JABATAN PENDIDIKAN

NEGERI KEL ANTAN

PROSEDUR OPERASI
STANDARD (SOP)
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH (SPS)
Sektor Pengurusan Maklumat (ICT)
Sektor Pengurusan Sekolah (SPS)
Sektor Pengurusan Pembangunan Kemanusiaan ( SPPK)
1. PENGENALAN
Sistem Pengurusan Sekolah (SPS) mula dilaksanakan di semua sekolah mulai
1 Januari 2015 menerusi Surat Siaran Kementerian Pendidikan Malaysia Bil. 21/2014:
Pelaksanaan Sistem Pengurusan Sekolah (SPS) bertarikh 24 Disember 2014. Garis
Panduan Pelaksanaan SPS disertakan bersama-sama surat siaran tersebut sebagai
panduan umum pelaksanaan SPS pada semua peringkat.

Prosedur Operasi Standard (POS) ini bertujuan untuk menjelaskan secara

terperinci peranan dan tanggungjawab dalam pelaksanaan SPS dan penyediaan data
rasmi serta data operasi bagi keperluan pendidikan.

Data Rasmi adalah data yang telah ditentusah oleh pemilik data dan dikeluarkan oleh
sektor/unit yang telah dilantik sebagai pembekal data rasmi organisasi atas tujuan
pengurusan pendidikan di peringkat Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM), Jabatan
Pendidikan Negeri (JPN), Pejabat Pendidikan Daerah (PPD) dan Sekolah.

Data Operasi adalah data yang telah ditentusah dan digunakan untuk melaksanakan
operasi pentadbiran harian di peringkat Bahagian/JPN/PPD/Sekolah yang dikeluarkan
oleh pemilik data.
2. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB
2.1 SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH (SPS)
Kementerian Pendidikan Jabatan Pendidikan Negeri Pejabat Pendidikan Daerah Sekolah
Malaysia
Bahagian Perancangan dan Sektor Pengurusan Maklumat Unit Pengurusan Maklumat Penolong Kanan Pentadbiran
Penyelidikan Dasar Pendidikan dan ICT dan ICT
 Mengurus setia
 Mengurus setia  Mengurus setia  Mengurus setia Jawatankuasa Pengurusan
Jawatankuasa Pengurusan Jawatankuasa Pengurusan Jawatankuasa Maklumat Sekolah
Maklumat Kementerian Maklumat Negeri (JPMN) Pengurusan Maklumat (JPMS)
(JPMK) Daerah (JPMD)
 Membekal data rasmi  Membekal data rasmi
 Membekal data rasmi (sekolah, guru dan  Membekal data rasmi (sekolah, guru dan murid)
(sekolah, guru dan murid) murid) kepada pihak (sekolah, guru dan kepada pihak pengurusan
kepada pihak pengurusan pengurusan di JPN dan murid) kepada pihak sekolah
di KPM dan pengguna lain pengguna lain di luar dan pengurusan di PPD dan
di luar dan dalam KPM dalam JPN pengguna lain di luar
dan dalam PPD
 Mengenalpasti dan  Membantu khidmat
mencadang sokongan teknikal  Membantu khidmat
penambahbaikan sistem sokongan teknikal

