DODANA VREDNOST

pri presoji sistemov vodenja

Miran Gašper
DODANA VREDNOST pri presoji sistemov vodenja

Kaj je dodana vrednost pri presoji sistemov

vodenja in za koga je pomembna?

Srečanje in usposabljanje presojevalcev, Bohinj 4. marec, 2011 2

DODANA VREDNOST pri presoji sistemov vodenja

Dodana vrednost presoj je pomembna tako

za organizacijo, ki se presoja, kot za
certifikacijsko organizacijo.

Srečanje in usposabljanje presojevalcev, Bohinj 4. marec, 2011 3

DODANA VREDNOST pri presoji sistemov vodenja

Področja, ki pomembno vplivajo na dodano vrednost presoj

lahko razdelimo na štiri glavna:

►Priprava in planiranje presoje

►Izvedba presoje (metode presojanja)

►Analiza in odločanje

►Poročilo in follow-up aktivnosti

Srečanje in usposabljanje presojevalcev, Bohinj 4. marec, 2011 4

 DODANA VREDNOST pri presoji sistemov vodenja

Priprava in planiranje presoje

 Pridobivanje ustreznih informacij o podjetju (tehnične, lokacije, obseg,

posebnosti)
 Ustrezna pogodba (tako za stranko, kot za BV in presojevalce – dovolj M/D,
logistika)
 Razumevanje želja presojanca, poznavanje korporativne kulture
 Izbira ustreznega tima presojevalcev (pozor pri presojah več standardov)
• Tehnično znanje, poznavanje dejavnosti, ustrezne izkušnje
• Ustreznost za stranko
• Enotnost tima
• Komunikacijske sposobnosti

Srečanje in usposabljanje presojevalcev, Bohinj 4. marec, 2011 5

 DODANA VREDNOST pri presoji sistemov vodenja

Priprava in planiranje presoje

Pridobivanje dokumentov in ostalih informacij za presojo



• Poslovnik, vodstveni pregled, procesi, lokacije, posebne želje stranke

• Zakonodaja
• (dokumenti in informacije morajo biti pravočasne)
Priprava plana presoje


• Učinkovito planiranje, še posebej pri presoji organizacij z več lokacijami

• Integrirane presoje – ustrezni plani

Srečanje in usposabljanje presojevalcev, Bohinj 4. marec, 2011 6

DODANA VREDNOST pri presoji sistemov vodenja

Priprava in planiranje presoje

 Priprava presojevalcev na presojo

• Seznanjanje z dokumentacijo podjetja (poslovnik, vodstveni pregled)
• Informacije o organizaciji (internetna stran)
• Zakonodaja – vezano na proizvod, varovanje okolja in/ali VIZD
• Prepoznavanje tveganj specifičnih za dejavnost (v povezavi s proizvodom,
okoljem in varstvom pri delu – kateri so problematični okoljski vidiki ali
problematična tveganja za varstvo in zdravje)
• Priprava na presojo skladno s planiranimi aktivnostmi
• Logistika
• Pregled neskladnosti in priporočil morebitnih prejšnjih presoj – kako
učinkoviti so bili izvedeni ukrepi?

Srečanje in usposabljanje presojevalcev, Bohinj 4. marec, 2011 7

 DODANA VREDNOST pri presoji sistemov vodenja

Izvedba presoje

Sama izvedba presoje in pristop presojevalca je odvisen od:

• skladnosti in
• zrelosti sistema vodenja,
ki se presoja.
Skladnost se nanaša na izpolnjevanje zahtev standarda (9001, 14001, 18001),
zrelost pa na »kulturo kakovosti« v organizaciji, oziroma v kolikšni meri je
organizacija sprejela načela vodenja kakovosti. V grobem se lahko razdeli
organizacije v 4 skupine:

Srečanje in usposabljanje presojevalcev, Bohinj 4. marec, 2011 8

 DODANA VREDNOST pri presoji sistemov vodenja

Izvedba presoje

•Skupina 1: nizka zrelost sistema, neskladen s standardom

•Skupina 2: zrel sistem, neskladen s standardom
•Skupina 3: nizka zrelost sistema, skladen s standardom
•Skupina 4: zrel sistem, skladen s standardom

skladen
Skladnost sistema
neskladen

nizka visoka
Zrelost sistema
Srečanje in usposabljanje presojevalcev, Bohinj 4. marec, 2011 9
 DODANA VREDNOST pri presoji sistemov vodenja

Izvedba presoje

Glede na zrelost in skladnost sistema se uporabi primeren pristop

pri presoji.

