‫التراسل اإلداري‬

‫من إنجاز األساتذة المتدربون‪:‬‬

‫لبنى غريدو‬
‫لحمادي حسناء‬
‫المكفوني عبد اللطيف‬
‫مدني إسماعيل‬
‫الرزاق األشقر عبد‬
‫من اقتراح األستاذ‪:‬‬
‫ذ‪.‬‬
‫فالح‬

‫السنة التكوينية‪2013-2014:‬‬
 ‫المحتوى‬

‫تعريف الم‪$‬راسالت اإلدارية‬ ‫‪‬‬

‫أنواع المراسالت اإلدارية‬ ‫‪‬‬

‫أهم‪$‬ية الم‪$‬راسالت اإلدارية‬ ‫‪‬‬

‫القواعد العامة للتراسل اإلداري‬ ‫‪‬‬

‫نماذج من مراسالت إدارية‬ ‫‪‬‬

 ‫تعريف المراسالت اإلدارية‬

‫تعريف الرسالة‬ ‫‪‬‬

‫عبارة عن ورقة مكتوبة يكون لها صفة التراسل الحالي والشخصي‪ ،‬ويكون مرسلها‬
‫شخصا عاديا‪ ،‬وشخصا معنويا‪.‬‬

‫تعريف الرسالة اإلدارية‬ ‫‪‬‬

‫هي نوع من أنواع الكتابة الوظيفية‪ ،‬وتقوم على أساس االتصال الكتابي بين‬
‫جهتين‪ ،‬وهي كل مخاطبة مكتوبة تتم بين جهتين رسميتين‪ ،‬أو بين جهة رسمية‬
‫وشخص أو العكس‪ ،‬أو بين شخصين لغرض وظيفي‪.‬‬
 ‫أنواع المراسالت اإلدارية‬
‫المراسالت الرسمية ذات االتجاه الخارجي‬ ‫‪‬‬

‫هي المراسالت التي تصدر عن هيئة حكومية أو منظمة خاصة وترسل إلى جهة ما‬
‫تقع خارج حدود السلطة اإلدارية المباشرة للجهة المرسلة‪.‬‬
‫مثال‪ :‬الرسائل المرسلة من دولة إلى دولة‪ ،‬أو من وزارة إلى أخرى‪.‬‬

‫المراسالت الرسمية ذات االتجاه الداخلي‬ ‫‪‬‬

‫هي المراسالت التي يتم تداولها داخل المنظمة ذاتها‪ ،‬و هي أنواع‪:‬‬
 ‫المراسالت الرسمية ذات االتجاه النازل‬

‫تصدر من جهة إدارية عليا وتتجه إلى من هم أدنى منها مرتبة إدارية ‪ ،‬أو تلك‬
‫التي تصدر من الرئيس إلى مرؤوسيه ‪ ،‬وتكون غالبا ذات لهجة أمرة‪ .‬عليكم تنفيذ ‪،‬‬
‫االلتزام ‪ ،‬تعميم أمرنا ‪....‬‬
 ‫المراسالت الرسمية ذات االتجاه الصاعد‬

‫تصدر من هيئة إدارية أدنى إلى هيئة إدارية أعلى ‪ ،‬من المرؤوسين إلى‬
‫الرؤساء وعادة ما تكون بلهجة لطيفة تدل على احترام المستوى الرئاسي‬
‫األعلى ويتم التحدث فيها بصيغة الجمع معاليكم‪ ،‬سعادتكم‪ ،‬نرجو‬
‫منكم ‪ ،‬كما اعتدنا من سعادتكم‪ ،‬حرصكم وهكذا‬
 ‫المراسالت الرسمية ذات االتجاه األفقي‬

