Professional Documents
Culture Documents
مفهوم تفتیش وانواع تفتیش
مفهوم تفتیش وانواع تفتیش
Internal audit
انواع تفتیش:
تفتیشهای داخلی :
که به آن تفتیشهای شخص اول نیز گفته می شود ،توسط خود سازمان یا از
جانب آن به منظور بازنگری مدیریت و دیگر مقاصد داخلی انجام می شوند
فرآیندی تفتیش
سNNیستماتیک ،مستقل و
مدون برای کسNب شواهد
تفتیش و ارزیابی مبتنی بر
واقعیNNت آNNن به منظور
تعیین میزان برآورده شدن
معیارهای تفتیش است.
بسNیاری از خدایان سNیستم های مدیریNت معتقNد هسNتند تفتیNش داخلNی یکNی از ارکان مهNم ایNن
سیستم هاست و باید با برنامه ریزی قبلی و حداقل سالی یک بار انجام پذیرد
تعاريف :
• تفتیش:
بررسي مستقل ونظام يافته براي تعيين اينکه فعاليتهاي مرتبط ونتايج
مربوطه با ترتيبات برنامه ريزي شده مطابقت دارد واين ترتيبات به
طور موثر اجرا مي شوند ودرجهت دست يافتن به اهداف مناسب
هستند
• تفتیش شونده:
حرفه ،فعاليت ياسازماني که مورد تفتیش قرار مي گيرد
• مفتیش:
شخصي که جهت انجام تفتیش واجد شرايط الزم باشد
• عدم انطباق:
برآورده نشدن نيازمنديهاي مشخص شده
اهداف و انگيزههاي تفتیش
تعيين تطابق ي ا عدم تطابق فعاليت ها در يك سيستم كيفيت با
ويژگي هاي مشخص و تعيين شده
تعيين ميزان اثربخشي فعاليت هاي برنامه ريزي و اجرا شده
يك سيستم كيفيت ،در برآوردن اهداف كيفيتي مشخص شده
فراهم آوردن فرصت براي بهبود سيستم كيفيت
برآورده ساختن خواسته هاي قانوني
اهداف و انگيزههاي تفتیش
درياف ت گواهينام ه س يستم مديري ت كيفيت از مراج ع ص دور
گواهينامه ()Certification Body
ارزيابي يك تأمين كننده قبل از انعقاد قرارداد
ارزياب ي مس تمر تأمين كننده ب ا توج ه ب ه رابط ه قراردادي و
براي بررسي سيستم كيفيت تأمين كننده
ارزياب ي نظام كيفيت ي ك س ازمان بر اس اس اس تانداردهاي
خاص كيفيتي
تهیه برنامه تفتیش
تفتیش عملی
اجرای تفتیش
تهیه گزارش تفتیشN
جلسه پایانی
ثبت سوابق
2
هماهنگي واعالم كارشناس -2-1انتخاب تفتیشن باتاييدمسئول دفتر بهبود کيفيت
زمان تفتیش بهبودكيفيت -2-2هماهنگNNي باتفتیشNNن ومسNNئولين قسNNمت هابراي تعيين زمان دقيق تفتیNNش درمطابقNNت
بابرنامه 6ماهه
-2-3ثبت زمان دقيق تفتیش درفرم اعالمتفتیش واعالم آن به كليه دست اندركاران
3
تهيه مستندات تفتیشن -3-1تدوين چك ليست هاي تفتیش
تفتیش -3-2هماهنگي بامسئول دفتر بهبود کيفيت ومديران قسمت هابراي انجام تفتیش
4
اجراي تفتیش تفتیشن -4-1انجام تفتیNش باكمNك چNك ليسNت هاي تفتیNش وثبNت مشاهدات و يافتNه هNا دراين چNك
ليست ها
5
تنظيم گزارش تفتیشن -5-1تهيه گزارش تفتیش
تفتیش يادآوري:چنانچNNه تفتیNNش همراه باعدم انطباق باشNNد،اين عدم انطباق هNNا درفرم درخواسNNت
اقدام اصالحي ( )CARثبت گرديده وبه گزارش تفتیش ضميمه مي گردد.