Dodana vrednost presoje namreč za vsako skupino organizacij,

pomeni nekaj drugega.

Srečanje in usposabljanje presojevalcev, Bohinj 4. marec, 2011 10

 DODANA VREDNOST pri presoji sistemov vodenja

Izvedba presoje

Skupina 1: nizka zrelost sistema, neskladen s standardom

Želja stranke je pridobiti informacijo, kako implementirati sistem vodenja.

Presojevalci morajo biti pozorni, da ne zaidejo na področje svetovanja.
Dodana vrednost v tem primeru je, da presojevalci razumljivo pojasnijo zahteve
standarda, zakaj so bile ugotovljene neskladnosti, kaj pomenijo in kako odprava
teh neskladnosti lahko pomaga pri izboljšanju sistema vodenja in uspešnosti
organizacije.
V primeru, če presojevalci v takšnih primerih ne zapišejo neskladnosti, je dodana
vrednost za organizacijo nična, certifikacijska hiša, pa izgublja na svoji
kredibilnosti.

Srečanje in usposabljanje presojevalcev, Bohinj 4. marec, 2011 11

 DODANA VREDNOST pri presoji sistemov vodenja

Izvedba presoje
Skupina 2: zrel sistem, neskladen s standardom
Želje organizacije iz te skupine so podobne kot v prvi skupini, le da zaradi
implementacije raznih orodij za izboljšanje (orodja TQM, Poslovna odličnost,
FMEA, 6 sigma, 5S,…), organizacija pričakuje več od presojevalcev.
Ključno je, da se presojevalec zaveda implementiranih metod (jih razume) in da je
sposoben ugotoviti uspešnost teh metod pri zagotavljanju skladnosti s
standardom, oziroma da razume uporabljeno prakso organizacije v kontekstu
standarda in je sposoben prepoznati vrzeli.
Presojevalec se ne sme »ustrašiti« »visokega nivoja in kompleksnosti« takšnega
sistema in mora biti sposoben prepoznati sistemske probleme in identificirati
neskladnosti. Lahko se zgodi, da bo tak pristop s strani organizacije razumljen, kot
birokratski, zato je potrebno podrobno pojasniti in utemeljiti pomembnost
neskladnosti, ki se ugotovijo.
Dodana vrednost presoje je torej v prepoznavanju morebitnih vrzeli v
implementiranih metodah v organizaciji in opozarjanju na neskladnosti z zahtevami
standarda.

Srečanje in usposabljanje presojevalcev, Bohinj 4. marec, 2011 12

 DODANA VREDNOST pri presoji sistemov vodenja

Izvedba presoje
Skupina 3: nizka zrelost sistema, skladen s standardom
Organizacija je lahko že dalj časa certificirana in je sposobna prikazati visok nivo
skladnosti z zahtevami standarda, obenem pa »kultura kakovosti« ni razvita v
celotni organizaciji.
Sistem vodenja je bil vzpostavljen samo zaradi pritiska odjemalcev in organizacija
se je osredotočila na izpolnjevanje njihovih zahtev in zahtev standarda, pri tem pa
ni upoštevala lastnih potreb in pričakovanj. Kot rezultat tega, lahko opazimo, da
sistem vodenja deluje paralelno z običajnim vodenjem operacij v podjetju, kar
povzroči odvečnost sistema vodenja in njegovo neučinkovitost.
Presojevalec mora v tem primeru delovati kot katalizator in spodbujati organizacijo,
da integrira sistem vodenja v svoje običajne aktivnosti. Seveda presojevalec ne
sme svetovati, lahko pa spodbuja in predlaga organizaciji, da razširi svoj sistem in
gre preko »samo izpolnjevanja zahtev«, naprej v večjo uporabnost sistema v
celotni organizaciji.
Z identifikacijo priložnosti za izboljšanje, lahko presojevalec usmerja organizacijo v
večjo integriranost sistema vodenja in običajnega poslovanja organizacije in s tem
dodaja vrednost.
Srečanje in usposabljanje presojevalcev, Bohinj 4. marec, 2011 13
 DODANA VREDNOST pri presoji sistemov vodenja

Izvedba presoje
Skupina 4: zrel sistem, skladen s standardom
Organizacije z zrelo »kulturo kakovosti«, ki so že dalj časa certificirane in je njihov
sistem vodenja skladen z zahtevami standarda so največji izziv, glede dodane
vrednosti pri presojah.
Splošna pripomba s strani takšne organizacije je, da so kontrolne presoje odvečne
in da ne dodajajo vrednost.
Pri presojah takšnih organizacij, postane vodstvo podjetja pomembna stranka v
procesu presojanja. Pomembno je, da ima presojevalec dobro razumevanje
strateških ciljev organizacije in da je sposoben voditi presojo znotraj tega
konteksta.
Presojevalec mora nameniti dovolj časa za razgovor z vodstvom podjetja, da
prepozna njihova pričakovanja glede sistema vodenja in da vključi ta pričakovanja
v kriterije presoje in pomaga vodstvu pri odkrivanju priložnosti za izboljšanje.

