Professional Documents
Culture Documents
Slide bài giảng môn Tổng Quan Về Qtvp
Slide bài giảng môn Tổng Quan Về Qtvp
* Trangbị cho người học tổ chức (cấu trúc cơ bản của văn phòng)
các loại văn phòng trong các cơ quan (văn phòng truyền thống,
văn phòng hiện đại,…) chức năng, nhiệm vụ chung của văn phòng
trong các cơ quan tổ chức. Trình bày, giới thiệu cho người h ọc
những nội dung chính của quản trị văn phòng, các nội dung
chuyên môn hành chính văn phòng và các kỹ năng để tổ chức và
thực hiện các nghiệp vụ văn phòng trong các cơ quan.
*Kiến thức trình bày người quản trị văn phòng trong
các loại hình cơ quan
*Kỹ năng phân tích các công việc quản trị văn
phòng trong các cơ quan.
Khái niệm
*“Bộ phận phụ trách công việc, giấy tờ, hành chính trong một
cơ quan” (Từ điển tiếng Việt, Văn Tân chủ biên, NXB KHXH,
Hà Nội, 1997).
*“Bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi chăm
lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo điều kiện vật chất
cho các hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức” (Cẩm nang tổ
chức hành chính văn phòng, NXB Tài chính, Hà Nội, 2003)
*“Bộ máy điều hành tổng hợp của một cơ quan, doanh nghiệp;
là nơi giao tiếp, thu nhận và xử lý thông tin nhằm phục vụ cho
lãnh đạo, quản lý; là nơi đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt
động của cơ quan và tổ chức” (Kỷ yếu HTKH QTVP-Lý luận và
thực tiễn, PGS.TS Đào Xuân Chúc, 2005)
Trụ sở, địa điểm làm việc, nơi giao tiếp, đối nội, đối
ngoại của cơ quan, tổ chức hoặc một nhà chức trách nhất
định (theo nghĩa hẹp)
Bộ máy giúp việc được lập ra để thực hiện chức năng
giúp các cấp lãnh đạo trong việc tổ chức và điều hành
các hoạt động chung trong cơ quan, tổ chức và là trung
tâm xử lý thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành mọi
mặt công tác của người lãnh đạo (theo nghĩa rộng).
(Giáo trình QTVP – Nghiêm Kỳ Hồng cùng các tác giả,
2015)
* Văn phòng
* Bộ máy Văn phòng Chính phủ là bộ máy gồm 21 đơn vị (16 Vụ,
03 Cục, 01Cổng thông tin, 01 TT Tin học) – tham mưu, giúp
việc cho Thủ tướng và các Phó Thủ tướng
* Bộmáy Văn phòng Tổng Công ty Điện lực Hà Nội (01 Bộ phận
văn phòng và 8 Ban) – tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc
và các Phó GĐ
*Là một bộ phận (trong bộ máy tham mưu,
giúp việc) có chức năng tham mưu, tổng hợp;
đảm bảo thông tin, liên lạc, điều kiện làm
việc, kiểm soát thủ tục hành chính và thực
hiện các nghi thức lễ tân trong quan hệ đối
nội, đối ngoại của các cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp (2)
*Văn phòng
*(2) Bộ phận Văn phòng
*Văn phòng cơ quan
*Phòng Hành chính
*Phòng Hành chính – Tổng hợp
*Phòng Hành chính – Nhân sự
*Phòng Hành chính – Tổ chức
* Cơ cấu tổ chức Công ty Thủy điện Bản vẽ
Đầu mối giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan; là bộ
mặt, “hình ảnh nhìn thấy” của cơ quan, tổ chức.
Đóng góp quan trọng đối với toàn bộ công cuộc cải cách
hành chính (xây dựng, ban hành VBQPPL, cải cách thủ
tục hành chính trong cơ quan, tổ chức.)
*Thực tế??
