CHƯƠNG TRÌNH GIÁO DỤC ĐẠI HỌC

NGÀNH ĐÀO TẠO

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI

ThS. Lương Văn Đăng
 Tài liệu/giáo trình chính

[1] Văn Tất Thu (2021), Quản trị văn phòng, Nxb. Bách khoa
Hà Nội.
[2] Nguyễn Hữu Thân (2012), Quản trị hành chánh văn
phòng, Nxb. Lao động Xã hội, Hà Nội.
[3] Học viện Hành chính Quốc gia (2009), Giáo trình Hành
chính Văn phòng trong cơ quan nhà nước, Nxb. Khoa học Kỹ
thuật, Hà Nội
 Tài liệu tham khảo
 [4] Vũ Thị Phụng (chủ biên) (2021), Giáo trình lý luận về Quản
trị văn phòng, NXb Đại học Quốc gia Hà Nội.
 [5] Lưu Kiếm Thanh (2010), Nghiệp vụ Hành chính Văn
phòng, Nxb Thống kê, Hà Nội.
 [6] Minh Chung (2012), Văn phòng ảo M-Office: Giải pháp
cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong thời buổi suy thoái, Tạp
chí Công nghệ thông tin và truyền thông, số 7, tr.41-46.
 Tài liệu tham khảo
 [7] Nguyễn Mạnh Cường (2013), Chương trình “Văn phòng xanh”
xu hướng mới của các văn phòng hiện đại tại Việt Nam, Tạp chí
Tổ chức Nhà nước, số 1, tr.51-52,56.
 [8] Phạm Thị Diễm (2022), Thách thức quản trị dữ liệu trong xây
dựng và phát triển Chính phủ số và hàm ý chính sách cho Việt
Nam, Tạp chí Khoa học Nội vụ, số 46 (1/2022), trang 106-110.
 [9] Tạ Thị Liễu, Hoàng Văn Thanh (2019), Về mô hình văn phòng
điện tử ở Việt Nam hiện nay, Tạp chí Khoa học Nội vụ, số 32,
tr.90-96.
 Tài liệu tham khảo
 [10] Trần Vũ Thành (2018), Tính tất yếu, khách quan của sự ra
đời mô hình văn phòng hiện đại, Tạp chí Khoa học - Đại học
Đồng Nai, số 8/2018, tr. 103-113.
 [11] Đỗ Văn Thắng, Phạm Vũ Tài (2021), Hồ sơ điện tử với
việc nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng trong thời đại 4.0
hiện nay, Tạp chí Phát triển nhân lực, số 01, tr.41-48.
 [12] Bộ Thông tin và Truyền thông (2021), Cẩm nang chuyển
đổi số, Nxb. Thông tin và Truyền thông, Hà Nội.
 NỘI DUNG
 Chương 1. Những vấn đề chung về văn phòng hiện đại

 Chương 2. Công nghệ hiện đại ứng dụng trong văn phòng
hiện đại

 Chương 3. Quản lý, điều hành văn phòng hiện đại

 Chương 1.
Những vấn đề chung về văn phòng hiện đại
 1.1. Khái niệm văn phòng hiện đại và lịch sử phát triển của
văn phòng hiện đại
1.1.1. Khái niệm văn phòng hiện đại

Văn phòng là gì?

Văn phòng hiện đại là gì?

 Văn phòng hiện đại...

-Văn phòng hiện đại hiểu đơn

giản là những nơi làm việc thiết kế
theo hướng hiện đại, phù hợp với
sự phát triển của các tổ chức hiện
nay cả về công năng và thẩm mỹ.
1.1.2. Quá trình phát triển của văn phòng hiện đại

Mẫu văn phòng đầu tiên

- Mẫu văn phòng đầu tiên có nguồn gốc từ thời La Mã cổ đại giống
như một không gian nơi các quan chức quản lý hành chính làm việc,
không gian làm việc đó cũng tồn tại trong nhiều thời kỳ dưới một vài
hình thức có tính chất tương đương.

- Thế kỷ 18, tòa cao ốc văn phòng đầu tiên trên thế giới được xây tại
thủ đô Luân đôn vào năm 1726 và chính thức được biết đến với tên
gọi "The Old Admiralty Office“.
 1.1.2. Quá trình phát triển của văn phòng hiện đại (tiếp…)

Chủ nghĩa Taylor và sự phát triển của mặt bằng văn phòng mở -
Đầu thế kỷ 20

- Mẫu văn phòng hiện đại lúc ban đầu đã gây ấn tượng mạnh mẽ vì
cách tiếp cận khoa học và đề cao tính hiệu quả, và thích ứng với cách
bố trí văn phòng to lớn và cứng nhắc, thiếu tính linh hoạt.
- Kết quả là sắp xếp những dãy bàn làm việc theo chiều dọc dài vô tận
với cách bố trí những phòng ban của bộ phận quản lý chạy dọc theo
để có tầm quan sát tốt.
- Frank Taylor là người có những tác động đến kỹ thuật tận dụng tối
đa hiệu quả công việc trong ngành công nghiệp

- Cách thiết kế của Taylor thất bại trong việc nhìn nhận những yếu tố
con người và xã hội, và quá tập trung vấn đề người chủ có được lợi ích
năng suất tối đa từ những nhân viên của họ.
 1.1.2. Quá trình phát triển của văn phòng hiện đại (tiếp…)

Mẫu văn phòng thiết kế Frank Lloyd Wright năm 1937- Khi các tòa
nhà chọc trời và tòa nhà thương mại được phát triển

-Văn phòng này được thiết kế để tăng năng suất công việc, cũng như
nơi làm việc cho 200 nhân viên trên một tầng

- Bao gồm những yếu tố mới như ánh sáng, không gian ấm áp và trần
kiểu hình cổ nút chai có thể cách âm tốt
 1.1.2. Quá trình phát triển của văn phòng hiện đại (tiếp…)

Burolandschaft - nó được hiểu là "

văn phòng sân vườn"

- Bắt đầu từ khái niệm của người

Đức, sau đó nó trở nên phổ biến ở
Bắc Âu, rồi lan truyền ra thế giới.

- Đây là một không gian mở với bàn

và nhóm làm việc ngồi gần nhau, cây
xanh bao quanh.
 1.1.2. Quá trình phát triển của văn phòng hiện đại (tiếp…)

Văn phòng "The Action"

- Bố trí chỗ làm việc thay đổi dành
cho nhân viên, giúp gia tăng không
gian di chuyển và tính riêng tư tuyệt
đối khi làm việc nhưng vẫn đem lại
cảm giác gần gũi
- Nó giúp gia tăng không gian nhưng
vẫn giúp nhân viên gắn kết gần nhau.
 1.1.2. Quá trình phát triển của văn phòng hiện đại (tiếp…)
Văn phòng “The Action”
- Bố trí chỗ làm việc thay đổi dành cho
nhân viên, giúp gia tăng không gian di
chuyển và tính riêng tư tuyệt đối khi
làm việc nhưng vẫn đem lại cảm giác
gần gũi.
- Nó giúp gia tăng không gian riêng
nhưng vẫn giúp nhân viên gắn kết gần
nhau.

- Giới nữ đã yêu cầu "modesty board”- ván ép đặt để che chân của họ
 1.1.2. Quá trình phát triển của văn phòng hiện đại (tiếp…)
Mẫu văn phòng "cubical farm" được phát triển vào những năm 1980.
- Ưu thế của mẫu văn phòng này là
đem lại lợi ích to lớn về giá khi lắp
đặt các module có sẵn giá rẻ tại một
nơi điều kiện làm việc đắt đỏ.

- Nó được xem là nhân tố chính để

chuyển đổi mẫu thiết kế văn phòng
trong những năm 1980.
 1.1.2. Quá trình phát triển của văn phòng hiện đại (tiếp…)
Thiết kế văn phòng và công nghệ
- Nhân viên có thể làm việc ở bất cứ
đâu và không nhất thiết ngồi ngay
bàn làm việc tại văn phòng
- Công nghệ cũng được sử dụng một
phần nơi làm việc kết hợp với đồ nội
thất và các thiết bị điện tử khác như
màn chiếu và bảng điện tử

- Thiết kế văn phòng còn chú trọng đến việc tạo một không gian thư
giãn giải trí và sáng tạo
 1.1.2. Quá trình phát triển của văn phòng hiện đại (tiếp…)
Thiết kế văn phòng hiện nay

- Yêu cầu phải thiết kế đẹp, không gian

làm việc đầy đam mê.

