Slide Bai Giang Excel

Tin học Đại cương
Phần 3
Microsof Office Excel
Giao diện làm việc MS Excel
Tiêu đề Thanh Menu
Thanh công cụ Thanh công thức Thanh định dạng
Bảng tính
Thanh Trạng thái Thanh cuộn
hoanptt@hou.edu.vn Phạm Thị Thanh Hoan

Giới thiệu phần mềm Excel
Excel là phần mềm bảng tính điện tử được

sử dụng trong công tác VP và quản lý
Dùng để soạn thảo các văn bản có tính

chất là bảng tính.
Thao tác trên các dữ liệu, tổ chức lưu trữ

dữ liệu và phân tích dữ liệu theo yêu cầu
của người sử dụng.
Tổ chức biểu diễn DL dưới dạng đồ thị.

WorkBook
WorkBook
Contents
(.xls)
(.xls)
Địa
Địachỉ
chỉôôhiện
hiệnhành
hành Thanh
Thanhnội
nộidung
dungcủa
củaôô
Tên
TênCột
Cột(column)
(column)
16384
16384cột
cột
ÔÔ(cell)
(cell)C8
C8
Tên
TênHàng
Hàng(row)
(row)
1.048.576
1.048.576hàng
hàng
Có
Cóthể
thểtạo
tạoNNsheet
sheet(tùy
(tùythuộc
thuộccấu
cấuhình
hìnhmáy)
máy)

Những khái niệm cơ bản
Tập tin Bảng tính - WorkBook (*.XLS)
Trang Bảng tính - Sheet (Sheet<n>)
Cột và Hàng - Row & Column (A,B,C, …

- 1,2,3, …)
Địa chỉ: dùng để xác định vị trí của ô hoặc vùng

[<tên XLS>!][<tên Sheet>!]<tên ô>|<đc ô>|
<tên vùng>|<đc vùng>
Những khái niệm cơ bản (tiếp)
Địa chỉ Ô và Vùng (Cell & Reference)

(A1,B5, … - A1:B10, C5:C15, …)
• Địa chỉ tương đối: A12, B5

• Địa chỉ tuyệt đối: $A$12, $B$5
• Địa chỉ hỗn hợp: cố định cột $A12, cố định
dòng A$12
• Có ý nghĩa khi sao chép công thức
• Địa chỉ tương đối thay đổi khi sao chép công
thức, địa chỉ tuyệt đối thì không.

1. Xác định kích thước giấy in
Page/Setup
Page/Setup

2. Nhập dữ liệu và định dạng
Dữ
Dữ liệu
liệu thô
thô và
và các
các loại
loại dữ
dữ liệu
liệu
Loại Văn bản (text)
Loại Số (Number)
Loại Ngày – Giờ (Date – Time)
Loại Luận Lý (Logical)
Loại Biểu thức tính toán (Expression)

2. Nhập dữ liệu và định dạng

Các
Các phép
phép toán
toán dùng
dùng trong
trong biểu
biểu thức
thức
Phép toán số học: + - * / % ^
Phép toán so sánh: < <= > >= <> =
Phép toán nối chuỗi: &
Các hàm thường dùng:

• Cú pháp tổng quát:
<Tên hàm>([<danh sách tham số>])
• Danh sách các hàm thường dùng

Sao
Sao chép
chép (di
(di chuyển)
chuyển) dữ
dữ liệu
liệu
Địa chỉ tương đối và tuyệt đối.
Sao chép Đặc biệt (Edit / Paste Special...)

Lỗi thường gặp trong excel
 #VALUE! - Lỗi giá trị

 #DIV/0! - Lỗi chia cho 0
 #NAME! - Lỗi sai tên
 #N/A - Lỗi dữ liệu
 #REF! - Lỗi Sai vùng tham chiếu
 #NUM! - Lỗi dữ liệu kiểu số
 #NULL! - Lỗi dữ liệu rỗng

Lỗi giá trị (#VALUE!)

- Kiểm tra lại cú pháp hàm để sử dụng
đúng từng giá trị tương ứng với đối số
của hàm.
Lỗi chia cho 0 (#DIV/)!)

- Thay đổi số chia khác 0
Lỗi sai tên hàm (#NAME!)

- Kiểm tra lại cẩn thận từng ký tự trong
công thức từ đầu đến cuối và sửa lại.

