Електронний документообіг

Тема 6
Електронний документ – це
документ, інформація в якому
зафіксована у вигляді електронних
даних, включаючи обов'язкові
реквізити документа.
Склад та порядок розміщення
обов'язкових реквізитів
електронних документів
визначається законодавством.
Електронний підпис – це
дані в електронній формі, які
додаються до інших електронних
даних або логічно з ними пов'язані
та призначені для ідентифікації
підписувача цих даних.
Електронний документообіг –
це сукупність процесів створення,
обробки, відправлення, передачі,
одержання, зберігання,
використання й знищення
електронних документів, які
виконуються з використанням
перевірки цілісності й, якщо буде
потреба, підтвердження факту
одержання таких документів
Електронний документообіг
передбачає
реєстрацію документів та змін до них;
пересилання користувачам для подальшої
роботи зареєстрованих документів за
допомогою сучасних ІТ;
пошук у базі даних, перегляд і редагування
електронних текстів документів у
відповідності з правами доступу
користувачів;
контроль за проходженням і виконанням
документів;
оформлення документів в архів.
Управління документами
(document management)
передбачає, що кожному документу,
який характеризується сукупністю
структурованих даних,
забезпечуються ефективні
зберігання, передавання і обробка.
Механізм виникнення проблем в менеджменті
підприємства в зв’язку з проблемами в сфері
обміну інформацією
Керівництво втрачає цілісну Структурні підрозділи, не маючи
картину того, що інформації про діяльність один
відбувається одного, перестають злагоджено діяти

Погіршується якість обслуговування клієнтів і здатність

підприємства підтримувати зовнішні контакти

Зменшується продуктивність праці

Виникає відчуття нестачі ресурсів: людських, технічних,

інформаційних і т.д.

Доводиться розширювати штат, вкладати гроші в устаткування

нових робочих місць, приміщення, комунікації, навчання
працівників

Зміна технології виробництва

Потреба в збільшенні
Потреба додаткових інвестицій
оборотного капіталу

Зменшення планового прибутку

 Типова ієрархія постачальників за відсутності
планування в режимі реального часу

Складальне
виробництво

Виробництво напівфабрикатів
та запчастин

Видобування та виробництво
сировини

Час, необхідний для зворотного

зв’язку, складає дні чи тижні
Типова ієрархія постачальників при
плануванні в режимі реального часу

Складальне виробництво

Час, необхідний
Виробництво для зворотного
напівфабрикатів та зв’язку, складає
запчастин хвилини чи години

Видобування та
виробництво сировини
Система електронного документообігу
повинна надавати можливість

створювати,
зберігати,
здійснювати пошук,
редагувати (в т.ч. одночасно
кількома користувачама),
і розсилати документи.
Основні вимоги до систем
електронного документообігу
масштабованість;
розподіленість;
модульність;
відкритість;
уніфікованість документів.
Класифікатори
локальні, які призначені для
використання на одному об'єкті
(підприємстві, фірмі) і не виходять за
його межі;
територіальні, регіональні або галузеві,
призначені для відповідних об’єктів;
державні (національні), що
розробляються на державному рівні, і, як
правило, обов'язкові до використання;
міжнародні класифікатори
Стандартизація систем ЕОД (EDI –
electronic data interchange)
Комунікаційні стандарти
визначають характеристики прийому,
перетворення сигналу і швидкість
передачі даних.
Інформаційні стандарти
характеризують структуру і вид
документів, які повинні бути передані
по інформаційній мережі.
Переваги електронного
документообігу:

операційні;
стратегічні.
 Напрямки розвитку електронного
документообігу:
 впровадження нових електронних форм
документів, пряме витіснення відповідних
паперових форм;
 взаємодія систем документообігу підприємств,
споживачів та державних установ;
 збільшення переліку операцій, що здійснюються із
застосуванням переважно електронного
документообігу, включення в нього, поряд з
прямими перевезеннями, транзиту і перевалки, а
також мультимодальних перевезень;
 розвиток забезпечувальних рішень, таких як
RFID-технології.