‫إدارةالوقت‬

‫إشراف‬ ‫إعداد من طرف‬

‫د‪ .‬عبد السالم أيت ابراهيم‬
‫علي بن الشيخ‬
‫هارون المازوني‬
‫يوسف الورزازي‬
‫سعد غومار‬
‫آية مزدي‬
‫حسناء محيي‬
 ‫آليات إدارة الوقت وممارستها ومداخلها وأساليبها‬

‫‪ -‬ممارسات إدارة الوقت‪.‬‬

‫‪ -‬أساليب إدارة الوقت‪.‬‬
‫المقدمة‬
‫يعتبر الوقت من اغلى الموارد التي يجب استغاللها بكفاءة ويعد مهمًا ال بد من استغالله‬
‫في الحاضر والتخطيط لالستفادة منه بشكل فعال في المستقبل‪ .‬وإن الوقت مهم فالوقت‬
‫الذي يمضي ال يعود والوقت يقسم الى اجزاء ابتداًء من الساعة التي تقسم الى دقائق‬
‫والدقائق الى ثواني يعني هناك ‪ 86,400‬ثانية باليوم‪ .‬وقد قيل قديمًا بأن الوقت كالسيف‬
‫إذا لم تقطعه قطعك‪ ،‬فلدى البشر على اختالف اماكن سكنهم أربعة وعشرون ساعة كل‬
‫يوم ولهم حرية االختيار في كيفية ومكان قضائها ويعد االستغالل االمثل للوقت هو‬
‫الخط الفاصل بين النجاح والفشل و التقدم والتخلف‪.‬‬
 ‫ولعظمة اهمية الوقت نجد ان هللا سبحانه وتعالى اقسم جل وعال في فواتح بعض‬
‫الصور القرآنية الن هللا سبحانه وتعالى عندما أقسم بشيء فهذا يدل على عظم‬
‫شأنه كقوله تعالى (والعصر إن االنسان لفي خسر) وقوله تعالى (والليل إذا يغشى‬
‫والنهار إذا تجلى) وقوله تعالى (والفجر ولياٍل عشر)‪.‬‬
‫ومن السنة النبوية الشريفة قال صلى هللا عليه وسلم‪(( :‬اغتنم خمسًا قبل خمس‬
‫شبابك قبل هرمك‪ ،‬وصحتك قبل سقمك‪ ،‬وغناك قبل فقرك‪ ،‬وفراغك قبل شغلك‪،‬‬
‫وحياتك قبل موتك))‬
‫‪ .‬ومن التراث‪ :‬الوقت والموج ال ينتظران احدا‬
‫‪.‬الوقت هو االساس‪ ،‬الوقت هو المال وهذا غيض من فيض مما قيل في الوقت‬
 ‫مفهوم إدارة الوقت‬
‫تعرف إدارة الوقت بأنها فن وهي علم استثمار الزمن بشكل فعال‪ ،‬وهي عملية قائمة‬
‫على التخطيط والتنظيم والتنسيق والتحفيز والتوجيه والمتابعة واالتصال‪ ،‬وهي كمية‬
‫ونوعية معًا في ذات اللحظة‪.‬‬
‫وهي ال تنظر الى الماضي او الى الحاضر وانما هي اساسًا موجهة نحو المستقبل‪.‬‬
‫ويبدو واضحًا وجود عالقة وثيقة وترابط قوي بين مفهوم الوقت واالدارة من خالل‬
‫تركيز اإلدارة على استغالل الموارد االقتصادية والبشرية بشكل عام‪.‬‬
‫وكذلك من خالل كون الوقت موردًا نادرًا ال يمكن إحالله او تراكمه او إيقافه‪ .‬وبالتالي‬
‫يفترض ان يُستغل بشكل فعال لتحقيق االهداف المحدودة في الفترة الزمنية المعنية‬
‫لذلك‪.‬‬
‫ويؤيد بيتر دركر هذه العالقة بقولة ((ان الشخص الذي ال يستطيع إدارة وقته ال‬
‫يستطيع إدارة شيء اخر)) لذلك يعتبر مفهوم إدارة الوقت مفهوما شاملا متكاملا ألي‬
‫زمان او مكان او انسان‪.‬‬
 ‫ادارة الوقت‬
‫‪ -‬هي أساليب وطرق ادارة الذات‪.‬‬
‫‪ -‬هي طرق ادارة الذات مع المحيط الخارجي في كفاءة قصوى‪.‬‬
‫‪ -‬هي الستخدام العمال للموارد المتاحة بما فيها الوقت‪.‬‬

