Tehnik fasilitasi/pendampingan

akreditasi puskesmas
MUH. ISKANDAR HAFID, SKM, MPH
TEHNIK
FASILITASI
Get the add-in
PENDAMPINGAN
Pokok bahasan

 8 Prinsip dasar training dan fasilitasi

 Apa yang dimaksud dengan fasilitasi dan fasilitator
 Mengapa perlu fasilitasi ?
 Kemampuan yang perlu dimiliki oleh fasilitator
 Proses fasilitasi
Coaching, Mentoring, Facilitation
 Coaching:
 What all of these types of coaching share, however, is their focus on a step-by-step
process to help clients achieve their goals, both immediate and long-term. At its most
basic level, coaching is a confidential service in which one individual provides help,
support and guidance to another in a formal, structured way.
 Mentoring:
 Mentoring is a one-to-one helping relationship in which one individual supports the
professional development of another. It is very similar to a coaching relationship and can
involve elements of coaching but the main emphasis is on the mentor using his/her
professional expertise and experience in a given area to support the development of the
less experienced client, or mentee.
 Facilitation:
 In the context of development, the facilitator is someone who is appointed to enable
others to learn, and facilitation is the process by which participants in a group setting
agree to be actively involved in their own learning. This is known as action learning.
The eight principles of training and
facilitating (Goad, 1997)
 1. Facilitate learning not teaching
 2. Focus on performance (tujuan fasilitasi adalah untuk
peningkatan kinerja berdasarkan kajian kebutuhan dan
membantu proses belajar)
 3. Focus on learning (kaitan konsep yang dipelajari dengan
pengalaman klien atau pengalaman fasilitator ttg topik yang
dibahas)
 4. Be prepared (persiapan diri yang matang untuk
memerankan diri sebagai fasilitator: lesson plan,
presentation, facilitating and technical skills)
The eight principles of training and
facilitating (Goad, 1997)
 5. Deliver effectively (gunakan metoda fasilitasi yang tepat)
 6. Get learners involved: peran serta klien adalah mutlak dalam fasilitasi
pembelajaran yang dapat dilakukan misalnya melalui: dinamika kelompok,
learning contract, ajukan pertanyaan, small group exercise, demonstrasi.
 7. Give and Get feedback (mintalah umpan balik): ingat bahwa fasilitator juga
mengalami proses pembelajaran ketika melakukan fasilitasi: belajar dari yang
difasilitasi.
 8. Improve continuously (tingkatkan skill sebagai fasilitator: presentation skills,
managerial skills, technical skills, professional skills, communication skills, etc)
Fasilitasi dan fasilitator
 Mengenal apa yang dimaksud dengan fasilitasi dan
fasilitator
 Fasilitasi adalah proses membuat orang lain (dalam
kelompok) agar mudah untuk melakukan sesuatu
 Fasilitasi adalah proses pembimbingan (yang dilakukan
dengan sadar/conscious) terhadap kelompok/organisasi
untuk mencapai keberhasilan dalam melaksanakan tugas
melalui fungsi sebagai kelompok (Braakman, Lydia:
The art of building training capacities, 2002)
 Fasilitasi adalah suatu proses untuk mendukung
terjadinya komunikasi dalam kelompok melalui tehnik
komunikasi yang akan membantu kelompok untuk
mencapai serangkaian sasaran bersama (Gerster, Nov
2006).
Facilitator

 Fasilitator adalah orang yang mampu melakukan fasilitasi, membuat orang lain
(dalam kelompok) mudah untuk melakukan sesuatu dengan menyediakan
dukungan atau membantu untuk memperoleh dukungan yang dibutuhkan dlm
mengerjakan sesuatu
Fasilitator
bukan instruktur dan bukan
dosen/pengajar, (he is not an expert familiar with the “essentials”)
Fasilitatorharus mempunyai jiwa
kepemimpinan: good leader is not good in
leading but good in serving (Peter Drucker,
2005), but (s)he is not the boss
Facilitator roles (Roger, 1996)

 Perform leadership but not as a boss

 Teacher: transfer of knowledge, skills, ability tetapi tidak menggurui
 Member of the group: bukan outsider
 Audience: mendengar dan memberi feed-back (communication specialist)
Facilitator roles (Gerster, 2006)

