TỔNG QUAN VỀ

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

ThS. Phạm Thị Phi Yến

Khoa Lưu trữ học – Quản trị văn phòng
Trường ĐH KHXH&NV, ĐHQGHCM
* Kháiquát về quản trị hành chính văn phòng trong các cơ quan
như là văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước, văn
phòng trong các cơ quan Đảng, văn phòng trong các tổ chức
kinh tế.

* Trangbị cho người học tổ chức (cấu trúc cơ bản của văn phòng)
các loại văn phòng trong các cơ quan (văn phòng truyền thống,
văn phòng hiện đại,…) chức năng, nhiệm vụ chung của văn phòng
trong các cơ quan tổ chức. Trình bày, giới thiệu cho người h ọc
những nội dung chính của quản trị văn phòng, các nội dung
chuyên môn hành chính văn phòng và các kỹ năng để tổ chức và
thực hiện các nghiệp vụ văn phòng trong các cơ quan.

* Kiếnthức tổng quan về văn phòng điện tử và tổ chức công việc

của văn phòng điện tử trong các cơ quan.

*GIỚI THIỆU MÔN HỌC

*Cung cấp cho sinh viên kiến thức tổng quan
về tổ chức văn phòng, nhiệm vụ văn
phòng và đặc điểm văn phòng của các cơ
quan, tổ chức và doanh nghiệp; trang bị cho
sinh viên kiến thức về tổ chức và hoạt động
của văn phòng điện tử và người quản trị
văn phòng.

MỤC TIÊU MÔN HỌC

*Cung cấp cho sinh viên các kỹ năng
truyền đạt vấn đề, chuyển tải, phổ biến
kiến thức; kỹ năng làm việc nhóm và kỹ
năng về lãnh đạo và quản trị trong văn
phòng

*MỤC TIÊU MÔN HỌC

*Tạo điều kiện để sinh viên rèn luyện và phát huy
phẩm chất và đạo đức nghề nghiệp: trung thực và
trách nhiệm, cầu tiến; Thái độ biết lắng nghe và
chia sẻ, tinh thần vượt khó, tinh thần dấn thân vì
cộng đồng.

*MỤC TIÊU MÔN HỌC

 Chuẩn đầu ra môn học

*Vận dụng được kiến thức cơ sở ngành về quản trị

văn phòng, xu hướng phát triển của quản trị văn
phòng, giải thích những vấn đề thực tiễn trong văn
phòng.

*Kiến thức trình bày người quản trị văn phòng trong
các loại hình cơ quan

*Kiến thức phân tích, so sánh các loại hình văn

phòng và quản trị văn phòng
*Tìm kiếm, cập nhật kiến thức, tổng hợp tài liệu,
đặt vấn đề, xây dựng giả thuyết khoa học, thu
thập dữ liệu trong công tác văn phòng từ lý luận
đến thực tiễn.

*Kỹ năng phân tích các công việc quản trị văn
phòng trong các cơ quan.

*Kỹ năng đánh giá được công tác tổ chức văn

phòng trong các cơ quan.

Chuẩn đầu ra môn học

*Trung thực, trách nhiệm trong việc thực hiện
các yêu cầu, chuẩn mực trong lĩnh vực văn
phòng.

*Sinh viên biết lắng nghe và chia sẻ, tinh thần

vượt khó trong nghiên cứu và thực hiện các công
việc văn phòng trong các cơ quan, tổ chức.

*Sinh viên có trách nhiệm trong nghiên cứu và

thực hiện các công việc văn phòng trong các cơ
quan, tổ chức.

Chuẩn đầu ra môn học

 Giáo trình:
* [1] Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn
Báu, Đỗ Văn Thắng (2015), Quản trị văn phòng, Nxb. Đại
học Quốc gia, Tp. Hồ Chí Minh.

Tài liệu khác:

* [1]
Business Edge (2006), Quản lý công việc văn phòng,
Nxb Trẻ, Tp. HCM;
* [2] Mike Harrvey (2003), Quản trị hành chính văn phòng,
Nxb. Thống kê, Hà Nội
* [3]VũThị Phụng (chủ biên) (2021) Quản trị văn phòng.
Nxb. Đại học Quốc gia, Hà Nội.