‫وهذا يتطلب من‪....‬‬

‫المدير‬

‫المتابعة‬
‫وإعادة‬ ‫االلتزام‬
‫التحليل‬ ‫التخطيط‬ ‫التحليل‬
 ‫إدارة الوقت‬

‫االلتزام‪ :‬إن االدارة السيئة للوقت تشبه إحدى العادات القبيحة التي ينبغي على المدير ‪1-‬‬
‫‪.‬ان يتخلص منها وهي تستدعي تصحيح الوقت تصحيحُا سليمًا‬
‫التحليل‪ :‬وهذا يتطلب ان تتوافر لدى المدير بيانات توضح طريقة قضائه للوقت ‪2-‬‬
‫‪.‬وتوضح المشكالت الناتجة عن ذلك وأسبابها‬
‫‪ -3‬التخطيط‪ :‬ربما يقول شخص ما ربما ال يجد الوقت الكافي للتخطيط ولكن اإلدارة‬
‫الفعالة تتطلب التخطيط في كل عمل وان كل ساعة تقضيها في التخطيط توفر ساعات‬
‫طويله عند التنفيذ فدقائق من هذا اليوم كما يقال خير من يوم غد‪.‬‬
‫‪ -4‬المتابعة وإعادة التحليل‪ :‬مهما تكن الخطة جيدة فإنها لن تنجح إذا لم يتم التعرف على‬
‫النتائج والمشكالت بهدف تعديل الخطة وفقًا لذلك‪.‬‬
 ‫اساليب إدارة الوقت او تنظيمه‬
‫‪ -1‬أسلوب الطماطم‬
‫ان هذا االسلوب قد يكون مضحكًا جدًا للبعض‪ ،‬لكن هذا االسلوب الفكاهي من‬
‫حيث االسم‪ :‬أثبت فعاليته وأهميته وجدواه في ادارة الوقت عند العمل خصوصًا‬
‫في مشاريع مثل البرمجة والتصميم‪ ،‬او الكتابة في أحيان كثيرة‪ .‬اسلوب الطماطم‬
‫ثم استخدامه ألول مرة في تسعينات القرن الماضي (وهو يعتمد على مبدأ العمل‬
‫لفترة محدودة ثم اخذ قسط من الراحة ثم المعاودة للعمل من جديد)‪.‬‬

‫فترات العمل والراحة ليست عشوائية فعند استخدام هذا االسلوب يتم ضبط ‪25‬‬
‫دقيقة على الساعة‪ ،‬فيها يتم التركيز فقط على العمل وبعد انقضاء الفترة يتم اخذ‬
‫راحة لمدة ‪ 5‬دقائق ثم تعاد الكرة من جديد ‪ 25‬دقيقة للعمل و‪ 5‬دقائق للراحة وهكذا‬
‫يتم تكرار العملية ‪ 5-4‬مرات باليوم بعدها اخذ قسط اكبر للراحة من ‪ 30-15‬دقيقة‬
‫وهذا االسلوب اكتسب شهرته من بساطته ولوحظ استخدامه‬
 ‫اساليب إدارة الوقت او تنظيمه‬
‫يمكن الوصول الى مستوى انتاجية اعلى في االساليب التقليدية ال يحتاج سوى‬
‫ضبط منبه هاتفك او الحاسبة‪.‬‬
‫‪ -2‬اسلوب اتمام االشياء ‪:GTB‬‬
‫هو اسلوب يخوض اكثر في طريقة اتمام المهام وليس فقط في تنظيم الوقت‬
‫وادارته‪ .‬ويركز هذا االسلوب على كتابة المهام التي في بالك مباشرة بدون تردد‪.‬‬
‫‪ -3‬اسلوب ال تكسر السلسة‪:‬‬
‫يتم تدوين المهام التي عليك انجازها ثم ابدأ بالعمل‪.‬‬
‫‪ -4‬اسلوب طريقة العمل‪:‬‬
‫أحدث أسلوب الن شركة بهانس في شركة ادولي هي من قامت بإطالقه ألول مرة‬
‫ووفرت تطبيقات لألجهزة الذكية لمساعدة في تلبيته بأفضل صورة ممكنة‪.‬‬
‫ويقوم على مبدأ تقسيم المهام االساسية الى قائمة مهام يومية‪.‬‬

