Hogyan kell projektet

működtetni?

Bernáth Lajos
 Tartalom

1. Projekttervezés
2. Projekt működtetés
2.1. Kick off
2.2. Jour fix
2.3. Lenkungkreis
2.4. Projekt zárás
3. Projekt elmélet
 Tartalom

1. Projekttervezés
2. Projekt működtetés
2.1. Kick off
2.2. Jour fix
2.3. Lenkungkreis
2.4. Projekt zárás
3. Projekt elmélet
 1. Projekttervezés
Projektáttekintés:
• projekt előzményei;
• projekt fő céljai;
• projekt további céljai;
• projekt fő feladatai;
• projekt eredményei;
• projekt feltételei.

Projekt terjedelme: Szakasz Szakasz címe Időkeretek

• időbeli terjedelme; 1. szakasz: E.ON-MD modell kidolgozása, rendszer előkészítése, ~ 5 hónap

megtervezése
• szakmai terjedelme; 2. szakasz: E.ON-MD pilot lefuttatása, tapasztalatok beépítése ~ 8 hónap

• földrajzi terjedelme.
 1. Projekttervezés
Projekt eredményei:
Szakasz Szakasz fő eredmények

1. szakasz: o E.ON-MD modell,

o Az E.ON-MD rendszer eszköztára,
o szabályozási, működési keretek dokumentációja,
o Az E.ON-MD pilot terve,
2. szakasz: o Beépíthető működési tapasztalatok,
o Módosított eszköztár
o Mutatók listája pontosítva
o Módosított szabályozás,
o Működőképes rendszer,

Projekt sikertényezői:
• alapvető sikertényezők;
• szakaszok sikertényezői.
 1. Projekttervezés

Projekt szervezet:
• projekt szervezeti struktúrája:
– Mcs1: modell kialakító team;
– Mcs2: Kommunikációs team;
– Mcs3: bonyolító team;
– Mcs4: felkészítő team.

• projekt tagok:
– Projekt Irányító Bizottság (PIB)
– Projektvezetés
– Projektkoordinátor
 1. Projekttervezés

PIB feladata:
• a projekt előrehaladásának felügyelete;
• a projekt menetében, terjedelmében, a költségek
vonatkozásában végrehajtható változások jóváhagyása,
ellenőrzése, főbb kérdések rendezése;
• projekttagok hatáskörének és döntési jogkörének
meghatározása;
• a PIB elé beterjesztettek véleményezése;
• projektvezető beszámoltatása;
• projekt eredményének elfogadása.
 1. Projekttervezés

Projekt vezetés feladata:

• a projekt előrehaladásának felügyelete;
• szakmai keretek biztosítása;
• szükséges vezetői egyeztetések lefolytatása, problémák
kezelése;
• projektkoordinátor és a projekttagok kijelölése,
megbízások kiadása;
• előterjesztések készítése a PIB felé;
• költségfigyelés, teljesítésigazolás.
 1. Projekttervezés

Projekt koordinátor feladata:

• projektvezető helyettesítése;
• kapcsolattartás a projektvezetéssel, a projekt
előrehaladásának felügyelete;
• szervezési kérdésekben koordinálás, információ
biztosítás;
• szakmai problémák esetén egyeztetések
kezdeményezése;
• projektterv ütemszerű betartásának elősegítése,
ellenőrzése;
• jelentések, tájékoztatók készítése a projekt állásáról.
 1. Projekttervezés

Projektterv:
 1. Projekttervezés
Projekttermékek:
• Termékek felsorolása

• Projekt termékek átvételi feltételei

 1. Projekttervezés

Projekt kockázatok:
 1. Projekttervezés

Projekt kapacitásterv:
1. Projekttervezés
2. Projekt működtetés
2.1. Kick off
2.2. Jour fix
2.3. Lenkungkreis
2.4. Projekt zárás
3. Projekt elmélet
 2. Projektkommunikáció

Kick off
„kezdő rúgás”
 „Kick off”

•projekt előzményei;
•projekt fő céljai;
•projekt további céljai;
•projekt fő feladatai;
•projekt eredményei;
•projekt feltételei.
 „Kick off”

Felépítése:

• projektstruktúra;

• server-struktúra;

