GENEL OLARAK İLETİŞİM

İLETİŞİM KAVRAMI VE ANLAMI

 İletişim, insanın kendini sosyal bir varlık olarak
ifade etmesi için zorunludur. İnsan, çevresi ile
iletişim kurarak yaşar. Onun her davranışı,
konuşması, susması, duruşu ve oturma biçimi,
kendini ifade etmesidir; yani çevresine mesaj
iletmesidir. İletişim, bilgi üretme, iletme ve
algılama sürecidir.
 İletişim kurmakta asıl amaç, anlaşılabilir
mesajların gönderilmesi ve karşı tarafın tutum ve
davranışlarında değişiklik yapmaktır.
 İnsan yaşamını iletişim kurarak sürdürür. Yaşam
bir bakıma iletişim kurma serüvenidir. Normal
zihinsel fonksiyonlara sahip olan bir insan,
iletişim kurmadan yaşayamaz.
 Sessizliği ve yalnızlığı seçen insan, vücut
diliyle, dışa doğru, ya da bir iç muhasebe
ile içe doğru kendisiyle iletişim kurar.
Kendisiyle iletişim kurduğu zaman duygu
ve düşüncelerini değerlendirir, etkileşim
içine girer, kendine mesaj gönderir, onları
yorumlar ve geribildirimde bulunarak,
inanç tutum ve davranışlarında değişikliğe
gider. Bu süreç, insanın iletişim kurmadan
edemeyeceğini gösterir.
 İletişim toplumun temelini oluşturan bir
sistem, örgütsel ve yönetsel yapının düzenli
işleyişini sağlayan bir araç ve bireysel
davranışları görüntüleyen ve etkileyen bir
teknik, sosyal süreçler bakımından zorunlu
bir bilim, sosyal uyum için gerekli bir sanattır.
İnsan ilişkilerinin vazgeçilmez bir unsuru olan
iletişim, örgütsel ve toplumsal faaliyetlerinin
sürdürülmesi içinde zorunludur.
Örgütsel iletişim, örgütsel yapının karmaşıklığı
nedeniyle, kişiler arası iletişimden daha
karmaşıktır. Yöneticiler aldıkları geri bildirim ve
bilgi ışığında örgütsel faaliyetler için gerekli
kararları alırlar.
 A.İLETİŞİMİN TANIMI VE KAPSAMI
 Bireyler arası ilişkiler
bağlamında iletişim
kısaca, “bilgi üretme,
aktarma ve
anlamlandırma
süreci”dir. Genel
anlamda iletişim; “iki
sistem arasındaki bilgi
alışveriş”idir.
 En kısa tanımıyla iletişim
kaynakla hedef arasında
mesaj alışverişidir.
 İletişim kavramı, “communis”
kelimesinden türemiştir ve kavram; tutum,
bilgi, düşünce duygu ve davranışların,
“kaynak”tan “hedef’e iletilmesi anlamına
gelir.
 İki ya da daha fazla insan arasında ses
yazı veya vücut diliyle mesaj iletme
etkinliği olan iletişimin kurulması belli
aşamaları içeren bir süreçtir
Bu aşamalar:
 Mesajın hazırlık aşaması,
 Mesajın koordinasyonu,
 Mesajın formülasyonu (kodlanması)
 Mesajın aktarılması
 Mesajı kabul etme ve kodunu çözme,
 Geribildirimde bulunma
İletişimin Amacı ve Önemi
İletişimi kaynaktan, alıcı, alıcı veya alıcılara
mesajın iletilmesi olarak düşünmek doğru
değildir; çünkü mesajı gönderen kişinin genellikle
bir amacı vardır. Kaynak gönderilen mesaj
doğrultusunda hedefin bir davranışta
bulunmasını bekler. Hedefin göstereceği davranış
ise, mesajı alma biçimine mesajın alınma
derecesine bağlıdır. Mesajı gönderenin(kaynak)
istediği davranışın, alıcı tarafından gösterilmesi
halinde etkin iletişim gerçekleşir.
 Örgütsel ve grup iletişiminde, birlikte
çalışan insanların davranışlarını kontrol
etmek ve belli bir amaç doğrultusunda
yönlendirmenin vazgeçilmez aracı,
iletişimdir. Bu yönüyle iletişim sadece bir
ileti alışverişi değil, insanın toplumsallaşma
sürecinde ortak bir etkinli aracıdır.
İletişimin Özellikleri
 İletişim olgusunun bazı temel özellikleri vardır.
Bu özellikleri aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:
 a.iletişim insan davranışlarının bir ürünüdür:
İletişim coğrafi, sosyal ve benzer çevresel
değişkenlerin insan üzerinde bir etkisi olmadığı
gibi, basit bir etkileşim aracı da değildir. Tüm
insan toplulukları varlıklarını iletişimle
sürdürmüşler, birbiriyle ilişkilerini iletişimle
kurmuşlardır. İnsan, iletişim ihtiyacını sürekli
duymuştur. Çocuk çevresini algılamaya
başladığından itibaren iletişime başlar. Zamanla
yeteneklerine ve çevreyle ilişkisine bağlı olarak
iletişim gücü gelişir.