Tài liệu học tập

ĐÁNH GIÁ GIỮA KỲ, CUỐI KỲ
Bài đánh giá (Ax.x) (2) Tỷ lệ %
Thành phần (4)
đánh giá (1)
A1.1 Thuyết trình một nội 70%
dung của công tác văn phòng
A1. Đánh giá
giữa kỳ (30%) A1.2 Phát biểu, đặt câu hỏi 30%
các nội dung thuyết trình.
Tương tác trong lớp học

A2. Đánh giá A2.1. Tiểu luận: Phân tích 70%

cuối kỳ (70%) một trong những nội dung
trong công tác về văn phòng
*Sinh viên đi học đúng giờ quy định, đến sau
15 phút không được vào lớp.
* Tham dự tối thiểu 80% thời gian lên lớp.
Nghỉ tối đa 2 buổi. Vắng quá 2 buổi sẽ
không được tham gia làm bài cuối kỳ.
*Tuyệt đối không được nhờ người điểm
danh.
*Đọc giáo trình, tài liệu tham khảo trước
mỗi buổi học trên lớp.

Nhiệm vụ của sinh viên

 BỐ CỤC CHI TIẾT
Chương 1:
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG
VĂN PHÒNG TRONG CÁC CƠ QUAN
*1.Quản trị văn phòng
*2. Đặc điểm lao động văn phòng
*3. Người quản trị văn phòng
 Chương 2: (Thuyết trình)
TỔ CHỨC VĂN PHÒNG TRONG CÁC LOẠI HÌNH CƠ QUAN
1. Văn phòng trong các cơ quan Đảng
- Đặc điểm hoạt động của các tổ chức chính trị
- Tổ chức bộ máy hoạt động của các tổ chức chính trị
- Công tác văn phòng của các tổ chức chính trị
2. Văn phòng trong hệ thống các cấp hành chính
- Đặc điểm hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước
- Tổ chức bộ máy hoạt động của các cơ quan hành chính nhà
nước
- Công tác văn phòng của các cơ quan hành chính nhà nước
3. Văn phòng trong các tổ chức kinh tế
- Đặc điểm hoạt động của các tổ chức kinh tế
- Tổ chức bộ máy hoạt động của các tổ chức kinh tế
- Công tác văn phòng của các tổ chức kinh tế
 Chương 3:
HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ VÀ CHUYÊN MÔN
VĂN PHÒNG TRONG CÁC CƠ QUAN

1.Các nội dung của quản trị hành chính văn

phòng
2. Văn bản, lập hồ sơ và quản lý tài liệu
3. Các hoạt động giao tiếp, lễ nghi
 Chương 4: (Thuyết trình)
VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG
CỦA CÁC CƠ QUAN
1. Văn phòng điện tử
2. Sử dụng công nghệ vào tổ chức và kiểm tra
công tác văn phòng
3. Sử dụng công nghệ vào hoạt động soạn thảo
văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu
4. Sử dụng công nghệ vào hoạt động giao tiếp
hành chính
1. Văn phòng trong cơ quan Đảng
2. Văn phòng trong hệ thống các cấp hành
chính
3. Văn phòng trong các tổ chức kinh tế
4. Văn phòng điện tử và quản trị văn phòng
điện tử
5. Thiết kế, sắp xếp, trang trí văn phòng
(truyền thống + điện tử, 5S)

Một số chủ đề thuyết trình

*Cả lớp chia làm 7 nhóm, lựa chọn các chủ đề đã
được gợi ý.
*Ưu tiên phương pháp, cách thức trình bày sáng
tạo.
*Nộp báo cáo giữa kỳ: bao gồm toàn bộ
word/PPT, dự án thuyết trình + biên bản họp
nhóm có đánh giá mức độ hoàn thành công việc
của thành viên.
*Nộp vào buổi cuối môn học.
*Hướng dẫn làm bài
thuyết trình giữa kỳ
*Buổi 1: GV hướng dẫn môn học (đề cương, phương
pháp học, đánh giá giữa kỳ, cuối kỳ, hướng dẫn chủ
đề thuyết trình, tiểu luận) + giảng Chương 1
*Buổi 2: Giảng chương 1 + Chương 3
*Buổi 3: Giảng Chương 3 + Thuyết trình nhóm 1
*Buổi 4: Thuyết trình nhóm 2 + 3
*Buổi 5: Thuyết trình nhóm 4 + 5
*Buổi 6: Thuyết trình nhóm 6 + 7

