KORESPONDENSI BISNIS

INDONESIA MODERN
Tuti Sulastri, S.Pd. MM tuti_lpkia@yahoo.com

SESI KE-4
ANEKA SURAT BISNIS
(SURAT PERKENALAN & PERMINTAAN PENAWARAN)
 MATERI BAHASAN
• Menjelaskan Surat Perkenalan.
• Menjelaskan Surat Permintaan
Penawaran
 SURAT PERKENALAN
• Surat perkenalan adalah surat dari penjual kepada calon pembeli mengenai
informasi perusahaannya atau produk/ jasa.

• Tujuan : mengatur atau memberikan konfirmasi janji, memberitahukan

promosi penjualan, dan memberitahukan produk baru.

• Agar surat perkenalan dapat efektif ke sasaran yang dituju, maka perlu
memperhatikan:
1. Pemahaman tentang calon konsumen.
2. Kemungkinan dibutuhkannya barang/jasa yang ditawarkan
3. Keterangan produk
4. Keunggulan produk yang ditawarkan dibandingkan produk sejenis
5. Cara menghubungi bila calon pembeli berminat
6. Penawaran-penawaran khusus lebih diutamakan
 ALUR PROSEDUR UMUM TERJADINYA TRANSAKSI
BISNIS (SURAT BISNIS)
Memperkenalkan Perusahaan dan Produknya
SURAT PERKENALAN CALON
PENJUAL
PEMBELI
 Penulisan surat perkenalan
 Pembuka  Informasi: 1. bonafiditas perusahaan

dan bidang usaha

2. ciri khusus produk

 Inti  Persuasi : 1. Keuntungan/manfaat

2. Kualitas, kemampuan yang
dimiliki, tenaga ahli, peralatan

 Penutup  Harapan, prospek yang di inginkan

Yang dicantumkan dalam surat perkenalan
adalah:

1. Nama perusahaan dan bidang usaha atau

kegiatannya

Contoh:
Dengan ini kami memperkenalkan perusahaan
kami yaitu PT ….. yang bergerak di bidang …...
Kami telah banyak mendapat kepercayaan untuk
membuat produk yang dipakai di beberapa …….
2. Gambaran kemampuan yang dimiliki,
tenaga ahli, peralatan yang dipakai.

Contoh:

Untuk memberikan gambaran tentang produk kami,

bersama surat ini kami sertakan brosur yang berisi
penjelasan garis besar spesifikasi barang-barang
yang kami produksi. Bila Bapak menginginkan
penjelasan rinci, silakan mengontak kami, dan
petugas kami akan menemui Bapak untuk
memperkenalkan aneka produk kami
GAMBARAN TENAGA AHLI
GAMBARAN PERALATAN YANG DIPRODUKSI
CONTOH BARANG YANG PRODUKSI
.
3. Pekerjaan/proyek yang pernah
ditangani

Contoh:
Kami telah banyak mendapat kepercayaan
untuk membuat produk yang dipakai
dibeberapa hotel, rumah sakit, dan pabrik
obat, baik di Jakarta maupun diluar Jakarta.
Proyek yang pernah dikerjakan
4. Harapan atau prospek yang
dikehendaki oleh penjual.

Contoh:

• Kami berharap dapat menjalin kerjasama yang

baik dengan perusahaan Saudara. Atas
perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

• Kami berharap dapat menjalin kerjasama yang

baik dengan perusahaan Bapak, dan atas
perhatian Bapak terhadap surat perkenalan
ini, kami ucapkan terima kasih.
CATATAN:
• Khusus surat perkenalan kepada instansi
pemerintah harus dilampiri:
1. Tanda Daftar Rekanan,
2. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), dan
3. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
• CONTOH
Tanda Daftar
Rekanan
Contoh Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)
Contoh NPWP
 PT MULTI USAHA SARANA
Jalan Ahmad Yani No. 175, Telp. 432156
SURABAYA

Nomor : 25/MUS/X/2018 10 Oktober 2018

Lampiran: 1 (satu) lembar
Perihal : Perkenalan

Yth. Pimpinan PT Angkasa Stationery

Jl. Samba No. 4A
Bandung 40172

Dengan hormat,

Dengan ini kami memperkenalkan perusahaan kami yang bergerak di bidang Alat Tulis Kantor. Kami telah banyak
mendapat kepercayaan untuk membuat produk yang dipakai di beberapa perkantoran dan sekolah-sekolah.

