‫‪ :‬من أنواع الكتابة الوظيفية‬

‫كتابة محضر االجتماع‬

 ‫تحرير محضر االجتماع‬
‫أوالً ‪ :‬أهمية االجتماعات في الحياة اليومية‬
‫أصبحت االجتماعات من األمور المهمة في مختلف المجاالت اإلدارية‬
‫والوظيفية ؛ من أجل التخطيط للعمل ‪ ،‬ومراقبة سيره ‪ ،‬وضمان تطويره‬
‫واستمراريته ؛ لذا نعقد اجتماعات دورية تناقش قائمة من الموضوعات‬
‫المطروحة تعرف بـ ( جدول األعمال ) ‪. Agenda‬‬
‫ثانيا ً ‪ :‬أهمية محضر االجتماع‬
‫يعد محضر االجتماع وثيقة مهمة ‪ ،‬ومستنداً قانونيا ً لآلراء والتوصيات‬
‫والقرارات التي تم اتخاذها في االجتماع ‪.‬‬
‫شروط كتابة المحضر ‪:‬‬
‫• الدقة‬
‫• اإليجاز (يقتصرعلى المعلومات األساسية دون الوصف التفصيلي)‬
‫• التعبير المباشر والبعد عما يحتمل التفسير ‪.‬‬
‫كاتب المحضر ‪ :‬شخص مؤهل للكتابة ‪ ،‬يتصف بالدقة ‪ ،‬والقدرة على الكتابة‬
‫واستخدام األلفاظ السهلة المناسبة ‪.‬‬
 ‫‪:‬أقسام المحضر‬

‫الخاتمة‬ ‫صلب المحضر (المضمون)‬ ‫‪ :‬مقدمة المحضر‬

‫عرض الموضوعات‬
‫توثيق‬ ‫‪ :‬التوثيق‬
‫ثم القرارات‬
‫نهاية‬ ‫الوقت ‪ ،‬والمكان‬
‫والتوصيات‬
‫االجتماع‬ ‫والحضور ‪،‬‬
‫‪ .‬والتوقيعات‬