- Chú trọng về tính thoải mái và sức khỏe

của nhân viên để tổ chức được nhìn nhận
là nơi có văn phòng tuyệt vời.
 1.2. Vai trò của văn phòng hiện đại
- Nơi làm việc chuyên nghiệp: Văn phòng hiện đại cung cấp môi trường
làm việc chuyên nghiệp cho nhân viên, giúp họ tập trung vào công việc và
nâng cao hiệu suất lao động.
- Tạo nền tảng cho sáng tạo và đổi mới: Văn phòng hiện đại thường
thiết kế để khuyến khích sáng tạo và đổi mới.

- Thúc đẩy sự kết nối và làm việc nhóm: Văn phòng hiện đại tạo điều kiện
thuận lợi để tạo mối kết nối giữa các nhân viên, thúc đẩy làm việc nhóm và
cộng tác .
 1.3. Đặc điểm của văn phòng hiện đại
-Thiết kế mở và linh hoạt: Văn phòng hiện đại thường có thiết kế mở,
giúp tạo không gian rộng rãi, kết hợp với các phòng họp và khu vực làm
việc tập thể.

-Sử dụng ánh sáng tự nhiên: Sử dụng ánh sáng tự nhiên làm nguồn
chiếu sáng chính có lợi cho sức khỏe và tạo môi trường làm việc thoải
mái. Văn phòng thường có cửa sổ lớn để tận dụng ánh sáng mặt trời.

- Nội thất hiện đại và thoải mái: Nội thất được thiết kế với sự chú
trọng đến sự thoải mái và tính hiện đại.
 Đặc điểm của văn phòng hiện đại…
- Bảo vệ, tang cường sức khỏe và sự phát triển cá nhân

-Tạo điều kiện làm việc thoải mái: Văn phòng hiện đại thường thiết kế
để đảm bảo thoải mái cho nhân viên trong quá trình làm việc,

Tạo ấn tượng với đối tác: Văn phòng hiện đại thường là nơi gặp gỡ và
làm việc với đối tác, một môi trường làm việc sáng sủa và chuyên nghiệp
có thể tạo ấn tượng tích cực và thể hiện uy tín của tổ chức
 Đặc điểm của văn phòng hiện đại…
- Hỗ trợ làm việc từ xa: Văn phòng hiện đại thường có cơ sở hạ tầng và
công nghệ để hỗ trợ làm việc từ xa, giúp nhân viên linh hoạt trong việc
quản lý thời gian và công việc

-Thúc đẩy bền vững và xanh: Môi trường văn phòng hiện đại thường
chú trọng đến việc sử dụng nguyên liệu và năng lượng bền vững.

- Tạo nền tảng cho phát triển kinh doanh: Văn phòng hiện đại đóng vai
trò quan trọng trong việc tạo nền tảng cho sự phát triển và thành công của
tổ chức, bằng cách tạo điều kiện làm việc hiệu quả và thuận lợi cho nhân
viên và quản lý
 Đặc điểm của văn phòng hiện đại….
-Công nghệ thông tin tiên tiến:
Văn phòng hiện đại trang bị công
nghệ tiên tiến để hỗ trợ công việc.
-Khu vực thư giãn và tiện nghi:
Văn phòng hiện đại thường có các
khu vực thư giãn để nhân viên có
thể thư giãn và tái tạo năng lượng
- Không gian xanh và bảo vệ môi
trường: Môi trường xanh và bảo vệ
môi trường là một xu hướng phổ
biến trong văn phòng hiện đại
 Đặc điểm của văn phòng hiện đại….

-Hỗ trợ cho làm việc từ xa: Văn

phòng hiện đại thường tích hợp cơ
sở hạ tầng và công nghệ để hỗ trợ
làm việc từ xa.

- Sự tập trung vào sáng tạo và đổi

mới: Văn phòng hiện đại thường
thúc đẩy sáng tạo và đổi mới thông
qua không gian mở
 Đặc điểm của văn phòng hiện đại….

- Chăm sóc sức khỏe và sự phát

triển cá nhân: Văn phòng hiện đại
thường có chương trình hỗ trợ cho
sức khỏe và sự phát triển cá nhân
của nhân viên

- Sự linh hoạt trong thời gian làm

việc: Nhiều văn phòng hiện đại cho
phép nhân viên làm việc theo giờ
linh hoạt hoặc làm việc từ xa
 1.4. Các mô hình văn phòng hiện đại

1.4.1. Văn phòng không giấy tờ

Văn phòng không giấy tờ

Văn phòng không giấy tờ (Paperless Office), là một môi trường làm việc hạn
chế sử dụng giấy. Thay vào đó, mô hình làm việc này sử dụng hệ thống lưu
trữ đám mây (Cloud), Trí tuệ nhân tạo AI, Big Data và Robot để chuyển đổi
tệp giấy thành tệp điện tử.
1.4.2. Văn phòng điện tử

- Văn phòng điện tử được hiểu là phần mềm có sự tích hợp đầy đủ các
ứng dụng để phục vụ cho nhu cầu quản lý và điều hành công việc dựa
trên nền tảng công nghệ thông tin: Sử dụng các thiết bị kết nối Internet.
Bản chất văn phòng điện tử là công cụ làm việc thay thế cho giấy tờ và
các quy trình mang tính thủ công trong doanh nghiệp.

- Tùy theo mô hình doanh nghiệp mà văn phòng điện tử có thể bao gồm
các thành phần khác nhau, bởi trên thực tế, các hoạt động, công việc của
văn phòng rất đa dạng. Vì vậy, văn phòng điện tử sẽ được lập trình và
thiết kế theo các phân hệ chức năng để đáp ứng toàn diện những tiện ích
và vận hành hiệu quả.
1.4.3. Văn phòng số
- Thuật ngữ văn phòng số E-Office ra đời đã thay đổi mô hình quản trị, từ
mô hình quản trị truyền thống lên mô hình quản trị trực tuyến. Đây cũng chính là
những tiền đề cho tiến trình Chuyển đổi số doanh nghiệp đang là xu hướng tất yếu
của sự phát triển hiện nay.

- Văn phòng số tích hợp ứng dụng các phần mềm, giải pháp phục vụ các
công tác quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi
tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo…Cũng thực hiện các nhiệm vụ
như văn phòng “giấy tờ” truyền thống, nhưng văn phòng số E-Office lưu trữ trên
nền tảng trực tuyến nên doanh nghiệp cắt giảm được rất nhiều chi phí thừa cho
giấy tờ, văn bản, mực in…Đặc biệt, các công việc điều hành có thể tương tác ở bất
cứ nơi đâu, bất kể thời điểm nào, chỉ cần người dùng có thiết bị kết nối mạng
Internet.
 1.4.4. Văn phòng thông minh

Smart Office, hay còn được gọi là văn phòng thông minh, là một mô
hình văn phòng áp dụng những công nghệ, thiết bị tiên tiến để cung cấp cho
cán bộ nhân viên một môi trường giúp tối ưu hóa năng suất làm việc. Những
công nghệ thông minh ở đây có thể là: Ứng dụng quản lý văn phòng, phòng
họp ảo, cảm biến điện tử và nhiều thứ khác nữa.
 Văn phòng thông minh gồm
- Ứng dụng quản lý thông minh (Workplace Apps):
+ Với sự ra đời của các ứng dụng (app) quản lý văn phòng, bạn hoàn toàn
quản lý thời gian làm việc của cán bộ nhân viên một cách dễ dàng với độ chính xác
cao nhất.
- Nội thất thông minh (Smart Furniture)

- Hệ thống quản lý tòa nhà thông minh (Smart Environmental Sensors and
Control)

