Prowadzenie rachunkowości

Wystawianie paragonów

Dorota Bychawska
2020/2021
 Paragon
Paragon – dokument potwierdzający dokonanie zakupu.
Przez sprzedawców posiadających kasy fiskalne wydawany jest paragon fiskalny,
zawierający m.in. dane sprzedawcy, informacje o cenie produktu oraz naliczonym
podatku od towarów i usług (VAT).
W Polsce powinien być wydawany przy każdej transakcji bez potrzeby dodatkowych
starań ze strony klienta.

W języku potocznym mianem paragonu określa się dowolny dokument, zwykle

wydrukowany na papierze z rolki, potwierdzający dokonanie transakcji, np.
stanowiący dowód zapłaty za kupiony towar, wykonaną usługę lub potwierdzenie
pobrania gotówki drukowane przez bankomaty.

Nazwa "paragon" przy tym prawdopodobnie pochodzi od wiedeńskiej drukarni

"Paragon", która w roku 1910 jako pierwsza zaczęła regularną produkcję paragonów,
wówczas jeszcze w formie bloczków do wypełnienia przez sprzedawcę.
 Kiedy należy wystawić paragon?

Paragon fiskalny, który drukuje kasa fiskalna, potwierdza sprzedaż. Paragon należy dać
klientowi bez żądania, czyli niezależnie od tego, czy chce go dostać, czy nie. Paragon zostaje
wręczony najpóźniej z chwilą przyjęcia od kupującego pieniędzy, bez względu na formę
płatności.

Można spotkać się z nazwą „paragon niefiskalny". To dokument wystawiony przed

fiskalizacją kasy, czyli przestawieniem pamięci kasy na trwały i nieodwracalny zapis
wszystkich transakcji sprzedaży. Służy do nauki lub testowania urządzenia.
„Paragonami niefiskalnymi" nazywa się też czasem rachunki lub paragony kelnerskie
stosowane w gastronomii. Nie są one drukowane przez kasę fiskalną i nie powinny być
przekazane kupującemu jako dowód zakupu, jeżeli sprzedawca musi ewidencjonować obroty
na kasach rejestrujących.

Sprzedawca może nie wystawiać papierowego paragonu fiskalnego jeśli:

•korzysta z urządzeń do automatycznej sprzedaży towarów lub usług, które w systemie
bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar lub świadczą usługę, w tych
urządzeniach jest umieszczona kasa fiskalna,
•zapewnia kupującemu możliwość zapoznania się z danymi o sprzedaży, w szczególności
wyświetla je na urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług w sposób określony
w przepisach o wymaganiach technicznych dla kas.
 Elementy składowe paragonu

Każdy paragon fiskalny zawiera charakterystyczne elementy, m.in.:

•centralnie umieszczony napis paragon fiskalny,
•NIP wystawcy,
•jego nazwę i adres,
•logo,
•numer unikatowy kasy.
Kasy fiskalne muszą umożliwiać wydruk paragonu fiskalnego w formie i treści
określonej przez przepisy. To producent kasy musi dostosować paragon do tych
przepisów.

W szczególności producenci kas zapewniają, że paragon:

•jest drukowany na odpowiedniej taśmie,
•ma właściwą wysokość znaków,
•ma zgodną z przepisami kolejność informacji, które są nim obowiązkowo
zamieszczane.

