ZARZĄDZANIE

ZMIANĄ PRZY
WYKORZYSTANI
U METODYKI
ADKAR
Koszty i ryzyka możliwe do uniknięcia
Dla projektu, jeżeli dobrze nie
zarządzimy ludzką stroną zmiany
Dla organizacji, jeżeli dobrze nie
zarządzimy ludzką stroną zmiany
Dla organizacji, jeżeli ta zmiana nie
dostarczy oczekiwanych efektów
Koszty: Ryzyka:
• Opóźnienia w realizacji projektu
Pominięte kamienie milowe • Opór – aktywny i pasywny
• Zawieszenie realizacji projektu
• Przekroczenia budżetu •
Konieczne ponowne wykonanie • Brak zasobów
•
części pracy • Nieoczekiwane pojawienie się przeszkód
Utrata pracy przez zespół • Projekt nie dostarcza oczekiwanych rezultatów
• Projekt zostaje porzucony
projektowy •
Trwale istotnie obniża się • Wpływ na klientów
• Wpływ na dostawców
produktywność •
Utrata wartościowych • Wpisanie projektu do listy porażek projektowych
•
pracowników • Spadek morale pracowników
Spadek jakości pracy • Stres, dezorientacja, zmęczenie
• Przesycenie zmianami
•
• Koszty nie są zredukowane
• Utrata zainwestowanych w • Rezultaty efektywnościowe nie są osiągnięte
projekt środków i zasobów • Przychód nie wzrasta
• Utracona okazja do • Niezwiększone udziały w rynku
zainwestowania w inne projekty • Nieosiągnięta redukcja strat
• Wymagania regulacyjne nie spełnione
Fundamenty
Zarządzania
Zmianą: • Zdefiniowanie kontekstu
Dlaczego? •
•
Zdefiniowanie zarządzania zmianą
Identyfikacja technicznej i ludzkiej strony zmiany
Co? Kto? • Zapoznanie z rolami będącymi „twarzą zmiany” i rolami
wspierającymi
5 założeń Zarządzania Zmianą

1) Zmiany wdrażamy z jakiegoś powodu

a. Dlaczego wdrażamy zmiany w organizacji?
2) Zmiana na poziomie organizacji wymaga zmian na poziomie indywidualnym
a. Kto powinien wykonywać swoją pracę inaczej i jak?
3) Rezultaty zmiany w organizacji sa zbiorowym efektem zmian na poziomie indywidualnym
a. W jakim stopniu wyniki wdrożenia zależą od przyswojenia i stosowania nowych rozwiązań?
4) Zarządzanie zmianą, to koncepcja nastawiona na ludzką stronę zmiany
a. Co zrobić by wspierać przyswojenie i stosowanie nowych rozwiązań?
5) Zarządzanie zmianą stosuje się by osiągnąć korzyści i pożądane rezultaty zmiany
a) W jaki sposób zarządzanie przyswojeniem i stosowaniem nowych rozwiązań przez pracowników
poprawi wynik wdrożenia?
Podstawa efektywnego wdrożenia zmiany
Zaprojektuj
Wyprodukuj Strona
Dostarcz techniczna

Sukces
Zaangażuj
Przystosuj Strona
Używaj ludzka
 Metodyka Prosci A) MODEL TRÓJKĄTA ZMIANY
E) B) PRZYGOTOWANIE PODEJŚCIA DO ZMIANY
C) ZARZĄDZANIE ZMIANĄ
D) MODEL ADKAR
A)
E) UTRZYMANIE REZULTATÓW
D)

B) Każda faza kończy się kluczowym produktem, który

C)
umożliwia spakowanie całej pracy z danej fazy i przekazanie
jej innym. Takie postępowanie zwiększa
zrozumienie i zaangażowanie w proces zarządzania zmianą,
a jednocześnie zapewnia zgodność wśród interesariuszy.
Każdy produkt jest elastyczny, dostosowywany i skalowalny,
aby dopasować się do unikalnego projektu i organizacji.
.
 A)MODEL TRÓJKĄTA ZMIANY

Założenie 1: zmieniamy się z jakiegoś powodu

A)MODEL TRÓJKĄTA ZMIANY
• SUKCES – Definiowanie sukcesu dla danej zmiany obejmuje identyfikację przyczyny zmiany, celów
projektu oraz korzyści organizacyjnych.