Lịch học chi tiết

 1.Quản trị văn phòng

2. Đặc điểm lao động văn

phòng

3. Người quản trị văn

phòng

Chương 1: Quản trị văn phòng và đặc điểm

lao động văn phòng trong các cơ quan
*1.1 Khái niệm Văn phòng?
*1.2 Vị trí của văn phòng?
*1.3 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức văn phòng?
*1.4 Phân loại văn phòng?
*1.5 Tổ chức công việc chuyên môn văn phòng

1. Quản trị văn phòng

 1.1 Văn phòng?

*Văn phòng Chính phủ, Văn phòng các Bộ, Văn

phòng UBND, Văn phòng Tổng công ty…

*Nhân viên văn phòng, làm văn phòng…

*Tới văn phòng làm việc….

*Bệnh văn phòng…

 * Văn phòng

Khái niệm

*“Bộ phận phụ trách công việc, giấy tờ, hành chính trong một
cơ quan” (Từ điển tiếng Việt, Văn Tân chủ biên, NXB KHXH,
Hà Nội, 1997).
*“Bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi chăm
lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo điều kiện vật chất
cho các hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức” (Cẩm nang tổ
chức hành chính văn phòng, NXB Tài chính, Hà Nội, 2003)
*“Bộ máy điều hành tổng hợp của một cơ quan, doanh nghiệp;
là nơi giao tiếp, thu nhận và xử lý thông tin nhằm phục vụ cho
lãnh đạo, quản lý; là nơi đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt
động của cơ quan và tổ chức” (Kỷ yếu HTKH QTVP-Lý luận và
thực tiễn, PGS.TS Đào Xuân Chúc, 2005)
Trụ sở, địa điểm làm việc, nơi giao tiếp, đối nội, đối
ngoại của cơ quan, tổ chức hoặc một nhà chức trách nhất
định (theo nghĩa hẹp)

Bộ máy giúp việc được lập ra để thực hiện chức năng
giúp các cấp lãnh đạo trong việc tổ chức và điều hành
các hoạt động chung trong cơ quan, tổ chức và là trung
tâm xử lý thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành mọi
mặt công tác của người lãnh đạo (theo nghĩa rộng).
(Giáo trình QTVP – Nghiêm Kỳ Hồng cùng các tác giả,
2015)
 * Văn phòng

*Là bộ máy tham mưu, giúp việc cho lãnh

đạo, có chức năng thu thập, xử lý, cung cấp
thông tin cho hoạt động quản lý điều hành, tổ
chức triển khai, theo dõi, phân tích kết quả
thực hiện những quyết định quản lý đã ban
hành, phát hiện, tham mưu cho lãnh đạo các
biện pháp để giải quyết vấn đề đặt ra từ thực
tiễn (1)
 * (1): Bộ máy văn phòng

* Bộ máy Văn phòng Chính phủ là bộ máy gồm 21 đơn vị (16 Vụ,
03 Cục, 01Cổng thông tin, 01 TT Tin học) – tham mưu, giúp
việc cho Thủ tướng và các Phó Thủ tướng

* Bộ máy Văn phòng Bộ GD & ĐT 16 đơn vị ( bộ phận văn phòng

và 15 vụ) – tham mưu, giúp việc cho Bộ trưởng và các Th ứ
trưởng

* Bộmáy Văn phòng Tổng Công ty Điện lực Hà Nội (01 Bộ phận
văn phòng và 8 Ban) – tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc
và các Phó GĐ
*Là một bộ phận (trong bộ máy tham mưu,
giúp việc) có chức năng tham mưu, tổng hợp;
đảm bảo thông tin, liên lạc, điều kiện làm
việc, kiểm soát thủ tục hành chính và thực
hiện các nghi thức lễ tân trong quan hệ đối
nội, đối ngoại của các cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp (2)

*Văn phòng
 *(2) Bộ phận Văn phòng
*Văn phòng cơ quan
*Phòng Hành chính
*Phòng Hành chính – Tổng hợp
*Phòng Hành chính – Nhân sự
*Phòng Hành chính – Tổ chức
* Cơ cấu tổ chức Công ty Thủy điện Bản vẽ

* Phân biệt Bộ máy văn phòng và

Bộ phận văn phòng?
 *Văn phòng
* Là trụ sở chính, là trung tâm giao dịch của cơ quan (3)
 *(3) Văn phòng là trụ sở chính, địa điểm, nơi làm việc; là
trung tâm giao dịch, liên lạc chính thức của cơ quan, DN

