Efektywne Zarządzanie Administracją z KAIZEN ®

KAIZEN and GEMBAKAIZEN

are the trademarks of KAIZEN Institute
 Źródła strat w Administracji

Ludzie
- praca niskiej jakości
- błędy kierownictwa
- niska motywacja
- słabe szkolenia
- brak właściwych kompetencji
- mylące zakresy odpowiedzialności
- niska kreatywność
- zatargi z klientem

Metody Urządzenia
- strata energii i czasu - lokalizacja
- zużycie materiałów - layout i przepływ
- wysokie zapasy - dostęp
- długi czas oczekiwania - awarie i naprawy
- poprawianie - problemy ze sprzętem
- niewłaściwe rozmieszczenie komputerowym i eliminacja
oprogramowaniem MUDA
Kluczowy czynnik
do doskonalenia!

KAIZEN and GEMBAKAIZEN

are the trademarks of KAIZEN Institute
 Nadmiar wytworzenia

...Produkcja więcej informacji i zużycie więcej zasobów

niż klient potrzebuje.

.. Zużywa zasoby
Przykłady:
.. Generuje wysokie koszty
zbyt wiele kopii

zbędne procedury służbowe i podpisy

więcej informacji, niż wymagano

szerokie grono adresatów maili

maile do wiadomości

statystyki statystyk

zapraszanie zbyt wielu osób na

spotkania/szkolenia – „na wszelki
wypadek”

zbyt wiele osób w zespole

działy wspierające wykonują działania

zbędne dla procesu głównego - push

KAIZEN and GEMBAKAIZEN

are the trademarks of KAIZEN Institute
 Magazynowanie informacji i materiałów

Przykłady:
Muda
Dokumenty będące w procesie albo przeładowany kosz
oczekujące na wejście do procesu zamawianie zbyt dużej ilości
.. potrzebują przestrzeni materiałów
.. powodują poszukiwanie
.. powodują problemy pełne regały
(opóźnienia, brakujące dane, konflikty,
niską obsługę klienta) przechowywanie zbyt wielu danych

archiwizowanie niepotrzebnych
informacji
Muda sprzętu
Urządzenia niepotrzebne
albo z niskim wykorzystaniem

KAIZEN and GEMBAKAIZEN

are the trademarks of KAIZEN Institute
 Transfer Informacji

Fizyczne przekazywanie informacji

pomiędzy krokami w procesie
Przykłady:
transport pomiędzy piętrami
Konsekwencje .. i wydziałami
.. Koszty
transport pomiędzy produkcją
.. Strata czasu i administracją
.. Strata energii
transport materiałów biurowych

przepisywanie danych ze względu na

niekompatybilne oprogramowanie
A E
przekazywanie dalej przekazanych
B próśb

D
C

KAIZEN and GEMBAKAIZEN

are the trademarks of KAIZEN Institute
 Czas oczekiwania

Przykłady:

Konsekwencja .. oczekiwanie na decydenta

.. długi czas wykonania
oczekiwanie na podpis

oczekiwanie na nieobecnych

oczekiwanie na materiał

oczekiwanie na części

oczekiwanie na dystrybucję
poczty i faksów

KAIZEN and GEMBAKAIZEN

are the trademarks of KAIZEN Institute
 Organizacja procesu pracy

Złe standardy i procedury

Przykłady:
podwójna praca

Konsekwencje .. błędne przechowywanie danych

na dysku
.. dodatkowa praca
.. nieoptymalne wykorzystanie zasobów praca w dużych ilości ale nie
spełniająca oczekiwań

niewykorzystanie informacji

przestarzały sprzęt
A E i oprogramowanie

B procedury nie zorientowane

na proces i klienta
D
C przeglądy i podpisy
nie wnoszące wartości

KAIZEN and GEMBAKAIZEN

are the trademarks of KAIZEN Institute
 Ruch

Pracownicy muszą wykonywać dodatkowe czynności

Przykłady:
podchodzenie do centralnego
“Ruch nie oznacza pracy” urządzenia

odległy dostęp do informacji

(np. regały)

nieprzemyślany rozkład pomieszczeń

zły podział pracy i obowiązków

pytanie innych o miejsce przedmiotów

„gorące sprawy” skracające ścieżki

formalne

KAIZEN and GEMBAKAIZEN

are the trademarks of KAIZEN Institute
 Błędy i naprawa

Problemy z jakością w administracji są bardzo drogie!!

Przykłady:
złe dokumenty
Incorrect information and services lead to:
złe informacje
błędy, brak informacji
..Naprawy i korekty
..dodatkowe koszty zła specyfikacja
nieczytelne faksy, maile

niewłaściwy format

opóźnienia

niekompletna praca

podwójna kontrola

KAIZEN and GEMBAKAIZEN

are the trademarks of KAIZEN Institute
 Przerost Organizacji

Przerost Organizacyjny powoduje ukrycie problemów i kosztów

Organizacyjny
Przerost

Błędy Czas poszukiwania Długi czas wykonania

Opóźnienia Korekty Oczekiwanie na decydenta
Layout
Niejasny przepływ info Absencj
e

KAIZEN and GEMBAKAIZEN

are the trademarks of KAIZEN Institute
 Przerost Organizacji

Gdy zmniejszy się zasoby Organizacji, problemy są odkryte

Przerost Organizacyjny

Błędy Czas poszukiwania Długi czas wykonania

Opóźnienia Korekty Oczekiwanie na decydenta
Layout
Niejasny przepływ info Absencj
e