• PRZYWÓDZTWO – kierunek i wskazówki dla projektu lub inicjatywy, które są zapewniane przez osoby
posiadające władzę i zasoby do uruchomienie działań. Przywództwo/sponsorowanie jest
odpowiedzialne za określenie, dlaczego zmiana ma miejsce, jak jest zgodna z kierunkiem organizacji i
dlaczego jest priorytetem. Ta część reprezentuje również decyzje i działania wymagane przez liderów,
aby skutecznie wdrożyć i utrzymać zmianę, takie jak zapewnienie zasobów lub budowanie koalicji
wsparcia z innymi osobami.
• ZARZĄDZANIE PROJEKTEM - reprezentuje dyscyplinę, która zajmuje się techniczną stroną zmiany
poprzez projektowanie, rozwijanie i dostarczanie rozwiązań, które rozwiązują problem lub szansę, w
ramach ograniczeń czasowych, kosztowych i zakresu. Proces zmiany może być sekwencyjny, iteracyjny
lub hybrydowy - ale w każdym przypadku powinien wspierać osiągnięcie celu.
• ZARZĄDZANIE ZMIANĄ – reprezentuje dyscyplinę, która odnosi się do ludzkiej strony zmiany,
umożliwiając ludziom zaangażowanie, przyjęcie i wykorzystanie rozwiązania, poprzez zrozumienie, co
dana zmiana oznacza dla ich pracy.
OCENA PCT
OCENA PCT_cd
 B) PRZYGOTOWANIE DO ZMIANY
1. Zdefiniuj sukces – co chcemy osiągnąć?
2. Zdefiniuj wpływ – kto musi pracować inaczej i jak?
3. Zdefiniuj podejście – co musi się wydarzyć aby osiągnąć sukces?

1. DEFINIOWANIE SUKCESU: profil zmiany, definicja sukcesu, wpływ ludzi na sukces

Nazwa projektu Cel Szczegóły Ludzie
(Project) (Purpose) (Particulars) (People)
Co to jest za Dlaczego zmieniamy Co zmieniamy Kogo zmiana dotyczy
projekt

CELE PROJEKTU (co dostarcza) KORZYŚCI ORGANIZACYJNE (co zyskuje)

• Jak projekt przyczyni się do rozwiązania konkretnego • Jeśli problem/okazja zostanie
problemu? zaadresowany/wykorzystana to jakie będą korzyści?
• Jak będziesz wiedział czy cele projektu zostały • Skąd wiadomo, że korzyści zostały zrealizowane?
zrealizowane?
 B) PRZYGOTOWANIE DO ZMIANY
2. DEFINIOWANIE WPŁYWU: zidentyfikowanie grup objętych zmianą, ocena wpływu zmiany, zidentyfikowanie wyzwań dla każdej
z grup, określenie na czym polega przyswojenie i stosowanie

1) Procesy - działania lub kroki podejmowane w celu osiągnięcia określonego celu lub rezultatu;
2) Systemy - kombinacja ludzi i zautomatyzowanych aplikacji zorganizowanych w celu osiągnięcia określonych celów;
3) Narzędzia - przedmiot lub system używany do określonego celu;
4) Role zawodowe - opis tego, co robi dana osoba, w tym kompetencje niezbędne do dobrego wykonywania danej pracy;
5) Zachowania krytyczne - istotna lub konieczna reakcja jednostki lub grupy na działanie, środowisko, osobę lub bodziec;
6) Sposób myślenia/postawy/przekonania - skłonność umysłowa, usposobienie, które znajduje odzwierciedlenie w zachowaniach;
7) Struktura raportowania - relacje władzy w firmie lub organizacji, tj. kto komu podlega
8) Ocena wyników - proces i wskaźniki tego, w jaki sposób wyniki są Mierzenie i ocena wyników w odniesieniu do celów;
9) Wynagrodzenie - wysokość wynagrodzenia pieniężnego i niepieniężnego w zamian za wykonaną pracę;
10) Lokalizacja - fizyczne miejsce geograficzne.
10 Aspektów wpływu zmiany na pracowników
Stopień
Stan obecny (przed zmianą) Aspekt Stan docelowy (po zmianie)
wpływu (0-5)
Procesy
Systemy
Narzędzia
Role
Kluczowe oczekiwane
zachowania
Postawy/oczekiwania/ wartości
Struktura i zasady
raportowania
Przegląd wyników
Wynagrodzenie
Lokalizacja