İnsan, iletişim ihtiyacını sürekli duymuştur. Çocuk
çevresini algılamaya başladığından itibaren
iletişime başlar. Zamanla yeteneklerine ve çevreyle
ilişkisine bağlı olarak iletişim gücü gelişir.
b.İletişim dinamik bir olgudur: İletişimin ikinci
özelliği, dinamik bir süreç olmasıdır. Kültürel
yapıdaki değişime paralel olarak iletişim değişir.
Yeni gelişmeler, yeni deyimlerin, yeni kavramların
ortaya çıkmasını sağlar. Zamanla bazı kavramlar,
yerini yenilerine bırakır. Bilgi işlem sistemindeki
gelişmeler, yeni bir dili doğurur. İnsan-makine
ilişkisi, iletişimde yeni kavramların gelişmesine yol
açar.
c.İletişim belirli bir kalıplara bağlıdır: iletişim
kalıpları, kişilerin anlaşması başka bir
deyişle, mesajın etkili olması için gereklidir.
İletişim kalıbı iyi düzenlenirse, işaretler
kısaltmalar anlamlı hale gelir; mesajın etkisi
artar. Sözü edilen kalıplar, gruplara göre
düzenlendiği gibi, olaylara göre de
düzenlenir. Örgütlerdeki iş emirleri veya
bilgi formları, bir iletişim kalıbı olarak
görülebileceği gibi, makinelerin üzerine
konan uyarı işaretleri de, bir iletişim
kalıbıdır.
İletişimin Unsurları
 İletişim kaynak ile hedef arasında kurulur.
Kaynak ve hedef arasındaki iletişim,
“iletişim kanalı” ile sağlanır. Mesaj
kanaldan geçerek hedefe ulaşır; bunun
için kanal ileti için uygun olmalıdır. Mesajı
hedefe iletene gönderici, kaynak veya
iletici denir.
 İletişim süreci, üç temel aşamada ortaya
çıkar. Bu aşamalar:
 Kaynak, herhangi bir insan, yayın spikeri, dergi
için röportaj yapan biri veya hastasını tedavi
eden bir doktor olabilir. Mesajın alıcısı(hedef) ise,
bir dinleyici, bir izleyici veya bir okuyucudur.
Mesaj, gönderici ve alıcı olmak üzere her iki taraf
açısından anlam içeren işaret ve sembollerdir.
İletişim süreci bu temel faktörlere bağlı olarak
ortaya çıkar.
 İletişimin yukarıda sayılan temel unsurlarının
yanında kodlama, kanal, yansıma ve gürültü gibi
ikincil öğeleri de vardır.
 Kanal: Kanal her zaman kullanılmadığı için,
burada zorunlu bir unsur olarak gösterilmemiştir.
Örneğin, havadaki ses dalgası, telefon, telgraf ve
bunların üzerindeki titreşimler, iletişimin
kanallarıdır.
 Kodlama: kısaca gönderilecek mesajın
hazırlanması, inanç, duygu, düşünce veya
davranışın iletilmeye hazır hale getirilmesidir.
Kodlama imgelerin anlama dönüştürülmesidir.
 Kod çözme,
gönderilen
mesajın
anlamının
algılanması
sürecidir. Bir
başka ifadeyle
kod çözme,
alıcının mesajı
yorumlayarak,
anlamlı bilgiye
dönüştürmesid
ir.
 İletişim sürecinin tamamlanması için, kaynağın
hedeften tepki alması gerekir. İletişim bu tepki
biçimine geri bildirim denir. Bazı durumlarda
mesajın kaynaktan hedefe iletilmesine veya
hedeften kaynağa geri dönmesine engel olan
çeşitli faktörler bulunur. Bunlara gürültü denir.
 Gürültü mesajın
kaynaktan
gönderildiği gibi
algılanmasına
engel olan
psikolojik,
fizyolojik ve
nörofizyolojik
engellerdir.
E.İletişimin Fonksiyonları:
İletişim kurmanın temel fonksiyonları;
 bilgi fonksiyonu
 motivasyon fonksiyonu
 sosyalizasyon fonksiyonu
 tartışma fonksiyonu
 eğitim fonksiyonu
 kültürel gelişme fonksiyonu
 eğlence fonksiyonu
 entegrasyon fonksiyonu
İletişimin her hangi bir sosyal sistem içindeki temel
fonksiyonları, aşağıdaki gibidir.
 Bilgi (Enformasyon): Kişisel çevresel, yerel ulusal
ve uluslar arası koşulları anlamak, bilinçli tepki
göstermek ve doğru sonuçlara ulaşmak için
gerekli olan haber, veri, bilgi, mesaj, fikir ve
yorumların toplanması, depolanması, işlenmesi
ve yayılması enformasyon olarak değerlendirilir.
