Uredsko poslovanje

Ruzica Jukic-Ezgeta

Ciljevi obuke:

1.Upoznati se sa uredskim poslovanjem i

njegovom primjenom

1
 Uredsko poslovanje
 Uredsko poslovanje - pravni osnov:

 Odluka o Uredskom poslovanju ministarstava, službi, institucija i drugih

tijela Vijeća ministara BiH (Sl.glasnik BiH, 21/2001)
 Uputstvo o načinu vršenja Uredskog poslovanja ministarstava, službi,
institucija i drugih tijela Vijeća ministara BiH
(Sl.glasnik BiH, 35/2003)
 Zakon o pečatu institucija BiH (Sl.glasnik BiH, 12/98)
 Uputstvo o načinu izrade, čuvanja, vođenja, evidencije i uništavanja
pečata institucija (Sl.glasnik BiH, 22/98)
 Zakon o upravnom postupku (Sl.glasnik BiH, 29/08)
 Zakon o elektronskom potpisu (Sl.glasnik BiH, 91/06)

2
 Uredsko poslovanje

 Uredsko poslovanje iz nadležnosti institucije BiH vrši se u pisarnici.

 Uredsko poslovanje u širem smislu obuhvata Uredsko - tehnički
rad u organima uprave i službama za upravu koje obuhvata
funkciju: planiranja, organizovanja, pripremanja, komuniciranja,
analiziranja i sl.
 U Uredsko poslovanje u užem smislu spada:
 primanje, otvaranje, pregledanje i raspoređivanje pošte odnosno
akata,
 zavođenja akata, njihovo združivanje i dostavljanje u rad,
 administrativno - tehničko obrađivanje akata,
 otpremanje pošte, razvođenje akata, kao i njihovo stavljanje u
arhivu (arhiviranje i čuvanje).

3
 Uredsko poslovanje - ZNAČAJ uredskog
POSLOVANJA

 Najvažnija sporedna djelatnost organa uprave

 Registruje i prati tok radnog procesa
 Osigurava uvjete za rad organa uprave
 Materijalni akti koji ne proizvode pravno djejstvo

 OSNOVNA NAČELA UredskoG POSLOVANJA

 Načelo točnosti
 Načelo ekspeditivnosti
 Načelo jednostavnosti
 Načelo jednoobraznosti
 Načelo preglednosti
 Načelo ekonomičnosti
 Načelo budnosti

4
 Uredsko poslovanje
 Osnovni pojmovi u
Uredskom poslovanju
 1.AKT je svaki pisani sastav
kojim se pokreće, dopunjuje,
mijenja, prekida ili završava neka
radnja institucije BiH.
 U užem smislu može biti
 Svi pisani sastavi, dopisi, pisma,
podnesci primljeni od drugih pravnih i
fizičkih lica nazivaju se PRIMLJENI
AKTI, a pisani sastavi koji se, prema
sopstvenoj inicijativi, prvi put pokreće
jedna službena radnja nazivaju se
VLASTITI AKTI.
 Po pristupačnosti sadržaja akta dijele
se na obične, povjerljive i strogo
povjerljive.

 podnesak,  S obzirom na redoslijed rješavanja

 službeni dopis, dijele se na REDOVNE (svi oni koji
nemaju karakter hitnog akta)
 i rješenje. i HITNE (vezani za rok ili određeni
propisom – odgovor na tužbu, žalbu).

5
 Uredsko poslovanje

 2.PODNESAK je pisani sastav kojim

se pokreće ili dopunjava neka
službena radnja organa za upravu.
 To su: zahtjevi, obrasci, prijave,
molbe, žalbe, prigovori i dr. kojima se
pojedinci ili pravna lica obraćaju Elementi podneska (ZUP):
organima.
 Oznaka organa kojem se upućuje,

