QMS DASHBOARD

Đào tạo & Năng lực QMS Kiểm soát thông tin dạng văn bản

Thời gian Tỷ lệ hoàn Thời gian

Tỷ lệ hoàn
Hiệu quả chu kỳ thành tài hoàn Chất lượng
thành đào Điểm đánh giá năng lực
đào tạo thay đổi tài liệu theo thành tài tài liệu
tạo
liệu tiến độ liệu

Phản hồi Độ truy

Hoàn thành Chi phí đào Cơ hội phát Kiểm soát Thời gian Hoàn thành
và sự hài cập và sử
đào tạo tạo cho mỗi triển nhân phiên bản truy xuất đào tạo về
lòng về đào dụng tài tài liệu
tuân thủ nhân viên viên tài liệu tài liệu
tạo liệu

Kiểm soát tuân thủ Đánh giá nội bộ & bên ngoài Kiểm soát sự KPH & HĐKP

Số điểm
Tỷ lệ tuân Số lượng Kết quả Tỷ lệ tái Tỉ lệ hoàn KPH/cải tiến Thời gian Tỷ lệ thực Số vấn đề
thành đánh Năng lực đội Số vấn đề
thủ quy vi phạm/ thanh-kiểm phạm vi được phát giải quyết hiện được mở
giá nội bộ/bên ĐGVNB mở
trình nhắc nhở tra bên phạm hiện vấn đề HĐKP lại
ngoài

Số phản Số đợt Chi phí duy trì Số chứng chỉ Tỷ lệ

Thời gian Hiệu quả Số HTQL Tính hiệu Thời gian
hồi từ KH đánh giá hoạt động HTQL được Chi phí hoàn
giải quyết đào tạo được nâng quả của hoàn
hoặc bên tuân thủ đánh giá/xây duy trì hiệu xử lý thành root thành
vi phạm tuân thủ nội bộ cấp/ xây mới các HĐKP
liên quan dựng hệ thống lực cause
QMS Dashboard (tulip.co)
 8 KEY ELEMENTS OF AN EFFECTIVE QMS
1. QUALITY POLICY AND OBJECTIVES
A quality policy is a brief statement that outlines an organization’s overall
purpose and mission and supports its strategic direction. It also states the
company’s commitment to continuous improvement as well as meeting all
applicable regulatory and customer requirements. A quality policy serves as
the framework for the entire QMS.
Quality objectives are measurable goals that stem directly from the quality
policy. Quality objectives should contribute to the enhancement of customer
satisfaction and are commonly tied to areas such as:
•Product nonconformities or defects
•Product performance
•Efficiency
•Safety
•Delivery
•Customer service
2. QUALITY MANUAL
A quality manual documents the scope of the QMS. The manual includes
information about the organization’s objectives, expectations, policies,
processes, and more. The manual also includes requirements needed for an
organization to comply with ISO, FDA, and other regulatory standards
3. ORGANIZATIONAL STRUCTURE AND RESPONSIBILITIES
A quality management system outlines the roles and responsibilities of the key
stakeholders, resources, and infrastructure that are needed to achieve an
organization’s quality objectives. It also provides a clear visual of how the
organization is structured. This can be in the form of a flow chart or a similar
type of diagram.
4. INTERNAL PROCESSES
An organization should identify and define processes that require any type of
resource to transform inputs into outputs. Resources can encompass employees,
machines, or technology. Establish and document standards and metrics for
measuring the performance of these processes to ensure that quality outputs are
always the end result.
5. CUSTOMER SATISFACTION WITH PRODUCT QUALITY
As part of QMS, organizations are required to monitor customer satisfaction to determine if their
quality objectives are being met. This can be in the form of customer satisfaction surveys,
customer complaint reports, customer review websites, and other monitoring systems
6. CONTINUOUS IMPROVEMENT
Continuous improvement is the ongoing improvement of products, services, or processes
through incremental changes over time or changes that occur all at once. A widely used tool for
continuous improvement is a four-step quality assurance method called the Plan-Do-Check-Act
(PDCA) cycle:
Plan: Identify an opportunity for improvement and plan for change
Do: Implement the change on a small scale
Check: Use data to analyze the results of the change
Act: If the change was successful, implement it on a wider scale and continuously assess the
results. If the change does not work, begin the cycle again
7. DOCUMENT CONTROL
Organizations should have a system in place for document control. This includes:
Review and approval of documents for adequacy prior to release
Review/update/re-approval of documents on an as-needed basis
Identification of changes and current document revision status
Preventing obsolete documents from unintended use
Policy or procedure for the identification, storage, protection, retrieval, retention, and disposal of
documents
8. ENTERPRISE QUALITY MANAGEMENT SYSTEM (EQMS) SOFTWARE
Once you have established your quality policy and objectives and other key processes for your
quality management system, how do you ensure that it yields the desired results?
Today, more and more businesses are relying on some type of eQMS software to centralize all of
the key elements of their quality and product records and allow for more effective collaboration
across dispersed teams and partners.
Cloud-native QMS platforms help eliminate nonconformance issues, reduce audit risks, and
improve new product development processes by improving quality controls and documenting
policies, procedures, and practices
Bảng điều khiển Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) là một đại diện trực quan của các chỉ số hiệu suất
chính (KPI) và các số liệu liên quan đến quản lý chất lượng trong một tổ chức. Nó cung cấp một cái nhìn
tổng hợp về dữ liệu và số liệu giúp theo dõi và đánh giá hiệu quả của các quy trình quản lý chất lượng.
Dưới đây là một số yếu tố và tính năng phổ biến mà bạn có thể tìm thấy trong bảng điều khiển QMS: Số
liệu chất lượng: Bảng điều khiển thường hiển thị các số liệu chất lượng khác nhau, chẳng hạn như tỷ lệ
lỗi, khiếu nại của khách hàng, sự cố không tuân thủ và tỷ lệ phần trăm làm lại. Các số liệu này cung cấp
một cái nhìn tổng quan về hiệu suất chất lượng tổng thể của tổ chức.
Các chỉ số hiệu suất chính (KPI): KPI là các giá trị có thể đo lường được cho biết mức độ hiệu quả của
một tổ chức trong việc đạt được các mục tiêu chất lượng của mình. Ví dụ về KPI liên quan đến chất
lượng bao gồm giao hàng đúng hạn, năng suất vượt qua lần đầu, hiệu quả của quy trình và sự hài lòng
của khách hàng. Trang tổng quan có thể hiển thị các KPI này ở dạng đồ họa hoặc dạng bảng.
Phân tích xu hướng: Bảng điều khiển QMS thường bao gồm các khả năng phân tích xu hướng để giúp
xác định các mẫu hoặc xu hướng trong dữ liệu chất lượng theo thời gian. Phân tích này giúp xác định
các lĩnh vực cần cải thiện hoặc các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng.
Giám sát tuân thủ: Đối với các tổ chức hoạt động trong các ngành được quản lý, việc tuân thủ các tiêu
chuẩn và quy định của ngành là rất quan trọng. Bảng điều khiển có thể bao gồm một phần dành riêng để
giám sát các chỉ số tuân thủ và theo dõi trạng thái của các cuộc kiểm tra và thanh tra theo quy định.
Dữ liệu thời gian thực: Lý tưởng nhất là bảng điều khiển QMS nên cung cấp dữ liệu thời gian thực hoặc
gần thời gian thực để đảm bảo rằng thông tin chất lượng được cập nhật. Điều này cho phép các bên liên
quan nhanh chóng đưa ra quyết định sáng suốt và thực hiện hành động khắc phục kịp thời nếu cần.
Trực quan hóa dữ liệu: Để tạo điều kiện dễ dàng giải thích và hiểu dữ liệu, bảng điều khiển sử dụng các
kỹ thuật trực quan hóa dữ liệu khác nhau như biểu đồ, đồ thị và thước đo. Những biểu diễn trực quan
này giúp dễ dàng phát hiện các xu hướng, mẫu và sự bất thường. Khả năng xem chi tiết: Một bảng điều
khiển QMS tốt cho phép người dùng đi sâu vào các số liệu hoặc điểm dữ liệu cụ thể để phân tích chi tiết
hơn. Tính năng này cho phép người dùng điều tra nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề về chất lượng và
khám phá dữ liệu cơ bản để hiểu sâu hơn.
Cảnh báo và Thông báo: Trang tổng quan có thể bao gồm các cảnh báo và thông báo để thông báo cho
các bên liên quan về các vấn đề chất lượng quan trọng hoặc sai lệch so với các mục tiêu đã đặt. Điều này
đảm bảo rằng các cá nhân chịu trách nhiệm được thông báo kịp thời, cho phép họ có hành động ngay lập
tức. Quyền truy cập và bảo mật của người dùng: Tùy thuộc vào cấu trúc của tổ chức, bảng điều khiển có
thể cung cấp quyền kiểm soát quyền truy cập dựa trên vai trò, đảm bảo rằng chỉ những nhân viên được
ủy quyền mới có thể xem hoặc sửa đổi một số dữ liệu và cài đặt nhất định.