‫ا لمقدمة ‪ :‬ت تضمنمقدمة ا لمحضر ا آلتي‪1-‬‬

‫رقم االجتماع ‪ ،‬تاريخ انعقاد االجتماع ‪ ،‬وقت االجتماع ‪ ،‬اسم رئيس االجتماع‬
‫و وظيفته ‪ ،‬أسماء الحضور مرتبين حسب األقدمية ‪ ،‬المعتذرين وأسباب‬
‫االعتذار ‪ .‬وال يهم أن ُيك َتب الغائبون ألن االجتماع يمكن أن يعقد بمن حضر‬
‫ومقرراته تلزم الغائبين بالضرورة لما لذلك من تأثير على وتيرة تنفيذ العمل‪.‬‬
 ‫ص لبا لمحضر ( ا لمضمون) ‪-‬‬
‫أ) تعرض الموضوعات متسلسلة كما جاءت في محاور جدول األعمال ‪،‬‬
‫‪ .‬حيث يذكر الموضوع يليه القرار أو التوصية التي اتخذت فيه‬
‫ب) إذا لم يكن هذا أول اجتماع فيجب كتابة ما تم إنجازه من أنشطة خالل‬
‫‪ .‬الفترة ما بين االجتماعين بشكل مركز‬
‫‪ :‬خاتمة ا لمحضر ‪-‬‬
‫يوثق فيها زمن نهاية االجتماع ‪ ،‬ثم يكتب اسم و وظيفة و توقيع كاتب‬
‫‪ .‬المحضر ( أمين الجلسة ) ‪ ،‬وأسماء األعضاء الحضور ألخذ توقيعاتهم‬
‫‪ :‬خطوات كتابة المحضر‬
‫‪ .‬ت حضير جدول ا ألعما لل تنظيم ا لنقاط ‪ ،‬وتسلسلها أثناء ا لكتابة ‪1-‬‬
‫مسودة ا لتيك تبتأثناء ا الجتماع ‪2-‬‬
‫‪ .‬ت حضير ا ل َّ‬
‫‪ .‬ت سجيل ا لمعلوماتا لتوثيقية ف يمقدمة ا لمحضر ( ا لزمن‪ ،‬وا لمكان‪ ،‬وا لحضور ) ‪3-‬‬
‫‪ .‬عرضك ل ن قطة منجدول ا ألعما لمستقلة ‪ ،‬ي تبعها ن صا لقرار ا لمتخذ ب شأنها ‪4-‬‬
‫ت سجيل ا لمعلوماتا لتوثيقية ف يا لخاتمة ( زمنن هاية ا لمحضر ‪ ،‬ك اتبا لمحضر ‪5- ،‬‬
‫وتوقيع اتا لحضور )‬
 ‫الفرق بين التوصيات والقرارات‬
‫‪.1‬التوصية‬
‫‪ .2‬القرار‬
‫إن اللجنة المنعقدة في االجتماع قد تخرج أحيانا (بتوصيات) ليست من صالحية‬
‫أعضائها إقرارها وتنفيذها ‪ ،‬وإنما تتطلب موافقة جهة أعلى تكون من صالحيته ‪.‬‬
‫واألمر يحتمل الموافقة أو التعديل أو الرفض‪ .‬وهذه هي (التوصية) ‪.‬‬
‫‪.2‬أما عندما تكون الفقرة التي تم مناقشتها من صالحيات مدير وأعضاء االجتماع فتثبت‬
‫في نهاية الفقرة المناقشة كلمة (القرار) وتكون الجهة الموجهة إليها ملزمة بالتنفيذ‪.‬‬
‫مثال ‪:‬‬
‫‪ .1‬عدم وجود صالحية القرار والتنفيذ ‪ :‬في تخصيص مبلغ نقدي قدره ؟؟ لترميم‬
‫بعض القاعات الدراسية في الكلية‪.‬‬
‫التوصية ‪:‬‬
‫توصي اللجنة بالموافقة على ذلك‪.‬‬
‫‪ .2‬امتالك الصالحية في اتخاذ القرار وتنفيذه ‪ :‬قرر أعضاء اللجنة المجتمعة تشكيل‬
‫لجنة في الكلية لمتابعة أسعار السلع والخدمات في السوق‪.‬‬
‫القرار ‪:‬‬
‫الموافقة على ذلك‪.‬‬
‫‪ :‬من الكتابة الوظيفية‬

‫االستبانة‬
 ‫االستبانة‪:‬‬
‫االستبانات وسائل تحاول أن تتعرف على جانب أو أكثر من سلوك الفرد وتقيس الرأي العام ‪ .‬وهي تختلف عن االختبارات‬
‫‪ ،‬بأنها ال تتطلب من المستجيبين األداء بأقصى ما يمكنهم ‪ ،‬وألنها تتطلب فقط معلومات عن سلوكهم العادي‬
‫ويقدم االستبيان بنوداً تتعلق بالخاصية موضع القياس ‪ ،‬للحصول على معلومات عن الميول ‪ ،‬وسمات الشخصية ‪،‬‬
‫واالتجاهات االجتماعية ‪ ،‬والتوافق االنفعالي واالجتماعي‪ ،‬وعادات الظاهرة محل الدراسة و عوامل أخرى متشابهة ‪.‬‬