Hệ thống quản lý việc sử dụng diện tích văn phòng trên thời gian thực
1.4.5. Văn phòng xanh
- Văn phòng xanh là một khái niệm đề
cập đến các công trình văn phòng được
thiết kế và vận hành với mục đích
giảm thiểu tác động tiêu cực của môi
trường đến sức khỏe con người và tài
nguyên thiên nhiên.
- Văn phòng xanh cũng thường đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, thông
thoáng và tối ưu hóa cho sức khỏe của nhân viên.
 Lợi ích của văn phòng xanh
- Văn phòng xanh tạo ra không gian làm việc thoải mái, thoáng đãng, gần gũi với
thiên nhiên, trong lành và thân thiện với môi trường.
- Văn phòng xanh giúp nhân viên nâng cao hiệu suất công việc, kích thích khả năng
sáng tạo, tăng khả năng tập trung khi làm việc;
Giảm thiểu những tác hại về mắt cho nhân viên, giảm stress, căng thẳng từ công việc.
Nhờ vậy mà nâng cao sức khỏe cho đội ngũ nhân viên văn phòng làm việc 8 tiếng
mỗi ngày trong văn phòng bí bách.
Tạo ra không gian làm việc mở để nhân viên văn phòng thoải mái giao tiếp, trao đổi
để trau dồi kiến thức;
 Lợi ích của văn phòng xanh

- Nâng cao ý thức bảo vệ môi trường mọi lúc mọi nơi cho nhân viên văn phòng;
- Tiết kiệm tối đa các nguồn năng lượng sử dụng trong văn phòng không chỉ giúp
doanh nghiệp tối ưu chi phí vận hành, quản lý mà còn góp phần bảo vệ môi trường;
- Nâng cao giá trị thương hiệu của doanh nghiệp có thiết kế văn phòng xanh trong mắt
khách hàng và đối tác;
- Văn phòng xanh góp phần thu hút nhân tài và nâng cao thái độ làm việc chuyên
nghiệp của nhân viên;
- Bố trí cây xanh phong thủy trong văn phòng còn góp phần tăng tài lộc và may mắn
cho tổ chức
 1.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của văn phòng hiện đại

Văn phòng

Trang thiết bị kỹ Con người Nghiệp vụ

thuật hành chính
Văn phòng
 Về trang thiết bị kỹ thuật.
-Trang thiết bị cũng như môi trường Văn phòng được cải thiện rất đáng
kể nhờ con người đưa vào ứng dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực khoa học -
kỹ thuật trong hoạt động Văn phòng.
- Nhóm ngành khoa học “công thái học” (ergonomies) được vận dụng
vào Văn phòng nhằm tối ưu hoá các mẫu thiết bị, môi trường Văn
phòng, làm cho người làm Văn phòng làm việc thoải mái, đỡ hao tốn
sức lao động mà vẫn đạt được hiệu năng công tác cao.
- Môi trường Văn phòng được thiết kế với nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn,
màu tường...thích hợp. Mặt bằng Văn phòng được cải tiến từ những căn
phòng khép kín với rất nhiều nhược điểm sang mô hình Văn phòng mặt
bằng mở (open plan office)
 Con người làm Văn phòng.
- Con người làm việc là nhân vật
trung tâm, là chủ thể của Văn phòng.

- Người lao động được đào tạo đạt

đến trình độ cao, theo hướng đa
năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ
thuật, kỹ năng giao tiếp - ứng xử
 Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng
- Các nghiệp vụ hành chính được xây dựng đầy đủ, hoàn chỉnh có sự hỗ
trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hành chính Văn phòng
được vận hành trôi chảy, thông suốt theo những quy tắc, quy trình
thống nhất, hợp lý.

- Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng giúp kết nối các thiết bị kỹ thuật với
con người làm Văn phòng làm cho cấu trúc ba mặt cơ bản của Văn phòng trở
nên hài hoà, biến các tiềm năng Văn phòng thành hiệu quả thiết thực.
 Chương 2
Công nghệ hiện đại ứng dụng trong văn
phòng hiện đại
2.1. Những vấn đề chung về công nghệ hiện đại
2.1.1. Quan niệm về công nghệ hiện đại
- Công nghệ hiện đại, thường được gọi là
công nghệ mới hoặc công nghệ tiên tiến, là
một loại công nghệ tiên tiến, tiến bộ, và
thường dựa vào những phát triển khoa học
và kỹ thuật gần đây. Công nghệ hiện đại
thường là sản phẩm của sự phát triển trong
nhiều lĩnh vực, bao gồm công nghệ thông
tin, khoa học vật lý, công nghệ sinh học, kỹ
thuật điện tử, và nhiều lĩnh vực khác.
2.1.2. Các công nghệ hiện đại
Công nghệ thông tin (IT): Công nghệ
hiện đại bao gồm máy tính, Internet, trí
tuệ nhân tạo (AI), học máy, mạng xã
hội, ứng dụng di động và nhiều công
cụ và dịch vụ công nghệ thông tin
khác. Các phát triển trong lĩnh vực IT
đã thay đổi cách chúng ta làm việc,
giao tiếp, và tiếp cận thông tin.
Công nghệ điện tử: Các thiết bị điện
tử như điện thoại thông minh, máy tính
bảng, máy ảnh số, máy tính cá nhân,
và các sản phẩm khác đã trải qua sự
phát triển đáng kể trong thiết kế và
tính năng.
Công nghệ sinh học: Công nghệ
trong lĩnh vực sinh học bao gồm
công nghệ ADN tái tổ hợp, công
nghệ tế bào gốc, công nghệ trong
lĩnh vực y tế, và nghiên cứu về gen.
Năng lượng tái tạo: Công nghệ
hiện đại trong lĩnh vực năng lượng
bao gồm solar panels (pano năng
lượng mặt trời), wind turbines
(turbine gió), và công nghệ lưu trữ
năng lượng tiên tiến, nhằm giảm
phát thải khí nhà kính và tận dụng
nguồn năng lượng sạch.
Công nghệ không người lái
(Unmanned Aerial Vehicles -
UAVs): UAVs, bao gồm các loại
máy bay không người lái (drones),
đã phát triển và được sử dụng trong
nhiều lĩnh vực như giao hàng, quản
lý diện tích rừng, quản lý thiên tai,
và nhiều ứng dụng khác.
Công nghệ vật liệu tiên tiến: Các loại
vật liệu mới và tiên tiến đã được phát
triển, bao gồm các loại vật liệu siêu
nhẹ, siêu mạnh, và có khả năng tự sửa
chữa.
Công nghệ trong lĩnh vực truyền thông và giải trí: Công nghệ này
bao gồm màn hình OLED, ứng dụng thực tế ảo và thực tế ảo mở rộng
(VR và AR), và các dịch vụ streaming video trực tuyến.
 2.1.3. Vai trò của công nghệ hiện đại trong hoạt động
của văn phòng
- Công nghệ hiện đại có một vai trò
quan trọng trong hoạt động của văn
phòng hiện đại, mang lại nhiều lợi
ích và cải thiện hiệu suất công việc.
Tích hợp thông tin và quản lý dữ
liệu: Công nghệ hiện đại giúp tổ chức
và lưu trữ dữ liệu một cách hiệu quả,
cho phép truy cập nhanh chóng đến
thông tin cần thiết. Hệ thống quản lý
tài liệu số, phần mềm quản lý dự án,
Giao tiếp: Công nghệ hiện đại giúp tạo
và hệ thống lưu trữ trực tuyến giúp
ra các phương tiện giao tiếp hiệu quả,
nâng cao khả năng tổ chức và quản lý
bao gồm email, video họp trực tuyến,
thông tin.
tin nhắn tức thời, và các ứng dụng trò
chuyện. Điều này giúp làm giảm thời
gian và khoảng cách giao tiếp, đặc biệt
cho các văn phòng có nhiều địa điểm
hoặc cho nhân viên làm việc từ xa.
Công cụ làm việc: Công nghệ hiện đại Làm việc từ xa: Công nghệ cho
đã cung cấp cho văn phòng các công phép nhân viên làm việc từ xa, giúp
cụ làm việc như máy tính, máy in, máy tạo sự linh hoạt và tăng sự cân bằng
fax, và thiết bị di động, giúp nhân viên giữa công việc và cuộc sống cá
thực hiện nhiều tác vụ một cách nhanh nhân. Nhân viên có thể truy cập hệ
chóng và hiệu quả. thống công ty từ bất kỳ đâu, từ bất
kỳ thiết bị nào có kết nối Internet.
Hội nghị và họp trực tuyến: Công
nghệ hiện đại cung cấp cho văn phòng
khả năng tổ chức họp trực tuyến và hội
nghị qua video. Điều này giúp tiết kiệm
thời gian và chi phí di chuyển, đặc biệt
khi cần tương tác với đối tác và khách
hàng từ xa.
Bảo mật thông tin: Công nghệ hiện
đại cung cấp các giải pháp bảo mật
cho dữ liệu và thông tin của văn
phòng. Hệ thống mã hóa, cơ chế xác
thực, và phần mềm bảo mật giúp
bảo vệ thông tin quan trọng khỏi các
nguy cơ mạng và vi phạm bảo mật.
Tích hợp dịch vụ và ứng dụng: Công
nghệ hiện đại cho phép tích hợp các
dịch vụ và ứng dụng khác nhau để tạo
ra môi trường làm việc đa dạng. Ví dụ,
tích hợp email, lịch, quản lý dự án, và
các ứng dụng văn phòng giúp cải thiện
hiệu suất làm việc.