Văn phòng = công sở, cơ quan

(không gian cố định)
(không bao gồm công xưởng, nhà máy, công
trường, khu vực kinh doanh, kho bãi)

Văn phòng ảo, văn phòng không giấy, họp trực

tuyến… (không gian mở, linh hoạt)
  Tham mưu tổng hợp, thu nhận và xử lý thông tin phục
Công tác vụ quản lý, đảm bảo điều kiện vật chất
văn  Do bộ phận VP của cơ quan thực hiện trong không gian
VP nhất định với những con người làm công tác VP
phòng chuyên trách: CVP, Thư ký, văn thư…

 Những công việc thuộc về lĩnh vực VP: soạn thảo

VB, xử lý, giải quyết, lưu trữ, bảo quản VB…ở tất cả
Công các đơn vị tổ chức trong cơ quan
việc văn  Được thực hiện bởi rất nhiều người: chủ tịch, giám
đốc, trưởng phòng, chuyên viên, kỹ sư, kế toán
phòng viên, công chức, nhân viên khác
Tại sao nói sự hiện hữu của văn phòng và
công tác văn phòng trong cơ quan, tổ
*Trao đổi
chức là một tất yếu khách quan?
 1.2 Vị trí của văn phòng

Vị trí Trung tâm Tác động Tác động sâu

xử lý trực tiếp rộng đến chất
thông tin đến tính lượng, hiệu
phục vụ chính xác, quả công việc
kịp thời và của mọi bộ
lãnh đạo
tính pháp phận và nhiều
lý của các cán bộ, nhân
quyết định viên trong mỗi
lãnh đạo, cơ quan, tổ
quản lý chức

 Đầu mối giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan; là bộ
mặt, “hình ảnh nhìn thấy” của cơ quan, tổ chức.
 Đóng góp quan trọng đối với toàn bộ công cuộc cải cách
hành chính (xây dựng, ban hành VBQPPL, cải cách thủ
tục hành chính trong cơ quan, tổ chức.)
 *Thực tế??
* 1. Trung tâm, “đầu não”, “bộ mặt”, “trái tim”, “cánh tay
phải”, “bộ não thứ hai”…

* 2. Phục vụ, hậu cần

-> “trách nhiệm” chăm lo mọi mặt đời sống (hậu cần) cho lãnh
đạo, cơ quan
-> chịu vất vả, áp lực
-> “bưng, bê, kê, đặt”; “leo trèo, cắt dán”, quyền rơm vạ đá”,
“làm dâu trăm họ”
 1.3 Chức năng của văn phòng

Chức năng
Tham
(1) mưu
tổng hợp

 Nghiên cứu, phát hiện, đề xuất các vấn đề liên quan đến
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan
 Giúp lãnh đạo chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của cơ
quan được nhanh chóng, thông suốt, hiệu quả
 Thực hiện công tác tổng hợp và xử lý thông tin phục vụ
cho hoạt động quản lý của người lãnh đạo
* Khó khăn gặp phải khi tham mưu tổng hợp?

* Giải pháp khắc phục???

*???
Chức năng của văn phòng

Chức năng (2)

Đảm bảo
điều kiện
vật chất –
kỹ thuật
(hậu cần)

Bố trí, sắp xếp nơi làm việc, mua sắm trang thiết bị, quản
lý tài sản, kinh phí, chăm lo về phương tiện, điều kiện
làm việc và cung ứng một số dịch vụ khác

Đây là hai chức năng cơ bản, rất quan trọng.

Chúng có mqh mật thiết, tác động qua lại lẫn
nhau
 * Văn phòng cơ quan hành chính sự nghiệp
Tham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch
công tác; phục vụ các hoạt động của cơ quan, lãnh
đạo.
Kiểm soát TTHC theo quy định của pháp luật
Giúp lãnh đạo tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ
chức, đơn vị trực thuộc để thực hiện chương trình,
kế hoạch được phê duyệt.
Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn th ư,
lưu trữ, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, tài sản,
kinh phí hoạt động, đảm bảo phương tiện, đi ều
kiện làm việc.
Phục vụ chung công tác của cơ quan và công tác
quản trị nội bộ.
*Tham mưu, giúp việc cho Đảng ủy, BTV Đảng ủy
tổ chức, điều hành xử lý công việc hàng ngày của
Đảng bộ.
*Trung tâm thông tin, tham mưu tổng hợp phục
vụ Đảng ủy, BTV Đảng ủy ra quyết định, nghị
quyết và kiểm tra việc thực hiện các văn bản ban
hành.
*Đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị
làm việc
*Công tác hành chính

* Văn phòng cơ quan cấp Ủy Đảng

*Giúp việc cho hoạt động của công ty và lãnh đạo
doanh nghiệp.