 Predmet na koji se odnosi zahtjev, odnosno

prijedlog,

 Ko je zastupnik ili punomoćenik (ako ga ima),

 Ime i prezime podnosioca zahtjeva,

 Adresa podnosioca odnosno zastupnika ili

punomoćnika

6
 Uredsko poslovanje
 3.PRILOG je pisani sastav
(dokument, tabela, grafikon, crtež
i sl.) ili fizički predmet, koji se
prilaže uz akt radi dopunjavanja,
objašnjenja ili dokazivanja
sadržine akta.
 4.PREDMET je skup svih akata i
priloga koji se odnose na pitanje
ili zadatak i čini posebnu ili
samostalnu cjelinu.
7
 5.DOSIJE predstavlja skup više
predmeta koji se odnose na istu
materiju ili istu pravnu ili fizičku
osobu i koji se kao jedna cjelina
čuvaju na istom mjestu.
 Postoji dosije o materiji i dosija o
pravnim ili fizičkim licima.
 6.FASCIKLA predstavlja omot,
kutiju, sanduk, korice i slično, u
kojim je složeno više predmeta ili
više dosijea koji se poslije
završenog postupka čuvaju u tim
fasciklima.
 Uredsko poslovanje
 7.REGISTRATURSKI MATERIJAL
čine spisi (akti i predmeti),
stenografski i fonografski snimci
snimci i na drugi način
sastavljeni zapisi i
 dokumenti, kao i knjige o
kartoteke o evidentiranju tih
spisa, zapisa i dokumenata,
primljeni i nastali u instituciji BiH
dok su od značaja za njihov
tekući rad ili dok iz tog
registraturskog materijala nije
odabrana arhivska građa koja će
se trajno čuvati.
8
 8.ARHIVA je sastavni dio pisarnice
gdje se čuvaju završeni (arhivirani)
predmeti i akti, evidencije o aktima i
predmetima, kao i ostali
dokumentacijski materijal do njihove
predaje Arhivu Bosne i Hercegovine
ili do njihovog uništenja.
 ARHIVSKA GRAĐA je sav izvorni i
reproducirani (pisani, crtani,
štampani, fotografirani, filmovani,
fonografirani ili na drugi način
zabilježeni), dokumentacijski materijal
od značaja za historiju, kulturu i
ostale društvene potrebe, koji je
nastao u radu institucije BiH bez
obzira kada je i gdje je nastao.
 Uredsko poslovanje

 9.PISARNICA je organizacijska jedinica ili radno

mjesto u instituciji BiH gdje se vrše poslovi:
 primanje, otvaranje, pregledanje i raspoređivanje
pošte odnosno akata,
 zavođenja akata, njihovo združivanje i dostavljanje u
rad,
 administrativno - tehničko obrađivanje akata,
 otpremanje pošte, razvođenje akata, kao i njihovo
stavljanje u arhivu (arhiviranje i čuvanje).

9
 Uredsko poslovanje

 Svi predmeti i akti u Uredskom poslovanju iz nadležnosti

institucije BiH, obavezno se razvrstavaju po vrsti materije koja
je svrstana u odgovarajuće grupe sa propisanim brojčanim
oznakama.

 Razvrstavanje predmeta i akata na klasifikacijske oznake vrši

se u upisniku odnosno djelovodniku prilikom upisa
novoprimljenih predmeta od pošiljatelja (ulazna pošta),
odnosno novih predmeta za primatelja (izlazna pošta).

10
 Uredsko poslovanje -KLASIFIKACIJSKI ZNAK – predmeti i akti
razrađeni po materiji i svrstani u odgovarajuće grupe /označeni
klasifikacijskim znakom /01-50/

