‫مقدمة في الوثائق والمحفوظات والسجالت‬

‫المحاضرة الثانية‬
 ‫المحتويات‬

‫‪ .1‬أنواع وتقسيمات الوثائق والمحفوظات والسجالت‬

‫‪ .2‬دورة حياة الوثائق والمحفوظات والسجالت‬

‫أنواع وتقسيمات الوثائق والمحفوظات والسجالت‬
‫الوثائق الجارية مقابل الوثائق التاريخية‬ ‫‪.1‬‬
‫وثائق يجوز اتالفها وثائق ال يجوز اتالفها‬ ‫‪.2‬‬
‫الوثائق اإلدارية مقابل الوثائق المالية والوثائق التخصصية‬ ‫‪.3‬‬
‫الوثائق الشخصية مقابل المؤسسية والحكومية‬ ‫‪.4‬‬
‫الوثائق التقليدية مقابل الرقمية‬ ‫‪.5‬‬
 ‫الوثائق الجارية مقابل الوثائق التاريخية‬

‫الوثائق الجارية‬
‫الوثائق الجارية النشطة هي تلك التي يتم استخدامها بشكل متكرر في العمليات اليومية للمؤسسة‪ .‬يتم الوصول إليها بشكل مباشر‬
‫ويتم تحديثها بانتظام‪ .‬قد تشمل العروض التقديمية الحالية‪ ،‬والتقارير اليومية‪ ،‬والمراسالت اإللكترونية‪.‬‬
‫الوثائق الجارية شبه النشطة هي تلك التي لم يعد لها الحاجة إلى الوصول الفوري‪ ،‬ولكن مازالت تحتاج إلى االحتفاظ بها‬
‫ألغراض تنظيمية أو قانونية‪ .‬على سبيل المثال‪ ،‬يمكن أن تشمل تقارير االجتماعات السابقة أو السجالت المالية القديمة‪.‬‬

‫الوثائق التاريخية‬
‫الوثائق التاريخية هي تلك التي لم يعد لها استخدام فعلي في العمليات اليومية للمؤسسة‪ .‬تحتفظ بها ألغراض ثقافية وتاريخية‬
‫وقانونية‪ .‬تعتبر هذه الوثائق قيمة لألبحاث التاريخية والدراسات األكاديمية‪ .‬يمكن أن تشمل الوثائق التاريخية التقارير السنوية‬
‫القديمة‪ ،‬والمذكرات الداخلية السابقة‪ ،‬وسجالت المؤسسة منذ تأسيسها‪.‬‬
 ‫وثائق يجوز اتالفها ووثائق ال يجوز اتالفها‬

‫‪‬هناك وثائق يمكن التخلص منها بشكل آمن وقانوني بعد انقضاء فترة زمنية محددة‪ ،‬حيث يتم تحديد فترة‬
‫االحتفاظ بهذه الوثائق وفقًا للمتطلبات القانونية والتنظيمية‪ ،‬وبعد انتهاء الفترة المحددة‪ ،‬يمكن تدميرها بطرق‬
‫آمنة‪.‬‬

‫‪‬هناك وثائق ال يجوز اتالفها بسبب قيمتها القانونية أو الثقافية أو التاريخية ويجب االحتفاظ بهذه الوثائق‬
‫لفترة طويلة أو في بعض األحيان الى األبد وتشمل هذه الوثائق على سبيل المثال العقود الرسمية‪،‬‬
‫والمحاضر القضائية‪ ،‬والوثائق ذات األهمية التاريخية الكبيرة‪.‬‬
 ‫الوثائق اإلدارية مقابل المالية والتخصصية‬
‫الوثائق اإلدارية تشمل السجالت التي تتعلق بإدارة المؤسسة وأنشطتها اليومية‪ ،‬وقد تشمل المراسالت‬
‫اإلدارية‪ ،‬والتقارير الداخلية‪ ،‬والسياسات واإلجراءات اإلدارية‪.‬‬

‫الوثائق المالية هي تلك التي تتعلق بالمعامالت المالية والمحاسبية للمؤسسة‪ ،‬وتشمل فواتير الشراء‬
‫والمبيعات‪ ،‬والقوائم المالية‪ ،‬واإلقرارات الضريبية‪.‬‬

‫الوثائق التخصصية تشمل تلك التي ترتبط بمجاالت محددة أو أقسام معينة في المؤسسة‪ ،‬على سبيل المثال‪،‬‬
‫يمكن أن تشمل تقارير البحث والتطوير‪ ،‬والوثائق القانونية‪ ،‬والتقارير الفنية‪.‬‬
 ‫الوثائق الشخصية مقابل المؤسسية والحكومية‬
‫الوثائق الشخصية هي تلك المتعلقة باألفراد وأنشطتهم الشخصية‪ ،‬وتشمل السير الذاتية‪ ،‬والرسائل الشخصية‪ ،‬والصور‬
‫الشخصية‪.‬‬

‫الوثائق المؤسسية هي تلك المتعلقة بالمؤسسة بشكل عام وأنشطتها وسجالتها‪ .‬تشمل االتفاقيات والعقود الخاصة بالمؤسسة‪،‬‬
‫وتقارير األداء المؤسسي‪.‬‬