Jednym wyjątkiem jest godzina i minuta sprzedaży, które mogą znaleźć się
w dowolnym miejscu na paragonie.
 Elementy składowe paragonu – c.d.
Paragon fiskalny wystawiony przy użyciu kasy musi zawierać:
•imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a w przypadku sprzedaży
prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika,
•numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika,
•numer kolejny wydruku,
•datę oraz godzinę i minutę sprzedaży,
•oznaczenie "PARAGON FISKALNY",
•nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację,
•cenę jednostkową towaru lub usługi,
•ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym
przypisanej stawki podatku,
•wartość opustów, obniżek lub narzutów, o ile występują,
•wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku według poszczególnych stawek podatku
z oznaczeniem literowym po uwzględnieniu opustów, obniżek lub narzutów,
•wartość sprzedaży zwolnionej od podatku z oznaczeniem literowym,
•łączną wysokość podatku,
•łączną wartość sprzedaży brutto,
•oznaczenie waluty, w której jest zapisywana sprzedaż, przynajmniej przy łącznej wartości sprzedaży
brutto,
•kolejny numer paragonu fiskalnego,
•numer kasy i oznaczenie kasjera - przy więcej niż jednym stanowisku kasowym,
•numer identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy - na żądanie nabywcy,
•logo fiskalne i numer unikatowy.
 Paragon w taksówce
Przedsiębiorca świadczący usługi przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami,
musi mieć kasę fiskalną, która umożliwia drukowanie paragonów z dodatkowymi
elementami.
Dane na paragonie powinny znajdować się w określonej kolejności, za wyjątkiem informacji
o dacie wykonania usługi. Logo fiskalne i numer unikatowy powinny być umieszczone
centralnie w ostatniej linii paragonu.

Na tym paragonie powinny być umieszczone:

•imię i nazwisko lub nazwę podatnika oraz adres jego zamieszkania lub siedziby,
•numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika,
•numer kolejny wydruku,
•numer rejestracyjny i numer boczny taksówki,
•data wykonania usługi, z określeniem w godzinach i minutach czasu rozpoczęcia
i zakończenia kursu,
•oznaczenie "PARAGON FISKALNY",
•długość drogi przejechanej w czasie kursu,
•jednostkowe opłaty taryfowe wykorzystywane do wyceny kursu łącznie z opłatą
za impuls,
•liczbę impulsów i wartość usługi odnoszące się do poszczególnych taryf,
•wartość poszczególnych innych opłat taryfowych, o ile występują,
•wartość opustów, obniżek lub narzutów, o ile występują,
 Paragon w taksówce – c.d.

• wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku według

poszczególnych stawek podatku z oznaczeniem literowym
po uwzględnieniu opustów, obniżek lub narzutów,
• wartość sprzedaży zwolnionej od podatku z oznaczeniem
literowym,
• łączną wysokość podatku,
• łączną wartość sprzedaży brutto,
• oznaczenie waluty, w której jest zapisywana sprzedaż,
przynajmniej przy łącznej wartości sprzedaży brutto,
• kolejny numer paragonu fiskalnego,
• numer identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy - na
żądanie nabywcy,
• logo fiskalne i numer unikatowy.
 Kasa fiskalna a ceny umowne

Jeśli taksówkarz korzysta z kasy wyposażonej w ceny umowne, które są indywidualnie

negocjowane, paragon fiskalny, oprócz danych związanych z wyceną kursu według
wskazań taksometru, zawiera także:
•cenę uzgodnioną do zapłaty i wysokość podatku podlegające zapisowi w pamięci fiskalnej,
•w przypadku gdy usługa jest wykonywana na rzecz nabywcy prowadzącego działalność
gospodarczą, imię i nazwisko lub nazwę albo nazwę skróconą nabywcy usługi oraz jego
adres,
•miejsce rozpoczęcia i zakończenia kursu, z tym że w przypadku gdy kurs skończył się
w miejscu jego rozpoczęcia, należy podać nazwę głównych miejscowości objętych trasą
kursu.

Jeśli używa kasy z papierowym zapisem kopii, dane nabywcy prowadzącego działalność
gospodarczą, miejsce rozpoczęcia i zakończenia kursu, może wpisać ręcznie w miejscach
do tego przewidzianych na oryginale i kopii paragonu fiskalnego.
Pasażer musi potwierdzić te dane czytelnym podpisem na kopii.