21 - Međunarodni sporazumi o obnovi Bosne i Hercegovine

22 - Ekonomski odnosi sa međunarodnim institucijama
23 - Poslovno okruženje, jedinstven ekonomski prostor i razvoj
24 - Promoviranje preduzetništva
25 - Kontrola prometa roba i usluga pod posebnim režimom
26 - Zaštita potrošača i konkurencija
 01 - Ustavni predmeti
27 - Veterinarstvo
 02 - Zakoni, drugi propisi i opći akti 28 - Poljoprivreda, energetika, okoliš prirodni resursi, turizam
 03 – Odbrana 29 - Komunikacije i promet
 04 - Sigurnost i civilna zaštita 30 - Građanska stanja i evidencije
 05 - Vanjski poslovi
 06 - Evropske integracije
31 - Zdravstvo i socijalna zaštita
 07 - Javna uprava i javne službe 32 - Penzije
 08 - Organizacija i rad sudova 33 - Nauka i obrazovanje
 09 - Organizacija i rad tužilaštava 34 - Rad i zapošljavanje
 10 - Organizacija i rad pravobranilaštava11 - Organizacija i rad sudova za 35 - Kultura i sport
prekršaje
 12 - Organizacija i rad ombudsmena 36 - Geodetski, geološki, meteorološki poslovi i deminiranje
 13 - Sudski predmeti 37 - Ljudska prava i slobode
 14 - Međunarodna i međuentitetska pravna pomoć i saradnja 38 - Vjerski predmeti
 15 - Izvršenje krivičnih i prekršajnih sankcija
 16 - Finansije i trezor
39 - Nacionalne manjine
 17 - Porezi, doprinosi i takse 40 - Nestala lica
 18 - Carine 41 – Azil i izbjeglice
 19 – Vanjsko - trgovinska politika Bosne i Hercegovine 42 – Iseljeništvo
 20 – Carinsko - tarifna politika Bosne i Hercegovine
43 – Statistika
 21 - Međunarodni sporazumi o obnovi Bosne i Hercegovine
 22 - Ekonomski odnosi sa međunarodnim institucijama 44 – Akreditiranje
 23 - Poslovno okruženje, jedinstven ekonomski prostor i razvoj 45 – Standardizacija
 24 - Promoviranje preduzetništva 46 – Mjeriteljstvo
 25 - Kontrola prometa roba i usluga pod posebnim režimom 47 – Intelektualno vlasništvo
 26 - Zaštita potrošača i konkurencija
 27 - Veterinarstvo 48 – Patenti
 28 - Poljoprivreda, energetika, okoliš prirodni resursi, turizam 49 – Arhivski poslovi
 29 - Komunikacije i promet 50 – Drugi predmeti i akti koji se ne mogu razvrstati u neku od grupa
 30 - Građanska stanja i evidencije

11
 Uredsko poslovanje

 ORGANIZACIJA I RAD PISARNICE

 1.Primanje pošte
 2.Otvaranje i pregled pošte
 3.Razvrstavanje i raspoređivanje pošte
 4.Zavođenje akata
 5.Osnovna evidencija akata
 6.Klasifikacija akata
 7.Združivanje akata

12
 Uredsko poslovanje

 I Organizacija prijema i raspoređivanje pošte

 1.Primanje pošte – obuhvata prijem akata,

podnesaka, žalbi, dopisa, paketa i dr. centralizovano
- u pisarnici.

 A) Primanje pošte neposredno od stranke

 B) Primanje pošte putem dostavljača
 C) Primanje pošte putem poštanske službe
13
 Uredsko poslovanje

 3. Postupak sa aktima koji podliježu taksiranju

 Ako se utvrdi potreba taksiranja ili nedovoljno

taksiranje stranka se upozorava neposredno ili se na
akt koji je stigao poštom stavlja zabilješka (pored
otiska prijemnog štambilja).

14
 Uredsko poslovanje
 4.Otvaranje i pregledanje pošte

 Neotvorena pošta se dostavlja rukovodiocu organa

 Voditi računa da se pošiljka ne ošteti (pečat)

 Pregledati da li su svi napisani prilozi dostavljeni

 Pošta na ime se dostavlja službeniku, koji je vraća u roku od 24 sata od

prijema ako se na njega ne odnosi

 Uz primljeni akt se prilaže koverta sa datumom predaje

 Neovlašteno otvorena pošta ili oštećena - u prisustvu još dva službenika

napisati službenu zabilješku (vrsta i obim oštećenja i šta u primljenim
pošiljkama nedostaje)

15
 Uredsko poslovanje

 5.Razvrstavanje i raspoređivanje pošte

 Poslije otvaranja i pregledanja primljene pošte se vrši razvrstavanje i raspoređivanje

akata na službenike koji su nadležni za rad na predmetu/aktu. Izdvajaju se predmeti
upravnog postupka od akata poslovanja.

 Na svaki primljeni akt se stavlja oznaka organizacione jedinice odnosno radnog

mjesta ako ne postoje organizacione jedinice. Organizacione jedinice određuju se
rješenjem koje donosi rukovodilac organa uprave na početku svake kalendarske
godine ili u vrijeme kada se vrši izmjena organizacionih jedinica.