KAIZEN and GEMBAKAIZEN

are the trademarks of KAIZEN Institute
 Cele

• standaryzację
Jakość Mniej błędów poprzez: • orientację na klienta
• sterowanie procesem

• polepszone wykorzystanie przestrzeni

Koszt • wyższa produktywność
Niższe koszty poprzez:
• niższe koszty materiałów biurowych

• uproszczenie procesów
Krótszy czas • mniej zależności
Dostawa poprzez: • redukcję wąskich gardeł
• redukcja czasu oczekiwania i poszukiwania

• większa odpowiedzialność
Ludzie Motywacja poprzez: • więcej pomysłów
• większa integracja
• orientacja na proces i cele

• wiele umiejętności
Ludzi poprzez
• elastyczne godziny pracy
Elastyczność

Miejsca poprzez: • mobilność

KAIZEN and GEMBAKAIZEN

are the trademarks of KAIZEN Institute
 Korzyści KAIZEN® in the Office

Dostępność materiałów biurowych do 99%

Redukcja czasu poszukiwania do 80%

Wzrost produktywności ponad 50%

Redukcja czasu wykonania ponad 60%

Zyskanie przestrzeni do 30%

KAIZEN and GEMBAKAIZEN

are the trademarks of KAIZEN Institute
 6 stopni Efektywnego Zarządzania Administracją

st6
• Procedury wolne od strat Osiąganie celów
“Best in class“ • Miejsce pokazowe JKDLB
dla innych

st5
• Analiza zadań Zwiększona elastyczność
Elastyczna praca • Podejście mobilności
Mniej przestrzeni
w zespołach • Zaprojektowanie
elastycznego layoutu

st4 • Implement Visual

Wizualizacja
Doskonalenie się Management
Zarządzanie przez Cele
• Create team boards
jako zespół • Practice PD

• Mapa przepływu
st3 Doskonalenie materiału i informacji Redukcja czasu
• PDCA wytworzenia
procesu • Odkrywanie potencjałów Biuro bez papierów

Standaryzuj:
st2 • Procedury i formularze Brak błędów i przeoczeń
Współpraca • Materiały biurowe
• Komunikacja

st1 • Identyfikuj i eliminuj

Samoorganizacja MUDA
• Rób 5S
Świadomość MUDA
• Postaw cele
• Rozwiń plan działania

KAIZEN and GEMBAKAIZEN

are the trademarks of KAIZEN Institute
Kampania 5s

KAIZEN and GEMBAKAIZEN

are the trademarks of KAIZEN Institute
 Standardy

Standardy
Standardswinadministracji
the office

Standardy spotkań
Standardy archiwizowania -Czas Standardy formularzy, instrukcji,
- Zasady odpowiedzialności, raportów

Standard obsługi Standardy informacyjne i komunikacyjne

- rodzaj, forma, częstotliwość

Level 2 – Improvement/Standards 6 Version 1.0

KAIZEN and GEMBAKAIZEN

are the trademarks of KAIZEN Institute
 Mapowanie procesu

Kto ? Robi Co? Kiedy

Opis Opis
Pan Bauer
5x dlaczego
Opis
Pani Meier

Pan Miller
Description of
process
Pani Schulz Opis
Loops

Fakty i Dane

Czas wykonania 5 dni 6 dni 4 dni = 11 dni

Czas wartości 3 min. 5 min. 2.5 min. = 10.5 min.

Koszty ?? ?? ?? = ??

KAIZEN and GEMBAKAIZEN

are the trademarks of KAIZEN Institute
 Cele i Wizualizacja

Cele Plan akcji Ocena procesów

Nowe kwalifikacje Przegląd procesów i pomiaru Obecne kwalifikacje

Qualification
Introduction
Qualification
MS Word
Introduction

MS Word MS Excel

MS Excel
Windows

Windows Problem solution Story

Problem solution
Story Verschwendg. and losses
Verschwendg.
and losses
3.1 Action Team
3,1 action
team

KAIZEN and GEMBAKAIZEN

are the trademarks of KAIZEN Institute
 Komunikacja i elastyczność

Przenośne i elastyczne miejsca spotkań

Nieformalne miejsca do spotkania

Procesy współpracujące widzą się

Elastyczna, wielofunkcyjna przestrzeń biura

Quelle:

KAIZEN and GEMBAKAIZEN

are the trademarks of KAIZEN Institute
 Plan wprowadzenia

Wprowadzenie Jan Feb Märch April May June >>

Informacja do załogi
Kampania informacyjna
Szkolenie kierownictwa
Plan projektu i organizacji
Cele
Plan wdrożenia procesu

Edukacja
Wstęp do szkoleń
Dokumentacja
Trening w zakresie kampanii 5s (level 1)

Akcja
Kampania 5s na obszarze pilota (level 1)
Standaryzacja na obszarze pilota (Lev 2)
etc..

KAIZEN and GEMBAKAIZEN

are the trademarks of KAIZEN Institute
 Plan

4-6 8 - 10 12 - 15
Obszar pilot - zakupy L1 tyg. L2 tyg. L3 tyg. L4

Planowanie L1 L2 L3 L4

Controlling L1 L2 L3 L4

Konstrukcyjny L1 L2

Badanie i Rozwój L1 L2

Zasoby ludzkie L1

April May June July Aug Sept. Okt. Nov. Dec.

KAIZEN and GEMBAKAIZEN

are the trademarks of KAIZEN Institute