‫نستنتج مما سبق ان ادارة الوقت عملية مستمرة تتطلب توافر الرغبة في التطوير كما‬
‫تتطلب التحليل والتخطيط والمتابعة وإعادة التحليل‪ .‬إنها عملية مستمرة متصلة‪.‬‬
 ‫تنظيم الوقت‬
‫إن كلمة تنظيم الوقت هي كلمة غير صحيحة ألن الوقت منظم اصًال فالدقيقة‬
‫مقسمة الى ‪ 60‬ثانية والساعة تساوي ‪ 60‬دقيقة واليوم يساوي ‪ 24‬ساعة إذًا الوقت‬
‫مقسم ومنظم تنظيمًا جيدًا‪.‬‬
‫‪ -‬إذن تنظيم الوقت هنا يقصد به تنظيم وقت العمل وهو يعني ترتيب االفراد‬
‫والموارد المادية في مجموعات هيكلية لتنظيم الخطط وتحقيق اهداف المنظمة‪.‬‬
‫ونستطيع القول إن التنظيم يشكل حلقة الوصل بين وظيفة التخطيط ووظيفة التنفيذ‬
‫وعلى هذا فإن أي خلل في وظيفة التنظيم سينتج عنه هدر وضياع للوقت وتأخير‬
‫في التنفيذ فبالتالي فإن التنظيم السيئ يؤثر على أداء المنظمة‪ ،‬أما التنظيم الجيد‬
‫فسوف يقلص من الوقت المطلوب لك‪.‬‬
 ‫فوائد تنظيم الوقت‬

‫‪ -1‬تحقيق نتائج افضل في العمل‪.‬‬

‫‪.‬تحسين نوعية العمل ‪2-‬‬
‫‪.‬زيادة سرعة العمل ‪3-‬‬
‫‪.‬التخفيف من ضغط العمل ‪4-‬‬
‫‪.‬تقليل األخطاء الممكن ارتكابها ‪5-‬‬
‫‪ -6‬تحسين نوعية الحياة غير العملية‪.‬‬
‫‪ -7‬تعزيز الراحة في العمل‪.‬‬
 ‫كيف ترى الوقت‬

‫ان الوقت موزع على بني البشر بالتساوي‪ .‬وعليه فإن المشكلة الأساسية ليس في‬
‫مدى العدل في توزيعه وال في درجة توافره بل في فعالية توظيفه‪ ،‬هذا يعتمد على‬
‫اختالف الرؤى والصورة الذهنية واالتجاهات نحوه‪.‬‬
‫وهذه الرؤى تحدد أسلوب التعامل معه‪ ،‬وهي المسؤولة عن بعض الأنماط‬
‫السلوكية للناس تجاه الوقت‪.‬‬
‫إن اكثر التصورات شيوعًا لدى المدراء هي‪:‬‬

‫‪.‬الوقت كاللغز الغامض ‪-‬‬ ‫‪.‬الوقت كالعدو ‪-‬‬ ‫‪.‬الوقت كالسيد المطاع ‪-‬‬

‫‪.‬الوقت كقوة محايدة ‪-‬‬ ‫‪.‬الوقت كحكم قاضي ‪-‬‬

 ‫العوامل المضيعة للوقت‬
‫إن مفهوم مضيعات الوقت مفهوم ديناميكي يتغير بتغير الظروف واألزمان واألمكنة‬
‫والأشخاص‪ .‬وهو نشاط يأخذ وقتًا غير ضروري‪ .‬أو يستخدم وقتًا بطريقة غير‬
‫مالئمة‪ .‬أو أنه تشاط ال يعطي عائدًا يناسب الوقت المبذول من اجله‪.‬‬
‫‪.‬يعتبر أي نشاط مضيعًا للوقت إذا ما اعتبرته وأدركته أنت كذلك ‪-‬‬
‫كل مضيعه للوقت هو توظيف غير مالئم لوقتك‪ .‬فالمدير يضيع وقته عندما ينفق على ‪-‬‬
‫‪.‬العمل الأقل أهميه وقتًا كان بإمكانه أن ينفق على العمل الأكثر أهمية‬
‫‪.‬إن سبب مضيعة الوقت هو أنت أو األخرون أو انت واألخرون ‪-‬‬
‫‪.‬حل المشكلة بيدك‪ .‬إدارة الوقت مفتاحها إدارة الذات ‪-‬‬
 ‫األسباب والعوامل المضيعة للوقت‬