‫وهي المراسالت التي يتم تبادلها بين اإلدارات المتنوعة ‪ ،‬أو الفروع‬
‫المتنوعة ‪ ،‬أو األفراد العاملين ‪ ،‬بشرط أن تكون تلك الهيئات ذات‬
‫سلطات إدارية مستقلة عن بعضها البعض جميعها تخضع لسلطة مركزية‬
‫أو لمنظمة واحدة ‪.‬ويميل هذا النوع من المراسالت على تأكيد التعاون‬
‫والترابط ويتم الحديث بصيغة نحن مثل اشتركنا ‪ ،‬عملنا ‪ ،‬اتفقنا ‪،‬‬
‫أبرمنا‪...‬‬
 ‫أهمية المراسالت اإلدارية‬

‫‪ ‬تسهيل عملية االتصال بني املنظمات اإلدارية دون أن يكون هناك حاجة إىل اللقاء‬
‫الشخ‪+‬صي بني املسؤولني‪.‬‬
‫‪ ‬الرسالة ذات الصياغة اجليد‪+‬ة و الصادقة مبحتواها حتقق عالقات طيبة بني األطراف ذات‬
‫العالقة‪.‬‬
‫‪ ‬متثل املراسالت املتبادلة مستندا قانونيا أمام القضاة يف حالة حصول منازعات بني األطراف‪.‬‬
‫‪ ‬تعترب مصد‪+‬را هاما للمعلومات ميكن الرجوع إليها عند احلاجة‪.‬‬
‫‪ ‬قلة التكاليف من حيث الوقت و اجلهد‪ +‬و املال‪.‬‬
‫‪ ‬املراسالت أكثر مشوال من وسائل االتصال األخرى من حيث املعلومات حيث يتيح لكاتبها‬
‫التعرض للمواضيع‪ +‬بشيء من الشمول و التفصيل اليت قد ال تتوفر يف وسائل االتصال‬
‫األخرى‪.‬‬
‫‪ ‬الرسالة تساعد على التعرف على الشخ‪+‬ص الذي قام بتحريره وبالتايل ميكن حتديد املسؤولية‬
‫و النتائج املرتتبة عليها‪.‬‬
 ‫القواعد العامة للتراسل اإلداري‬
‫يتم الرتاسل بني اإلدارة و املوظفني‪ ،‬و فيما بني اإلدارة و املؤسسات‪ ،‬وفق نظام دقيق ينبغي على‬
‫املوظف أن يطلع عليه و حيرتم قواعده‪ ،‬و إال تعرضت مصاحله و حقوقه للضياع و اإلمهال‪.‬‬
‫‪ )1‬احترام السلم أو التسلسل اإلداري‪:‬‬
‫ينبغي أن توجه املراسالت دوماً إىل السلطة املكلفة أو املختصة‪ ،‬مع شرط مرورها عرب اإلدارات‬
‫و املؤسسات الوسيطة‪ ،‬فاألستاذ أو املدير أو أي موظف مبؤسسة تعليمية‪ ،‬إذا أراد أن يبعث رسالة‬
‫إىل إدارة مركزية أو أكادميية‪ ،‬عليه أن يراسل املصلحة أو القسم املعين بعد ذكر السيد الوزير و‬
‫اإلدارات الوسيطة بالتنازل‪ ،‬بينما يذكر بالتصاعد اجلهات اليت ستمر عربها الرسالة‪ ،‬و حىت يتم‬
‫التأكد من صحة التسلسل اإلداري يف املراسلة‪ ،‬يستحسن االعتماد على هيكل الوزارة املعمول به‪.‬‬
‫و من جهة أخرى‪ ،‬مينع على أي مؤسسة أو أي شخص اعتباري‪ ،‬أن يراسل سفارة بشكل‬
‫مباشر (املذكرة الوزارية ‪ 104‬يف ‪ ،)20/04/1982‬إذ البد من مرور الرسالة عرب السلم اإلداري‪.‬‬
‫بل لقد أصبح الرتاسل بني مدرستني أو ثانويتني مثالً‪ ،‬خيضع ملروره عرب نيابة التعليم‪ ،‬جتنباً للخلط‪ ،‬و‬