-5-2ارايه گزارش تفتیش به مسئول دفتر بهبود کيفيت
6
تاييدگزارش تفتیش مسئول دفتر -6-1بررسي گزارش تفتیش
وابالغ آن بهبود کيفيت -6-2اخذتاييدقسمت تفتیش شونده درصورت وجودعدم انطباق درقالب فرم CAR
-6-3ابالغ گزارش تفتیش به مسئول قسمت تفتیش شونده
يادآوري:چنانچNNه فرم هاي CARپيوسNNت گزارش تفتیNNش باشندزمان تعيين اقدام اصNNالحي
بانظرمسئول قسمت تفتیش شونده تعيين مي گردد.
:الزامات فرايند
رديف
نام فعاليت مسئول شرح الزامات فرايند
7 تعيين وانجام مديرقسمت -7-1مطالعه وبررسي عدم انطباق هاي گزارش شده
تفتیش شونده اقدامات اصالحي يادآوري:چنانچNه عدم انطباقNي گزارش نگردد،گزارش تفتیNش بايگانNي
مي شود.
-7-2تعيين اقدام اصالحي مناسب براي حذف علل عدم انطباق ها
-7-3اعالم اقدام اصNNالحي تعيين شده بNNه دفتربهبود كيفيت باتكميل فرم
CAR
8 پيگيري اجراي كارشناس CAR -8-1پيگيري اجراي موثراقدام اصNNNNNNNNNNNNNNNNالحي تعيين شده درفرم
اقدام اصالحي بهبود كيفيت درموعدمقرردراين فرم
-8-2اعالم زمان تصديق اقدامات به تفتیشن مربوطه
9 تصديق اقدامات تفتیشن -9-1تصNNNديق اقدامات انجام شده ازطريق مطالعNNNه وبررسي فرم CAR
انجام شده ومشاهده سوابق مرتبط
-9-2تكميل فرم CARوارايه آن به دفتربهبود كيفيت
10 -10-1مطالعNNNه فرم هاي CARتكميل Nشده واخذتاييدمسNNNئول دفتNNNر بهبود كارشناس بهبود كيفيت تهيه گزارش
مسئول دفتر براي بازنگري کيفيت درروي اين فر مها
مديريت کيفيت بهبود
-10-2تهيه گزارش كام Nل Nبراي تفتیNNش هاي انجام شده مطابNNق برنامNNه
شش ماهه تفتیش
-10-3نگهداري سوابق تفتیش
-10-4مطالعه گزارش تفتیش وتصديق آن
فهرست مستندات مورد نياز:
•فرم برنامه زمانبندي تفتیش داخلي
•فرم چك ليست تفتیش
• فرم اعالم زمان تفتیش
•فرم گزارش تفتیش
•فرم درخواست اقدام اصالحي
:برNنامه زمانبندي تفتیش داخلي
تفتیش: سال:شماره
نام فرايند/ حمل ثور جوزا سرطان اسد سنبله میزان عقرب قوس جدی دلو حوت
قسمت
توضيحات:
امضاء مسئول دفتر بهبود کيفيت : تاريخ تنظيم:
چک ليست
نام وامضاء ممیز /مفتیشان: تاریخ تفتیش :
:فرم در1خواست اقدام اصالحي
مشخصات تاريخ تفتیش: قسمت تفتیش شونده:
تفتیش مدركموردتفتیش: نام مسئول قسمت:شماره تفتیش:
نام شخص تفتیش شونده:نام مفتیش(ين):
فعاليت موردتفتیش:
شرح مهلت اقدام:
نوععدمانطباق :جزيي عمده
موارد عدم
انطباق
تاييد مسئول دفتر بهبود کيفيت: امضاء مسوول قسمت: امضاء مفتیش:
شرح اقدام
اصالحي براي
پيشگير ي از تاريخ:
وقوع مجدد
امضاء مسوول قسمت:
سؤاالت بستـه
سؤاالت بسته ،سؤاالتي هستند كه شخص مقابل باالجبار به
آنها با يك كلمه"بله" يا "خير" و نهايتا" با يك جمله خبري
كوتاه پاسخ مي دهد.
هدايت گفتگو به وسيله پرسش
سؤاالت باز
شخص چه كسي
شي ء چه چيزي
نوع ،شيوه چگونه
محل كجا
زمان چه موقع
انگيزه چرا
هدف به چه علت
وسيله به چه وسيله
اخالق حرفه اي مفتیش
حالت من بالغ
حالت من كودك
كودك طبيعي
كودك تطبيق يافته
Berne كودك لجباز
ده توصيـه براي مفتیشان
)1به هدف و دامنه كاربرد در حيطه مورد تفتیش توجه كنيد.