 Motivasyon: kişilerin, grupların veya
toplumun yakın ve uzak hedeflerini
oluşturmak, kişisel tercihlerin teşviki,
kişisel ve toplumsal etkinlikleri geliştirmek,
herkesçe kabul gören hedeflere ulaşmaya
yardımcı olmak için iletişimin motivasyon
sağlama fonksiyonundan yararlanılır.
 Sosyalizasyon: Kişilerin içinde yaşadıkları
toplumun etkin üyeleri olarak, faaliyet
göstermelerini sağlayarak; toplumsal bağlılığı ve
bilinci besleyecek gene bilgi birikimini oluşturmak
ve böylelikle, toplumsal yaşama aktif bir şekilde
katılmalarına izin vermek iletişimin sosyalizasyon
fonksiyonu sayesinde olabilir.
 Tartışma: karşılıklı fikir
birli ve alış-verişini
kolaylaştırmak ve
kamuoyunu ilgilendiren
konularda farklı
görüşleri netleştirmek
için gerekli ortamı
oluşturmak, genel
kabul gören tüm yerel,
ulusal ve uluslar arası
konularda daha geniş
bir kamuoyu ilgisi ve
katılımı sağlamak
iletişimle olabilir.
 Eğitim: Yaşamın tüm aşamalarında
entelektüel gelişme, kişilik oluşumu, kişisel
yetenek ve kapasitenin gelişimi için bilgi
aktarmak gerekir.
 Kültürel Gelişme: Geçmişin mirasını
korumak amacıyla, kültürel ve sanatsal
ürünlerin yayınlanması, bireyin ufkunun
genişletilmesi, hayal gücünün, estetik
gereksinimlerinin ve yaratıcılığının
canlandırılması yoluyla, kültürel gelişim
iletişimle mümkün olabilir
 Eğlence: Kişisel veya toplu olarak eğlenme
amacıyla işaret, sembol, ses, görüntü arcılığıyla
tiyatro, dans, sanat, edebiyat, müzik, spor vb.
aktivitelerin yaygınlaştırılması ancak iletişimle
olabilir.
 Entegrasyon: Tüm insanların, grupların ve
ulusların birbirlerini tanıma ve anlamalarını
sağlamak, kendileri dışındakilerin yaşam
koşullarını, görüşlerini ve isteklerini anlamak
iletişimin önemli fonksiyonudur.
 İletişimin sayılan fonksiyonlarının yanında,
örgütsel iletişim bakımından önemli
fonksiyonları vardır. Buna göre örgütsel
iletişimin fonksiyonlarını; bilgi sağlama,
ikna etme ve etkileme emredici ve öğretici
iletişim kurma birleştirme olmak üzere dört
grupta toplayabiliriz:
 Bilgi sağlama.Bilgi alışverişi, iletişimin en temel
işlevidir.Bilgi , bireyin toplumsallaşması veya
çevresi ile uyumlu ilişki kurması için
gereklidir.Diğer yandan örgütsel, amaçların
gerçekleştirmesi için çalışanlar neyi, nasıl neden
yapacakları hususunda bilgiye ihtiyaç duyar.
 İkna etme ve
etkileme:Bireyin
karşısındaki kişi ve
kişilerin davranış düşünce
ve tutumlarını istenen
biçimde etkileme ve
değiştirme
sürecidir.Etkileme ise,
kişilerin tutumlarını ve
davranışlarını onların istek
ve amaçlarına ters
düşmeyecek şekilde, daha
uzun sürede değiştirme
olarak tanımlanır.
 Emredici ve öğretici
iletişim:Örgütlerde
yöneticiler, aslarıyla
yalnızca bilgi vermek
için değil neyi, nasıl
yapacaklarını
söylemek ve onlara
yön vermek,
davranışlarını
yönlendirmek
amacıyla da iletişim
kurarlar.
 Birleştirme:İletişim bir diğer işlevi, birleştirme ve
eşgüdümleştirmedir.Kültürel olarak birbirlerine
bağlı bir toplumsal sistem içerisinde yer alan
kişilerin, karşılıklı ilişki ve bağlıklarını
sürdürebilmeleri, iletişim ile mümkündür.
 Kontrol fonksiyon: İletişim görev, yetki ve
sorumlulukları açıklayarak, kontrole olanak verir.
Belirsizlik içeren sorunlarda problemin kaynağını
bulmak ve önlem almakla mümkündür.
 Güdüleme fonksiyonu: İletişim, örgütsel
amaçlara bağlılığı ve dolayısıyla güdülemeyi
artırır.