*Thực hiện công tác hành chính.

*Tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh

của doanh nghiệp.

* Văn phòng doanh nghiệp

1.3 Nhiệm vụ chung của văn phòng

Nhóm Nhóm Nhóm

nhiệm vụ nhiệm vụ nhiệm vụ
tham về hành về quản
mưu chính – trị hậu
tổng hợp tổ chức cần

- Chương trình
công tác, quy - Bố trí, sắp
- Tổ chức thực
chế xếp , sửa chữa,
hiện công tác
- Biên tập đề bảo trì nơi làm
văn thư, lưu
án, báo cáo việc
trữ - Mua sắm,
- Thu thập, xử - Tổ chức giao
lý TT quản lý trang
tiếp đối nội đối
- Phổ biến, thiết bị
ngoại - Công tác tài
triển khai - Quản lý nhân
VBPL vụ, tài sản
sự - Dịch vụ y tế,
- Tư vấn văn - Cải cách
bản nhà khách, lễ
hành chính
- Biên tập, QL tân
 1.3 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là hệ thống xác lập chính thức các
bộ phận cấu thành của một tổ chức, thể hiện mối
quan hệ trong quản lý và đi ều hành v ề ch ức năng,
nhiệm vụ, phân công phối hợp, về quyền h ạn c ủa b ộ
máy cũng như từng bộ phận trong bộ máy đó.
Cơ cấu tổ chức của văn phòng: hệ thống xác lập
các bộ phận cấu tạo nên một văn phòng , với chức
năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận và các mối
quan hệ trong công tác giữa các bộ phận đó.
Cơ cấu tổ chức của văn phòng

LÃNH ĐẠO
Chánh VP (Trưởng phòng)
Phó Chánh VP (Phó Trưởng phòng)

Các phòng (tổ, bộ phận) được

lập ra để thực hiện theo các
nhóm nhiệm vụ tương ứng:
Phòng Nghiên cứu tổng hợp
Phòng Hành chính – Tổ chức
Phòng Quản trị - Tài vụ
*Trên thực tế, cơ cấu tổ chức của văn phòng các
cơ quan, đơn vị trong xã hội sẽ phụ thuộc vào
loại hình, quy mô của cơ quan, tổ chức đó.
 1.4 Phân loại văn phòng
Tùy tính chất hoạt động, quy mô tổ chức của
Theo tên các cơ quan, doanh nghiệp và theo quy định
gọi của cơ quan có thẩm quyền
 Văn phòng, phòng hành chính, HC-QT, HC-
TH, HC-TC, hành chính – nhân sự

1. Văn phòng trong các cơ quan QLNN: VP cơ quan quyền lực

NN, VP cơ quan hành chính nhà nước, VP cơ quan tư pháp
Theo loại
2. VP trong các cơ quan, tổ chức Đảng: VP cơ quan lãnh đạo, VP
cơ quan tham mưu, giúp việc. hình cơ
3. VP trong các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ quan, tổ
chức xã hội – nghề nghiệp. chức
4. VP trong các tổ chức sự nghiệp, đơn vị kinh tế, vũ trang nhân
dân.

 Mức độ tham gia của văn phòng vào việc ban hành, kiểm tra, thẩm
Theo định các QĐ quản lý của cơ quan, tổ chức
 VP là bộ máy làm việc: tham mưu, tổng hợp, trực tiếp phục vụ sự chỉ
mức độ đạo, điều hành của LĐ
tham gia  VP là bộ máy giúp việc: vẫn có tham mưu tổng hợp, xử lý TT nhưng
nặng hơn về các công việc cụ thể, sự vụ, giản đơn, hành chính, giấy
 1.5 Tổ chức công việc chuyên môn văn
phòng
a) Tổ chức công việc chuyên môn văn phòng theo
đơn vị chức năng:
- Bộ phận tham mưu - tổng hợp
- Bộ phận hành chính
- Bộ phận quản trị
- Bộ phận lễ tân
- Trợ lý, thư ký
b) Tổ chức công việc chuyên môn văn phòng theo
đầu mối
- Đầu mối soạn thảo văn bản
- Đầu mối quản lý văn bản
- Đầu mối lưu trữ hồ sơ, tài liệu
- Đầu mối quản lý thông tin
- Đầu mối quản lý thiết bị văn phòng
- Đầu mối giải quyết các thủ tục
- Đầu mối tiếp nhận đơn thư khiếu nai
*1.6 Khái niệm Quản trị?
*1.7 Chức năng của Quản trị?
*1.8 Khái niệm Quản trị văn phòng?
*1.9 Chức năng của Quản trị văn phòng?
*1.10 Vai trò của quản trị văn phòng?

