Quản trị dự án

trên máy tính

với Microsoft Project

Khoa CNTT - Đại học Kinh doanh và Công

nghệ Hà Nội
Lộ trình môn học
 Bài 1: Dự án và các quy trình quản trị dự án
 Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project
 Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án
 Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc
 Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch
 Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực
 Bài 7: Quản lý chi phí dự án
 Bài 8: Theo dõi dữ liệu và giám sát dự án
 Bài 9: Ôn tập
BÀI 1
DỰ ÁN VÀ CÁC QUY TRÌNH QUẢN TRỊ DỰ ÁN
Nội dung chính
 Khái niệm dự án
 Ý nghĩa của dự án
 Lộ trình dự án
 Tổng quan về quản trị dự án
 Các quy trình quản trị dự án
 Dự án xuyên Việt
 Thu thập yêu cầu dự án
 Ước lượng thời gian, chi phí, nhân
công, khối lượng
 Lập kế hoạch dự án
 Thiết lập lịch trình dự án
 Phòng chống rủi ro dự án
 Giám sát và điều chỉnh dự án
 Đóng dự án
 Thảo luận ý nghĩa của các quy
trình quản trị dự án
1.1. Khái niệm dự án
 Dự án là một tập hồ sơ tài liệu trình bày một cách chi tiết và có hệ
thống các hoạt động và chi phí theo kế hoạch của một hoạt động
đầu tư kinh tế, xã hội hoặc phát triển sản xuất kinh doanh nhằm
đạt được những kết quả và thực hiện những mục tiêu định trước
trong tương lai.
 Dự án là một khối lượng công việc cần thực hiện nhằm đạt các kết
quả và mục tiêu nhất định trong giới hạn về quy mô, phạm vi,
giới hạn về thời gian, chi phí, tài nguyên cho trước.
Tính chất của dự án
 Dự án có tính duy nhất, tính tạm thời và tính bất định, đòi hỏi
phải được quản lý sát sao liên tục để đảm bảo thành công.
 Việc đạt các kết quả và mục tiêu được đánh giá dựa trên các tiêu
chí chất lượng gắn với các yêu cầu đặt ra.
Hãy cho ví dụ về dự án?
 Dự án 1: <tên dự án>
 Mục tiêu:
 Sản phẩm/công trình:
 Quy mô/phạm vi:
 Giới hạn thời gian:
 Giới hạn chi phí:
 Giới hạn tài nguyên khác:
 Dự án 2: <tên dự án>
 Mục tiêu:
 Sản phẩm/công trình:
 Quy mô/phạm vi:
 Giới hạn thời gian:
 Giới hạn chi phí:
 Giới hạn tài nguyên khác:
1.2. Ý nghĩa của dự án
 Là công cụ để thực hiện những công việc mang tính duy nhất, bất
định và tạm thời.
 Tăng cường khả năng quản lý các gói công việc có rủi ro cao đạt
được mục tiêu trong giới hạn thời gian và tài nguyên.
 Là cơ sở để liên kết các bên liên quan trong quá trình thực hiện
công việc.
 Thẩm định, cấp vốn.
 Xin phép đầu tư, nhập khẩu, vay vốn.
 Giám sát, đánh giá hiệu quả.
Lập và phê duyệt dự án
1. Môi trường vĩ mô
2. Thị trường