Bảng điều khiển QMS được thiết kế tốt đóng vai trò là trung tâm tập trung để theo dõi và cải thiện hiệu
suất chất lượng, cho phép các tổ chức đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và liên tục nâng cao quy trình
quản lý chất lượng của họ.
Bảng điều khiển QMS (Hệ thống quản lý chất lượng) thường bao gồm một số thành phần cung cấp cái
nhìn toàn diện về dữ liệu và chỉ số liên quan đến chất lượng. Mặc dù các thành phần cụ thể có thể khác
nhau tùy thuộc vào nhu cầu của tổ chức và phần mềm QMS được sử dụng, đây là một số thành phần phổ
biến được tìm thấy trong bảng điều khiển QMS: Chỉ số hiệu suất chính (KPI): KPI là số liệu quan
trọng đo lường hiệu suất của tổ chức so với các mục tiêu chất lượng của nó. Ví dụ về KPI liên quan đến
chất lượng bao gồm sự hài lòng của khách hàng, tỷ lệ lỗi, giao hàng đúng hạn và hiệu quả của quy trình.
Bảng điều khiển hiển thị các KPI này ở định dạng ngắn gọn và dễ hiểu. Số liệu chất lượng: Số liệu chất
lượng cung cấp thông tin chi tiết về các khía cạnh cụ thể của hiệu suất chất lượng. Chúng bao gồm các
phép đo như tỷ lệ phế liệu, tỷ lệ phần trăm làm lại, năng suất vượt qua lần đầu và sự cố không tuân thủ.
Bảng điều khiển trình bày các số liệu này ở dạng đồ họa hoặc dạng bảng, cho phép người dùng theo dõi
và phân tích xu hướng chất lượng. Theo dõi tuân thủ: Thành phần này tập trung vào việc theo dõi và
quản lý việc tuân thủ các tiêu chuẩn, quy định và chứng nhận của ngành. Nó bao gồm các số liệu liên
quan đến tuân thủ quy định, tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng cụ thể và tình trạng kiểm tra và thanh tra.
Theo dõi vấn đề và hành động khắc phục: Thành phần này nắm bắt thông tin về các vấn đề chất
lượng, khiếu nại của khách hàng và sự không phù hợp. Nó theo dõi trạng thái của các hành động khắc
phục và phòng ngừa (CAPA) và cung cấp khả năng hiển thị về tiến trình giải quyết các vấn đề liên quan
đến chất lượng. Kiểm soát tài liệu: Kiểm soát tài liệu là một phần quan trọng của QMS, đảm bảo rằng
các phiên bản mới nhất của tài liệu liên quan đến chất lượng, chẳng hạn như thủ tục, hướng dẫn công
việc và thông số kỹ thuật, có thể dễ dàng truy cập. Thành phần bảng điều khiển để kiểm soát tài liệu cho
phép người dùng tìm kiếm, xem và quản lý các tài liệu này một cách hiệu quả. Quản lý nhà cung cấp:
Đối với các tổ chức phụ thuộc vào các nhà cung cấp bên ngoài, bảng điều khiển QMS có thể bao gồm
một thành phần dành riêng cho việc quản lý nhà cung cấp. Nó cung cấp thông tin về hoạt động của nhà
cung cấp, thời gian giao hàng, vấn đề chất lượng với nhà cung cấp và tình trạng đánh giá hoặc trình độ
của nhà cung cấp. Đào tạo và Năng lực: Thành phần này theo dõi mức độ đào tạo và năng lực của nhân
viên liên quan đến quản lý chất lượng. Nó cho phép người dùng theo dõi tỷ lệ hoàn thành đào tạo, chứng
chỉ và đánh giá năng lực để đảm bảo rằng lực lượng lao động được đào tạo đầy đủ và có trình độ. Quản
lý rủi ro: Thành phần quản lý rủi ro giúp xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn và tác động của chúng
đối với chất lượng và sự tuân thủ. Nó có thể bao gồm các ma trận đánh giá rủi ro, kế hoạch giảm thiểu
rủi ro và cơ chế theo dõi rủi ro để quản lý và giảm thiểu rủi ro liên quan đến chất lượng. Thông báo và
cảnh báo: Trang tổng quan có thể có các thông báo và cảnh báo để thông báo cho người dùng về các sự
kiện chất lượng quan trọng, sai lệch so với mục tiêu hoặc thời hạn sắp tới cho các hành động khắc phục.
Những cảnh báo này giúp đảm bảo các hành động kịp thời và ngăn chặn các vấn đề về chất lượng leo
thang. Công cụ trực quan hóa dữ liệu: Để tạo điều kiện phân tích và giải thích dữ liệu, bảng điều khiển
QMS thường bao gồm các công cụ trực quan hóa dữ liệu như biểu đồ, đồ thị và thước đo. Những biểu
diễn trực quan này cho phép người dùng nhanh chóng xác định xu hướng, mẫu và sự bất thường trong
dữ liệu chất lượng. Quyền truy cập và bảo mật của người dùng: Các thành phần bảo mật và quyền
truy cập của người dùng kiểm soát quyền của người dùng và đảm bảo rằng dữ liệu chất lượng nhạy cảm
chỉ được truy cập bởi nhân viên được ủy quyền. Nó bao gồm các tính năng như kiểm soát truy cập dựa
trên vai trò, cơ chế xác thực và mã hóa dữ liệu để bảo vệ tính toàn vẹn và bảo mật của thông tin chất
lượng. Các thành phần này hoạt động cùng nhau để cung cấp một cái nhìn toàn diện và trực quan về
Xây dựng bảng điều khiển QMS (Hệ thống quản lý chất lượng) bao gồm một số bước để đảm
bảo bảng điều khiển thu thập và trình bày hiệu quả dữ liệu và số liệu chất lượng có liên quan.
Đây là quy trình chung mà bạn có thể làm theo để xây dựng bảng điều khiển QMS:
1. Xác định mục tiêu của bảng điều khiển: Bắt đầu bằng cách làm rõ các mục tiêu của bảng
điều khiển QMS của bạn. Xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI), số liệu và dữ liệu bạn
muốn theo dõi và trình bày. Xác định các nhu cầu cụ thể của tổ chức và các bên liên quan
của bạn, chẳng hạn như người quản lý chất lượng, giám đốc điều hành và nhóm vận hành.
2. Xác định nguồn dữ liệu: Xác định nguồn dữ liệu sẽ đưa vào bảng điều khiển QMS của bạn.
Điều này có thể bao gồm phần mềm quản lý chất lượng, cơ sở dữ liệu, bảng tính hoặc các hệ
thống khác lưu trữ dữ liệu liên quan đến chất lượng. Đảm bảo rằng các nguồn dữ liệu cung
cấp thông tin chính xác và cập nhật cho các chỉ số và KPI của bạn.
3. Xác định các thành phần của bảng điều khiển: Dựa trên các mục tiêu của bạn, hãy xác định
các thành phần và hình ảnh trực quan cụ thể sẽ tạo nên bảng điều khiển QMS của bạn. Cân
nhắc đưa vào các thành phần như KPI, chỉ số chất lượng, theo dõi tuân thủ, theo dõi vấn đề,
kiểm soát tài liệu, quản lý nhà cung cấp, đào tạo và năng lực, quản lý rủi ro và thông
báo/cảnh báo.
4. Thiết kế bố cục bảng điều khiển: Thiết kế bố cục bảng điều khiển của bạn để trình bày các
thành phần theo cách hợp lý và hấp dẫn trực quan. Xem xét vị trí của biểu đồ, đồ thị, bảng và
các yếu tố trực quan khác. Đảm bảo rằng trang tổng quan cung cấp tổng quan rõ ràng đồng
thời cho phép người dùng đi sâu vào các số liệu cụ thể để phân tích chi tiết
5. .Chọn Công cụ trực quan hóa: Chọn công cụ trực quan hóa phù hợp sẽ giúp trình bày dữ liệu
chất lượng của bạn một cách hiệu quả. Tùy thuộc vào bản chất của dữ liệu, bạn có thể sử
dụng biểu đồ (ví dụ: biểu đồ thanh, biểu đồ đường), thước đo, bản đồ nhiệt hoặc các biểu
diễn trực quan khác. Cân nhắc sử dụng kết hợp các hình ảnh trực quan để cung cấp các quan
điểm và hiểu biết khác nhau.
6. Thu thập và chuẩn bị dữ liệu: Thu thập dữ liệu chất lượng cần thiết từ các nguồn đã xác định
và chuẩn bị dữ liệu đó để trực quan hóa. Điều này có thể liên quan đến việc làm sạch, tổng hợp
và chuyển đổi dữ liệu để đảm bảo tính nhất quán và chính xác. Sử dụng các công cụ phân tích dữ
liệu hoặc bảng tính để sắp xếp và xử lý dữ liệu khi cần.