 Organizacione jedinice ili radna mjesta se označavaju arapskim brojevima od broja

01 pa nadalje.

 Raspoređivanje pošte vrši rukovodilac organa ili ovlašteni službenik.

Raspoređivanje se vrši stavljanjem oznake unutrašnje organizacione jedinice ili
radnog mjesta u gornji desni ugao prve stranice akta odnosno predmeta.

16
 Uredsko poslovanje

 6.Zavođenje akata

 A) Način i prijem zavođenja akata

 Zavođenje se vrši istog dana kada su akti primljeni u odgovarajuće
evidencije. Ako se to ne stigne urediti tokom dana onda sutradan prije
novopristigle pošte.

 B) Prijemni štambilj
 Nakon razvrstavanja pošte stavlja se otisak prijemnog štambilja u
gornji desni ugao prve strane akta, ili na drugo mjesto vodeći računa
da tekst ostane čitak. Ako na prednjoj strani nema dovoljno mjesta
otisak prijemnog štambilja onda se on stavlja u gornji lijevi ugao
poleđine akta ili na komad čistog papia koji se pričvršćuje uz akt.

17
 Uredsko poslovanje

 Prijemni štambilj
 Naziv i sjedište organa

Organizaciona Klasifikacion Broj priloga

Redni broj
jedinica a
oznaka

18
 Uredsko poslovanje

 C) Upisivanje akata u osnovne knjige evidencije

 1. upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka (UP – 1),

 2. upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka (UP –
2),
 3. djelovodnik predmeta i akata,
 4. djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu,
 5. arhivska knjiga

19
 Uredsko poslovanje
 U upisnik prvostepenih ili drugostepenih predmeta upravnog
postupka upisuju se svi predmeti i akti (hronološkim redom
predmeta i akata) iz nadležnosti institucije BiH o kojima se
rješava u prvostepenom ili drugostepenom upravnom postupku u
kojima se predmet završava donošenjem rješenja, odnosno
zaključka, a koji se pokreću po zahtjevu stranke, ili po službenoj
dužnosti.
 U djelovodnik predmeta i akata upisuju se sve vrste predmeta i
akata, hronološkim redom, iz nadležnosti institucije BiH o kojima
se ne rješava u upravnom postupku.
 U djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu upisuju se
predmeti i akti iz nadležnosti institucije BiH koji su od strane
izdavatelja predmeta, odnosno akta, označeni kao povjerljvi ili
strogo povjerljivi.
 Arhivska knjiga vodi se prema propisu o arhivskoj knjizi.

20
 Uredsko poslovanje

 Institucije BiH koje u svom radu imaju manji broj predmeta i

akata u toku godine,mogu jednu knjigu upisnika, odnosno
djelovodnika voditi za sve predmete i akte svih klasifikacijskih
oznaka iz svoje nadležnosti.

 Institucije BiH koje u svom radu imaju veći broj predmeta i

akata, u toku godine, mogu za predmete i akte svake
klasifikacijske oznake voditi poseban upisnik, odnosno
djelovodnik, o čemu odlučuje ministar, zamjenik ministra,
sekretar službe i drugi rukovoditelji institucija BiH.

21
 Uredsko poslovanje

 II Združivanje akata

 U svrhu pravilnog i potpunog poslovanja sa svakim novim aktom se vrši

združivanje svih ranijih akata istog predmeta, ako ih ima.

 Na ovaj način se izbjegava dupliranje u evidencionim knjigama.

 Prije dostavljanja akata u rad mora se izvršiti združivanje akata.

 Združivanje se vrši tako da se na osnovu podataka iz upisnika

UP-1/UP-2 utvrdi gdje se nalazi predmet i novi akt se dostavlja službeniku
radi ulaganja akta u omot predmeta, s tim što službenik pisarnice na
primljenom aktu pored otiska prijemnog štambilja treba upisati i datum
prijema akta.