‫طريقة االستبانات ‪:‬‬

‫طريقة االستبانات سهلة ‪ ،‬للحصول على المعلومات من عدد كبير من األفراد ‪ ،‬كما أنها موفرة للوقت ‪ ،‬إذ يطالب الفرد‬
‫باإلجابة عن عدد كبير من األسئلة المحددة ‪ ،‬التي تتناول نواحي معينة في وقت قصير ‪ ،‬وتشمل االستبانات المدارس‬
‫والجامعات الكبيرة واألماكن العامة التي يتعذر فيها مقابلة كل شخص وجها ً لوجه ‪ ،‬حيث يقوم الباحث بتوزيع االستبانات‬
‫على األفراد بعد أن يقدمها إليهم بمقدمة شفوية ‪ ،‬أو مكتوبة ؛ لبيان الغرض منها حتى يتمكن من اكتساب تعاونهم في‬
‫اإلجابة عنها ‪.‬‬

‫أنواع االستبانات ‪:‬‬

‫‪ .1‬االستبانات التي تهدف إلى التعرف على المعتقدات ‪ :‬وهي تهدف إلى التعرف على معتقدات األفراد وليس للحقائق ‪.‬‬
‫‪ .2‬االستبانات التي تهدف إلى التعرف على الخصائص االنفعالية والوجدانية للفرد في شكل أسئلة تسأل عن ردود أفعال‬
‫تتضمن انفعاالت مثل ‪ :‬الخوف ‪ ،‬عدم الثقة ‪ ،‬االحتقار ‪ ،‬الكراهية ‪ ،‬الحسد ‪ ،‬العطف القلق ‪ ،‬الحزن ‪ ،‬وما إلى ذلك ‪.‬‬
‫‪ .3‬االستبانات التي تهدف إلى الكشف عن معايير السلوك ‪ :‬وهي تبين رأي الشخص في ماهية السلوك المناسب في‬
‫المواقف االجتماعية المختلفة‪.‬‬
‫‪ .4‬االستبانات التي تكون أسئلتها عن بيان األسباب ‪.‬‬
‫‪ - 5‬االستبانات الخاصة بالبحث العلمي ‪ ،‬أوالتحقيق الصحفي ودراسة مستوى الوعي لدى فئات معينة وغيرها‪.‬‬
 ‫مزايا االستبانات الشخصية ‪:‬‬
‫‪ -1‬اختيار عدد كبير من األشخاص ‪ ،‬وتكون موفرة للوقت والجهد ‪.‬‬
‫‪ -2‬أسئلة وبنود االستبانات على درجة كبيرة من الموضوعية والوضوح مما يسهل‬
‫عملية تصحيحها ‪.‬‬
‫‪ -3‬يسمح باإلدالء ببيانات حساسة وشخصية ‪ ،‬ويمنع حرج المواجهة ‪.‬‬

‫كيف تصاغ االستبانات‬

‫أوالً ‪ :‬نحدد الهدف من االستبانة‬
‫ثانيا ً ‪ :‬الفئة المختارة لهذا االستبانة‬
‫ثالثا ً ‪ :‬جمع المعلومات حوله‬
‫رابعا ً ‪ :‬وضع األسئلة ‪ ،‬بحيث تشمل جميع العناصر التي تدور حولها ظاهرة الدراسة ‪.‬‬

