PENGENALAN SISTEM FAIL.

Apakah Sistem Fail?

Satu proses klasifikasi, penyususan dan penyimpanan rekod

supaya ianya dapat diperolehi dengan segera apabila
dikehendaki.

Fail ini perlu di beri nama atau tajuk dan kadang hal diberi
nombor panggilan supaya mudah di susun atau dirujuk di
kemudian hari.

Seorang setiausaha atau pengurus perlu mengetahui teknik

penyimpanan, rekod-rekod pentadbiran dan penyelenggaraan
fail dengan baik.
 Definisi Sistem Fail.
• Proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk
simpan selamat atau satu rantaian aktiviti yang
bermula dan berakhir.

• Satu proses klasifikasi,penyusunan,penyimpanan dan

pelupusan rekod supaya mudah diperolehi dengan
cepat apabila di kehendaki.

• Menambah kecekapan pentadbiran dan pengurusan

sesebuah persatuan.
 Ciri-ciri sesuatu Fail
• Sesuatu dokumen itu mudah dicari dan
diperoleh dengan cepat apabila diperlukan
• Sistem fail itu tidak kompleks, mudah
dikendalikan dan difahami serta tidak
mengelirukan
• Sistem fail perlu disesuaikan dengan keperluan
organisasi
Sistem fail boleh diubahsuai jika perlu, mengikut
kehendak dan keadaan organisasi.
Sistem fail perlu melibatkan kos yang paling
minimum
Dokumen yang difailkan perlu mendapat
perlindungan keselamatan daripada kebakaran,
kekotoran, bencana alam dan kebocoran rahsia
organisasi
Sistem fail perlu menggunakan ruang yang
paling minimum
 Pengkelasan Fail
Fail boleh dikelaskan berdasarkan;
• Abjad
• Perkara
• Angka
• Tempat dan kawasan

Menggunakan kod;
• Nombor
• Ringkasan
 Pengelasan dan nombor fail.
Tahap pertama:
01. Kurikulum
02. Kokurikulum
03. Hal Ehwal Pelajar
04. Kewangan
05. Asrama

Kokurikulum – SRKBT/02
Tahap kedua

Nombor Perkara
02/01 JawatanKuasa
Kokurikulum
02/02 Sukan dan permainan
02/03 Unit Berunifom
02/04 Kelab dan Persatuan
• Kokurikulum/Unit Berunifom –
SRKBT/02/03/
 Tahap Ketiga

Nombor Perkara
01 Persekutuan
Pengakap
02 Pandu Puteri
03 Puteri Islam
04 Bulan Sabit Merah

SRKBT/02/03/02 – Pandu Puteri

• Tahap keempat
Nombor Perkara
01 Mesyuarat
02 Maklumat Ahli
03 Perlembagaan
04 Perancangan tahunan

SRKTB/02/03/02/01( ) - Mesyuarat
Peringkat Keselamatan Fail

JENIS FUNGSI WARNA

RAHSIA BESAR •Keselamatan Negara Kuning berpalang
merah (depan &
belakang)
RAHSIA •Tender Merah Jambu berpalang
•Kewangan Depan / Belakang
SULIT •Laporan sulit Hijau
•Soalan
TERHAD •Fail peribadi Putih
•Dokumen
BIASA •Terbuka Putih
•Harian
SEKIAN, TERIMA KASIH.