 Menentusah setiap elemen

data SPS bersama-sama
bahagian berkaitan dan
JPN

Bahagian Pengurusan Maklumat

 Mengurus khidmat
sokongan teknikal
2. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB
2.2 MODUL PENGURUSAN SEKOLAH (PS)
Kementerian Pendidikan Jabatan Pendidikan Pejabat Pendidikan
Sekolah
Malaysia Negeri Daerah
Bahagian Perancangan dan Sektor Pengurusan Unit Pengurusan Penolong Kanan
Penyelidikan Dasar Maklumat dan ICT Maklumat dan ICT Pentadbiran
Pendidikan
 Mengurus, menyelaras  Mengurus,  Mengurus, menyelaras
 Menentusah setiap dan membuat menyelaras dan dan membuat verifikasi
elemen data verifikasi setiap elemen membuat verifikasi setiap elemen data
pengurusan sekolah data dalam modul setiap elemen data dalam modul
bersama-sama bahagian pengurusan sekolah dalam modul pengurusan sekolah
berkaitan pengurusan sekolah
 Menentusah setiap  Menentusah setiap
 Melaksana pemantauan elemen data  Menentusah setiap elemen data
pengoperasian modul pengurusan sekolah elemen data pengurusan sekolah
pengurusan sekolah bersama-sama sektor pengurusan sekolah bersama-sama ahli
berkaitan bersama-sama unit JPMS
berkaitan
 Melaksana
pemantauan  Melaksana
pengoperasian modul pemantauan
pengurusan sekolah pengoperasian modul
pengurusan sekolah
2. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB
2.3 MODUL PENGURUSAN GURU (PG)
Kementerian Pendidikan Jabatan Pendidikan Pejabat Pendidikan
Sekolah
Malaysia Negeri Daerah
Bahagian Pengurusan Sektor Pengurusan Sekolah Unit Pengurusan Sekolah Penolong Kanan
Sekolah Harian Pentadbiran
 Mengurus, menyelaras  Mengurus,
 Menentusah setiap dan membuat menyelaras dan  Mengurus, menyelaras
elemen data verifikasi setiap elemen membuat verifikasi dan membuat verifikasi
pengurusan guru data dalam modul setiap elemen data setiap elemen data
bersama-sama bahagian pengurusan guru dalam modul dalam modul
berkaitan pengurusan guru pengurusan guru
 Menentusah setiap
 Melaksana pemantauan elemen data  Menentusah setiap  Menentusah setiap
pengoperasian modul pengurusan guru elemen data elemen data
pengurusan guru bersama-sama sektor pengurusan guru pengurusan guru
berkaitan bersama-sama unit bersama-sama ahli
berkaitan JPMS
 Melaksana
pemantauan  Melaksana
pengoperasian modul pemantauan
pengurusan guru pengoperasian modul
pengurusan guru
2. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB
2.4 MODUL PENGURUSAN MURID (PM)
Kementerian Pendidikan Jabatan Pendidikan Pejabat Pendidikan
Sekolah
Malaysia Negeri Daerah
Bahagian Pengurusan Sektor Pembangunan Unit Hal Ehwal Murid Penolong Kanan Hal Ehwal
Sekolah Harian Kemanusiaan Murid
 Mengurus,
 Menentusah setiap  Mengurus, menyelaras menyelaras dan  Mengurus, menyelaras
elemen data dan membuat membuat verifikasi dan membuat verifikasi
pengurusan murid verifikasi setiap elemen setiap elemen data setiap elemen data
bersama-sama bahagian data dalam modul dalam modul dalam modul
berkaitan pengurusan murid pengurusan murid pengurusan murid

 Melaksana pemantauan  Menentusah setiap  Menentusah setiap  Menentusah setiap

pengoperasian modul elemen data elemen data elemen data
pengurusan murid pengurusan murid pengurusan murid pengurusan murid
bersama-sama sektor bersama-sama unit bersama-sama ahli
berkaitan berkaitan JPMS

 Melaksana  Melaksana
pemantauan pemantauan
pengoperasian modul pengoperasian modul
pengurusan murid pengurusan murid
3. JAWATANKUASA PENGURUSAN MAKLUMAT

