Exposant

• Khadijatou Ka
• Seynabou Fall
• Lamine Diouf
• Alioune B. C. Badiane
• Mouhamed Diallo

Etude sur le procès-

verbal et le compte
rendu
Exposé Groupe 5
Plan
INTRODUCTION

1 – Le procès Verbal
1 – 1 les différentes types de procès verbaux
1 – 2 Ecrire un procès verbal en 10 étape

2 – Le compte rendu
2 – 1 Les différentes types de compte rendu
2 – 2 L'importance de rédiger un compte rendu

3- Différences entre PV et compte rendu

CONCLUSION
2
INTRODUCTION
De nombreux écrits peuvent intervenir tout au long de la vie
d’une société. Avec des rôles et des objectifs variés, il n’est pas
toujours aisé de différencier, de prime abord, ces divers
documents que sont le procès verbal, le compte rendu ou encore
le rapport.

Au travers de cet exposé, les différences existantes entre ces

documents, essentiellement compte rendu et procès verbal, vont
vous être explicitées.

Après cette lecture, les travaux d’écriture vous sembleront

probablement beaucoup plus simples.

Your Footer Here

1- PROCES VERBAL

Made with by
 1 – Procès-verbal
Le procès-verbal regroupe l’ensemble des décisions
structurantes pour la vie d’une entreprise prises lors de
chaque réunion. Document légal, il synthétise les
débats pour qu’aucun sujet discuté ne soit oublié.
L’établissement des procès-verbaux et leur
conservation sont une mission ultra capitale pour toute
société. Il lui importe alors d’en faciliter la rédaction
tout en optimisant le travail des membres du conseil,
en s’assurant de la protection des informations
sensibles et en garantissant la conformité du
document.
Les règles de rédaction
des procès-verbaux
Il est fondamental que le procès-verbal soit rédigé dans les règles pour être
valide.

Ainsi, il doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires : l’ordre du

jour de la séance, l’approbation du PV de la séance antérieure, la date et
l’heure d’ouverture et de clôture de la séance, son lieu, les arrivées et départs
de membre en cours de réunion, le contenu des débats, les décisions prises, …

Ainsi un PV doit lister la présence ou non des membres et autres personnes

convoquées.

Il est signé par le président de la séance et un membre au minimum.

Il doit également mentionner les éventuels incidents techniques survenus lors

de la séance.
Date Your Footer Here
Le procès-verbal pour retranscrire
les discussions lors des séances

Lors de chaque réunion, une personne est désignée pour

remplir les missions de secrétariat de la réunion. Elle doit
en rédiger le compte-rendu. La retranscription fidèle des
déclarations de chacun et des décisions prises est
fondamentale. Elle permet de répondre aux exigences de
conformité, de se prémunir de tout risque juridique et de
faciliter les démarches ultérieures de la société.

Le procès-verbal est validé par l’ensemble des membres

lors de la séance qui suit. Il est donc impératif que ces
derniers soient très attentifs à ce document. Ils doivent le
relire, en vérifier la concordance par rapport à leurs
propres notes et, si besoin, solliciter une rectification.
Aussi les procès-verbaux doivent être rédigés avec une
grande méticulosité et rigueur avant d’être mis à la
disposition des membres.
 1 – 1 Les différents types
de procès-verbaux

En fonction des situations (séance

normale / chargée de conflits, AG,
etc.) et des objectifs poursuivis, un
type spécifique de procès-verbal
sera choisi et utilisé .
Quatre types de procès-verbaux se
distinguent au sens strict :
 Avantages Procès-verbal textuel
• Donne une vue complète du déroulement
de la séance
/ intégral
• Peut servir de moyen d'information Chaque intervention est documentée. Le
• Preuve irréfutable
• Le déroulement chronologique de la déroulement d'une séance ou d'un débat est
discussion est clair retranscrit mot pour mot, comme par ex. en cas de :
• Le rédacteur du procès-verbal ne rencontre • Sessions
pas de problèmes linguistiques ou techniques
• Assises d'étude
• Séminaires et conférences scientifiques
• Auditions du personnel, etc
Inconvénients
Aide : Magnétophone (tout le monde doit être
• Long travail d’élaboration d'accord), sténogramme
• Mauvaise vue d'ensemble
• Difficulté d'enregistrement par le rédacteur
du procès-verbal s’il travaille sans
magnétophone ou sténogramme
• Evaluation difficile