Không tìm thấy dữ liệu (#N/A)

•Kiểm tra lại bảng dữ liệu đối chiếu trong
các hàm tìm kiếm
•Sắp xếp dữ liệu so sánh trong bảng theo
giá trị từ nhỏ đến lớn
•DL tìm kiếm và đối chiếu cùng định dạng
Không thể tham chiếu (#REF!)

• Kiểm tra phần dữ liệu tham chiếu
hoặc liên kết trong công thức và
cập nhật lại.

Lỗi dữ liệu kiểu số (#NUM!)

- Hàm lặp đi lặp lại không tìm được g.trị trả về
- Hàm trả về quá lớn hoặc quá nhỏ với khả
năng tính toán của Excel
Dữ liệu rỗng (#NULL!)

- Toán tử không phù hợp
- Dùng mảng không có phân cách
Độ rộng cột (#####)

- Thiếu độ rộng cột
- Nhập số âm cho giá trị ngày tháng

Các công cụ chuyên dùng (Data)
Công
Công thức
thức
 Công thức:
 Bắt đầu bởi dấu =
 Sau đó là các hằng số, địa chỉ ô, hàm số được nối với
nhau bởi các phép toán.
 Các phép toán: + , - , * , / , ^ (luỹ thừa)
 Ví dụ:= 10 + A3
= B3*B4 + B5/5
= 2*C2 + C3^4 – ABS(C4)
= SIN(A2)

Các công cụ chuyên dùng (Data)
Các
Các hàm
hàm thường
thường dùng
dùng
• Cú pháp tổng quát:

<tên hàm>(<CSDL>,<số cột>,<điều kiện>)
• Trong đó:
 <CSDL>: địa chỉ bảng DL bao gồm cả tên cột.
 <số cột>: là số thứ tự của cột trong CSDL
dùng để tính toán.
 <điều kiện>: lập bảng điều kiện tương tự
trong
phần Advanced Filter.

Hàm ngày tháng và thời gian
 Cấu trúc : NOW():

 Ý nghĩa : Cho ngày và giờ ở thời điểm
hiện tại.
 TODAY(): Cho ngày hiện tại.
 DAY(“mm/dd/yy”): Cho giá trị ngày.
 VD: =DAY(“11/25/80”)
cho kết quả là 25
 MONTH(“mm/dd/yy”): Cho giá trị tháng.
 VD: =MONTH(“11/25/80”)
 YEAR(“mm/dd/yy”): Cho giá trị năm.

 VD: =YEAR(“11/25/80”)
 Hàm Year thường được dùng để tính tuổi khi
biết ngày sinh:

DATEDIF(start_day,end_day,unit)
Ý nghĩa: Tính giá trị thời gian giữa 2 điểm thời gian
Trong đó:
- start_day: ngày bắt đầu cần tính toán.
- end_day: ngày kết thúc, end_day cần lớn hơn
start_day.
- unit: loại kết quả trả về của việc tính toán, cần viết
trong dấu ngoặc kép.
VD: Tính số năm công hoạt động của các đơn vị sau:

Hàm lượng giác và toán học
 INT
 Chức năng: Trả về số nguyên của một số hay một
phép toán nhân chia (Bỏ phần thập phân của 1 số)
 Cấu trúc hàm: INT(n)
 VD: Int(10.5)=10; Int(7/5)=1
 MOD
 Trả về số dư của một phép chia
 MOD(n,m)
 VD: (Mod(7,5)=2

 SUM (number1, number 2, …, number n):
 Ý nghĩa : cho tổng của các đối số
Các đối số là các hằng, địa chỉ ô, miền.
 SUMIF(range, criteria,sum_range):
 Ý nghĩa: Tính tổng có điều kiện
 Range: Vùng được chọn có chứa các ô điều kiện.
 Criteria: Là điều kiện để thực hiện hàm này.
 Sum_range: Vùng cần tính tổng.
 PRODUCT(number 1, number 2,…)

 Ý nghĩa: Trả về giá trị là tích các giá
trị number 1, number 2,…
 Ví dụ: PRODUCT(2,3,5)= 30
ROUND (number,n)
Ý nghĩa: Làm tròn chữ số thập phân m lấy n
chữ số sau dấu phẩy
Ví dụ: Hàm làm tròn số trong Excel

Hàm Logic
Cú pháp: =AND(logical1, [logical2]…)
 Trong đó: Logical1, logical2… là các biểu thức điều kiện
 C/năng: Phép VÀ, trả về giá trị TRUE nến tất cả các
điều kiện đều đúng và trả về giá trị FALSE nếu có ít
nhất một trong số các điều kiện sai.
 Các đối số là các hằng, biểu thức logic .
VD: And(A,B)