Hỗ trợ khách hàng và đối tác: Công

nghệ giúp cung cấp dịch vụ và hỗ trợ
khách hàng và đối tác một cách hiệu
quả qua các kênh trực tuyến và ứng
dụng dựa trên công nghệ.
Tạo không gian làm việc hiện đại:
Công nghệ cho phép tạo ra không gian
làm việc hiện đại với thiết kế mở, sử
dụng ánh sáng tự nhiên, nội thất hiện
đại, và không gian xanh, giúp tạo môi
trường làm việc thoải mái và sáng sủa
cho nhân viên. Tạo nền tảng cho sự phát triển và
đổi mới: Công nghệ hiện đại thúc đẩy
sự phát triển và đổi mới bằng cách
cung cấp cơ hội tìm hiểu và áp dụng
những ý tưởng và giải pháp mới trong
quá trình làm việc.
 2.2. Ứng dụng công nghệ trong văn phòng hiện đại

2.2.1. Các nền tảng cộng tác làm việc

- Các nền tảng cộng tác làm việc (collaboration platforms) trong văn phòng
hiện đại đóng vai trò quan trọng trong việc tạo môi trường làm việc hiệu quả,
linh hoạt và khuyến khích sự cộng tác trong tổ chức. Dưới đây là một số nền
tảng cộng tác phổ biến trong văn phòng hiện đại:
1.Microsoft Teams: Đây là một ứng dụng cộng tác và trò chuyện của Microsoft, tích
hợp sâu với Office 365. Teams cho phép nhóm làm việc trực tiếp trên các tài liệu, trò
chuyện, và tổ chức cuộc họp trực tuyến.

2.Slack:Slack là một nền tảng trò chuyện cộng tác phổ biến, giúp nhóm làm việc tạo ra
các kênh thảo luận, chia sẻ tệp, và tích hợp với nhiều ứng dụng khác nhau.

3.Trello:Trello là một công cụ quản lý dự án dựa trên thẻ, nơi bạn có thể tạo danh sách
công việc, thả thẻ vào bảng, và theo dõi tiến độ công việc.

4.Asana: Asana là một ứng dụng quản lý dự án và công việc, giúp tổ chức công việc,
theo dõi tiến độ, và giao việc cho từng thành viên trong nhóm.

5.Basecamp: Basecamp là nền tảng cộng tác dựa trên web giúp quản lý dự án, trò
chuyện nhóm, và chia sẻ tài liệu.
6. Google Workspace (trước đây là G Suite): Google Workspace cung cấp các ứng
dụng cộng tác như Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, và Google
Meet. Đây là một giải pháp đám mây phổ biến cho cơ quan và tổ chức.

7. JIRA: JIRA của Atlassian là nền tảng quản lý dự án và công việc, đặc biệt phù hợp
cho việc phát triển phần mềm và quản lý dự án công nghệ.

8. Yammer: Yammer là một ứng dụng mạng xã hội nội bộ cho doanh nghiệp, giúp
thúc đẩy sự kết nối và giao tiếp trong tổ chức.

9. Cisco Webex Teams: Nền tảng này cung cấp trò chuyện, họp trực tuyến, và chia sẻ
tài liệu, đặc biệt tốt cho các cuộc họp và hợp tác từ xa.

10. Zoom: Zoom là một ứng dụng họp trực tuyến phổ biến, cho phép tổ chức cuộc họp
video, họp trực tuyến, và tương tác từ xa.
 Tại Việt Nam, những cái tên như GapoWork, Workplace by
Meta, Base, Larksuite là lựa chọn ưu tiên của doanh nghiệp Việt...
2.2.2. Một số phần mềm quản lý công việc

- Số lượng công việc tiếp nhận quá

nhiều dẫn đến không thể nhớ nổi hay
thậm chí không thể sắp xếp công việc
nào trước, công việc nào sau. Phần
mềm quản lý công việc cá nhân sẽ giúp
bạn tránh khỏi điều đó.
 Phần mềm quản lý công việc EverNote
- Evernote là phần mềm quản lý công việc
cá nhân miễn phí dựa trên điện toán đám
mây, cho phép người dùng đính kèm tài
liệu, cộng tác trong các dự án và lưu trữ tất
cả thông tin trên một hệ thống tập trung.
- Thành viên trong nhóm có thể truy cập,
chỉnh sửa, tải file hình ảnh, video từ bất cứ
thiết bị nào. Thậm chí, bạn có thể dễ dàng
chia sẻ ghi chú hoặc sổ ghi chép với những
người khác ngay cả khi họ không sử dụng
Evernote.
Công cụ quản lý công việc Microsoft Planner
- Microsoft đã cho ra mắt phần mềm quản lý công việc Planner. Phần mềm này
sẽ hỗ trợ người dùng tổ chức, sắp xếp các đầu công việc, chia sẻ dữ liệu với
những người trong nhóm và nhiều hơn thế nữa.
- Không chỉ vậy, bạn có thể theo dõi tiến độ của dự án, xem ai là người thực
hiện đầu công việc này và theo dõi tiến độ đến đâu. Thêm vào đó, phần mềm
còn hỗ trợ bạn xem từng nhiệm vụ của người khác thông qua tính năng “Hub”.
Lợi thế lớn nhất của ứng dụng quản lý công việc cá nhân chính là khả năng tích
hợp với các phần mềm văn phòng khác của Microsoft.
Công cụ quản lý công việc cá nhân Due
- Due là một phần mềm quản lý lịch làm việc hiệu quả. Bạn sẽ không còn lo sợ
sẽ quên các nhiệm vụ của mình, Due sẽ nhớ và nhắc nhở bạn. Việc của bạn chỉ
cần thao tác để liệt kê những nhiệm vụ mình cần hoàn thành cho Due. Đây
cũng là một phần mềm nhắc nhở công việc có giao diện dễ sử dụng, tối giản và
đặc biệt nhất là không giới hạn người tham gia.

Freedcamp
- Khi sử dụng Freedcamp, bạn có thể chọn từ 12 tiện ích con khác nhau như:
Lịch, Công việc của tôi, Lịch sử của tôi hoặc Sự kiện quan trọng và chọn các
dự án bạn muốn lấy dữ liệu. Sau đó, bạn có thể kéo và thả các tiện ích con trên
trang để sắp xếp và tùy chỉnh bố cục của mình, có thể xem nhanh tất cả các dự
án của mình cùng một lúc.
Phần mềm báo cáo công việc Trello
- Trello là một ứng dụng quản lý công việc cá nhân hiệu quả giúp
quản lý, giám sát công việc trong một dự án. Trello có bản dùng miễn phí vĩnh
viễn cho người dùng nhưng bị giới hạn một số chức năng.
- Ưu điểm của phần mềm này là giao diện làm việc của Trello giống
với các tờ giấy note trên màn hình, nên việc sử dụng là hoàn toàn dễ dàng. Chỉ
cần nhìn vào giao diện là nhà quản lý có thể nắm bắt được tiến độ dự án một
cách tổng thể nhất.
- Tuy nhiên, công cụ quản lý công việc cá nhân Trello chỉ phù hợp với
những dự án hay nhóm làm việc có quy mô nhỏ, không phù hợp để báo cáo
công việc với những dự án phức tạp, có quy mô lớn.
Phần mềm quản lý công việc cá nhân hằng ngày 1Office
- 1Office là một trong những giải pháp quản lý công việc cá nhân,
công việc nhóm một cách chuyên nghiệp, hiệu quả nhất hiện nay. Được tính
hợp nhiều tính năng thông minh, tiện ích, phần mềm quản lý công việc 1Office
giúp bạn:
Quy trình rõ ràng thống nhất trên 1 nền tảng duy nhất
– Theo dõi sát sao tiến độ dự án: tiến độ, người thực hiện, kết quả công việc.
– Kiểm soát dữ liệu vận hành, đồng bộ các số liệu, tối ưu hóa khả năng khai
thác dữ liệu.
– Tùy biến hệ thống, phương pháp đo lường, báo cáo để phù hợp cho từng
tính chất, mục đích khác nhau của doanh nghiệp.