1. Quản trị văn phòng

1.6 Quản trị?
Khái niệm
Đạt được
Tác động có định những kết quả
hướng của chủ thể cao nhất với
quản trị lên đối tượng mục tiêu đã
quản trị định trước

Là một quá trình do một hoặc nhiều người thực hiện nhằm phối hợp
các hoạt động của những người khác để đạt được kết quả mà một
người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được (Quản trị học căn
bản, James H.Donnelly, JR và nhóm tác giả)
 “Tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt
động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn
lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra” (James Stoner
và Stephen Robbins)

Là trách nhiệm và biện pháp của những người đứng đầu cơ

quan, tổ chức trong việc định hướng (tạo ra khuôn khổ) và kiểm
soát, điều hành, điều khiển sao cho con người, công việc và mọi
hoạt động đi đúng hướng, đạt được mục tiêu với hiệu quả cao
1.7 Chức năng của Quản trị
 Đánh giá nguồn lực và thực trạng của tổ chức
 Xác định rõ hệ thống mục tiêu cần đạt được
Hoạch
QUẢN TRỊ  Đề ra chương trình hành động để đạt mục tiêu trong
định khoảng thời gian nhất định
 Đưa ra các kế hoạch khai thác cơ hội, nguồn lực

Quản Tổ chức  Tạo dựng môi trường nội bộ

trị vừa  Thiết kế cơ cấu tổ chức, thiết lập thẩm
là quyền cho các bộ phận, cá nhân
khoa
học,
vừa là Lãnh  Chỉ huy nhân sự trong tổ chức
nghệ Nội dung  Động viên, khích lệ, thúc đẩy, tạo động lực
đạo
thuật 03 làm việc

 Kiểm tra, đánh giá chất lượng tiến trình thực hiện
công việc
Kiểm  Thu thập thông tin kết quả thực tế - so sánh với
soát mục tiêu đặt ra – phát hiện sai lệch, điều chỉnh
đúng hướng.
 1.8 Quản trị văn phòng

*“Việc vận dụng những phương pháp khoa học

về quản trị để tổ chức, điều hành hoạt động của
văn phòng các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
nhằm đạt được hiệu quả cao trong việc thực
hiện những nhiệm vụ đã định” (PGS.TS Vũ Thị
Phụng, Từ quản trị học đến quản trị văn phòng)
*“Sự tác động có chủ đích của chủ thể QTVP đến
các đối tượng QTVP thông qua các hoạt động:
hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm
đạt được mục tiêu thực hiện có hiệu quả chức
năng, nhiệm vụ của văn phòng” (PGS. TS Đặng
Tất Thu, Giáo trình QTVP, 2020)
 1.9 Chức năng của Quản trị văn phòng

a) Hoạch định trong quản trị văn phòng

-Xác định rõ các mục tiêu, nội dung của QTVP;
-Thiết kế và thiết lập bộ máy VP phù hợp, định
hướng tuyển dụng, bố trí đội ngũ nhân sự VP;
-Xác định rõ quan điểm, nguyên tắc cho việc thiết
kế, xây dựng trụ sở và không gian làm việc cũng
như đảm bảo điều kiện, phương tiện làm việc.
- Xác định và tổ chức triển khai việc chuẩn hóa hoạt
động quản lý hành chính qua hệ thống quy phạm
nội bộ: quy chế, quy định, quy trình, thủ tục…
- Quan tâm, chỉ đạo vấn đề quản lý và kiểm soát hệ
thống thông tin; đào tạo, hướng dẫn kỹ năng nghiệp
vụ cho nhân viên…
- Chỉ đạo, định hướng nguyên tắc, yêu cầu: hội họp,
sự kiện, lễ tân... CSVC, tài sản, tài chính…
- Quyết định các vấn đề về nhân sự, tài chính, CSVC
*b) Tổ chức trong quản trị văn phòng