Hàm Logic
Cú pháp: =OR (logical1, [logical2]…)
 Trong đó:
• Logical 1: bắt buộc. Là một giá trị logic.
• Logical 2: tùy chọn. Là một giá trị logic. Có thể lên tới 255 điều
kiện khác nhau.
 Chức năng: Phép HOẶC, rả về giá trị TRUE nếu
trong các điều kiện có chứa ít nhất một biểu thức
đúng và trả về giá trị FALSE nếu tất cả các biểu
thức điều kiện đều sai.

Hàm Logic
Cú pháp:
=IF(Logical_test, [value_if_true], [value_if_false])
 Ý nghĩa : Nếu như “điều kiện” đúng thì KQ hàm
trả về là “giá trị 1”, ngược lại trả về “giá trị 2”.
 Trong đó: Logical_test: Biểu thức điều kiện
 Value_if_true: Giá trị trả về nếu biểu thức
điều kiện Đúng (Điều kiện thỏa mãn)
 Value_if_false: Giá trị trả về nếu biểu thức
điều kiện Sai (Điều kiện không thỏa mãn)
Hàm Logic
Ví dụ 1:
 Hàm IF có thể viết lồng nhau.

Hàm IF dùng đề chọn 1 trong 2 lựa chọn ,
nhưng trong trường hợp phải chọn nhiều hơn
hai lựa chọn thì phải dùng Hàm IF lồng nhau.
Ví dụ:
=IF(F5>=F5,E5,IF(F6>=F6,E6,IF(F7>=F7,E7,E8)))
Hàm Thống kê
 MAX (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị lớn

nhất.
 MIN (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị nhỏ

nhất.

Hàm Thống kê
 AVERAGE (đối 1, đối 2, …, đối n):
Chức năng: Cho giá trị TBC của các đối số
 Trong đó:
 Đối số 1: bắt buộc
 Đối số 2, Đối số 3,…: tùy chọn.

Hàm Thống kê
 RANK (number, ref, [oder])
 Chức năng : Hàm RANK có chức năng trả về thứ
hạng của giá trị được sắp xếp.
 Trong đó:
 Number: Giá trị cần xếp hạng trong khối
 Ref: Khối dữ liệu cần sắp xếp
 Oder: Thứ tự sắp xếp
 Oder=0 (hoặc không có tham số) thì Giá trị
sắp xếp LỚN đứng trước, BÉ đứng sau
 Oder = 1 thì Giá trị sắp xếp BÉ đứng trước,
LỚN đứng sau
Hàm Thống kê
 COUNT (Value1, [value2], [value3],…)
 Chức năng: Đếm tổng các đối số chứa dữ liệu
 VD:=Count(D3:D7) Đếm số SV thi môn toán
• Trong đó: Value1 là đối số bắt buộc, là vùng dữ
liệu cần đếm. Value2 và Value3 là các tùy chọn vì
được đặt trong dấu [], không bắt buộc có.

Hàm Thống kê
 COUNTA (Value1, [value2], [value3],…)
 Chức năng : Dùng để đếm số ô có chứa DỮ
LIỆU trong vùng được chọn (cả số, chữ)
• Trong đó:
• Value1 là đối số bắt buộc, là vùng dữ liệu
cần đếm. Value2 và Value3 là các tùy
chọn vì được đặt trong dấu [], không bắt
buộc có.

Hàm Thống kê
 COUNTBLANK(Range)
 Chức năng : Dùng để đếm các ô rỗng
(Lưu ý: số 0 không phải là ô rỗng)
• Range: Mảng được chọn để đếm số
các ô rỗng trong đó.

Hàm Thống kê
 COUNTIF(range,criteria)
 Chức năng: Dùng để đếm số ô thỏa
mãn điều kiện (criteria) trong vùng
cần đếm (range).
• Range: Vùng cần đếm
• Criteria: Điều kiện

Hàm Thống kê
 COUNTIFS(Criteria_range1,Criteria1,
[Criteria_range2,Criteria2],…)
 Chức năng : Dùng để đếm số ô thỏa mãn
điều kiện (criteria) trong vùng cần đếm
(range).
• Criteria_range là một hay nhiều ô dạng số,
tên, mảng, hay tham chiếu chứa số.
• Criteria_range1,Criteria1 là bắt buộc
• Criteria_range2,Criteria2 là tùy thuộc.