‫حترياً للدقة و الضبط‪.‬‬
 ‫‪ )2‬االســم المعنوي‪:‬‬
‫توجه الرسالة إىل املسؤول املعين بصفته اإلدارية‪ ،‬دون اللجوء إىل امسه‬
‫الشخصي‪ ،‬ألن الرسالة ذات طابع إداري تبعث من املعين باألمر باعتباره شخصاً‬
‫معنوياً إىل اجلهة املخصصة ذاهتا‪ ،‬بغض النظر عن أمساء املوظفني العاملني هبا‪.‬‬
‫‪ )3‬الحمدلة و البسملة‪:‬‬
‫انسجاماً مع املبا‪+‬دئ اإلسالمية يف التعامل و الكتابة‪ ،‬و مع األحاديث النبوية‬
‫الشريفة‪ ،‬فإن البدء بـ " بسم اهلل الرمحن الرحيم" أو "احلمد هلل و حده" من‬
‫األخالق اإلسالمية‪ ،‬فكل عمل ال يبدأ ببسم اهلل فهو أبرت‪.‬‬
‫و يستحسن االحتفا‪+‬ظ هبذه امليزة يف مجيع املراسالت‪ ،‬و أن تتوسط أعلى الورقة‬
‫األوىل للرسالة‪ .‬‬
‫‪ )4‬وضـ ــوح الخ ــط‪:‬‬
‫قد تتعرض الرسالة للضياع و اإلمهال بسبب رداءة اخلط أو عدم وضوحه‪،‬‬
‫حبيث تتعذر قراءة أو فهم مضمون الرسالة‪ .‬لذا البد من إجادة اخلط يف‬
‫املراسالت‪ ،‬و قد يلجأ من أجل ذلك إىل الكتابة باآللة حترياً للوضوح و اجلالء‪.‬‬
 ‫‪:‬اـ ـ ـ ــلـ ـرـأـس )‪5‬‬
‫مهما كانت اجلهة املرسلة‪ ،‬إدارية أو شخصية‪ ،‬فإنه يتعني إثبات الرأس يف أعلى الرسالة‬
‫على اليمني‪ ،‬و هو يكون يف إحدى الصورتني‪:‬‬
‫‪ ‬إذا كانت اجلهة املرسلة إدارة‪ ،‬فإن الرأس البد أن يشتمل تنازلياً على أمساء مجيع اإلدارات‬
‫التسلسلية‪ .‬مع ضرورة أن تعلوها كلها عبارة‪ :‬اململكة املغربية‪ .‬كما يلي‪:‬‬
‫اململكة املغربية‬
‫‪ ....‬وزارة الرتبية الوطنية‬
‫األكادميية اجلهوية للرتبية و التكوين‬
‫‪.......................‬جلهة‬
‫‪........................‬نيابة‬
‫‪ .....................‬الثانوية التأهيلية‬
‫‪ ‬إذا كانت اجلهة املرسلة موظفاً أو موظفةً‪ ،‬فإن الرأس يشتمل إذاك على االسم الشخصي و‬
‫العائلي‪ ،‬رقم التأجري‪ ،‬اإلطار‪ ،‬التخصص إن اقتضى احلال‪ ،‬مقر العمل مث البلدة‪.‬‬
‫و الرأس يعطي صورة واضحة عن اجلهة اليت راسلت‪ ،‬حىت ميكن إرجاع اجلواب إليها –‬
‫إذا كان مطلوباً – دون إشكال‪.‬‬
 ‫‪ ‬‬
‫‪:‬اـ ـ ــلمكانو ا ـ ـ ـلتارـيـخ اـ ـ ــلهجريو اـ ـ ــلميالدـي )‪6‬‬
‫يكتب مكان و تاريخ اإلرسال يف أعلى الصفحة األوىل على اليسار‪ ،‬و هلذه املعلومات أمهية‬
‫واضحة‪ ،‬باعتبار الرسالة مرتبطة بتاريخ أو أجل‪ ،‬كما أن مكان اإلرسال يعطي صورة عن طبيعة‬
‫التعامل مع الرسالة على مستوى التاريخ و األجل و الظروف‪.....‬‬