‫‪ -‬إضاعة األشياء وكلفة البحث عنها‪.‬‬

‫‪.‬سوء اإلدارة وعدم كفاية التنظيم ‪-‬‬
‫‪ -‬المكالمات الهاتفية الزائدة عن الحد وقراءة الصحف والمجالت‪.‬‬
‫‪ -‬المقاطعات _ التأجيل _ األزمات _ االوراق التي ال قيمة لها‬
‫‪ -‬اللهو والدردشات ‪ -‬التضخم في عدد العاملين‪ -‬الزيارات المفاجئة‬
‫‪ -‬الإزعاج من الآخرين _ النظم واالساليب السيئة‪.‬‬
‫‪ -‬عدم وجود مساعدين _ مشاكل الموظفين ‪.‬‬
‫‪ -‬ضعف االتصال _ كثرة الزوار_ التخطيط السيء من قبل المؤسسة‪.‬‬
‫‪ -‬عدم كفاءة العاملين _ االجتماعات _ عدم وضع االختصاصات‪.‬‬
 ‫التخلص من عادات هدر الوقت (تغيير عاداتنا)‬

‫‪ -‬اكتب السبب الذي يؤدي الى ضياع وقتك‪.‬‬

‫‪.‬عدد المشاكل التي تسببها عادة هدر الوقت ‪-‬‬
‫‪.‬تصور عادة تنظيم الوقت ‪-‬‬
‫‪.‬تنمية عادة توفير الوقت ‪-‬‬
‫‪.‬توقف عن استخدام أعذار وهمية مثل حاجتك الى مزيد من المعلومات ‪-‬‬
‫‪.‬ازل االشياء المغرية عن مكتبك ‪-‬‬
‫‪.‬خطط ليومك بهدوء ‪-‬‬
‫‪.‬حول المشاريع الضخمة الى اشياء يمكن تأديتها ‪-‬‬
‫‪.‬ابدأ بالمسائل المتعبة ومن ثم كافئ نفسك بما هو ممتع ‪-‬‬
 ‫ثانيًا‪ :‬اآلليات االدارية‬
‫إدارة الوقت‬
‫الوقت هو‪:‬أندرموارد المدير وليس من الممكن تعويضه‬
‫وال يمكن ادخاره في حالة عدم استخدامه‬
‫ومن المستحيل ان تحصل على الوقت الذي تحتاجه‬
‫كما ان الوقت ال يكلف ماال‬

‫‪ -‬هناك طريقة سريعة تعطيك فكرة عن مدى تكلفة وقت عملك ولكن عليك اوًال ان‬
‫تقدر تكلفة وقت عملك على الشركة او المؤسسة التي تعمل بها‪.‬‬
‫‪ -‬ان مشكلة الوقت هي مشكلة كل المديرين‪ ،‬فهي مشكلة المدير ورئيس القسم‬
‫والموظفين‪.‬‬
‫‪ -‬ومن الطبيعي انت تكون مشكلتك انت ايضًا‪ ،‬كذلك هي مشكلة منافسيك ومشكلة‬
‫االدارة في مؤسستك‪.‬‬
‫وفي الحقيقة إن نجاح أو فشل مؤسستك يعتمد على مدى فعاليتك انت في استعمال‬
‫الوقت‪ .‬وعندما نحاول اإلجابة عن السؤال التالي‪:‬‬
‫إذا كان الوقت المتاح متساويًا بالنسبة لكل المديرين فما معنى إدارة الوقت؟‬
 ‫ان ادارة الوقت تعني ادارة الذات‬

‫ال بد ان تكون قد قابلت في حياتك العملية مديرًا تعتبره كفؤًا في إدارة وقته هذا يعني‬
‫ان هذا المدير قد نجح في ادارة زمنه‪ .‬اي أنه نجح في تنظيم نفسه‪.‬‬
‫كذلك يمكن إضافة أن هذا المدير متحمس لعمله‪ ،‬فالحماس عامل مهم جدًا في ادارة‬
‫الوقت ومن دون حماس ال يمكن ان يكون المدير فعاًال‪.‬‬
‫ولكن كيف نعرف المدير الذي يجيد وقته؟ وماهي التي نستعملها‪.‬‬
‫وبمعنى اخر كيف نحكم بأن مديرًا ما يدير وقته بنجاح ؟‬
‫• لقد سجلنا في هذا الموضوع عدة معايير نستطيع بأن نحكم على مدى فعالية المدير‬
‫في استخدام وقته‪.‬‬
‫• إن وظيفة محطة القوى هي انتاج طاقة وليس استهالك وقود‪ .‬انظر الى وظيفتك كما‬
‫لو كانت محطة قوى‪.‬‬
‫• إنه إنتاجية محطة القوى تقاس بكمية الطاقة التي تنتجها وليس لكمية الوقود التي‬
‫تستهلكها‪.‬‬
 ‫ملخص‬

