‫مكتبية‪‬أعمال‪‬إدارة‪‬المقرر‬

‫‪‬بيشة‪‬جامعة‪–‬المجتمع‪‬كلية‬

‫إدارة أعمال مكتبية‬

‫‪١‬‬
 ‫مكتبية‪‬أعمال‪‬إدارة‪‬المقرر‬

‫الفصل‪‬الأول‪‬أسس‪‬الإدارة‪‬المكتبية‬
‫الفصل‪‬الثاني‪‬السكرتارية‬
‫الفصل‪‬الثالث‪‬تصميم‪‬و‪‬ترتيب‪‬المكتب‪‬الحديث‬
‫الفصل‪‬الرابع‪‬إدارة‪‬الوقت‪‬و‪‬تنظيم‪‬العمل‬
‫الفصل‪‬الخامس‪‬الاتصالات‪‬الإدارية‬
‫الفصل‪‬السادس‪‬إدارة‪‬و‪‬تنظيم‪‬الاجتماعات‬
‫الفصل‪‬السابع‪‬تنظيم‪‬و‪‬إدارة‪‬المقابلات‪‬‬

‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪2‬‬

 ‫مكتبية‪‬أعمال‪‬إدارة‪‬المقرر‬

‫الفصل‪‬الثامن‪‬تنظيم‪‬وإدارة‪‬السفرات‬
‫الفصل‪‬التاسع‪‬إدارة‪‬و‪‬معالجة‪‬البريد‪‬الوا‬
‫رد‪‬و‪‬الصادر‬
‫الفصل‪‬العاشر‪‬تنظيم‪‬وحفظ‪‬المعلومات‪‬‬
‫الفصل‪‬الحادي‪‬عشر‪‬نظم‪‬و‪‬أنواع‪‬الحفظ‪‬و‪‬ال‬
‫محفوظات‬
‫الفصل‪‬الثاني‪‬عشر‪‬التقنيات‪‬الحديثة‪‬في‪‬ال‬
‫أعمال‪‬المكتبية‬
‫‪‬‬
‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪3‬‬
 ‫الفصل األول‪ :‬أسس‪‬الإدارة‪‬مكتبية‬

‫كلية‪‬المجتمع‪–‬جامعة‪‬بيشة‪‬‬

‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪4‬‬

 ‫الفصل‪‬الأول‪‬أسس‪‬الإدارة‪‬مكتبية‪‬‬

‫يتناول‪‬هذا‪‬الدرس‪‬‬

‫المبحث‪‬الأول‪‬مفهوم‪‬و‪‬أهمية‪‬الإدارة‪‬المكتبي‬
‫ة‪‬‬
‫‪‬المبحث‪‬الثاني‪‬وظائف‪‬الإدارة‪‬المكتبية‪‬‬
‫‪‬المبحث‪‬الثالث‪‬النظم‪‬و‪‬الإجراءات‪‬المكتبية‬
‫‪‬المبحث‪‬الرابع‪‬قياس‪‬الأعمال‪‬المكتبية‬

‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪5‬‬

 ‫‪‬مكتبية‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬

‫الإدا‪‬أهمية‪‬و‪‬مفهوم‪‬الأول‪‬المبحث‬
‫‪‬المكتبية‪‬رة‬
‫نتناول‪‬في‪‬المبحث‪‬ا‬
‫كلا‪‬من‪‬‬
‫التعريف‪‬بالإدارة‬ ‫لأول‪١ ‬‬
‫‪٢‬العملية‪‬الإدارية‬
‫‪٣‬مفهوم‪‬الإدارة‪‬المكتبية‬
‫‪٤‬مراحل‪‬تطور‪‬الإدارة‪‬و‪‬آثارها‪‬على‪‬ا‬
‫لأعمال‪‬المكتبية‬
‫‪٥‬اهمية‪‬الإدارة‪‬المكتبية‬
‫‪‬‬
‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪6‬‬
 ‫مكتبية‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬

‫‪١‬تعريف‪‬الإدارة‪The Definition of Management‬‬

‫‪‬‬

‫الإدارة‪‬هي‪‬عملية‪‬يمكن‪‬عن‪‬طريقها‪‬تجميع‪‬ا‬
‫لموارد‪‬البشرية‪‬و‪‬المادية‪‬المتاحة‪‬و‪‬تو‬
‫جيها‪‬من‪‬اجل‪‬تحقيق‪‬غايات‪‬و‪‬أهداف‪‬معينة‬
‫‪‬بأقل‪‬تكلفة‪‬ممكنة‪‬و‪‬بأكبر‪‬عائد‪‬ممكن‪‬‬
‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪7‬‬
 ‫مكتبية‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬
‫‪٢‬العملية‪‬الإدارية‪‬او‪‬وظائف‪‬الإدارة ‪The Management Functions‬‬

‫ذكر‪‬لوثر‪‬جوليك‪‬الوظائف‪‬التالية‪‬للإدارة‬
‫‪‬‬

‫التخطيط‬
‫التنظيم‬
‫التوجيه‬
‫الرقابة‬

‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪8‬‬

 ‫مكتبية‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬

‫التخطيط‪Planning‬‬
‫التخطيط‪‬يعني‪‬إعداد‪‬المشروعات‪‬‬
‫في‪‬خطة‪‬تحدد‪‬فيها‪‬الأهداف‪‬القر‬
‫يبة‪‬و‪‬البعيدة‪‬التي‪‬تسعي‪‬الى‪‬ب‬
‫المحددة‪‬لبلو‬
‫وظيفة‪‬التخطيط ‪:‬‬
‫الأساليب‬
‫أهم‪‬عناصر‬
‫لوغها‪‬و‬
‫ومن‬
‫الأهداف‪‬‬
‫الأهداف‬ ‫تحديد‪‬‬‫هده‪‬‬
‫غ‪• ‬‬
‫•تحديد‪‬السياسات‪‬و‪‬الإجراءا‬
‫ت‬
‫•إعداد‪‬التوقعات‪‬و‪‬صياغة‪‬ا‬
‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪9‬‬
 ‫مكتبية‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬

‫كما‪‬يمكن‪‬إضافة‪‬بعض‪‬عناصر‪‬وظيفة‪‬التخطيط‬
‫‪‬‬
‫• حصر‪‬الموارد‪‬اللازمة‪‬لكل‪‬نوع‪‬من‪‬أن‬
‫واع‪‬النشاط‬
‫• حصر‪‬الموارد‪‬المتاحة‪‬للتنظيم‬
‫• اتحاد‪‬القرارات‪‬لاختيار‪‬البديل‪‬الأ‬
‫مثل‪‬للعمل‪‬الإداري‬
‫‪‬‬
‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪10‬‬
 ‫مكتبية‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬
‫و‪‬من‪‬ثم‪‬فان‪‬التخطيط‪‬للأعمال‪‬المكتبي‪‬ما‪‬هو‪‬إلا‪‬مرحلة‪‬التفكي‬
‫ر‪‬و‪‬اتحاد‪‬القرارات‪‬بتحديد‪‬‬
‫• أهداف‪‬إدارة‪‬المكاتب‪‬الواجب‪‬تحقيقها‪‬‬
‫• مجموعة‪‬العناصر‪‬المادية‪‬و‪‬البشرية‪‬الواجب‪‬استخدامها‪‬كالآلا‬
‫ت‪‬الكاتبة‪‬و‪‬الحاسبة‪‬و‪‬المكاتب‪‬و‪‬أجهزة‪‬الطباعة‪‬و‪‬الاتصال‬
‫‪‬و‪‬الأدوات‪‬الكتابية‪‬و‪‬الأفراد‪‬و‪‬غيرها‪‬‬
‫• مجموعة‪‬السياسات‪‬المكتبية‬
‫• الإجراءات‪‬التفصيلية‪‬التي‪‬تتبع‪‬في‪‬تنفيذ‪‬العمليات‪‬المكتبية‬
‫‪‬‬
‫• الموازنات‪‬التخطيطية‪‬للأعمال‪‬المكتبية‪‬‬
‫• وضع‪‬البرامج‪‬الزمنية‪‬اللازمة‪‬لتنفيذ‪‬العمليات‪‬المكتبية‪‬اله‬
‫امة‪‬‬

‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪11‬‬

 ‫مكتبية‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬

‫التنظيم‪Organizing‬‬

‫يسعى‪‬التنظيم‪‬إلى‪‬بناء‪‬العلاقات‪‬الوا‬
‫ضحة‪‬بين‪‬الأفراد‪‬بعضهم‪‬بعضا‪،‬كذلك‪‬بي‬
‫ن‪‬مختلف‪‬الوحدات‪‬الإدارية‪‬رأسياً‪‬وأفق‬
‫ياً‪،‬كما‪‬تهتم‪‬وظيفة‪‬التنظيم‪‬بتحديد‪‬م‬
‫راكز‪‬السلطة‪‬والمسئولية‪،‬وكافة‪‬النقا‬
‫ط‪‬المتعلقة‪‬بالمركزية‪‬واللامركزية‪‬وي‬
‫حكم‪‬ذلك‪‬أدلة‪‬تنظيمية‪‬وهيكل‪‬تنظيمي‪‬و‬
‫وضع‪‬الرجل‪‬المناسب‪‬فى‪‬المكان‪‬المناسب‬
‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪12‬‬
 ‫مكت‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬
‫بية‬
‫ويمكن‪‬إيجاز‪‬الغرض‪‬من‪‬التنظيم‪‬في‪‬ما‪‬يلي‪‬‬

‫– تفادي‪‬تضارب‪‬السلطات‪‬و‪‬ازدواج‪‬و‪‬تعار‬
‫ض‪‬الاختصاصات‬
‫– تحديد‪‬مسؤوليات‪‬الفرد‪‬لمعرفة‪‬واجباته‬
‫‪‬بدقة‬
‫– توفير‪‬الاقتصاد‪٬‬و‪‬السرعة‪‬و‪‬تحسين‪‬ا‬
‫لاداء‬
‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪13‬‬
 ‫مكت‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬
‫بية‬
‫لتحقيق‪‬تنظيم‪‬المكتب‪‬جيدا‪‬هنالك‪‬عدة‪‬أمور‪‬لا‪‬بد‪‬من‪‬مراعاته‬
‫ا‪‬و‪‬تشمل‪‬‬
‫• المرونة‪‬قدرة‪‬التنظيم‪‬المكتبي‪‬علي‪‬استيعاب‪‬التغيرات‪‬الب‬
‫يئية‪‬والإدارية‪‬و‪‬التنظيمية‪‬و‪‬الفنية‪‬مع‪‬سرعة‪‬التكيف‪‬و‪‬ا‬
‫لتألق‪‬مع‪‬التغيرات‪‬‬
‫• الشمول‪‬قدرة‪‬التنظيم‪‬المكتبي‪‬علي‪‬تغطية‪‬جميع‪‬ما‪‬تحتاج‪‬ا‬
‫لمنظمة‪‬‬
‫• البساطة‪‬خلو‪‬التنظيم‪‬من‪‬التعقيدات‪‬التنظيمية‪‬و‪‬تلك‪‬الخا‬
‫صة‪‬بالمهام‪‬و‪‬الواجبات‪‬‬
‫• السرعة‪‬و‪‬تعني‪‬سرعة‪‬التنظيم‪‬علي‪‬تلقي‪‬البيانات‪‬و‪‬المعلو‬
‫مات‪‬و‪‬معالجتها‪‬و‪‬من‪‬ثم‪‬تحويلها‪‬للجهات‪‬المختصة‪‬بالسرعة‪‬‬
‫المطلوبة‪‬‬

‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪14‬‬

 ‫مكتبية‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬

‫التوجيه‪Leading‬‬

‫‪‬تهتم‪‬وظيفة‪‬التوجيه‪‬بالجوانب‪‬الإنسانية‪‬لتحقيق‪‬ال‬
‫إنجاز‪‬المنشود‪‬ولهذا‪‬فهي‪‬تعتمد‪‬على‪‬التأثير‪‬في‪‬ال‬
‫آخرين‪‬من‪‬خلال‪‬القيادة‪‬والاتصالات‪‬والتحفيز‪‬وإثار‬
‫ة‪‬الهمم‪‬وغيرها‪‬من‪‬السبل‪‬التي‪‬تسهم‪‬في‪‬توجيه‪‬الأف‬
‫راد‪‬نحو‪‬أداء‪‬الأعمال‪‬بالقدر‪‬الكافي‪‬من‪‬الاهتمام‪‬‬

‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪15‬‬

 ‫مكتبية‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬

‫وحتى‪‬يكون‪‬التوجيه‪‬فاعلا‪‬ينبغي‪‬أن‪‬ي‬
‫على‪‬العناصر‪‬التالية‪‬‬
‫•‬
‫‪‬‬ ‫شمل‬
‫القيادة التي تتميز بالقدوة الحسنة‬
‫االتصال الدائم و الفاعل‬ ‫•‬
‫المشاركة بين الرؤساء و المرؤوسين‬ ‫•‬
‫اإلرشاد للمرؤوسين‬ ‫•‬
‫تقويم األداء لمعرفة االيجابيات و السلبيات‬ ‫•‬

‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪16‬‬

 ‫مكتبية‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬

‫الرقابة‪Controlling‬‬

‫تشير‪‬وظيفة‪‬الرقابة‪‬إلى‪‬التأكد‪‬من‪‬‬
‫عمليات‪‬التنفيذ‪‬ومدى‪‬مسايرتها‪‬لما‪‬‬
‫تم‪‬التخطيط‪‬له‪،‬ولكى‪‬يمارس‪‬المديري‬
‫ن‪‬الرقابة‪‬فعليهم‪‬تحديد‪‬معايير‪‬ومق‬
‫اييس‪‬واضحة‪‬للأداء‪،‬ثم‪‬يقومون‪‬بتقي‬
‫يم‪‬الأداء‪‬ويلاحظون‪‬المشكلات‪‬التى‪‬ق‬
‫د‪‬تحدث‪‬ويحددون‪‬الانحرافات‪‬ثم‪‬الإج‬
‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫راءات‪‬التصحيحية‪‬‬ ‫‪17‬‬
 ‫مكتبية‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬

‫ومن أهم العناصر التي تحتو‪K‬يها و‪K‬ظيفة الرقابة ‪:‬‬

‫• وضع‪‬معايير‪‬أو‪‬مقاييس‪‬للرقابة‬
‫• تقييم‪‬الأداء‪‬في‪‬ضوء‪‬المستويات‪‬المقر‬
‫رة‬
‫• تصحيح‪‬الانحرافات‪‬إن‪‬وجدت‬

‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪18‬‬

 ‫مكتبية‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬

‫و ضمانا لتحقيق الرقابة الفاعلة على اإلعمال المكتبية ال بد من توافر ما يلي ‪:‬‬
‫وجود‪‬دليل‪‬لإجراءات‪‬العمل‪‬المكتبي‬ ‫•‬
‫قياس‪‬و‪‬تحديد‪‬الأعمال‪‬المكتبية‪‬و‪‬دلك‪‬من‪‬خلال‪‬م‬ ‫•‬
‫عايير‪‬الأداء‪‬‬
‫تحديد‪‬مستويات‪‬للأداء‪‬و‪‬معايير‪‬للعمل‪‬المكتبي‪‬و‬ ‫•‬
‫‪‬الذي‪‬يطلق‪‬عليها‪‬الأداء‪‬المعياري‪‬و‪‬الأداء‪‬الفع‬
‫لي‪‬‬
‫قيام‪‬جهاز‪‬إداري‪‬بأعباء‪‬وظيفية‪‬الرقابة‪‬و‪‬تقييم‬ ‫•‬
‫‪‬الأداء‪‬و‪‬هدا‪‬ما‪‬يطلق‪‬عليه‪‬جهاز‪‬الرقابة‪‬الداخ‬
‫لية‪‬‬
‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪19‬‬
 ‫مكتبية‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬

‫‪٣‬مفهوم‪‬الإدارة‪‬المكتبية‪‬‬
‫قد‪‬يطلق‪‬علي‪‬الإدارة‪‬المكتبية‪“‬ادارة‪‬المكاتب”‪“٬‬ادار‬
‫ة‪‬الاعمال‪‬المكتبية”‪“٬‬ادارة‪‬السكرتاراية‪”‬و‪‬يم‬
‫كن‪‬تعريفها‪‬كما‪‬يلي‪‬‬
‫‪“‬تسيير‪‬و‪‬تأدية‪‬الخدمات‪‬المكتبية‪‬بكفاية‪‬تتمثل‪‬الخد‬
‫مات‪‬المكتبية‪‬في‪‬تسير‪‬مهمة‪‬الاتصال‪‬بين‪‬الأقسام‪‬و‪‬‬
‫الإدارات‪‬التنظيمية‪‬داخل‪‬المنظمات‪‬و‪‬بين‪‬المنظمة‪‬و‬
‫‪‬المنظمات‪‬الأخرى‪‬كما‪‬تتمثل‪‬الخدمات‪‬المكتبية‪‬في‪‬‬
‫تزويد‪‬الإدارة‪‬بالمعلومات‪‬و‪‬الحقائق‪‬للمساعدة‪‬في‪‬ا‬
‫تحاد‪‬القرارات‪‬و‪‬تسيير‪‬دفة‪‬العمل‪‬بالمستوى‪‬المطلوب‬
‫”‬
‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪20‬‬
 ‫مكتبية‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬
‫‪٤‬مراحل‪‬تطور‪‬الإدارة‪‬و‪‬آثارها‪‬على‪‬الأعمال‪‬المكتبية‬
‫يمكن‪‬إيجاز‪‬ترك‪‬بصمات‪‬تطور‪‬الإدارة‪‬على‪‬الإدارة‪‬الم‬
‫كتبية‪‬فيما‪‬يلي‪‬‬
‫• حركة‪‬الإدارة‪‬العملية‪‬التي‪‬أتت‪‬بمبدأ‪‬القدرة‪‬أو‪‬ا‬
‫لكفالة‪‬في‪‬بدايات‪‬القرن‪‬العشرين‪‬التي‪‬تتركز‪‬حول‪‬ا‬
‫لبحث‪‬عن‪‬مبادئ‪‬القدرة‪‬العملية‪‬و‪‬تحديد‪‬مقاييس‪‬للأ‬
‫داء‪‬‬
‫• حركة‪‬العلاقات‪‬الإنسانية‪‬التي‪‬أتت‪‬بمبدأ‪‬علم‪‬النف‬
‫س‪‬و‪‬الاجتماع‪‬في‪‬الثلاثينات‪‬من‪‬القرن‪‬العشرين‪‬و‪‬ت‬
‫تركز‪‬حول‪‬التعرف‪‬علي‪‬اتجاهات‪‬العاملين‪‬قصد‪‬تحقيق‪‬‬
‫أهداف‪‬المنظمة‪‬‬
‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪21‬‬
 ‫مكتبية‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬

‫حركة‪‬تكنولوجييه‪‬المعلومات‪‬التي‪‬تمثل‪‬في‪‬تصميم‪‬النظ‬
‫م‪‬و‪‬الاستفادة‪‬من‪‬أجهزة‪‬الحاسبات‪‬الالكترونية‪‬و‪‬ط‬
‫رق‪‬تداول‪‬و‪‬معالجة‪‬المعلومات‪‬و‪‬التي‪‬ازدهرت‪‬في‪‬ال‬
‫ستينات‪‬من‪‬القرن‪‬العشرين‪‬و‪‬كانت‪‬مؤثرة‪‬جدا‪‬في‪‬إدا‬
‫رة‪‬المكاتب‪‬من‪‬حيث‪‬تجميع‪‬المعلومات‪‬و‪‬تجهيزها‪‬و‪‬ت‬
‫سجيلها‪‬و‪‬توصيلها‪‬خلال‪‬شبكة‪‬من‪‬الأنشطة‪‬المكتبية‪‬‬
‫بكل‪‬سرعة‪‬إلي‪‬كل‪‬مكان‪‬أو‪‬موقع‪‬من‪‬مواقع‪‬المنظمة‪‬م‬
‫ن‪‬حيث‪‬اتخاد‪‬القرارات‪‬الملائمة‪‬و‪‬الفورية‪‬و‪‬التي‪‬‬
‫تعود‪‬بالمنفعة‪‬علي‪‬المنظمة‪‬‬

‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪22‬‬

 ‫مكتبية‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬

‫‪٥‬اهمية‪‬الإدارة‪‬المكتبية‬
‫إجابة‪‬احتياجات‪‬المنظمة‪‬من‪‬المعلومات‪‬حيث‪‬تقوم‪‬بتزويد‪‬ا‬ ‫•‬
‫لمنظمة‪‬بما‪‬تحتاج‪‬إليه‪‬من‪‬معلومات‪‬‬
‫تجميع‪‬المعلومات‪‬التي‪‬تهم‪‬المنظمة‪‬من‪‬مصادرها‪‬المختلفة‪‬‬ ‫•‬
‫تسجيل‪‬المعلومات‪‬بصورة‪‬ملائمة‪‬يمكن‪‬الاستفادة‪‬منها‪‬عند‪‬‬ ‫•‬
‫الحاجة‪‬‬
‫تبويب‪‬و‪‬تخليص‪‬هده‪‬المعلومات‪‬و‪‬القيام‪‬بعمل‪‬التحليلات‪‬و‬ ‫•‬
‫‪‬المعالجات‪‬الأزمة‪‬لهده‪‬المعلومات‪‬حتى‪‬تصبح‪‬في‪‬صورة‪‬يم‬
‫كن‪‬الرجوع‪‬إليها‪‬في‪‬عملية‪‬اتحاد‪‬القرارات‪‬‬
‫صيانة‪‬و‪‬إدارة‪‬موجودات‪‬الهيئة‪‬او‪‬المنظمة‪‬من‪‬أصول‪‬ثابتة‬ ‫•‬
‫‪‬و‪‬متغيرة‪‬و‪‬حفظ‪‬المعلومات‪‬المتعلقة‪‬بها‪‬‬

‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪23‬‬

 ‫‪‬مكتبية‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬

‫المكت‪‬الإدارة‪‬وظائف‪‬الثاني‪‬المبحث‬
‫‪‬بية‬
‫نتناول‪‬في‪‬المبحث‪‬ا‬
‫لثاني‪‬كلا‪‬من‪‬‬
‫‪١‬تخطيط‪‬الأعمال‪‬المكتبية‬
‫‪٢‬تنظيم‪‬الأعمال‪‬المكتبية‬
‫‪٣‬الرقابة‪‬على‪‬الأعمال‪‬المكتبية‬
‫‪‬‬

‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪24‬‬

 ‫‪‬مكتبية‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬
‫‪‬المكتبية‪‬الإجراءات‪‬و‪‬النظم‪‬الثالث‪‬المبحث‬

‫نتناول‪‬في‪‬المبحث‪‬ا‬
‫لأول‪‬كلا‪‬من‪‬‬
‫‪١‬تسهيل‪‬إجراءات‪‬الأعمال‪‬المكتبية‬
‫‪٢‬تحليل‪‬العمليات‪‬لتسهيل‪‬الإجراءات‪‬‬
‫‪٣‬الخرائط‪‬المستعملة‪‬في‪‬عمليات‪‬التحليل‬
‫‪٤‬الاعتبارات‪‬الواجب‪‬مراعاتها‪‬لتقييم‪‬النظام‪‬القائم‬
‫‪‬و‪‬تطويره‪‬‬
‫‪‬‬

‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪25‬‬

 ‫‪‬مكتبية‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬

‫المقصود‪‬بالنظم‪‬و‪‬الإجراءات‪‬المكتبية‪‬الخطوات‪‬التي‪‬‬
‫تتبع‪‬في‪‬القيام‪‬و‪‬تنفيذ‪‬المهام‪‬المكتبية‪‬المختلفة‪٬‬‬
‫‪‬وهي‪‬ضرورية‪‬و‪‬هامة‪‬لأنها‪‬تساعد‪‬على‪‬حسن‪‬سير‪‬العمل‬
‫‪‬و‪‬تحقق‪‬أهداف‪‬المنشاة‪‬بفعالية‪‬و‪‬سرعة‪‬مطلوبة‪‬كما‪‬‬
‫أنها‪‬توفر‪‬الجهد‪‬و‪‬المال‪‬في‪‬أداء‪‬هده‪‬الأعمال‪‬‬
‫أولا‪‬تسهيل‪‬إجراءات‪‬الأعمال‪‬المكتبية‪‬و‪‬الغرض‪‬من‪‬د‬
‫الك‪‬هو‪‬الاستغناء‪‬عن‪‬بعض‪‬الخطوات‪‬او‪‬التفاصيل‪‬التي‬
‫‪‬لا‪‬تؤثر‪‬على‪‬أداء‪‬المهمة‪‬او‪‬الحد‪‬من‪‬التكرار‪‬في‪‬ب‬
‫عض‪‬إجراءات‪‬العمل‪٬‬او‪‬ضم‪‬إجراءين‪‬او‪‬أكثر‪‬في‪‬إجراء‪‬‬
‫اكبر‪‬كمية‪‬بنفس‪‬العدد‪‬و‪‬الجهد‪‬و‪‬التكلفة‪‬‬

‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪26‬‬

 ‫‪‬مكتبية‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬
‫ثانيا‪‬تحليل‪‬العمليات‪‬لتسهيل‪‬الإجراءات‪‬والتي‪‬تعتبر‪‬من‪‬ال‬
‫طرق‪‬المنظمة‪‬و‪‬الفاعلة‪‬التي‪‬تساعد‪‬تطوير‪‬العمل‪‬المكتبي‪‬‬
‫الجدول‪‬التالي‪‬يعتبر‪‬جوهر‪‬و‪‬أساس‪‬التحليل‪‬لعمليات‪‬تسهيل‪‬‬
‫الإجراءات‪‬‬

‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪27‬‬

 ‫مكتبية‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬

‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪28‬‬

 ‫مكتبية‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬

‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪29‬‬

 ‫مكتبية‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬

‫ثالثا‪‬الخرائط‪‬المستعملة‪‬في‪‬عمليات‪‬التحليل‪‬تعتبر‪‬أسا‬
‫ليب‪‬جديدة‪‬تفيد‪‬كثيرا‪‬في‪‬دراسة‪‬و‪‬تحليل‪‬الأعمال‪‬المكت‬
‫بية‪‬و‪‬تشمل‪‬هده‪‬الخرائط‪‬التحليلية‪‬على‪‬نوعين‪‬هما‪‬خرا‬
‫ئط‪‬توزيع‪‬العمل‪‬و‪‬خرائط‪‬تدفق‪‬أو‪‬انسياب‪‬العمليات‪‬‬

‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪30‬‬

 ‫مكتبية‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬

‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪31‬‬

 ‫مكتبية‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬

‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪32‬‬

 ‫مكتبية‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬

‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪33‬‬

 ‫مكتبية‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬

‫رابعا‪‬الاعتبارات‪‬الواجب‪‬مراعاتها‪‬لتقييم‪‬الن‬
‫ظام‪‬القائم‪‬و‪‬تطويره‪‬يمكن‪‬تلخيصها‪‬فيما‪‬يلي‪‬‬
‫تقليل‪‬خطوات‪‬العمل‪‬ليس‪‬هدفا‪‬في‪‬ذاته‪‬‬ ‫•‬
‫الوفر‪‬الحقيقي‪‬هو‪‬الحد‪‬من‪‬الوقت‪‬و‪‬الجهد‪‬الضائع‪‬‬ ‫•‬
‫ضرورة‪‬التوافق‪‬بين‪‬قدرة‪‬المراجعة‪‬المطلوبة‪‬لدقة‪‬و‬ ‫•‬
‫‪‬سلامة‪‬الأداء‪‬و‪‬بين‪‬ما‪‬ستغرقه‪‬من‪‬وقت‪‬و‪‬جهد‪‬‬
‫المقارنة‪‬بين‪‬حجم‪‬العمل‪‬المؤدي‪‬و‪‬التكلفة‪‬من‪‬الوق‬ ‫•‬
‫ت‪‬و‪‬الجهد‪‬و‪‬الإمكانيات‪‬‬
‫قياس‪‬نسبة‪‬الانتفاع‪‬بين‪‬الطاقة‪‬و‪‬الإمكانيات‪‬المت‬ ‫•‬
‫احة‪‬‬
‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪34‬‬
 ‫‪‬مكتبية‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬
‫‪‬المكتبية‪‬الأعمال‪‬قياس‪‬الرابع‪‬المبحث‬

‫نتناول‪‬في‪‬المبحث‪‬ا‬
‫لأول‪‬كلا‪‬من‪‬‬
‫‪١‬مفهوم‪‬و‪‬أهمية‪‬قياس‪‬الأعمال‪‬المكتبية‬
‫‪٢‬معوقات‪‬قياس‪‬الأعمال‪‬المكتبية‬
‫‪٣‬طرق‪‬قياس‪‬الأعمال‪‬المكتبية‪‬‬
‫‪‬‬

‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪35‬‬

 ‫مكت‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬
‫بية‬
‫‪١‬مفهوم‪‬و‪‬أهمية‪‬قياس‪‬الأعمال‪‬المكتبية‬
‫نلخص‪‬غايات‪‬قياس‪‬العمل‪‬المكتبي‪‬كالأتي‪‬‬
‫• تخطيط‪‬برامج‪‬العمل‬
‫• الاختيار‪‬بين‪‬طرائق‪‬العمل‪‬البديلة‪‬‬
‫• قياس‪‬الكفالة‪‬الإنتاجية‪‬و‪‬تقييم‪‬الأداء‬
‫• المعاونة‪‬في‪‬تحديد‪‬تكلفة‪‬أداء‪‬العمل‪‬الم‬
‫كتبي‬
‫• المعاونة‪‬في‪‬وضع‪‬معايير‪‬الأداء‬

‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪36‬‬

 ‫مكت‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬
‫بية‬
‫‪٢‬معوقات‪‬قياس‪‬الأعمال‪‬المكتبية‪‬‬
‫ترجع‪‬صعوبة‪‬قياس‪‬الأعمال‪‬المكتبية‪‬إلى‪‬ع‬
‫دة‪‬عوامل‪‬و‪‬نوجزها‪‬فيما‪‬يلي‪‬‬
‫• تعدد‪‬الأعمال‪‬و‪‬تنوعها‬
‫• اختلاف‪‬الفترة‪‬الزمنية‪‬المحددة‪‬لانجاز‪‬‬
‫كل‪‬وحدة‪‬من‪‬وحدادات‪‬العمل‪‬الكتابي‬
‫• التكلفة‪‬العالية‪‬‬

‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪37‬‬

 ‫مكت‪‬الإدارة‪‬أسس‪‬الأول‪‬الفصل‬
‫بية‬
‫‪٣‬طرق‪‬قياس‪‬الأعمال‪‬المكتبية‪‬‬
‫هناك‪‬عدة‪‬طرق‪‬لقياس‪‬إنتاج‪‬الأعمال‪‬المكتبي‬
‫ة‬
‫• الوسائل‪‬الآلية‬
‫• الموازين‬
‫• مقاييس‪‬الأبعاد‬
‫• الوسائل‪‬الحسابية‬
‫• الإحصاء‪‬أو‪‬العد‪‬الفعلي‬
‫إدارة أعمال مكتبية‬ ‫‪38‬‬