• időterv;
1. Projekttervezés
2. Projekt működtetés
2.1. Kick off
2.2. Jour fix
2.3. Lenkungkreis
2.4. Projekt zárás
3. Projekt elmélet
 Jour fix
Célja: Előrehaladás felmérése, akadályok
elhárítása.
Hatásköre: teamek, al-projektek
Dokumentálás:
• végrehajtott tevékenységeket;
• feladatokat;
• új feladatokat;
• felelős nevét;
• határidőket.
1. Projekttervezés
2. Projekt működtetés
2.1. Kick off
2.2. Jour fix
2.3. Lenkungkreis
2.4. Projekt zárás
3. Projekt elmélet
 Lenkungkreis

Célja: Előrehaladás felmérése, akadályok

elhárítása.
Hatásköre: teljes projekt, PIB
Ellenőrzési és
beszámoltatási forma;
1. Projekttervezés
2. Projekt működtetés
2.1. Kick off
2.2. Jour fix
2.3. Lenkungkreis
2.4. Projekt zárás
3. Projekt elmélet
 Projekt zárás

Azt a folyamatot, amellyel formalizálhatjuk egy projekt lezárását,

projekt zárásnak nevezzük.

Projekt záró jelentésnek tartalmaznia kell:

• a tervezett és a tényleges idő- és költségráfordítás

összehasonlítását;
• a projekt megvalósítására jelentősebb hatást gyakorolt
eseményeket, problémákat;
• a projekt megvalósításának összefoglalását (időbeli,
szakmai);
• Jutalmazást.
 Záróértekezlet
• lehet egy kötetlen összejövetel keretében rendezni;
• itt célszerű átadni a jutalmakat;
• szép emlék állítása a jól sikerült munkának;
• a csapat megörökítése;
• a munka során felgyülemlett feszültségek kiengedése,
levezetése.

Utókövetés
• az eredmények beépülésének követése;
• következmények és megoldásuk figyelése;
• új projektek indikációja.
1. Projekttervezés
2. Projekt működtetés
2.1. Kick off
2.2. Jour fix
2.3. Lenkungkreis
2.4. Projekt zárás
3. Projekt elmélet
 A projekt kialakulása
Külsõ Tulajdonosi,
Belsõ
környezeti külsö és belsõ
sajátosságok
tényezõk érdek
csoportok

JÖVÕKÉP

CÉLKITŰZÉSEK

KONKRÉT CÉLOK

Vezetõségi Szakterületi
kezdeményezés STRATÉGIAI CÉLFELADATOK kezdeményezés

JAVASOLT PROJEKT TÉMÁK

Kritériumok
PROJEKT TÉMÁK MINÕSÍTÉS, Rangsorolási
szempontok
RANGSOROLÁS

PROJEKT(EK)
 Projekt csoportosítása 1
• beruházási (létesítményi) projekt: műszaki,
energetikai berendezés előállítására, használatba vételére,
illetve meglévő létesítmény átalakítására, bővítésére.

• műszaki (kutatási-fejlesztései) projekt: új termék,

vagy technológia létrehozására, bevezetésére, vagy már
alkalmazott technológia, meglévő termék jelentős javulása
következik be, ezáltal új értékesítési, vagy beszerzési piacok
megszerzésére kerül sor.

• innovációs (szervezési) projekt: a rendszer átfogó,

újszerű változtatásával jár, eredményeként egy szervezet
működési körülményeinek és feltételeinek új minősége jön
létre.
 Projekt csoportosítása 2

• informatikai projekt: információs rendszer, információ-

technológiai megoldás kialakítására, bevezetésére irányul.

• minőségszabályozási, környezetvédelmi és
környezetgazdálkodási projekt: a gazdasági szervezet
általános működésének, vagy a műszaki-gazdasági fejlődés,
fejlesztés bármely területéhez kapcsolódhat, átmenet a
műszaki és innovációs projektek között
 Projekt résztvevők
• külső projektek: a projekteredmény közvetlen (fizikai)
megvalósításban (teljesítési fázis) döntően a cég szervezetén
kívüli (leggyakrabban szerződött) közreműködők vesznek
részt.
• belső projektek: a projekteredmény közvetlen (fizikai)
megvalósításban (teljesítési fázis) döntően a cég saját belső
erőforrásai (szakemberek, szakértői teamek) vesznek részt.