7. Phát triển Bảng điều khiển: Sử dụng các công cụ hoặc phần mềm phát triển bảng điều khiển
để tạo bảng điều khiển QMS thực tế. Các tùy chọn phổ biến bao gồm các công cụ kinh doanh
thông minh như Tableau, Power BI hoặc phát triển bảng điều khiển tùy chỉnh bằng công nghệ
web. Tận dụng các công cụ đã chọn để tạo trực quan hóa, định cấu hình kết nối dữ liệu và tùy
chỉnh bố cục bảng điều khiển.
8. Triển khai Tự động hóa và Làm mới Dữ liệu: Thiết lập cơ chế tự động làm mới dữ liệu trong
bảng điều khiển QMS theo định kỳ hoặc theo thời gian thực. Tùy thuộc vào công cụ bảng điều
khiển, điều này có thể liên quan đến việc lên lịch cập nhật dữ liệu, kết nối với nguồn dữ liệu trực
tiếp hoặc tích hợp với API để tìm nạp dữ liệu mới nhất.
9. Kiểm tra và xác thực: Kiểm tra kỹ lưỡng bảng điều khiển để đảm bảo rằng bảng điều khiển
hiển thị chính xác các chỉ số và KPI mong muốn. Xác minh độ chính xác của dữ liệu, kiểm tra
chức năng của các phần tử tương tác và xác thực hiệu suất của trang tổng quan. Thu thập phản
hồi từ các bên liên quan và thực hiện các điều chỉnh cần thiết dựa trên đầu vào của họ.
10. Triển khai và đào tạo người dùng: Khi bảng điều khiển QMS đã sẵn sàng, hãy triển khai nó
cho người dùng hoặc các bên liên quan dự kiến. Cung cấp đào tạo và tài liệu về cách điều hướng
và sử dụng trang tổng quan một cách hiệu quả. Khuyến khích phản hồi của người dùng để liên
tục cải thiện trang tổng quan dựa trên nhu cầu của người dùng và yêu cầu phát triển.
11. Theo dõi và Nâng cao: Thường xuyên theo dõi việc sử dụng và hiệu quả của bảng điều khiển
QMS. Thu thập phản hồi từ người dùng và các bên liên quan để xác định các lĩnh vực cần cải
thiện hoặc các tính năng bổ sung. Liên tục nâng cao bảng điều khiển dựa trên nhu cầu kinh
doanh thay đổi, xu hướng mới nổi và yêu cầu quản lý chất lượng đang phát triển. Hãy nhớ rằng
quá trình xây dựng bảng điều khiển QMS là lặp đi lặp lại và có thể yêu cầu các tinh chỉnh và cập
nhật liên tục để phù hợp với nhu cầu thay đổi của tổ chức bạn.
Tiêu đề và Điều hướng: Bảng điều khiển thường bắt đầu với phần tiêu đề bao gồm logo của tổ
chức, tiêu đề bảng điều khiển và các tùy chọn điều hướng đến các phần hoặc trang khác trong hệ
thống QMS.
1. Tóm tắt KPI: Phần này cung cấp một bản tóm tắt các chỉ số hiệu suất chính (KPI) liên quan
đến quản lý chất lượng. Nó có thể bao gồm các số liệu như giao hàng đúng hạn, sản lượng
vượt qua lần đầu, chỉ số hài lòng của khách hàng và các sự cố không tuân thủ. Các KPI này
thường được trình bày dưới dạng giá trị số hoặc thước đo để nhanh chóng đánh giá hiệu suất.
2. Tổng quan về các phép đo chất lượng: Phần này trình bày tổng quan về các phép đo chất
lượng khác nhau giúp đánh giá hoạt động chất lượng của tổ chức. Nó có thể bao gồm các
biểu đồ hoặc đồ thị hiển thị các số liệu như tỷ lệ lỗi, tỷ lệ phế liệu, tỷ lệ phần trăm làm lại và
hiệu quả xử lý theo thời gian. Đại diện trực quan này cho phép các bên liên quan xác định xu
hướng và mô hình một cách dễ dàng.
3. Theo dõi tuân thủ: Một thành phần dành riêng cho theo dõi tuân thủ hiển thị sự tuân thủ của
tổ chức đối với các yêu cầu quy định và tiêu chuẩn ngành. Nó có thể bao gồm các số liệu
như số lần kiểm tra tuân thủ được thực hiện, tình trạng tuân thủ và tỷ lệ phát hiện không tuân
thủ. Phần này cũng có thể cung cấp một bản tóm tắt về các cuộc kiểm tra hoặc thanh tra sắp
tới.
4. Hành động khắc phục và theo dõi vấn đề: Phần này tập trung vào việc nắm bắt và theo dõi
các vấn đề về chất lượng, khiếu nại của khách hàng và hành động khắc phục. Nó cung cấp
một bản tóm tắt về các vấn đề mở, mức độ nghiêm trọng của chúng và trạng thái của các
hành động khắc phục hoặc CAPA có liên quan. Thông tin này giúp các bên liên quan giám
sát tiến trình giải quyết vấn đề và xác định các vấn đề tái diễn.
5. Kiểm soát tài liệu: Thành phần kiểm soát tài liệu cho phép người dùng quản lý và truy cập
các tài liệu liên quan đến chất lượng một cách hiệu quả. Nó có thể hiển thị số lượng tài liệu
trong hệ thống, trạng thái phê duyệt tài liệu và đánh giá tài liệu sắp tới. Ngoài ra, nó có thể
cung cấp các liên kết nhanh hoặc chức năng tìm kiếm để định vị các tài liệu hoặc thủ tục cụ
thể
6. Quản lý nhà cung cấp: Nếu tổ chức phụ thuộc vào các nhà cung cấp bên ngoài, thành phần
này cung cấp thông tin chi tiết về hoạt động của nhà cung cấp. Nó có thể bao gồm các số liệu
như hiệu suất giao hàng của nhà cung cấp, vấn đề chất lượng với nhà cung cấp và tình trạng
đánh giá hoặc trình độ của nhà cung cấp. Thông tin này giúp xác định các rủi ro tiềm ẩn và cơ
hội để cải thiện nhà cung cấp.
7. Đào tạo và Năng lực: Phần đào tạo và năng lực theo dõi quá trình đào tạo của nhân viên và
các cấp độ năng lực liên quan đến quản lý chất lượng. Nó có thể hiển thị các số liệu như số buổi
đào tạo đã hoàn thành, chứng chỉ của nhân viên và điểm đánh giá năng lực. Thông tin này đảm
bảo rằng lực lượng lao động được đào tạo phù hợp và có trình độ.
8. Quản lý rủi ro: Thành phần quản lý rủi ro cung cấp khả năng hiển thị các rủi ro liên quan đến
chất lượng và kế hoạch giảm thiểu chúng. Nó có thể bao gồm các ma trận đánh giá rủi ro, xếp
hạng rủi ro và tình trạng của các hành động giảm thiểu rủi ro. Thông tin này giúp các bên liên
quan chủ động quản lý và giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn đối với chất lượng và tuân thủ.
9. Thông báo và cảnh báo: Trang tổng quan có thể bao gồm một phần để hiển thị thông báo và
cảnh báo cho các sự kiện chất lượng quan trọng hoặc sai lệch so với mục tiêu. Điều này đảm bảo
rằng các bên liên quan được thông báo kịp thời về các vấn đề chất lượng quan trọng cần được
chú ý hoặc hành động ngay lập tức.
10. Các yếu tố tương tác và trực quan hóa dữ liệu: Xuyên suốt bảng điều khiển, các yếu tố trực
quan hóa dữ liệu khác nhau như biểu đồ, đồ thị và bảng được sử dụng để trình bày dữ liệu chất
lượng ở định dạng dễ hiểu. Các yếu tố tương tác như tùy chọn truy sâu hoặc bộ lọc cho phép
người dùng khám phá các số liệu cụ thể hoặc đi sâu hơn vào phân tích dữ liệu.
Hãy nhớ rằng các thành phần và thiết kế cụ thể của bảng điều khiển QMS có thể thay đổi dựa
trên nhu cầu của tổ chức và phần mềm QMS đã chọn. Ví dụ trên cung cấp ý tưởng chung về các
thành phần bạn có thể tìm thấy trong bảng điều khiển QMS.
Quản lý rủi ro là một thành phần quan trọng của Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) vì nó giúp các tổ chức xác
định, đánh giá và giảm thiểu rủi ro có thể ảnh hưởng đến hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ của họ. Dưới đây là
một số chỉ số hiệu suất chính (KPI) có thể được sử dụng để đo lường hiệu quả của việc quản lý rủi ro trong QMS:
1. Tỷ lệ xác định rủi ro: KPI này đo lường tốc độ xác định rủi ro trong tổ chức. Nó phản ánh hiệu quả của các quy
trình xác định rủi ro, bao gồm đánh giá rủi ro chủ động, báo cáo sự cố và cơ chế phản hồi.
