Issue Date 6-28-2016

MFG-I-006
Page Revision Level B

1 of 20 Revision Date 10/13/2022

Israel Duran Graham Warner

Prepared Approved Compliance
QA Manager Manager

KEEPTRAK WORK INSTRUCTION / INSTRUCCION DE TRABAJO PARA EL USO DE

Document Title KEEPTRAK

KeepTrak
Work Instructions
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 Main Screen

• After logging
into KeepTrak,
you will be
taken to the
home screen.
• Some parts of
the program
might be
restricted due
to your
permissions.
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Preventative Maintenance (PM)

• PM entries are repeating tasks that are to be

completed on facility equipment regularly.

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 How to Create a New PM

• Start by selecting the “Create New” button.

• If this option is greyed out, you do not have permissions to
create a new entry.

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How to Create a New PM (cont.)

• Click the drop-down next to “Select Author Name”

and find your name.

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 How to Create a New PM (cont.)
• A: If there is
another PM that
already exists and is
similar (i.e. same
PM Action) click the
drop-down and
select the PM ID.
The fields will auto-
fill from the PM it is
similar to.
• B: Select all Sub-
level fields that
apply. Be as specific
as possible, but not
all sub-levels may
apply.

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 How to Create a New PM (cont.)
• C: Select the drop-
down and choose
how often the PM is
to be completed.
Notice that it will
auto-fill the Last
Completed Date (G)
as today and will tell
you the Next Due
Date (H) based on
the last completed
date and the
Frequency selected.

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 How to Create a New PM (cont.)
• D: Click the drop-
down to select who
is to complete the
PM.
• E: The drop down
has pre-set options
to chose from, but
do not have to be
used.
• F: If the drop down’s
pre-sets do not
apply, describe what
the problem is and
what needs to be
completed

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 How to Create a New PM (cont.)
• G: Editing this field
will modify the Next
Due Date field using
the frequency.
• H: A pre-determined
field that is the next
due date for the PM
(MM/DD/YYY)

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 How to Create a New PM (cont.)
• I: Enter how long the
PM will take to
complete.
• J: Enter the number
of people it will take
to complete the PM.
• K: An estimate of
how much money ($)
the PM will cost to
complete.

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KEEPTRAK WORK INSTRUCTION / INSTRUCCION DE TRABAJO PARA EL USO DE

Document Title KEEPTRAK

KeepTrak
Instrucción de Trabajo
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 Pantalla Principal

• Después de iniciar
sesión en
KeepTrak,
accederá a la
pantalla de inicio.
• Algunas partes del
programa pueden
estar restringidas
debido a sus
permisos

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 Mantenimiento Preventivo (PM)

• Las entradas de PM son tareas repetitivas que deben

completarse en el equipo con regularidad

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 Como Crear un Nuevo PM
• Comience seleccionando el botón "Create New".
• Si esta opción está en gris claro, no tiene permisos para crear una
nueva entrada

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Como Crear un Nuevo PM (Cont)

• Haga clic en el menú desplegable junto a "Select

Author Name" y busque su nombre

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 Como Crear un Nuevo PM (Cont)

• A: Si hay otro PM que

ya existe y es similar (es
decir, la misma acción
de PM), haga clic en el
menú desplegable y
seleccione el ID de PM.
Los campos se
autocompletarán desde
el PM al que es similar.
• B: seleccione todos los
campos de subnivel que
apliquen. Sea lo más
específico posible, pero
es posible que no se
apliquen todos los
subniveles.

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 Como Crear un Nuevo PM (Cont)
• C: seleccione el menú
desplegable y elija la
frecuencia con la que se
completará el PM.
Tenga en cuenta que se
auto-completará la
última fecha que se
completo (G) como hoy
y le indicará la próxima
fecha de vencimiento
(H) en función de la
última fecha
completada y la
frecuencia
seleccionada.

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 Como Crear un Nuevo PM (Cont)
• D: Haga clic en el menú
desplegable para
seleccionar quién debe
completar el PM.
• E: El menú desplegable
tiene opciones
preestablecidas para
elegir, pero no es
necesario usarlas.
• F: Si los ajustes
preestablecidos del
menú desplegable no
se aplican, describa cuál
es el problema y qué
debe completarse

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 Como Crear un Nuevo PM (Cont)
• G: Al editar este
campo, modificará
el campo de la
Próxima fecha de
vencimiento usando
la frecuencia
establecida.
• H: un campo
predeterminado que
es para la próxima
fecha de
vencimiento del PM
(MM/DD/AAAA)

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 Como Crear un Nuevo PM (Cont)
• I: Introduzca el tiempo
que tardará en
completarse el PM.
• J: Ingrese la cantidad de
personas que se
necesitarán para
completar el PM.
• K: Una estimación de
cuánto dinero ($) costará
completar el PM

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