Srečanje in usposabljanje presojevalcev, Bohinj 4. marec, 2011 14

 DODANA VREDNOST pri presoji sistemov vodenja

Izvedba presoje

Pri presojah sistemov ravnanja z okoljem in varstva in zdravja pri

delu, pa dodajamo vrednost tudi z ugotovitvami, ki:

 Zmanjšujejo okoljska tveganja ali tveganja za varnost in zdravje pri delu

 Izboljšujejo okoljsko učinkovitost ali učinkovitost VIZD
 Zmanjšujejo stroške

Srečanje in usposabljanje presojevalcev, Bohinj 4. marec, 2011 15

 DODANA VREDNOST pri presoji sistemov vodenja

Izvedba presoje

S presojo želimo:
 Oceniti stopnjo obvladovanja vplivov na okolje ali tveganj za VIZD in identificirati
problematične segmente
 Oceniti tveganja, ki so povezana s posameznimi vidiki (kaj gre lahko potencialno narobe
in kakšne bodo posledice – kakšni so kontrolni mehanizmi za obvladovanje)
 Oceniti dejansko skladnost z zakonskimi zahtevami (ki je dostikrat v nasprotju s tisto, ki
je deklarirana v poročilu za vodstvo)
 Ocenimo tudi potencialne neskladnosti z bodočimi zahtevami
 Ugotoviti ali so področja, kjer obstaja možnost znižanja stroškov (ravnanje z odpadki,
energetika, …)

Srečanje in usposabljanje presojevalcev, Bohinj 4. marec, 2011 16

 DODANA VREDNOST pri presoji sistemov vodenja

Analiza in odločanje

 Presojevalec mora ugotovitve presoje analizirati iz ustrezne perspektive in pri tem

upoštevati skupino v kateri je organizacija in tveganje, ki ga za organizacijo prinaša
določena ugotovitev, ter seveda »zdravo pamet«.
 Ugotovitve se morajo tolmačiti tudi v odnosu na učinek, ki ga imajo na sposobnost
organizacije, da zagotavlja skladen proizvod (glej ISO 9001, točka 1.1).
 Prav tako se morajo ugotovitve tolmačiti v odnosu na posledice, ki so lahko rezultat
neupoštevanja le-teh (neizpolnjevanje zakonskih zahtev, povečanje tveganj, tako
okoljskih kot VIZD, negativen vpliv na okolje, poškodbe ali izguba zdravja zaposlenih)

Srečanje in usposabljanje presojevalcev, Bohinj 4. marec, 2011 17

 DODANA VREDNOST pri presoji sistemov vodenja

Poročilo in follow-up aktivnosti

Poročanje o ugotovitvah presoje mora biti pravočasno, strokovno, točno, natančno,
jedrnato in razumljivo. Poročati je potrebno na razumen način in pri tem upoštevati:
 Zrelost organizacije (skupina 1,2,3 ali 4)
 Stopnjo zaupanja v sistem vodenja
 Tveganja in morebitne posledice
 Odnos in zavzetost organizacije do procesa presoje (proaktiven, reaktiven
odnos)
 Pozitivne ugotovitve
 Ali bodo rešitve predlagane s strani organizacije koristne?
Poročanje mora biti objektivno in prilagojeno slušateljem (samo vodstvo ali vsi
sodelujoči na presoji).

Srečanje in usposabljanje presojevalcev, Bohinj 4. marec, 2011 18

 DODANA VREDNOST pri presoji sistemov vodenja

Uporabljeni viri:
 ISO/IAF Auditing Practices Group – How to add value durig audit process
 ISO/IAF Auditing Practices Group – Added value certification audit versus consultancy
 IRCA INform – Is your audit adding value?
 Rasto Jurca – Dodana vrednost pri presojah tretje stranke – s poudarkom na okoljskih
presojah

Srečanje in usposabljanje presojevalcev, Bohinj 4. marec, 2011 19