9
 Avantages Procès-verbal
• Le déroulement de la réunion est clair
• Preuve irréfutable
des délibérations
• Utilisation éventuelle comme moyen L'ensemble du déroulement d'une négociation est
d'information retranscrit, mais pas mot pour mot; ce procès-verbal
se concentre sur la teneur, comme par ex. en cas de
• séances du comité,
• assemblées générales,
• assemblées des délégués,
• réunions du Conseil d'administration.
Inconvénients
Aide : Sténogramme, bande magnétique, dans la
• Temps de rédaction assez long. mesure où tout le monde est d'accord.
• Mauvaise vue d'ensemble
• La technique d'enregistrement du rédacteur
du procès-verbal est importante
• Le rédacteur du procès-verbal doit posséder
de bonnes connaissances linguistiques et
techniques

10
 Avantages Procès-verbal
•
•
Vue d'ensemble.
Systématique
des résultats ou de décisions
• Evaluation simple Un procès-verbal des résultats ou des
• Rédaction facilitée
• Rédaction rapide décisions contient exclusivement des
• Aucune technique d'enregistrement résultats et des décisions, comme par ex.
particulière n'est nécessaire
• Facilite la documentation lors de
• Séances de travail / de projet,
• Séances du comité
Inconvénients
• Aucune information sur le déroulement de
la séance
• Aucune justification nécessaire

11
 Avantages
•
•
Informations concises
Vue d'ensemble
Procès-verbal succinct
• Systématique Un procès-verbal succinct contient
• Evaluation simple
• Rédaction facilitée uniquement de brèves indications sur le
• Rédaction rapide contenu d'une séance et ses résultats,
• Aucune technique d'enregistrement
particulière n'est nécessaire comme par ex. lors de
- Séances du comité
- Séances de travail à tous les niveaux
Inconvénients
- Entretien avec les collaborateurs,
• Peu d'informations sur le déroulement de séances du Conseil d'administration
la séance
• Le rédacteur du procès-verbal doit avoir
des connaissances de la matière et savoir
distinguer l’essentiel du secondaire

12
 Les formes de procès verbaux
Dans la pratique, nous rencontrons de nombreuses formes mixtes. Le procès-verbal doit
être adapté aux besoins respectifs. On choisira la forme du procès-verbal en fonction des
objectifs que l'on poursuit en le rédigeant.
• Qui lit le procès verbal ?

• Quelle est l’importance de la manifestation ?

• Quelle force probante est nécessaire ?

• Que doivent pouvoir vérifier avec précision les personnes de l'extérieur ?

• A quoi sert encore le procès-verbal ?

Une forme mixte entre le procès-verbal de décisions et le procès-verbal des

délibérations est fréquemment adoptée au niveau de la section.
13
 1 – 2 Ecrire un procès-
verbal en 10 étapes