2. Phân bổ mức độ nghiêm trọng của rủi ro: KPI này phân loại các rủi ro đã xác định dựa trên mức độ nghiêm
trọng hoặc tác động tiềm tàng của chúng. Nó giúp ưu tiên các nỗ lực quản lý rủi ro và phân bổ nguồn lực phù
hợp.
3. Tỷ lệ giảm thiểu rủi ro: KPI này đo lường tỷ lệ phần trăm rủi ro đã xác định có các biện pháp giảm thiểu hoặc
kiểm soát. Nó phản ánh cách tiếp cận chủ động của tổ chức đối với quản lý rủi ro và hiệu quả của các chiến
lược giảm thiểu rủi ro.
4. Tần suất giám sát và xem xét rủi ro: KPI này đo lường tần suất theo dõi và xem xét các rủi ro đã xác định. Nó
đảm bảo rằng các rủi ro được đánh giá thường xuyên đối với những thay đổi về khả năng xảy ra hoặc tác động
và các hành động thích hợp được thực hiện để duy trì kiểm soát rủi ro.
5. Thời gian ứng phó với rủi ro: KPI này đo lường thời gian trung bình được thực hiện để ứng phó với các rủi ro
đã xác định. Nó phản ánh sự nhanh nhạy của tổ chức trong việc giải quyết các rủi ro kịp thời và giảm thiểu tác
động tiềm ẩn của chúng.
6. Quyền sở hữu rủi ro và trách nhiệm giải trình: KPI này đánh giá mức độ sở hữu và trách nhiệm giải trình được
chỉ định đối với các rủi ro đã xác định. Nó đảm bảo rằng các cá nhân hoặc nhóm chịu trách nhiệm giám sát,
quản lý và báo cáo về các rủi ro cụ thể.
7. Tính đầy đủ của Sổ đăng ký rủi ro: KPI này đánh giá tính đầy đủ của sổ đăng ký rủi ro hoặc tài liệu về rủi ro.
Nó đo lường mức độ mà các rủi ro đã xác định được nắm bắt, ghi lại và theo dõi trong QMS.
8. Hiệu quả giảm thiểu rủi ro: KPI này đo lường hiệu quả của các nỗ lực giảm thiểu rủi ro trong việc giảm khả
năng xảy ra hoặc tác động của các rủi ro đã xác định. Nó đánh giá sự thành công của các biện pháp kiểm soát
được triển khai, các biện pháp phòng ngừa hoặc kế hoạch dự phòng.
9. Nhận thức và Văn hóa Rủi ro: KPI này đánh giá văn hóa rủi ro của tổ chức và mức độ nhận thức về rủi ro của
nhân viên. Nó có thể bao gồm các cuộc khảo sát hoặc đánh giá để đánh giá sự hiểu biết của nhân viên về rủi ro,
quy trình quản lý rủi ro và tầm quan trọng của việc giảm thiểu rủi ro.
10. Sự cố liên quan đến rủi ro: KPI này theo dõi số lượng và mức độ nghiêm trọng của các sự cố liên quan đến rủi
ro đã xác định. Nó giúp đánh giá hiệu quả của các biện pháp kiểm soát rủi ro, xác định các lĩnh vực cần cải
thiện và xác định tác động tổng thể của các nỗ lực quản lý rủi ro.
Bằng cách theo dõi các KPI này, các tổ chức có thể đánh giá hiệu quả của các quy trình quản lý rủi ro của họ, xác
định các rủi ro mới nổi và đưa ra các quyết định sáng suốt để giảm thiểu và kiểm soát rủi ro trong QMS. Quản lý
rủi ro hiệu quả cuối cùng góp phần vào khả năng của tổ chức để đảm bảo chất lượng, giảm thiểu sự gián đoạn và
bảo vệ lợi ích của các bên liên quan.
Quyền truy cập và bảo mật của người dùng là những cân nhắc quan trọng khi triển khai các hệ thống kiểm soát
eDocument. Dưới đây là một số phương pháp và biện pháp chính để đảm bảo quyền truy cập an toàn của người
dùng vào Tài liệu điện tử:
1. Xác thực người dùng: Triển khai cơ chế xác thực người dùng mạnh mẽ để xác minh danh tính của các cá nhân
truy cập Tài liệu điện tử. Điều này có thể bao gồm mật khẩu mạnh, xác thực hai yếu tố (2FA), xác thực sinh
trắc học hoặc các phương pháp xác thực an toàn khác.
2. Kiểm soát truy cập dựa trên vai trò (RBAC): Sử dụng RBAC để xác định và thực thi các đặc quyền truy cập
dựa trên vai trò và trách nhiệm của người dùng. Chỉ định các cấp truy cập phù hợp cho người dùng để đảm bảo
họ chỉ có thể truy cập vào Tài liệu điện tử cần thiết cho các chức năng công việc của họ.
3. Quyền và Hạn chế Truy cập: Đặt quyền truy cập chi tiết cho Tài liệu điện tử để giới hạn quyền truy cập của
người dùng vào các tài liệu hoặc danh mục tài liệu cụ thể. Điều này giúp ngăn chặn truy cập trái phép và đảm
bảo rằng người dùng chỉ có thể xem hoặc sửa đổi tài liệu mà họ được phép truy cập.
4. Kiểm soát phiên bản tài liệu: Triển khai các cơ chế kiểm soát phiên bản để quản lý các bản sửa đổi tài liệu và
đảm bảo rằng người dùng có thể truy cập các phiên bản chính xác và cập nhật. Điều này ngăn truy cập trái
phép vào các phiên bản eDocuments đã lỗi thời hoặc trái phép.
5. Các bản ghi và bản ghi kiểm tra: Duy trì các bản ghi và bản ghi kiểm tra chi tiết về các hoạt động của người
dùng trong hệ thống kiểm soát eDocument. Điều này bao gồm ghi lại quyền truy cập của người dùng, sửa đổi
tài liệu, tải xuống và các hành động có liên quan khác. Các nhật ký này có thể giúp theo dõi hành vi của người
dùng, phát hiện các nỗ lực truy cập trái phép và điều tra mọi sự cố bảo mật.
6. Lưu trữ tài liệu an toàn: Lưu trữ Tài liệu điện tử trong kho lưu trữ an toàn hoặc hệ thống quản lý tài liệu cung
cấp mã hóa, kiểm soát truy cập và các tính năng bảo mật khác. Điều này đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn của
tài liệu, bảo vệ chúng khỏi bị truy cập hoặc giả mạo trái phép.
7. Đánh giá quyền truy cập thường xuyên: Tiến hành đánh giá quyền truy cập định kỳ để đảm bảo rằng các đặc
quyền truy cập của người dùng được cập nhật và phù hợp với vai trò và trách nhiệm hiện tại của họ. Xóa hoặc
sửa đổi quyền truy cập đối với những người dùng không còn yêu cầu quyền truy cập vào Tài liệu điện tử cụ thể
hoặc đã thay đổi vai trò trong tổ chức.
8. Đào tạo và nâng cao nhận thức người dùng: Cung cấp các chương trình đào tạo và nâng cao nhận thức để giáo
dục người dùng về tầm quan trọng của các phương pháp xử lý và truy cập tài liệu an toàn. Điều này bao gồm
hướng dẫn về bảo mật mật khẩu, nhận thức lừa đảo và các phương pháp hay nhất để truy cập và chia sẻ Tài
liệu điện tử một cách an toàn.
9. Mã hóa dữ liệu: Sử dụng các kỹ thuật mã hóa để bảo vệ Tài liệu điện tử cả trong khi truyền và khi lưu trữ. Điều
này đảm bảo rằng ngay cả khi xảy ra truy cập trái phép, các tài liệu vẫn được mã hóa và không thể đọc được
10. . Đánh giá bảo mật thường xuyên: Tiến hành đánh giá bảo mật thường xuyên và kiểm tra thâm nhập hệ thống
kiểm soát eDocument để xác định các lỗ hổng và đảm bảo khả năng phục hồi của hệ thống trước các cuộc tấn
công tiềm ẩn. Giải quyết kịp thời mọi lỗ hổng được xác định để duy trì trạng thái bảo mật của hệ thống.
Bằng cách triển khai các thực tiễn này, các tổ chức có thể thiết lập quyền truy cập an toàn của người dùng vào Tài
liệu điện tử và bảo vệ thông tin nhạy cảm, giảm thiểu rủi ro truy cập trái phép, vi phạm dữ liệu hoặc lạm dụng tài
liệu.