 Duyguları ifade edilmesi fonksiyonu.İletişim,
duyguların ifade edilmesini ve sosyal ihtiyaçların
karşılanmasını sağlar
 Bilgi iletme fonksiyonu: İletişim, karar vermede
kullanılacak bilgiyi iletmede kullanılır. Etkili
kararların alınabilmesi için, alternatiflere ve
gelecekteki kararların olası sonuçlarına ilişkin
bilgiye ihtiyaç vardır
İLETİŞİM UNSURLARI VE SÜRECİ
I.İletişim Süreci:
İletişim sürecinin öğelerini ve işleyişini
açıklayabilmek için, her şeyden önce iletişimin
“süreç” olduğunu kabul etmek gerekir.
Toplumbilim sözlüğü süreci, “bir olayın düzenli
olarak ve birbirini izleyen değişimlerle gelişmesi,
başka bir olaya dönüşmesi” olarak
tanımlamaktadır. Bunun dışında aynı kavram,
“zaman içinde sürekli değişen bir olgu” veya
süregelen herhangi bir durum” olarak da
tanımlanmaktadır
 İletişim birkaç adımı gerektiren bir süreçtir. Süreç
göndericinin düşünceleri, duyguları veya görüşleri
kodlamasıyla ve hedefe göndermesiyle başlar. İletişim
süreci, bir mesajı herhangi bir kanala gönderen gönderici
veya kaynak, gönderilen mesaj veya ileti ve mesajı alan
hedef alıcı olmak üzere üç temel unsurdan oluşur. Bu
unsurlarından biri eksik olursa, iletişim kurulamaz.
Gönderici mesajı gönderebilir, ancak alıcı onu duymaz
veya algılayamaz ise iletişim gerçekleşmez.
 İletişim süreci, kaynağın mesajı kodlayarak, alıcıya
göndermesiyle başlar. İletişim sürecinde kaynak iletmek
istediği mesajı, önce hedef tarafından algılanabilir
işaretlere dönüştürür; yani kodlar. Kodladığı mesajı bir
araç veya kanal aracılığıyla gönderir.
İletişim sürecinin dördüncü unsurunu, iletişim
kanalı oluşturur. İletişim kanalı, mesajın
göndericiden alıcıya gönderilmesinde kullanılan
yolu ifade eder. Örneğin sözlü iletişimde, mesaj
ses dalgaları yoluyla alıcıya ulaşır. Telefon
görüşmelerinde ise kanal telefon hatlarıdır.
İletişim sürecinin önemli bir unsuru da çevresel
faktörlerdir. Çevre faktörleri, mesajın iletişim
kanalı içinden akışını etkileyen koşulları ifade
eder. Örneğin, gürültü bir çevresel faktördür.
Aynı şekilde, hava şartlarının radyo dalgaları
üzerindeki etkisi de bir başka çevresel faktördür.
 Alıcı(hedef), iletişim sürecinin en önemli
diğer unsurudur. İletişim gönderici ve alıcı
arasında kurulur. Hedef mesajı alan kişidir.
Alıcının, mesajı taşıyan sembolleri
algılaması ve geri bildirimde bulunması ile
iletişim süreci tamamlanır. İletişim sürecinin
son aşamasını geri-bildirim oluşturur.
Geribildirim alıcının, göndericin mesajına
cevabıdır. Bu cevap sayesinde, gönderici
mesajının anlaşılıp anlaşılmadığını öğrenir
 A.Kaynak (Gönderici)
 Gönderici, mesajın kaynağı, iletişimin
başlatıcısıdır. Gönderici, iletişimi başlatan veya
iletiyi gönderendir. Gönderici olmadan iletişim
kurulamaz. İletişimde en önemli sorumluluk
göndericiye aittir; çünkü iletişim sürecini
başlatan ve mesajı kodlayarak gönderen odur.
 İletişim ilk önce göndericinin zihnindeki
düşüncelerle ortaya çıkar. Kaynak, sahip olduğu
tecrübe ve bilgilere göre, bir mesaj oluşturur;
yani mesajı iletmeden önce onu “kod”lar. Bir
düşünceyi formüle eder ve mesaj halinde kanalı
kullanarak alıcıya gönderir.
1)Kaynağın Taşıması Gereken Özellikler
 Kaynak bilgili olmalıdır. Kaynak göndereceği
mesaj konusunda bilgili olmalıdır. Kaynak,
bilgisi oranında kodlama, mesajı gönderme
gücüne sahiptir. Bilgi, mesajın kodlanma
biçimini belirlediği gibi, içeriğini, alıcıdan
beklenecek olan davranışı da etkiler.
 Kaynak kodlama özelliğine sahip olmalıdır.
Kaynak, alıcıya göndereceği mesajın nasıl
kodlanacağını, sözlerin ve işaretlerin anlamını
ne olduğunu belirlemelidir. Yanlış veya yetersiz
biçimde kodlanan bir mesaj, etkin olamayacağı
gibi, istenilen dışında bir davranışı da
yaratabilir.
