‫‪Action Plan‬‬

‫‪Best Practice‬‬
‫? ‪What is an action plan‬‬
‫خط ة العم ل ه ي قائم ة باملهام أ و الخطوات الت ي تحتاج إل ى إكماله ا لتحقي ق‬
‫ُ‬
‫أهدافك‪ .‬تعمل خطة العمل الفعالة مثل خطة إدارة املبادرات ‪ ،‬حيث تحدد‬
‫فيه ا الخطوات الت ي تحتاج إل ى اتخاذه ا إلنجاح هذه األهداف األك بر‪ .‬حي ث‬
‫بمجرد االنتهاء م ن عملي ة تحدي د األهداف ‪ ،‬ق م بإنشاء خط ة عم ل بمهام‬
‫ٌأ‬
‫و طر زمنية محددة للوصول إلى كل هدف على حدى‪.‬‬
‫‪Marwan.Aljalal@hsa.com.ye‬‬ ‫‪1‬‬
Marwan.Aljalal@hsa.com.ye 2
 ‫الخطوة ‪ :1‬تحديد هدف ‪SMART‬‬
‫عندم ا يتعل ق األم ر بتحدي د األهداف ‪ ،‬فإ ن الوضوح ه و أه م ص فة‪ .‬باس تخدام طريق ة‬
‫الهدف ‪ ، SMART‬يت م تحدي د هدف ك بوضوح وتحقيقه‪ .‬ض ع أهداف ا محددة وقابل ة‬
‫للقياس وقابلة للتحقيق وواقعية ومحددة زمنيا لالستفادة من هذا التكتيك‪.‬‬

‫‪Marwan.Aljalal@hsa.com.ye‬‬ ‫‪3‬‬
 ‫الخطوة ‪ :2‬تحديد املهام‬
‫اآلن بع د أ ن ت م تحدي د هدف ك وتدوين ه بوضوح ‪ ،‬س تحتاج إل ى تحدي د الخطوات الت ي‬
‫يج ب علي ك اتخاذه ا للوص ول إليه‪ .‬حدد جمي ع املهام الت ي تحتاج أن ت وفريق ك إل ى‬
‫إكماله ا للوص ول إل ى الخطوات املهم ة للبدء‪ ، milestones‬وف ي النهاي ة ‪ ،‬الهدف‬
‫الرئيسي ‪.‬‬
‫فيما يلي بعض األمثلة على خطة العمل مع املهام ألنواع مختلفة من األهداف‪:‬‬
‫الهدف‪ :‬توسيع الفريق من سبعة إلى تسعة أعضاء بحلول يونيو‪.‬‬
‫املهام‪:‬‬
‫• االجتماع مع املوارد البشرية ملناقشة حملة التوظيف‪.‬‬
‫• إنشاء مشروع قالب لتعقب املرشحين‪.‬‬
‫• حدد موعدا لثالث مقابالت في األسبوع‪.‬‬

‫‪Marwan.Aljalal@hsa.com.ye‬‬ ‫‪4‬‬
 ‫الخطوة ‪ :3‬تخصيص املوارد‬
‫بمجرد تحدي د جمي ع مهام ك ‪ ،‬يمكن ك تخص يص املوارد املطلوب ة مث ل أعضاء الفري ق أ و ميزاني ة‬
‫املشروع أ و املعدات الالزمة‪ .‬س واء كان األم ر يتعل ق بتعيي ن أعضاء الفري ق ملهام معين ة ‪ ،‬أ و التقدم‬
‫بطلب للحصول على ميزانية ‪ ،‬أو جمع أدوات مفيدة ‪ -‬فقد حان الوقت اآلن للتخطيط واإلعداد‪ .‬في‬
‫ال يمكن ك تخص يص جمي ع مواردك قب ل وض ع خط ة العم ل الخاص ة ب ك‬ ‫بع ض األحيان ‪،‬‬
‫موض ع التنفي ذ ‪ .‬ربم ا يتعي ن علي ك التقدم بطل ب للحص ول عل ى التموي ل أوال أ و تحتاج إل ى موافق ة‬
‫تنفيذي ة قب ل أ ن تتمك ن م ن املض ي قدم ا ف ي املهمة‪ .‬ف ي هذه الحال ة ‪ ،‬اجع ل املورد عنص ر إجراء ف ي‬
‫‪Marwan.Aljalal@hsa.com.ye‬‬
‫‪.‬‬‫خطتك حتى تتمكن من االهتمام به الحقا‬ ‫‪5‬‬
 ‫الخطوة ‪ :4‬تحديد أولويات املهام‬
‫عندما يكون فريقك واضحا بشأن أولوياتهم ‪ ،‬فإنهم يعرفون العمل الذي يجب القيام به أوال والعمل‬
‫الذي يمكنهم إعادة جدولته إذا لزم األمر‪ .‬لذا فإن أفضل طريقة لتمكين فريقك هي إخبارهم باملهام‬
‫التي لها أولوية عالية وأيها أكثر مرونة‪ .‬ولتوضيح ذلك‪ ،‬قم بفرز جميع عناصر العمل حسب األولوية‬
‫والتسلسل‪:‬‬
‫األولوية‪ :‬املهام املهمة واألقل أهمية – ترتيب تنازلي ‪.‬‬
‫التسلسل‪ :‬الترتيب الذي يجب إكمال املهام به حتى يتمكن اآلخرون من البدء‪.‬‬
‫عن د تنظيم عناص ر العم ل وتحدي د أولوياتها‪ ،‬ستالحظ أن بع ض عناصر العم ل تعتم د عل ى عناصر‬
‫أخرى‪ .‬بمعن ى آخ ر ‪ ،‬ال يمك ن أ ن تبدأ مهم ة واحدة حت ى تكتم ل املهم ة الس ابقة‪ .‬ق م بتميي ز هذه‬
‫التبعيات وعامل التسلسل في تحديد أولوياتك‪ .‬فهذا سيقلل من االختناقات ‪ ،‬ويزيل العقبات التي من‬
‫شأنها أن تجعل عنصر العمل األقل أهمية يؤخر بندا ذا أولوية عالية‪.‬‬