Hàm Văn bản
 LEFT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên trái
của chuỗi.
 VD: =LEFT(“Gia Lâm–Hà Nội”,7)
cho kết quả là chuỗi “Gia Lâm”
 RIGHT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên phải
của chuỗi.
 VD: =RIGHT(“Gia Lâm–Hà Nội”,6)
cho kết quả là chuỗi “Hà Nội”
 MID(“Chuỗi ký tự”, m, n): Cho n ký tự tính từ
ký tự thứ m của chuỗi.
 VD: =MID(“Gia Lâm–Hà Nội”,9,2)
cho kết quả là chuỗi “Hà”

Hàm Tham chiếu
 VLOOKUP(lookup value, table array,
col_index_num, [range_lookup])
Ý nghĩa: Hàm tra cứu dữ liệu theo cột
Trong đó:
 lookup value: Giá trị tìm kiếm
 Table array: Vùng tìm kiếm
 Col_index_num: Cột lấy dữ liệu
 Range_lookup: Phạm vi tìm tiếm
• True hoặc 1: Phương tức tìm kiếm tương đối
• False hoặc 0: Phương tức tìm kiếm tuyệt đối
VD: = VLOOKUP(E3, $E$12:$F$16, 2,1)
Hàm Tham chiếu
HLOOKUP(lookup value, table array,
row_index_num, [range_lookup])
Ý nghĩa: hàm tra cứu theo hàng,
Trong đó:
 lookup value: Giá trị tìm kiếm
 Table array: Vùng tìm kiếm
 row_index_num: hàng lấy dữ liệu
 Range_lookup: Phạm vi tìm tiếm
• True hoặc 1: Phương tức tìm kiếm tương đối
• False hoặc 0: Phương tức tìm kiếm tuyệt đối
Các công cụ khác
Vẽ đồ thị
Tạo Marcro đơn giản

Chart – Đồ thị
o Các loại biểu đồ
 Biểu đồ cột – Columns: Sử dụng
các cột dọc để biểu diễn số liệu,
thường sử dụng để
 So sánh các đại lượng
 Hoặc so sánh sự biến động của 1
đối tượng
 Biểu đồ đường – Line: Sử dụng để
biểu diễn xu hướng theo thời gian
 Biểu đồ tròn – Pie: sự dụng để so
sánh giữa tỷ lệ các thành phần của 1
đối tượng

Chèn đồ thị
o Bôi đen vùng dữ liệu của biểu đồ (nếu

là các cột cách xa nhau thì giữ phím
Ctrl)
o Chọn Tab Insert -> Chọn kiểu trong
nhóm Chart
Chọn dạng biểu đồ cần vẽ

Các thành phần của đồ thị
Chart Title
Tiêu đề biểu đồ Chart Area
Plot Area
Vertical Axis Title
Data Label
Tên trục dọc
Vertical Axis Legend

Trục dọc Chú thích
Data Table
Bảng dữ liệu
Horizontal Axis Data Series

Trục ngang

Thay đổi vùng dữ liệu cho Chart
Chỉnh sửa dữ
liệu
Tên dữ liệu
Vùng giá trị

Thay đổi gốc tọa độ
1 Kích chuột phải vào trục tọa độ
2 Chọn Fomat Axis
3
4 Tại Minimum Chọn Fixed,
nhập giá trị gốc tọa độ

Thay đổi gốc tọa độ (tt)

Thay đổi bước nhảy cho trục
1 Kích chuột phải vào trục tọa độ
2 Chọn Fomat Axis
3
4 Tại Major unit Chọn Fixed,
sửa giá trị tăng mỗi vạch

Thay đổi bước nhảy cho trục (TT)
o Ví dụ: Thay đổi độ tăng từ 10 sang 20

Cách vẽ đồ thị 2 trục tung
Ngoài cách biểu diễn 1 trục ta có thể vẽ 2 trục

tung để biểu diễn 2 loại dữ liệu khác nhau trên
cùng 1 đồ thị.
Ví dụ: vẽ biểu đồ nhiệt độ và độ ẩm của các
thành phố

Cách vẽ đồ thị 2 trục tung (tt)
Muốn thêm 1 trục tung bên phải biểu diễn độ

ẩm của các thành phố ta làm như sau:
Kích chuột phải vào cột

biểu diễn lượng mưa
3
Chọn Secondary Axis
Chọn Fomat Data Series

2

Cách vẽ đồ thị 2 trục tung (tt)
Kết
quả
4
5 Chọn dạng biểu đồ cho trục
tung thứ 2
Chọn Change Chart Type

Lập Kế hoạch công việc
Tại sao phải lập kế hoạch công việc
Những ích lợi của việc lập kế hoạch CV
Kiểm soát công việc theo kế hoạch như thế nào
Điều chỉnh bổ sung kế hoạch phù hợp
Quản lý kế hoạch công việc ?

