TAKLIMAT AUDIT FAIL MEJA

& MANUAL PROSEDUR KERJA

Dr Zubalqiah Zulkifli
Unit Kualiti dan Keselamatan Pesakit
 OBJEKTIF

• Arahan KKM untuk mengemukakan maklumbalas pelaksanaan

pengemaskinian MPK & FM setiap 3 bulan
• Mengambil segala daya dan usaha untuk mengemaskinikan MPK dan
FM selaras dengan PKPA Bil 8/ Tahun 1991
• Mencapai tahap kategori Lengkap dan sempurna (100%) –
dikemaskini mengikut perubahan semasa dan kandungan mengikut
format yang telah diberikan
 Maklumbalas pelaksanaan
pengemaskinian MPK & FAIL MEJA
 Portal Rasmi Bahagian Pembangunan
Kompetensi, KKM
• http://kompetensi.moh.gov.my/bpk
Format Fail Meja & Manual Prosedur
Kerja
• Checklist naziran Manual Prosedur
Kerja, Bahagian Pembangunan
Kompetensi
• Checklist naziran Fail Meja, Bahagian
Pembangunan Kompetensi
PENGENALAN

• Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam

Bilangan 8 Tahun 1991
• PANDUAN MENGENAI MANUAL PROSEDUR
KERJA DAN FAIL MEJA

• Semua jabatan perlu menyediakan MPK dan

FM
 KONSEP MPK

Jelas dalam:
• Harapan jabatan
• Tuju arah jabatan
• Fungsi jabatan
• Pembahagian aktiviti/
tugas bahagian/ unit
• Rangkaian prosedur
• Jabatan /  MPK Kecekapan dan
dan tanggungjawab
Pejabat keberkesanan
pegawai/ staf
jabatan/ pejabat
 KONSEP FM

Jelas dalam:
• Tuju arah jabatan
• Tugas dan t/jawab
• Kedudukan dalam
Individu /  FM jabatan
• Dasar dan peraturan Kecekapan &
Jawatan
• Prosedur dan aliran keberkesanan
kerja individu
 FAIL MEJA

Untuk rujukan individu/ jawatan

Fokus kepada individu/ jawatan

FM bagi setiap individu/ jawatan

Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan tugas

yang dijalankan oleh individu dalam jabatan
 MPK vs FM

MPK FAIL MEJA

• Dokumen peringkat jabatan • Dokumen peringkat individu / jawatan

• Berasaskan kepada fungsi & bidang
tugas jabatan
• Satu MPK satu jabatan
• Semua aktiviti jabatan
• Berasaskan kepada tugas & t/jawab
individu/ jawatan
• Satu FM satu jawatan
• Semua tugas yang ditetapkan bagi
sesuatu jawatan
 FAEDAH MPK & FM

Keseragaman Menetapkan
Mengurangkan
dalam peraturan jabatan
kesilapan
menjalankan tugas yang jelas

Menyenangkan Mendokumenkan
Sebagai alat
kajian ke atas prosedur dan
latihan
sistem kerja peraturan kerja
 PERLU TAHU
• MPK & FM perlu dikaji semula dari semasa ke semasa.
• Jabatan/pejabat hendaklah membuat kajian semula ke atas MPK dan
FM mereka sekurang- kurangnya setahun sekali.
MANUAL PROSEDUR
KERJA (MPK)
 MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)

• Sebagai rujukan semua pegawai/ staf

• Satu MPK bagi satu jabatan
• Fokus kepada Jabatan
• Bertujuan meningkatkan kecekapan dan keberkesanan
jabatan keseluruhan
 KANDUNGAN MPK
Latar
Belakang

Senarai Borang Objektif, Visi & Misi

Jabatan

Carta Aliran
Kerja Carta Organisasi

Proses Kerja
Fungsi-fungsi Utama

Aktiviti bagi setiap fungsi

utama
 LATAR BELAKANG JABATAN
• Sejarah penubuhan
• Tujuan dan matlamat penubuhan
• Akta atau perundangan yang berkaitan
• Maklumat dalam latar belakang dijadikan asas bagi membentuk
strategi bertindak jabatan
 h :
to
on
C
 h :
to
on
C
 OBJEKTIF
• Kenyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh jabatan selaras
dengan matlamat penubuhan
• Objektif amat penting – menjelaskan dengan tepat tuju arah jabatan,
asas bagi proses pengurusan strategik
• Objektif jabatan menjadi asas kepada pembentukan objektif
bahagian/ unit / seksyen
 CARTA ORGANISASI
• Struktur – fungsi, aktiviti & hierarki
• Jelaskan aktiviti yang dijalankan oleh jabatan melalui perwujudan
Unit/ Seksyen/ Bahagian
• Rantaian perintah (chain of command)/ hierarki – siapa ketua yang
boleh beri arahan / buat keputusan/ menyelia & mengawal kerja
• Alat perancangan
• Keperluan anggota
• Perluasan fungsi
• Keperluan latihan
 FUNGSI UTAMA JABATAN

• Tugas-tugas utama
• Bergantung kepada jenis kegiatan
• Khusus – untuk jabatan/pejabat tesebut sahaja
• Umum – merupakan kegiatan biasa (common activity)
 FUNGSI UTAMA KHUSUS (CONTOH)
Jabatan : Jabatan Pendaftaran Negara
Fungsi Utama : Pendaftaran

• Contoh fungsi-fungsi utama yang biasa bagi setiap jabatan/pejabat:

• Perkhidmatan
• Pentadbiran AM
• Kewangan
 AKTIVITI-AKTIVITI BAGI SETIAP
FUNGSI UTAMA
• Kerja di bawah fungsi utama
• Contoh:
Fungsi Utama : Pentadbiran AM
Aktiviti:
• Penggunaan kad perkam waktu
• Urusan surat-menyurat
• Keselamatan Pejabat
• Kebersihan Pejabat
 PROSES KERJA BAGI SETIAP
AKTIVITI
• Rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut
peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan aktiviti
• Cara sediakan:
• Kenalpasti aktiviti
• Sedia turutan tindakan
• Mulakan dengan perkataan “perbuatan” bagi menyenaraikan
setiap proses
• Senaraikan jawatan yang perlu mengambil tindakan ke atas
langkah-langkah berkenaan
 CARTA ALIRAN KERJA
• Gambaran secara grafik/ gambarajah ke atas tindakan- tindakan yang
terlibat dalam melaksanakan aktiviti/ tugas
• Memperlihatkan setiap langkah/ tindakan yang perlu diambil
mengikut turutan yang betul, daripada peringkat mula & peringkat
selesai dengan ringkas
• Langkah:
• Rujuk proses kerja bagi aktiviti yang terlibat
• Sediakan carta aliran proses kerja tersebut
• Gunakan simbol-simbol yang ditetapkan
 BORANG

• Menyimpan dan merekodkan maklumat

• Menyenangkan maklumat direkod dengan cara yang teratur dan
sistematik
• Membolehkan maklumat yang perlu dan mustahak sahaja yang
direkodkan
FAIL MEJA (FM)
 KANDUNGAN FAIL MEJA
Objektif, Visi &
Misi
Senarai Tugas
Harian Carta Organisasi Jbtn/Pejabat dan Carta
Organisasi Kedudukan Pegawai
Norma
Kerja Senarai Tugas, Kuasa &
Hubungan Pegawai

Senarai Borang-
borang Peraturan-peraturan
pentadbiran
Senarai
Jawatankuasa Proses Kerja & Carta
Aliran Kerja

Senarai undang-undang &

peraturan Senarai
Semak
 CARTA ORGANISASI
• Struktur – fungsi, aktiviti & hierarki
• Jelaskan aktiviti yang dijalankan oleh jabatan melalui perwujudan
Unit/ Seksyen/ Bahagian
• Rantaian perintah/ hierarki – siapa ketua yang boleh beri arahan /
buat keputusan/ menyelia & mengawal kerja
• Alat perancangan
• Keperluan anggota
• Perluasan fungsi
• Keperluan latihan
 CARTA ORGANISASI KEDUDUKAN
ANGGOTA
• Pecahan carta organisasi jabatan
• Hanya carta organisasi bahagian dimana individu itu ditempatkan
• Kedudukan individu ditandakan
• Bertujuan jelaskan kepada anggota mengenai:
• Aktiviti yang dilaksanakan oleh jabatan dengan perwujudan unit/ seksyen/
bahagiannya
• Rakan sejawatnya
• Pegawai atasannya
• Kedudukan dirinya di bahagian itu
 SENARAI TUGAS/KUASA &
HUBUNGAN
• Perincian mengenai tugas, tanggungjawab dan kuasa seseorang
individu yang bertugas di jabatan
• Mengandungi:
• Nama jawatan/jabatan/bahagian/unit
• Jawatan yang disandang
• Tugas dan tanggungjawab
• Hubungan kerja dengan pegawai lain iaitu melalui 4 cara:
• Pegawai atasan
• Pegawai bawahan
• Rakan sejawat
• Pegawai dari agensi luar
 PERATURAN PENTADBIRAN BAGI
SETIAP AKTIVITI
• Arahan pentadbiran
• Ditetapkan oleh jabatan
• Perlu dipatuhi dalam menjalankan aktiviti/ tugas
 PROSES KERJA BAGI SETIAP TUGAS
• Rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut
peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan aktiviti/ tugas
• Cara sediakan:
• Kenalpasti aktivit/tugas yang perlu proses kerja
• Sedia turutan tindakan
• Mulakan dengan perkataan perbuatan
• Senaraikan jawatan yang dirujuk
• Senaraikan undang-undang & peraturan berkaitan
LANGKAH-LANGKAH SEDIAKAN
PROSES KERJA
CONTOH
 CARTA ALIRAN KERJA
• Gambaran secara grafik/gambarajah ke atas tindakan-tindakan yang terlibat
dalam melaksanakan aktiviti/tugas
• Memperlihatkan setiap langkah/tindakan yang perlu diambil mengikut turutan
yang betul, daripada peringkat mula & peringkat selesai dengan ringkas
• Langkah:
• Rujuk proses kerja bagi aktiviti yang berkaitan dengan individu dalam MPK
• Ambil carta aliran proses kerja tersebut
• Lorekan tindakan yang melibatkan individu sahaja
PENGGUNAAN SIMBOL DALAM
CARTA ALIRAN
CONTO
H
 SENARAI SEMAK
• Alat perancangan dan kawalan kerja
• Mengandungi tindakan-tindakan yang perlu dalam melaksanakan tugas/aktiviti
• Berbentuk soalan, jawapan atau pernyataan peringatan
• Penting bagi:
• Semakan perkara-perkara penting
• Alat pengawasan
• Elak lupa dan kesilapan
• Sebagai peringatan
• Disiplin
 SENARAI UNDANG-UNDANG DAN
PERATURAN
• Petikan kecil arahan-arahan rasmi yang perlu dirujuk
• Tujuannya:
• Rujukan asas yang membolehkan sesuatu aktiviti dilakukan dengan sah dan betul
• Menjimat masa mengesan arahan bila diperlukan
• Contoh:
1. Pekeliling-pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam;
2. Surat Pekeliling-pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam;
3. Surat Pekeliling Am;
4. Pekeliling Am;
5. Pekeliling Perbendaharaan;
• Cara penyediaan:
• Kumpulkan semua perundangan dan peraturan yang berkaitan dengan tugas
• Senaraikan dengan mencatatkan bilangan, tahun dikeluarkan, tarikh dan tajuk
ringkas
• Kandungkan petikan yang ada kaitan sahaja
 SENARAI JAWATANKUASA YANG
DIANGGOTAI
• Jawatankuasa yang individu menjadi pengerusi/urusetia
• Jawatankuasa yang individu menjadi ahli/anggota
• Jawatankuasa hendaklah wujud sekurang-kurangnya 6 bulan
• Catatkan nama jawatankuasa, kekerapan mesyuarat dan jenis
keanggotaan
 SENARAI BORANG
• Membantu anggota mengetahui borang-borang yang ada kaitan
dengan tugasnya
 NORMA KERJA

• Jangkamasa atau lain-lain pengukuran prestasi yang ditetapkan bagi menyiapkan

sesuatu kerja
• Piagam Pelanggan Jabatan
• Objektif Kualiti
• Petunjuk prestasi/KFA
• Boleh diubahsuai selaras dengan penambahbaikan dalam melaksanakan tugas
 SENARAI TUGAS HARIAN

• Format bagi mengingati dan merancang aktiviti-aktiviti utama yang

perlu dilaksanakan pada hari berkenaan
• Ditempatkan di atas meja supaya mudah rujuk
• Menggalakkan pengurusan masa yang cekap
• Boleh disediakan pada petang atau pagi
• Tandakan aktiviti yang selesai dan nota sebab bagi yang tidak selesai