‫‪Marwan.Aljalal@hsa.com.ye‬‬ ‫‪6‬‬
 ‫الخطوة ‪ :5‬تحديد املواعيد النهائية و خطوات الهامة للبدء بالتنفيذ‪.‬‬
‫عندم ا يعرف فريق ك م ا الذي يعملون م ن أجل ه ‪ ،‬يكون لديه م الس ياق لتحدي د أولويات العم ل‬
‫بشك ل فعال والداف ع إلنجاز عم ل رائع‪ .‬يمي ل أعضاء الفري ق إل ى أ ن يكونوا أكث ر تحفيزا عندم ا‬
‫يفهمون بشكل مباشر كيف يساهم عملهم في تحقيق أهداف أكبر‪.‬‬
‫إلشراك زمالئ ك ف ي الفري ق م ن البداي ة ‪ ،‬ق م بتعيي ن مواعي د نهائي ة لجمي ع عناص ر العم ل وحدد‬
‫الخطوات‪ .‬تشير املعالم إلى نقاط محددة على طول الجدول الزمني ملشروعك والتي تحدد متى تم‬
‫االنتهاء م ن األنشط ة أ و مت ى تبدأ مرحل ة جديدة أنش ئ مخطط ا زمني ا أ و مخط ط جان ت للحص ول‬
‫على نظرة عامة أفضل على املهام واملعالم واملواعيد النهائية ذات األولوية‪.‬‬
‫يعمل الجدول الزمني الخاص بك أيضا كطريقة مرئية لتتبع تواريخ البدء واالنتهاء لكل مهمة في‬
‫خطة العمل الخاصة بك‪.‬‬
‫يمكنك استخدامه كخط أساس للتأكد من بقاء فريقك على املسار الصحيح‪.‬‬

‫‪Marwan.Aljalal@hsa.com.ye‬‬ ‫‪7‬‬
 ‫الخطوة ‪ :6‬مراقبة ومراجعة خطة العمل الخاصة بك‬
‫إن قدرتك على البقاء على اطالع دائم بالتغييرات والتكيف معها هي ما يجعلك مدير‬
‫مشروع رائعا‪ .‬م ن األهمي ة بمكان أ ن تراق ب تقدم فريق ك ومراجع ة الخط ة عن د‬
‫الضرورة‪.‬‬
‫ان أفض ل طريق ة لتتب ع األولويات أ و املواعي د النهائي ة الت ي يحتم ل أ ن تتغي ر ه ي‬
‫اس تخدام أداة ديناميكي ة مث ل برنام ج إدارة العمل‪ .‬بهذه الطريق ة ‪ ،‬يمكن ك تحدي ث‬
‫املهام والتبعيات ف ي الوق ت الفعل ي ‪ ،‬والحفاظ عل ى فريقك على نف س الص فحة ‪ ،‬م ع‬
‫الحفاظ على ديناميكية خطة العمل بشكل مستمر ‪.‬‬

‫‪Marwan.Aljalal@hsa.com.ye‬‬ ‫‪8‬‬