1. Système en trois points

Considérons qu’un procès-verbal doit contenir
les points suivants. Rien de plus, rien de moins :
• Ce qui a été décidé
• Ce qui a été accompli
• Ce qui est confirmé et qui est en charge de
quelle action
2. Cohérence
Votre procès-verbal devrait être cohérent, et idéalement,
vous devriez travailler à partir d’un modèle. Si la
compagnie pour laquelle vous travaillez n’en a pas un déjà
établi, vous pourriez en proposer un comprenant les
informations suivantes :
Le nom du comité en réunion - La date, l’heure et l’endroit
de la réunion - Les personnes présentes - Les absents - Le
nom de la personne en charge du procès-verbal - Les
points à aborder, incluant les détails sur ce qui a été
décidé, ce qui a été accompli et ce qui devra l’être - Tout
autre point pertinent - La date de la prochaine réunion
3. Mettez vos notes au propre le plus
rapidement possible
Même si la tentation sera forte de faire cette tâche à
la dernière minute, c’est moins recommandé. En le
faisant rapidement, vous aurez encore en tête les
enjeux principaux de la réunion.
4. Évitez-les « Il a dit, elle a dit »
Essayez de ne pas tomber dans les dialogues inutiles
dans votre procès-verbal. À moins que ce ne soit
pertinent, ça ne vaut pas la peine de noter qui a dit
quoi.
5. Demeurez neutre
Comme lorsque vous avez assisté à la réunion,
demeurez dans la neutralité en écrivant le procès-
verbal. Si un conflit survient ou si une personne
quitte la salle rapidement, par exemple, notez-le de
la manière la plus neutre possible.
6. Assurez-vous que votre procès-
verbal soit lisible
Ça peut être facile de tomber dans les tics
d’écriture en rédigeant ce genre de document. Voici
une liste de termes pour mettre un brin de piquant
dans votre procès-verbal :
Décider – Déclarer - Pris en compte – Arrangé –
Croire Déclarer – Identifier – Détailler – Exprimer –
Garantir – Identifier – Informer
7. Lisez les documents informatifs
Cette habileté vient bien sûr avec l’expérience, mais
tentez dès que possible de vous familiariser avec les
détails et les documents reliés aux réunions. En
comprenant mieux les enjeux, vous serez plus en mesure
de rendre un procès-verbal efficace.
8. Utilisez un bon temps de conjugaison
Le passé simple à la troisième personne. Voici le bon
temps de verbe pour écrire des procès-verbaux. Allez-y
également avec des initiales plutôt que des noms
complets pour sauver du temps.
9. N’ajoutez pas des détails inutiles
Cette habileté vient bien sûr avec l’expérience,
mais tentez dès que possible de vous familiariser
avec les détails et les documents reliés aux
réunions. En comprenant mieux les enjeux, vous
serez plus en mesure de rendre un procès-verbal
efficace.
10. Faites réviser votre travail
Le travail est terminé? Assurez-vous de faire relire
votre travail pour éviter toutes les erreurs.
 2- COMPTE RENDU

Your Footer Here

Date Made with by
 2 – Compte Rendu
Le compte rendu de réunion, communément appelé compte
rendu de réunion synthétique, ne doit pas être confondu
avec le procès-verbal et le relevé de décisions. Il s’agit d’un
document écrit qui résume les thèmes abordés et les
décisions arrêtées lors d’une réunion de travail. Ce rapport à
caractère purement informatif vise à récapituler les grandes
lignes de discussions.

IL est indissociable de la vie d’une entreprise puisqu’il est un

vecteur clé de la communication. En effet, il permet à tous
les employés d’une même entreprise de bénéficier des
mêmes informations, même lorsqu’ils ne peuvent pas
assister à la réunion. Pour être efficace, le compte rendu de
réunion doit respecter certaines normes, tant sur la forme
que sur le fond.
 2 – 2 L’importance de rédiger
un compte rendu de réunion.
Le compte rendu de réunion est un support de communication interne
à l’entreprise. Ses objectifs sont les suivants :

• Capitaliser l’information pour les archives de l’entreprise : il est

primordial de conserver une trace écrite de ce qui a été dit et décidé
lors de la réunion

• Informer les personnes qui n’ont pas pu assister à la séance

• Acter les décisions et les actions à mener

• Faire un suivi et préparer la prochaine réunion de travail (les thèmes

de discussion étant déjà enregistrés, on ne revient plus sur le sujet)

• Servir d’aide-mémoire : chacune des parties peut s’y rapporter en cas

de contestation ou de doute
Rédaction d’un compte rendu
Le compte rendu de réunion reprend les grandes lignes de la
réunion, les décisions prises et les réorganise au besoin. Il est fidèle
et objectif, c’est-à-dire qu’il est sans ajout ni omission et le rédacteur
n’émet pas d’avis personnel ni de commentaires.

Comme il a été dit précédemment, le compte rendu de réunion de

travail n’est pas une transcription des discours des intervenants. Il
s’agit tout simplement de retracer et retranscrire l’essentiel des
idées. Le rédacteur doit donc être capable de faire le tri des
informations.

