PENGURUSAN MESYUARAT

BERKESAN

PERATURAN DAN PROTOKOL

 TUJUAN MESYUARAT

• PENYAMPAIAN & PERTUKARAN MAKLUMAT

• KERJASAMA, PENYELARASAN & KOMUNIKASI
• PENYELESAIAN KONFLIK
• HALATUJU & PERANCANGAN MASA DEPAN
• MEMPERBAIKI PRESTASI KERJA SEMASA
• LATIHAN & PEMBANGUNAN
 APAKAH MESYUARAT?

SUATU PERHIMPUNAN 3 ATAU LEBIH ORANG YANG

MEMPUNYAI MATLAMAT YANG SAMA DIMANA
KOMUNIKASI MERUPAKAN CARA UTAMA BAGI
MENCAPAI MATLAMAT TERSEBUT.
KATEGORI MESYUARAT

• MEMBERI MAKLUMAT
• MEMBUAT KEPUTUSAN
• GABUNGAN KEDUA-DUANYA.
 MESYUARAT BERKUALITI
• OBJEKTIF YANG JELAS
• MEMPUNYAI AGENDA
• PEMILIHAN AHLI MESYUARAT
• KESESUAIAN TEMPAT, TARIKH
DAN MASA
• SURAT JEMPUTAN AWAL
• MEMASTIKAN PERSEDIAAN
– BAHAN RUJUKAN
– KEMUDAHAN FIZIKAL
• MENENTUKAN KEHADIRAN
• PERBINCANGAN PRA-MESYUARAT
• PENGURUSAN MASA
• KEBERKESANAN PESERTA
– PENGERUSI
– SETIAUSAHA
– AHLI
• PERBINCANGAN YANG POSITIF
• MENCAPAI OBJEKTIF
• PENYEDIAAN MINIT
• TINDAKAN SUSULAN BERKESAN
 KOMPONEN UTAMA MESYUARAT

• KANDUNGAN
– maklumat, pengetahuan, pengalaman, pendapat, idea, dongeng, sikap
dan harapan peserta

• INTERAKSI
– cara peserta memproses kandungan mesyuarat; termasuk kerjasama,
mendengar, meluah, melibatkan diri, mempercayai dan seterusnya.

• STRUKTUR
– cara maklumat dan peserta diurus untuk mencapai objektif mesyuarat.
 APAKAH MESYUARAT BERKESAN

APABILA MESYUARAT ITU MENCAPAI MATLAMATNYA

DALAM JANGKAMASA YANG PALING SINGKAT SERTA
DAPAT MEMUASKAN PESERTA.
 MASALAH MESYUARAT

ISU % TERGANGGU

KELUAR TAJUK 83%

KURANG PERSEDIAAN 77%

KURANG TUMPUAN 68%

DOMINASI PESERTA TERTENTU 62%

TERLALU PANJANG 60%

KURANG PENGLIBATAN 51%

KURANG TINDAKAN SUSULAN 74%

 PENDEKATAN “TAM”

 Setiap mesyuarat mesti ada tujuan.

Tujuan  Tujuan mesyuarat dinyatakan di dalam
surat panggilan mesyuarat

 Senaraikan perkara yang hendak

Agenda 
dibincang
Nyatakan tempoh masa perbincangan
setiap agenda

Masa
 Tetapkan masa mula
 Tetapkan jangkaan tamat
 PENGENDALIAN MESYUARAT
YANG BERKESAN

• Wujudkan suasana yang boleh merangsang perbincangan

• Ahli-ahli diberi peluang sama rata untuk perbincangan
• Agenda dibincangkan satu persatu
• Had waktu perbincangan bagi setiap isu/masalah ditentukan
mengikut keutamaan
• Setiap pandangan dan keputusan dirumuskan dari masa ke
masa
 CIRI-CIRI MESYUARAT
YANG BERKUALITI

• Pendek (kurang dari 3 jam)

• Memberi banyak maklumat
• Keputusan dibuat dengan persetujuan terbanyak
• Keputusan dibuat dengan tegas
• Setiap keputusan diambil tindakan segera
 PERANAN & TUGAS
PENGERUSI

• PERANCANGAN MESYUARAT
• APAKAH ISU/MASALAH YANG HENDAK DIBINCANGKAN
• HADKAN BILANGAN ISU/MASALAH
• TENTUKAN KEUTAMAAN ISU/MASALAH
 PERANAN & TUGAS
PENGERUSI

