PAG-OORGGANISA NG PULONG

(ORGANIZING THE MEETING)

ARALIN 6:
Agenda
- Dito isinusulat ang mga paksang pag-uusapan sa isang
pulong. Lahat ng dadalo sa pulong ay may sipi nito.
- Ito rin ay isang mahalagang dokumento sa isang pagpupulong.
- Isinusulat dito kung sino-sino ang dumalo, anong oras
nagsimula at nagwakas ang nagsisilbing tala ng isang
malaking organisasyon upang maging batayan at sanggunian
ng mga bagay na tinatalakay.
APAT NA ELEMENTO NG ISANG
ORGANISADONG PULONG
 1.Pagpaplano (planning)

Mga tanong na dapat masagot kapag nagpaplano ng isang

pulong:
 Ano ba ang dapat makuha o maaabot ng grupo pagkatapos ng
pulong?
 Ano ang magiging epekto sa grupo kapag hindi nagpulong?
 MAGKAROON NG MALINAW NA LAYUNIN, KUNG BAKIT
DAPAT MAY PAGPUPULONG:

 Pagpaplano para sa organisasyon

 Pagbibigay impormasyon
 Konsultasyon
 Paglutas ng Problema
 Pagtatasa
 
 2. Paghahanda (Arranging)
Ang paghahanda ay nakadepende rin sa mga partikular na tungkulin ng mga
tao sa pulong.
 Chairman/President - kailangang alam niya ang agenda kung paanong
patatakbuhin ang pulong, at alam kung paano hahawakan ang mga mahihirap at
kontrobersyal na isyu.
 Secretary (kalihim) – kailangan niyang ihanda ang katitikan o talaan noong
makaraang pulong at iba pang mga ulat at kasulatan ng organisasyon.
 Mga kasapi sa pulong (members) – kailangang pag-aralan nila ang agenda o mga
bagay na pag-uusapan para aktibo ang kanilang pakikilahok.
 SA IMBITASYON DAPAT IPAALAM AT ISULAT ANG MGA
PAG-UUSAPAN/ TATALAKAYIN

(Agenda of the Meeting)

 Pagbubukas ng pulong (date,day,time and place of meeting)

 Pagbabasa at pagsang-ayon sa katitikan ng nakaraang pulong
 Pagtatalakay ng ibang paksa na may kinalaman sa nakaraang pulong
 Pinakamahalagang pag-uusapan (business of the day) ibang paksa
(other matters)
 Pagtatapos ng pulong (adjournment)
 MAGHANDA SA PULONG

 Ihanda ang lugar (mesa, upuan, pagkain kong

kinakailangan, palikuran, kasiguruhan o security at iba
pa) ang mga gagamitin (pisara o blackboard, chalk o
pentel pen at iba pa), pag-aralan ang topic na
tatalakayin, kung kinakailangan ay magtalaga ng taong
mas higit na nakakaalam sa usapin.
 3. Pagpoproseso (Processing)
Ang pulong ay dapat mayroong mga “rules,
procedures o standing orders” kung paano ito
patatakbuhin. Sa pangkalahatan, pareho naman
ang mga prinsipyo ng mga patakarang (rules) na
ginagamit ng union, nagkakaiba lang sa mga
detlaye.
 Quorum – ito ang bilang ng mga kasapi ng kasama sa pulong na dapat dumalo
para maging opisyal ang pulong. Madalas iyo ay 50%+1 ng bilang ng mga
inaasahang dadalo sa pulong.
 Consensus – isang proseso ng pagdeddesisyon ng kung saan kinukuha ang
nagkakaisang desisyon ng lahat ng mga kasapi na pulong.
 Simpleng mayorya – isang proseso ng pagdedesisyon na kung saan
kinakailangang 50% (simple majority) ng pagsang-ayon o hindi pagsang-ayon
ng mga nakadalo sa isang opisyal na pulong.
 2/3 majority – isang proseso ng pagdedesisyon na kung saan kinakailangan ang
2/3 o 66% ng pagsang-ayon o hindi pagsang-ayon ng mga dumalo sa isang
opisyal na pulong.
 MAGSIMULA AT MAGTAPOS SA TAKDANG ORAS
 