Đào tạo và năng lực là những khía cạnh quan trọng của Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) vì chúng đảm bảo rằng
nhân viên có kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện vai trò của họ một cách hiệu quả. Dưới đây là một số chỉ
số hiệu suất chính (KPI) có thể được sử dụng để đo lường hiệu quả của đào tạo và năng lực trong QMS:
1. Tỷ lệ hoàn thành đào tạo: KPI này đo lường tỷ lệ phần trăm nhân viên đã hoàn thành khóa đào tạo bắt buộc
trong một khoảng thời gian xác định. Nó giúp đánh giá sự tuân thủ đào tạo của tổ chức và đảm bảo rằng nhân
viên nhận được các cơ hội giáo dục và phát triển cần thiết.
2. Hiệu quả đào tạo: KPI này đánh giá tác động và hiệu quả của các chương trình đào tạo. Nó có thể liên quan
đến các đánh giá trước và sau đào tạo để đo lường kiến thức hoặc kỹ năng mà nhân viên thu được thông qua
đào tạo. KPI này cung cấp thông tin chuyên sâu về giá trị và mức độ phù hợp của các sáng kiến đào tạo.
3. Điểm đánh giá năng lực: KPI này đo lường mức độ năng lực của nhân viên thông qua các bài kiểm tra đánh
giá. Nó đánh giá khả năng của nhân viên trong việc áp dụng kiến thức và kỹ năng của họ trong vai trò của họ
một cách hiệu quả. KPI này có thể dựa trên điểm số hoặc hệ thống xếp hạng.
4. Thời gian đạt năng lực: KPI này đo lường thời gian cần thiết để nhân viên đạt được mức năng lực mong muốn
cho vai trò của họ. Nó giúp đánh giá hiệu quả của các chương trình đào tạo và hiệu quả của các quy trình giới
thiệu.
5. Phản hồi và sự hài lòng về đào tạo: KPI này đo lường phản hồi và sự hài lòng của nhân viên về các chương
trình đào tạo. Nó có thể liên quan đến các cuộc khảo sát hoặc cơ chế phản hồi để thu thập thông tin chi tiết về
chất lượng, mức độ phù hợp và việc thực hiện các sáng kiến đào tạo. Phản hồi này giúp xác định các lĩnh vực
cần cải thiện trong nội dung đào tạo và phương pháp phân phối.
6. Hoàn thành đào tạo tuân thủ: KPI này đo lường tỷ lệ phần trăm nhân viên đã hoàn thành đào tạo tuân thủ bắt
buộc. Nó đảm bảo rằng các cá nhân đã nhận được sự giáo dục và nhận thức cần thiết về các yêu cầu quy định
và chính sách nội bộ.
7. Chi phí đào tạo cho mỗi nhân viên: KPI này đo lường chi phí đào tạo trung bình cho mỗi nhân viên. Nó bao
gồm các chi phí liên quan đến phát triển đào tạo, phân phối, tài liệu và tài nguyên. Theo dõi KPI này giúp đánh
giá hiệu quả chi phí của các sáng kiến đào tạo.
8. Cơ hội phát triển nhân viên: KPI này đánh giá sự sẵn có và việc sử dụng các cơ hội phát triển nhân viên trong
tổ chức. Nó đo lường các yếu tố như số lượng các chương trình hoặc khóa đào tạo được cung cấp, khả năng
tiếp cận cố vấn hoặc huấn luyện và tham gia luân chuyển công việc hoặc các dự án liên chức năng. Tác động
của đào tạo đến hiệu suất: KPI này đánh giá tác động của đào tạo đối với hiệu suất của nhân viên. Nó có thể
liên quan đến việc theo dõi các số liệu hiệu suất trước và sau khi đào tạo để xác định ảnh hưởng của các sáng
kiến đào tạo đối với hiệu suất của cá nhân và nhóm. L
9. ợi tức đầu tư đào tạo (ROI): KPI này đo lường lợi tức đầu tư của các chương trình đào tạo. Nó liên quan đến
việc so sánh chi phí đào tạo với kết quả cải thiện hiệu suất, năng suất, chất lượng của nhân viên hoặc các số
liệu liên quan khác. Số liệu này giúp đánh giá giá trị và hiệu quả của các sáng kiến đào tạo về kết quả hữu
hình.
Bằng cách theo dõi các KPI này, các tổ chức có thể đánh giá hiệu quả của các chương trình đào tạo, xác định lỗ
hổng kiến thức hoặc kỹ năng và đưa ra quyết định sáng suốt để nâng cao năng lực của nhân viên và cải thiện hiệu
suất chất lượng tổng thể.
Thông báo và cảnh báo là các thành phần thiết yếu của Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) vì chúng giúp đảm bảo
liên lạc và phản hồi kịp thời đối với các sự kiện hoặc vấn đề quan trọng. Dưới đây là một số chỉ số hiệu suất chính
(KPI) có thể được sử dụng để đo lường hiệu quả của thông báo và cảnh báo trong QMS:
1. Thời gian phản hồi thông báo: KPI này đo lường thời gian trung bình của các cá nhân hoặc nhóm để phản hồi
các thông báo hoặc cảnh báo. Nó giúp đánh giá tính kịp thời của phản hồi và hiệu quả của các kênh truyền
thông.
2. Tỷ lệ xác nhận thông báo: KPI này đo lường tỷ lệ phần trăm thông báo hoặc cảnh báo được người nhận dự
định xác nhận. Nó đảm bảo rằng các thông báo được nhận và xác nhận, giảm nguy cơ bỏ lỡ hoặc bỏ qua thông
tin quan trọng.
3. Tỷ lệ báo cáo thông báo: KPI này đo lường tỷ lệ phần trăm thông báo hoặc cảnh báo được báo cáo lên các cấp
quản lý hoặc nhóm chuyên biệt cao hơn. Nó giúp đánh giá hiệu quả của quy trình báo cáo lên cấp trong việc
đảm bảo các hành động thích hợp được thực hiện cho các sự kiện quan trọng.
4. Độ chính xác của thông báo: KPI này đánh giá độ chính xác của thông báo hoặc cảnh báo trong việc truyền tải
thông tin cần thiết. Nó đo tần suất của các thông báo không chính xác hoặc không đầy đủ, giúp xác định các
khu vực cần cải thiện về độ rõ ràng của thông tin liên lạc.
5. Tỷ lệ gửi thông báo: KPI này đo lường tỷ lệ phần trăm thông báo hoặc cảnh báo được gửi thành công đến
người nhận dự định. Nó đảm bảo rằng các kênh liên lạc đáng tin cậy và thông báo đến được với các cá nhân
hoặc nhóm có liên quan.
6. Khối lượng thông báo: KPI này theo dõi tổng khối lượng thông báo hoặc cảnh báo được tạo trong một khoảng
thời gian xác định. Nó giúp đánh giá khối lượng công việc và mức độ hoạt động liên quan đến các sự kiện hoặc
vấn đề quan trọng.
7. Phân loại thông báo: KPI này đánh giá hiệu quả của việc phân loại thông báo hoặc cảnh báo dựa trên mức độ
nghiêm trọng, mức độ ưu tiên hoặc tiêu chí cụ thể. Nó giúp đảm bảo rằng các thông báo được phân loại phù
hợp, cho phép phản hồi hiệu quả và phân bổ tài nguyên.
8. Phản hồi và hiệu quả của thông báo: KPI này đo lường phản hồi và hiệu quả của thông báo hoặc cảnh báo. Nó
có thể liên quan đến các cuộc khảo sát hoặc cơ chế phản hồi để thu thập thông tin chuyên sâu về tính rõ ràng,
hữu ích và tác động của thông báo đối với quá trình ra quyết định và phản hồi.
9. Tuân thủ thông báo: KPI này đo lường tỷ lệ tuân thủ của các cá nhân hoặc nhóm trong việc xác nhận và phản
hồi các thông báo hoặc cảnh báo trong khung thời gian xác định. Nó đảm bảo rằng các cá nhân đang tuân theo
các giao thức và quy trình cần thiết để quản lý thông báo.
10. Thời gian ngừng hoạt động của hệ thống thông báo: KPI này theo dõi thời gian hoạt động và độ tin cậy của hệ
thống thông báo. Nó đo tần suất và thời gian ngừng hoạt động hoặc thời gian ngừng hoạt động của hệ thống,
giúp đánh giá tính khả dụng và độ tin cậy tổng thể của cơ sở hạ tầng truyền thông.
Bằng cách theo dõi các KPI này, các tổ chức có thể đánh giá hiệu quả của hệ thống cảnh báo và thông báo của họ,
xác định các khu vực cần cải thiện trong quy trình truyền thông và đảm bảo phản hồi và giải quyết kịp thời các sự
kiện hoặc vấn đề quan trọng trong QMS.
Khi đề cập đến các hành động theo dõi và khắc phục sự cố trong Hệ thống quản lý chất lượng (QMS), một số chỉ số
hiệu suất chính (KPI) có thể giúp đo lường hiệu quả và hiệu suất của các quy trình. Dưới đây là một số ví dụ về
KPI liên quan đến theo dõi vấn đề và hành động khắc phục trong QMS:
1. Số vấn đề mở: KPI này đo lường tổng số vấn đề mở hoặc sự không phù hợp tại bất kỳ thời điểm nào. Nó giúp
đánh giá khối lượng công việc và tồn đọng của các vấn đề chưa được giải quyết, cho phép các tổ chức ưu tiên
và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.