‫الوثائق الحكومية هي تلك المتعلقة بأنشطة الحكومة ومؤسساتها‪ .‬تشمل القوانين واللوائح‪ ،‬والقرارات الحكومية‪ ،‬والتقارير‬
‫الحكومية‪.‬‬
 ‫الوثائق التقليدية مقابل الرقمية‬

‫الوثائق التقليدية‬
‫تعتمد على وسائط مادية مثل الورق‪ ،‬األفالم‪ ،‬الشرائح‪ ،‬األشرطة الكاسيت‪ ،‬األقراص المدمجة‪ ،‬واألقراص المدمجة‪.‬‬ ‫‪.1‬‬

‫تحتاج إلى مساحة للتخزين وتنظيم في أرشيفات مادية مثل الخزانات والرفوف‪.‬‬ ‫‪.2‬‬

‫تتطلب الحفاظ على ظروف مناسبة للحفظ والحماية من العوامل الطبيعية مثل الرطوبة والحرارة والغبار‪.‬‬ ‫‪.3‬‬

‫يمكن أن تتعرض للتلف نتيجة التعرض للعوامل البيئية أو األخطاء البشرية مثل التمزق‪ ،‬الفقد‪ ،‬أو التلف الميكانيكي‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
 ‫الوثائق التقليدية مقابل الرقمية‬

‫الوثائق الرقمية‬
‫تكون في شكل إلكتروني وتخزن وتدار بواسطة أنظمة الكمبيوتر والتقنيات الرقمية‪.‬‬ ‫‪.1‬‬

‫يمكن الوصول إليها بسهولة وسرعة عبر الشبكة اإللكترونية أو من خالل أنظمة إدارة المستندات الرقمية‪.‬‬ ‫‪.2‬‬

‫يمكن تخزينها على أجهزة تخزين إلكترونية مثل األقراص الصلبة‪ ،‬والسحابة السحابية‪ ،‬وأجهزة التخزين الشبكية‪.‬‬ ‫‪.3‬‬

‫تحتاج إلى اتخاذ تدابير أمنية لحماية الوثائق الرقمية من فقدان البيانات أو االختراق أو الفساد‪.‬‬ ‫‪.4‬‬

‫يمكن أن تتعرض لمخاطر التكنولوجيا مثل التقنيات المنقرضة أو التغيرات في تنسيقات الملفات‪.‬‬ ‫‪.5‬‬
‫دورة حياة الوثائق‬
‫(‪ )1‬االنشاء‬
‫واالستالم‬

‫دورة حياة‬
‫الوثائق‬
‫والمحفوظات‬
‫والسجالت‬
‫ا لحفظ )‪(2‬‬
‫ا لتخلص)‪(3‬‬
‫وا لصيانة‬
‫منا لوثائق‬
‫وا الستخدام‬
 ‫المرحلة األولى اإلنشاء أو االستالم‬

‫في هذه المرحلة من دورة حياة الوثائق‪ ،‬يتم إنشاء الوثائق الجديدة أو استالمها من مصادر خارجية وتشمل ما يلي‪:‬‬

‫‪ .1‬قد تكون الوثائق التي يتم إنشاؤها تشمل عروض‪ ،‬تقارير‪ ،‬رسائل‪ ،‬نماذج مكتملة‪ ،‬رسائل البريد اإللكتروني المرسلة العمالء‪ ،‬أوامر‬
‫التوريد وغيرها‪.‬‬

‫‪ .2‬بالنسبة للوثائق التي يتم استالمها‪ ،‬قد تكون من بينها رسائل‪ ،‬نماذج مكتملة‪ ،‬رسائل البريد اإللكتروني‪ ،‬عروض األسعار‪ ،‬فواتير‬
‫الشراء‪ ،‬وما إلى ذلك‪.‬‬

‫‪ .3‬الهدف الرئيسي في هذه المرحلة هو تحديد الوثائق والتقاطها وإدخالها في نظام إدارة الوثائق الخاص بالمؤسسة‪.‬‬

‫‪ .4‬يتطلب ذلك عملية تسجيل الوثائق الجديدة أو المستلمة وتوثيقها بالتفاصيل الالزمة مثل التاريخ‪ ،‬المصدر‪ ،‬المرسل أو المستلم‪،‬‬
‫وغيرها من المعلومات الهامة‪.‬‬
 ‫المرحلة األولى اإلنشاء أو االستالم‬

‫‪ .5‬يجب أن تكون هناك إجراءات محددة للتعامل م‪X‬ع الوثائق الواردة‪ ،‬بما في ذلك فحصها وتقييمها للتأكد من صحتها‬
‫واكتم‪X‬الها‪.‬‬

‫‪ .6‬يتم تطبيق مبادئ التصنيف والتنظيم لتنظيم الوثائق وجعلها متاحة للباحثين والمستخدمين في المستقبل‪.‬‬

‫‪ .7‬تحديد الوثائق الم‪X‬همة والحساسة‪ X‬وإدراجها في نظام الحفظ والتصنيف المناسب حسب قواعد السرية والم‪X‬تطلبات‬
‫القانونية‪.X‬‬

