La gestion

administrative
du personnel
MR DERAOUI HICHAME
 1- Definition de la gestion du personnel
2- L’administration du personnel: Définition, Objectifs, et
missions
3- La gestion administrative du personnel
4- Les activités de la gestion administrative du personnel
5- Différence entre la gestion administrative du personnel et

Sommaire la gestion des resources humaines

6- L’importance de la gestion administrative du personnel
7- Les principaux axes de la gestion administrative
8- Les missions du responsable de la gestion du personnel
9- Les outils SIRH pour la gestion de l’administration du
personnel et ses fonctionnalités
Qu’est-ce que la gestion du personnel ?

La gestion du personnel rassemble l’ensemble des tâches administratives essentielles à une bonne
gestion des ressources humaines. Il s’agit de la partie transactionnelle de la fonction RH couvrant les
tâches administratives, légales et obligatoires. Un responsable du personnel est impliqué dans
plusieurs processus métiers et travaille en collaboration avec le service comptable et financier. Dès
le recrutement d’un nouveau collaborateur, il se charge de préparer les documents nécessaires
(contrat de travail, promesse d’embauche, …). Il doit également suivre et piloter l’activité, les
absences et congés, le temps de travail, et des tableaux de bord RH.

Par ailleurs, la gestion administrative du personnel concerne la partie réglementaire et juridique.

Garantir le respect de la législation et des réglementations sociales est indispensable (gestion des
conflits, rupture conventionnelle, conditions de travail). En parallèle, il est important de maintenir
des relations pérennes avec les organismes extérieurs à l’entreprise. Par exemple la mutuelle, la
médecine du travail, le transport, la cantine et bien d’autres. La gestion du personnel couvre donc un
périmètre de responsabilités larges, très administratives, mais critiques à la vie d’un établissement
L’administration du
personnel: Définition
L’administration du personnel s’occupe activement de la
relation entre les employés et l’entreprise. Elle comprend
toutes les tâches administratives et de routine relatives au
personnel, à son recrutement, aux éventuelles démissions et à
la gestion des traitements et salaires. Les dispositions légales
et les conventions collectives, les accords d’entreprise et les
contrats de travail des employés doivent toujours être
respectés
L’administration du personnel: Objectifs
L’objectif central de l’administration du personnel est de s’occuper de toutes les données relatives au
personnel et notamment de les mettre à jour. Ceci permet une communication optimale en interne. En
outre, un travail administratif efficace est une condition préalable au bon déroulement de la
coopération interne. En général, il incombe à l’administration du personnel d’organiser et de
simplifier tous les processus qui s’articulent autour des employés de l’entreprise.

En s’acquittant de ces tâches efficacement, l’administration du personnel contribue à l’objectif final de

son service : créer un bon cadre de travail et satisfaire les besoins des employés. Un bon niveau de
satisfaction des employés et un système de gestion du personnel fonctionnel apportent des avantages
déterminants pour une entreprise. Si les employés sont heureux, ils travaillent de manière plus
productive et créative, ils sont moins souvent malades et véhiculent une meilleure image de leur
employeur en externe
La gestion administrative du personnel : les
missions

Les missions de l’administration du personnel peuvent être divisées

en deux catégories : les tâches de gestion du personnel d’un point de vue
opérationnel ou légal d’une part, et les tâches administratives pour la
planification des décisions stratégiques de l’entreprise d’autre part. Ces
dernières peuvent comprendre la gestion du nombre de collaborateurs,
des comparaisons sur la productivité de chacun ou l’envoi de sondage et
d’enquêtes auprès des employés. Les tâches qui surviennent pour des
raisons opérationnelles ou qui sont basées sur des questions de législation,
sont par exemple le traitement du temps de travail, l’assurance sociale, les
salaires, les jours de repos ou maladie de l’employé ou encore l’émission
d’attestations
 Tâches principales de l’administration
du personnel
1- Ecouter quels sont les besoins des employés, traiter les informations et observer si les thèmes sont récurrents chez la plupart des
collaborateurs.

2- Mettre en place des dossiers relatifs au personnel et les gérer.

3- Enregistrer les arrivées, les départs de collaborateurs et notez les changements de postes, promotions et autres.

4- Dressez des contrats d’emploi et des documents pour les autres accords conclus tels que des contrats de prêt ou de sous-location.

5- Traiter les demandes des employés, par exemple pour un congé ou une formation continue.

6- Assurer les échanges avec les autorités, les administrations publiques, les caisses d’assurance maladie, les compagnies d’assurance
et autres partenaires contractuels.

7- Traiter des absences des salariés.

8- Superviser le paiement des salaires et des traitements.