Báo cáo tiến độ dự án Real – time trực quan

– Đo lường chính xác, trực quan với những số liệu, bảng biểu, thống kê chi tiết
– Cập nhật báo cáo, số liệu tức thời về tất cả các mặt của doanh nghiệp (kinh
doanh, dự án, nhân sự, truyền thông,…)
– Kiểm tra kết quả đạt được của các phòng ban/cá nhân. Tự động tính phần
trăm lỗ lãi trên từng dự án nhanh chóng. Bạn có thể tìm hiểu về cách quản lý
công việc giúp tăng năng hiệu suất làm việc dễ dàng.
Chuẩn hóa quy trình, nâng cao hiệu suất công việc
– Chủ động theo dõi tiến độ dự án, quy trình, dự án với báo cáo tự động,
Realtime, kịp thời xử lý sự cố phát sinh
– Hệ thống quy trình được xây dựng cụ thể theo từng phòng ban, từng vị trí
nhân sự, có sự phân chia rõ ràng giữa trách nhiệm của từng bộ phận giúp hạn
chế tối đa tình trạng chậm tiến độ hay bỏ sót công việc được giao
– Giúp nhân viên nắm được bức tranh phối hợp tổng thể từ đó có thể làm chủ
tiến độ công việc
 2.3. An ninh mạng và an toàn dữ liệu trong văn phòng
hiện đại
2.3.1. An ninh mạng trong văn phòng hiện đại

- An ninh mạng trong văn phòng hiện đại là một yếu tố quan trọng
không thể bỏ qua, đặc biệt trong bối cảnh sử dụng công nghệ thông tin và kết
nối mạng phổ biến. Dưới đây là một số quy tắc và biện pháp quan trọng để
bảo vệ an ninh mạng trong văn phòng hiện đại
1.Firewall và Mạng ảo riêng ảo (VPN):
- Sử dụng firewall để kiểm soát lưu lượng truy cập mạng và ngăn chặn các
truy cập không ủy nhiệm.
- Sử dụng VPN để mã hóa dữ liệu truyền tải qua mạng và bảo vệ dữ liệu quan
trọng khỏi nguy cơ bị đánh cắp.
2. Phần mềm bảo mật:
- Cài đặt và cập nhật các phần mềm bảo mật, bao gồm phần mềm chống vi-rút,
phần mềm chống mã độc hại, và phần mềm bảo mật mạng.
3. Cập nhật hệ thống và phần mềm:
- Đảm bảo rằng tất cả hệ thống và phần mềm đều được cập nhật thường xuyên
với các bản vá bảo mật mới nhất để bảo vệ khỏi các lỗ hổng bảo mật.
4. Xác thực đa yếu tố:
- Sử dụng xác thực đa yếu tố để bảo vệ tài khoản và dữ liệu quan trọng. Điều
này bao gồm việc sử dụng mật khẩu và một yếu tố xác thực bổ sung như mã OTP
(One-Time Password).
5. Giáo dục và đào tạo:
- Đào tạo nhân viên về an ninh mạng, bao gồm việc phân biệt email lừa đảo,
cách xử lý dữ liệu nhạy cảm, và cách sử dụng các công cụ bảo mật.
6. Chính sách bảo mật:
- Phát triển và thực hiện chính sách bảo mật mạng cụ thể cho văn phòng.
Chính sách này nên bao gồm quy tắc và hướng dẫn cho việc quản lý mật khẩu, quản lý
tài liệu, và quản lý truy cập vào mạng.
7. Sao lưu và phục hồi dự phòng:
- Thực hiện sao lưu định kỳ dữ liệu quan trọng và phát triển kế hoạch phục
hồi dự phòng để đảm bảo rằng dữ liệu sẽ không bị mất trong trường hợp có sự cố.
8. Kiểm tra bảo mật định kỳ:
- Thực hiện kiểm tra bảo mật định kỳ để phát hiện và khắc phục các lỗ hổng
bảo mật, đánh giá rủi ro, và cải thiện an ninh mạng.
9. Quản lý quyền truy cập:
- Hạn chế quyền truy cập vào dữ liệu quan trọng. Mỗi người dùng chỉ nên có
quyền truy cập vào những tài nguyên mà họ cần để làm việc.
10. Giám sát mạng:
- Sử dụng các công cụ giám sát mạng để theo dõi hoạt động mạng và phát hiện
các dấu hiệu của việc xâm nhập hoặc hoạt động bất thường.
11.Thực hiện các biện pháp bảo vệ cơ sở dữ liệu:
- Bảo vệ dữ liệu quan trọng bằng cách mã hóa, thực hiện kiểm tra an ninh, và
sử dụng các cơ chế kiểm soát truy cập.
12. Phản ứng và khôi phục sau sự cố:
- Phát triển kế hoạch khẩn cấp và khôi phục sau sự cố để đối phó với các sự cố
bảo mật và sự cố mạng.
 An ninh mạng trong văn phòng
hiện đại là một quá trình liên tục và đòi
hỏi sự chú ý đối với các xu hướng mới và
sự cải tiến trong lĩnh vực bảo mật mạng
để đảm bảo rằng dữ liệu và hệ thống mạng
được bảo vệ một cách hiệu quả.
 2.3.2. Dữ liệu và an toàn dữ liệu trong văn phòng hiện đại

- An toàn dữ liệu là một khía cạnh quan trọng của quản lý thông tin
trong văn phòng hiện đại.
- Dữ liệu trong văn phòng bao gồm thông tin quan trọng, tài liệu, và
thông tin nhạy cảm của tổ chức.
 Một số quy tắc và biện pháp quan trọng để đảm bảo an toàn
dữ liệu trong văn phòng hiện đại.
1.Mã hóa dữ liệu: Sử dụng mã hóa để bảo vệ dữ liệu quan trọng khi nó được truyền tải
qua mạng hoặc lưu trữ trên thiết bị. Mã hóa dữ liệu giúp đảm bảo rằng người không
được ủy nhiệm không thể đọc dữ liệu mà họ không cần thiết.
2.Quản lý quyền truy cập: Hạn chế quyền truy cập vào dữ liệu quan trọng. Đảm bảo
rằng chỉ những người cần thiet được cấp quyền truy cập vào dữ liệu nhạy cảm. Sử dụng
các hệ thống quản lý quyền truy cập để kiểm soát quyền truy cập và theo dõi hoạt động
người dùng.
3.Sao lưu và phục hồi dự phòng: Thực hiện sao lưu định kỳ cho dữ liệu quan trọng và
phát triển kế hoạch phục hồi dự phòng để đảm bảo rằng dữ liệu có thể khôi phục sau
các sự cố như mất dữ liệu hoặc tấn công ransomware.
4.Chính sách mật khẩu mạnh: Đảm bảo rằng nhân viên sử dụng mật khẩu mạnh cho
tài khoản của họ và đổi mật khẩu định kỳ. Sử dụng xác thực đa yếu tố khi cần thiết.
5. Chứng thực và xác thực: Sử dụng các biện pháp chứng thực và xác thực để đảm
bảo tính xác thực của người dùng trước khi họ truy cập vào dữ liệu nhạy cảm.
6. Bảo vệ dữ liệu trên thiết bị di động: Đảm bảo rằng dữ liệu trên thiết bị di động
được bảo vệ bằng mã hóa và có khả năng xóa từ xa nếu thiết bị bị mất hoặc đánh
cắp.
7. Giám sát và phát hiện sớm: Sử dụng các công cụ giám sát mạng để theo dõi hoạt
động mạng và phát hiện sớm các hoạt động không bình thường hoặc các tấn công
mạng.
8. Chính sách và quy định bảo mật: Phát triển và thực hiện chính sách và quy định
bảo mật mạng cụ thể cho tổ chức. Chính sách này nên bao gồm quy tắc về quản lý
mật khẩu, quản lý tài liệu, và quyền truy cập vào mạng.
9. Giáo dục và đào tạo: Đào tạo nhân viên về quy tắc bảo mật, cách xử lý dữ liệu
nhạy cảm, và cách nhận biết các cuộc tấn công mạng và email lừa đảo.