‫‪:‬اـ ـ ــلمرســلإ ـ ـ ـليهـ )‪7‬‬

‫ختضع كتابة اجلهة املرسل إليها لقاعدة تسلسلية مزدوجة‪ .‬فعند مراسلة املصاحل املركزية‪ ،‬تبعث‬
‫الرسالة يف اسم السيد الوزير‪ ،‬و يأيت بعده تنازلياً ذكر اإلدارة الوسيطة إىل أن تذكر اجلهة املختصة‪ .‬و‬
‫مبا أن الرسالة قبل ذلك ستمر عرب مؤسسة و إدارة إقليمية‪ ،‬فإنه البد من كتابته على هذا النحو‪:‬‬
‫إل ــى‬
‫ـ ـ السيد وزير الرتبية الوطنية ‪....‬‬
‫ـ ـ الكتابة العامة‬
‫ـ ـ مديرية ‪.......................‬‬
‫ـ ـ الرباط‪.‬‬ ‫ـ ـ قسم ‪..........................‬‬
‫ـ ـ جرادة‬ ‫ـ ـ على يد السيد مدير ‪........‬‬
‫ـ ـ تطوان‪.‬‬ ‫ـ ـ حتت إشراف السيد النائب اإلقليمي لوزير الرتبية الوطنية‬
 ‫‪ ‬‬
‫‪ )8‬المــوضــوع‪:‬‬
‫لصياغة املوضوع‪ ،‬ينبغي مراعاة الدقة و الرتكيز و الوضوح‪ ،‬حبيث تكون العبارة‬
‫أقصر ما ميكن‪ ،‬و يف الوقت ذاته‪ ،‬تعطي فكرة عن حمتوى الرسالة ـ ـ مثال ذلك‪:‬‬
‫طلب انتقال‪ ،‬طلب تعويضات عائلية‪ ،‬طلب استقالة‪ ،‬طلب تصحيح اخلدمات‪.‬‬
‫و هذا ينبغي أال تشتمل الرسالة إال على موضوع واحد‪ ،‬و يكتب حتت الرأس على‬
‫اليمني بعد املرسل إليه‪.‬‬

‫‪ )9‬الم ـ ــرجع‪:‬‬
‫يقصد به مجيع املستندات و الوثائق و القرائن اليت يستند إليها املرسل كال أو‬
‫بعضا‪ ،ً+‬يدوهنا حتت عنوان (املرجع) أسفل املوضوع مباشرة‪ .‬و اإلشارة إىل املرجع‬
‫تعطي ملوضوع الرسالة حجية و مصداقية‪.‬‬
 ‫‪ ‬‬
‫‪ )10‬التحي ـ ــة‪:‬‬
‫توجه إىل املرسل إليه حتية بإحدى الصيغتني التاليتني‪:‬‬
‫ـ ـ سالم تام بوجود موالنا اإلمام املؤيد باهلل‪.‬‬
‫ـ ـ سالم تام بوجود موالنا اإلمام نصره اهلل‪.‬‬
‫و تكتب هذه التحية وسط الرسالة حتت املرجع و املوضوع‪.‬‬
‫‪ )11‬شخصية الرسالة‪:‬‬
‫تعترب الرسالة ذات طابع شخصي‪ ،‬فردي ال مجاعي‪ ،‬و لو كان املوضوع‬
‫يهم أكثر من شخص‪ ،‬حبيث يكتب كل شخص رسالة مبفرده‪.‬‬
‫‪ )12‬نوعية األوراق‪:‬‬
‫حجم (‪ 29,7 × 21‬سم)‬ ‫تكتب الرسالة يف أوراق بيضاء أو وزارية من َ‬
‫أو (‪ 27 × 21‬سم) ‪.‬‬
 ‫‪ ‬‬