 Simulan ang pagpupulong sa itinakdang panahon o
oras.
 Sikaping matapos ang pagpupulong sa tinakdang
oras, alalahanin, ang ibang kasapi ay may iba pang
nakatakdang gagawin.
 4. Pagtatala (Recording)
Ang tala ng pulong ay tinatawag na katitikan (minutes). Ito ay
mahalaga dahil ito ang opisyal na record ng mga desisyon at
pinag-uusapan sa pulong. Maaari itong balikan ng organisasyon
kung may kinakailangang linawin sa mga nakaraang pag-uusap.
Dapat hindi lang ang Kalihim ang magtatala, ang mga kasspi ay
dapat nagtatala din ng hindi nila makalimutan ang pinag-usapan.
 ANG MAY MGA MAHAHALAGANG PAPEL
SA PULONG :
 
1. Pinuno (chairperson) – tinatawag ding “facilitator”
tagapatnubay o “meeting leader”. Sinisiguro niya na maayos ang
takbo ng pag-uusap at pagdedesisyon. Siya rin ay parang pulis-
trapiko na siyang nagpapaandar o nagpapahinto ng usapan sa
pulong.
 MGA PARTIKULAR NA GAWAIN NG
  CHAIRPERSON:
a. Nangunguna at nag-aambag sa usapan.
b. Kumukuha ng impormasyon at paglilinaw tungkol sa mga bagay na pinag-
uusapan.
c. Nagbibigay ng karagdagang impormasyon, naglilinaw at nagpapatawa sa
mga usapan.
d. Nag-aayos ng Sistema ng pulong.
e. Namamagitan sa mga alitan o hindi pagkakaunawaan ng mga kasama sa
pulong.
2. Secretary – tinatawag ding recorder “minutes-taker
o tagatala. Responsibilidad niya ang
sistematikong pagtatala ng mga napag-uusapan at
desisyon sa pulong. Tungkulin niya na ipaalala kung
ano ang dapat pag-uusapan ng hindi mawala sa
direksyon ang grupo at upang maging tuloy-tuloy
ang pag-uusap.
4. Mga kasapi sa pulong (Members of the meeting) – sila ang
mga aktibong miyembro o kalahok sa pulong. Responsibilidad
nila na ipaalala sa Chairperson at Secretary ang kanilang mga
gawain. Maaari din silang magbigay ng mga mungkahi o
panukala sa pamamaraan ng pulong. Sila ang nagbabahagi,
nagpapaliwanag, nagtatanong, makatuwirang pamumuna at ng
desisyon.
 MGA DAPAT IWASAN SA
PULONG
1. Malalabong layunin sa pulong – dapat malinaw ang layunin sa
pulong, ang may iba’t-ibang paksa ang pinag-uusapan at walang
direksyon ang pulong ay nakawawalang gana sa mga kasapi.
 
2. Bara- bara na pulong – walang system ang pulong. Ang lahat
ay gustong mgsalita kaya nagkakagulo, kaya dapat ang “house
rules”.
  

4. Pagtalakay sa napakaraming bagay – hindi na nagiging

epektibo ang pulong dahil sa dami ng agenda at pinag-
uusapan. Pagod na isip ng nagpupulong.
 

5. Pag-atake sa indibidwal – may mga kasama sa pulong na

mahilig umatake o pumuna sa pagkatao ng isang indibidwal.
Nagiging personal ang talakayan, kaya’t dahil dito
nagkakasamaan ng loo bang mga tao sa pulong.
  

5. Pag-iwas sa problema – possible sa isang pulong ay hindi ilabas ng mga

kasama ang problema ng organisasyon. Sa halip, ang binabanggit nila ay
iba’t-iba at walang kabuluhang bagay para maiwasan ang tunay na
problema.
 