3. Kỹ thuật
4. Tài chính
5. Kinh tế xã hội
6. Triển khai
1.3. Lộ trình dự án
Lộ trình dự án
 Khởi tạo: Được thực hiện để xác định và thông qua dự án. Kết
quả: bản điều lệ dự án (quy mô, nguồn tài chính) và danh sách
các chủ thể liên quan, giấy phép dự án.
 Lập kế hoạch: Xác định quy mô dự án, sàng lọc lại các mục tiêu,
lựa chọn phương án hành động tốt nhất để thực hiện mục tiêu.
Kết quả: bản kế hoạch quản trị dự án và các tài liệu hướng dẫn
việc thực thi dự án.
 Triển khai: Thực hiện các công việc được xác định trong bản kế
hoạch. Trọng tâm: kết hợp con người và nguồn lực theo phương
thức nhất định nhằm đạt mục tiêu dự án. Chi tiêu phần lớn kinh
phí dự án.
 Kiểm tra và giám sát: Theo dõi, xem xét, điều tiết quá trình và
tiến độ, xác định những bộ phận dự án cần thay đổi và bắt đầu
những thay đổi tương ứng.
 Kết thúc: Hoàn thiện tất cả các công việc trên mọi quy trình quản
trị nhằm chính thức hoàn thành dự án.
1.4. Tổng quan về quản trị dự án
 Mục tiêu
 Đảm bảo dự án đạt mục tiêu, kết quả, đạt yêu cầu chất lượng
trong giới hạn thời gian, chi phí, tài nguyên cho trước.
 Nội dung thực hiện
 Là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và
giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo dự án
hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được
duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất
lượng sản phẩm/dịch vụ bằng những phương pháp và điều
kiện tốt nhất cho phép.
 Áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ, kỹ thuật để lập kế
hoạch, điều phối, giám sát dự án đạt mục tiêu.
1.4.1. Các mục tiêu của quản trị dự án
Chủ đề thảo luận
 Đi chợ có phải là một dự án?
 Thế nào là người đi chợ giỏi?
 Thế nào là người quản trị dự án giỏi?
 Những yếu tố cần để ý khi đi chợ?
 Những yếu tố cần quản trị trong dự án?
 Tại sao phải quản trị dự án?
Các kỹ năng cần thiết của người quản trị dự án
 Kỹ năng lãnh đạo: chỉ đạo, định hướng, khuyến khích và phối hợp
các thành viên trong nhóm.
 Kỹ năng lập kế hoạch và kiểm soát dự án.
 Kỹ năng giao tiếp và thông tin: phải có kiến thức hiểu biết về công
việc của các phòng chức năng, kiến thức về kỹ thuật. Giỏi kỹ năng
thông tin, truyền thông, kỹ năng chia sẻ thông tin giữa các thành
viên và đối tượng liên quan trong quá trình triển khai.
 Kỹ năng thương lượng và giải quyết khó khăn vướng mắc.
 Kỹ năng tiếp thị và quan hệ khách hàng.
 Kỹ năng ra quyết định.
1.4.2. Mô hình quản trị dự án
• Thiết lập mục tiêu
Lập kế • Dự tính nguồn lực
hoạch • Xây dựng kế hoạch