2. Thời gian giải quyết vấn đề: KPI này theo dõi thời gian trung bình được thực hiện để giải quyết các vấn đề
hoặc sự không phù hợp. Nó đo lường hiệu quả của quy trình hành động khắc phục và giúp xác định các cơ hội
để giảm thời gian giữa việc xác định và giải quyết vấn đề.
3. Số vấn đề được mở lại: KPI này tính các trường hợp trong đó các vấn đề đã đóng trước đó được mở lại do hành
động khắc phục tái diễn hoặc không hiệu quả. Nó cung cấp cái nhìn sâu sắc về hiệu quả của các hành động
khắc phục và khả năng của tổ chức trong việc giải quyết các nguyên nhân gốc rễ một cách đầy đủ.
4. Chi phí chất lượng: KPI này đánh giá tác động tài chính của các vấn đề chất lượng đối với tổ chức. Nó bao
gồm chi phí giải quyết vấn đề, tiến hành điều tra, thực hiện các hành động khắc phục, chi phí làm lại và mọi
khoản bồi thường liên quan cho khách hàng. Theo dõi chi phí chất lượng giúp xác định các lĩnh vực cần cải
thiện và định lượng lợi ích của việc giải quyết vấn đề hiệu quả.
5. Tỷ lệ thực hiện hành động khắc phục: KPI này đo lường tỷ lệ phần trăm các hành động khắc phục đã xác định
đã được thực hiện thành công trong một khung thời gian xác định. Nó đảm bảo rằng các hành động thích hợp
được thực hiện kịp thời để giải quyết các vấn đề và ngăn chặn chúng tái diễn.
6. Thời gian giải quyết khiếu nại của khách hàng: KPI này theo dõi thời gian trung bình được thực hiện để giải
quyết khiếu nại của khách hàng. Nó đo lường khả năng đáp ứng của tổ chức đối với các vấn đề của khách
hàng, điều này rất quan trọng đối với sự hài lòng và giữ chân khách hàng.
7. Tỷ lệ hoàn thành Phân tích nguyên nhân gốc rễ (RCA): KPI này đo lường tỷ lệ phần trăm các vấn đề hoặc sự
không tuân thủ đã tiến hành phân tích nguyên nhân gốc rễ chính thức. Nó đảm bảo rằng tổ chức tuân theo cách
tiếp cận có cấu trúc để xác định và giải quyết các nguyên nhân cơ bản thay vì chỉ điều trị các triệu chứng.
8. Các hành động phòng ngừa đã thực hiện: KPI này đánh giá số lượng các hành động phòng ngừa được thực
hiện dựa trên các rủi ro, xu hướng hoặc vấn đề tiềm ẩn đã xác định trước khi chúng xảy ra. Nó thể hiện cách
tiếp cận chủ động của tổ chức đối với quản lý chất lượng và cam kết ngăn chặn các vấn đề trước khi chúng ảnh
hưởng đến sản phẩm hoặc dịch vụ.
9. Thời gian báo cáo cho các vấn đề quan trọng: KPI này đo lường thời gian cần thiết để báo cáo và giải quyết
các vấn đề quan trọng hoặc có mức độ ưu tiên cao. Nó đảm bảo rằng các vấn đề cấp bách nhận được sự quan
tâm kịp thời và các nguồn lực phù hợp được phân bổ để giải quyết chúng.
10. Tính hiệu quả của các hành động khắc phục: KPI này đánh giá hiệu quả của các hành động khắc phục đã thực
hiện bằng cách đo lường tỷ lệ tái diễn của các vấn đề. Nó theo dõi tỷ lệ phần trăm các vấn đề tái diễn sau khi
các hành động khắc phục đã được thực hiện, giúp xác định các lĩnh vực cần cải thiện thêm hoặc các hành động
mạnh mẽ hơn.
Các KPI này cung cấp thông tin chi tiết về khả năng của tổ chức trong việc theo dõi, giải quyết và ngăn chặn các
vấn đề hoặc sự không tuân thủ. Bằng cách theo dõi các số liệu này, các tổ chức có thể cải thiện quy trình giải quyết
vấn đề, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng của mình.
Quản lý nhà cung cấp là một khía cạnh quan trọng của Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) vì nó đảm bảo tổ chức
nhận được vật liệu, sản phẩm hoặc dịch vụ chất lượng từ các nhà cung cấp bên ngoài. Dưới đây là một số chỉ số
hiệu suất chính (KPI) có thể được sử dụng để đo lường hiệu quả của việc quản lý nhà cung cấp:
1. Xếp hạng chất lượng nhà cung cấp: KPI này đánh giá hiệu suất chất lượng tổng thể của các nhà cung cấp. Nó
có thể bao gồm các yếu tố như giao hàng đúng hạn, sự phù hợp của sản phẩm/dịch vụ, sự hài lòng của khách
hàng và khả năng đáp ứng các vấn đề. Xếp hạng có thể dựa trên thang số hoặc hệ thống xếp hạng, cho phép so
sánh giữa các nhà cung cấp khác nhau.
2. Hiệu suất giao hàng của nhà cung cấp: KPI này đo lường độ tin cậy và tính kịp thời của việc giao hàng của nhà
cung cấp. Nó theo dõi tỷ lệ giao hàng được thực hiện đúng hạn và giúp xác định các nhà cung cấp có hiệu suất
giao hàng ổn định.
3. Thời gian phản hồi hành động khắc phục của nhà cung cấp: KPI này đo lường thời gian trung bình mà các nhà
cung cấp thực hiện để phản hồi và thực hiện các hành động khắc phục đối với các vấn đề về chất lượng. Nó
đánh giá khả năng đáp ứng và cam kết của họ để giải quyết các vấn đề về chất lượng một cách nhanh chóng.
4. Tỷ lệ không phù hợp của nhà cung cấp: KPI này đo lường tỷ lệ phần trăm sản phẩm hoặc dịch vụ không phù
hợp nhận được từ nhà cung cấp. Nó giúp xác định các nhà cung cấp có tỷ lệ không tuân thủ cao hơn, cho phép
thực hiện các nỗ lực cải tiến có mục tiêu hoặc xem xét các nhà cung cấp thay thế. Kết quả kiểm tra nhà cung
cấp: KPI này đánh giá kết quả kiểm tra hoặc đánh giá nhà cung cấp. Nó bao gồm các số liệu như số lượng phát
hiện quan trọng, các trường hợp không tuân thủ và các lĩnh vực cải tiến được xác định trong quá trình đánh giá
nhà cung cấp.
5. Quản lý quan hệ nhà cung cấp: KPI này đánh giá hiệu quả của việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực
với các nhà cung cấp. Nó có thể bao gồm các yếu tố như hiệu quả giao tiếp, thời gian giải quyết tranh chấp và
các sáng kiến cải tiến chung. Số liệu này giúp thúc đẩy sự hợp tác và quan hệ đối tác lâu dài với các nhà cung
cấp.
6. Quản lý rủi ro nhà cung cấp: KPI này đánh giá khả năng của tổ chức trong việc xác định và quản lý rủi ro liên
quan đến nhà cung cấp. Nó đo lường các yếu tố như số lượng sự cố liên quan đến nhà cung cấp, việc thực hiện
các kế hoạch giảm thiểu rủi ro và tần suất đánh giá rủi ro của nhà cung cấp.
7. Thời gian đánh giá nhà cung cấp: KPI này đo lường thời gian trung bình được thực hiện để đánh giá các nhà
cung cấp mới. Nó bao gồm thời gian cần thiết để đánh giá khả năng của nhà cung cấp, tiến hành kiểm toán,
đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và thiết lập các thỏa thuận hợp đồng. Thời gian thẩm định ngắn hơn đảm
bảo khả năng tiếp cận nhanh hơn với các nhà cung cấp mới khi cần thiết.
8. Chi phí và giá trị của nhà cung cấp: KPI này đánh giá hiệu quả chi phí và giá trị do nhà cung cấp cung cấp. Nó
đo lường các yếu tố như khả năng cạnh tranh về giá, tổng chi phí sở hữu, dịch vụ giá trị gia tăng và tác động tài
chính tổng thể của các mối quan hệ với nhà cung cấp.
9. Tính liên tục và độ tin cậy của nhà cung cấp: KPI này đánh giá tính ổn định và độ tin cậy của các nhà cung
cấp. Nó bao gồm các số liệu như sức khỏe tài chính của nhà cung cấp, kế hoạch kinh doanh liên tục và lịch sử
gián đoạn của nhà cung cấp. Nó giúp đảm bảo chuỗi cung ứng đáng tin cậy và giảm nguy cơ gián đoạn.
