BỒI DƯỠNG KỸ NĂNG SOẠN THẢO

VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

TRONG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Giảng viên: ThS. Trần Thị Lệ

Phó Trưởng Khoa GDTrH - Trường BDCBGD Hà Nội
 VĂN BẢN
QUẢN LÍ VB do các cơ quan, tổ chức ban hành dùng để ghi chép,
truyền đạt các thông tin quản lý, quyết định quản lý

VBQLNN là VB do các CQ Nhà nước ban hành theo thẩm quyền,

trình tự, thủ tục, hình thức nhất định, được NN đảm bảo thi hành VĂN
bằng những biện pháp khác nhau, nhằm điều chỉnh các mối BẢN
quan hệ trong nội bộ cơ quan NN hoặc giữa các cơ quan NN
với nhau hoặc với các tổ chức, công dân. QLNN

VBQL VB do các cơ quan HCNN ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục
hình thức nhất định, được hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành,
HCNN giải quyết công việc trong nội bộ cơ quan, tổ chức hoặc giữa các cơ quan
với nhau, tổ chức, cá nhân.
 TT của Đảng, NV, MT hoạt trao đổi
CP, NN động của CQ công tác

ghi chép
THÔNG TIN và truyền
đạt các
QPPL
THỐNG KÊ PHÁP LÝ
CHỨC NĂNG
VĂN BẢN căn cứ pháp
lí cho các
QĐQL
VĂN HÓA XÃ HỘI
QUẢN LÝ

Ghi lại
Văn minh những truyền truyền đạt điều hành, HD,
QL thống văn các QĐ QL đôn đốc, KT,
hóa ĐG HĐ
VAI TRÒ CỦA VĂN BẢN TRONG HOẠT ĐỘNG QLNN

CÔNG CỤ ĐỂ
ĐẢM BẢO THÔNG
XÂY DỰNG
TIN CHO HĐ QLNN
HỆ THÔNG PL

VAI TRÒ CỦA VB

TRONG HĐ
QUẢN LÝ NN

PHƯƠNG TIỆN PHƯƠNG TIỆN

ĐỂ KIỂM TRA, TRUYỀN ĐẠT CÁC
THEO DÕI QUYẾT ĐỊNH QL
CÁC HĐ QL
 VĂN BẢN QPPL

VĂN BẢN
PHÂN LOẠI HÀNH CHÍNH CÁC
VĂN BẢN QUYẾT
QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐỊNH
CÁ BIỆT QUẢN LÍ
NHÀ NƯỚC

VĂN BẢN
CHUYÊN
NGÀNH
II. QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN
LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRONG GD&ĐT
1. Các căn cứ pháp lý:

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ Về

công tác văn thư.
- Công văn hướng dẫn số 1427/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2020 của Bộ
Nội vụ về việc triển khai thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
ngày 05/3/2020 của Chính phủ Về công tác văn thư.
- Công văn hướng dẫn số 191/VTLTNN-VP ngày 24/3/2020 Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước về thực hiện một số nội dung theo Nghị
định số 30/2020/NĐ-CP.
- Công văn số 879/SNV-CCVTLT ngày 07/4/2020 của Sở Nội vụ Thành
phố Hà Nội về việc triển khai thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-
CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư
2. Các văn bản hết hiệu lực:

-Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công

tác Văn thư;

-Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004
của Chính phủ về Công tác Văn thư;

-Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng

dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
 Cùng trao đổi:

* Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của

Chính phủ quy định có bao nhiêu loại VBHC?
So sánh với NĐ số 09/2010/NĐ-CP hoặc trong TT
01/2011/TT-BNV?
1. Nghị quyết (CB) 15. Biên bản
2. Quyết định (CB) 16. Tờ trình
3. Chỉ thị 17. Hợp đồng
4. Quy chế 18. Công văn *Bỏ 04 loại:
5. Quy định 19. Công điện -Bản cam kết
6. Thông cáo 20. Bản ghi nhớ -Giấy chứng nhận
21. Bản thỏa thuận -Giấy đi đường
7. Thông báo
22. Giấy ủy quyền -Giấy biên nhận hồ sơ
8. Hướng dẫn
23. Giấy mời
9. Chương trình
24. Giấy giới thiệu
10. Kế hoạch * Bổ sung: Phiếu báo
25. Giấy nghỉ phép
11. Phương án 26. Phiếu gửi
12. Đề án 27. Phiếu chuyển
13. Dự án 28. Phiếu báo
14. Báo cáo 29. Thư công
 4. Các thành phần của văn bản hành chính
Gồm 9 thành phần chính:
1. Quốc hiệu và tiêu ngữ
2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành
VB
3. Số ký hiệu của VB
4. Địa danh và th. gian ban hành VB
5a. Tên loại và trích yếu nội dung
VB
5b. Trích yếu nội dung công văn
6. Nội dung văn bản
7a,b,c. Chức vụ, họ tên và chữ ký
của người có thẩm quyền
8. Dấu, chữ ký số của CQ, tổ chức
9a,b) Nơi nhận
4 THÀNH PHẦN BỔ SUNG
(10a) Dấu chỉ mức độ mật
(10b) Dấu chỉ mức khẩn
(11) Chỉ dẫn về phạm vi lưu
hành
(12) Ký hiệu người soạn thảo VB
và số lượng bản phát hành
(13). Địa chỉ CQ, tổ chức; thư
điện tử; trang TT điện tử; số ĐT;
số Fax
(14) Chữ kí số của CQ, tổ chức
cho bản sao VB sang dạng VB
điện tử
5. MỘT SỐ YÊU CẦU KHI SOẠN THẢO VĂN BẢN
QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRONG GD&ĐT
Sử dụng phong cách ngôn ngữ
hành chính – công vụ
* Quy tắc sử dụng
- Từ ngữ theo nghĩa đen, đơn nghĩa;
- Từ ngữ trung tính, không kèm theo sắc thái biểu cảm;
- Từ ngữ đúng âm, đúng nghĩa, đúng khả năng kết hợp, đúng
màu sắc phong cách;
- Sử dụng hạn chế các từ viết tắt (để đảm bảo tính rõ ràng,
nghiêm túc).
* Không sử dụng các loại từ ngữ:
- Từ có tính chất địa phương, biệt ngữ, tiếng lóng, từ nước
ngoài chưa được Việt hoá ở phạm vi toàn dân.
- Khẩu ngữ thông tục.
- Từ ngữ văn chương, thành ngữ, tục ngữ, ca dao,
- Từ ngữ biểu cảm, từ tượng hình, từ tượng thanh, từ láy, các
biện pháp tu từ
- Từ thừa, từ rườm rà, từ đưa đẩy.
- Từ theo nghĩa bóng, đa nghĩa;
- Những từ chưa có trong từ điển Tiếng Việt
* Cách viết câu:
- Dùng câu có cấu trúc ngữ pháp theo trật tự thuận;
- Có thể tách các mệnh đề của câu thành từng dòng khi cần rành
mạch các ý
- Dùng câu cầu khiến không có dấu chấm than (!), không có các
phụ từ cầu khiến: hãy, chớ, đừng, nào, đi, nhỉ, nhé…

* Loại câu không sử dụng

- Câu đảo thành phần;
- Câu cảm thán, và câu nghi vấn.
 6. Một số lưu ý khi soạn thảo văn bản

6.1. KHỔ Thống nhất tất cả các VB trình bày trên khổ giấy A4
GIẤY: (bảng, biểu không được làm thành các phụ lục riêng
thì VB có thể được trình bày theo chiều rộng).

Sử dụng phông chữ Tiếng Việt Time New Roman, màu

6.2. PHÔNG CHỮ: đen, bộ mã kí tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam
TCVN 6909:2001

6.3. CỠ CHỮ CỦA Trình bày tên loại văn bản hành chính có thể là cỡ
TÊN LOẠI VB: chữ 13 hoặc 14
6.4. Về căn cứ pháp lý:
- Căn cứ ban hành VB được ghi đầy đủ tên loại VB, số, ký hiệu, cơ quan
ban hành, ngày tháng năm ban hành VB và trích yếu nội dung VB (riêng
Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).
- Đối với các VB có phần căn cứ ban hành (Quyết định, Nghị quyết) thì
phần căn cứ ban hành VB được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ
nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu
nội dung VB; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm
phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).
- Căn cứ thực tế trong các mẫu Quyết định hành chính thống nhất dùng
cụm từ “Theo đề nghị…” (tuy trong phần “Thể thức và Kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính” tại NĐ 30 không nói cụ thể nhưng theo mẫu QĐ
tại Phụ lục kèm theo có từ : Theo đề nghị….)
6.5. Về đánh số trang (đối với những văn bản từ 2 trang trở lên):
Được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản; được
đánh từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và không
hiển thị số trang thứ nhất.
6.6. Về quy định viết hoa:
- Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu
chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng.
-Tên các ngày tết: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi.
Ví dụ: tết Nguyên đán, tết Đoan ngọ, tết Trung thu. Viết hoa chữ Tết trong
trường hợp thay cho tết Nguyên đán.
- Tên các ngày trong tuần và tháng trong năm: Viết hoa chữ cái đầu của âm
tiết chỉ ngày và tháng trong trường hợp không dùng chữ số: thứ Ba, tháng
Hai
- Viết hoa tên chức vụ, học vị nếu đi liền với tên người cụ thể:
Giáo sư Nguyễn Văn A; Tiến sỹ Trần Văn B…
- Viết hoa tên địa lý:
+ Viết hoa chữ cái đầu tiên của các âm tiết tạo thành tên riêng: huyện Ba Vì, xã
Tản Lĩnh…
+ Viết hoa tên đơn vị hành chính được cấu thành giữa danh từ chung kết hợp
với chữ số, tên người, tên sự kiện lịch sử: Phường Điên Biên, Phường Cửa
Đông, Quận 1…
- Viết hoa tên cơ quan, tổ chức: Viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ chỉ loại
hình cơ quan, tổ chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức: Sở
Giáo dục và Đào tạo, Sở Tài chính....
-Viết hoa danh từ thuộc trường hợp đặc biệt: Nhà nước, Nhân dân, Thành phố
Hồ Chí Minh, Thủ đô Hà Nội.
-Không viết hoa trong tên gọi các tôn giáo, giáo phái, ngày lễ tôn giáo.
6.7. Nơi nhận:
- Nhóm nhận VB để thực hiện;
- Nhóm nhận VB để kiểm tra, giám sát (để b/c)
-Nhóm nhận VB để lưu.
* Lưu ý: 03 loại văn bản phải có nơi nhận ở phần thứ nhất: Công văn, Tờ trình,
Báo cáo ( gồm từ “Kính gửi” + tên các cơ quan, tổ chức, các nhân trực tiếp giải
quyết công việc)
Ví dụ: BÁO CÁO
Sơ kết học kỳ 1 năm học 2021 - 2022
và Phương hướng nhiệm vụ học kỳ 2
Kính gửi:
- Ủy ban nhân dân huyện Ba Vì;
- Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Ba Vì.
6.8. Về soạn thảo văn bản:
Nghị định số 30 quy định rõ:
- … “ người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền
giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản” (khoản 1
Điểu 10).
- “Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm
trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn
bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao” (khoản 4 Điều
10).
người trực tiếp soạn thảo các dự thảo văn bản ý thức trách
nhiệm của mình đối với mỗi sản phẩm văn bản mà họ tham mưu
cho cấp trên
Ví dụ
6.9. Số, kí hiệu của văn bản