 Kaynak düzlem ve rolüne uygun davranmalıdır.
Kaynak, alıcıya göndereceği mesajın nasıl
kodlanacağını, sözlerin ve işaretlerin anlamını
ne olduğunu bilmelidir.
 Kaynak tanınmalıdır. Etkin bir iletişim için alıcı
kaynağı tanımak ister. Alıcı aldığı mesajı
değerlendirirken, kaynağın özelliğine göre
değerlendirir. Kaynak, alıcı tarafından ne
ölçüde tanınıyorsa ve bu tanıma ne ölçüde
olumlu ise, iletişim o ölçüde etkin olur.
Tanınmayan veya olumsuz tanınan kaynağın
gönderdiği mesaj, alıcılar üzerinde olumlu etki
oluşturmaz.
 Sözlü iletişimde sözün nasıl söylendiği önem
taşır. Bunun için kaynağın şunlara dikkat etmesi
gerekir:
 Sesinin tonu, yüksekliği ve vurgusu iyi
ayarlanmalıdır, tekdüze bir konuşma dinleyicileri
sıkar ve dikkat dağıtır.
 Katılımcılarla kişisel ilişki kurmak gerekir. Bunun
için isimlerini bilmek önemlidir. Bazı ortamlarda
sadece ön adların kullanılması uygun olmayabilir,
bu durumda sayın, bey, hanım hitap
sözcüklerinin kullanılması gerekir.
 Belli sözcük ve ifadeleri kullanmaktan
kaçınılmalıdır. Örneğin; “Analdınız mı?”,
“Arkadaşlar…”, “Eveeet ” gibi sık
tekrarlandığında dikkat dağıtıcı olurlar.
 Bir konudan diğerine geçilirken mantıklı ve tutarlı
geçişler yapılmalıdır. Konular değişirken bunun
bütün içindeki yeri net olarak ortaya
konabilmelidir.
 Kullanılan
sözcüklerin mesleki
tabirlerle(jargon)
dolu olmamasına,
argo içermemesine
özen göstermelidir.
 Sözsüz iletişimde
giyim, göz teması,
ortamda dolaşma
gibi noktaların
olumlu bir iletişim
iklimi oluşturması
gerekir.
B.Mesaj
Mesaj kısaca kodlanan bilginin aldığı fiziksel
şekil olarak tanımlanabilir. Mesaj, alıcı için
bir uyaran olarak işlev gören sinyal ya da
sinyallerdir. Mesaj kavramın birçok anlamı
vardır. Örneğin mesaj, herhangi bir yerde
bir biçimde açığa vurulan bir dizi sözcük
veya imgeyi ifade eder. Mesaj, göndericinin
fikirlerini isteklerinin sembollere dönüşmüş
halidir.
 Mesajın etkin iletişimi sağlayabilmesi, başka bir
deyimle, hedefin olumlu geribildirimde
bulunmasını sağlayabilmesi için aşağıdaki
özelliklere sahip olması gerekir:
 Hedefin, bilgi, düşünce ve deneyimlerine
uygunluk,
 Hedefin inanç ve değerlerine uygunluk,
 Hedefin ihtiyaç, istek ve amaçlarına uygunluk,
 Hedefin ilgi alanlarına uygunluk,
 Hedefin toplum içindeki rollerine ve konumuna
uygunluk göstermelidir.
 Mesajın Genel Özellikleri
 Mesaj anlaşılır olmalıdır. Anlaşılırlık, hem şekil,
hem de içerik açısından olmalıdır. Öncelikle
olaya göre sözel veya sözel olmayan
mesajlardan biri seçilmeli ve seçilen mesaj,
anlaşılır biçimde kodlanmalıdır. Anlaşılırlık, alıcı
ve kaynağın bilgisine, yeteneğine ve kültürel
özelliklerine bağlıdır. Anlaşılamayan mesajların
algılanması ve kodunun çözülmesi mümkün
değildir.
 Mesaj açık olmalıdır. Açıklık, özellikle
istenilen ve beğenilen davranış açısından
önemlidir. Kaynak, gönderdiği mesajla,
alıcıdan ne istediğini belirtmelidir. Mesaj,
açık olsa dahi, beklenen mesaj belirsiz ise
kolaylıkla anlaşılmayacaktır. Açıklık, alıcı
açısından da geçerlidir. Mesajın alıcısının
kim olacağı, hangi alıcının ne yapmasının
gerektiği, mesajın genel ifadesinden
anlaşılmalıdır.
 Mesaj doğru zamanda iletilmelidir. Her iletişim
etkinliğinin bir yeri ve zamanı vardır veya
iletişim, mesajın içeriğine uygun zamanda etkin
olur. Bu nedenle, mesajın gönderileceği zaman
iyi belirlenmelidir. Ayrıca, alıcıdan beklenilen
davranış da zamanlı olmalıdır.
