PT.

JBT INDUSTRI INDONESIA

IN-HOUSE TRAINING

METODOLOGI QMS AUDIT

INTERNAL

ISO 9001 : 2015

ISO 90011:2013
Definisi Audit
 Audit ?
Suatu proses yang sistematis,
independen dan terdokumentasi
untuk memperoleh ‘bukti audit’ dan
mengevaluasinya secara
obyektif untuk menentukan tingkat
kesesuaian terhadap ‘kriteria audit’
Initial Audit

Referensi Audit :
• Kebijakan Mutu,

• Prosedur atau persyaratan produk

• Proses pelaksanaan

• Standar Internasional Manajemen

Mutu
Initial Audit

Personel Audit :
AUDITEE :
Organisasi, perusahaan, orang atau kelompok
orang yang diaudit.
AUDITOR:
Seseorang yang memiliki kompetensi untuk
melaksanakan audit.
Bukti Audit / Audit Evidence

Rekaman atau data yang sah,

pernyataan atau informasi lainnya yang
ada hubungannya dengan ‘kriteria
audit’ serta dapat diperiksa / ditelusuri
kebenarannya
Temuan Audit / Audit Findings
 Hasil evaluasi bukti audit yang
dikumpulkan berdasarkan kriteria
audit.
Kesimpulan Audit / Audit Conclusion

 Hasil akhir audit yang dipresentasikan

oleh auditor / tim auditor setelah
mempertimbangkan bukti dan temuan
audit.
 PRINSIP – PRINSIP DASAR
AUDIT
• KATAKAN PADAKU (TELL ME)

•TUNJUKAN PADAKU (SHOW

ME)
PRINSIP-PRINSIP DASAR
AUDIT

Mencari Bukti / Evidence

Semua bukti audit HARUS bisa diverifikasi
dan ditelusuri
 METODE AUDIT / AUDIT
METHOD
AUDIT DENGAN PENDEKATAN
‘PROSES’ / PROCESS BASED
AUDITING
Apa itu Proses ? / What is a Process?
 Rangkaian aktifitas-aktifitas yang
saling berkaitan yang mengubah input
menjadi output (berdasarkan ISO
9000, Kosa Kata dan Definisi)

Input Process Output

Audit dengan pendekatan proses
 Selalu mulai dengan penetapan proses yang
akan diaudit melalui hal-hal berikut ini:
● Apa input terhadap proses ini ?
● Apa output yang diharapkan dari proses ini?
● Apa saja aktifitas2 di dalam proses untuk
mengubah input menjadi output ? Bagaimana
interaksinya ?
Audit dengan pendekatan proses
 Workshop:

Pembuatan Pisang
Goreng
Audit dengan pendekatan proses
 Lalu aplikasikan prinsip P-D-C-A
untuk mengaudit proses tersebut.
 Lihat contoh berikut ini…
Audit dengan pendekatan proses
 Contoh : Proses yang diaudit adalah proses
pembuatan pisang goreng
● Apa inputnya ? : pisang mentah, tepung,
minyak,
kuali, gula, dsb
● Apa output yang diharapkan ? : pisang goreng
yang enak, tidak gosong, dan tidak mentah
● Apa saja aktifitas di dalamnya ? : menyalakan
kompor, memanaskan minyak dalam
kuali,menyiapkan adonan, menggoreng..dsb
Audit dengan pendekatan proses
 Bagaimana mengauditnya ?
● Plan :
 – Bagaimana penyiapan bahan-bahan?

 – Bagaimana perencanaan urutan-urutan pekerjaan?

 – Bagaimana peralatan2 disiapkan ?

● Do :
 – Bagaimana adonan dibuat ?

 – Bagaimana pisang digoreng ?

Audit dengan pendekatan proses
● Check :
 – Bagaimana panas minyak dipantau supaya pisang

tidak gosong ? Siapa yang memantau ?

 – Bagaimana rasa adonan dan pisang diperiksa ?

Siapa yang memeriksa ?

● Act
 – Apa yang dilakukan kalau gosong ?

