Управљање документарним

материјалом
и архивско пословање
др Татјана Kикић,

Архивски саветник, руководилац Архиве АПР

Законске новине за уређење и заштиту
документације стваралаца:
• Конкретизована и јаснија терминологија
• Стриктни методолошки апарат
• Изузетно високе казне за кршење законских обавеза
• Архивски закон тек од 1.2.2021. уређује и препознаје нови тип
изворне документације: електронску архивску грађу и е-
документарни материјал
• Даје на значају превентивној заштити, још код ствараоца
• Утврђује временске одреднице за поступање
• Преко 15 подзаконских аката
Рокови за поступање и процедуре архивирања
односе се на СВА ПРАВНА ЛИЦА
• Законски прописани рокови за доставу Архивске књиге
• РОКОВИ ЧУВАЊА документарног материјала (оперативни рокови
+ архивски рокови= оптимални рокови чувања)
• Рокови за примопредају грађе надлежном јавном архиву

• По чл. 9 Закона, рокове за поступање свим правним лицима,

надлежни архив налаже решењем а на основу претходно
сачињеног записника о утврђеном стању заштите архивске грађе
и документарног материјала;
Основни појмови:
Документарни материјал - целина докумената, записа у изворном,
или репродукованом облику, без обзира на форму бележења, као и
све прописане евиденције о њему.

Архивска грађа - из целокупног документарног материјала се издваја

његов део који се трајно чува. Изворни, оригиналан запис, документ,
или у недостатку изворног репродуковани облик документа, који има
значај за друштво и појединца уопште.
(репродуковање- микрофилмовање материјала на микрофилмску
траку, дигитализација документарног материјала је пренос у
електронски облик)
• Архивски фонд РС- сва архивска грађа, која се налази на
територији РС, коју је створило/примило физичко, или правно
лице у обављању своје делатности, без обзира на форму и носач
записа архивске грађе ( плус арх.грађа- као део културног наслеђа
РС ван територије, и копије страних извора, који се односе на
историју Србије и српског народа)
• Архивски фонд Републике Србије је део националног и светског
културног наслеђа и извора информација о друштву и под
заштитом је Републике Србије.
• Архивска грађа се трајно чува у облику у коме је настала.
Закон о архивској грађи и архивској делатности
Закон о е управи ( чл. 16 став 2)

• Архивска грађа се не сме уништити, као ни документарни материјал

из кога није одабрана архивска грађа, без обзира на то да ли је
микрофилмован, или дигитализован!

• Трајно/трајно оперативно= архивска грађа-културно добро ( тек

предајом, проглашава се у надлежном јавном архиву)
Мере заштите архивске грађе
(Правилник о ближим мерама заштите а.г.
Сл.гласник РС 29/2021)
• Превентивна заштита- укључује техничку, физичко хемиијску
заштиту и мере за одабирање, безбедно чување архивирање,
евидентирање уз излучивања безвредног докум.материјала
• Микрофилмовање- обезбеђује ТРАЈНОСТ, поузданост и
аутентичност
• Дигитализација- пренос у електронски облик, искључиво у циљу
лакшег и бржег коришћења а.г. и додатне заштите у архивима (да
се не уништава оригинални, папирни документ), у циљу лакше
доступности и размене података између установа заштите
културних добара и других организација.
• Документ, који је дигитализован има доказну снагу као изворни
оригинал, ако су кумулативно испуњени услови:
1) Дигитализација под надзором:
- предузетника, или овлашћеног лица код предузетника
- овлашћеног лица у оквиру правног лица, или лица овлашћеног од стране тог лица
- нотар/јавни бележник
- лица, које је посебним законом овлашћено за оверу дигитализованог акта
2) Да је истоветност дигиталазованог акта (преписа) и оригинала потврђена
квалификованим електронским потписом/печатом наведеног лица из
претходне тачке
• Конзервација и рестаурација- низ метода и техника за хемисјску
стабилизацију и спречавање пропадања, односно рестаурацијом
враћање архивске грађе у претходно познато, или
претпостављено стање.
Oбавезе ствараоца/имаоца документарног
материјала
- Да се прибави мишљење надлежног архива пре
предузимања мера које се односе на архивску грађу и
документарни материјал (статусне промене, физичко
пресељење, адаптација просторија, отварање стечаја
или ликвидације, микрофилмовање, дигитализација и
др.)
-Oбавести надлежни јавни архив о свим променама
које су од значаја за архивску грађу најкасније у року
од 30 дана од дана њиховог настанка.
-осигура трајно чување архивске грађе у
електронском облику, њено одржавање, мигрирање,
односно пребацивање на нове носаче у прописаним
форматима до предаје архивске грађе у електронском
облику надлежном јавном архиву;
Детерминистичка полазна основа:
1. Полазна тачка: Између класичног и електронског канцеларијског и
архивског пословања постоји апсолутна усаглашеност и корелација.
2. тачка: Систем управљања документарним материјалом условљава
и директно утиче на начин архивског пословања правног лица.
Неопходно успоставити систем шифрирања, односно класификационих ознака
свих организационих јединица.
Kатегоризације и систематизације предмета по материји/врсти докум. материјала
и увођење пописа аката/ типа докумената у дмс. Правилно и редовно вођење
централне и дневне евиденције улазно/излазних аката- Деловодног протокола.
• Евидентирање- основне евиденције: деловодник, скраћен
деловодник, посебне евиденције, дмс системи
• Класификација- по врсти, материји, организационим јединицама
• Архивирање-заштита документарног материјала-одлагање
предмета у регистратурске јединице, , евидентирање и
инвентарисање по архивској књизи, архивски депо/физичко-
хемијски и микроклиматски услови за безбедно чување
• Одабирање архивске грађе/безбедно уништавање безвредног
материјала
• Примопредаја/јавни архиви
УРЕДБА О КАНЦЕЛАРИЈСКОМ ПОСЛОВАЊУ ОРГАНА ДРЖАВНЕ УПРАВЕ
(Сл.гласник РС 21/2020)

