CHƯƠNG 7

fd

THÔNG TIN

GVGD: ThS. Võ Thanh

Trúc
SLIDESMANIA.COM
 MỤC TIÊU CHƯƠNG
Sau khi học xong chương này, sinh viên sẽ:
1. Trình bày quá trình truyền thông
2. Hiểu được thuận lợi và khó khăn giữa truyền thông bằng văn
nói và văn viết
3. So sánh hiệu quả của truyền thông
4. Giải thích tầm quan trọng của việc hoàn thiện các kênh truyền
thông để nâng cao hiệu quả chất lượng
5. Xác định các rào cản chung ảnh hưởng đến hiệu quả truyền
thông
6. Các hành vi liên quan đến việc lắng nghe chủ động có hiệu quả
SLIDESMANIA.COM
 NỘI DUNG CHƯƠNG
01 KHÁI NIỆM VÀ CHỨC NĂNG TRUYỀN THÔNG

02 QUY TRÌNH TRUYỀN THÔNG

03 HƯỚNG TRUYỀN THÔNG VÀ PHƯƠNG TIỆN TRUYỀN THÔNG

04 RÀO CẢN TRUYỀN THÔNG

SLIDESMANIA.COM

05 LẮNG NGHE CHỦ ĐỘNG

 1. KHÁI NIỆM VÀ CHỨC NĂNG

Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận.
Truyền thông là quá trình truyền đạt thông tin và hiểu được
ý nghĩa của thông tin.
SLIDESMANIA.COM
 1. KHÁI NIỆM VÀ CHỨC NĂNG
Các chức năng của truyền thông:
1. Kiểm soát hành vi của các thành viên.
2. Giúp động viên để thực hiện công việc.
3. Giúp biểu lộ tình cảm.
4. Đưa ra thông tin cần thiết để ra quyết định.
SLIDESMANIA.COM
 2. MÔ HÌNH QUY TRÌNH TRUYỀN THÔNG
Thông điệp Thông điệp

Nguồn
Nguồn Mã
Mã hóa
hóa Kênh

Thông điệp

Phản hồi Người nhận

Giải mã
Thông điệp

- Giao tiếp là quá trình trao đổi thông tin 2 chiều mới đạt hiệu quả
SLIDESMANIA.COM

truyền thông.
- Trong quá trình truyền thông thường xuất hiện các nguồn nhiễu gây
cản trở quá trình truyền thông  không hiệu quả
 Đường truyền thông

Trên xuống

Ngang cấp
SLIDESMANIA.COM

Dưới lên
 Hãy nêu các phương tiện giao
tiếp? Ưu – Nhược điểm của từng
phương tiện?

(1) Giao tiếp bằng lời nói

(2) Giao tiếp bằng chữ viết
(3) Giao tiếp phi ngôn ngữ
SLIDESMANIA.COM
 3 dạng truyền thông chính thức
SLIDESMANIA.COM
 Mạng truyền thông chính thức và các tiêu chuẩn hiệu quả

Mạng truyền thông

Tiêu chuẩn Dây chuyền Bánh xe Đa kênh

Tốc độ TB Nhanh Nhanh

Chính xác Cao Cao TB

Vai trò dẫn dắt TB Cao Không

SLIDESMANIA.COM

Sự hài lòng của các TB Thấp Cao

thành viên

10–
 Tin đồn
● Các đặc điểm của tin đồn
- Không được ban lãnh đạo kiểm soát.
- Phần lớn tin đồn được sử dụng cho lợi ích của một số người đưa tin.
● Kết quả:
- Gây ra sự mơ hồ, không rõ ràng dẫn đến nhân viên hành động sai, lo lắng
SLIDESMANIA.COM
 Giải pháp làm giảm tác hại của tin đồn
1. Thông báo rõ thời gian biểu khi ra các quyết định quan trọng
2. Giải thích các quyết định và hành vi không nhất quán, bí mật
3. Nhấn mạnh truyền thông từ cấp trên xuống cấp dưới và ngược lại
cho các quyết định hiện tại cũng như kế hoạch tương lai
4. Thảo luận cởi mở về những khả năng xảy ra các tình huống xấu
SLIDESMANIA.COM
 Lựa chọn kênh truyền thông

- Độ phong phú của kênh truyền thông

- Độ phong phú thể hiện qua số lượng thông tin được chuyển tải
trong quá trình truyền thông
Các đặc điểm của kênh phong phú:
(1) Xử lý nhiều thông tin cùng lúc
(2) Khuyến khích phản hồi nhanh
(3) Mang tính cá nhân theo tình huống
SLIDESMANIA.COM
 Mức độ phong phú truyền thông của các kênh truyền thông
Tính
phong phuù
Noùi chuyeän tröïc
tieáp