 – Apa yang dilakukan kalau adonan belum cocok

rasanya ?
Urutan Proses Audit/ Audit Process
Persiapan / Preparation
Perencanaan

Meeting Pembukaan Opening Meeting

Pelaksanaan Audit Conducting Audit

Meeting Penutup Clossing Meeting

Pembuatan Laporan Reporting

Tindak Lanjut /
Follow Up/ Verification
Verifikasi
AKTIVITAS AUDIT
AUDIT ACTIVITIES
Perencanaan Audit / Audit Plan
 Master Plan / Schedule Audit – umumnya
dibuat tahunan oleh Manajemen.
 Penunjukan Auditor – Oleh Direktur /

Wakil Manajemen
 Pembuatan Rencana Audit oleh auditor :

konfirmasi waktu, sasaran,ruang lingkup,

kriteria dan agenda dengan auditee.
Perencanaan Audit / Audit Plan
Persiapan audit
- Kajian awal terhadap kriteria audit
dan semua dokumen terkait
- Membuat dan mempersiapkan
‘Daftar Pertanyaan’
- Penentuan rencana sampling
Perencanaan Audit / Audit Plan
 Kajian awal terhadap kriteria audit dan
dokumen terkait
 Tujuannya untuk memahami isi dokumen

yang akan dijadikan kriteria audit

• Dokumen bisa berupa prosedur maupun
data-data terkait
• Selalu berpikir dalam kerangka ‘Pendekatan
proses’
Perencanaan Audit / Audit Plan

• Pertimbangkan ukuran dan kerumitan

pekerjaan yang akan diaudit
• Selalu minta versi terbaru dari
Pengendali Dokumen untuk dijadikan
referensi.
Pembuatan Daftar Pertanyaan /
Checklist
 Apa itu checklist ??
Rangkaian pertanyaan singkat yang digunakan
sebagai alat bantu atau petunjuk untuk
melakukan audit
 Keuntungan penggunaan checklist

- Lebih fokus
- Persiapan yang lebih baik dan bisa mencakup
ruang lingkup audit
Pembuatan Daftar Pertanyaan /
Create Checklist
 Kerugian penggunaan checklist
- Statis
- Audit lebih ke arah compliance daripada
assessment untuk continual improvement.
- Bisa melewatkan hal-hal yang penting
Pembuatan Daftar Pertanyaan /
Create Checklist
 HARUS berfokus pada :
• Persyaratan ISO 9001:2008 atau standard lain yang
dijadikan kriteria audit
• Aktifitas dan prosedur operasional di PT XYZ yang
terkait dengan lingkup, sasaran dan kriteria audit
- Manual PT XYZ
- Kebijakan mutu PT XYZ
- Prosedur Operasional
- Prosedur Pengendalian Dokumen, dsb.
Pembuatan Daftar Pertanyaan /
Create Checklist
 TIPS :

1. Berpikir Proses / Process Base

2. Gunakan siklus ‘PDCA’

 Pembuatan Daftar Pertanyaan /
Create Checklist
 Contoh 1 : Membuat checklist untuk audit proses
rekrutment di HRD PT XYZ
Plan Do
Aktifitas
1. Permintaan SDM dibuat
Input 2. Iklan / Mencari kandidat Output
3. Seleksi CV
 Rencana SDM
4. Wawancara & Test
 CV 5. Kontrak Kerja - Karyawan Baru

Kriteria / Kualifikasi Action Check - Kontrak Kerja
 Prosedur Rekrutmen
 Formulir - formulir
 Pembuatan Daftar Pertanyaan /
Create Checklist
 Contoh 2 : Membuat checklist untuk audit
Purchashing / Pembelian
Plan Do
Aktifitas
1. Periksa rencana pembelian
Input 2. Periksa stok gudang Output
3. Periksa pesanan
- Prosedur Pembelian
4. Membuat PO
- Kebutuhan Barang 5. Pilih & Seleksi supplier - - Barang masuk
- Permintaan dari project Action Check - Surat jalan
Contoh Jenis-jenis Checklist
Paling sederhana tipe ‘closed questions’
(Yes/No)
Contoh Jenis-jenis Checklist
Paling sederhana tipe ‘open questions’
Contoh Jenis-jenis Checklist

No Item Jawaban & Bukti Objektif

1 Quality Policy
2 Sasaran Mutu ? Quality Objective
3 Pengukuran & Pemantauan sasaran mutu
4 Internal Audit
5 Pencegahan / Preventive Action
Workshop 2 : Persiapan Audit dan
Pembuatan Checklist
 Tetapkan tujuan, ruang lingkup dan
kriteria audit
 Baca kriteria audit (prosedur, referensi,

dokumen)
terkait ruang lingkup tersebut
 Buat checklist berisi daftar pertanyaan

yang sesuai dengan kriteria dan ruang

lingkup audit
MENGELOLA PROGRAM
AUDIT
MANAGING AN AUDIT
PROGRAMME
Meeting Pembuka / Opening Meeting
 Dibuka dengan salam kepada auditee serta
mencairkan suasana (ice breaking).
 Perkenalan tim auditor dan tim leader

 Menyampaikan rencana audit, tujuan, kriteria,

dan agenda.
 Menyampaikan metoda audit yang akan

digunakan auditor
 Menjelaskan definisi dan tingkatan temuan

 Konfirmasi dan kesepakatan

Pelaksanaan Audit / Conducting Audit
 Audit = T O P

 TANYA

 OBSERVASI

 PERIKSA
Pelaksanaan Audit / Conducting
Audit
 TANYA : 5 W …..What? , Why? ,
Where? ,
Who? , When?

 OBSERVASI : 1 H …. How?

 PERIKSA : 1 S …. Show me !
Pelaksanaan Audit / Conducting
Audit
Mengumpulkan bukti-bukti Audit
 Metode pengumpulan bukti-bukti audit (audit
evidences) bisa dilakukan dengan 3 cara :
- Memeriksa dokumen, rekaman (record) &
data
- Melalui wawancara langsung
- Dengan pengamatan saat aktivitas dilakukan
Temuan Audit / Findings Audit

- HARUS jelas, akurat, & tidak

membingungkan
- HARUS obyektif
- HARUS didukung oleh bukti-bukti yang
sah
& obyektif
- HARUS bisa ditelusuri saat akan
ditinjaklanjuti
Temuan Audit / Findings Audit
 BISA BERUPA TEMUAN POSITIF (+)

 BISA BERUPA TEMUAN NEGATIVE

(-)
Temuan Audit / Findings Audit
 Bagaimana cara menuliskan temuan audit yang
benar ?
 Ingatlah prinsip berikut ini : c-PLORS

c : clause ISO 9001:2008 yang relevant

P : uraian masalah / problem yang ditemukan
L : Lokasi/Area/Bagian tempat terjadinya temuan
O : Objective Evidence (Bukti audit)
R : Requirement : Persyaratan, kriteria, prosedur
yang dilanggar
S : sampling size / besarnya sample yang diambil
Temuan Audit / Findings Audit
 Rencana pembelian tidak dibuat untuk bulan Juli
2007 sehingga tidak sesuai dengan prosedur
Pembelian dan Logistik
 Ditemukan kesalahan pencatatan data slab untuk
D/O no. 1002 yang diterima pada tanggal 24 Mei
2007. Hal ini tidak sesuai dengan Instruksi Kerja
Gudang (PTXYZ-IK-005) dan klausa 7.5.5 dari
ISO 9001:2008. Jumlah kesalahan data yang
ditemukan adalah 3 kesalahan dari total 5 sampel
data yang diambil saat audit
Temuan Audit / Findings Audit
 Contoh – contoh :
Tidak ada Quality Plan ditetapkan untuk Produk No
AXP 201 untuk membuktikan kesesuaian dengan
prosedur perencanaan produksi.

 Good ? Or Bad ?
Temuan Audit / Findings Audit
 Ditemukan bahwa 2 dari 3 prosedur yang
didistribusikan ke HRD telah kadaluarsa tetapi
masih dipakai sebagai referensi.Lihat Prosedur HR-
003 dan HR-005. Hal ini adalah ketidaksesuaian
terhadap Klausa 4.2.3 dari ISO 9001:2000 dan
prosedur pengendalian dokumen PTXYZ-QA-003
revisi 03
 Good ? Or Bad ?
Temuan Audit / Findings Audit
*Menurut ISO 19011 :
● Non-conformity (Ketidaksesuaian) adalah
semua temuan yang menunjukkan
ketidaksesuaian saat bukti audit dibandingkan
dengan kriteria audit.
● Non-conformity boleh dibuat tingkatannya
*Badan sertifikasi biasanya membagi tingkatan
nonconformity atas :
● MAJOR, MINOR & OBSERVASI
*Organisasi ?? Terserah, tetapi sering mengikuti
Meeting Penutup / Clossing
Meeting
 Buka dengan ucapan terima kasih kepada
auditee
 Ulangi lagi ruang lingkup, tujuan dan

kriteria audit
 Mulai dengan mengungkapkan ‘hal/hal

atau temuan positif’ terlebih dahulu

 Selanjutnya diikuti dengan penjelasan

ketidaksesuaian dan observasi yang

ditemukan.
Meeting Penutup / Clossing Meeting
 Ungkapkan jika ada masalah yang
ditemukan saat audit
 Pastikan auditee memahami temuan

dan setuju dengan temuan

 Selalu terbuka untuk klarifikasi

 Sepakati LTPP dan tanggal

penyelesaiannya
 Tutup dengan terima kasih
TERIMAKASIH

PREPARED BY
ACHMAD IDWAR