• Bố trí tiến độ thời gian

Quản trị Điều • Phân phối nguồn lực
dự án phối • Phối hợp các hoạt động
• Khuyến khích động viên

• Đo lường kết quả

Giám • So sánh với mục tiêu
sát • Báo cáo
• Giải quyết các vấn đề
1.4.3. Các lĩnh vực cần quản trị trong dự án
1.5. Các quy trình cho quản trị dự án
1. Quản lý yêu cầu dự án.
2. Lập kế hoạch dự án.
3. Xác định rủi ro và phòng chống rủi ro.
4. Giám sát và điều chỉnh dự án.
5. Đóng dự án.
1.5.1. Quy trình quản lý yêu cầu dự án
1. Xác định các bên liên quan đến dự án
 Khách hàng, người sử dụng.
 Nhà đầu tư, tài trợ.
 Các cơ quản lý.
2. Tìm hiểu yêu cầu
 Tìm hiểu nhu cầu, mong đợi, ràng buộc của bên liên quan.
3. Lập danh sách yêu cầu.
4. Phân thứ tự ưu tiên thực hiện các yêu cầu.
5. Quản lý trạng thái thực hiện yêu cầu.
6. Quản lý các thay đổi yêu cầu.
7. Kiểm soát sự ăn khớp giữa kế hoạch dự án với các yêu cầu.
1.5.2. Quy trình lập kế hoạch dự án
1. Xác định các yêu cầu bằng quy trình quản lý yêu cầu.
2. Thiết kế sản phẩm, dịch vụ, công trình sẽ thực hiện.
3. Phân rã công việc, ước lượng công việc cần làm.
4. Xác định nhân công, chi phí, vật tư, cơ sở vật chất cho dự án.
5. Xây dựng lịch trình dự án:
 Phân công ai làm việc gì với vật tư, chi phí như thế nào.
6. Xác định các rủi ro có thể có bằng quy trình quản lý rủi ro.
7. Cập nhật kế hoạch dự án để phòng chống rủi ro.
8. Xác nhận kế hoạch, lấy cam kết với các bên liên quan.
9. Tiến hành khởi động dự án.
1.5.3. Quy trình quản lý rủi ro dự án
1. Xác định các nguồn rủi ro (con người, môi trường, vật tư, công cụ,
công nghệ, phối hợp, yêu cầu, sản phẩm).
2. Xác định các rủi ro gắn với từng nguồn.
3. Đánh giá rủi ro: Khả năng xảy ra? Mức độ ảnh hưởng?
4. Lựa chọn chiến lược xử lý rủi ro
 Chuyển/ Tránh/ Giảm nhẹ/ Chấp nhận

5. Xây dựng kế hoạch phòng chống, khắc phục.

6. Thực hiện cập nhật kế hoạch dự án để thực hiện kế hoạch phòng
chống rủi ro.
1.5.4. Quy trình giám sát và điều chỉnh
1. Theo dõi các vấn đề phát sinh về công việc, nhân công, công
nghệ, vật tư…
2. Thu thập các số liệu về sản phẩm làm được, nhân công bỏ ra, chi
phí đã tiêu hao, thời gian thực hiện.
3. Tiến hành đối chiếu với kế hoạch để xác định sai lệch.
4. Tiến hành phân tích các vấn đề của dự án.
5. Tiến hành kiểm soát tình trạng nguồn lực dự án.
6. Giám sát và cập nhật rủi ro dự án.
7. Thực hiện hoạt động điều chỉnh để đảm bảo các mục tiêu dự án.
8. Báo cáo tình hình dự án cho các bên liên quan.
1.5.5. Quy trình đóng dự án
1. Thống kê các sản phẩm hoàn công.
2. Thống kê các vấn đề chất lượng.
3. Thống kê nhân công, chi phí, thời gian đã bỏ ra.
4. Phân tích lợi nhuận trên cơ sở đối chiếu với kế hoạch.
5. Xem xét mức độ đạt mục tiêu cấp 1, cấp 2.
6. Rút ra bài học kinh nghiệm.
7. Tiến hành các thủ tục nghiệm thu, bàn giao.
8. Giải phóng các nguồn lực cho dự án.
1.6. Dự án đi xe máy xuyên Việt
 Mục tiêu dự án
 Du lịch.
 Quảng bá về tiết kiệm năng lượng.
 Các bên liên quan
 Điện lực Việt nam.
 Xí nghiệp bóng đèn-phích nước Rạng Đông.
 Sinh viên lớp….
1.6.1. Xác định yêu cầu dự án
 Điện lực Việt nam
 Nâng cao nhận thức cộng đồng về tiết kiệm năng lượng.
 Cổ vũ phong trào sử dụng đèn compact.
 Xí nghiệp Rạng Đông
 Quảng cáo cho đèn compact Rạng Đông.
 Đảm bảo hơn 10.000 dân tại các thành phố lớn dọc quốc lộ
1A biết đến đèn Rạng Đông.
 Đoàn xe máy gây chú ý bằng, áo, mũ, cờ đồng phục.
 Tuân thủ luật giao thông, đi ban ngày.
Thiết kế lộ trình

 Lập lộ trình các cung đường

 Chặng 1: Hà Nội – Hải Phòng – Thái Bình – Nam Định.
 Chặng 2: Nam Định – Ninh Bình – Thanh Hóa – Vinh.
 Chặng 3: Vinh – Hà Tĩnh – Quảng Bình – Quảng Trị.
 Chặng 4: Quảng Trị - Huế - Đà Nẵng – Quảng Ngãi.
 Chặng 5: Quảng Ngãi – Quy Nhơn – Nha Trang – Phan Thiết.
 Chặng 6: Phan Thiết – Vũng Tàu – TP. Hồ Chí Minh.
 Ước lượng ‘khối lượng’ - độ dài đường:
 Ước lượng ‘năng suất’ – tốc độ đi:
 Ước lượng ‘thời gian’ – thời gian chạy:
1.6.2. Lập kế hoạch dự án
1. Mục tiêu
 KL: … km TG: … giờ LT: … ngày CP: … triệu
2. Giai đoạn
3. Nhân lực
4. Cơ sở vật chất
5. Đào tạo
6. Phối hợp các bên
 1.6.3. Lịch trình & rủi ro

ID TG Công việc Thời lượng Rủi ro Khả Ảnh Mức Chiến Phòng Khắc phục
năng hưởng độ lược chống
T1 07:00 Dậy
Dậy muộn
T2 07:30 Ăn sáng
Đau bụng
T3 08:00 Xuất phát
Thủng lốp
T4 09:30 Nghỉ uống nước

T5 10:00 Chạy tiếp Đứt phanh

T6 11:30 Ăn trưa Đứt xích
T6 12:30 Ngủ trưa
Hết xăng
T8 13:30 Xuất phát
Mưa to
T9 15:30 Nghỉ uống nước
T10 16:00 Chạy tiếp Say nắng

T11 16:30 Nghỉ ăn tối Lạc đường

T12 22:00 Ngủ

Thảo luận
 Nhận xét lịch trình và kế hoạch trước và sau khi thực hiện phòng
chống rủi ro?
 Ý nghĩa của việc phòng chống rủi ro?
 Ngân quỹ và tài nguyên cho phòng chống rủi ro?
 Tính biến động của rủi ro?
 Có thu lợi nhuận khi phòng chống rủi ro?
1.6.4. Giám sát dự án
 Những dữ liệu thu thập hàng ngày?
 Số km chạy được.
 Số giờ chạy xe.
 Số tiền đã tiêu.
 Các vấn đề phát sinh trên đường
 So sánh với kế hoạch trước đó, tìm sai lệch.
 Tiến hành điều chỉnh kế hoạch các chặng tiếp theo, giải quyết sai
lệch.
Điều chỉnh dự án
 Hãy tiến hành giám sát điều chỉnh dự án theo các tình huống sau:
 Ngày 1: Mưa tầm tã phải dừng 1h, đi chậm -10km/h trong
3h.
 Ngày 2: Thủng lốp xe, mất 1 tiếng sửa.
 Ngày 3: Chủ quán xinh, nghỉ uống nước thêm 1h.
 Ngày 4: Ăn trưa bị đau bụng, chiều chạy chậm -10 km/h.
 Ngày 5: Tắc đường chỉ chạy được 20km/h trong 2h.
 Ngày 6: Công an bắn tốc độ, nộp phạt 500K.
 Ngày 7: Bị trúng gió nghỉ mất 1h.
1.6.5. Đóng dự án
 Tổng kết dữ liệu gì ở Sài Gòn?
 Các yêu cầu đã hoàn thành.
 Khối lượng thực tế so với kế hoạch.
 Nhân công thực tế so với kế hoạch.
 Thời gian thực tế so với kế hoạch.
 Chi phí thực tế so với kế hoạch.
 Việc tốt cần phát huy, việc xấu cần tránh.
 Những bài học kinh nghiệm cần rút ra?
Thảo luận
 Liệu có cần sự hỗ trợ của máy tính để quản trị dự án? Lý do?
 Phần mềm quản trị dự án sẽ giúp ích những gì?
 Ưu và nhược điểm của việc quản trị trên máy tính?