VP ảo chỉ thích hợp VPĐD, DN nhỏ.
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 84
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 85
Saigon Trade Center Saigon Tower
(37 Tôn Đức Thắng) (29 Lê Duẩn)

DỊCH
VỤ
CHO
THUÊ
VĂN
PHÒNG
ẢO

G-Office Regus
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 86
Gói cước HD Tower
Basic Class 780.000 VNĐ/tháng
Economy Class 1.180.000 VNĐ/tháng
Business Class 1.680.000 VNĐ/tháng
First Class 2.500.000 VNĐ/tháng
Cty CP Đầu tư Hữu Liên.
Lầu 5, HD Tower, 25bis Nguyễn Thị Minh
Khai, Bến Nghé, Q. 1, TP.HCM
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 87
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 88
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 89
QUESTIONS
1. Office?
2. The basic functions of the office?
3. Organizational structure of the
office?
4. The forms of the office?
5. Analysis of the role of the office for
agencies & organizations?
6. Office management methods,
advantages & disadvantages?
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 90
CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Văn phòng là gì?
2. Các chức năng cơ bản của văn
phòng?
3. Cơ cấu tổ chức văn phòng?
4. Các hình thức tổ chức văn phòng?
5. Phân tích vai trò của văn phòng đối
với cơ quan, tổ chức?
6. Nêu các phương pháp quản lý văn
phòng, ưu nhược điểm?
December 11, 2022 TS. Nguyễn Nam Hà 91

You might also like