10. Phản ứng và khôi phục sau sự cố: Phát triển kế hoạch phản ứng khẩn cấp để đối
phó với các sự cố bảo mật và sự cố mạng. Kế hoạch này nên bao gồm việc báo cáo sự
cố, cách xử lý sự cố, và khôi phục dữ liệu.

Bảo vệ dữ liệu là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự chú tâm đối với các xu
hướng mới và các mối đe doạ bảo mật mạng. Việc đảm bảo an toàn dữ liệu trong văn
phòng hiện đại đóng một vai trò quan trọng trong việc bảo vệ thông tin quan trọng của
tổ chức và đảm bảo tuân thủ các quy định về quyền riêng tư và bảo mật.
Chương 3. Quản lý, điều hành văn phòng hiện đại
3.1. Bối cảnh phát triển văn phòng hiện đại

3.1.1. Bối cảnh trong nước và quốc tế

3.1.2. Sự phát triển của khoa học công nghệ

 3.2. Xu hướng phát triển văn phòng hiện đại
3.2.1. Chuyển đổi số và tác động của chuyển đổi số đến hoạt động văn phòng

- Chuyển đổi số là quá trình sử dụng công nghệ số hóa để cải thiện và
tối ưu hóa các hoạt động văn phòng. Chuyển đổi số ảnh hưởng đến hoạt động
văn phòng theo nhiều cách quan trọng:
Tích hợp quy trình công việc: Chuyển đổi
số giúp tối ưu hóa và tự động hóa các quy
trình công việc. Việc này cải thiện hiệu suất
và giảm thiểu sai sót, giúp tiết kiệm thời gian
và tài nguyên.
Quản lý tài liệu và thông tin: Chuyển đổi số
giúp tổ chức và quản lý tài liệu và thông tin
dễ dàng hơn, tránh sự phụ thuộc vào giấy tờ.
Các hệ thống quản lý tài liệu và hệ thống
thông tin kỹ thuật số giúp dễ dàng tra cứu,
tìm kiếm và chia sẻ thông tin.
Làm việc từ xa và linh hoạt: Sử dụng công
nghệ số, nhân viên có thể làm việc từ xa và
truy cập dữ liệu cần thiết mọi lúc, mọi nơi.
Điều này giúp tạo điều kiện linh hoạt cho nhân
viên và giảm tắc nghẽn giao thông.
Giao tiếp và hợp tác: Công nghệ số hóa cung
cấp các công cụ để cải thiện giao tiếp và hợp
tác. Các ứng dụng video họp, phần mềm trò
chuyện, và các nền tảng hợp tác trực tuyến giúp
nhân viên làm việc cùng nhau dễ dàng, bất kể
vị trí địa lý.
Bảo mật và quản lý rủi ro: Chuyển đổi số Thời gian làm việc linh hoạt: Với chuyển đổi
cũng đặt sự tập trung vào bảo mật thông tin và số, nhiều văn phòng hiện đại đã thực hiện chính
quản lý rủi ro. Các công nghệ bảo mật và quản sách làm việc linh hoạt, cho phép nhân viên tự
lý rủi ro giúp bảo vệ dữ liệu và thông tin quan quyết định thời gian làm việc của họ. Điều này
trọng khỏi các mối đe dọa trực tuyến. tạo điều kiện thuận lợi cho cân bằng cuộc sống
công việc.
Sáng tạo và phản hồi nhanh chóng: Công Xanh và bền vững: Chuyển đổi số cũng
nghệ số hóa khuyến khích sáng tạo và phản hồi đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo ra
nhanh chóng. Nhân viên có thể truy cập tài văn phòng hiện đại xanh và bền vững. Sử
nguyên trực tuyến để tìm kiếm thông tin và ý dụng công nghệ số để tiết kiệm năng lượng,
tưởng mới, và có thể làm việc trực tiếp với quản lý tài nguyên và giảm thiểu lãng phí có
đồng nghiệp và đối tác. thể làm giảm tác động tiêu cực đến môi
trường.
Chuyển đổi số là một quá trình quan trọng trong việc làm cho văn phòng hiện đại trở nên hiệu
quả hơn, linh hoạt hơn, sáng tạo hơn và thân thiện với môi trường.
 3.2.2. Xu hướng phát triển của văn phòng hiện đại

Có nhiều xu hướng phát triển trong lĩnh vực văn phòng hiện đại đang thể hiện sự thay
đổi trong cách làm việc và quản lý văn phòng. Dưới đây là một số xu hướng quan trọng:
Làm việc từ xa và linh hoạt: Sự gia tăng của
làm việc từ xa và mô hình làm việc linh hoạt
cho phép nhân viên làm việc từ bất kỳ đâu,
không nhất thiết phải có mặt tại văn phòng
truyền thống. Điều này tạo điều kiện cho sự
linh hoạt và giúp cân bằng giữa cuộc sống cá Sự tập trung vào trải nghiệm của nhân viên:
nhân và công việc. Các tổ chức ngày càng quan tâm đến việc tạo
ra một môi trường làm việc thuận lợi và thoải
mái cho nhân viên. Điều này bao gồm việc
cung cấp các dịch vụ tiện ích, không gian làm
việc mở, và các hoạt động thể thao hoặc thư
giãn.
Công nghệ số hóa và tự động hóa: Công nghệ
đang chuyển đổi cách làm việc và quản lý văn
phòng. Sự tự động hóa quy trình và sử dụng
công nghệ để quản lý nguồn lực và dữ liệu
đang trở thành một xu hướng quan trọng.
Các biện pháp về bảo mật thông tin: Với sự
tăng cường về bảo mật thông tin và quyền riêng
tư, tổ chức đang tập trung vào việc cải thiện
các biện pháp bảo mật, đảm bảo rằng dữ liệu và
thông tin quan trọng được bảo vệ một cách an
toàn.
Các không gian làm việc mở và sáng tạo:
Văn phòng hiện đại thường có các không gian
làm việc mở và khu vực sáng tạo để khuyến
khích tương tác và sáng tạo giữa nhân viên.
Các tiêu chuẩn bền vững và xanh: Văn phòng
hiện đại ngày càng quan tâm đến vấn đề bền
vững và xanh. Các tiêu chuẩn về năng lượng
tiết kiệm và thực hành bền vững đang được áp
dụng rộng rãi.
Sự phát triển của không gian làm việc chia
sẻ: Các dịch vụ làm việc chia sẻ và không
gian làm việc chung (coworking spaces) đang
ngày càng phát triển, cung cấp cho các tổ
chức và cá nhân các tùy chọn làm việc linh
hoạt và tiết kiệm chi phí.
Tập trung vào sự hài lòng của khách hàng:
Sự tập trung vào việc cung cấp giá trị cho
khách hàng đang trở thành mục tiêu chính của
nhiều tổ chức văn phòng hiện đại.
Phát triển mô hình làm việc giới hạn thời
gian: Các mô hình làm việc giới hạn thời
gian, chẳng hạn như làm việc theo dự án hoặc
theo giờ, đang trở nên phổ biến. Điều này cho
phép nhân viên làm việc cho nhiều tổ chức
hoặc dự án khác nhau.
Sự đa dạng trong nền văn hóa tổ chức: Xu
hướng đa dạng trong nền văn hóa tổ chức
đang gia tăng, với sự thúc đẩy để tạo sự đa
dạng và bình đẳng trong nguồn nhân lực và
quyết định quản lý.
Văn phòng hiện đại đang trải qua sự biến đổi lớn dưới tác động của công nghệ và sự thay đổi
trong cách làm việc và quản lý. Các xu hướng này thể hiện sự thích nghi và tập trung vào sự hài
lòng của nhân viên và khách hàng.
 3.3. Một số phương pháp quản lý, điều hành văn phòng hiện đại
3.3.1. Phương pháp quản lý linh hoạt (Agile management)