‫موضوعات االستبانة كثيرة ‪ ،‬وعلى سبيل الذكر ال الحصر ‪:‬‬

‫معرفة شعور الطالب نحو األنشطة التي تقيمها الجامعة‬
‫اآلراء حول االختبارات‬
‫هل يجد الطالب فرصا ً لتنمية آمالهم في أرض الواقع‬
‫اآلراء حول قضية اجتماعية ‪ ،‬مثل ‪ :‬الطالق ‪ ،‬البطالة وغير ذلك الكثير ‪.‬‬
‫واآلن لنخترع موضوعا ً ونبدأ في صياغة االستبيان له ‪:‬‬
 ‫الموضوع ‪ :‬أين طالبنا من ( الوقت ‪ ،‬الذات ‪ ،‬المستقبل )‬
‫الفئة المختارة ‪ :‬طلبة المدارس الثانوية‬
‫المعلومات ‪:‬‬
‫أحالم طلبة المدارس‪ ،‬وارتطامها بأرض الواقع‪( .‬هل تجسد لهم مخاوف)‬
‫كيف يقضي طلبة المدارس أوقاتهم؟ (باألمور النافعة‪ ،‬باألمور الضارة‪ ،‬بين بين‪ ،‬أم‬
‫بشكل نجهله)‬
‫وجود طالب المدارس في المقاهي (مقاهي االنترنت) بشكل كبير‪.‬‬
‫القنوات الفضائية‪ ،‬وطلبة المدارس‪ .‬أين المراقبة؟‬
‫الهاتف النقال وطلبة المدارس‪( .‬هل هناك مشكلة؟)‬
‫كثرة الغياب من المدارس‪ .‬من المسؤول عنها ؟‬
‫الطالب والمناهج الدراسية‪ ،‬وما يمثله لهم االختبار‪.‬‬
‫وضعنا ما نريد معرفته من الطالب‪ ،‬فلنصغ اآلن األسئلة على ضوئه ‪:‬‬
 ‫أوالً‪ :‬أحالمك إلى أي مدى ‪..‬‬
‫أمنياتي سهلة وبسيطة يمكن تحقيقها بقليل من الجهد ‪.‬‬
‫قد تتحقق أمنياتي إذا تغير واقعنا‪.‬‬
‫ال يمكن تحقيقها‪ ،‬فهي شبه مستحيلة بالنسبة لي‪.‬‬
‫اكتب رأيك إن لم تجده‪...........................................................‬‬