 Mesaj uygun kanal izlemelidir. İletişimin
gerçekleştiği ortamda düzenlenmiş olan bir iletişim
ağı vardır. Mesaj bu ağı izleyerek alıcıya ulaşır.
Mesaj uygun yolu izlemeden alıcıya varırsa,
etkinliğini kaybeder; alıcı ile kaynak arasındaki
ilişki yetersiz olur. Aynı şekilde mesaj izlediği yolda
engellenmemelidir. Mesaja başka anlamlar
ekleyerek mesaj yeni bir anlama kavuşursa,
hedefte arzu edilemeyen tutum ve davranışlara
neden olur.
 Mesaj kaynak ve alıcı arasında kalmamalıdır.
Mesaj, kaynaktan alıcıya ulaşıncaya kadar değişik
kişi ve kademelerden geçebilir. Mesajın
kaynaktan alıcıya ulaşması sırasında aktarıcılar
mesajın içeriğini gerektiği gibi kavramadan veya
etkilendikleri biçimde yeni bir kaynak durumuna
geçip, alıcıya farklı mesaj gönderebilir. Bu
durumda mesaj kaynağın gönderdiğinin yanında
ilave anlamlar kazanır. Alıcı, bu tür mesajla
karşılaşınca, beklenmeyen davranışlar
gösterebilir.
 b) Mesajın Türlerine Göre Taşıması Gereken Özellikler:
 Sözel mesajların taşıması gereken özelliler: En etkili
iletişim sözlü iletişimdir. Bu iletişim, sözel iletişim
olarak isimlendirilir. Yazılı talimatlar, iş mektupları,
örgüt el kitapları, konuşma şeklinde yapılan
görüşmeler, eğitim çalışmaları, grup tartışmaları,
toplantılar sözel iletişim türleridir.
 Sözel olmayan mesajlar ve taşıması gereken özellikler.
Yüz yüze iletişimde bilerek veya kontrolsüz biçimde,
sözel olmayan mesajlar iletilir. Jest ve mimiklere dayalı
mesajın gönderildiği sık görülmektedir. Jest ve
mimikler, toplumun kültürel yapısına göre anlam
kazanır.
 C. Kodlama-Kod Açma
 Bilginin, düşüncenin mesaj haline getirilmesine kodlama
denir. Kaynağın aklından geçirdiği, düşünceler alıcın
anlayabileceği simgelerle kodlanarak, mesaja
dönüştürülür. Kaynağın mesajı kodlaması, aynı zamanda
onun tecrübelerini de kapsar. İnsanların arkadaşlarıyla
gündelik konularda veya teknik bir konuda kon
konuşmaları, hep ortama bağlı değişik konuşma
yöntemlerini gerektirir ve bu konuşmalar ortamına göre
kodlanır.
 Kodlama basit bir el hareketinden, karmaşık bir
matematik formülüne kadar çok farklı biçimlerde olabilir.
Kodlama simgelerin anlama dönüştürülmesidir. Bir “şey”i
temsil eden ama onunla doğal bir ilişkisi olmayan
simgeler kodlanarak mesaja dönüştürülür. Simge (sinyal)
mesaja, iletilmesi amacıyla verilen fiziksel biçimdir.
Simgenin içerik veya anlamla ilgisi yoktur; sadece
mesajın fiziksel varlığını veya biçimini ifade eder.
 Mesajın yorumlanarak, anlamlı hale getirilmesine kod
açma denir.
 İletişimin başarısı, mesajın alıcı tarafından kod açımının
kodlandığı şekilde yapılmasına bağlıdır. Bu ise alıcı ile
kaynağın mesaja aynı anlamı vermesiyle mümkün olur.
Buna referans veya izafet çerçevesi denir.
D.Kanal
 Kanal, mesajın göndericiden alıcıya iletildiği yoldur.
Örgütlerde iletişim kanalları resmi ve gayrı resmi olabilir.
Örgüt içindeki resmi iletişim kanlarlı; emir komuta zinciri,
intranet, öneri/şikayet kutuları, şirket dergisi ya da
işletme toplantıları olabilir. Gayrı resmi iletişim kanalları
ise dedikodu, söylenti haberleri, işletme dışı gruplaşmalar
ve bizzat yöneticinin çalışanlarıyla resmi olmayan
kanallardan konuşmalarıdır.
 İletişim kanalları; formel (resmi) ve informel(resmi
olmayan) olmak üzere iki gruba ayrılır.
 E. Alıcı(Hedef)
 İletişimin gerçekleşmesi için en az iki kişiye
ihtiyaç vardır. Bunlardan biri kaynak diğeri
alıcıdır. İnsan kendisiyle kurduğu iletişimin
dışında, tek başına bir iletişim
kuramayacağına göre, mutlaka alıcı veya
alıcılar gerekir. Kodlanmış mesajı alan ve
kodunu açan kişi alıcıdır. Alıcı, mesajı
taşıyan sembolleri algılayıp anlam vererek,
iletişimi sonlandırır ya da kendisi bir mesaj
göndererek gönderici konumuna geçer.