Awal Mesyuarat
• Datang awal sebelum waktu mesyuarat

• Mulakan mesyuarat tepat pada waktunya

• Wujudkan suasana mesyuarat yang harmoni

• Maklumkan tujuan/agenda yang hendak di capai

 PERANAN & TUGAS
PENGERUSI

Semasa Mesyuarat
• Beri peluang sama rata kepada ahli
• Galakkan penyertaan
• Kawal perbincangan
• Kawal perjalanan masa
• Kekalkan suasana harmonis
• Beri kesimpulan dari masa ke samasa
 PERANAN & TUGAS
PENGERUSI

Akhir Mesyuarat
• Rumuskan perkara-perkara utama yang telah
dipersetujui/diputuskan
• Maklumkan keputusan yang telah diambil
• Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil
• Tetapkan tarikh, masa dan tempat mesyuarat akan datang
• Tamatkan mesyuarat
 PERANAN & TUGAS
PENGERUSI

Selepas Mesyuarat
– Menyemak draf minit mesyuarat

– Menandatangani Minit Mesyuarat bersama Pencatit Minit

– Memastikan Pencatit Minit (PIC) membuat follow-up dan

follow-through
– Menetapkan mesyuarat susulan
 PERANAN & TUGAS
PENCATIT MINIT

• Tindakan Semasa Mesyuarat

– Mengambil kehadiran
– Mencatat Minit Mesyuarat

• Tindakan Selepas Mesyuarat

– Penyediaan minit- draf minit selewat-lewatnya 3 hari selepas
mesyuarat
– Format minit mesyuarat - susunan mengikut agenda mesyuarat
– Susunan nama ahli-ahli mesyuarat mengikut kekananan
– Catatan perbincangan : padat, tepat, jelas
– Mengambil tindakan follow up & follow through
 PERANAN & TUGAS
AHLI MESYUARAT
• Tindakan Sebelum Mesyuarat
– Membuat persiapan awal
– Tiba awal

• Tindakan Semasa Mesyuarat

– Memberi sumbangan yang berkesan
– Mematuhi peraturan dan tatacara mesyuarat

• Tindakan Selepas Mesyuarat

– Memaklumkan kepada pihak pengurusan / pihak tertentu mengenai keputusan
mesyuarat
– Mengambil tindakan di atas keputusan yang dicapai
– Memberi laporan maklumbalas kepada Urusetia secepat mungkin
 MEMBENTUK & MENYUSUN
AGENDA

• Perkara-perkara yang perlu diutamakan dalam membentuk agenda adalah

seperti berikut:-
– Perutusan Pengerusi
– Pengesahan Minit Mesyuarat yang lalu
– Perkara berbangkit dari mesyuarat lalu
– Senarai perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan
– Pembentangan kertas-kertas kerja
– Hal-hal lain
– Penutup
 MESYUARAT PENGURUSAN BIL. 3/2008
BAHAGIAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA,
JABATAN TENAGA ELEKTRIK NASIONAL

TARIKH: 8 Mei 2008 (Khamis)

MASA: 8.30 – 11.30 PAGI
PENGERUSI: PENGARAH BAHAGIAN PEMBAGUNAN SUMBER
MANUSIA
TEMPAT: BILIK MESYUARAT UTAMA, ARAS 8, BLOK A,
KOMPLEKS JABATAN TENAGA ELEKTRIK
NASIONAL

AGENDA MESYUARAT

1. Perutusan Pengerusi.
2. Pengesahan Minit Mesyuarat Bil. 2/2008 pada 10 April 2008.
3. Perkara berbangkit dari Minit Mesyuarat Bil. 2/2008.
4. Pembentangan kertas kerja:
i. Cadangan Penajaan Pegawai JTEN Mengikuti Kursus di Afrika Selatan –
Dibentangkan oleh Encik Abdul Salam Hamid, Ketua Unit Latihan Dalam
CONTOH AGENDA Perkhidmatan.
ii. Cadangan Mengadakan Kerjasama Dengan Syarikat Perunding Imej – Dibentangkan
oleh Puan Hayati Ahmad, Ketua Unit Hal Ehwal Wanita.
iii. Cadangan Mengadakan Kursus Penilaian Kompetensi Kumpulan Sokongan JTEN –
Dibentangkan oleh Encik Abu Bakar Said, Ketua Unit Pembangunan Kompetensi.
5. Hal-hal lain.
6. Penutup.
 SURAT JEMPUTAN

• Pihak urusetia hendaklah menentukan supaya ahli-ahli mesyuarat menerima surat

jemputan mesyuarat dan dokumen-dokumen berkenaan dalam tempoh sekurang-
kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat itu diadakan.