-Xác định cơ cấu tổ chức của bộ máy VP; quy
định chức năng, nhiệm vụ cũng như mqh
giữa các bộ phận trong bộ máy đó.
-Xác định số lượng và tiêu chuẩn nhân sự cần
thiết cho các bộ phận trong bộ máy VP;
-Phân bổ và sắp xếp nguồn lực con người và
nguồn lực khác để bộ máy VP hoạt động hiệu
quả.
*C) Lãnh đạo/điều hành trong quản trị văn phòng

-Phân công, phân nhiệm, phân quyền

-Phổ biến,hướng dẫn nguyên tắc, yêu cầu, quy
trình, quy định
-Đảm bảo chế độ đãi ngộ
-Động viên, khuyến khích
-Hỗ trợ về điều kiện làm việc
-Phê bình, nhắc nhở, xử lý vi phạm
*D) Kiểm soát trong quản trị VP

-Kiểm tra, giám sát, đánh giá kết quả thực hiện -
> điều chỉnh/ cải tiến
-Theo dõi tình hình triển khai, thực hiện công
việc-> có biện pháp phòng ngừa, áp dụng tiêu
chí đánh giá kết quả và hiệu quả công việc cho cá
nhân và bộ phận.
*Vận dụng những chức năng của quản trị để
phân tích chức năng quản trị văn phòng???
 1.10 Vai trò của quản trị văn phòng

- Tham mưu về việc quản lý hành chính

- Thực hiện các công việc hành chính
- Cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý
- Hỗ trợ các đơn vị chức năng thực hiện công
việc hành chính
*Sử dụng sơ đồ tư duy (mindmap) để thiết
kế chân dung:
-NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG
-LAO ĐỘNG/NHÂN LỰC VĂN PHÒNG

LÀM VIỆC NHÓM

*Nghĩa rộng thì Nhân lực văn phòng: toàn bộ
cán bộ, nhân viên làm việc trong bộ máy văn
phòng (tất cả các phòng ban, bộ phận tham
mưu, giúp việc).

*Nghĩa hẹp: Những người làm việc trong bộ phận

văn phòng/phòng hành chính của các cơ quan,
doanh nghiệp.

2. Đặc điểm lao động/nhân lực văn phòng

*Cơ bản là có trình độ cao về học vấn và
chuyên sâu về chuyên môn: kiến thức đúng
ngành, liên ngành, ĐH, SĐH.
*Tínhchất công việc: quản lý (hành chính,
chuyên môn) thuộc loại hình lao động trí óc.
*Luôn sáng tạo và có mong muốn vươn lên vị trí
cao hơn.

* 2.1 Đặc điểm lao động/nhân lực VP (nghĩa rộng)

*Không đồng đều về trình độ chuyên môn: lãnh đạo,
quản lý, điều hành, tham mưu, an ninh trật tự, vệ sinh,
lễ tân…
*Tínhchất công việc: đa dạng, phức tạp, áp lực cao.
Đảm nhận nhiệm vụ hành chính có tính bao quát toàn
cơ quan; nhân sự kiêm nhiệm nhiều việc khác nhau.
*Đối diện với nhiều rủi ro về bệnh nghề nghiệp: bệnh văn
phòng, stress…
*Độ ổn định của tâm lý thấp: ít người muốn gắn bó lâu
dài, không tận tâm, tự ti…
*Công việc ổn định-> thiếu động lực phấn đấu…
*Thu nhập ổn định.

* 2.2 Đặc điểm lao động/nhân lực VP (nghĩa hẹp)

*Trình độ chuyên môn;
*Kỹ năng hành chính – văn phòng: Lập kế hoạch –
tổ chức công việc, soạn thảo văn bản, quản lý hồ
sơ, tổ chức sự kiện, hội họp, thuyết trình, tham
mưu, tổng hợp…
*Tinh thần, trách nhiệm đối với công việc được
giao.

Nhân viên văn phòng

3.1 3.3
Khái Yêu
niệm
3.2
Vai trò cầu

3. Người quản trị văn phòng

*3.1 Khái niệm:
Người quản trị văn phòng là người được giao
nhiệm vụ tham mưu, tổ chức và thực hiện các
công việc chuyên môn của văn phòng qua các
hoạt động lập kế hoạch, hướng dẫn và kiểm tra,
kiểm soát công việc hành chính của cơ quan,
doanh nghiệp.