0=brak wpływu
1=bardzo mały wpływ
2=mały wpływ DLA KAŻDEJ GRUPY PRACOWNIKÓW!
3=umiarkowany wpływ
4=duży wpływ
5= bardzo duży wpływ
 B) PRZYGOTOWANIE DO ZMIANY
3. DEFINIOWANIE PODEJSCIA: (5R) ocena ryzyka, przeciwdziałanie oporowi, identyfikacja zasobów, definiowanie ról, roadmapa i
harmonogram
1_ ANALIZA RYZYKA
Charakterystyka Zmiany (Wielkość/Zasięg)
• A
• B
• C
Charakterystyka Organizacji (Gotowość)
• D
• E
• F

Zalecane działania
1. …
2. …
3. …
4. …
 B) PRZYGOTOWANIE DO ZMIANY
3. DEFINIOWANIE PODEJSCIA: (5R) ocena ryzyka, przeciwdziałanie oporowi, identyfikacja zasobów, definiowanie ról,
roadmapa i harmonogram
2_ ZARZADZANIE OPOREM 3_ IDENTYFIKACJA ZASOBÓW I ZARZĄDZANIA PROJEKTEM
Grupa objęta Rodzaj oporu Działania I ZMIANĄ
zmianą mitygujące
B) PRZYGOTOWANIE DO ZMIANY
4_ IDENTYFIKACJA RÓL
„Ja, ……………, przyczyniam się do udanego dostarczenia
Główne role produktów zmiany (zapewniając przyswojenie i stosowanie)
poprzez ………….”
„Ja, Sponsor, przyczyniam się do udanego dostarczenia

twarzą zmiany
produktów zmiany, zapewniając przyswojenie i stosowanie,

Role będące
Sponsorzy poprzez aktywne i widoczne zaangażowanie w projekt,
budowanie koalicji sponsorów i bezpośrednią komunikację”

Poprzez pełnienie ról Komunikującego, Łącznika, Adwokata

Menedżerowie Zmiany, Zarządzającego Oporem, Coacha

Poprzez zaangażowanie w zmianę, przyswojenie i stosowanie

Pracownicy jej produktów

Role wspierające Change Poprzez przygotowanie, wyposażenie i wspieranie innych w

Manager ramach zintegrowanych strategii i planów

Poprzez tworzenie rozwiązań projektowych uwzględniających

Project Manager przyswojenie i stosowanie w ramach integracji z ludzką stronę
zmiany
Główne Role w Zarządzaniu Zmianą
Role będące twarzą zmiany Role wspierające

• Autoryzuje zmianę • ustrukturyzowane podejście do

• Pełni 3 kluczowe role: (ABC) zarządzania zmianą
– aktywnie i widocznie uczestniczy w trakcie całego projektu • Ułatwia innym pełnienie ich ról i
przygotowuje do nich
Sponsor – Buduje koalicję sponsorów ze współpracownikami i Praktyk
podległymi menedżerami • Współpracuje z Project Managerem w
Zarządzania
– Komunikuje sie bezpośrednio z pracownikami na temat oparciu o zunifikowane podejście do
zmiany Zmianą/ Change zarządzania zmian
Manager
• Projektuje, opracowuje i dostarcza
• Wspiera swoich podwładnych w ich drodze do merytoryczne rozwiązanie („techniczna”
zmiany
strona zmiany) mając od początku na uwadze
• Pełni pięć kluczowych ról (CLARC) aspekty związne z przyswojeniem i
– Komunikujący (Communicator) stosowaniem rozwiązań przez pracowników
Bezpośredni – Łącznik (Liaison) Project (użytkowników)
przełożony – Adwokat zmiany (Advocate) Manager • Współpracuje z Change Managerem w
pracownIków – Zarządzający oporem (Resistance Manager) oparciu o zunifikowane podejście do
– Coach (Coach)
zarządzania zmianą
 B) PRZYGOTOWANIE DO ZMIANY
4_ ROADMAPA (HARMONOGRAM GŁÓWNY)

Określenie kluczowych terminów związanych z projektem i z ludźmi w zmianie

C) ZARZĄDZANIE ZMIANĄ - ADKAR
Element ADKAR Określenie – definicja: Powinieneś usłyszeć: Czynniki wpływające:

Awareness - Potrzeby do zmiany “Rozumiem Dlaczego?

Dlaczego teraz?
Świadomość dlaczego…” Co jeżeli się nie zmienimy?