• Surat jemputan mesyuarat mestilah mengandungi maklumat-maklumat asas

seperti:
– nama jawatankuasa/mesyuarat
– tarikh dan tempat mesyuarat
– masa mula dan masa dijangka tamat
– agenda mesyuarat
– nama Pengerusi
– jenis pakaian

• Urusetia hendaklah menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput dibenarkan

menghantar wakil.
 PERBEZAAN JENIS-JENIS MESYUARAT

JENIS MESYUARAT
ASAS Mendapatkan Maklumat Membuat Keputusan &
& Memberi Maklumat Menyelesai Masalah
Bilangan ahli Tidak terhad Tidak melebihi 12 orang
Siapa perlu hadir Mereka yang perlu tahu Yang bertanggungjawab &
boleh memberi sumbangan

Proses Komunikasi Satu hala Dua hala & interaktif

Persediaan Bilik Lecture style/ bilik Berhadapan / Bertentangan

darjah
Gaya Kepimpinan Autokratik / Autoritatif Penyertaan

Penekanan Isi Kandungan Menyelesaikan Masalah

Asas Kejayaan Perancangan & Suasana pertukaran idea /
Penyediaan Maklumat pandangan
CONTOH SUSUNATUR BILIK MESYUARAT BERTUJUAN MEMBERI MAKLUMAT

CH F
RT LIP
A
BO /W
A R HI
D TE

REFRESHMENTS
CONTOH SUSUNATUR BILIK MESYUARAT BERTUJUAN MEMBERI MAKLUMAT

CH F
RT LIP
A
BO /W
AR H I
D TE

REFRESHMENTS
CONTOH SUSUNATUR BILIK MESYUARAT BERTUJUAN MEMBUAT KEPUTUSAN

CH
AR FLI
T P
BO /W
AR H I
D TE

REFRESHMENTS
CONTOH SUSUNATUR BILIK MESYUARAT BERTUJUAN MEMBUAT KEPUTUSAN

CH F
RT LIP
A
BO /W
AR H I
D TE

REFRESHMENTS
 SUSUNATUR TEMPAT MESYUARAT

SESUAI UNTUK PERBINCANGAN DAN KOMPROMI BAGI

BILANGAN PESERTA YANG TIDAK RAMAI

SESUAI UNTUK PERBINCANGAN DAN

KOMPROMI BAGI BILANGAN PESERTA YANG
RAMAI

SESUAI APABILA BILANGAN PESERTA ADALAH

RAMAI DAN KAWALAN LEBIH KE ATAS AHLI
DIPERLUKAN

SESUAI APABILA BILANGAN PESERTA

TERLALU RAMAI
 PENGGUNAAN ALAT PANDANG DENGAR

• Dari segi penggunaannya alat pandang dengar adalah

bertujuan untuk membantu persembahan dalam mesyuarat.
Pada asasnya alat tersebut boleh membantu untuk:
– Menimbulkan minat terhadap persembahan
– Menjelaskan maklumat dan penerangan seseorang
– Membantu seseorang pendengar lain memahami sesuatu
masalah atau isu dengan lebih mudah
 ALAT PANDANG DENGAR

• Alat pandang dengar yang biasanya digunakan dalam

persembahan/taklimat adalah termasuk:
– Flipcharts
– Papan putih (whiteboard)
– Projektor ‘overhead’
– Alat perakam video dan TV
– Tayangan filem/video
– Model atau contoh projek
 CARTA ALIRAN MENGENDALIKAN MESYUARAT

P Tetapkan tujuan/objektif mesyuarat

Sebelum P Tetapkan tarikh/masa/tempat ahli

Mesyuarat dan agenda mesyuarat

S/U Sediakan/hantar notis, agenda-agenda

mesyuarat dan kertas kerja sekiranya ada

S/U Sediakan tempat dan peralatan

Pengerusikan Mesyuarat - Catatkan kehadiran ahli-ahli

Semasa • Buka Mesyuarat - Catatkan butir-butir
Mesyuarat P • Mengawal S/U
perbincangan
perbincangan - Berikan perjelasan yang perlu
• Merumus mesyuarat

S/U Sediakan deraf Minit Mesyuarat

Selepas
Mesyuarat
P Semak & Luluskan deraf Minit
Mesyuarat

- Edarkan minit mesyuarat

S/U
* P - Pengerusi Mesyuarat - Ambil tindakan “follow-up”
S/U - Setiausaha Mesyuarat - Mengadakan “post mortem”
 MINIT MESYUARAT

MERUPAKAN SATU REKOD BERTULIS MENGENAI

PERKARA-PERKARA YANG DIBINCANGKAN DI DALAM
SESUATU MESYUARAT
 Ciri-Ciri Minit Mesyuarat Yang Baik

– Ringkas dan Padat

• Tidak direka-reka (Bukan laporan/cerita pendek)
– Lengkap
• Boleh memberi kefahaman jelas
– Tepat
• Butir perbincangan di catat dengan tepat
– Bebas dari keraguan
• Tarikh, nombor rujukan, nama, fakta dan lain-lain
 Panduan Penulisan Minit Mesyuarat