Możliwości ręcznego uzupełnienia paragonu nie mają podatnicy, którzy używają kasy
on-line lub z elektronicznym zapisem kopii.
 Paragon w autobusie
Jeśli przedsiębiorca świadczy usługi w zakresie transportu pasażerskiego, to kasa fiskalna
powinna:
•posiadać jeden wyświetlacz dla operatora i kupującego,
•mieć funkcję rejestracji i naliczania dopłat do przewozów w podziale na poszczególne
kategorie ulg ustawowych,
•mieć funkcję sporządzania dobowych i miesięcznych raportów dopłat do biletów
ulgowych.

Taki paragon, obok podstawowych elementów, musi zawierać również:

•oznaczenie „BILET" lub „OPŁATA DODATKOWA,
•rodzaj biletu,
•tytuł ulgi w przypadku biletu ulgowego,
•numer kursu,
•nazwę przystanku początkowego i końcowego lub zakres ważności, lub okres ważności
biletu,
•cenę jednostkową usługi,
•wartość ulgi w przypadku biletu ulgowego,
•liczbę i wartość sumaryczną sprzedaży danej usługi z oznaczeniem literowym
przypisanej stawki podatku.
 Faktura zamiast paragonu
Od 1 stycznia 2020 r. jeżeli sprzedaż:
•została zarejestrowana na kasie fiskalnej i
•potwierdzona paragonem,
sprzedawca wystawi fakturę wyłącznie, jeżeli paragon zawiera NIP. To oznacza, że klient już
w momencie sprzedaży musi określić, czy chce fakturę VAT.

Jeżeli kupujący chce otrzymać fakturę VAT musi:

•przy paragonie do kwoty 450 zł brutto (100 euro) - podać swój NIP przed zakończeniem
sprzedaży na kasie fiskalnej. Otrzyma wtedy fakturę wystawioną w formie uproszczonej (czyli
paragon z NIP), traktowaną jak zwykła faktura,
•przy paragonie powyżej kwoty 450 zł brutto (100 euro) - podać swój NIP przed zakończeniem
sprzedaży na kasie fiskalnej. Na podstawie takiego paragonu z NIP będzie mógł wystąpić do
sprzedawcy o wystawienie faktury.

Jeśli klient nie poda NIP do czasu wystawienia paragonu, sprzedawca powinien uznać, że kupuje
jako konsument. Klient może wystąpić o wystawienie faktury, jednak sprzedawca wystawi mu
fakturę taką, jak dla konsumentów - bez NIP nabywcy.

Tych zasad nie stosuje się do:

•sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej przed 1 stycznia 2020r.
Oznacza to, że do paragonu fiskalnego bez NIP, który dokumentuje sprzedaż zarejestrowaną na
kasie fiskalnej do 31 grudnia 2019r., sprzedawca może wystawić fakturę z NIP, a klient może
ją ująć w prowadzonej dla celów podatkowych ewidencji.
•sprzedaży, która nie podlega rejestracji na kasie fiskalnej.
 Opis towaru na paragonie
Nazwa towaru lub usługi na paragonie musi w sposób niebudzący wątpliwości określać
przedmiot sprzedaży - rodzaj sprzedanego towaru lub usługi. Dzięki temu kupujący może
kontrolować swoje zakupy.

Nie należy stosować ogólnych nazw np. owoce, warzywa, ale dokładniejsze określenia,
czyli np. pomidory, jabłka (w grupie warzywa/owoce), chleb, bułka (w grupie pieczywo), ser
żółty, mleko (w grupie nabiał), piwo, wino, wódka (w grupie napoje alkoholowe).

Oznaczając nazwę towaru lub usługi nie trzeba wskazywać cech szczególnych takich
jak rozmiar, pojemność czy kształt produktu. Można stosować skróty nazw, jednak przy
zachowaniu zasady jednoznaczności i przejrzystości paragonu fiskalnego.

