Израда архивске књиге

примери из праксе

https://dass.rs
 Обавезна документа која
се морају предати архиву
Свако привредно друштво на територији Републике Србије обавезно је да
надлежном архиву достави следећа документа:

Правилник о канцеларијском и архивском

пословању
Општи акт о коришћењу електронских докумената
Листа категорија документарног материјала са
роковима чувања
Архивску књигу
 Обавезна документа која
се морају предати архиву
• Форма и изглед Правилника о канцеларијском
и архивском пословању

Пример налепнице на регистратору

 Обавезна документа која
се морају предати архиву

Општи акт о коришћењу електронских

докумената са описом рада и функција IT
система
 ЈАК ТЕМЕЉ СВАКЕ АРХИВЕ
Листа категорија документационог материјала
са роковима чувања
Класификациона шема свих типова докумената
Шифарник свих докумената који се користе
Разврставање по групама докумената
 Груписање документације по организационим
јединицама
 Различити типови листе категорија

Застареле верзије листа

 Савремене верзије листа категорије
• Прилагођене динамичној измени и додавању
нових типова докумената
• Једноставно груписање докумената по
поглављима или организационим јединицама
• Коришћење јединствених бројева подгрупа

• Јединствен шифарник свих докумената

 Израда архивске књиге и
кључна правила
• Документација се слаже и пописује по годинама
настанка, почев од најстаријих до најмлађих.
• Две врсте пописа документације - Сумарни и
аналитички
• Класификација свих докумената који се користе
• Топографско лоцирање сваког регистратора
• Прецизно обележавање објеката, простора,
канцеларија, полица и поличних места
 Израда архивске књиге и
кључна правила
ФОРМА АРХИВСКЕ КЊИГЕ – eksel tabela
Правилник о обрасцу архивске књиге („Сл. гласник РС", бр. 34/2022).
Obrazac AK

ARHIVSKA KNJIGA

Prostorije i
Redni Datum Godina Klasif. Količina
Rok čuvanja iz Broj saglasnosti dokumentarnog police/uređaji za Broj i datum Primedba
Sadržaj
broj upisa nastanka oznaka Liste kategor. na Listu kategorija skladištenje sa zapisnika
materijala
lokacijom
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
 Израда архивске књиге и
кључна правила
ПРОШИРЕНА ФОРМА АРХИВСКЕ КЊИГЕ
Година
Клас. озн. Бр. Врста арх.
Архив Датум настанка Садржај документарног Рок Бр. Сагл. на Топографска локација Број и датум Количина
Бр. Једин. (регист, Примедба
бр. уписа или материјала чувања листу простор/полични ред/пол место записника у дуж. М.
Подгру фасцикла, кутија)
раздобље
 Израда архивске књиге и
кључна правила
УПИС ПОДАТАКА У АРХИВСКУ КЊИГУ
Година Бр. Врста арх. Јед. Број Количина
Архи. Евд. Toпографска локација / полични Рок
Датум уписа Садржај/назив категорија рег.Материј. настанка- (регист, фасцикла, подгрупе из Напомена у дужним
Бр. Број ред/полично место чувања
раздобље kутија) листе катег. метрима

5. 568 ПОТРОШАЧКИ КРЕДИТ 1990 1 регистратор Архива 1 3Л Г3 5 1856 0,1

6. 569 ПОТРОШАЧКИ КРЕДИТ 1990 1 регистратор Архива 1 3Л Г3 5 1856 0,1

8. 1307 УЛАЗНИ РАЧУНИ 1991 1 РЕГИСТРАТОР АРХИВА 2 1 ДО ЗИДА 5 1833 0,1

9. 1308 УЛАЗНИ РАЧУНИ 1991 1 РЕГИСТРАТОР АРХИВА 2 1 ДО ЗИДА 5 1833 0,1

10. 1279 НАЛОГ ЗА КЊИЖЕЊЕ 1-47 1991 1 РЕГИСТРАТОР АРХИВА 2 1 ДО ЗИДА 3 1872 0,1

11. 1322 НАЛОГ ЗА КЊИЖЕЊЕ 1991 1 РЕГИСТРАТОР АРХИВА 2 1 ДО ЗИДА 3 1872 0,1

12. 1340 НАЛОГ ЗА КЊИЖЕЊЕ 1991 1 РЕГИСТРАТОР АРХИВА 2 1 ДО ЗИДА 3 1872 0,1

13. 1341 НАЛОГ ЗА КЊИЖЕЊЕ 1991 1 РЕГИСТРАТОР АРХИВА 2 1 ДО ЗИДА 3 1872 0,1

14. 1348 НАЛОГ ЗА КЊИЖЕЊЕ 1991 1 РЕГИСТРАТОР АРХИВА 2 1 ДО ЗИДА 3 1872 0,1

15. 1301 УЛАЗНИ РАЧУНИ 1992 1 РЕГИСТРАТОР АРХИВА 2 1 ДО ЗИДА 5 1833 0,1

16. 1304 УЛАЗНИ РАЧУНИ 1992 1 РЕГИСТРАТОР АРХИВА 2 1 ДО ЗИДА 5 1833 0,1

17. 1305 УЛАЗНИ РАЧУНИ 1992 1 РЕГИСТРАТОР АРХИВА 2 1 ДО ЗИДА 5 1833 0,1
 Израда архивске књиге и
кључна правила
УПИС ПОДАТАКА У АРХИВСКУ КЊИГУ
Клас. Бр. Врста арх. Топографска локација Број и
Архив Датум Година Рок Бр. Сагл. Количина у
Врста регистратурског материјала озн. Бр. Једин. (регист, простор/полични ред/пол датум Примедба
бр. уписа настанка чувања на листу дуж. М.
Подгру фасцикла, кутија) место записника