Bằng cách theo dõi các KPI này, các tổ chức có thể đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp, xác định các lĩnh vực cần
cải thiện và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu liên quan đến lựa chọn, phát triển và quản lý liên tục của nhà cung
cấp. Quản lý nhà cung cấp hiệu quả cuối cùng góp phần vào chất lượng tổng thể và độ tin cậy của các sản phẩm
hoặc dịch vụ của tổ chức.
Khi đề cập đến việc kiểm soát tài liệu trong Hệ thống quản lý chất lượng (QMS), một số chỉ số hiệu suất chính
(KPI) có thể giúp đo lường hiệu lực và hiệu quả của các quy trình quản lý tài liệu. Dưới đây là một số ví dụ về
KPI liên quan đến kiểm soát tài liệu trong QMS:
1. Thời gian chu kỳ thay đổi tài liệu: KPI này đo lường thời gian cần thiết để hoàn thành toàn bộ quy trình
thay đổi tài liệu, từ khi bắt đầu yêu cầu thay đổi đến phê duyệt và thực hiện lần cuối. Nó giúp đánh giá
hiệu quả của các quy trình kiểm soát tài liệu và xác định các nút thắt cổ chai hoặc các khu vực cần cải
thiện.
2. Thời gian phê duyệt tài liệu: KPI này tập trung cụ thể vào thời gian cần thiết để một tài liệu trải qua quá
trình phê duyệt. Nó đo lường khoảng thời gian từ khi đệ trình để xem xét để có được sự chấp thuận cần
thiết. Thời gian phê duyệt ngắn hơn cho thấy các quy trình kiểm soát tài liệu được sắp xếp hợp lý.
3. Thời gian chu kỳ xem xét tài liệu: KPI này theo dõi thời gian cần thiết để xem xét tài liệu trước khi tài liệu
đó có thể được phê duyệt hoặc sửa đổi. Nó đo lường hiệu quả của quá trình xem xét và giúp xác định các
cơ hội để giảm thời gian xem xét trong khi vẫn duy trì chất lượng và độ chính xác.
4. Độ chính xác của kiểm soát phiên bản tài liệu: KPI này đánh giá độ chính xác của các hoạt động kiểm
soát phiên bản. Nó đo tần suất của các lỗi lập phiên bản, chẳng hạn như số phiên bản không chính xác,
các bản sửa đổi tài liệu đã lỗi thời hoặc bị thiếu hoặc các trường hợp truy cập trái phép vào các phiên bản
tài liệu cụ thể.
5. Thời gian truy xuất tài liệu: KPI này đo lường thời gian cần thiết để định vị và truy xuất các tài liệu cụ thể
từ hệ thống kiểm soát tài liệu. Nó giúp đánh giá mức độ dễ dàng truy cập và sắp xếp tài liệu, làm nổi bật
các khu vực mà quy trình truy xuất tài liệu có thể được tối ưu hóa.
6. Tỷ lệ lỗi thời của tài liệu: KPI này cho biết tỷ lệ phần trăm tài liệu đã trở nên lỗi thời trong một khoảng
thời gian xác định. Nó đo lường hiệu quả của việc kiểm soát tài liệu trong việc đảm bảo rằng chỉ những
tài liệu hiện tại và có liên quan mới có thể truy cập được, giảm nguy cơ sử dụng thông tin lỗi thời.
7. Hoàn thành đào tạo về tài liệu: KPI này đo lường tỷ lệ phần trăm nhân viên hoặc các bên liên quan đã
hoàn thành khóa đào tạo bắt buộc liên quan đến các tài liệu cụ thể. Nó giúp đảm bảo rằng những cá nhân
làm việc với hoặc phụ thuộc vào một số tài liệu nhất định được đào tạo đầy đủ, cải thiện sự hiểu biết và
tuân thủ tài liệu. Thời gian chu kỳ phê duyệt/xem xét tài liệu theo loại tài liệu: KPI này kiểm tra thời gian
chu kỳ để phê duyệt và đánh giá tài liệu dựa trên các loại tài liệu. Nó cho phép so sánh giữa các loại tài
liệu khác nhau, làm nổi bật các biến thể tiềm năng trong thời gian cần thiết cho các loại tài liệu khác nhau.
8. Nhật ký truy cập tài liệu: KPI này theo dõi và phân tích nhật ký truy cập tài liệu để đảm bảo rằng chỉ
những cá nhân được ủy quyền mới truy cập hoặc sửa đổi tài liệu. Nó giúp xác định mọi nỗ lực truy cập
trái phép hoặc vi phạm bảo mật tiềm ẩn. Lịch sử sửa đổi tài liệu: KPI này đánh giá tính đầy đủ và chính
xác của lịch sử sửa đổi cho từng tài liệu. Nó xác minh rằng tất cả các sửa đổi được ghi lại đúng cách, bao
gồm thông tin về những thay đổi được thực hiện, ngày tháng và các cá nhân chịu trách nhiệm.
Các KPI này cung cấp cái nhìn sâu sắc về các khía cạnh hiệu quả, chính xác và tuân thủ của việc kiểm soát tài
liệu trong QMS. Bằng cách theo dõi các số liệu này, các tổ chức có thể xác định các lĩnh vực cần cải thiện,
nâng cao quy trình quản lý tài liệu và đảm bảo có sẵn các tài liệu cập nhật và chính xác để hỗ trợ các nỗ lực
quản lý chất lượng.
Theo dõi tuân thủ trong Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) liên quan đến việc giám sát tuân thủ các yêu cầu
quy định, tiêu chuẩn ngành và chính sách nội bộ. Dưới đây là một số chỉ số hiệu suất chính (KPI) có thể được
sử dụng để đo lường hiệu quả theo dõi tuân thủ:
1. Tỷ lệ hoàn thành kiểm tra tuân thủ: KPI này đo lường tỷ lệ phần trăm kiểm tra tuân thủ theo lịch trình đã
được hoàn thành trong một khoảng thời gian xác định. Nó giúp đánh giá khả năng của tổ chức trong việc
tiến hành đánh giá đúng hạn và đảm bảo rằng các yêu cầu tuân thủ thường xuyên được xem xét và đánh
giá.
2. Số lượng phát hiện tuân thủ: KPI này theo dõi tổng số phát hiện tuân thủ được xác định trong quá trình
kiểm tra hoặc thanh tra. Nó cung cấp thông tin chuyên sâu về tình trạng tuân thủ của tổ chức và giúp xác
định các lĩnh vực có thể cần phải thực hiện các hành động khắc phục.
3. Thời gian giải quyết các phát hiện tuân thủ: KPI này đo lường thời gian trung bình cần thiết để giải quyết
và giải quyết các phát hiện tuân thủ được xác định trong quá trình kiểm tra hoặc thanh tra. Nó giúp đánh
giá khả năng đáp ứng của tổ chức trong việc giải quyết các vấn đề không tuân thủ và giảm thiểu thời gian
giữa việc xác định và giải quyết.
4. Hoàn thành đào tạo tuân thủ: KPI này đo lường tỷ lệ phần trăm nhân viên hoặc các bên liên quan đã hoàn
thành đào tạo tuân thủ bắt buộc. Nó đảm bảo rằng các cá nhân đã nhận được sự giáo dục và nhận thức cần
thiết về các yêu cầu tuân thủ.
5. Sự cố tuân thủ được báo cáo: KPI này theo dõi số lượng sự cố hoặc vi phạm tuân thủ được báo cáo trong
một khoảng thời gian xác định. Nó giúp theo dõi tần suất và mức độ nghiêm trọng của các sự kiện không
tuân thủ, cho phép các tổ chức giải quyết và giảm thiểu rủi ro tuân thủ kịp thời. Các hành động tiếp theo
tuân thủ: KPI này đo lường số lượng và hiệu quả của các hành động tiếp theo được thực hiện để giải
quyết các vấn đề về tuân thủ. Nó đánh giá cam kết của tổ chức trong việc giải quyết các sự cố không tuân
thủ và ngăn chặn chúng tái diễn.
6. Kết quả kiểm tra theo quy định: KPI này phản ánh kết quả của các cuộc kiểm tra hoặc kiểm tra theo quy
định do các tổ chức bên ngoài thực hiện. Nó đo lường số lượng phát hiện không tuân thủ được báo cáo
bởi các cơ quan quản lý và giúp đánh giá hiệu suất tuân thủ của tổ chức so với các tiêu chuẩn bên ngoài.
7. Độ chính xác của tài liệu tuân thủ: KPI này đánh giá tính chính xác và đầy đủ của tài liệu tuân thủ, bao
gồm các chính sách, thủ tục và hồ sơ. Nó đảm bảo rằng tài liệu phù hợp với các yêu cầu quy định và cung
cấp bằng chứng về các nỗ lực tuân thủ.
8. Hiệu quả đào tạo tuân thủ: KPI này đánh giá hiệu quả của các chương trình đào tạo tuân thủ bằng cách đo
lường mức độ hiểu biết và khả năng ghi nhớ kiến thức của nhân viên. Nó có thể bao gồm các đánh giá
hoặc khảo sát sau đào tạo để đánh giá tác động của đào tạo đối với nhận thức tuân thủ.