‫ثانياً‪ :‬المسؤول عن تحطم أحالمك (إن وجد)‬

‫البيت‬
‫المدرسة‬
‫الخوف من المستقبل‬
‫أسباب أخرى لم تذكر (اكتبها) ‪...................................................‬‬
‫ثالثاً‪ :‬مخاوفك من المستقبل‪:‬‬
‫أن ال أكمل تعليمي‪.‬‬
‫أن ال أجد عمالً مناسبا ً لقدراتي‪ ،‬محتويا ً أحالمي‪.‬‬
‫األحداث العالمية المتغيرة‪.‬‬
‫أسباب أخرى لم تذكر (اكتبها)‪...................................................‬‬
‫رابعاً‪ :‬أنت والفراغ ‪:‬‬
‫ُي ْهـدَ ر وقتي بسبب المكالمات الهاتفية‪.‬‬
‫الزيارات غير المنتظرة‪.‬‬
‫حبي للتلفاز وتعلقي به‪.‬‬
‫جلوسي على الجوال ‪.‬‬
‫التجمع مع األصدقاء في المجمعات التجارية‪.‬‬
‫‪...................................................‬أسباب أخرى لم تذكر (اكتبها)‬
 ‫خامساً‪ :‬االستفادة من وقت الفراغ في اإلجازات‪:‬‬
‫العمل في أحد المجاالت التي أرغب أن أعمل بها مستقبالً‪.‬‬
‫القراءة العامة‪.‬‬
‫تنمية الهوايات‪.‬‬
‫ال شيء محدد‬
‫أشياء أخرى لم تذكر (اكتبها)‪....................................................‬‬
‫سادساً‪ :‬هل تذهب إلى مقاهي االنترنت ‪..‬‬
‫نعم‪ ،‬للبحث العلمي‬
‫نعم ‪ ،‬لمقابلة األصدقاء‬
‫نعم‪ ،‬للترفيه‬
‫نعم‪ ،‬أسباب أخرى اكتبها إذا يمكن التصريح عنها ‪......................................‬‬
‫نادرا ما أذهب‬
‫ال أذهب مطلقا ً ‪.‬‬
‫سابعا ً ‪ :‬أنت والقنوات الفضائية‪:‬‬
‫أتابع كل جديد‪ ،‬وال يفوتني شيء إال نادراً‪.‬‬
‫أشاهد أي شيء دون تحديد‬
‫أشاهد أفالم وبرامج محددة‬
‫قليالً ما أشاهد التلفاز‬
‫غير ذلك ‪............................................‬‬
‫ثامنا ً ‪ :‬أنت والهاتف النقال‪ ،‬ماهي نظرتك له؟‬
‫مهم جداً في حياتي‬
‫يفيدني أحيانا ً‬
‫يبين شخصيتي‬
 ‫غير ذلك ‪...............................................‬‬
‫تاسعاً‪ :‬أنت والهاتف النقال وعالقتك مع البيت‪:‬‬
‫أهلي يرونه ضروريا بالنسبة لي‬
‫أزعجتهم فاشتروه لي‬
‫من مصروفي الشخصي اشتريته ‪ ،‬لرفضهم‬
‫أهداه لي صديق‬
‫عاشراً‪ :‬كثرة غياب بعض الطالب‪ ،‬تعد من المشاكل الكبرى‪.‬‬
‫ال أغيب إال فيما ندر‬
‫أغيب أحيانا ً دون سبب‬
‫كثيراً ما أغيب‬
‫أتفق وأصدقائي على الغياب‬
‫الحادي عشر‪ :‬األسباب التي تجعل الطالب يتغيبون أو يهربون من المدرسة تعود في نظرك لـ ‪..‬‬
‫القوانين المدرسية‬
‫بعض المعلمين‬
‫األهل وسخريتهم من قدرات أبنائهم‬
‫الفراغ النفسي والبحث عن الترفيه‬
‫التحدي من األصدقاء واألهل‬
‫أسباب أخرى اكتبها ‪............................................................‬‬
‫الثاني عشر‪ :‬المناهج الدراسية في نظرك‪..‬‬
‫منظمة تأخذ بيدنا نحو المستقبل‬
‫تحتوي معلومات كثيرة مما يجعلني مشتتا ً‬
‫ال تتناسب مع تطلعاتك المستقبلية‬
‫تحتاج إلى تغيير أو تحديث‬
‫رأي آخر اكتبه‪..............................................................‬‬
‫الثالث عشر‪ :‬عالقة المعلم بالمادة (اختر المادة) ‪..........‬التي يقوم بتدريسها في نظرك‪.......‬‬
‫يسهل المادة‪ ،‬ويظهر مدى أهميتها في حياتنا‬
‫يلقي المعلومات‪ ،‬وال يهتم بمدى استيعابنا لها‬
‫أشعر أحيانا ً أن المعلم ال يفهم المادة‬
‫يجعل المادة صعبة جداً‪ ،‬و كأننا ال ندرس إال مادته‬
‫غير ذلك اكتب رأيك‪.........................................................‬‬
‫الرابع عشر‪ :‬االختبارات ‪..‬‬
‫سهلة‪ ،‬ألنني مجد منذ أول يوم وهي تقيس مدى تمكني من المادة‬
‫ال أحبها‪ ،‬فهي تسبب لي ضيقا نفسيا‬
‫أفضل إجراء تقويم مستمر بدالً من االختبارات‬
‫غير ذلك اكتب رأيك‪.........................................................‬‬
‫الخامس عشر‪ :‬األسرة والطالب‪:‬‬
‫دوما ً كلمة ذاكر‪ ،‬دون اهتمام ‪ ،‬فقط أمر‬
‫ال أحد يبالي إن ذاكرت وإن لم أذاكر‬
‫ألقى تشجيعا ً دائما ً‬
‫مقارنة مع اآلخرين مما يحطمني ويجعلني أهمل‬
‫غير ذلك اكتب‪.............................................................‬‬
‫السادس عشر‪ :‬ما هو شعورك عندما تحصل على درجات متميزة‪:‬‬
‫حققت ذاتي‬
‫حققت رغبة أسرتي‬
‫االثنين‬
‫ال أهتم كثيرا‬