‫‪ )13‬صـ ــياغة نص الرسالة‪:‬‬

‫يكتسي أسلوب الرسالة اإلدارية طابعاً خاصاً‪ ،‬إذ ينبغي أن تراعى فيه خصائص عدة منها‪:‬‬
‫‪ ‬البساطة و الوضوح‪ :‬حبيث يستحسن جتنب استعمال عبارات شاذة أو جمهولة‪.‬‬
‫‪ ‬الرتكيز‪ :‬إن اإلطناب يف املراسلة اإلدارية‪ ،‬يفقدها الدقة و سرعة األداء‪ ،‬فال يسوغ أن تكتب رسالة‬
‫عاد‪ ،‬يتعلق مثالً بطلب تعويضات أو تسوية وضعية ‪ ،...‬فكلما‬ ‫يف صفحة أو أكثر حول موضوع ٍ‬
‫كانت الرسالة قصرية و واضحة‪ ،‬سهل على املكلفني استيعاهبا‪ ،‬و اختاذ القرار املناسب إزاءها‪.‬‬
‫‪ ‬األسلوب اإلداري‪ :‬ينبغي أن يكون لبقاً‪ ،‬تستعمل فيه عبارات من الرصيد اللغوي اإلداري‪ ،‬مع جتنب‬
‫العبارات األدبية و العاطفية و السجع‪ ،‬و ضرب األمثال أو األمثلة‪ ،‬مهما كان املوضوع‪ ،‬التماساً أو‬
‫طعناً إدارياً أو شكوى‪ ،‬أو طلباً‪ ،‬أو توضيحاً ‪....‬‬

‫‪ )14‬النس ـ ــخ‪:‬‬
‫تكتب املراسلة يف أربع نسخ‪ ،‬توزع كالتايل‪:‬‬
‫‪ ‬حيتفظ املعين باألمر بنسخة حتمل رقم اإلرسال و تارخيه مع االشعار بالتوصل‪.‬‬
‫‪ ‬حيتفظ الرئيس املباشر بنسخة‪.‬‬
‫‪ ‬يوجه األصل مع نسخة إىل األكادميية أو إىل الوزارة‪ ،‬حبيث قد حتتفظ النيابة بتلك النسخة‪.‬‬
 ‫‪ ‬‬
‫‪ )15‬االخت ـ ــتام‪:‬‬
‫ختتم الرسالة بكلمة "و السـ ــالم" دون استعمال أساليب التحيات املتداولة يف املراسالت‬
‫الشخصية بني الناس‪.‬‬

‫‪ )16‬التوقيع‪:‬‬
‫توقع مجيع النسخ من لدن صاحبها بتوقيع مفتوح (و هو كتابة االسم و النسب)‪ ،‬و توقيع مغلق‬
‫(و هو اإلمضاء اخلاص بكل شخص)‪.‬‬

‫‪ )17‬المـ ــرف ــقات‪:‬‬

‫قد يلجأ املرسل إىل إرفاق رسالته بوثائق أو مستندات‪ ،‬فعليه أن يشري إىل ذلك يف أسفل‬
‫الرسالة على اليمني حتت كلمة‪( :‬املرفقات)‪ ،‬مع ذكر عدد كل منها إذا كانت أكثر من واحد‪.‬‬
‫نماذج من مراسالت إدارية‬
 ‫‪ ‬‬