22
 Uredsko poslovanje
III Dostavljanje predmeta i akata u rad
vrši se putem interne dostavne knjige

 Interna dostavna knjiga

Službenik Vraćeno pisarnici
Redni Datum upisa Broj
predmeta ili akta
broj predmeta
Datum Potpis
ili akta Datum Potpis

23
 Uredsko poslovanje

 Knjiga za ličnu poštu

 (Dostavljanje pošte na ime službenog lica)

 Karton za službena glasila i časopise

 (Službena glasila, časopisi, literatura i dr.) dostavljaju se
službenicima preko Kartona)

 Dostavljanje preporučenih pošiljki

 (Dostava pošte koja glasi na ime)

 Knjiga primljenih računa

 (Na primljene račune i druga finansijska akta se stavlja otisak
prijemnog štambilja)

24
 Uredsko poslovanje
omoti za predmete i akte

 Evidencija na prvoj unutrašnoj strani omota za predmete i akta je

obavezna i predstavlja hronološki pregled cjelokupnog sadržaja predmeta
– upisuju se: akti, službene zabilješke, žalbe, podnesci, i dr

 Omoti za predmete i akte izrađeni su prema vrstama predmeta i označeni sa pet

različitih boja uz lijevu ivicu omota i to:

 Omot BIJELE boje – ulažu se predmeti i akti koji su zavedeni u djelovodniku

predmeta i akata
 Omot označen ZELENOM bojom - ulažu se prvostepeni predmeti upravnog postupka
po kojima se upravni postupak pokreće na zahtjev stranke
 Omot označen PLAVOM bojom - ulažu se prvostepeni predmeti upravnog postupka
po kojima se upravni postupak pokreće po službenoj dužnosti
 Omot označen ŽUTOM bojom - ulažu se drugostepeni predmeti upravnog postupka
 Omot označen CRVENOM bojom - ulažu se predmeti i akti koji su zavedeni i u
djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu
 Naknadno primljeni akti su bez boje

25
 Uredsko poslovanje
IV Postupak u rješavanju predmeta i akata

 A) Prikupljanje podataka i obavještavanje stranaka

 Upoznati se sa sadržinom akta,

 Odvojiti hitne akte i akte sa određenim rokovima od redovnih,
 Prikupiti neophodne dokaze ili podatke (istovremeno, a ne jedan
za drugim),
 Prikupljanje podataka od službenika istog organa vrši se
telefonski/usmeno o čemu se sastavlja posebna službena
zabilješka na posebnom papiru i stavlja u omot predmeta.
 Zabilješka treba sadržavati: ( opis dobivenih podataka, ime,
prezime i funkciju službenika koji je dao podatke, datum kada su
dobijeni podaci, potpis službenika koji je sačinio sl. zabilješku.
 Obrazac – Obavještenje o pomjeranju roka za rješavanje zahtjeva
 (RAZLOZI - bolest službenika, odsustvovanje s posla, neriješeno
prethodno pitanje i dr.)

26
 Uredsko poslovanje
 B) Sastavni dijelovi službenog dopisa

 Svaki službeni akt institucije BiH, kojim se vrši službena prepiska s drugim
pravnim i fizičkim osobana (službeni dopis), mora sadržavati sljedeće dijelove:

 zaglavlje, piše se u gornjem lijevom uglu službenog dopisa i sadrži podatke

koji se pišu jedan ispod drugog
 naziv i adresa primaoca, ime i prezime/puni naziv pravnog lica; ulica i broj;
mjesto
 oznaku predmeta - kratku sadržinu predmeta, ili materije na koju se
predmet odnosi
 sadržaj teksta,
 otisak službenog pečata
 potpis ovlaštene osobe.