To w jaki sposób sprzedawca opisuje towary lub usługi, żeby je jednoznacznie

zidentyfikować zależy od jego asortymentu. Jeśli sprzedaje kilka odmian pomidorów, może
zaprogramować w kasie jedną nazwę - np. „pomidor" - dla tego typu towarów.
Jedną nazwę może stosować również wtedy, gdy sprzedaje towary w różnych cenach
(np. różne odmiany pomidorów z inną ceną za kilogram).
W takim przypadku, jeżeli te towary są objęte jedną stawką VAT, powinien je wykazywać
na paragonie w odrębnych pozycjach.
 Opis towaru na paragonie – c.d.
Jeśli przedsiębiorca świadczy usługi, które polegają na wykonaniu kilku czynności
składających się na dostawę towaru określając nazwę usługi (towaru) na paragonie
może wykorzystać nazwy z cennika.

Na przykład, jeśli prowadzi kwiaciarnię i ma w cenniku pozycję „bukiet ślubny",

to może ją wykorzystać dla potrzeb kasy fiskalnej. Jeśli ewidencjonowaniu na kasie
podlega produkt finalny, który składa się z wielu komponentów (np. bukiet), nie musi
na paragonie wyliczać wszystkich jego elementów składowych.

Podobna sytuacja dotyczy usług świadczonych przez restauracje lub punkty

gastronomiczne. Określenie nazwy świadczonej usługi może opierać się na
nazewnictwie określonym w karcie dań (cenniku).

Zasady nie wykluczają stosowania nazw pozwalających na bardziej szczegółowe

rozróżnienie towarów. Stosowanie rozbudowanego nazewnictwa (obejmującego,
w przypadku towaru takiego jak mleko wskazań dotyczących przykładowo producenta,
objętości, zawartość tłuszczu itp.) nie jest obowiązkowe i zależy od decyzji
przedsiębiorcy.
 Towary z różnymi stawkami VAT
Pamiętać należy o rozróżnieniu na paragonie towarów objętych różnymi
stawkami VAT.
Poszczególne pozycje muszą mieć przypisane oznaczenia literowe od A
do G, właściwe dla stawek podatku lub zwolnienia, w następujący
sposób:
•literze A - jest przypisana stawka podstawowa podatku w wysokości
22% albo 23%,
•literze B - jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 7%
albo 8%,
•literze C - jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 5%,
•literze D - jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 0%,
•literze E - jest przypisane zwolnienie od podatku,
•literom F i G - są przypisane pozostałe stawki podatku, w tym wartość
0% (zero techniczne) w przypadku sprzedaży opodatkowanej usług
turystyki, dla których podstawą opodatkowania jest kwota marży i
sprzedaży dzieł sztuki.
 Błędnie wystawiony paragon
Przy ewidencji obrotu za pomocą kasy fiskalnej nie
można poprawić danych na wydrukowanym
paragonie albo cofnąć wydruku.

Dlatego należy prowadzić dwie dodatkowe

ewidencje:
•ewidencję zwrotów i reklamacji,
•ewidencję oczywistych pomyłek.
 Reklamacje i zwroty
Ewidencja zwrotów i reklamacji to dokument, najczęściej w formie zeszytu, przypisany do
konkretnego przedsiębiorcy, z podaniem jego danych identyfikacyjnych (nazwa, NIP) oraz
z numerem ewidencyjnym kasy fiskalnej, której dotyczą zwroty towaru.

Przepisy nie określają, że jest to dokument prowadzony odrębnie dla każdej kasy fiskalnej,
ale w praktyce tak prowadzą go przedsiębiorcy.

Powinien zawierać:
•numer porządkowy zwrotu,
•data sprzedaży,
•numer paragonu,
•identyfikacja towaru/usługi (nazwa produktu/usługi),
•data dokonania zwrotu,
•wartość brutto zwróconego towaru,
•kwota należnego podatku VAT (od wartości zwróconego towaru),
•ewentualne uwagi.