‫‪ .8‬في نهاية هذه الم‪X‬رحلة‪ ،‬يجب أن تكون الوثائق جاهزة للحفظ واالسترجاع واإلدارة الفعالة الستخدامها المستقبلي‬
‫في المراحل الالحقة من دورة حياة الوثائق‪.‬‬
 ‫المرحلة الثانية‪ :‬الحفظ والصيانة واالستخدام‬

‫يجب توفير بيئة مالئمة لتخزين الوثائق تحافظ على سالمتها وتسهم في تقليل مخاطر التلف أو الفقدان‪.‬‬ ‫‪.1‬‬

‫قد تشمل الوثائق تنو ًع ا من األشكال واألحجام واألنواع‪ ،‬بما في ذلك المستندات الورقية والوسائط الرقمية والصوتية والبصرية‪.‬‬ ‫‪.2‬‬

‫يجب تنفيذ إجراءات الحفظ المالئمة مثل استخدام أنظمة ترقيم وتصنيف فعالة واستخدام تقنيات التعبئة والتغليف المناسبة‪.‬‬ ‫‪.3‬‬

‫تشمل الصيانة الدورية والعناية بالوثائق لضمان استدامتها على المدى الطويل‪ ،‬مثل التحكم في عوامل التلف وتطبيق إجراءات النسخ االحتياطي‬ ‫‪.4‬‬
‫واالسترجاع‪.‬‬

‫يتم تطبيق سياسات االحتفاظ بالوثائق لتحديد المدة الزمنية التي يجب االحتفاظ بها لكل فئة من الوثائق قبل التخلص منها بطرق مناسبة‪.‬‬ ‫‪.5‬‬
 ‫المرحلة الثانية الحفظ والصيانة واالستخدام‬

‫‪ .6‬يجب ضمان توفر وسهولة الوصول إلى الوثائق للموظفين والباحثين المعنيين واألطراف الخارجية ذات الحقوق‬
‫المشروعة‪.‬‬

‫‪ .7‬يجب تنفيذ سياسات وإجراءات األمان المناسبة لحماية الوثائق الحساسة والمهمة من الوصول غير المصرح به أو‬
‫االستخدام غير المشروع‪.‬‬

‫‪ .8‬يجب مراقبة استخدام الوثائق وتسجيل أي وصول أو تعديالت تطرأ عليها ألغراض التدقيق والمساءلة‪.‬‬

‫‪ .9‬يجب توفير التدريب المناسب للموظفين حول كيفية التعامل مع الوثائق وتطبيق السياسات واإلجراءات الالزمة‬
‫للتخزين والصيانة واالستخدام السليم للوثائق‪.‬‬
 ‫المرحلة الثالثة التخلص من الوثائق‬

‫تعنى بتحديد مصير الوثائق واتخاذ القرارات المناسبة بشأن االحتفاظ بها أو التخلص منها‪ ،‬حيث يشمل هذا القرار تحديد ما إذا كانت الوثائق تستحق االحتفاظ بها بصورة دائمة أو يمكن‬
‫التخلص منها وفقًا لألنظمة والقوانين المعمول بها‪ ،‬وتتضمن المرحلة عدة خطوات‪:‬‬

‫التقييم ‪ :‬يتم تقييم للوثائق لتحديد ما إذا كانت تستحق االحتفاظ بها بصورة دائمة أو يمكن التخلص منها بنا ًء على المعايير المعتمدة‪ ،‬وتشمل هذه المعايير قيمة المعلومات القانونية‪،‬‬ ‫‪.1‬‬
‫التاريخية‪ ،‬الثقافية‪ ،‬واإلدارية‪.‬‬

‫وضع جدول زمني للتخلص‪ :‬يتم وضع جدول زمني يحدد المدة التي يجب االحتفاظ بها لكل فئة من الوثائق قبل التخلص منها‪ ،‬يستند هذا الجدول إلى المعايير القانونية والمتطلبات‬ ‫‪.2‬‬
‫التنظيمية واحتياجات المؤسسة‪( .‬يحددها المركز الوطني للوثائق والمحفوظات في المملكة ضمن اللوائح التي يصدرها)‬

‫إتالف الوثائق‪ :‬يتم التخلص من الوثائق المعتمدة لإلتالف بشكل آمن وفقًا لإلجراءات القانونية واألمنية المناسبة‪ ،‬يجب أن يتم ذلك بحيث ال يمكن استرجاع المعلومات أو الوثائق‬ ‫‪.3‬‬
‫بعد التخلص منها‪.‬‬

‫االحتفاظ بالوثائق الدائمة‪ :‬تتم معالجة الوثائق دائمة الحفظ بطريقة خاصة للحفاظ على سالمتها وتوفير الوصول إليها في المستقبل وغالبا ما تحول الي األرشيف الوطني –‬ ‫‪.4‬‬
‫المركز الوطني للوثائق والمحفوظات‪ ،‬حيث يتم تخزين هذه الوثائق في مستودعات خاصة مع تطبيق إجراءات الحفظ والحماية المناسبة‬