* 1. Trung tâm, “đầu não”, “bộ mặt”, “trái tim”, “cánh tay
phải”, “bộ não thứ hai”…
Chức năng
Tham
(1) mưu
tổng hợp
Nghiên cứu, phát hiện, đề xuất các vấn đề liên quan đến
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan
Giúp lãnh đạo chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của cơ
quan được nhanh chóng, thông suốt, hiệu quả
Thực hiện công tác tổng hợp và xử lý thông tin phục vụ
cho hoạt động quản lý của người lãnh đạo
* Khó khăn gặp phải khi tham mưu tổng hợp?
Bố trí, sắp xếp nơi làm việc, mua sắm trang thiết bị, quản
lý tài sản, kinh phí, chăm lo về phương tiện, điều kiện
làm việc và cung ứng một số dịch vụ khác
- Chương trình
công tác, quy - Bố trí, sắp
- Tổ chức thực
chế xếp , sửa chữa,
hiện công tác
- Biên tập đề bảo trì nơi làm
văn thư, lưu
án, báo cáo việc
trữ - Mua sắm,
- Thu thập, xử - Tổ chức giao
lý TT quản lý trang
tiếp đối nội đối
- Phổ biến, thiết bị
ngoại - Công tác tài
triển khai - Quản lý nhân
VBPL vụ, tài sản
sự - Dịch vụ y tế,
- Tư vấn văn - Cải cách
bản nhà khách, lễ
hành chính
- Biên tập, QL tân
1.3 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là hệ thống xác lập chính thức các
bộ phận cấu thành của một tổ chức, thể hiện mối
quan hệ trong quản lý và đi ều hành v ề ch ức năng,
nhiệm vụ, phân công phối hợp, về quyền h ạn c ủa b ộ
máy cũng như từng bộ phận trong bộ máy đó.
Cơ cấu tổ chức của văn phòng: hệ thống xác lập
các bộ phận cấu tạo nên một văn phòng , với chức
năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận và các mối
quan hệ trong công tác giữa các bộ phận đó.
Cơ cấu tổ chức của văn phòng
LÃNH ĐẠO
Chánh VP (Trưởng phòng)
Phó Chánh VP (Phó Trưởng phòng)
Mức độ tham gia của văn phòng vào việc ban hành, kiểm tra, thẩm
Theo định các QĐ quản lý của cơ quan, tổ chức
VP là bộ máy làm việc: tham mưu, tổng hợp, trực tiếp phục vụ sự chỉ
mức độ đạo, điều hành của LĐ
tham gia VP là bộ máy giúp việc: vẫn có tham mưu tổng hợp, xử lý TT nhưng
nặng hơn về các công việc cụ thể, sự vụ, giản đơn, hành chính, giấy
1.5 Tổ chức công việc chuyên môn văn
phòng
a) Tổ chức công việc chuyên môn văn phòng theo
đơn vị chức năng:
- Bộ phận tham mưu - tổng hợp
- Bộ phận hành chính
- Bộ phận quản trị
- Bộ phận lễ tân
- Trợ lý, thư ký
b) Tổ chức công việc chuyên môn văn phòng theo
đầu mối
- Đầu mối soạn thảo văn bản
- Đầu mối quản lý văn bản
- Đầu mối lưu trữ hồ sơ, tài liệu
- Đầu mối quản lý thông tin
- Đầu mối quản lý thiết bị văn phòng
- Đầu mối giải quyết các thủ tục
- Đầu mối tiếp nhận đơn thư khiếu nai
*1.6 Khái niệm Quản trị?
*1.7 Chức năng của Quản trị?
*1.8 Khái niệm Quản trị văn phòng?
*1.9 Chức năng của Quản trị văn phòng?
*1.10 Vai trò của quản trị văn phòng?
Là một quá trình do một hoặc nhiều người thực hiện nhằm phối hợp
các hoạt động của những người khác để đạt được kết quả mà một
người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được (Quản trị học căn
bản, James H.Donnelly, JR và nhóm tác giả)
“Tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt
động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn
lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra” (James Stoner
và Stephen Robbins)
Kiểm tra, đánh giá chất lượng tiến trình thực hiện
công việc
Kiểm Thu thập thông tin kết quả thực tế - so sánh với
soát mục tiêu đặt ra – phát hiện sai lệch, điều chỉnh
đúng hướng.