27
 Uredsko poslovanje
 1.za stvarne predmete koji se ne odnose na fizička ili pravna
lica navodi se samo kratak sadržaj stvari (“Uredsko poslovanje
– objašnjenje”)

 2.za lične predmete (uključujući i predmete upravnog postupka)

navodi se prezime i ime i prebivalište i kratka sadržaj pitanja
koja se odnose na dopis (“Senad Mašić, Visoko – razrez
poreza” / “Opća bolnica Sarajevo, dodjela sredstava za
nabavku tehničke opreme)

 3.ako se predmet odnosi na više lica navodi se samo prvo lice i

riječi “ i dr.”
 Veza brojeva – se stavlja samo ako postoji

28
 Uredsko poslovanje

 Sadržaj teksta službenog dopisa

 Treba biti napisan službenim stilom – sažeto, jasno i čitko

 Izbjegavati skraćenice osim onih uobičajenih i lako razumljivih

 Ako se poziva u pisanju na neki akt napisati puni naziv akta

 Voditi računa o pravopisu

 U tekstu ukratko objasniti stvari, bez ponavljanja, iznijeti podatke,

navesti razloge – sažeto i jezgrovito

29
 Uredsko poslovanje

 Naziv funkcije i potpis lica ovlaštenog za potpisivanje – naziv funkcije i

ime i prezime

 Otisak službenog pečata – s lijeve strane i to tako da otisak pečata ne

zahvati tekst naziva funkcije potpisnika dopisa

 Oznaka priloga – ispod službenog teksta sa lijeve strane

 Ako su u tekstu navedeni prilozi onda se stavlja samo npr. PRILOGA: 2

 Ako nisu navedeni onda se pišu npr:

 PRILOG: 1.Ljekarsko uvjerenje,
2.Uvjerenje o državljanstvu

30
 Uredsko poslovanje
 Način otpreme – s lijeva (ispod Priloga ako ih ima ili na mjestu gdje se
pišu prilozi ako ih nema – piše se “preporučeno”, “avionom”

 Konstatacija kome se službeni dopis dostavlja je ispod teksta dopisa

odnosno teksta “Prilozi” i “Način otpreme”

 1.može se isti dopis dostaviti raznim organima,

 2.može se dostaviti zainteresovanom organu

(npr. DOSTAVLJENO RADI ZNANJA: 1.Ministarstvo finansija..)

 3.može se dostaviti dopis o raspravljanju o više predmeta i navesti sve

pošiljke
 npr.Ministarstvo finansija na broj:
 Ministarstvo civilnih poslova na broj:

31
 Uredsko poslovanje

 POMOĆNI DIJELOVI SLUŽBENOG AKTA

 Veza na službeni akt na koji se odgovara

 Veza na ranije otpremljeni službeni akt
 Prilozi – oznaka priloga
 Način otpremanja službenog akta
 Konstatacija kome je službeni akt dostavljen

32
 Uredsko poslovanje - Službeni dopis
Službeni dopis
(sastavni dijelovi)

Zaglavlje Adresa primaoca

Predmet –
kratka sadržina Veza brojeva

Oznaka funkcije –
Sadržaj - tekst potpis ovlaštenog lica

Otisak službenog pečata Oznaka priloga

Način otpreme Kome je dopis dostavljen

33
 Uredsko poslovanje
 Rješenje je upravni akt organa uprave kojim se rješava (odlučuje)
o izvjesnom pravu ili obavezi određenog pravnog ili fizičkog lica.
 Sastavni dijelovi rješenja u upravnom postupku

 Zaglavlje
 Uvod
 Dispozitiv
 Obrazloženje
 Uputstvo o pravnom lijeku
 Potpis ovlaštenog službenika
 Otisak pečata
 (Kome je dostavljeno

34
 Uredsko poslovanje

 Vraćanje riješenih predmeta pisarnici

 Nakon obrade predmeta oni moraju biti
vraćeni pisarnici (Internom dostavnom
knjigom).
 Na kopiji predmeta koji se vraća u
pisarnicu obrađivač predmeta ispod
sadržaja teksta sa lijeve strane napiše
uputstvo pisarnici za dalji rad s
predmetom.
35
 Uredsko poslovanje
 UPUTSTVO PISARNICI O RADU NA RIJEŠENIM PREDMETIMA

 Način otpreme
 Broj organizacijske jedinice ili radno mjesto kome se predmet upućuje
na daljnji rad
 Oznaka “R” o datum do kada predmet treba čuvati u rokovniku
predmeta
 Oznaka “a/a” ako predmet treba adaktirati
 Ako službenik pisarnice uoči neki nedostatak upozoriće obrađivača
predmeta odnosno vratiće mu predmet radi otklanjanja nedostataka.
 Razvođenje akata i predmeta
 Razvođenje se vrši na osnovu kopije akta koji ostaje za arhivu i na
kojoj se nalazi uputstvo za dalji postupak sa predmetom (aktom).

