PENGURUSAN

FAIL DAN REKOD

PENCERAMAH:
Encik Rabani Jais
Encik Ibrahim Abd. Rahman
-Jabatan Pelajaran Negeri Selangor-

Anjuran:
J/K Kerja Latihan dan Penghasilan
PKG Ampang
ARAHAN PERKHIDMATAN 2
BAB 4- FAIL MEMFAIL

DEFINISI:
PROSES MENGKLASIFIKASI,
MENYUSUN, MENYIMPAN DAN
MENYELENGGARA FAIL-FAIL BAGI
MEMUDAHKAN PENGURUSANNYA
APABILA DIPERLUKAN.
 TARAF KESELAMATAN
FAIL
3

TERBUKA
TERHAD
SULIT
RAHSIA
RAHSIA BESAR
 TARAF KESELAMATAN
4
FAIL

TERBUKA
TERHAD
SULIT
RAHSIA
RAHSIA BESAR
WARNA KULIT FAIL 5
TERBUKA - PUTIH
TERHAD - PUTIH DAN TERCATIT
PERKATAAN TERHAD
SULIT - HIJAU DAN TERCATIT
PERKATAAN SULIT
RAHSIA - MERAH JAMBU BERPALANG
DAN TERCATIT PERKATAAN
RAHSIA
RAHSIA BESAR - KUNING & BERPALANG MERAH
DAN TERCATIT PERKATAAN
RAHSIA BESAR
JENIS KUMPULAN FAIL6

REKOD HOUSEKEEPING
MELIPUTI REKOD-REKOD MENGENAI
AKTIVITI PENTADBIRAN. BIASANYA
PERKARA DI BAWAH TAJUK BESAR:
• PENTADBIRAN AM
• HARTA DAN BANGUNAN
• ALAT KELENGKAPAN
• KEWANGAN
• PERSONEL
REKOD OPERATIONAL 7

REKOD-REKOD YANG
DIWUJUDKAN OLEH SESEBUAH
JABATAN / AGENSI KERAJAAN
DALAM MELAKSANAKAN FUNGSI-
FUNGSI AKTIVITI ASASNYA.
KAEDAH PENDAFTARAN
8
MENGIKUT SIRI
MENGIKUT TAHUN
MENGIKUT PENGKELASAN
PERKARA
MENGIKUT BAHAGIAN ATAU
UNIT
PENGKELASAN FAIL 9
MEMBERI TAJUK FAIL. FAIL BOLEH
DIBERI TAJUK SEPERTI BERIKUT:
• KURIKULUM
• KO-KURIKULUM
• HAL EHWAL PELAJAR
• PERJAWATAN DAN PERKHIDMATAN KAKITANGAN
• KEWANGAN DAN AKAUN
• PENTADBIRAN AM SEKOLAH
• PERHUBUNGAN MASYARAKAT
• KEMUDAHAN FIZIKAL
• ASRAMA
• AUDIT
KOD FAIL 10
01/01/001
Tajuk Besar
Perkara
Aktiviti

Contoh:

• Tajuk Besar - Kurikulum

• Perkara - Peperiksaan
• Aktiviti - PMR

• Kod Fail - 01/01/001

KEPERLUAN TERHADAP
SISTEM FAIL YANG BAIK 11

 KEPADATAN - SEBOLEH-BOLEHNYA
MENGGUNAKAN RUANG YANG
MINIMA

 ASESIBILITI- MUDAH UNTUK DIRUJUK

 EKONOMI - MENENTUKAN SISTEM

PENYIMPANAN FAIL DENGAN
KOS YANG MINIMA

 KEANJALAN - BAGI MAKSUD PEMBESARAN

YANG DI HADAPAN
 12
LOKASI - HENDAKLAH DILETAKKAN DI
TEMPAT YANG MUDAH DAN
SEGERA DIPEROLEHI TANPA
BERLENGAH

 RUJUKAN SILANG - SUPAYA MEMBERI KEMUDAHAN

DALAM MENGESAN LAIN-LAIN
DOKUMEN YANG BERSANGKUTAN
ATAU DAPAT DICARI DI BAWAH
BERBAGAI TAJUK

RETENTION - BAGI MEMBOLEHKAN FAIL-FAIL

YANG TIDAK LAGI AKTIF
DIPINDAHKAN

KELASFIKASI - UNTUK MEMBERI KEMUDAHAN

DIDALAM MEMBUAT RUJUKAN
 ORGANISASI PUSAT
13
PENDAFTARAN
KEBAIKAN PUSAT PENDAFTARAN DI PUSATKAN

 MEMUDAHKAN KAWALAN YANG BERKESAN

 PENGGUNAAN PERATURAN DAN KAEDAH YANG

STANDARD.