Le texte du compte rendu de réunion doit être clair, concis et

structuré. Vu comme un véritable support de communication
interne, l’objectif est de permettre au lecteur d’y retrouver
rapidement les informations qu’il recherche. Il ne doit pas être qu’un
simple outil de prise de notes. Voici comment vous devez procéder.
 Contenus
Les informations suivantes doivent obligatoirement figurer dans le compte rendu de
réunion :
• Le nom de l’entreprise et ses • L’objet de la réunion (ordre du
coordonnées jour), les sujets abordés pendant
• Le titre du document. la réunion, les titres
• La date et le lieu de la réunion • Structurez le corps du compte
rendu de réunion
• Les noms des personnes
présentes (organisateur et tous • L’introduction du compte rendu
les participants), des absents et de réunion expose l’objet et les
des excusés, ainsi que leur grandes lignes de la réunion
fonction respective
Date Your Footer Here 24
 Contenus (suite)
• Le contenu du compte rendu de réunion de travail reprend, un par un,
les différents points de l’ordre du jour. Il est important de bien
structurer le texte afin de faciliter la lecture du compte rendu de
réunion. Le corps du compte rendu de réunion se divise en trois parties
distinctes : introduction, développement et conclusion. Le
développement lui-même est également divisé en plusieurs
paragraphes.
• Le développement comporte des titres et des sous-titres. Il rapporte
l’essentiel des informations et des propos échangés par les participants.
Le rédacteur termine le développement en parlant du résultat de la
réunion.
25
 Contenus (suite)

• Dans la conclusion, le rédacteur fait un résumé des différents points

évoqués dans le développement et annonce généralement la prochaine
séance. Il peut notamment mentionner les points à valider ou les tâches
à faire.
Important : la personne qui rédige le compte rendu de réunion doit avoir
une connaissance solide du domaine débattu pour pouvoir analyser,
sélectionner les informations et synthétiser.

26
 La forme du compte rendu de
réunion de travail
Un bon compte rendu de réunion présente des informations factuelles. Le rédacteur
ne doit pas prendre position. Il doit adopter un ton neutre, objectif et impersonnel.
Pour cela, il est recommandé :

• D’utiliser des tournures impersonnelles (pas de je ni de nous)

• De ne pas employer des adverbes ou des adjectifs appréciatifs
Le rédacteur ne doit pas exclure des idées parce qu’il n’y adhère pas. Par contre, il
doit supprimer les répétitions et les propos extérieurs au débat (normalement cette
sélection se fait pendant la prise de note).

Date Your Footer Here 27

 Diffusez et archivez votre compte
rendu
Une fois rédigé et approuvé, le compte rendu de réunion doit être
diffusé dans les plus brefs délais à l’ensemble des participants et aux
absents. D’une part pour que les destinataires n’oublient pas le ou les
sujets de la réunion, et d’autre part, pour que des actions puissent être
mises en place le plus tôt possible. Le compte rendu de réunion peut
également être adressé aux supérieurs hiérarchiques.

28
Les autres types de comptes
rendus de réunion qui existent
À part le compte rendu synthétique, on distingue deux
autres types de comptes rendus de réunion, à savoir :

Le compte rendu sténographique

Ce type de compte rendu se rapproche du procès-verbal
dans la mesure où il reprend chronologiquement les dires
de chacun. Dans certains cas, il est nécessaire de faire une
transcription intégrale. On a habituellement recours à ce
type de compte rendu très exhaustif lorsqu’il faut prendre
des décisions importantes.
Les autres types de comptes rendus de
réunion qui existent
(suite)

Le compte rendu synoptique

Il ne contient que les informations essentielles et est
généralement présenté sous forme de tableau Word ou
Excel.
Cas ou utiliser un compte
rendu
La réunion de travail est l’exemple le plus commun et le
plus logique. Toutefois, vous pourriez avoir recours à la
rédaction d’un compte rendu dans d’autres situations :

• Lors d’une assemblée générale (d’une copropriété, d’une

association, etc.);

• Lors d’un entretien ;

• Lors d’un événement professionnel ;

Petit conseil : n’attendez pas pour faire le compte rendu de
réunion. Si possible, rédigez-le tout de suite après la réunion ou au
cours de la semaine, le cas échéant. La mémoire est encore «
fraîche » et il est plus facile de contextualiser les prises de note.
 3- Différences entre PV et
compte rendu

Your Footer Here

Date Made with by
Différences entre PV et compte rendu
• Le compte rendu témoigne tandis que le procès verbal atteste.

Les écrits de l’entreprise ont une fonction opérationnelle ; ils ne sont pas faits pour
embêter le rédacteur et remplir les archives. La différence entre ces documents ne
réside pas dans leur longueur, ni dans la qualification de celui qui les rédige, pas plus
que dans le sujet traité. C’est essentiellement leur objectif :
témoigner, attester et étudier qui fait leur différence et influe sur la manière de les
rédiger.