1.8 Quản trị văn phòng
-Xác định rõ các mục tiêu, nội dung của QTVP;
-Thiết kế và thiết lập bộ máy VP phù hợp, định
hướng tuyển dụng, bố trí đội ngũ nhân sự VP;
-Xác định rõ quan điểm, nguyên tắc cho việc thiết
kế, xây dựng trụ sở và không gian làm việc cũng
như đảm bảo điều kiện, phương tiện làm việc.
- Xác định và tổ chức triển khai việc chuẩn hóa hoạt
động quản lý hành chính qua hệ thống quy phạm
nội bộ: quy chế, quy định, quy trình, thủ tục…
- Quan tâm, chỉ đạo vấn đề quản lý và kiểm soát hệ
thống thông tin; đào tạo, hướng dẫn kỹ năng nghiệp
vụ cho nhân viên…
- Chỉ đạo, định hướng nguyên tắc, yêu cầu: hội họp,
sự kiện, lễ tân... CSVC, tài sản, tài chính…
- Quyết định các vấn đề về nhân sự, tài chính, CSVC
*b) Tổ chức trong quản trị văn phòng
-Xác định cơ cấu tổ chức của bộ máy VP; quy
định chức năng, nhiệm vụ cũng như mqh
giữa các bộ phận trong bộ máy đó.
-Xác định số lượng và tiêu chuẩn nhân sự cần
thiết cho các bộ phận trong bộ máy VP;
-Phân bổ và sắp xếp nguồn lực con người và
nguồn lực khác để bộ máy VP hoạt động hiệu
quả.
*C) Lãnh đạo/điều hành trong quản trị văn phòng
-Kiểm tra, giám sát, đánh giá kết quả thực hiện -
> điều chỉnh/ cải tiến
-Theo dõi tình hình triển khai, thực hiện công
việc-> có biện pháp phòng ngừa, áp dụng tiêu
chí đánh giá kết quả và hiệu quả công việc cho cá
nhân và bộ phận.
*Vận dụng những chức năng của quản trị để
phân tích chức năng quản trị văn phòng???
1.10 Vai trò của quản trị văn phòng
*Nhà quản trị văn phòng có vai trò đóng góp tích
cực cho quá trình thực hiện mục tiêu của tổ
chức.
*Nhà quản trị văn phòng là người tham mưu cho
nhà lãnh đạo, quản lý trong tổ chức, do đó cũng
có vai trò quan trọng đối với quá hoạt động của
đội ngũ lãnh đạo, quản lý tổ chức.
* Nhà quản trị văn phòng sẽ cung cấp những thông
tin cần thiết, đảm bảo các điều kiện cần thiết cho
hoạt động của đội ngũ lãnh đạo, quản lý tổ chức.
CÂU HỎI THẢO LUẬN?
Chương 3:
HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ VÀ CHUYÊN MÔN
VĂN PHÒNG TRONG CÁC CƠ QUAN
1. CÁC NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
1.1 Nội dung quản trị văn phòng trong các cơ quan
-Xây dựng quy chế, quy định về tổ chức, hành chính của
cơ quan (yêu cầu về pháp luật, cơ quan)
-Xây dựng các quy trình thực hiện công việc hành chính
của cơ quan (yêu cầu về pháp luật, cơ quan)
-Lập kế hoạch và tổ chức hiệu quả công việc hành chính
(yêu cầu về pháp luật, cơ quan)
-Quản trị thông tin, trang thiết bị văn phòng
1.2 Thực hiện chuyên môn, nghiệp vụ văn phòng
-Soạn thảo văn bản
-Lập hồ sơ
-Lưu trữ tài liệu
-Sắp xếp lịch
-Chuẩn bị chuyến công tác
1.3. Tổ chức không gian, môi trường làm việc
- Thiết kế, sắp xếp và trang trí văn phòng trong các cơ
quan, tổ chức
-Ứng dụng 5s trong văn phòng
2. Văn bản, lập hồ sơ và quản lý tài liệu