‫لقد توصلنا إلى ان الوقت هو اندر مورد للمدير ال يمكن تعويضه‪.‬‬

‫وال يمكن اقتصاده بعدم استخدامه‪ ،‬وليس من الممكن الحصول على وقت اكثر‬
‫من الموجود‪.‬‬
‫كذلك توصلنا الى ان ادارة الوقت تعني ادارة المدير نفسه‬
‫وإن ادارة المدير لنفسه تعني الحصول على النتائج المطلوبة في الوقت المتاح‪.‬‬
 ‫ما هو تنظيم الوقت؟‬

‫يعني تنظيم الوقت استخدام احد اهم المصادر التي تملكها بطريقة ناجحة ومن خالل‬
‫طرق محببة لك‪.‬‬

‫* ولكي تنظم وقتك بطريقة ناجحة ومفيدة فإنك تحتاج الى‪-:‬‬

‫‪ -1‬الوعي‪ :‬حول كيفية قضاء وقتك كل يوم‪.‬‬
‫‪ -2‬وضع األوليات‪ :‬لكي تعرف ما هو مهم وغير مهم في حياتك‪.‬‬
‫‪ -3‬تحديد االهداف‪ :‬لحياتك الشخصية وعملك وعائلتك‪.‬‬
‫‪ -4‬تنظيم خطة‪ :‬وضع خطة لمواجهة أهدافك في ضوء األوليات التي وضعتها‪.‬‬
‫‪ -5‬تطوير االساليب‪ :‬لمساعدتك في الحصول على ما تريده‪.‬‬
 ‫سؤال‪...‬‬
‫لماذا أحتاج الى تنظيم وقتي؟‬
‫الن الوقت قد يفلت من بين يديك إذا لم تنظمه وهذا هو الضياع‪.‬‬
‫عندما تعرف كيف تدير وقتك بحكمة تستطيع ان‪:‬‬
‫‪ -‬تشعور بضغط اقل‪.‬‬
‫‪ -‬تنجز كل اعمالك المحدد تسليمها بوقت معين مع عدم الشعور بالضغط في العمل‪.‬‬
‫‪ -‬تتحكم كثيرًا في حياتك عن طريق إنجاز القرارات بأفضل السبل اختصارا‪.‬‬
‫‪ -‬تحس بالرضا عن النفس ألنك تستغل وتستفيد من كل وقتك في البيت او العمل‪.‬‬
 ‫تلخيص الجدولة الزمنية‬

‫هو الجدول الذي تسجل في الوقت الذي تستخدمه للقيام بنشاطاتك اليومية‬
‫المختلفة وهكذا تستطيع تحليل هذه النشاطات الى انواع والوقت الذي يستغرقه‬
‫كل نوع في اليوم‪.‬‬
‫• ان الشيء المهم بالنسبة للمدير هو النتائج المتحققة وليس الجهد المبذول‪.‬‬
‫تكلمنا على المدى الذي يستطيع فيه المدير ان يستخدم وقته بفعالية وتوصلنا الى‬
‫ان المدير يمكنه تقسيم الوقت المتاح الى قسمين‪-:‬‬
‫القسم الذي يتحكم به الآخرون‪.‬‬
‫القسم الذي يمكنك التحكم فيه‪.‬‬
‫فإذا اراد المدير ان يستخدم الجدول الزمني فسيركز على كيفية استخدامك لوقتك‬
‫حاليا‪ ،‬وتحديد مقدار الوقت الذي يمكنك فيه إنجاز الأعمال التي تستطيع‪.‬‬
 ‫العادات السبع للناس االكثر فعالية‬

‫منخفضه‬ ‫الشجاعة‬ ‫عاليه‬

‫عال اعتبار االخرين‬

‫خسارة‪/‬مكسب‬ ‫مكسب‪ /‬مكسب‬

‫خسارة‪/‬خسارة‬ ‫مكسب‪/‬خسارة‬
‫منخفض‬

‫الشخص الذي يفكر بطريقة ربح‪/‬ربح‬

‫لديه ثالث سمات اساسية‬
‫‪ -1‬االستقامة‬
‫‪ -2‬النضج‬
‫‪ -3‬الوفرة العقلية‬