9- Superviser les durées de travail

La gestion du personnel
Celle-ci commence dès l’intégration d’un nouveau salarié dans l’entreprise et se termine
lors de son départ. La gestion administrative concerne une grande partie du quotidien
du service des ressources humaines. Tout d’abord, l’administrateur du personnel doit
s’occuper de la gestion des contrats de travail avec la signature de ceux-ci. Ensuite, le
service RH doit également faire preuve de transparence quant au respect des conditions
et obligations de travail liées au dixit contrat (période d’essai, préavis, rupture,
évolutions…). En parallèle, le service RH doit préparer l’ensemble des documents
concernant les différentes étapes. En outre, lors de ce processus, l’administrateur du
personnel constituera le dossier personnel du collaborateur en y recensant toutes les
informations essentielles du salarié telles que son nom, son prénom, son âge, ses
diplômes, son RIB, son attestation de sécurité sociale, son permis, etc.
La gestion des temps
Le contrat qui lie l’entreprise et le salarié exige certaines obligations de chacune des
parties. En effet, le salarié se doit de respecter les heures de travail stipulées dans
son contrat et l’entreprise devra également s’en assurer (vérification des heures de
pointage, du taux d’absentéisme…). En parallèle, l’entreprise doit appliquer des
obligations légales telles que le respect des temps de travail réglementaire, ainsi
que les temps de pauses obligatoires
La gestion de la paie
Avec l’aide de son gestionnaire paie, l’entreprise assure la rémunération de ses
équipes conformément à ses obligations. Effectivement, l’entreprise doit fournir les
fiches de paie au salarié, ses tickets restaurants si la politique la prévoit et bien
entendu le versement du salaire
La gestion des congés et absences
Grâce à son travail, le salarié bénéficie de congés qu’il peut poser. Il peut également
poser des jours de congés exceptionnelles (exemple : évènements familiaux, …).
L’administrateur du personnel se doit donc de suivre le cumul et le décompte des
congés
Pilotage des tableaux de bord
Pour mesurer la performance de l’entreprise et sa cohérence par rapport à la
stratégie, le service RH créé des tableaux de bord. Il se base sur des données
salariées telles que le taux d’absentéisme, la pyramide des âges, la parité, le suivi
des objectifs, etc. En parallèle, l’administrateur du personnel doit également gérer le
suivi des visites médicales, traiter le bilan social, gérer les avenants au contrat de
travail et la gestion de la sortie. Tous ces processus doivent en revanche respecter la
législation et la politique de l’entreprise. Il est indispensable que les ressources
humaines maîtrisent ces obligations légales, qui peuvent influencer le bien-être au
travail
 L’administration du personnel : fonctions

Les fonctions suivantes font partie du travail d’un administrateur du personnel:

• Entretenir les informations clés de l’entreprise : l’administrateur du personnel détient les données actuelles de chaque employé, de
services spécifiques ou de l’ensemble du personnel
• Développement des processus : les employés sont embauchés, mutés, promus ou quittent l’entreprise ? L’administration du
personnel est responsable du traitement de ces processus
• Maintien des documents : outre l’enregistrement des salariés auprès de la CNSS, il incombe à l’administration du personnel de
gérer les documents qui permettent de prouver que les salaires, l’assurance sociale, l’impôt et autres obligations légales sont bien
effectuées
• Contrôle : l’absentéisme, les heures de travail supplémentaires, le droit aux congés etc. sont vérifiés par l’administration du
personnel. Le contrôle du temps de travail est particulièrement important lorsque les horaires sont flexibles, afin d’éviter tout abus
• Protection du personnel : l’administration du personnel veille à ce que la sécurité des employés au travail soit assurée et que les
données personnelles soient traitées conformément aux lois en vigueur sur la protection des données
Qu’est-ce que la gestion administrative
du personnel ?
La gestion administrative du personnel est une fonction qui concerne les services des
ressources humaines. La gestion administrative du personnel est prise en charge par le
responsable RH et par le service comptable pour tout ce qui concerne la gestion de la
paie

Afin de gérer le poste de gestionnaire administratif du personnel efficacement, il faut

avoir une maîtrise du domaine des ressources humaines. Une connaissance
approfondie de la législation de l’entreprises et de sa politique interne sont également
nécessaires
 Quelles sont les activités de la gestion
administrative du personnel ?
La gestion administrative du personnel couvre plusieurs aspects :
• Les tâches administratives et légales à effectuer en respectant les échéances

• La création de valeur à travers chaque collaborateur

• La gestion des temps : absences, congés, arrêts maladie, maternité, etc.