)2فعاليـتهاي بازرسـي و آزمايـش موجـود را مـورد نظـر قـرار
دهيـد.
)3معيارهاي پذيرش را از قبل تعيين كنيد.
)4رابطه بين "ميزان كار" در هنگام تفتیش و "فوائد حاصله" را
به نحو صحيح برقرار نماييد.
)5در سطح موضوع باقي بمانيد.
ده توصيـه براي مفتیشان
-1بكارگيري روشها و مواد پذيرفته شده جهت سهولت وتسريع طراحي ،انتخاب و ...
-2سهولت بهبود و توسعه محصوالت و فرآيندها
- 3افزايش اطالعات و دانش فني در رابطه با خواص ،امكانات و كاربرد مواد
-4راهنمايي بمنظور تنظيم تحقيقات و برنامه هاي توسعه از نظر
متخصصي
ن
سطوح استاندارد
-1استاندارد كارخانه اي:
اينگون ه اس تاندارد ه ا توس ط كارخانجات و بمنظور اس تفاده در همان واحد
تدوين مي شود مثل استاندارد قطعات كارخانه اي
-2استاندارد ملي:
اي ن اس تاندارد ه ا بوس يله موس سه اس تاندارد در ي ك كشور ك ه مقام ذيصالح
براي اين كار شناخته شده تهيه مي شود .مثل زبان و لهجه
-3استاندارد منطقه اي: سطوح
عوامل ي مانن د موقعيت جغرافياي ي فرهن گ س ياست شك ل توليد و مصرف و استاندارد
انواع برخ ي ازكشوره ا را بر آ ن داشت ه ت ا مشترك ا مبادرت ب ه تدوين
استاندارد بپردازند
-4استاندارد بين المللي:
مهمترين سازماني كه وظيفه تدوين استاندارد بين المللي را بعهده
دارد ISOاست .
سازمان بين المللي استاندارد ISO
در خصNوص اسNتاندارد هاي صNنعتي قديمNي ترين سNازماني كه
در سNطح جهانNي تشكيل گرديد كميسNيون بين المللNي الكتروتكنيك
IECمي باشد كه در سال 1906تاسيس شد
در سNال 1946كنفرانسNي در لندن متشكNل از نمايندگان كميته
هماهنگNي اسNتاندارد هاي ملNل متحNد و كشور هاي غير عضو
در اين كميتNه تشكيل گرديد كNه نتيجNه مذاكرات منجNر بNه تشكيل
سNازمان بين المللNي اسNتانداردگرديدكه درحال بيش از 135
كشور درآن عضوند.
سNاختار آNن ازمجمNع عمومNي شورا ،كميتNه هاي اصNلي فني و
فرعNي ودبير خانه مNي باشNد و زبان رسNمي انگليسNي و فرانسه و
ISO 9000
در 1س1ال 1987کمیت1ه فن1ی 176س1ازمان بی1ن الملل1ی استاندار1د
(( TC/176ISOس1ر1ي اس1تانداردهاي ایزو 9000را به جهانیان
ارائ1ه نمود .هدف از تدوی1ن ای1ن س1ر1ي اس1تاندار1د به وجود آوردن
الگوئ1ی بینالملل1ی بر1اي پیادهس1ازي و اس1تقرار س1یستمهاي مدیریت و
تضمی1ن کیفی1ت بوده ک1ه مورد اس1تقبال فراوان در س1طح دنیا قرار
گرفت .س1ري اس1تانداردهاي ایزو 9000در سال 1994و 2000و
س1پس در س1ال 2008ب1ا نگر1ش فرآیندگر1ا و نهادینه نمودن بهبود
مس1تمر در س1یستم مدیری1ت کیفی1ت س1ازمان از طر1ی1ق اص1الح فرآیندها،
مورد ویرای1ش قرار1گر1فت .در 1واق1ع اس1تاندارد ایزو 9000ب1ه یک
محص1ول خاص داده نمیشود ،بلک1ه فر1آین1د تولی1د کاال یا خدمات را در
یک واحد تجاري مورد ارزیابی قرار میدهد.