 Create a favorable working atmosphere

 Intiating (group) work
 Steering and monitoring group dynamics
Apa tujuan fasilitasi
 Fasilitasi terhadap pembelajaran individu/kelompok:
 Membantu orang lain/kelompok untuk meningkatkan
Pengetahuan, Sikap, dan Kemampuan
 Membantu orang/kelompok agar mampu meningkatkan
kinerja individu/kelompok
 Membantu orang/kelompok untuk belajar
 Fasilitasi terhadap sistem organisasi/pelayanan:
 Mengidentifikasi permasalahan pada sistem dan memfasilitasi
perbaikan/perubahan sistem
 Membantu organisasi agar berkinerja tinggi
 Membantu kelancaran dan keberhasilan proses pembelajaran
dalam organisasi agar berkinerja lebih baik ?
Mengapa fasilitator dibutuhkan ?
 Terhadap individu karyawan:
 Mempercepat proses pembelajaran
 Meningkatkan efektifitas kinerja
 Membantu menyediakan sarana dan prasarana pedukung proses pembelajaran dan pemahaman terhadap
sesuatu
 Membantu membangun komitmen dalam kerja tim
 Membantu dalam proses pemecahan masalah
 Membantu dalam melakukan monitoring dan evaluasi
 Memberikan dukungan dalam peningkatan mutu pelayanan dan kinerja
 Menjadi tempat untuk berkonsultasi
 Terhadap perubahan sistem dalam organisasi
 Membantu mempercepat perubahan dalam organisasi
 Membantu mengidentifikasi permasalahan pada sistem dan memfasilitasi proses perubahan atau disain
ulang
 Adanya perubahan peraturan, kebijakan pemerintah dalam pembangunan kesehatan:
 Membantu memperkuat Dinas Kesehatan dalam pembangunan kesehatan baik dalam perumusan
kebijakan, pelaksanaan kebijakan, maupun dalam menyediakan pelayanan kesehatan
Basic competency dari facilitator
(Gerster, 2006)

(Facilitating) Methodological
competency
Personal competency
Attitude dan skills yang harus dimiliki oleh fasilitator yang
efektif
(Sumber: Lydia Braakman & Karen Edwards, RECOFTC, 2001)
 Dilaksanakan sebelum survei pendahuluan (3-day training program):
 Foundation: Basic attitude (1 hari):
 Openess
 Sensitivity
 Empathy
 Interest
 First floor: Personal communication skills (2 hari):
 Observing and listening
 Asking and answering questions
 Probing
 Paraphrasing
 Encouraging dialogue
 Tehnik advokasi
 Dilaksanakan sebelum koordinisasi awal (3-day training program):
 Second floor: group centered skills (3 hari):
 Trust and confidence building
 Provide and receive feedback
 Encourage full participation
 Building group dynamics and teamwork
 Monitoring group roles and stages
 Promoting mutual understanding
 Fostering inclusive solutions
 Support problem and conflict solving
 Dilaksanakan pada saat penyusunan plan of action dan persiapan implementasi (2-day training
program):
 Third floor: Action centered skills (2 hari):
 Assist in realistic agenda setting
 Encourage reflection
 Support analysis and adaptive action
 Support action planning
 Support self monitoring and evaluation
Faktor-faktor organisasi yang berkait dengan
kebutuhan pelatihan/fasilitasi
 Perubahan regulasi dan peraturan
 Perumusan kebijakan/peraturan
 Perubahan organisasi
 Penerapan tehnologi, sistem, prosedur yang baru
 Kebutuhan untuk peningkatan kinerja
 Pemecahan masalah
 Membuka pasar baru/bisnis baru
 Problem keselamatan kerja
 Promosi
 Karyawan baru
Strategi fasilitasi
 Participatory learning: belajar dengan
keterlibatan penuh peserta, group dynamics
 Practical learning: belajar tentang hal-hal yang
bersifat praktikal sesuai yang dibutuhkan Pusing
 Action learning: belajar melalui proses: konsep amat
diwujudkan dalam action (kegiatan) kemudian jadi
dievaluasi (refleksi thd apa yang dipelajari dari fasilitator,
apa yang dilakukan: lesson learnt), hasil
evaluasi (refleksi) digunakan untuk melakukan niyee
perbaikan, dan seterusnya
 Use of appropriate technology
 Lifelong learning: melalui pengalaman
memfasilitasi dan membaca
Mempersiapkan fasilitasi melalui suatu pelatihan
 Metoda penyampaian: dalam kelas, belajar mandiri, kalakarya/memfasilitasi proses belajar
dalam organisasi, mentoring
 Memilih tehnik fasilitasi: presentasi/paparan, diskusi, dialog, konsultasi, demonstrasi,
simulasi, games/permainan, dsb
 Memilih media: papan tulis, flipchart, OHP, video, LCD, simulator, konsultasi jarak jauh,
dsb
 Memilih metoda evaluasi: verbal, written, performance test/ujian
 Memilih fasilitator yang tepat dan narasumber yang diperlukan
 Memilih peserta
 Menyiapkan alat bantu untuk mendukung proses fasilitasi
 Penugasan / exercise:
 latihan yang sering adalah icebreaker, climate setting, team building, leadership, problem
solving,
 Bentuk exercise: instrumen, case studies, roleplays, games, simulasi, group discussion,
seminar, praktek kerja, demonstrasi, outdoor program, assessment centers
 Learning materials dan informasi pendukung yg dibutuhkan
 Tempat dan logistik
Pengorganisasian suatu proses fasilitasi