36
 Uredsko poslovanje
 VI Rokovnik predmeta

 To je pomoćna evidencija u koju se stavljaju predmeti i akti kada je

potrebno da se predmet/akt uzme u rad nakon određenog vremena,
jer se nisu mogli riješiti iz nekih objektivnih nazloga (npr. nedostatak
određenih dokumenata)

 Putem interne dostavne knjige se predmet vraćaju pisarnici i stavljaju u

rokovnik predmeta.

 1 – 31 obilježene fascikle
 32 - RAZNI ROKOVI – rokovi u narednom mjesecu.
Prazni se na kraju mjeseca.

 R – 20.6.2009.

37
 Uredsko poslovanje

 OTPREMANJE POŠTE

 Putem poštanske službem dostavljača i

neporedno dostavljanje stranci
 Hitna otprema putem kurira
 Obična i preporučena pošiljka
 Knjiga za otpremu računa

38
 Uredsko poslovanje
VII Stavljanje u arhivu – arhiviranje i čuvanje predmeta i akata

 provjeriti da li je postupak po predmetu/aktu u potpunosti okončan, da li

se u predmetu nalaze svi prilozi i dokumenti koje bi trebalo vratiti
strankama,
 da uz predmet nisu pogrešno pripojeni akti nekog drugog predmeta,
 da li su hronološkim redom složeni prilozi, evidentirani na prvoj
unutrašnjoj stranici omota predmeta.
 Organi uprave koji se nalaze van sjedišta organa završene predmete
mogu držati u arhivi svoje pisarnice najduže dvije godine i uz posebno
odobrenje rukovodioca.
 Predmeti i akti i drugi registraturski materijal -u radu institucije BiH
čuvaju se u arhivima tih institucija u odgovarajućim fasciklima ili
kutijama.
 Povjerljivi i strogo povjerljivi akti čuvaju se odvojeno od običnih akata i to
na način koji osigurava čuvanje njihove povjerljivosti

39
 Uredsko poslovanje
 Institucije BiH obavezne su rješenjem odrediti osobu koja će
neposredno biti odgovorna za vođenje kancelarijskog
poslovanja iz nadležnosti institucija BiH, utvrditi ovlasti te osobe
u skladu sa organizacijom pisarnice
 (u toku radnog vremena organizira - vršenje poslova tako da
predmeti, akti i drugi materijali, pečati, žigovi, štambilji i drugi akti
i predmeti stalno budu pod njenim nadzorom)
 ( po završetku radnog vremena - predmeti, akti i drugi materijali,
pečati, žigovi, štambilji i drugi akti i predmeti moraju se čuvati u
zaključanim ormarima, kasama, stolovima ili zaključani u radnoj
prostoriji u kojoj je osigurana njihova sigurnost.
Rukovoditelji institucija BiH obavezni su po isteku kalendarske godine
formirati komisiju koja će izvršiti kontrolu pravilnosti vršenja
kancelarijskog poslovanja iz nadležnosti institucije BiH u skladu s
propisima o kancelarijskom poslovanju

40
 IX Organizacija prijema stranaka
X Pečati, žigovi i štambilji (oblik i sadržaj pečata,Izrada
pečata,čuvanje i upotreba pečata)
XI Ovjeravanje potpisa, rukopisa i prepisa
XII Takseno poslovanje (taksa je protuvrijednost za rad državnih
organa).
XIII Povremeni kancelarijski poslovi (vođenje sastanaka i
zapisnika)
XIV Sekretarski poslovi (smisao za organizaciju,
sposobnost za saradnju, sposobnost za rasuđivanje,
zainteresovanost, ekspeditivnost i efikasnost u poslu, urednost,
marljivost i povjerljivost)

41
 Uredsko poslovanje

 Vježba 1. – pisanje podneska (vježba 1.)

 Vježba 2 – Kretanje akata/predmeta
 Vježba 3 – Kretanje akata/predmeta

42
 Uredsko poslovanje

 Hvala na pozornosti

Ružica Jukić-Ezgeta

43