2024 АНАЛИТИКА КУПАЦА, ДОСТАВЉАЧИ,ГЛАВНА АРХИВА 1 ПГП

1962 1967 КЉИГА.. 01393 5 21 КЊИГА 5Л Г6 1,70
2588 1963 ОСНОВНА СРЕДСТВА 01308 20 1 КУТИЈА АРХИВА 1 ПГП 6 А1 0,30
2222 АРХИВА 1 ПГП
1965 ИНВЕСТИЦИОНА ТЕХНИЧКА ДОКУМЕНТАЦИЈА 0330410 ТРАЈНО 3 ФАСЦИКЛЕ 5Д Г6 0,10

2595 АРХИВА 1 ПГП ГОМИ

1965 ЛИЧНИ ДОХОДАК 07101 ТРАЈНО 1 КУТИЈА ЛА 1 А1 0,40
1004 ИСПЛАТНА ЛИСТА ЛИЧНИХ ДОХОДАКА- АРХИВА 1 ПГП
1966 ПЕРСОНАЛНИ ДОСИЈЕИ РАДНИКА 07101 ТРАЈНО 1 РЕГИСТРАТОР 3Л Б2 0,10
2123 1966 ТЕХНИЧКА ДОКУМЕНТАЦИЈА УРЕЂАЈА 0330208 2 1 РЕГИСТРАТОР АРХИВА 1 ПГП 5Д Г3 0,10
1459 1966 1967 БОЛОВАЊА 07209 3 1 РЕГИСТРАТОР АРХИВА 1 ПГП 3Д A5 0,10
2120 АРХИВА 1 ПГП
1966 ПРОСПЕКТИ - КАТАЛОЗИ МОТОРНИХ ВОЗИЛА 01359 5 1 РЕГИСТРАТОР 5Д Г3 0,10
2211 ПРЕГЕД ЗА ИЗГРАДЊУ ФАБРИКЕ ПЛОЧА НА АРХИВА 1 ПГП
1967 КОШУТЊАКУ 0330406 ТРАЈНО 1 ПОВЕЗ 5Д Г5 0,40
2124 1968 1970 АУДИО - КАТАЛОЗИ И АУДИО КАСЕТЕ 032804 ТРАЈНО 1 РЕГИСТРАТОР АРХИВА 1 ПГП 5Д Г3 0,10
2208 ПРОСПЕКТИ,ПРЕПИСКА,ЈАСТРЕБАЦ НИШ - АРХИВА 1 ПГП
1968 МАШИНСКЕ ИНСТАЛАЦИЈЕ 0330304 ТРАЈНО 1 РЕГИСТРАТОР 5Д Г5 0,10

2122 ПРОСПЕКТИ ТЕЛЕОПТИК ЗЕМУН,КОМПРЕСОРИ- АРХИВА 1 ПГП

1968 ТЕХНИЧКА ДОКУМЕНТАЦИЈА 0330208 2 1 РЕГИСТРАТОР 5Д Г3 0,10
2021 КУПЦИ,КРЕДИТНО ОДЕЉЕЊЕ,АНАЛИТИКА АРХИВА 1 ПГП
1968 1969 ДОБАВЉАЧА,ОСТАЛА АНАЛИТИКА.. 01393 5 21 КЊИГА 5Л Г5 1,70
 Израда архивске књиге и
кључна правила
Документација која може да се уништи
Међуопштински историјски архив Шабац

Војводе Мишића 18/a, 15000 Шабац

- Одељењу заштите архивске грађе и документарног материјала ван Архива

Предмет :

Захтев за одобрење уништења безвредног документарног материјала

насталог радом „Приватног предузећа доо“
На основу Члана 9. тачке 9. Закона о архивској грађи и архивској делатности („Сл. гласник РС“, бр, 6/2020) и на
основу Члана 2. тачке 20. и Листе категорија документарног материјала са роковима чувања донете дана ________ .године , на
коју је Међуопштински историјски архив Шапца као надлежан дао сагласност, дел. бр. 07-55 / 20 од 31. 12. 2020. Комисија за
излучивање безвредог документарног материјала „Приватно предузеће доо“ пописала је и припремила за уништење следеће
категорије безвредног документарног материјала који је настао радом „ Приватно предузеће доо“ у Шапцу
 Разлика између деловодног протокола и писарнце?

• Da li postoji razlika?
• Suštinski, nema razlike
Glavni zadatak je precizno
evidentirati svu dokumentaciju
koja ulazi, koja izlazi iz poslovnog
sistema, kao i internu prepisku.

Overen dokument delovodnim pečatom ima važnost …

Pisarnica + Document Management System + WorkFlow + e-
arhiva

Kvalitet pisarnice = znanje implementatora

+
Hardware Software
Platforma koja je fleksibilna, intuitivna i jednostavna za upravljanje

Aktivna dokumenta arhive smeštamo u repozitorijume

Pasivna dokumenta arhive?

Platforma koja je fleksibilna, intuitivna i jednostavna za upravljanje
Document Management System & Workflow
 SAČUVAJMO SVOJU
PROŠLOST ZA USPEHE U
BUDUĆNOSTI

https://dass.rs