• Peringkat Persediaan
– Mengetahui agenda
– Mengetahui minit mesyuarat lepas
– Membaca semua kertas kerja

• Semasa Mesyuarat
– Tumpukan perhatian kepada perbincangan

• Peringkat Penulisan Minit Mesyuarat

– Draf minit diserahkan untuk kelulusan Pengerusi 3 hari selepas tarikh mesyuarat

Nota: Minit mesyuarat diedarkan 7 hari selepas tarikh mesyuarat

 MINIT MESYUARAT

• Minit Mesyuarat hendaklah merekodkan:

– senarai kehadiran mesyuarat
– perkara-perkara penting yang dibincangkan di
dalam mesyuarat
– keputusan-keputusan yang dibuat
– tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil oleh
agensi
 FORMAT MINIT MESYUARAT

MINIT MESYUARAT ………

(Catatkan Nama Mesyuarat)
Bil ……………. Tahun …..
(Catatan nombor bilangan mesyuarat dan tahun)

Tarikh :
Masa :
Tempat:

HADIR
(Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi
mesyuarat. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan)

HADIR BERSAMA
(Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli-ahli tetapi dijemput khas untuk menghadiri
mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan. Susunan nama hendaklah mengikut
kekananan)

URUSETIA
(Senaraikan mana pegawai-pegawai yang menjadi Urusetia mesyuarat, susunan nama hendaklah
mengikut kekananan)
I. PERUTUSAN Y.BHG. PENGERUSI
Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh
Pengerusi mesyuarat. Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan oleh Pengerusi di
awal mesyuarat. Ia mungkin dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara
berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat.

II. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

Catatkan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu samada disahkan tanpa pindaan atau
disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu. Jika ada pindaan menyatakan pindaan-
pindaan berkenaan.

III. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

a) Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam
mesyuarat yang lepas
b) Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan. Untuk
memudahkan rujukan dibuat muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang
membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan
c) Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga agensi atau
pegawai yang perlu mengambil tindakan.

IV. PERBINCANGAN
a) Ruangan ini merekodkan perkara-perkara baru yang dibincangkan oleh ahli-ahli mesyuarat.
Susunan tajuk adalah mengikut agenda mesyuarat yang telah ditetap.
V. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA
Bagi mesyuarat-mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan untuk perbincangan.
Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini ialah:-
• Tajuk kertas kerja berkenaan.
• Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan.
• Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan.
• Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan.
• Pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan
di dalam kertas kerja berkenaan.
• Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan serta tindakan-
tindakan susulan yang perlu diambil seterusnya.

VI. HAL-HAL LAIN

Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat yang
pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat.
VII. PENUTUP

Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti:-

– Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan
– Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat
– Catatkan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan

URUSETIA
(Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat)

Tarikh
(Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan)
 CONTOH STRUKTUR MEREKODKAN MINIT MESYUARAT
YANG BERKUALITI

1. Perutusan Pengerusi
2. Pengesahan Minit
3. Perkara-perkara Berbangkit
3.1. (Perkara) para … m.s. ….
3.1.1. Mesyuarat dimaklumkan bahawa….
3.1.2. Mesyuarat memutuskan …….

Tindakan: ______________

4. Pembentangan kertas-kertas kerja

4.1. (Tajuk Kertas Kerja)
4.1.1. Mesyuarat mengambil maklum bahawa:
(i) …….
(ii) ……..

4.1.2. Mesyuarat memutuskan …………

Tindakan:_____________

5. Hal-hal lain
6. Penutup
 TATASUSILA BERMESYUARAT

• Jangan lewat tiba

• Elakkan ganguan telefon kecuali perkara penting
• Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa kebenaran
• Elakkan cara duduk yang tidak bersopan dan menunjukkan kurang minat
• Mendengar dengan aktif dan memberi perhatian
• Memberi sumbangan idea
• Mencari perkara-perkara yang positif
• Jadilah ahli mesyuarat yang aktif
 PROTOKOL SUSUNATUR

• Susunan Keutamaan Ahli

– Pengerusi merupakan orang terutama memimpin
mesyuarat
– Ahli yang bergelar mendahului mereka yang tidak bergelar
– Mereka yang berpangkat lebih kanan mendahului mereka
yang lebih rendah pangkatnya
 PROTOKOL SUSUNATUR

• Susunan tempat Duduk

– Ahli yang tinggi statusnya duduk paling hampir dengan
pengerusi
– Ahli yang membuat persembahan duduk di kerusi
terakhir bertentangan dengan Pengerusi
– Setiausaha duduk di sebelah kiri Pengerusi / di meja
khas
TERIMA KASIH