 1)Alıcının Taşıması Gereken Özellikler
 Tam ve etkin bir iletişim için, alıcının aktif bir
dinleyici olması gerekir. Aktif bir dinleyici
olabilmek için alıcının;
 Etkin sessizlik içinde olması
 Dinlerken her türlü önyargı öntipler,
değerlendirmeler ve genellemelerden kendini
uzak tutması,
 Göndericiye karşı empati göstermesi,
 Sabırlı olması ve konuşmacının sözünü
kesmemesi
Etkin bir iletişim için alıcıda bulunması gereken
özellikler:
 Alıcı mesajı algılayabilmelidir. Alıcının görevi,
gönderilen mesajı, gönderildiği gibi ve gönderiliş
amacına uygun olarak algılayıp, sonrada mesaj
doğrultusunda tutum ve davranışta bulunmaktır.
 Alıcı bilgili olmalı ve bir geri besleme yeteneğine
sahip olmalıdır. Alıcının mesaj konusunda bir geri
besleme sistemine sahip olması halinde, mesajın
etkisini daha çabuk görmek söz konusu olabilir.
Alıcı mesajı aldığı zaman geri besleme sistemi ile
mesajı tamamlayacak ve davranışı istenen
zaman diliminde gerçekleştirecektir.
 Alıcı seçici olmalıdır. Yapılan çalışmalar,
her ortamda her kişinin benzer mesaja,
benzer tepki göstermediğini ortaya
koymaktadır. Kişiler ihtiyaçlarına, olaylara
ve kişilere karşı tutumlarına,
alışkanlıklarına ve sahip oldukları değer
yargılarına göre mesajları değerlendirirler.
 Alıcı bulunduğu düzleme uyabilmelidir. Alıcı,
aldığı mesajı bulunduğu düzleme göre
değerlendirecek ve bu düzlemin kabul sınırları
içinde davranış gösterecektir. Alıcının davranış
düzleminin kaynak tarafından bilinmesi, mesajın
alıcıya göre kodlanması için gereklidir.
 Alıcı, kaynak özelliği taşımalıdır. İletişim, sürekli
ilişkiler sistemidir. Özellikle işletmelerde iletişim,
dinamiktir ve örgütsel ilişkilerin sürekliliğini
sağlayan başlıca faktör durumundadır. Zaman
zaman alıcı, kayna; kaynak ise alıcı durumuna
geçer. Bu nedenle alıcının da kaynak ola
özelliğini taşıması gerekir.
F. Algılama Ve Değerlendirme
 Duyu organlarımıza ulaşsan
veriler, algılama olmaksızın
tek başlarına bir anlam
ifade etmez. Bunların bir
anlam ifade edebilmeleri
için verilerin algılanması
gerekir. Bize ulaşan
duyumlara algılama
neticesinde tepkiler
gösteririz. Önce mesajı filtre
ederiz. Filtre, göndericinin
ve alıcının mesajları
değerlendirmesidir ve
burada devreye algılama
girer.
 Algı, kişinin belli bir bilgiyi duyma,
organize etme, anlama ve
değerlendirmesidir.
 Algılama farklılığını dışsal ve içsel olmak
üzere iki unsura bağlayabiliriz.
 Algılamada dışsal faktörler: Farklılık,
yoğunluk, sıklık, hareketlilik, tekrarlama,
kontrast, yenilik, benzerlik gibi faktörlerdir.
 Algılamada içsel faktörler: Kişilik, ihtiyaçlar
amaçlar, motivasyon, inançlar, değerler ve
tutumlar, umutlar, beklentiler, arzu ve
istekler, geçmiş tecrübeler ve alışkanlıklar
gibi faktörlerdir.
G. Geri Bildirim ( Feed-Back)
 Geribildirim, alıcı ve gönderici arasındaki
geriye bilgi akışıdır. Bu sayede, gönderici
mesajın anlaşılıp anlaşılamadığını öğrenir.
Geribildirimin olmadığı bir iletişim, “tek
yönlü iletişim” iken, geribildirimin olduğu
iletişim, “çift yönlü iletişim”dir.
Geribildirim, bir tür kontrol mekanizmasıdır
ve iletişim sürecini etkiler.
 Geri bildirim, mesajın içeriğine göre olumlu ve
olumsuz olmak üzere iki kısma ayrılır.
Olumlu(pozitif) geribildirim bir davranışı zaten
ilerlemekte olduğu yönde destekleyen ya da
pekiştiren geri beslemedir. Örneğin bir söylev
sırasındaki alkışlar... Alıcı mesajı tam olarak
algılar ve bunu kaynağa doğru biçimde
gönderirse, pozitif geri bildirim denir.