Quản lý linh hoạt (Agile management) là một phương pháp quản lý được áp dụng chủ yếu
trong lĩnh vực phát triển phần mềm, nhưng cũng có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác.
Phương pháp này tập trung vào sự linh hoạt, tương tác và phản hồi nhanh chóng trong quá trình
làm việc để đảm bảo dự án tiến triển hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Dưới đây là
các nguyên tắc và phương pháp quản lý Agile phổ biến:
Scrum: Scrum là một phương pháp quản lý
Agile phổ biến. Nó tập trung vào việc chia dự
án thành các đợt ngắn gọi là "Sprint" (thường
kéo dài từ 2 đến 4 tuần). Mỗi Sprint bao gồm
lên lịch và ưu tiên hóa các công việc cần thực
hiện. Scrum sử dụng các cuộc họp ngắn gọi là
"Daily Standup" để cập nhật tiến trình và đảm
bảo sự hiểu biết chung về dự án trong nhóm
làm việc.
Kanban: Kanban là một phương pháp quản lý
linh hoạt dựa trên các bảng thông tin tương tác.
Nó tập trung vào việc hình dung quy trình công
việc và giám sát tiến trình làm việc bằng cách
sử dụng thẻ (card) và bảng Kanban để theo dõi
công việc đang diễn ra và công việc cần thực
hiện. Kanban giúp tối ưu hóa quy trình làm
việc và quản lý công việc hiệu quả hơn.
Extreme Programming (XP): Extreme
Programming là một phương pháp phát triển
phần mềm Agile với sự tập trung vào việc cải
thiện chất lượng và tính linh hoạt. Nó bao gồm
thực hiện kiểm thử liên tục, lập trình đôi (pair
programming), và sử dụng phản hồi liên tục từ
khách hàng để điều chỉnh phát triển sản phẩm.

Lean: Lean là một phương pháp quản lý linh

hoạt tập trung vào việc loại bỏ lãng phí và tối
ưu hóa quy trình công việc. Lean áp dụng các
nguyên tắc như tạo giá trị cho khách hàng, tối
giản hóa lãng phí, và liên tục cải tiến quy trình.
Quản lý thay đổi linh hoạt: Agile
management đặc biệt tập trung vào việc quản
lý thay đổi. Thay vì thiết lập kế hoạch chi tiết
từ đầu, nó cho phép điều chỉnh linh hoạt theo
thời gian, dựa trên phản hồi từ khách hàng và
tiến trình làm việc.

Sự tập trung vào khách hàng: Agile đặt

khách hàng ở trung tâm quá trình phát triển và
quản lý. Quy trình Agile thường yêu cầu sự
tương tác thường xuyên với khách hàng để đảm
bảo sản phẩm đáp ứng nhu cầu và mong muốn
của họ.
Phản hồi liên tục: Một yếu tố quan trọng trong
Agile là khả năng nhận phản hồi liên tục và áp
dụng nó để cải thiện quy trình và sản phẩm.
Điều này đòi hỏi sự linh hoạt và khả năng thích
nghi.
Tích hợp liên tục (Continuous Integration)
và Tự động hóa (Automation): Agile khuyến
khích việc tích hợp liên tục của mã nguồn và
việc tự động hóa các quy trình kiểm thử và
triển khai để đảm bảo sự liên tục và đáng tin
cậy của sản phẩm.

- Phương pháp quản lý Agile giúp tạo ra môi trường làm việc linh hoạt và tối ưu
hóa quá trình phát triển sản phẩm, giúp tối ưu hóa giá trị, chất lượng và sự hài lòng của
khách hàng.
 3.3.2. Phương pháp quản lý tinh gọn (Lean management)

Phương pháp quản lý tinh gọn (Lean management) là một hệ thống quản lý tập trung
vào việc loại bỏ lãng phí và tối ưu hóa quy trình công việc. Nó phát triển từ các nguyên tắc và
phương pháp phát triển tại Toyota trong các thập kỷ 1950 và 1960, và sau đó được áp dụng
rộng rãi trong nhiều ngành khác nhau. Dưới đây là một số nguyên tắc và phương pháp quản lý
Lean phổ biến:
Loại bỏ lãng phí (Muda): Lean
management tập trung vào việc loại bỏ
mọi hình thức lãng phí trong quy trình làm
việc. Các loại lãng phí bao gồm lãng phí
thời gian, lãng phí nguồn lực, và lãng phí
quy trình. Nó sử dụng một loạt các công
cụ và kỹ thuật để nhận biết và loại bỏ lãng
phí này.
Tạo giá trị cho khách hàng (Value): Lean
quan tâm đến việc tạo ra giá trị cho khách hàng
và đáp ứng nhu cầu của họ. Mọi công việc và
quy trình cần được đánh giá xem chúng có
đóng góp vào việc tạo ra giá trị cho khách hàng
hay không.

Tối ưu hóa quy trình công việc (Flow):

Kanban: Các bảng Kanban thường được sử
Lean tập trung vào việc tối ưu hóa quy
dụng để theo dõi tiến trình công việc và quản lý
trình công việc để đảm bảo các công việc
dòng công việc. Các thẻ (cards) trên bảng
diễn ra liên tục và không bị gián đoạn.
Kanban biểu thị các công việc cần thực hiện và
Điều này thường bao gồm việc giảm thiểu
đi qua các giai đoạn trong quy trình công việc.
thời gian chờ đợi và làm cho công việc
diễn ra trơn tru.
Tự động hóa (Automation): Lean khuyến
khích việc tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp
lại và tốn nhiều thời gian. Điều này giúp giảm
lãng phí và tăng hiệu suất.

Chất lượng (Quality): Lean quan trọng việc

đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
Điều này đòi hỏi sự chú trọng đến việc kiểm
soát chất lượng, đảm bảo rằng sản phẩm hoặc
dịch vụ được cung cấp đúng cách từ lần đầu.
 Liên tục cải tiến (Continuous Hệ thống sản xuất Just-In-Time (JIT):
Improvement): Lean quá trình liên tục cải Hệ thống JIT đảm bảo rằng sản phẩm hoặc
tiến (Kaizen) để cải thiện hiệu suất và loại bỏ dịch vụ được cung cấp đúng lúc khi khách
lãng phí. Nó khuyến khích mọi người trong tổ hàng cần, mà không cần phải cất trữ hàng
chức tham gia vào việc tìm kiếm cách cải tồn kho lớn.
thiện quy trình công việc của họ.

Phương pháp quản lý Lean được sử dụng để cải thiện hiệu suất, tối ưu hóa quy trình
và loại bỏ lãng phí trong nhiều ngành, từ sản xuất đến dịch vụ. Nó giúp tạo ra một môi trường
làm việc hiệu quả và tập trung vào việc cung cấp giá trị cho khách hàng.
 3.3.3. Phương pháp quản lý hiệu quả (Performance management)
Phương pháp quản lý hiệu quả (Performance management) là một quy trình toàn diện
được sử dụng để quản lý và tối ưu hóa hiệu suất của nhân viên và tổ chức. Nó bao gồm việc thiết
lập mục tiêu, đánh giá hiệu suất, cung cấp phản hồi, và phát triển nhân viên để đảm bảo rằng họ
đạt được kết quả tốt nhất và góp phần vào thành công của tổ chức. Dưới đây là các yếu tố quan
trọng trong phương pháp quản lý hiệu quả:

Thiết lập mục tiêu (Goal Setting): Quá trình Đánh giá hiệu suất (Performance
quản lý hiệu quả bắt đầu bằng việc thiết lập Appraisal): Quản lý hiệu quả đòi hỏi việc đánh
mục tiêu cụ thể cho từng nhân viên hoặc giá và đo lường hiệu suất của nhân viên dựa
nhóm làm việc. Mục tiêu này phải cố định, trên mục tiêu đã thiết lập. Đánh giá hiệu suấ
đo lường được và liên quan đến mục tiêu tổ có thể được thực hiện định kỳ hoặc dựa trên dự
chức. án cụ thể.
Phản hồi (Feedback): Cung cấp phản hồi là
một phần quan trọng của quản lý hiệu quả.
Nhân viên cần biết về việc họ làm tốt và
những điểm cần cải thiện. Phản hồi cần được
cung cấp một cách xây dựng và cụ thể.
Xây dựng kế hoạch cải tiến
(Improvement Planning): Nếu một nhân
viên không đạt được mục tiêu hoặc cần cải
thiện hiệu suất, quản lý hiệu quả đòi hỏi xây
dựng kế hoạch cải tiến. Đây có thể bao gồm
việc xác định nguyên nhân gây ra vấn đề và
xác định các biện pháp để khắc phục chúng.
Phát triển (Development): Quản lý hiệu
quả bao gồm việc phát triển nhân viên để
giúp họ nâng cao hiệu suất. Điều này có thể
bao gồm việc cung cấp đào tạo, hướng dẫn,
và cơ hội phát triển sự nghiệp.
Theo dõi và đảm bảo tuân thủ (Monitoring
and Compliance): Quản lý hiệu quả đòi hỏi
việc theo dõi tiến trình hiệu suất, đảm bảo
rằng mục tiêu và tiến độ đang được tuân thủ
và nếu cần, thực hiện các biện pháp để đảm
bảo tuân thủ.
Tương tác và giao tiếp (Interaction and
Communication): Quản lý hiệu quả bao gồm
việc tương tác và giao tiếp hiệu quả với nhân
viên để đảm bảo họ hiểu rõ mục tiêu, kế hoạch
cải tiến, và phản hồi.
Xây dựng văn hóa hiệu quả (Cultural
Building): Một phần quan trọng của quản
lý hiệu quả là xây dựng một văn hóa tổ
chức thúc đẩy hiệu suất và phát triển liên
tục

Phương pháp quản lý hiệu quả là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự tập trung và
cam kết của cả nhân viên và quản lý để đạt được mục tiêu tổ chức và cá nhân. Nó giúp đảm
bảo rằng tổ chức hoạt động hiệu quả và nhân viên được phát triển một cách liên tục.
 3.4. Thách thức đối với quản lý, điều hành văn phòng hiện đại

3.4.1. Những thách thức bên trong

Công việc từ xa và làm việc linh hoạt: Sự gia

tăng của làm việc từ xa và mô hình làm việc
linh hoạt đặt ra thách thức trong việc quản lý
nhân lực và đảm bảo rằng nhân viên vẫn duy trì
hiệu suất trong môi trường làm việc khác nhau.
Bảo mật thông tin và dữ liệu: Bảo mật
thông tin và dữ liệu trở thành mối quan
tâm quan trọng, đặc biệt khi có nhiều dữ
liệu quan trọng được lưu trữ trực tuyến
và truyền tải qua mạng.
Quản lý thay đổi và sáng tạo: Môi trường văn
phòng hiện đại đòi hỏi quản lý thay đổi linh
hoạt để thích nghi với sự phát triển nhanh
chóng của công nghệ và thay đổi trong nhu cầu
của khách hàng.
Sáng tạo và cạnh tranh: Văn phòng hiện đại
đặt ra sự cần thiết phải luôn sáng tạo để cạnh
tranh. Quản lý cần tạo điều kiện để nhân viên
thúc đẩy sáng tạo và phát triển sản phẩm hoặc
dịch vụ mới.
Tương tác và hợp tác: Đối với văn phòng
hiện đại, tương tác và hợp tác giữa các nhân
viên và các bộ phận càng trở nên quan
trọng. Quản lý phải đảm bảo rằng có các
công cụ và quy trình để tạo điều kiện cho
tương tác hiệu quả.
Tương tác đa vùng và đa văn hóa: Văn
phòng hiện đại thường có nhân viên làm
việc từ nhiều địa điểm khác nhau và có nền
văn hóa khác nhau. Quản lý cần xem xét các
yếu tố đa vùng và đa văn hóa khi quản lý
nhân viên và đảm bảo sự hòa nhịp và hiệu
quả.
Bền vững và môi trường: Sự quan tâm đến
bền vững và tác động đến môi trường đang
tăng lên. Quản lý phải đảm bảo rằng tổ chức
thực hiện các biện pháp để giảm tác động tiêu
cực lên môi trường.
Tận dụng dữ liệu và công nghệ thông tin:
Quản lý cần tận dụng dữ liệu và công nghệ
thông tin để tối ưu hóa quy trình và đưa ra
quyết định dựa trên dữ liệu.
Thay đổi xu hướng công việc: Công việc và
yêu cầu của người lao động đang thay đổi.
Quản lý cần phải đáp ứng các xu hướng mới,
chẳng hạn như làm việc tự do, công việc tạo
giá trị, và tương tác kỹ thuật số.
Quản lý tài nguyên và nguồn lực: Quản lý
cần quản lý tài nguyên và nguồn lực một cách
hiệu quả để đảm bảo sự hiệu quả và bền vững
của tổ chức.
 3.4.2. Những thách thức bên ngoài
Biến đổi công nghệ: Sự phát triển nhanh chóng
của công nghệ có thể là một cơ hội lớn, nhưng
cũng đặt ra thách thức về việc theo kịp và sử
dụng các công nghệ mới để cải thiện hiệu suất
và cạnh tranh.
Biến đổi về tài chính và kinh tế: Thị trường
kinh tế biến đổi nhanh chóng, có sự biến động
trong giá cả, thay đổi thuế, và các vấn đề khác
đòi hỏi quản lý tài chính thận trọng và khả
năng thích nghi với tình hình kinh tế không ổn
định.
Biến đổi xã hội và thay đổi nguồn lực
nhân lực: Thách thức trong việc quản lý sự
đa dạng trong nền văn hóa và đòi hỏi phải
thích nghi với thay đổi trong lực lượng lao
động, chẳng hạn như sự gia tăng của thế hệ
Millennials và Generation Z.
Tác động của cuộc cách mạng số hóa:
Cuộc cách mạng số hóa có tác động lớn
đến nhiều ngành, đặc biệt trong việc cải
thiện dịch vụ khách hàng và cách tổ chức
làm việc. Quản lý cần tập trung vào việc
sáng tạo và tận dụng công nghệ số hóa để
cạnh tranh.
Vấn đề bảo vệ môi trường và bền vững:
Sự quan tâm đến bảo vệ môi trường và bền
vững đang gia tăng. Quản lý cần phải đảm
bảo rằng tổ chức tuân thủ các tiêu chuẩn môi
trường và thực hiện các biện pháp để giảm
tác động tiêu cực lên môi trường.
Khả năng cạnh tranh toàn cầu: Trong môi
trường kinh doanh toàn cầu, quản lý phải đối
mặt với cạnh tranh từ các tổ chức trong và
ngoài quốc gia. Điều này đòi hỏi sự sáng tạo
và cải thiện liên tục để cạnh tranh trên thị
trường quốc tế.
Biến đổi pháp luật và quy định: Sự thay
đổi trong pháp luật và quy định có thể tác
động đến hoạt động và quản lý tổ chức.
Quản lý cần theo dõi các biến đổi này và
đảm bảo tuân thủ đúng quy định.
Khủng hoảng và biến đổi khẩn cấp: Sự
xuất hiện của các tình huống khẩn cấp, như
khủng hoảng y tế (như đại dịch COVID-
19), thảm họa tự nhiên, hoặc sự cố về an
ninh thông tin có thể đe dọa hoạt động của
văn phòng và đòi hỏi kế hoạch khẩn cấp và
quản lý kịp thời
Biến đổi trong thị trường và nhu cầu của
khách hàng: Thị trường và nhu cầu của khách
hàng thay đổi liên tục. Quản lý cần theo dõi sự
thay đổi này và điều chỉnh chiến lược và sản
phẩm/dịch vụ để đáp ứng nhu cầu mới.
Tác động xã hội và chính trị: Sự thay đổi xã
hội và chính trị, chẳng hạn như biến đổi xã hội
và chính trị, có thể tạo ra tác động lên hoạt
động của tổ chức và đòi hỏi quản lý linh hoạt
và khả năng thích nghi.

Quản lý và điều hành văn phòng hiện đại cần có sự nhạy bén để nhận biết và đối
mặt với những thách thức này để đảm bảo sự thành công và bền vững của tổ chức.