Jawatankuasa Pengurusan Maklumat berfungsi

bagi membincang, menyemak dan
menentusahkan data dan maklumat yang
terdapat di dalam SPS. Segala data dan maklumat
yang telah ditentusahkan boleh dikeluarkan
sebagai data rasmi KPM, JPN, PPD dan Sekolah.
3. JAWATANKUASA PENGURUSAN MAKLUMAT
3.1 Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Negeri (JPMN)

a) Bidang Tugas

 Akauntabiliti kepada KPM

 Melaksanakan empat (4) kali mesyuarat setahun (Februari, Mei, Ogos, November)
minggu ketiga
 Menyelaras aktiviti pengumpulan, pengemaskinian, penyemakan (verifikasi),
penentusahan dan penganalisisan data daerah
 Memastikan penyimpanan dan keselamatan data
 Menyelaras data dan maklumat bersama dengan unit-unit berkenaan
 Memantau pengoperasian SPS di PPD
 Menyediakan keperluan peruntukan untuk latihan pengurusan data
 Melaporkan audit data peringkat JPN
 Menyediakan statistik data JPN
3. JAWATANKUASA PENGURUSAN MAKLUMAT
3.1 Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Negeri (JPMN)
b) Keahlian
Pengerusi : Pengarah
Timbalan Pengerusi : Timbalan Pengarah
Ahli :  Semua Ketua Sektor
:  KPP Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri
:  Semua PPD
:  Ketua Unit Maklumat
:  Ketua Unit Menengah
:  Ketua Unit Rendah
:  Ketua Unit Prasekolah
:  Ketua Unit Hal Ehwal Murid
:  Ketua Unit Sukan
:  Ketua Unit Kokurikulum
:  Ketua Unit Pendidikan Khas
:  Ketua Unit Pembangunan dan Bekalan
:  Ketua Unit Pendidikan Islam
:  Ketua Unit Institusi Pendidikan Agama
:  Ketua Unit Perjawatan dan Perkhidmatan
:  Ketua Unit Naik Pangkat
:  Ketua Unit Latihan dan Kemajuan Staf
:  Ketua Unit Perolehan dan Pengurusan Aset
:  Ketua Unit Perhubungan dan Pendaftaran
:  Ketua Unit Penilaian
:  Ketua Unit Peperiksaan
:  Ketua Unit Kaunseling
 Ketua Unit Swasta
Urus Setia SPMICT
3. JAWATANKUASA PENGURUSAN MAKLUMAT
3.2 Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Daerah (JPMD)

a) Bidang Tugas

 Akauntabiliti kepada JPN/KPM

 Melaksanakan empat (4) kali mesyuarat setahun (Februari, Mei, Ogos, November)
minggu kedua
 Memastikan aktiviti pengumpulan, pengemaskinian, penyemakan (verifikasi),
penentusahan dan penganalisisan data daerah
 Memastikan penyimpanan dan keselamatan data
 Menyelaras data dan maklumat bersama dengan unit-unit berkenaan
 Memantau pengoperasian SPS di sekolah
 Membentuk kumpulan JU Daerah
 Menganjurkan latihan peningkatan kemahiran JU
 Membimbing guru data
 Melaporkan audit data SPS
 Menyediakan statistik data peringkat PPD
3. JAWATANKUASA PENGURUSAN MAKLUMAT
3.1 Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Daerah (JPMD)
b) Keahlian
Pengerusi : Pegawai Pendidikan Daerah
Timbalan Pengerusi : Timbalan Pegawai Pendidikan Daerah
Ahli : Pegawai Yang Bertanggungjawab
 Pengurusan Maklumat
 Pengurusan Guru
 Pengurusan Murid (Asrama, Biasiswa, SPBT dll)
 Pengurusan Prasekolah
 Pengurusan Teknik dan Vokasional
 Pembangunan
 Pendidikan Islam
 Pengurusan Pendidikan Khas
 Pengurusan Sukan (Jurulatih Sukan)
 Pengurusan Kokurikulum (Jurulatih Seni)
 Pendidikan Swasta