 Mulai dengan tujuan pembelajaran/fasilitasi:

 Susun tujuan sesuai dengan pentahapan logis
 Pengelompokan tujuan yang kemudian dikembangkan dalam beberapa modul
 Pengorganisasian session, gambarkan dalam storyboard
 Tentukan pembagian waktu untuk tiap modul/session
 Kaji ulang dan lakukan penyesuaian
 Lakukan micro-training/facilitation session diantara para fasilitator
 Get ready and…..Laksanakan pelatihan sesuai dengan rencana
Kemampuan memfasilitasi dalam suatu session
 Kemampuan komunikasi dan penampilan fisik:
komunikasi verbal, tertulis, nonverbal: posture,
gesture, movement, facial expression, tata rambut,
make-up, wardrobe, sepatu
 Kemampuan presentasi yang efektif
 Kesabaran dan mampu menahan diri
 Perlu diperhatikan: yang kita fasilitasi adalah orang
yang lebih memahami sistem dimana ia bekerja
termasuk tata nilai dan budaya yang berlaku
 Posture: berdiri dengan kaki terbuka selebar bahu
 Gesture: jangan seperti robot, jangan memasukkan tangan
dalam saku, jangan melipat lengan di depan, jangan
menunjuk dengan satu jari
 Movement: jangan seperti patung, tetapi juga jangan
terlalu banyak bergerak
 Ekspresi muka: senyum dengan bibir dan mata
 Respons thd situasi pembelajaran
 Non-learning respons (reaksi yg menunjukkan tidak adanya proses belajar):
 presumpsion (menganggap tdk bermanfaat): I have done this before, I have no need to learn
 non-consideration (mengabaikan): I am too busy or too fearful to respond to a learning situation (“emangnya gua
pikirin”)
 rejection: menolak
 Non-reflective respons (tidak menunjukkan adanya proses refleksi):
 pre-conscious: tidak menyadari kalau belajar sesuatu
 skills: mencontoh suatu perilaku tertentu (imitation), role modeling: mencontoh perilaku orang yang diidolakan
(behavior approach)
 memorisation: sebatas belajar dengan menghafalkan
 Reflective learning:
 contemplation: belajar dari perenungan, tetapi tidak selalu ditunjukkan dalam aksi
 experimentation learning: melakukan eksperiment dg hipotesis-eksperimentasi
 reflective skills: problem solving
Komunikasi nonverbal dan verbal untuk
menumbuhkan partisipasi
 Nonverbal:
 Eye contact
 Head nodding
 Posture
 Body movement
 Smile
 Verbal:
 Praise or encourage
 Accept or use ideas
 Accept feeling
Contoh beberapa skills
yang dibutuhkan
Merespons pertanyaan
 Memahami mengapa orang bertanya:
 Untuk memperoleh informasi tambahan atau penjelasan
 Memberi impresi kepada orang lain
 Mencobai fasilitator
 Membantu fasilitator
 Memperpanjang waktu
 Bagaimana menangani pertanyaan:
 Tetapkan aturan main dalam tanya jawab
 Ulangi pertanyaan yang diajukan
 Eye contact
 Pilih kata-kata yang tepat
 Tunjukkan respek
 Memberikan respons terhadap apa yang ditanyakan
 Cover all parts of the room
 Don’t bluff
 Things not to say:
 That is a good question vs thas is an interesting question, I am glad you asked that question
 Does that answer your question vs what other question do you have, would you like me to go into more
detail
Practical Preceptorship
Skill development Mentorship
Coaching