Hoäi nghò quay

phim
Phöông tieän truyeàn

Ñieän thoaïi

Email
thoâng

Baûng ghi
nhôù, thö töø

Baùo caùo, taäp

SLIDESMANIA.COM

taøi lieäu
Tính
roõ raøng

Thoâng leä, Khoâng thoâng leä,

roõ raøng 10–14 mô hoà
 Truyền thông qua máy tính

Intranet: Hệ thống
E-mail
mạng nội bộ Extranet: Hệ thống
mạng thông tin kết Videoconferencing
nối giữa nhân viên : Là dạng intranet
với khách hàng, hay extranet cho
Thuận lợi: viết, Không thuận lợi: nhà cung cấp và phép mọi người
gửi, lưu trữ nhanh Thông tin quá tải, đối tác. nói chuyện trực
chóng; Chi phí gửi thiếu phần tình tiếp qua những
thấp. cảm, lạnh lùng. liên kết hình ảnh.
SLIDESMANIA.COM
 Những cản trở truyền thông hiệu quả
- Sàng lọc: Người gửi sàng lọc thông tin sao cho thông tin đến người
nhận theo chiều hướng họ thích.
- Nhận thức có chọn lọc: Con người diễn giải những điều mình thấy dựa
trên mối quan tâm của mình, kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm và
thái độ
- Thông tin quá tải: Điều kiện trong đó thông tin đưa đến vượt quá khả
năng xử lý của cá nhân
SLIDESMANIA.COM
 Những cản trở truyền thông hiệu quả (tt)

- Cảm xúc: Ở thời điểm nhận thông tin, cảm xúc của người nhận sẽ
ảnh hưởng đến thông điệp được gửi đến.
- Ngôn ngữ: Mỗi người hiểu các từ theo nghĩa khác nhau.
- Lo sợ truyền thông: Áp lực hoặc lo lắng quá mức về truyền thông
bằng lời, bằng thư từ hoặc cả hai.
SLIDESMANIA.COM
 Cản trở truyền thông giữa nam giới và nữ giới

• Nhấn mạnh địa • Thiết lập mối liên

vị, quyền lực và hệ và thân tình
tính độc lập. • Chỉ trích nam giới
Nam • Than phiền về không biết lắng
Nữ giới nghe.
giới nữ giới nói liên
• Trình bày vấn đề
tục. nói vì muốn thổ lộ.
nói • Đề nghị giải
pháp chuyện • Biểu lộ sự hối tiếc
chuyện và duy trì cân
• Khoe khoang
để: bằng khi đàm
để: thành tích thoại.
SLIDESMANIA.COM
 Truyền thông giữa các nền văn hóa khác nhau

Các cản trở văn hóa:

- Cản trở bởi nghĩa của từ

- Cản trở bởi nghĩa rộng của từ

- Cản trở về giọng nói

- Cản trở do những khác biệt về nhận thức

SLIDESMANIA.COM
 Khắc phục những cản trở trong truyền thông
đa văn hóa

Luật truyền thông theo ngữ cảnh văn hóa:

1. Giả định những khác biệt cho đến khi đạt được sự tương đồng.
2. Nhấn mạnh đến mô tả thay vì diễn giải và đánh giá.
3. Học cách đồng cảm
4. Xem phần giải thích của mình như một giả định.
SLIDESMANIA.COM
 Lắng nghe

- Một trong những giải pháp truyền thông tin hiệu quả là lắng nghe
- Lắng nghe hiệu quả là kết hợp của việc phát triển sự thấu cảm và
sử dụng những kỹ năng lắng nghe hiệu quả
SLIDESMANIA.COM
 Quá trình lắng nghe:
SLIDESMANIA.COM
 Tầm quan trọng của lắng nghe trong tổ chức:
- Chuyển tải thông tin hai chiều giữa cấp trên và cấp dưới.
- Cải thiện mối quan hệ giữa nhà quản trị và nhân viên  nhà
QT nắm bắt được tâm tư nguyện vọng của nhân viên, nhiều ý
tưởng hình thành
- Nhận thức của nhân viên được nâng cao.
SLIDESMANIA.COM
 Nguyên tắc lắng nghe hiệu quả
- Tìm kiếm những vùng lợi ích, tăng sự hiểu biết với những suy
nghĩ tích cực khi lắng nghe
- Không chú trọng vào lỗi của phát biểu
- Không vội vàng phán quyết
- Ghi chép nội dung trọng tâm
- Phản ứng tích cực
- Tập trung
SLIDESMANIA.COM

- Khuyến khích người nói (bằng lời hoặc bằng phi ngôn ngữ)
 BÀI TẬP CÁ NHÂN
Anh/ chị hãy trình bày các hoạt động truyền thông về hình ảnh
thương hiệu của công ty mà các anh/ chị đang công tác?
SLIDESMANIA.COM