: Penyelaras Pusat Kegiatan Guru

Urus Setia Unit Pengurusan Maklumat
3. JAWATANKUASA PENGURUSAN MAKLUMAT
3.3 Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah (JPMS)

a) Bidang Tugas

 Akauntabiliti kepada PPD/JPN/KPM

 Melaksanakan empat (4) kali mesyuarat setahun (Februari, Mei, Ogos, November)
minggu pertama
 Melaksanakan aktiviti pengumpulan, pengemaskinian, penyemakan (verifikasi),
penentusahan dan penganalisisan data sekolah
 Memastikan penyimpanan dan keselamatan data
 Mematuhi tarikh aktiviti pengumpulan maklumat dilaksanakan mengikut jadual yang
telah ditetapkan
 Memastikan data dan maklumat yang dihasilkan adalah berkualiti, sahih dan terkini
 Menghasilkan laporan statistik dan maklumat pendidikan sekolah
 Memaklumkan kepda PKG tentang masalah talian internet dan penyelenggaraan peralatan
ICT
 Melaksanakan tindakan sebagai pembekal utama data
3. JAWATANKUASA PENGURUSAN MAKLUMAT
3.3 Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah (JPMS)
b) Keahlian
Pengerusi : Pengetua/Guru Besar
Timbalan Pengerusi : Penolong Kanan Pentadbiran
Naib Pengerusi : Penolong Kanan Hal Ehwal Murid
Penolong Kanan Kokurikulum
Penolong Kanan Petang
Penolong Kanan Tingkatan 6/Pra U
Penolong Kanan Pendidikan Khas
Penolong Kanan Sukan
Penolong Kanan Seni

Setiausaha : Guru Data

Ahli : Semua Ketua Bidang (SM)/Panitia (SR)
: Guru Aset
: Guru Bimbingan dan Kaunseling
: Guru Disiplin
: Guru Penyelaras Tahun/Tingkatan/Pendidikan Khas Integrasi
: SU Peperiksaan
: SU Sukan
: SU Kokurikulum
: Guru Kokurikulum Tingkatan 6
: Guru Penyelaras Bestari
: Guru Media
: Guru Penyelaras JW
: Guru SPBT
: Guru Penyelaras LADAP
: Ketua Warden Asrama
: Guru Biasiswa
: Ketua Bengkel
: Guru Perabot
: Guru Penyelaras Jadual Waktu
: Ketua Pembantu Tadbir/Pembantu Tadbir
: Juruteknik Komputer
4. STRUKTUR ORGANISASI KEAHLIAN JAWATANKUASA PENGURUSAN
MAKLUMAT
4.1 Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Negeri (JPMN)
4. STRUKTUR ORGANISASI KEAHLIAN JAWATANKUASA PENGURUSAN
MAKLUMAT
4.2 Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Daerah (JPMD)
4. STRUKTUR ORGANISASI KEAHLIAN JAWATANKUASA PENGURUSAN
MAKLUMAT
4.3 Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah (JPMS)
5. CARTA ALIR PROSES KERJA
5.1 Jabatan Pendidikan Negeri
5. CARTA ALIR PROSES KERJA
5.2 Pejabat Pendidikan Daerah
5. CARTA ALIR PROSES KERJA
5.3 Sekolah
 TARIKH VERIFIKASI DATA GURU TAHUN 2015

TARIKH KEMASKINI TARIKH VERIFIKASI TARIKH VERIFIKASI

DATA BERAKHIR
DATA OLEH DATA PPD DATA JPN BERSAMA
PADA
SEKOLAH BERSAMA SEKOLAH PPD

1 – 31 JANUARI 11 – 12 FEBRUARI 18 – 19 FEBRUARI

31 JANUARI 2015
2015 2015 2015

30 APRIL 2015 1 – 30 APRIL 2015 4 – 5 MEI 2015 6 – 7 MEI 2015

31 JULAI 2015 1 – 31 JULAI 2015 15 – 16 OGOS 2015 22 – 23 OGOS 2015

1 – 31 OKTOBER 11 – 12 NOVEMBER 18 – 19 NOVEMBER

31 OKTOBER 2015
2015 2015 2015