Do każdej pozycji (każdego zwrotu) należy dołączyć dokument sprzedaży (paragon) oraz
protokół przyjęcia towaru (zwrotu). Protokół to krótki dokument, który określa, jaki towar
został zwrócony, wskazuje numer dowodu zakupu (paragonu), oraz podaje przyczynę
zwrotu.
 Błędne dane na paragonie
Jeżeli popełniona została oczywista pomyłka (np. zła ilość towaru, nieprawidłowa cena), nie
można usunąć wydrukowanego paragonu z pamięci urządzenia i jest on podstawą rozliczeń
podatkowych.
W takim przypadku procedura jest następująca:
1. Niezwłocznie dokonuje się korekty oczywistej pomyłki.
Oczywista pomyłka to taka, którą można spostrzec od razu, np. cena towaru to 10 zł i 20 gr,
a na paragonie wpisano 1020 zł, klient kupił 1 sztukę towaru, a na paragonie sprzedawca
omyłkowo wpisał 4 sztuki. Korekty dokonuje się przez wystawienie kolejnego paragonu
(tym razem bez pomyłek).
2. Ewidencjonuje się oczywiste pomyłki.
Przepisy nie określają, że jest to dokument prowadzony odrębnie dla każdej kasy fiskalnej,
ale w praktyce tak prowadzą go przedsiębiorcy.

Wskazują w nim:
• numer porządkowy pomyłki,
• datę wystawienia błędnego paragonu,
• numer paragonu,
• błędnie zaewidencjonowaną sprzedaż (podaje się wartość sprzedaży brutto) i należny od
niej podatek VAT – te dane wpisuje się na podstawie błędnie wystawionego paragonu,
• opis okoliczności, w których powstała pomyłka (opis pomyłki – np. wprowadzoną błędną
cenę, wprowadzoną za dużą ilość towaru).
Do ewidencji dołącza się oryginał błędnego paragonu.
 Błędna stawka VAT na paragonie

Inny sposób postępowania dotyczy przypadku, gdy na kasie

zaprogramowano lub do sprzedaży zakwalifikowano błędną
stawkę VAT, np. zamiast stawką 8% sprzedaż obciążono
stawką 23%, lub na odwrót - zamiast stawką 23%, sprzedaż
obciążono stawką 8%.

Jeśli zaniżono podatek VAT na paragonie fiskalnym

(zaprogramowano np. zamiast 23% tylko VAT o stawce 8%),
trzeba wykazać prawidłową kwotę VAT w deklaracji
i zapłacić ją do urzędu skarbowego.
Odpowiedniej korekty dokonuje się bezpośrednio
w deklaracji VAT i nie trzeba ujmować różnicy na kasie
fiskalnej.
 Błędna stawka VAT na paragonie – c.d.
W przypadku zawyżenia podatku VAT, jeśli chcemy skorygować podatek należny,
przepisy nie wskazują sposobu postępowania. W tym wypadku należy skorzystać
z interpretacji wydawanych w indywidualnych sprawach przez Ministra Finansów lub też
z wyroków sądów administracyjnych.

1. Drukujemy prawidłowy paragon

Korekta danych musi nastąpić niezwłocznie. W zależności od okoliczności możesz najpierw
wydrukować prawidłowy paragon i wydać go klientowi, a następnie dokonać odpowiednich
zapisów w Ewidencji.
2. Rozliczamy podatek na koniec okresu rozliczeniowego (na przykładzie PKPiR).
W książce przychodów i rozchodów należy ująć (w kolumnie 7 – Sprzedaż towarów i usług)
cały przychód wykazany w okresowym raporcie z kasy fiskalnej (dobowym albo
miesięcznym).
Ponieważ w pamięci urządzenia jest zachowany błędny paragon, przychód będzie zawyżony.
Następnie:
• w kolumnie 7 należy wpisać kolorem czerwonym (lub ze znakiem minus) kwotę z błędnie
wystawionego paragonu,
• w kolumnie 3 – Numer dowodu – wskazać numer pomyłki z ewidencji,
• w kolumnie 6 – Opis zdarzenia gospodarczego – wpisać uwagę Korekta sprzedaży na kasie
fiskalnej.
 Zwrot towaru bez paragonu
Jeśli przedsiębiorca prowadzi sprzedaż rejestrowaną za pomocą kasy fiskalnej, z pewnością
zetknął się z przypadkiem zwrotu towaru przez klienta, albo chęci odstąpienia umowy
kupna-sprzedaży (w przypadku sprzedaży na odległość).
Problem pojawia się, gdy klient nie może okazać dowodu sprzedaży tego towaru w postaci
paragonu z kasy fiskalnej.