• Примењује се на све имаоце јавних овлашћења, државне органе, органе општина,

градова.
• е комплетан систем канцеларијског пословања од креирања акта, пријема, до архивирања
• Писарница –софтверско решење
• Обавеза вођења шифарника категорија документарног материјала са роком чувања
• Вођење централизоване евиденције о предметима.
• Чланом 10. дата основна класификација о предметима подељена у 10 група
• И овом уредбом предвиђена Листа категорија, у складу са законом који регулише архивску
грађу.
• Вођење Архивске књиге (чл. 19 посебно са нагласком на континуитет из претходних година)
Упутство о канцеларијском пословању органа
државне управе ( Сл.гласник РС 20/2022)
• Односи се на органе државне управе и имаоце јавних овлашћења
• Дефинише све елементе класичне писарнице (пријем поште,
евидентирање, шифрирање, достава, архивирање)
• Вођење евиденција путем софтверског решења за обављање
канцеларијског пословања писарнице и дмс-а
• Одржава га Канцеларија за ИТ и е-управу
Е Канцеларијско пословање (завођење аката и вођење дневне
евиденције о актима/предметима у електронском облику)

• Предуслови су:
- Поседовање квалификованог електронског печата у циљу издавања аката у
електрoнском облику
- Коришћење е потписа у cloud-у
- Именовање АДМИНИСТРАТОРА органа писарнице, који: дефинише орг,
јединице, ауторизује приступ овлашћеним лицима у одн. на послове, ажурира
Каталог поступака-шифре документ. материјала)
- Креирање Листе категорија а.г. и документарног материјала
- Креирање личне карте органа ( дефинисање орг.структуре у складу
са Правилн. о систематизацији рад. места-свака орг. јединица добија
своју шифру-троцифрен бр. који се придружује шифри органа – ЈБКЈС)
Технички предуслови за е-
канцеларијско:
• Рачунар за овлашћена лица која воде канцеларијско пословање
• Пријемна опрема у писарници: скенер за дигитализацију папира,
штампач за штампање потврде о пријему поднеска
• Е печат на картици/усб-у (ово бесплатно издаје Канцел. за ИТ и е
Управу када се сертификује)
• Квалификовани е сертификат за овлашћено лице у писарници – за
идентификацију и потписивање ( Пошта, Привр. комора..)
• Онлајн конекција у Писарници.
• ( За службени е меил, на домену gov.rs obratiti se Kancelariji za it i e
upravu na administrator@gov.rs)
Надлежност јавних архива
• Јавни архиви на територији РС чине тзв. АРХИВСКУ МРЕЖУ и
територијално обухватају комплетну територију РС, има око 36
јавних архива.
• стварна надлежност – оснивач и седиште
• месна, територијална надлежност- на основу Решења о
утврђивању територије архива (Службени гласник РС 7/96)
Надлежност и обавезе јавних архива у погледу заштите
документарног материјала и архивске грађе код
стваралаца/ималаца архивске грађе
Јавни архив води основне и помоћне евиденције о архивској грађи
и документарном материјалу код ствараоца/имаоца (регистатуре
архива):
-Регистар активних /пасивних регистратура ( стваралаца/ималаца)
-Електронска база података/картотека
-Досијеа регистратура
-помоћне евиденције
- АРХИС јединствена база података свих архива у РС и надлежних
служби које спроводе надзор над правним лицима РС
Зашто је неопходна РЕДОВНА координација са
јавним архивима (стварна/месна надлежност)
• Јавни архив обавља стручни надзор над евидентирањем,
класификовањем, одабирањем, архивирањем, стручним
одржавањем и заштитом архивске грађе и документарног
материјала
• Даје одобрење за уништење безвредног документарног
материјала
• Пружа стручну помоћ ствараоцу/имаоцу у погледу заштите
документарног материјала и архивске грађе
ОДРЕЂИВАЊЕ ОДГОВОРНОГ СТРУЧНОГ ЛИЦА КОД СТВАРАОЦА
ЗА АРХИВСКЕ ПОСЛОВЕ

• Правно лице је у обавези да одреди одговорно стручно лице за заштиту

архивске грађе и документарног материјала и поступање са архивском
грађом. (Члан 9.)