6. Kawalan ng pagtitiwala sa isa’t-isa – walang ibubunga ang mga pulong na

walang pagtitiwala at pagbubukas sa isa’t-isa, dito ang kasabihan: “May
Makita kang isad sa dagat na wala sa ilog, at may Makita ka na isda na wala
naman sa dagat”,
 
7. Masamang kapaligiran ng pulong – masyadong maingay o magulo ang
lugar ng pinagpupulungan kaya hindi magkarinigan. Minsan naman ay
napakainit ng lugar o maraming istirbo gaya ng mga usyoso na nanonood,
nakikinig o nakikisali, magkakalayo ang mga kinalalagyan ng mga
kasamahan, dapat ang pinuno ay nakikita at naririnig ang lahat.
 

8. Hindi tamang oras ng pagpupulong – ang miting ay hindi dapat natatapat

sa alanganing oras – tulad halimbawa ng tanghaling tapat, sobrang gabi o
sa oras ng trabaho ng mga manggagawa.
 
Iwasan o dapat hindi makadalo ang mga
kasamang nakakagulo sa pulong:
 
1. Mr. Huli – papaano hindi tawaging huli, parating huli nahihinto
ang takbo ng pag-uusap dahil kailangang ipaliwanag at ulitin sa
nahuling dumating kung anong nangyari o napag-usapan.
 
2. Mr. Umali – si maagang umaalis – umaalis kaagad kahit hindi
pa tapos ang pulong kadalasan ay hindi siya nakakasama sa
pagdedesisyon sa huling bahagi ng pulong at siya pa minsan an gang
reklamador.
3. Mr. Sira – Sirang Plaka – paulit ulit ang sinasabi dahil
maaaring hindi nakikinig o talagang may kakulitan lang o gumawa
ng sariling “papel” o gustong palaging “bida” Dahil dito, nauubos
ang oras ng pulong.
 

4. Mrs. Duda – Parating nagdududa – anumang tinatalakay sa

pulong ay pinagdududahan o pinagsususpetsahan. Ang tingin niya
ay laging masama o negatibong balak ang grupo o ang ilang mga
kasama Walang tiwala sa kakayahan ng kasamahan.
  

5. Mr. Iling – Laging Umiiling-iling - parang laging hindi tanggap

ang sinasabi ng mga kasamahan sa grupo, na sa tuwing sasabihin ang
kasamahan ay pailing-iling na walang naming sinasabi.
 

6. Miss Gana – Walang Gana – bagamat pisikal na nasa pulong, ang

kanyang isip ay nasa ibang lugar at sa ibang ginagawa nagbabas,
nagdro-drowing, hikab ng hikab, natutulog at iba pa, habang
nagpupulong.
7. Mr. Whisper – Bulungero – nakakainis at nakakailang dahil kahit nagsasalita
ang mga kasama sa grupo, bulong siya ng bulong (pangiti-ngiti pa kung minsan) sa
kanyang katabi. Para bang may intrigang sinasabi sa katabi nya.
 

8. Mr. Apeng Daldal – Daldlero – halos sa buong pulong, siya at siya lamang ang
nagsasalita, kadalasan din siya ang may pinakamalakas na boses, at madalas ay “out
of topic.”
 

9. Miss Tsismosa – nagdadala na kung anu-anong balita, tsismis at intriga na

walang katuturan sa pulong. Dahil dito, nauubos ang oras ng pulong sa kanyang
kwento.
  

10. Mr. Henyo – Masyadong Marunong – ayaw magpatalo kahit kanino.

Ayaw din niyang making sa mungkahi ng iba dahil akala niya siya lang ang
palaging tama.
11. Mr. Pal – Paalis alis – habang nagpupulong, paalis alis (pupunta ng comfort
room, tatawag sa telepono o cellpon, makikipagkwentuhan sa iba, at kong
ano-ano pa pinagaabalahan) pero pagbalik ang daming tanong.
12. Mr. Tang – Tagasunod – taga-tango at nakikisanay sa lahat ng nangyayari
sa pulong at walang sariling opinion, kundi sama-sama lang sa mas maraming
kasama,
“Mr Chairman I moved for the adjournment of the Meeting..”
“I second the motion”
Now ladies and gentlemen, there is a move for adjournment and duly seconded.. Meeting adjourn… Mr Chairman presiding until
next meeting.