Untuk memberikan gambaran tentang produk kami, bersama surat ini kami sertakan brosur yang berisi penjelasan
garis besar spesifikasi barang-barang yang kami produksi. Bila Bapak menginginkan penjelasan rinci, silakan
mengontak kami, dan petugas kami akan menemui Bapak untuk memperkenalkan aneka produk kami.

Kami berharap dapat menjalin kerja sama yang baik dengan perusahaan Bapak, dan atas perhatian Bapak terhadap
surat perkenalan ini, kami ucapkan terma kasih.

Hormat kami,

Silvi Wijaya, SE. M.B.A

Manager Pemasaran
SURAT PERMINTAAN PENAWARAN
 ALUR PROSEDUR UMUM TERJADINYA TRANSAKSI
BISNIS (SURAT BISNIS)
Memperkenalkan Perusahaan dan Produknya
SURAT PERKENALAN CALON
PENJUAL
PEMBELI

Meminta Penawaran CALON

PENJUAL SURAT PERMINTAAN PENAWARAN PEMBELI
SURAT PERMINTAAN PENAWARAN
• Surat permintaan penawaran
adalah surat dari calon pembeli
kepada penjual yang isinya
meminta penawaran.

• Maksudnya, calon pembeli

meminta melalui surat agar
penjual mengajukan penawaran
secara resmi kepadanya.
 TUJUAN MEMBUAT SURAT PERMINTAAN
PENAWARAN
Calon Pembeli ingin
mengetahui:
• mengenai produk atau
jasa yang meliputi
katalog, brosur, dll
 Untuk meminta penawaran barang perlu
ditanyakan:
• Nama dan jenis barang
• Ciri-ciri khusus(spesifikasi)barang, yaitu type,
ukuran, kualitas, kapasitas, dll
• Harga satuan
• Potongan
• Cara pembayaran
• Cara penyerahan
• Service gratis, garansi, layanan purna jual
 Surat permintaan penawaran jasa, perlu menanyakan:

• Bentuk layanan jasa yang dapat diberikan

penjual.
• Peralatan yang dipergunakan sebagai
penunjang
• Harga
• Potongan
• Cara pembayaran
Penulisan surat permintaan Penawaran terdiri dari:

1. Pembuka : pengenalan diri menyatakan

maksud
2. Inti : menanyakan meminta keterangan
3. Penutup : harapan, ucapan terima kasih
HARGA
Contoh:
Membaca surat Saudara No. 12/PM/XI/2012, tanggal 14
November 2012, perihal perkenalan bahwa perusahaan
kami tertarik untuk memakai produk yang Saudara
kirimkan melalui flyer. Kami minta kesediaan Saudara
tentang harga.

Dari salah satu relasi, kami memperoleh informasi bahwa

perusahaan Saudara memproduksi … yang berkualitas baik.
Karena itu, kami minta keterangan tentang jenis/macam …
yang tersedia beserta sampel dan harganya.
SYARAT JUAL BELI
Contoh:

Selain itu, kami juga ingin

mengetahui syarat pembayaran
dan penyerahan barang serta
diskon yang dapat Saudara
berikan.
Cara Pembayaran
• Bayar muka
• Bayar tunai (cash)
• CAC (cash and carry)
• COD (cash on delivery)
• Pada waktu dokumen tiba
Cara penyerahan
• Loco gudang
• Eks gudang
• Franco stasiun
• dll
service, garansi, layanan purnajual (after
sales service).
 PT PESONA BOGA SARANA
Jl. Kalibata Selatan No. 86 Jakarta 12740
Phone: 62-217971067 – 7990009
Nomor : 045/KS/II/2012 5 Pebruari 2008
Lampiran : 1 (satu) lembar
Perihal : Permintaan Penawaran Boneka PT Batara Wisnu
Jl. Kalilio No. 45
Jakarta Pusat

Dengan hormat

Dari salah satu relasi, kami memperoleh informasi bahwa perusahaan Saudara memproduksi boneka yang
berkualitas baik. Karena itu, kami minta keterangan tentang jenis/macam boneka yang tersedia beserta
sampel dan harganya.
Selain itu, kami juga ingin mengetahui syarat pembayaran dan penyerahan barang serta diskon yang dapat Saudara
berikan.
Agar pemesanan dapat segera kali lakukan, kami harap Saudara mengajukan penawaran secepat mungkin.
Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ketut Wiryadinata, SE.MM

Direktur

SL/DN
 LATIHAN
1. Menyusun Surat Perkenalan
2. Menyusun Surat Permintaan
Penawaran