مزایاي بکارگیري استاندارد ایزو 9000
بررسی مجدد فعالیت هاي سازمان بر اساس اهداف سازمان و رفع کاستیها
شفافیت فرآیندها و شاخص ها در سازمان
جلوگیري از دوباره کاري هNا بNه واسNطه تعریNف فعالیتهاي برنامه ریزي شده
و سیستماتیک
کاهش هزینه ها
ایجاد اطمینان و اعتماد در درون سازمان
مشخص شدن حیطه وظایف و اختیارات سطوح مختلف سازمان
ایجاد اطمینان و اعتماد در میان مشتري افزایNش توان رقابNت در عرصNه بین
المللی
دامنNه کاربرد :ایNن اسNتاندارد در کلیNه سNازمانهاي تولیدي ،خدماتNی و پژوهشی و
آموزشی و غیر کاربرد دارد.
استندرد ایزو 14000
شامل استانداردهاي بین الملی در رابطه با سیستمهاي زیست محیطی است.
ایNن اسNتانداردها در سNال 1996میالدي توسNط کمیتNه فنNی 207سازمان ایزو
بوجود آمدند.
یNک سNیستم مدیریNت زیسNت محیطNی میتوانNد بNه عنوان بخشNی از سNیستمهاي جامع
مدیریNت بNه حسNاب آید.ایNن سNیستم شامNل سNاختار سازمانی ،فعالیتهاي طرحریزي،
تعریNف مسNوولیتها ،تعییNن روشهNا و فرایندهNا وهمچنیNن در اختیارگیري منابع الزم
براي تهیه ،اجرا ،بازنگري و حفظ خط مشی زیستمحیطی سازمان است.
ایNن اسNتاندارد مسNاله اصNلی فرآینNد تولیNد و بNه عبارتNی پشNت پرده عرضNه یک کاال
اسNت ،نNه خود کاال .در واقNع ایNن گواهینامNه بNه واحدي اعطNا میشود که در
درازمدت برنامههاي عملNی براي کمNک بNه پاکیزه ماندن محیطزیسNت داشتNه باشد
و آنها را به درستی اجرا کند
مزایاي بکارگیري استاندارد ایزو 14000
ایجاد سNیستمهاي مدیریNت زیسNت محیطی کNه منجNر بNه حفاظت بیشتNر از محیط
زیست می شود.
بNه حداقNل رسNانیدن موانNع غیNر تعرفNه اي تجاري و تسNهیل تجارت بیNن الملNل با
توجه به بها دادن بیشتر به محیط
زیست در سازمانها
جلب مشتریان بیشتر و افزایش سهم بازار در سطح بین المللی
افزایNش رعایNت مقررات و قوانیNن مربوط بNه محیNط زیسNت اسNتفاده بهینه از
منابع طبیعی
ایجاد ارزش افزوده بیشتر براي سازمان
دامنNه کاربرد :ایNن اسNتاندارد براي کلیNه صNنایع و سNازمانهاي مختلف تولیدي و
خدماتی کاربرد دارد.
استانداردOHSAS 18001
در سNال 1998کمیتهاي متشکNل از موسNسه اسNتاندارد بریتانیNا ،شرکتهاي اصلی
گواهNی دهنده انگلستان و سNایر سNازمانهاي بینالمللی استاندارد تشکیل شد که هدف
آNن تهیNه و تدویNن اسNتانداردي واحNد بود OHSAS 18001 .در پاسNخ به نیاز
سNازمانها بNه یNک اسNتاندارد سNیستم مدیریNت ایمنNی و بهداشNت شغلNی ،کNه بوسNیله آن
بتواننNد سNیستم مدیریNت خود را در زمینههاي بهداشتNی و ایمنNی ارزیابNی کنند
تدویNن شده اسNت .سNاختار اسNتاندارد OHSAS 18001سNازگار بNا استانداردهاي
ایزو 9000و ایزو 14000اسNت تNا سNازمانها بتواننNد بNه راحتNی سیستمهاي
مدیریNت کیفیNت ،محیNط زیسNت و بهداشNت شغلNی و ایمنNی را بNا یکدیگر ادغام و
سNیستم مدیریتNی یکپارچهاي را ایجاد نمایند .یNک سNیستم مدیریNت ایمنNی و بهداشت
شغلNی ،سNازمان را در شناسNایی ،حذف و یNا بNه حداقNل رسNاندن خطرات مرتبNط با
بهداشNت و ایمنNی کارکنان خویNش و سNایر طرفهاي ذینفNع کNه در معرض آن قرار
دارند ،یاري میکند.