 Olumsuz(negatif) geri bildirim ise kaynağa
mesajın amaçlandığı şekilde alınmadığını
bildirmek suretiyle, düzeltici bir işlev gören geri
bildirimdir. İletişimde mesaj alıcı tarafından
anlaşılmıyor veya eksik anlaşılıyor veya
iletiliyorsa, buna negatif bildirim denir.
 Etkin bir iletişim, pozitif geri
bildirim sayesinde
kurulabilir. Pozitif geri-
bildirim iletişim sürecinde şu
anlama gelir:
 Mesaj alınmıştır,
 Mesaj algılanmıştır,
 Mesaj doğru biçimde
yorumlanmıştır,
 Alıcı gelecek adım (geri
bildirim) için hazırdır.
 Alıcı, bir mesajın kodlarını çözdükten ve
yorumlandıktan sonra, kaynak durumuna
dönüşür; yani artık onun bir gayesi vardır, o da
kaynağın mesajın cevaplandırmak ve mesajı
kodlayıp kanal vasıtasıyla geri bildirimde
bulunmaktır.
 Etkin bir geri-bildirim;
1)Kaynağa yardımcı olmayı amaçlar,
2)Mesajın tam bir karşılığıdır.
3)Zamanlaması tamdır,
4)kaynağın amacına ulaşmasını sağlayacak kadar açık
ve seçiktir.
5)Yapıcıdır ve davranış üzerinde durur.
 Etkin olmayan geri-bildirim ise;
 1.Mesajın anlamını özel olarak içermez ve
geneldir,
 2. Mesajın anlamı ile doğrudan ilgisi yoktur,
 3. zamanlama itibariyle hatalıdır,
 4. Kişiyi ve kişiliği vurgular,
 5. Anlaşılmayacak kadar karmaşıktır,
 6. Spekülasyonlara dayalıdır; veri ve bilgi
içermez, yorum ağırlıklıdır.
İLETİŞİMİN İŞLEYİŞİ VE İLGİLİ
KAVRAMLAR
İLETİŞİM SÜRECİNİN İŞLEYİŞİ
İletişimin kurulabilmesi için bazı temel
unsurların bulunması gerekir. Bunlar
iletişim süreci için zorunlu olan
unsurlardır. Bu unsurlar; kaynak veya
gönderici, kodlama, mesaj, medya, kod
çözme, hedef geri bildirim(feedback) ve
gürültüdür.
 A.TEK YÖNLÜ İLETİŞİM
İletişim işleyiş yönü bakımından tek
yönlü veya iki yönlü iletişim olmak üzere
iki kısma ayrılır. Tek yönlü iletişim, bir
mesajın kaynaktan alıcıya, alıcının aktif
geri bildirimi olmaksızın yapılan iletişim
biçimidir. Tek yönlü iletişim, bir
kaynakla, bir veya birden fazla hedef
arasında kurulur.
Tek yönlü iletişim bireysel iletişimi gerektirecek
bazı durumlar vardır. Bunları şu şekilde
sıralayabiliriz:
 1.Tek yönlü iletişim uygulamaya hız kazandırır ve
verimli zaman kullanımı açısından yara sağlar,
 2.Önyargıların bulunmadığı, iletimin açık ve
anlaşılabilir olduğu durumlarda iletişimin çift
yönlü işlemesine gerek yoktur.
 3. Bilimsel verilerin iletilmesi sırasında, alıcının
bilgi ve kavrayış düzeyinin yeterli olması
durumunda, tek yönlü iletişim kurulur
Brifinglerde kurulan iletişim, tek yönlü bir iletişim
örneğidir.
B.Çift Yönlü İletişim
Çift yönlü iletişim, göndericinin alıcıdan geri
bildirim aldığında ortaya çıkan iletişimdir. Astlara
bir öneride bulunmak, soru veya zıt düşünceler
almak, iki yönlü iletişim örneğidir. İki yönlü
iletişim özellikle örgütlerde daha çok istenir;
çünkü iki yönlü iletişim reflektif dinlemeyi
gerektirir.
Tek yönlü iletişim, alıcıya geri bildirim fırsatı
vermezken, çift yönlü iletişimde geri bildirim
olanağı vardır. Bu temel farklılıkların yanında tek
yönlü iletişim ile çift yönlü iletişim arasında
etkinlik açısından başka bazı farklılıkla
bulunmaktadır. Bu farklılıklar şunlardır:
 Tek yönlü iletişim, çift yönlü iletişimden daha çabuk
işler.
 Çift yönlü iletişimde tek yönlü iletişimden daha doğru
iletişim kurulur.
 Çift yönlü iletişimde alıcı kendinden emindir ve güven
duygusu içindedir. Mesajı daha doğru yargılama
imkanına sahiptir,
 Çift yönlü iletişim, göreli olarak gürültü ve diğer başka
dış faktörlerin etkisi altındadır.
 Çift yönlü iletişim, interaktif bir iletişim biçimidir.