• La gestion des études sociales et fiscales et juridiques

• La mise en place et le suivi des contrats et avenants aux contrats pour les employés

• Le suivi des formations continues et autres procédures administratives

• La gestion des dossiers individuels : C.V., diplômes, documents administratives personnel, etc.
 Quelle est la différence entre la gestion
administrative du personnel et la gestion
des Ressources Humaines ?
La gestion administrative du personnel et souvent confondue avec la gestion des ressources
humaines. Il s’agit pourtant de deux concepts différents qui ne concernent pas du tout les mêmes
actions RH

1- La gestion des Ressources Humaines est un métier qui consiste à mettre en œuvre des
méthodes pour favoriser l’écoute, la communication et le bien-être du personnel. C’est un processus
qui met le bien-être des employés et des salariés au centre de ses préoccupations. Les RH mettent
tout en œuvre pour augmenter la productivité des salariés et par conséquent celle de l’entreprise

2- La gestion administrative du personnel concerne, quant à elle, toutes les tâches

administratives nécessaires à la gestion des Ressources Humaines. La gestion administrative du
personnel n’est donc qu’un moyen utilisé par la gestion des Ressources Humaines qui, elles, sont la
finalité
 Quelle est l’importance de la gestion
administrative du personnel ?
La gestion administrative du personnel est d’une importance cruciale pour la vie de l’entreprise que ce soit du côté de
l’employeur ou du côté du salarié. Elle permet, en effet, de tracer le chemin à suivre afin d’atteindre les objectifs de l’entreprise
tout en respectant la législation et les textes de loi.

Une bonne gestion administrative du personnel offre un environnement favorable à la productivité des employés. Elle fait en
sorte que le contrat signé entre les deux parties soit respecté.

La gestion administrative du personnel est une fonction indispensable pour l’entreprise et qui traite diverses problématiques,
chacune aussi importante que l’autre :
• Veiller au respect du code du travail et des lois en vigueur

• Gérer les salaires et les cotisations

• Gérer les absences, les congés payés, etc.

• Gérer les contrats de travail ou avenants

• Analyser et étudier les coûts de : l’absentéisme, la maladie…

L’administration du personnel est une fonction RH qui requiert beaucoup d’attention, du temps et de l’investissement
La gestion administrative et ses grands
axes
Dans le monde du travail, la gestion administrative du personnel est également désignée
par la gestion des salariés. Même si la définition du terme se veut explicite, cela reste
néanmoins une responsabilité doublée d’une rigueur accrue.

Elle est prise en charge par le service des ressources humaines qui est souvent soutenu
par le service financier. Cela permet de contrôler de façon efficace la paie. Techniquement, la
gestion administrative du personnel, en tant que tâche managériale, consiste à assurer la
direction :
• Des relations sociales entre employeur et employés

• Des occupations administratives et légales

• Des priorités stratégiques relatives au personnel des ressources humaines pour la création
de richesse
 Les missions du responsable de
l’administration du personnel
Le responsable de l’administration du personnel doit avoir le sens de l’adaptabilité. En réalité, sa mission est multiple. Parmi plusieurs
autres tâches, il est appelé à :
• Gérer les contrats de travail

• Constituer les dossiers du personnel

• Gérer les dossiers du personnel

• Gérer les plannings, les congés payés, les maladies et accidents professionnels ainsi que les autres arrêts de travail

• Gérer les calculs liés au paiement des cotisations sociales

• Gérer les analyses juridiques (respect de la législation au travail via le Code du travail) et fiscales (le coût de l’absentéisme, de la maladie,
du travail, etc.)

Il est assez fréquent de rencontrer des travailleurs sociaux qui confondent la gestion des ressources humaines et la gestion administrative
du personnel.

De façon intrinsèque, il existe une différence majeure entre les deux formules. La première implique un rôle d’écoute attentive et de
préconisation tandis que la deuxième s’investit dans un rôle radicalement administratif
 Quels outils pour la gestion
administrative du personnel ?
Il s’agit d’un logiciel très complet avec une interface simple et intuitive. Il est accessible à partir d’un ordinateur ou d’un
mobile. Il permet un gain de temps non négligeable aux responsables RH afin qu’ils puissent se concentrer sur leur
cœur de métier(Exp: Workday, OPTITIME, Oracle, AgiRH..)

Ses fonctionnalités sont diverses :

• Gestion des documents administratifs(pas nécessaire et processus interne peut remplacer)

• Suivi des heures de travail

• Gestion des absences

• Suivi des candidatures

• Gestion des variables de paie

• On-boarding des nouveaux employés

• Création de l’organigramme de l’entreprise, etc