Lập Kế hoạch công việc NH
Năm nay mình mong muốn điều gì?
Tại sao mình có mong muốn điều đó?
Cơ sở nào để thực hiện mong muốn đó?
Điều kiện khả năng thực hiện mong muốn?

B1: Tạo file Excel công việc
B2: Sắp xếp công việc theo

thứ tự ưu tiên
B3: Thực hiện công việc

Slide Bai Giang Excel

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

You might also like

Slide Bai Giang Excel

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Slide Bai Giang Excel

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Tin học Đại cương

Tiêu đề Thanh Menu

Thanh công cụ Thanh công thức Thanh định dạng

Thanh Trạng thái Thanh cuộn

hoanptt@hou.edu.vn Phạm Thị Thanh Hoan

Excel là phần mềm bảng tính điện tử được

Dùng để soạn thảo các văn bản có tính

Thao tác trên các dữ liệu, tổ chức lưu trữ

Tổ chức biểu diễn DL dưới dạng đồ thị.

hoanptt@hou.edu.vn Phạm Thị Thanh Hoan

hoanptt@hou.edu.vn Phạm Thị Thanh Hoan

Tập tin Bảng tính - WorkBook (*.XLS)

Trang Bảng tính - Sheet (Sheet<n>)

Cột và Hàng - Row & Column (A,B,C, …

Địa chỉ: dùng để xác định vị trí của ô hoặc vùng

Địa chỉ Ô và Vùng (Cell & Reference)

• Địa chỉ tương đối: A12, B5

hoanptt@hou.edu.vn Phạm Thị Thanh Hoan

hoanptt@hou.edu.vn Phạm Thị Thanh Hoan

Loại Văn bản (text)

Loại Ngày – Giờ (Date – Time)

Loại Luận Lý (Logical)

Loại Biểu thức tính toán (Expression)

hoanptt@hou.edu.vn Phạm Thị Thanh Hoan

hoanptt@hou.edu.vn Phạm Thị Thanh Hoan

Phép toán số học: + - * / % ^

Phép toán so sánh: < <= > >= <> =

Phép toán nối chuỗi: &

Các hàm thường dùng:

hoanptt@hou.edu.vn Phạm Thị Thanh Hoan

Địa chỉ tương đối và tuyệt đối.

Sao chép Đặc biệt (Edit / Paste Special...)

hoanptt@hou.edu.vn Phạm Thị Thanh Hoan

 #VALUE! - Lỗi giá trị

hoanptt@hou.edu.vn Phạm Thị Thanh Hoan

Lỗi giá trị (#VALUE!)

Lỗi chia cho 0 (#DIV/)!)

Lỗi sai tên hàm (#NAME!)

hoanptt@hou.edu.vn Phạm Thị Thanh Hoan

Không tìm thấy dữ liệu (#N/A)

Không thể tham chiếu (#REF!)

hoanptt@hou.edu.vn Phạm Thị Thanh Hoan

Lỗi dữ liệu kiểu số (#NUM!)

Dữ liệu rỗng (#NULL!)

Độ rộng cột (#####)

hoanptt@hou.edu.vn Phạm Thị Thanh Hoan

hoanptt@hou.edu.vn Phạm Thị Thanh Hoan

• Cú pháp tổng quát:

hoanptt@hou.edu.vn Phạm Thị Thanh Hoan

 Cấu trúc : NOW():

 YEAR(“mm/dd/yy”): Cho giá trị năm.

hoanptt@hou.edu.vn Phạm Thị Thanh Hoan

hoanptt@hou.edu.vn Phạm Thị Thanh Hoan

hoanptt@hou.edu.vn Phạm Thị Thanh Hoan

 PRODUCT(number 1, number 2,…)

hoanptt@hou.edu.vn Phạm Thị Thanh Hoan

hoanptt@hou.edu.vn Phạm Thị Thanh Hoan

hoanptt@hou.edu.vn Phạm Thị Thanh Hoan