9. Phân tích xu hướng tuân thủ: KPI này liên quan đến việc phân tích dữ liệu liên quan đến tuân thủ theo
thời gian để xác định xu hướng, mô hình và lĩnh vực cải tiến. Nó giúp các tổ chức chủ động giải quyết các
vấn đề về tuân thủ, nâng cao quy trình và ngăn chặn các sự cố không tuân thủ tái diễn.
Các KPI này cho phép các tổ chức theo dõi tình trạng tuân thủ của họ, xác định các khu vực không tuân thủ và
thực hiện các hành động cần thiết để giảm thiểu rủi ro. Bằng cách thường xuyên theo dõi và đánh giá các số
liệu này, các tổ chức có thể tăng cường các nỗ lực tuân thủ của họ, chứng minh sự tuân thủ quy định và duy trì
một hệ thống quản lý chất lượng mạnh mẽ.
Quản lý tài liệu:
Việc đo thời gian chu kỳ thay đổi tài liệu giúp các tổ chức hiểu được hiệu quả và hiệu quả của các quy trình quản lý thay đổi
tài liệu của họ. Dưới đây là cách tiếp cận từng bước để đo thời gian chu kỳ thay đổi tài liệu:
1. Xác định điểm bắt đầu và điểm kết thúc: Xác định rõ ràng điểm bắt đầu và điểm kết thúc của chu kỳ thay đổi tài liệu.
Thông thường, điểm bắt đầu là khi bắt đầu yêu cầu thay đổi và điểm kết thúc là khi thay đổi đã được phê duyệt được triển
khai và tài liệu cập nhật được cung cấp.
2. Ghi lại các dấu thời gian có liên quan: Theo dõi và ghi lại các dấu thời gian ở mỗi cột mốc hoặc sự kiện quan trọng trong
quá trình thay đổi tài liệu. Điều này bao gồm dấu thời gian khi yêu cầu thay đổi được gửi, xem xét, phê duyệt, triển khai và
khi có tài liệu cập nhật.
3. Tính thời gian chu kỳ: Tính thời gian chu kỳ thay đổi tài liệu bằng cách trừ dấu thời gian bắt đầu khỏi dấu thời gian kết
thúc. Điều này sẽ cung cấp tổng thời lượng cần thiết để một thay đổi tài liệu trải qua toàn bộ quá trình.
4. Phân tích dữ liệu thời gian chu kỳ: Thu thập và phân tích dữ liệu thời gian chu kỳ trong một khoảng thời gian để xác định
xu hướng, mẫu và các khu vực tiềm năng để cải thiện. Tìm kiếm các biến thể về thời gian chu kỳ giữa các loại tài liệu, bộ
phận hoặc cá nhân khác nhau tham gia vào quy trình.
5. Đặt điểm chuẩn hoặc mục tiêu: Thiết lập điểm chuẩn hoặc mục tiêu cho thời gian chu kỳ thay đổi tài liệu dựa trên tiêu
chuẩn ngành, mục tiêu nội bộ hoặc phương pháp hay nhất. Điều này cung cấp một điểm tham chiếu để đánh giá hiệu suất
và xác định các cơ hội để tối ưu hóa.
6. Xác định tắc nghẽn hoặc chậm trễ: Phân tích quy trình thay đổi tài liệu để xác định bất kỳ tắc nghẽn hoặc chậm trễ nào có
thể góp phần kéo dài thời gian chu kỳ. Điều này có thể bao gồm các vấn đề như chu kỳ xem xét kéo dài, quy trình phê
duyệt chậm hoặc không đủ tài nguyên được phân bổ để cập nhật tài liệu.
7. Cải tiến liên tục: Sử dụng dữ liệu thời gian chu kỳ và thông tin chi tiết để thúc đẩy các nỗ lực cải tiến liên tục. Thực hiện
các sáng kiến tối ưu hóa quy trình để hợp lý hóa quy trình thay đổi tài liệu, loại bỏ tắc nghẽn, giảm sự chậm trễ và nâng
cao hiệu quả tổng thể.
8. Theo dõi và theo dõi tiến độ: Liên tục theo dõi và theo dõi thời gian chu kỳ thay đổi tài liệu để đánh giá tác động của các
cải tiến quy trình. Thường xuyên xem xét dữ liệu thời gian chu kỳ để đảm bảo rằng quy trình thay đổi tài liệu đang thực
hiện trong khung thời gian mong muốn.
9. Tìm kiếm phản hồi: Thu thập phản hồi từ các bên liên quan tham gia vào quá trình thay đổi tài liệu để hiểu kinh nghiệm
của họ và xác định các lĩnh vực cần cải thiện hơn nữa. Thu hút các đề xuất để hợp lý hóa quy trình và giảm thời gian chu
kỳ.
10. Đánh giá định kỳ: Tiến hành đánh giá định kỳ thời gian chu kỳ thay đổi tài liệu để đánh giá các xu hướng dài hạn và đánh
giá hiệu quả của các cải tiến quy trình. Điều chỉnh điểm chuẩn hoặc mục tiêu khi cần thiết dựa trên nhu cầu tổ chức đang
phát triển.
Bằng cách làm theo các bước này, các tổ chức có thể đo lường và quản lý hiệu quả thời gian chu kỳ thay đổi tài liệu, xác định
các khu vực cần cải thiện và tối ưu hóa các quy trình quản lý thay đổi tài liệu của họ để đạt hiệu quả và hiệu suất cao hơn.
Quy trình kiểm soát tài liệu điện tử bao gồm các bước và hoạt động nhằm đảm bảo tính toàn vẹn, quyền riêng tư, và quản
lý hiệu quả các tài liệu trong môi trường điện tử. Dưới đây là một quy trình kiểm soát tài liệu điện tử cơ bản:
Xác định và phân loại tài liệu: Xác định các loại tài liệu điện tử mà tổ chức cần kiểm soát, chẳng hạn như tài liệu hợp đồng,
báo cáo, biểu mẫu, hướng dẫn, hay tài liệu liên quan khác. Phân loại tài liệu dựa trên tính chất, mức độ quan trọng, hoặc
cấp độ nhạy cảm.
Xác định quản lý và phân quyền truy cập: Xác định các quyền và phân quyền truy cập cho người dùng tài liệu. Điều này
đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập và thay đổi các tài liệu điện tử.
Thiết lập hệ thống quản lý tài liệu điện tử: Sử dụng một hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) để tổ chức và lưu trữ các
tài liệu. Hệ thống này có thể cho phép quản lý phiên bản, theo dõi lịch sử sửa đổi, ghi nhật ký hoạt động, và cung cấp tính
năng tìm kiếm tài liệu.
Kiểm soát quy trình sửa đổi tài liệu: Thiết lập một quy trình kiểm soát sửa đổi tài liệu để đảm bảo rằng mọi thay đổi được
thực hiện theo quy định. Quy trình này có thể bao gồm việc đề xuất sửa đổi, xem xét và phê duyệt sửa đổi, và triển khai sửa
đổi vào tài liệu.
Phiên bản hóa và điều phối tài liệu: Đảm bảo rằng mỗi tài liệu điện tử được phiên bản hóa và điều phối một cách rõ ràng.
Điều này đảm bảo rằng mỗi bản thay đổi được ghi nhận, và người dùng chỉ truy cập vào phiên bản chính xác và phù hợp.
Đánh dấu và bảo vệ tài liệu: Xác định các biểu trưng đặc biệt, như mã số tài liệu, tên tài liệu, hoặc nhãn đặc biệt, để dễ
dàng xác định và nhận dạng tài liệu. Đồng thời, áp dụng các biện pháp bảo vệ tài liệu, chẳng hạn như mã hóa, chữ ký số,
hoặc cơ chế bảo mật để ngăn chặn truy cập trái phép hay sửa đổi tài liệu.
Theo dõi và xem xét: Thực hiện việc theo dõi và xem xét định kỳ về các tài liệu điện tử để đảm bảo tính toàn vẹn và tuân
thủ quy trình kiểm soát. Điều này bao gồm việc kiểm tra các bản ghi đăng ký sửa đổi, kiểm tra quyền truy cập và đánh giá
tính hiệu quả của hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
Đào tạo và nhận thức: Cung cấp đào tạo và tạo nhận thức cho nhân viên về quy trình kiểm soát tài liệu điện tử. Đảm bảo
rằng nhân viên hiểu và tuân thủ các quy định và quy trình để đảm bảo tính bảo mật và quản lý hiệu quả của tài liệu điện tử.
Bằng cách thực hiện quy trình kiểm soát tài liệu điện tử, tổ chức có thể đảm bảo rằng tài liệu điện tử được quản lý và bảo
vệ một cách an toàn và hiệu quả trong môi trường điện tử.