‫النموذج ‪ :1‬رسالة شخصية من موظف إلى مصلحة مركزية‪:‬‬

‫التاريخ‬ ‫الحمد هلل وحده‬ ‫الرأس‬
‫‪ ‬‬
‫القصر الكبير في ‪ ...../.../...‬هـ‬ ‫يــوس ــف ه ــاشـ ـمـي‪.‬‬
‫الم ــوافـ ــق لـ ‪ ...../.../...‬م‬ ‫رقم التأجير ‪. ............‬‬
‫أستاذ التعليم االبتدائي‪ .‬الدرجة‪ .....‬الرتبة‪. .....‬‬
‫مدرسة ‪. .................‬‬
‫القصر الكبير‪.‬‬
‫إلى‬
‫السيد وزير التربية الوطنية و التعليم العالي و تكوين األطر والبحث العلمي‪.‬‬
‫الكتابة العامة‪.‬‬ ‫المرسل اليه‬
‫مديرية الموارد البشرية و تكوين األطر‪.‬‬
‫قسم التدبير المندمج لموظفي التعليم االبتدائي‪.‬‬
‫مصلحة مدرسي التعليم االبتدائي‪.‬‬
‫‪-‬ال ـربــاط‪-‬‬
‫على يد السيد مدير مدرسة ‪. .................‬‬
‫‪-‬القصر الكبير‬
‫تحت إشراف السيد النائب اإلقليمي لوزارة التربية الوطنية و التعليم العالي و تكوين األطر والبحث العلمي‪.‬‬
‫‪-‬الع ـرائــش‪-‬‬
‫‪ ‬‬
‫الموضوع‪ :‬الترقي باالختيار إلى الدرجة األولى‪.‬‬
‫المــرجــع‪ :‬الئحة المترشحين للترقي برسم سنة ‪. ......‬‬
‫‪ ‬‬
 ‫سالم تام بوجود موالنا اإلمام نصره اهلل‪.‬‬
‫و بعد‪ ،‬يشرفي السيد الوزير‪ ،‬إخباركم بأنه تم إغفال اسمي من الئحة الترقي‪،‬‬
‫إلى الدرجة األولى من إطار أساتذة التعليم االبتدائي‪ ،‬برسم سنة ‪ ،.......‬رغم أني‬
‫أتوفر على الشروط القانونية للترقي إلى هذه الدرجة‪ ،‬و عليه فالرجاء منكم‪،‬‬
‫العمل على تصحيح ذلك قبل انعقاد اجتماع اللجان اإلدارية المتساوية األعضاء‪.‬‬
‫و السـ ـ ـ ــالم‬
‫االمضاء‬ ‫‪ ‬‬
‫اإلمضاء‪ :‬يوسف هاشمي‬
‫‪ ‬‬

‫الم ـ ــرفـ ــقات‪:‬‬

‫ـ ـ نسخة من قرار اإلدماج في الدرجة الثانية‪.‬‬
 ‫‪ ‬‬

‫النموذج ‪ : 2‬رسالة إدارية من مدير إلى نيابة‪:‬‬

‫‪ ‬‬
‫الحمد هلل وحده‬
‫‪ ‬‬
‫تيفلت في ‪ ...../.../...‬هـ‬ ‫المملكة المغربية‬
‫الم ــوافـ ــق لـ ‪ ...../.../...‬م‬ ‫وزارة التربية الوطنية و التعليم العالي و تكوين األطر والبحث العلمي‪.‬‬
‫النيابة اإلقليمية بالخميسات‬
‫مدرسة ‪. .................‬‬
‫‪-‬تيفلت‪-‬‬

‫مدير مدرسة ‪.................‬‬

‫تيفلت‬
‫إلى‬
‫السيد النلئب اإلقليمي لوزارة التربية الوطنية و التعليم العالي و تكوين األطر والبحث العلمي‪.‬‬
‫الكتابة اإلقليمـية‪.‬‬

‫الخميسات‬

‫الموضوع‪ :‬تأسيس جمعية آباء التالميد ‪.‬‬

‫المــرجــع‪ :‬مدكرة إقليمية رقم ‪......‬بتاريخ‪. ......‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
 ‫سالم تام بوجود موالنا اإلمام نصره اهلل‪.‬‬
‫و بعد‪ ،‬فتنفيدا للتعليمات الواردة في المدكرة المومأ إليها في‬
‫المرجع‪ ،‬يشرفني أن أطلب منكم الموافقة على عقد جمع تأسيسي‬
‫لجمعية آباء و أولياء التالميد‪ ،‬بالمدرسة‪ ،‬و دلك يوم‪............‬على‬
‫الساعة‪........‬‬
‫و السـ ـ ـ ــالم‬

‫طابع المدرسة‬ ‫مدير المدرسة‬

‫اإلمضاء‪ :‬لطفي محمد‬
‫شكرا على حسن اهتمامكم‬