Que ces documents soient aujourd'hui envoyés par mail (courriel) ne change rien à
leur fonction. En ce cas ils sont de préférence mis en pièces jointes plutôt que rédigé
directement dans l'emplacement du texte électronique.

Le compte rendu témoigne de façon neutre

Différences entre PV et compte rendu
Qu’il s’agisse d’un compte rendu d’accident, de réunion, de visite, etc.,
un compte rendu est un document qui doit servir aux personnes qui n’ont pas été pr
ésentes
. Elles doivent pouvoir faire leur travail sur la base de ce témoignage : ordonner pour
la hiérarchie, réaliser pour l’équipe technique, fournir ou administrer pour les autres
services.

Plus le compte rendu est destiné à être opérationnel, plus sa forme est dépouillée
jusqu’à devenir un tableau mettant en regard :

• thème à l’ordre du jour,

• préoccupations soulevés,

• décision prise.
Différences entre PV et compte rendu
Il est cependant encore nécessaire de rédiger des comptes rendus plus denses que l’on
appelle synthétiques (regroupant les informations par thèmes en les reformulant) ou
sténographiques (racontant les faits dans leur intégralité et de manière chronologique).
La densité du compte rendu est, en fait, inversement proportionnelle à la confiance qu’on
met dans les parties prenantes. On retranscrit leurs paroles mot à mot, même si ce n’est
pas du français correct, lorsqu’on les sait capables de venir contester le contenu du
compte rendu.

Le procès verbal atteste les faits par la signature de toutes les parties prenantes

C’est donc pour des raisons de confiance que le procès verbal prend le plus souvent la
forme sténographique. Il peut cependant revêtir les mêmes formes que le compte rendu
car, pour devenir un procès verbal, il suffit qu’un compte rendu soit muni des signatures
de toutes les parties prenantes : tous les participants à une réunion, tous les acteurs d’un
accident, tous les présents à une audition, etc.
Différences entre PV et compte rendu
Un procès-verbal est un acte signé, qui aura force probante devant une juridiction civile

Comme le compte rendu, un procès-verbal doit être une retranscription d’échanges verbaux qui se sont tenus lors
d’une réunion. Il acte en outre des décisions qui ont été prises et il est soumis à l’approbation de ceux qui ont
participé à cette réunion.

La rédaction d’un procès-verbal obéit à un formalisme précis. Il doit mentionner le lieu, la date et les horaires de
début et de fin de la réunion. Il mentionne en outre les différents sujets qui seront abordés, la liste des participants
ainsi que celle des invités. Il recense le cas échéant le résultat des votes qui ont été organisés en séance.

Un procès-verbal est généralement établi à l’issue d’une réunion, puis approuvé par ses membres lors de la
réunion suivante. À cette occasion, il pourra également être signé par l’ensemble des participants ou leur
représentant, comme le secrétaire de CSE. C’est cette approbation qui lui vaudra force probante devant une
juridiction civile.

Le style rédactionnel d’un procès-verbal doit être factuel et neutre. Ce document visant à retranscrire des débats
sera rédigé sous forme de dialogues. Il n’a donc pas vocation à utiliser des formules littéraires. Il sera même
souvent proche du langage parlé. Il importe avant tout qu’il retranscrive de la manière la plus fidèle possible la
chose dite.
Conclusion

Souvent confondus l'un et l'autre, même s'ils ont la même finalité qui
est de retranscrire fidèlement la teneur des propos tenus en réunion, ils
sont différents. Le compte rendu est une synthèse de la réunion avec la
date, le nom des participants, l'objet, le résumé du contenu, les
différentes questions/réponses qui ont eu lieu. Autrement dit, il s'agit
d'un bilan général du déroulement de la réunion. Le procès verbal de
réunion de CSE (ou PV) est un document officiel qui vient acter les
échanges verbaux tenus et dresser un constat. L'objectif est de
consigner officiellement les décisions prises lors de la réunion. Il est
rédigé obligatoirement par le sécrétaire du CSE puis est soumis à
l'approbation de l'ensemble des participants ou de leurs représentants
suppléants.L'élaboration d'un compte rendu et d'un procès verbal est
simple dès que les clés d'une bonne rédaction sont assimilés.
Date Your Footer Here
Thank You !

Made with by