System Facilitator/
development Konsultan
System design

Organizational Facilitator/
development Konsultan
Organizational
design
Organizational
policy & strategy

Pengembangan Konsultan
sistem regulasi Narasumber
Advocacy
Negotiation
Contoh: langkah-langkah pendampingan
akreditasi puskesmas
 Workshop akreditasi
 Penetapan Penanggung jawab mutu dan pembentukan tim manajemen mutu puskesmas dan keselamatan pasien (penanggung jawab, sekretaris, tim mutu manajerial,
tim mutu UKM, tim mutu UKP/klinis)
 Pelatihan standar dan instrument akreditasi
 Kajian awal
 Pendampingan 5 – 8 kali:
 Penyusunan kebijakan
 Penyusunan pedoman/manual mutu
 Penyusunan pedoman pelayanan UKM/UKP
 Penyusunan program-program dan kerangka acuan
 Penyusunan prosedur mutu
 Penyusunan sasaran-sasaran mutu dan rencana perbaikan
 Pelatihan auditor internal
 Pelaksanaan audit
 Tindakan perbaikan pasca audit
 Rapat tinjauan manajemen
 Tindakan perbaikan pasca tinjauan manajemen
 Kajian pra survey akreditasi
 Perbaikan
 Permohonan survey akreditasi
 SPM

Pemahaman thd SPM, Fasilitator/

indikator, Konsultan
Menetapan threshold tiap
unit kerja
Penyusunan rencana
pencapaian spm tiap unit

Penyusunan SPM Facilitator/

organisasi (kompilasi) Konsultan
Penyusunan rencana
organisasi untuk
mencapai SPM
Penyusunan draft Konsultan
keputusan kepala daerah Narasumber
ttg spm rs
Advokasi untuk
pengesahan keputusan
kepala daerah
Contoh: Langkah-langkah untuk
pendampingan penyusunan spm
 Seminar ttg SPM  Konsultan teknis dan narasumber
 Pembentukan tim kerja penyusunan spm  Konsultan teknis dan narasumber
 Kajian terhadap sistem informasi dan
ketersediaan data serta indikator  Konsultan teknis
 Pelatihan penyusunan SPM
 Penyusunan spm  Konsultan teknis dan narasumber
 Workshop hasil penyusunan spm  Konsultan teknis
 Perbaikan  Konsultan teknis dan narasumber
 Penyusunan draft keputusan kepala
daerah  Konsultan teknis
 Advokasi ke pemerintah daerah  Konsultan teknis
 Pengesahan spm
 Narasumber
Contoh: langkah-langkah pendampingan
ISO 9001:2000
 Seminar ttg ISO 9001:2000  Konsultan teknis dan narasumber
 Penunjukan QMR dan pembentukan steering committee  Arahan dari narasumber
 Pelatihan ISO 9001:2000  Konsultan teknis dan narasumber
 Kajian awal
 Konsultan teknis
 Pendampingan 5 – 8 kali:
 Penyusunan manual mutu
 Konsultan teknis
 Penyusunan prosedur mutu
 Penyusunan sasaran-sasaran mutu dan rencana perbaikan
 Pelatihan auditor internal  Konsultan teknis dan narasumber
 Pelaksanaan audit
 Konsultan teknis
 Tindakan perbaikan pasca audit

 Konsultan teknis dan narasumber
Rapat tinjauan manajemen
 Tindakan perbaikan pasca tinjauan manajemen  Narasumber
 Audit konsultan  Konsultan teknis
 Preassessment audit  Konsultan teknis
 Perbaikan pasca preassessment audit  Konsultan teknis
 Audit sertifikasi  Konsultan teknis
 Konsultan teknis dan narasumber
Terima kasih