Projekt kiterjedés
• mátrix projekt: több szakterületet érintő, jelentős
pénzügyi kihatású projekt.
• koordinácós projekt: egy szakterültet érintő (szakmai
súlypontú) projekt
 A projekt-javaslatok
elfogadásának folyamata
Stratégiai
célfeladatok
stratégia tulajdonosi igények,
kezdeményezések
üzleti tervek
évente aktualizált
környezeti javaslatok
igények Kezdeményezések,
projekt-javaslatok szakterületi
vezetés igényei, kezdeményezések
kezdeményezései
szakterületi javasolt projekttémák
igények

Minõsítés,
kritériumok szempontok
rangsorolás

kiemelt szakterületi
feladatok

javaslat, projekt-javaslatok
Jóváhagyás
elõterjesztés
döntés a projekttervezés
inditásáról, pilot projektrõl

projekt megbízás
JÓVÁHAGYOTT
PROJEKT-JAVASLAT
OK
 Kezdeményezések,
projekt-javaslatok

Cél: a cég fejlődését, hatékony és költségtakarékos működését

elősegítő célok, részcélok (szakterületi javaslatok) rendszeres,
tudatos feltárása.

Feladat: a cég szinten megfogalmazott stratégia célokat,

szakterületi ötleteket, javaslatokat a projekt-koordinátor
folyamatosan összegyűjti, nyilvántartja, évente felülvizsgálja
és előterjeszti a vezetés elé.
A szakterületi javaslatok a külső és belső tényezők hatására
változhatnak, újakkal bővülhetnek, vagy elavulhatnak. Ezek
változásának a nyilvántartását a projekkoordinátor végzi.

Eredmény: a stratégiai célok, szakterületi javaslatok egységes

kezelése, vizsgálata, felszínen tartása a cég működésének
állandó javítása érdekében
 Projekt-javaslatok projektté
minősítésének szempontjai

• a vezetőség, ill. a szakterületek részéről javasolt projekt-

témákat minősítése
• a minősítést (team munkában) az érintett szakemberek és a
projekt-koordinátor végzi

A minősítés során a feladatjavaslatokat az alábbi

szempontok szerint kell vizsgálni:
• a megoldás, végrehajtás eltér a napi feladatoktól;
• a várható eredmény hatása a vevői (partneri) kapcsolatokra;
• erkölcsi megítélés;
• megvalósíthatósági szempontok;
• várható költségkeret;
• a projekt illeszkedése a cég profiljába;
 A projekt-rangsorolás
szempontjai:
• Operatív szempontok:
 Időkorlátok, sürgősség;
 A tevékenység, szolgáltatás színvonalának jelentős javulása;
 Jogszabályi változások követése;
 Technológiai változás.

• Megtérülési szempontok:
 Költségtakarékosság;
 Végrehajtási idő optimalizálása;
 Nem mérhető haszon;
 Kockázati tényezők;

• Stratégiai szempontok:
 Üzletpolitikai megfontolások;
 Szolgáltatási területek megtartása;
 Új üzleti potenciálok felderítése;
 Ellenőrzési lehetőségek kiépítése.
 Döntés a projekttervezés indításáról,
projekt-megbízás kiadása
• a projekttervezés indításáról, pilot-projekt
megvalósításáról a vezetőség dönt a szakterületek és a
projektkoordinátor előkészítő munkája, javaslata alapján.

• a projekt előkészítésére, kidolgozására az igazgató ad

megbízást a tervezésért felelős személy számára. A
megbízásról a projekt-koordinátor részére tájékoztatást
kell adni.

A megbízásnak tartalmazni kell:

• a feladat meghatározását;
• határidőt;
• szakmai elvárásokat, követelményeket;
• egyéb keretfeltételeket;
• a projektvezető hatáskörét;
 A pilot-projekt megvalósításának
elemei
Jóváhagyott
projekt-javaslat

Projekt-elõkészítõ
team

Pilot-projekt

Megbízások Kockázati terv

Projektleírás
Projektszervezet Gazdaságossági számítások
Feladatterv Pilot-projekt
Idõterv megtervezése Kapcsolódások más projektekkel
Erõforrásterv
Költségterv Ellenõrzési, irányítási terv

Jóváhagyás Határozat, döntés

Javaslat, elõterjesztés engedélyezés
Javaslatok a teljes projekthez

Cél
Kidolgozás,
Követelmények megvalósítás, Inézkedések
Feltételek nyomonkövetése
Erõforrások Eredmények

Befejezés,
Dokumentáció Jegyzõkönyvek
kiértékelés,
lezárás

Határozat, döntés
Javaslat, elõterjesztés Jóváhagyás,
elfogadás Javaslatok a teljes
projekt tervezéséhez

Elfogadott
pilot-projekt

Projekttervezés

Engedélyezés

Engedélyezett
projektterv