•Може одредити и физичко лице, које није у радном односу код конкретног
ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала, а све сагласно
закону о раду-одговарајући вид рада ван радног односа, или правно лице на
основу уговора о пружању ових услуга.
Пример решења о утврђивању одговорног лица

На основу чл. 9. став 2. тачка 2, Закона о архивској грађи и архивској делатности (Сл.
гласник РС 6/2020) и чл. (општег акта-статуста, правила, уговора/одлуке о оснивању)
__________________________ (назив ствараоца/имаоца, правног лица), законски заступник/
директор дана_____ доноси

РЕШЕЊЕ

Одређује се (име и презиме) запослени на радном месту___________, за одговорно стручно лице

за заштиту архивске грађе и документарног материјала, као и за поступање са архивском грађом и
документарним матријалом код (назив, тј пословно име ствараоца/имаоца)
Права и обавезе по овом решењу започињу од дана достављања именованом лицу.
Директор
___________
Управљање документарним
материјалом
Стваралац и ималац, осим физичких лица, дужан је да донесе:
1. Општи акт о начину евидентирања, класификовања,
архивирања и чувања архивске грађе и документарног
материјала (канцеларијско и архивско пословање);
2. Листу категорија архивске грађе и документарног материјала са
роковима чувања;
3. Општи акт о начину евидентирања, заштите и коришћења
електронских докумената.
Чување/заштита електронског
документа
• Закон о архивској грађи и архивској делатности ( Сл.гласник РС 6/2020)
• Правилник из чл. 14. овог Закона
• Листа категорија из чл. 14. овог Закона
• Закон о е управи
• Закон о електронском документу, ел. идентификацији у услугама од
поверења у е-пословању (Сл.гласник РС 94/17 и 52/21)
• Уредба о условима за припрему документа за поуздано електронско чување
и форматима који су погодни за дуготрајно чување ( Сл.гласник РС 86/2018)
• Правилник о условима за поступке и техн.решења за поуздано електронско
чување документа ( Сл.гласник РС 94/2018,87/2020)
• Уредба о јединственим техничко-технол. захтевима ..(следи)
Основна начела заштите и управљања
електронским документрним материјалом
- Јавни сектор на свим нивоима од републике, до локала канцеларијско и
архивско пословање обављају преко софтерског решења еПисарнице и е
Архива ( Брзина и динамика повезивања зависи од надл. министарстава,
или оснивача. О софтверским системима се стара и обезбезбеђује га
Канцеларија за ИТ)
- Привредни субјекти (који не спадају у јавни сектор) уколико имају
електронско пословање, дужни су да спроводе све процедуре/поступке у
управљању документима у циљу заштите документа- корисити
информциони систем који гарантује аутентичност, веродостојност,
употребљивост и целовитост е-документа. ( Закон о а.г и а.д)

+
• Према Уредби о техничко технолошким захтевима и процедурама за заштиту
архивске грађе и док. материјала у електронском облику-
Ствараоци и имаоци су дужни да све до предаје своје арх. грађе
надлежном Архиву , електронско архивирање врше у складу са
прописом којим се уређују услови за припрему докумената за
поуздано ел. чување и форматима погодним за дуготрајно чување.
( Ово регулишу Закон о електронском документу , ел. идентификацији и
услугама од поверења у ел. пословању и Уредба о условима за припрему
докум. за поуздано ел. чување и форматима и Правилник о условима за
поступке и техн.решења за поуздано електронско чување документа )
Уредба о јединственим техничко-технолошким захтевима и процедурама
за чување и заштиту архивске грађе и документарног материјала у
електронском облику

- Односи се на све процедуре које ствараоци и имаоци треба да испуне приликом чувања и заштите
електронске архивске грађе и електронског документарног материјала.
- Архивирање се врши у софтверском решењу- информационом систему за поуздано електронско
чување и то државни органи, јединици локалне самоуправе, установе и имаоци јавних овлашћења
(органи) врше електронско архивирање у еАрхиву (софтверско решење, као део АРХИС-а,
информационог система)
- Обавеза да се преко еАрхива омогући надлежном јавном архиву приступ трајном документарном
материјалу.
- Такође предлог Листе категорија се преко еАрхива може доставити надлежном јавном архиву, путем
портала еУправа. Архив проверава и даје евентуалну сагласност, односно налаже мере за корекцију.
Након исправке неправилности у предлогу Листе категорија, доставља у еАрхив.
• По овој Уредби, члан 5, осим обавеза доношења интерних правила и заштите софтверског
решења, примене прописа за поуздано електронско чување, формате за чување, наглашена
је и КЛАСИФИКАЦИЈА у складу са Листом, као и навођење РОКА ЧУВАