ETE 4033 SUPERVISORY

FUNCTION
SEMESTER 4/ TAHUN 2 SVM ETE
PN. SITI ROSLIDA BINTI MUHAMMAD YUSOF
 CONTENT STANDARD 1: MONITOR WORK PROGRESS
1.1 PROCEDURE TO PREPARE WORK SCHEDULE

PENGERTIAN JADUAL KERJA

1. Kerja merupakan satu perkara atau pekerjaan yang dibuat menghasilkan keputusan daripada tindakan tersebut.

2. Jadual adalah satu perancangan atau jadual merancang peristiwa-peristiwa atau kerja.

3. Sumber pula merupakan sesuatu pertolongan atau sokongan bagi mencapai tujuan tertentu.

4. Jadual kerja bermaksud sesuatu dokumen dimana anda menyenaraikan tugas atau kerja, tarikh dan masa untuk
melaksanakan kerja, nama orang bertanggungjawab dan alat-alat atau peralatan untuk memudahkan
pelaksanaan. Dokumen yang dikeluarkan akan memastikan kerja-kerja tersebut telah dibahagikan sama rata
antara pekerja bawahan. Ia juga membantu penyelia dalam memantau operasi harian kerja-kerja tersebut.
Biasanya dibina dalam bentuk jadual.
 CONTENT STANDARD 1: MONITOR WORK PROGRESS
1.1 PROCEDURE TO PREPARE WORK SCHEDULE

PROSEDUR MEMBINA JADUAL KERJA

• Langkah-langkah membina Jadual Kerja adalah seperti di bawah:

a. Membuat jadual

b. Mengkaji semula jadual hari ini

c. Pilih pekerja dan kaji semula jadual semasa

d. Pilih arahan kerja yang dijadualkan untuk pekerja

e. Buat jadual kerja untuk pekerja yang dipilih

f. Cetak jadual dan arahan kerja

g. Edarkan kerja kepada pekerja

CONTOH JADUAL KERJA
 CONTENT STANDARD 1: MONITOR WORK PROGRESS
1.2 ORGANIZATION CHART

STRUKTUR ORGANISASI, PERANAN & TANGGUNG JAWAB

Struktur organisasi merupakan komponen penting yang menentukan kejayaan atau
kegagalan sesuatu urusan.
lanya merupakan struktur atau corak tanggungjawab yang dirancang dan berbeza bagi
individu yang mempunyai urusan yang ada di dalam organisasi.
Oleh itu, STRUKTUR ORGANISASI IALAH TENTANG BAGAIMANA SEGALA
TANGGUNGJAWAB ITU DITENTUKAN UNTUK DIRANCANG DAN
DIBAHAGIKAN UNTUK TINDAKAN.
CONTENT STANDARD 1: MONITOR WORK PROGRESS
1.2 ORGANIZATION CHART

•Di dalam bahagian organisasi, terdapat struktur kuasa rasmi yang bersangkutan dengan
pengambilan pekerja, perancangan kerja, penyeliaan kerja, kenaikan pangkat, tatatertib
dan pemberhentian pekerja. Hubungan-hubungan kuasa tidak rasmi pula berkaitan
dengan kerja rutin dan harian seperti memberi nasihat, penerangan dan sebagainya
dalam organisasi.

ORGANISASI BERMAKSUD SATU UNIT SOSIAL YANG TERDIRI DARIPADA

MANUSIA YANG BEKERJASAMA DAN SALING BERGANTUNG ANTARA SATU SAMA
LAIN BAGI MENCAPAI MATLAMAT INDIVIDU, KUMPULAN DAN ORGANISASI.
 CONTENT STANDARD 1: MONITOR WORK PROGRESS
1.2 ORGANIZATION CHART

CIRI-CIRI ORGANISASI
i) Adanya hieraki atau tingkat autoriti

ii) Terdapat struktur organisasi atau pembahagian kerja

iii) Mempunyai peraturan, dasar, prosedur dan sistem hubungan bagi menjalankan aktiviti
 CONTENT STANDARD 1: MONITOR WORK PROGRESS
1.2 ORGANIZATION CHART

CIRI-CIRI ORGANISASI
i) Adanya hieraki atau tingkat autoriti

ii) Terdapat struktur organisasi atau pembahagian kerja

iii) Mempunyai peraturan, dasar, prosedur dan sistem hubungan bagi menjalankan aktiviti

_________________________________________________________________________________

Carta organisasi merupakan satu bentuk rajah grafik yang menunjukkan struktur susunan, kedudukan
tempat atau posisi seseorang individu di dalam sesuatu/ sesebuah organisasi, selaras dengan bidang
kuasa (autoriti), tugas dan tanggungjawab
CONTOH CARTA ORGANISASI
CONTOH CARTA ORGANISASI
CONTOH CARTA ORGANISASI
 CONTENT STANDARD 1: MONITOR WORK PROGRESS
1.2 ORGANIZATION CHART

PRINSIP-PRINSIP STRUKTUR ORGANISASI

 Pencapaian tanggungjawab pengurusan yang berkesan dengan pembahagian atau
pengagihan tugas yang jelas dan tertentu secara bertulis.

 Menjaga tindakan gabungan bersepadu supaya matlamat organisasi tercapai.

 Struktur organisasi tidak sepatutnya dianggap kekal dan beku. Ia mesti boleh dibentuk
untuk menerima segala pengubahsuaian mengikut keadaan apabila diperlukan.
 CONTENT STANDARD 1: MONITOR WORK PROGRESS
1.2 ORGANIZATION CHART

Keberkesanan struktur organisasi mestilah menjadikan :

 Seorang ketua bertanggungjawab kepada organisasi dan menyediakan dasar supaya tindak
tanduk pergerakan lebih berkesan di dalam organisasi tersebut.
 Keputusan hendaklah diagihkan melalui penurunan kuasa atau penugasan tanggungjawab yang
penting.
 Garis tangggungjawab yang jelas menghubungkan ketua eksekutif dengan pelbagai peringkat
pengurusan bawahan.
 Had jangkauan tanggungjawab atau penyeliaan seseorang ketua atau penyelia dibataskan kepada
bilangan yang tidak terlalu ramai dan aktiviti mereka itu ada hubung kait.
CONTENT STANDARD 1: MONITOR WORK PROGRESS
1.2 ORGANIZATION CHART

JENIS-JENIS
ORGANISA
SI

ORGANISA
ORGANISA
SI TIDAK
SI FORMAL
FORMAL
 CONTENT STANDARD 1: MONITOR WORK PROGRESS
1.2 ORGANIZATION CHART

ORGANISASI FORMAL
 Di dalam organisasi formal, ciri-ciri autoritatif yang mutlak kepada seseorang pengurus jelas kelihatan
berbanding dengan pengurus di organisasi tidak formal.

 Kewibawaan dan kuasa seseorang pengurus diperolehi daripada jawatannya di dalam hierarki
pengurusan. Kuasa terletak di tangan pegawai atasan dan setiap pengurus yang tertakluk di bawahnya.

 Di dalam organisasi formal, proses membuat keputusan kurang berbentuk pemusatan di mana keputusan
di buat bergantung kepada jabatan.

 Organisasi formal wujud kerana ia mengawal pencapaian matlamat organisasi yang mengutamakan daya
pengeluaran
 CONTENT STANDARD 1: MONITOR WORK PROGRESS
1.2 ORGANIZATION CHART

ORGANISASI TIDAK FORMAL

• Bagi organisasi tidak formal, ciri-ciri autokratik jelas tergambar. Keputusan yang di ambil
oleh golongan pengurus yang konservatif ini biasanya menggambarkan pertanyaan nilai
di antara pihak yang bersifat pragmatik dan dogmatik.
• Organisasi tidak formal wujud bagi memenuhi keberuntungan sosial dan mementingkan
ciri kemanusiaan serta interaksi sosial.
 CONTENT STANDARD 1: MONITOR WORK PROGRESS
1.3 STAFF JOB FUNCTION

PERANAN SEORANG PEKERJA

Peranan adalah komponen kepada tanggungjawab. Peranan boleh menjelaskan garis kerja supaya tidak menganggu-
gugat tanggungjawab yang jelas dan juga sistem memberi perintah atau arahan yang bersangkutan. Oleh itu, peranan
setiap pekerja berkemungkinan tidak sama.

Peranan seorang penyelia adalah :

 Menyelia kerja-kerja

 Memantau pekerja-pekerja dan persekitaran kerja

 Membuat laporan kemajuan kerja

 Menyediakan laporan prestasi pekerja

 Menyemak keperluan bahan dan alatan kerja dari masa ke masa dan lain-lain.
 CONTENT STANDARD 1: MONITOR WORK PROGRESS
1.3 STAFF JOB FUNCTION

PERANAN SEORANG PEKERJA

Peranan seorang pekerja pula adalah:

 Melaksanakan kerja
 Mengikut jadual kerja
 Mematuhi arahan kerja

 Mengurangkan kesilapan semasa kerja

 Mengelakkan pembaziran

 Melaporkan masalah-masalah kerja kepada penyelia dan lain-lain.

 CONTENT STANDARD 1: MONITOR WORK PROGRESS
1.3 STAFF JOB FUNCTION

•Hieraki juga merupakan unsur struktur yang penting dan bersepadu. la merupakan mekanisma yang
penting bagi mengkoordinasikan pelbagai tugas, mengawasi pekerja ke arah pencapaian matlamat
organisasi, menyelesaikan konflik dan boleh mencapai matlamat melalui cara hieraki tersebut.

• Terdapat dua jenis hieraki iaitu JANGKA KAWALAN MENDATAR dan JANGKA KAWALAN MENEGAK.
Dalam jangka kawalan mendatar, tugas yang dilaksanakan oleh setiap pekerja melibatkan skop yang
lebih kecil. la juga membolehkan pengurus mengadakan pengawasan yang lebih mudah.

• Kawalan menegak pula mempunyai pekerja yang terlibat dalam skop aktiviti dan tugas yang lebih
luas. Di samping itu, aliran maklumat lebih lambat dan kurang tepat setelah melalui beberapa tahap.
 CONTENT STANDARD 1: MONITOR WORK PROGRESS
1.3 STAFF JOB FUNCTION

•Hieraki juga merupakan unsur struktur yang penting dan bersepadu. la merupakan mekanisma yang
penting bagi mengkoordinasikan pelbagai tugas, mengawasi pekerja ke arah pencapaian matlamat
organisasi, menyelesaikan konflik dan boleh mencapai matlamat melalui cara hieraki tersebut.

• Terdapat dua jenis hieraki iaitu JANGKA KAWALAN MENDATAR dan JANGKA KAWALAN MENEGAK.
Dalam jangka kawalan mendatar, tugas yang dilaksanakan oleh setiap pekerja melibatkan skop yang
lebih kecil. la juga membolehkan pengurus mengadakan pengawasan yang lebih mudah.

• Kawalan menegak pula mempunyai pekerja yang terlibat dalam skop aktiviti dan tugas yang lebih
luas. Di samping itu, aliran maklumat lebih lambat dan kurang tepat setelah melalui beberapa tahap.
CONTENT STANDARD 1: MONITOR WORK PROGRESS
1.3 STAFF JOB FUNCTION
 CONTENT STANDARD 1: MONITOR WORK PROGRESS
1.4 PROCEDURE TO DISTRIBUTE WORK SCHEDULE
(PROSEDUR UNTUK MENGAGIHKAN JADUAL KERJA)

KERJA BERKUMPULAN
• Kerja berkumpulan adalah satu kerja berpasukan di mana setiap individu di dalamnya bertanggungjawab
untuk mencapai halatuju atau matlamat pasukan tersebut. Bagaimanapun, semua itu hanya diperolehi
jika ahli kumpulan memberi kerjasama yang baik. Biasanya masalah berlaku apabila ada ahli tidak
membuat kerja yang setimpal berbanding dengan ahli lain.

• Contohnya : A dan B bersungguh-sungguh menyiapkan tugasan sedangkan C dan D cuma duduk rehat
saja. Tentu ia tidak adil.
• Untuk memastikan ahli kumpulan sentiasa bersemangat dan bersungguh-sungguh menyiapkan
tugasan yang diberikan, beberapa perkara boleh di amalkan dalam kerja berkumpulan.
 CONTENT STANDARD 1: MONITOR WORK PROGRESS
1.4 PROCEDURE TO DISTRIBUTE WORK SCHEDULE
(PROSEDUR UNTUK MENGAGIHKAN JADUAL KERJA)

AMALAN KERJA BERKUMPULAN

Ketua - Ketua di dalam sesuatu kumpulan perlu ada dan memiliki ciri-ciri kepimpinan, tegas dan disegani.
Sekurang-kurangnya ini akan membuatkan ahli lain lebih serius untuk menyiapkan tugasan tepat pada waktu
yang diberikan.
Fahami tugasan - Pastikan semua ahli kumpulan memahami tugasan diberikan. Dengan penjelasan dan
pemahaman menyeluruh, masing-masing mudah melaksanakan kerja yang perlu di selesaikan.
Saling menghargai - Biasanya kerja yang dilaksanakan secara berkumpulan bukanlah satu tugasan mudah.
Sehubungan itu kerjasama setiap ahli kumpulan sememangnya sangat diperlukan. Masing-masing perlu
menghargai dan menghormati komitmen dan kerjasama yang diberikan setiap ahli kumpulan.
Santai - Jangan terlalu serius ketika menyiapkan tugasan kerana ia boleh mendatangkan tekanan; Wujudkan
suasana lebih mesra dan berehat jika berasa letih. Sekali sekala bersembang dan berjenaka boleh
menghilangkan rasa bosan.
 CONTENT STANDARD 1: MONITOR WORK PROGRESS
1.4 PROCEDURE TO DISTRIBUTE WORK SCHEDULE
(PROSEDUR UNTUK MENGAGIHKAN JADUAL KERJA)

CIRI-CIRI PASUKAN YANG BERKESAN

i) Mempunyai matlamat pasukan yang jelas

ii) Mempunyai peranan yang jelas

iii) Komunikasi yang jelas/ berkesan

iv) Mempunyai pelan penambahbaikan

v) Kelakuan ahli kumpulan (kerjasama)

 CONTENT STANDARD 1: MONITOR WORK PROGRESS
1.4 PROCEDURE TO DISTRIBUTE WORK SCHEDULE
(PROSEDUR UNTUK MENGAGIHKAN JADUAL KERJA)

KELEBIHAN KERJA BERKUMPULAN

• Wujud semangat berkumpulan

• Bekerja sebagai satu pasukan dengan ahli yang sentiasa menghargai dan menghormati di antara
satu sama lain boleh memudahkan semangat berkumpulan dan meningkatkan moral pekerja.
Semangat berkumpulan amat penting untuk menentukan kejayaan atau keruntuhan sesuatu
kumpulan.

• Keputusan Cepat

• Bekerja sebagai satu pasukan boleh mempercepatkan keputusan dibuat. Apabila bekerja dalam
kumpulan diamalkan, semua ahli tahu apa perkara yang dibincang atau dibuat kerana semuanya
terlibat. Jadi apabila sesuatu keputusan hendak lakukan, ianya boleh dibuat dengan cepat dengan
mendapat persetujuan bersama.
 CONTENT STANDARD 1: MONITOR WORK PROGRESS
1.4 PROCEDURE TO DISTRIBUTE WORK SCHEDULE
(PROSEDUR UNTUK MENGAGIHKAN JADUAL KERJA)

KELEBIHAN KERJA BERKUMPULAN

• Komunikasi Yang Baik

• Komunikasi yang baik boleh melahirkan kumpulan yang cekap. Ahli akan terlatih untuk menyampaikan mesej
dalam bentuk yang boleh diterima dan mudah difahami antara satu sama lain.

• Memudahkan proses menyelesaikan beban kerja yang pelbagai

• Bekerja sebagai satu pasukan juga boleh menyelesaikan beban kerja yang pelbagai apabila agihan kerja dapat
dilaksanakan dengan betul. Idea-idea yang bernas yang dapat dikongsi bersama ahli kumpulan juga akan
membantu menyelesaikan sesuatu beban kerja.

• Kemahiran Berunding

• Apabila semua ahli mengambil bahagian dalam perbincangan untuk melaksanakan tugasan, ini akan
menggalakkan ahli-ahli berhujah, memberikan idea-idea serta berunding di antara satu sama lain. Dengan
itu secara tidak langsung boleh melahirkan kemahiran berunding di kalangan ahli.
 CONTENT STANDARD 1: MONITOR WORK PROGRESS
1.4 PROCEDURE TO DISTRIBUTE WORK SCHEDULE
(PROSEDUR UNTUK MENGAGIHKAN JADUAL KERJA)

APA ITU SPESIFIKASI KERJA (JOB SPECIFICATION)

 Merupakan satu penerangan tentang tugas dan tanggungjawab yang diberikan kepada jawatan yang
sedia ada :-

a) Kesemua kerja yang mahu dilaksanakan dalam jawatan diterangkan.

b) Setiap kerja dipecahkan kepada tanggungjawab, tugas dan sebagainya.

 CONTENT STANDARD 1: MONITOR WORK PROGRESS
1.4 PROCEDURE TO DISTRIBUTE WORK SCHEDULE
(PROSEDUR UNTUK MENGAGIHKAN JADUAL KERJA)

APA ITU SPESIFIKASI KERJA (JOB SPECIFICATION)

 Ini boleh dilakukan melalui:-

a) Analisa kerja yang lengkap.

 Dimana kesemua kedudukan kerja diambil penerangan terperinci tentang tugas – tugas kerja yang disediakan.

b) Analisa kerja yang kritikal.

 Dimana konsentrasi kepada kerja utama dalam kedudukan yang kritikal dengan mengenepikan kerja yang lain.

c) Analisa kerja yang bermasalah.

 Dimana hanya kerja yang mempunyai masalah diambil untuk dianalisa tanpa menghiraukan kerja – kerja yang
lain.
 CONTENT STANDARD 1: MONITOR WORK PROGRESS
1.4 PROCEDURE TO DISTRIBUTE WORK SCHEDULE
(PROSEDUR UNTUK MENGAGIHKAN JADUAL KERJA)

APA ITU SPESIFIKASI KERJA (JOB SPECIFICATION)

Job-Oriented Training Analysis (JOTA)

• Analisa kerja adalah proses pembelajaran, pengumpulan maklumat dan memeriksa pelbagai aspek
pekerjaan.
 CONTENT STANDARD 1: MONITOR WORK PROGRESS
1.5 PROCEDURE TO MONITOR WORK SCHEDULE
( P R O S E D U R U N T U K M E M A N TA U J A D U A L K E R J A )

PENGURUSAN PRESTASI PEKERJA

 Carta Organisasi Firma  

 Status Perjawatan Pekerja
• 1) Prestasi Kontrak/Percubaan
• 2) Prestasi Pantau
• 3) Prestasi Kajian Semula
 Penentuan Prestasi Pekerja
• Kualiti
• Kuantiti
• Kos
• Ketetapan masa
 CONTENT STANDARD 1: MONITOR WORK PROGRESS
1.5 PROCEDURE TO MONITOR WORK SCHEDULE
( P R O S E D U R U N T U K M E M A N TA U J A D U A L K E R J A )

PENGURUSAN PRESTASI PEKERJA

Penilaian Pekerja dibuat berdasarkan standard skala yang

ditentukan oleh firma
1 A Peranan model

2 B Buat dan bantu

3 C Buat tanpa bantuan

4 D Buat dengan bantuan

5 E Meminta bantuan tanpa melakukan

 CONTENT STANDARD 1: MONITOR WORK PROGRESS
1.5 PROCEDURE TO MONITOR WORK SCHEDULE
( P R O S E D U R U N T U K M E M A N TA U J A D U A L K E R J A )

PENJADUALAN KERJA

Jadual Kerja @ Critical Path Method (CPM)

•  Projek bermaksud sesuatu kerja yang telah ditawarkan oleh pihak Klien bagi
dilaksanakan oleh pihak kontraktor yang terpilih. Pihak kontraktor yang dipilih perlu
merancang kerja supaya ia dapat disiapkan dalam masa yang ditetapkan mengikut
kehendak yang ditetapkan oleh pihak klien. Ia perlu mengintegrasikan penggunaan
sumber-sumber seperti buruh dan bahan binaan.
• Kegagalan kontraktor merancang atau menjadualkan kerja akan mengakibatkan
permasalahan-permasalahan seperti kelewatan penyiapan, projek tertangguh atau gagal
disiapkan.
 CONTENT STANDARD 1: MONITOR WORK PROGRESS
1.5 PROCEDURE TO MONITOR WORK SCHEDULE
( P R O S E D U R U N T U K M E M A N TA U J A D U A L K E R J A )

PENJADUALAN KERJA

• Oleh demikian, adalah menjadi satu keperluan kepada pihak kontraktor untuk menyediakan satu
jadual kerja yang teratur bagi memastikan projek dapat dilaksanakan dengan teratur dan disiapkan
dalam waktu yang ditetapkan. Seperti sedia maklum, pada setiap kontrak, ada memperuntukan
untuk kos menyediakan jadual kerja atau work programme yang selalu dimasukan dalam item kerja-
kerja awalan atau preliminaries.
• Terdapat beberapa kaedah dalam penyediaan Jadual Kerja iaitu seperti menggunakan perisian
excel, microsoft project atau primavera. Kaedah yang paling meluas dan selalu digunakan untuk
menyediakan Jadual Kerja CPM adalah melalui microsoft project.
CONTENT STANDARD 1: MONITOR WORK PROGRESS
1.5 PROCEDURE TO MONITOR WORK SCHEDULE
( P R O S E D U R U N T U K M E M A N TA U J A D U A L K E R J A )

CONTOH PENJADUALAN KERJA MENGGUNAKAN

MICROSOFT PROJECT
 LETS RECALL
Soalan:

1. Apakah yang dikatakan struktur organisasi?

2. Mengapa ketua kumpulan perlu ada di dalam sesuatu kumpulan?

3. Berikan 4 faedah bekerja sebagai satu kumpulan.

4. Nyatakan jenis-jenis organisasi yang terdapat di dalam sistem

pentadbiran?

5. Nyatakan 4 langkah-langkah membina Jadual Kerja :