 TANGGUNGJAWAB DAPAT DIPASTIKAN

 MENGELAKKAN DOKUMEN-DOKUMEN TINDAKAN

BERTINDAN.
 KERTAS MINIT
14
(BORANG AM 6)

MEREKOD KANDUNGAN SURAT KELUAR - MASUK

 KANDUNGAN MASUK - DAKWAT MERAH

 KANDUNGAN KELUAR - DAKWAT HITAM /BIRU

MENGKANDUNGKAN SURAT
DALAM FAIL
15

CATATKAN BILANGAN
KANDUNGAN FAIL DI SUDUT
KANAN ATAS SURAT. NOMBOR
KANDUNGAN ITU DILETAKKAN
DALAM BULATAN
CONTOH:
1
 16
CATAT TARIKH PENERIMAAN, NAMA
AGENSI PENGIRIMNYA DAN TARIKH
SURAT DIKANDUNGKAN KE ATAS
KERTAS MINIT DENGAN
MENGGUNAKAN ‘(DAKWAT MERAH)
CONTOH:

TARIKH SURAT DITERIMA………..DRP…….

1 PERKARA................................................................
DIKANDUNGKAN PADA………………………
 17

BAGI SURAT-SURAT YANG DIHANTAR

KELUAR CATATKAN BILANGAN
KANDUNGAN SURAT, TARIKH SURAT,
NAMA AGENSI PENERIMA DAN TARIKH
SURAT DIHANTAR KE ATAS KERTAS
MINIT DENGAN MENGGUNAKAN DAKWAT
BIRU / HITAM
CONTOH:

SURAT BERTARIKH …………………………

1
DIHANTAR KEPADA ………… PADA………
 18
KERTAS MINIT SEBAGAI
PERHUBUNGAN BERTULIS ANTARA
PEGAWAI DALAM SESEBUAH
JABATAN

CONTOH 1
PTR.
Surat Bil. (5) untuk ditaip sebanyak 3
salinan

TK.

PT.10
 19
CONTOH 2
PPT (P)
Surat Bil. (5) untuk tandatangan puan
TK.
PT.10
CONTOH 3
NP/TT (2)
Sila sahkan sama ada penama pernah/tidak
dikenakan Tindakan tatatertib/jenayah

TK
Pen.1
SAMPUL KECIL (AM 435A)
20
FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN DENGAN
SERTA MERTA UNTUK TINDAKAN SEGERA

SEBAGAI LANGKAH SEMENTARA

BILA FAIL ASAL DIJUMPAI, SAMPUL KECIL

DAN KANDUNGANNYA DIMASUKKAN KE
DALAM FAIL TERSEBUT.
MEMBUKA FAIL SAMBUNGAN
21
FAIL MENGANDUNGI 100 KANDUNGAN

FAIL DIANGGAP TERLALU TEBAL

WALAUPUN KURANG 100 (1 INCI )
KANDUNGAN

APABILA FAIL ASAL DITUTUP, KULIT

FAIL ITU HENDAKLAH DICATAT:
“ DITUTUP – JILID 2 DIBUKA “
 PERINGKAT TINDAKAN FAIL
22
SEGERA
SERTA MERTA
MATLAMAT SISTEM FAIL 23
MEMBERI FAIL YANG BETUL

TEPAT KEPADA ORANG YANG MEMERLUKAN

 TEPAT PADA MASA YANG DITETAPKAN

KOS YANG TERENDAH

MENYAMPAIKAN MAKLUMAT APABILA

DIPERLUKAN OLEH PELANGGAN
PERGERAKAN FAIL 24
FAIL KELUAR MASUK MELALUI
KERANI PENDAFTARAN

PENGHANTARAN ANTARA PEGAWAI

PERLU ADA SLIP TRANSAKSI

PERLU ADA SISTEM SIMPAN

DALAM PERHATIAN
 SLIP TRANSAKSI 25
Kepada:
Unit Fail dan Rekod

Fail No.JPS :
Telah saya serahkan
Kepada ............................
Nama Pagawai

Unit / Bahagian : .....................................

Hari Ini
Sekian.
Tandatangan : ........................................
Nama : ........................................
Unit : ........................................
 BENGKEL PENGURUSAN FAIL

DIKENDALIKAN OLEH:

IBRAHIM BIN ABDUL RAHMAN

Jabatan Pelajaran Selangor
PERALATAN

-Fail Puteh
-Kertas Minit
-Tali Hijau
-Makerpen
-Pen Merah
-Pen Biru
-Surat Masuk
-Surat Keluar
 TUGASAN

1-Buka Fail,Beri Tajuk Dan No. Fail.

2-Minit Surat Kandungan Masuk Dan

Keluar.

3-Tutup Fail