Uczestniczenia i wspierania “Zdecydowałem, Co jest w zmianie dla mnie? (WIIFM)

Desire - Chęć zmiany że…”
Osobiste motywacje
Motywacje organizacji

Jaki jest kontekst? (po Świadomości I

Knowledge - Jak się zmienić? “Wiem jak…” Chęci)
Wiedza Co należy wiedzieć „podczas”
Co należy wiedzieć „po”

Ability - Wdrożenia wymaganych “Jestem zdolny Luka między Wiedzą a Umiejętnościami

Bariery/zdolności
Umiejętność umiejętności i zachowań do…” Szkolenia/Coaching

Reinforcement Rezultatów zmiany “Będę Mechanizmy

Pomiary
- Utrwalanie kontynuował…” Podtrzymywanie
 The 5 Elements of Successful Change
Change begins with understanding why
Awareness

Desire

Knowledge Awareness

Ability

What is the nature Why is the What is the risk of

Reinforcement of the change? change needed? not changing?

© Prosci. All Rights Reserved.

 The 5 Elements of Successful Change
Change involves personal decisions
Awareness

Desire

Knowledge
Desire

Ability

What’s in it for me A personal choice A decision to engage

Reinforcement (WIIFM)? and participate

© Prosci. All Rights Reserved.

 The 5 Elements of Successful Change
Change requires knowing how
Awareness

Desire

Knowledge Knowledge

Ability

Understanding Training on new Learning

Reinforcement how to change processes and tools new skills

© Prosci. All Rights Reserved.

 The 5 Elements of Successful Change
Change requires action in the right direction
Awareness

Desire

Knowledge
Ability

Ability
The demonstrated capability to Achievement of the desired change
Reinforcement implement the change in performance or behavior

© Prosci. All Rights Reserved.

 The 5 Elements of Successful Change
Change must be reinforced to be sustained
Awareness

Desire

Knowledge
Reinforcement

Ability

Reinforcement Actions that increase the likelihood

that a change will be continued
Recognition and rewards
that sustain the change

© Prosci. All Rights Reserved.

When to Track ADKAR Scores
After communicating Before training Prior to ‘go live’ After ‘go live’
the why, why now, what if and after establishing when Ability aligns with when the change has
we don’t personal benefits (WIIFM) implementation reached steady state

ADKAR A D K A R
Milestones

Individual ADKAR ADKAR ADKAR ADKAR

status check for status check for status check for status check for
Performance
A AD ADKA ADKAR
(and some D)

The primary reason If employees lack Knowledge and Reinforcement

that employees resist Awareness and/or Ability ensure enables the results
change is lack of Desire for a change, adoption and of the change to be
Awareness of why the they will not be proficiency in the use sustained over time.
change is needed. receptive to training. of the change.
 Szablon Planu Zarządzania Zmianą
Rezultaty Metoda / Data Data
ADKAR Działania Mechanizm Wymagane Role Odpowiedzial Rozpocz Zakończ Rezultat /
Grupa (KTO) (DLACZEGO) (CO) (JAK) (KTO) ny (KTO) ęcia enia Status Feedback
Która z grup Jaki jest Co należy Jaki jest ustalony Kto jest potrzebny do Kto powinien mieć Kiedy to Kiedy to Czy to Jaki jest
objętych zmianą oczekiwany zrobić? proces do zrealizowania danego wiodącą rolę w działanie działanie działania rezultat lub
jest grupą rezultat ADKAR? zrealizowania działania? Kto jest celu zapewnienia powinno powinno jeszcze się efekt tego
docelową dla Który z danego działania? preferowanym realizacji się zacząć? się nie zaczęło, działania? W
danego elementów nadawcą? Która rola działania? zakończyć jest w jaki sposób
działania ADKAR jest jest najlepsza do ? trakcie lub to ustalimy?
adresowany zaangażowania w jest
przez dane działanie? zakończone?
działania?

Plany do opracowania:
a) Dla ról – plan dla Sponsorów i dla Menedżerów realizujących
b) Dla działań – plan komunikacji i szkoleń
C) UTRZYMANIE REZULTATÓW
1. Przegląd rezultatów
2. Działania utrzymujące
3. Przekazanie właścicielstwa zmiany

Utrwalenie dokonuje się na poziomie Utrzymanie dokonuje się na poziomie organizacji

indywidualnym

1. ZIDENTYFIKOWANIE LUK, CELÓW I PRIORYTETÓW

2. ZIDENTYFIKOWANIE DZIAŁAŃ DLA UTRZYMANIA REZULTATÓW, RÓL I HARMONOGRAMU
3. PRZYGOTOWANIE I AKTYWIZOWANIE RÓL