Klient – w przypadku wad towaru i transakcji dokonywanej na odległość (sprzedaż

wysyłkowa) – ma prawo do jego zwrotu i otrzymania w zamian pieniędzy.

Prawo klienta nie może zostać w tym zakresie ograniczone w żaden sposób, nawet jeśli nie
okaże on paragonu z kasy fiskalnej.

Potwierdza to Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, który za niedozwolone uznaje

komunikaty:
„Reklamacje uwzględnione są tylko wraz z oryginalnym dowodem zakupu (paragonem
fiskalnym lub fakturą VAT). W przypadku jego braku reklamacja nie zostanie uznana,
a towar zostanie odesłany na koszt Klienta".
lub
„Zwrot pieniędzy możliwy jest wyłącznie za okazaniem dowodu zakupu w postaci paragonu
fiskalnego lub karnetu".
 Zwrot towaru bez paragonu– c.d.
Co zatem zrobić kiedy musimy przyjąć od klienta zwrot towaru i oddać mu pieniądze, zaś
klient nie posiada paragonu? Czy w takim przypadku można zmniejszyć odpowiednio
przychód ze sprzedaży?

Tak, ale pod pewnymi warunkami. Przede wszystkim należy pamiętać, że paragon
fiskalny nie musi być jedynym dokumentem potwierdzającym sprzedaż towaru.
Dokumentem potwierdzającym sprzedaż może być również:
•faktura,
•wyciąg z terminala (przy płatnościach bezgotówkowych),
•potwierdzenie transakcji z konta bankowego,
•oświadczenie o zagubieniu paragonu fiskalnego wraz z oświadczeniem dokonania zakupu,
•zeznania świadków,
•dokument gwarancji podbity przez sprzedawcę.

Jeśli sprzedawca przyjmuje zwrot towaru, będzie miał prawo do dokonania korekty
przychodu pod warunkiem, że udokumentuje że:
•zakupu dokonano w jego sklepie,
•faktycznie otrzymał zwracany towar,
•klient otrzymał zwrot pieniędzy.
 Zwrot towaru bez paragonu– c.d.

Pamiętać należy, że zwrotu towaru przez klienta nie rejestruje się na kasie
fiskalnej. Natomiast przepisy prawa wymagają prowadzenia ewidencji zwrotu
towarów.

Powinna ona obowiązkowo zawierać:

•datę sprzedaży,
•nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację
i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
•termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi,
•wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących
przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego –
w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,
•zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego –
w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,
•dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,
•protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany
przez sprzedawcę i nabywcę.
 Zwrot towaru bez paragonu– c.d.
Obowiązkowo należy zatem sporządzić protokół przyjęcia zwrotu/reklamacji towaru.
Protokół, jak wskazują przepisy, powinien przede wszystkim zawierać podpisy obu
stron czyli sprzedawcy i nabywcy.

Dodatkowo zgodnie z przyjętymi praktykami powinny być na nim widoczne dane

dotyczące:
•numeru protokołu,
•stron transakcji,
•nazwy towaru,
•numeru paragonu (lub identyfikator innego dokumentu udowadniającego sprzedaż),
którego dotyczy zwrot,
•przyczyny zwrotu,
•informacji czy sprzedawca przyjął towar.

Forma, w jakiej powinien być sporządzony protokół zwrotu nie jest określona
w przepisach.
Może mieć on tradycyjną formę papierową lub też może być sporządzony w formie
elektronicznej, np. jako skan dokumentu z podpisem klienta, co jest szczególnie
wygodne przy sprzedaży na odległość.
 Źródła:
1. Przepisy właściwych ustaw
2. www.biznes.gov.pl