3.Người quản trị văn phòng

Các chức danh quản trị văn phòng

Chánh văn phòng,

Giám đốc Hành chính,
Trưởng phòng Hành chính,
Trợ lý hành chính
 3.2 Vai trò của người quản trị văn phòng

*Nhà quản trị văn phòng có vai trò đóng góp tích
cực cho quá trình thực hiện mục tiêu của tổ
chức.
*Nhà quản trị văn phòng là người tham mưu cho
nhà lãnh đạo, quản lý trong tổ chức, do đó cũng
có vai trò quan trọng đối với quá hoạt động của
đội ngũ lãnh đạo, quản lý tổ chức.
* Nhà quản trị văn phòng sẽ cung cấp những thông
tin cần thiết, đảm bảo các điều kiện cần thiết cho
hoạt động của đội ngũ lãnh đạo, quản lý tổ chức.
 CÂU HỎI THẢO LUẬN?

Theo bạn, để trở thành người quản trị

văn phòng cần có những yêu cầu gì?
- Kiến thức?
-Kỹ năng?
-Phẩm chất?
->>>> Trình bày bằng sơ đồ tư duy (Mindmap)
 3.3 Yêu cầu đối với người quản trị văn phòng

Kiến thức, kỹ năng và phẩm chất của người quản trị

văn phòng chuyên nghiệp
Kiến thức: quản trị, tổ chức và hoạt động của cơ
quan, tổ chức công việc hành chính, quản lý nhân sự,
pháp luật, hành chính, văn bản, và lưu trữ hồ, kiến thức
công nghệ tin học, giao tiếp.
 Kỹ năng: lập kế hoạch, sắp xếp công việc
hành chính, xử lý văn bản hành chính, soạn thảo và
ban hành văn bản, thu thập, cung cấp thông, hội
họp, thuyết trình, giao tiếp, kỹ năng sử dụng các
phần mềm ứng dụng tin học, lập và sắp xếp hồ sơ
 Phẩm chất: Tự tin, năng động, linh hoạt, chu
đáo trung thực và tin, chịu áp lực, kiểm soát cảm
xúc, chăm chỉ, có nguyên tắc bảo mật thông tin của
cơ quan.
 • Các nội dung của quản trị văn
1 phòng
• Văn bản, lập hồ sơ và quản lý tài
2 liệu

• Các hoạt động giao tiếp, lễ nghi

3

Chương 3:
HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ VÀ CHUYÊN MÔN
VĂN PHÒNG TRONG CÁC CƠ QUAN
 1. CÁC NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

1.1 Nội dung quản trị văn phòng trong các cơ quan
-Xây dựng quy chế, quy định về tổ chức, hành chính của
cơ quan (yêu cầu về pháp luật, cơ quan)
-Xây dựng các quy trình thực hiện công việc hành chính
của cơ quan (yêu cầu về pháp luật, cơ quan)
-Lập kế hoạch và tổ chức hiệu quả công việc hành chính
(yêu cầu về pháp luật, cơ quan)
-Quản trị thông tin, trang thiết bị văn phòng
1.2 Thực hiện chuyên môn, nghiệp vụ văn phòng
-Soạn thảo văn bản
-Lập hồ sơ
-Lưu trữ tài liệu
-Sắp xếp lịch
-Chuẩn bị chuyến công tác
1.3. Tổ chức không gian, môi trường làm việc
- Thiết kế, sắp xếp và trang trí văn phòng trong các cơ
quan, tổ chức
-Ứng dụng 5s trong văn phòng
2. Văn bản, lập hồ sơ và quản lý tài liệu

2.1 Văn bản:

-Văn bản Quy phạm pháp luật
-Văn bản hành chính
-Văn bản chuyên ngành
2.2 Quy trình soạn thảo, ban hành văn bản
2.3 Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
2.4 Lập hồ sơ công việc
2.5 Quản lý văn bản: đi – đến
2.6 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan
*3.1 Giao tiếp và lễ tân văn phòng
-Tiếp khách
-Giao tiếp qua điện thoại, email
-Lễ tân văn phòng
3.2 Tổ chức hội họp, hội nghị
3.4 Tổ chức sự kiện
….
3. Các hoạt động giao tiếp, lễ nghi
HOẠT ĐỘNG THUYẾT TRÌNH NHÓM
LẤY ĐIỂM GIỮA KỲ