مزایاي بکارگیري استانداردOHSAS 18001
تفکري طرح ریزي شده و مستند در ارتباط با بهداشت و ایمنی شغلی
سNاختاري مناسNب براي مدیریNت بهداشNت و ایمنNی شغلNی ایجاد محیط کاري
ایمنتر و سالمتر
افزایش آگاهی و دانش در خصوص مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی
کاهش ریسک حوادث ،رویدادها و ....
دامنه کاربرد :این استاندارد در کلیه سازمانهاي تولیدي و خدماتی کاربرد دارد.
استاندارد ایزو 22000
سNتاندارد ایمنNی غذا وابسNته بNه بروز مخاطرات بیماريزایNی غذایی در هنگام
مصNرف میباشد .کنترل کافNی و مناسNب در طول زنجیره غذایی امري
ضروري بنظNر میرسNد چرا کNه در هرمرحلNه از زنجیره غذایNی ممکNن است
مخاطرات ایمنNی غذا رخ دهد .لذا رسNیدن بNه ایمنNی غذا بایسNتی بNا تالش همه
گیNر طرفهاي زنجیره غذا صNورت پذیرد .بکارگیري ایNن اسNتاندارد به
سNازمانهایی کNه در ردههاي مختلNف زنجیره غذایNی قرار دارنNد کمNک میکند
کNه بتواننNد مخاطرات موجود در سNیستم خود را شناسNایی و کنترل نمایند .این
اسNتاندارد مجموعNه ترکیبNی موثري را جهNت حصNول اطمینان از ایمنی غذا
در طول زنجیره غذایNی ایجاد مینمایNد کNه عناصNر کلیدي آنهNا شامل ارتباط
متقابNل ،سNیستم مدیریNت ،برنامههاي پیشنهادي و اصول HACCPمیباشد.
دامنNه کاربرد :کلیNه سNازمانها در محدوده زنجیره غذایNی شامل تولیدکنندگان
مواد اولیNه در کارخانههاي تولیNد مواد غذایNی و خوراك دام ،عوامNل درگیNر با
حمNل و نقNل و انبارش ،فروشگاههاي خرده فروشNی و تامین کنندگان خدمات
مرتبNط بNا غذا نظیرخدمات بسNتهبندي و ...میتواننNد از ایNن استاندارد بهره
استاندارد ایزو 22000
سNتاندارد ایمنNی غذا وابسNته بNه بروز مخاطرات بیماريزایNی غذایی در هنگام
مصNرف میباشد .کنترل کافNی و مناسNب در طول زنجیره غذایی امري
ضروري بنظNر میرسNد چرا کNه در هرمرحلNه از زنجیره غذایNی ممکNن است
مخاطرات ایمنNی غذا رخ دهد .لذا رسNیدن بNه ایمنNی غذا بایسNتی بNا تالش همه
گیNر طرفهاي زنجیره غذا صNورت پذیرد .بکارگیري ایNن اسNتاندارد به
سNازمانهایی کNه در ردههاي مختلNف زنجیره غذایNی قرار دارنNد کمNک میکند
کNه بتواننNد مخاطرات موجود در سNیستم خود را شناسNایی و کنترل نمایند .این
اسNتاندارد مجموعNه ترکیبNی موثري را جهNت حصNول اطمینان از ایمنی غذا
در طول زنجیره غذایNی ایجاد مینمایNد کNه عناصNر کلیدي آنهNا شامل ارتباط
متقابNل ،سNیستم مدیریNت ،برنامههاي پیشنهادي و اصول HACCPمیباشد.
دامنNه کاربرد :کلیNه سNازمانها در محدوده زنجیره غذایNی شامل تولیدکنندگان
مواد اولیNه در کارخانههاي تولیNد مواد غذایNی و خوراك دام ،عوامNل درگیNر با
حمNل و نقNل و انبارش ،فروشگاههاي خرده فروشNی و تامین کنندگان خدمات
مرتبNط بNا غذا نظیرخدمات بسNتهبندي و ...میتواننNد از ایNن استاندارد بهره