- Số, kí hiệu của văn bản hành chính có tên loại:

Số: số thứ tự/viết tắt tên loại VB-viết tắt tên cơ quan ban hành VB
Ví dụ: Số: 31/TB-THCS A
Số: 234/BC-PGDĐT

- Số, kí hiệu của công văn hành chính (VB không có tên loại):
Số: số thứ tự/viết tắt tên CQ ban hành-viết tắt tên ĐV soạn thảo (nếu có)
Ví dụ: Số: 123/THCS A
Số: 123/SGDĐT-GDPT
6. 10. Cách trình bày Phụ lục:
- Từ Phụ lục và số thứ tự của Phụ lục được trình bày thành một dòng
riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Nếu có từ 2 phụ lục trở lên thì số thứ tự phải được đánh bằng chữ số La
Mã (I, II...)
- Tên Phụ lục (nếu có): trình bày canh giữa , bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ
13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
- Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục: được ghi đầy đủ
(số, kí hiệu VB, thời gian ban hành VB và tên cơ quan ban hành VB),
được canh giữa dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13-14,
kiểu chữ nghiêng...
- Số trang của Phụ lục được đánh riêng theo từng Phụ lục
* THÔNG BÁO
Là hình thức văn bản để thông tin cho cơ quan, tổ chức, cá nhân cấp dưới
hoặc ngang cấp (để thực hiện hoặc để biết )

* BÁO CÁO
Là hình thức văn bản dùng để:
- Phản ánh tình hình, tường trình lên cấp trên hoặc trước tập thể
- Để sơ kết, tổng kết công tác

* CÔNG VĂN
Là hình thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực
hiện các chức năng và nhiệm vụ của minh.
* TỜ TRÌNH
Là hình thức văn bản của cấp dưới gửi lên cấp trên đề nghị phê duyệt/ diễn
giải một vấn đề như: chủ trương, chính sách, đề án, kế hoạch, chương trình
hành động

* BIÊN BẢN
Là hình thức văn bản dùng để ghi chép tại chỗ về sự việc đang diễn ra hoặc đã
xảy ra để làm chứng về sau, có chữ ký của người có liên quan hoặc người làm
chứng.
Biên bản chủ yếu để làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra.
 QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐI

Trình tự quản lý văn bản đi

1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản.
2. Đăng ký văn bản đi.
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ
khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn
bản điện tử).
4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
5. Lưu văn bản đi.
LƯU Ý
• Nghị định số 30 quy định rõ khi phát hành văn bản nếu có sai sót về nội
dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương,
nếu có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được
đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (khoản
3 Điều 18).

• Nghị định số 30 bổ sung quy định mới về trách nhiệm của bên nhận đối
với VBG và VBĐT khi nhận được thông báo thu hồi văn bản 
 Mẫu sổ đăng ký văn bản đi tối thiểu gồm 10 nội dung:

Bổ sung thêm 02 cột thông tin là cột “Ngày chuyển” và cột “Ký nhận” do đã
được giảm bớt một sổ (Sổ chuyển giao văn bản đi) so với quy định trước đây
nên việc bổ sung này bảo đảm một sổ vẫn giải quyết được chức năng của hai sổ
như trước đây

Tên loại và
Số, ký Ngày Nơi Đơn vị,
trích yếu nội Số Ngày Ghi
hiệu tháng văn Người ký nhận người nhận Ký nhận
dung lượng bản chuyển chú
văn bản bản văn bản bản lưu
văn bản

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

                   
2. QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN

Trình tự quản lý văn bản đến

1. Tiếp nhận văn bản đến.
2. Đăng ký văn bản đến.
3. Trình, chuyển giao văn bản đến.
4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn
bản đến.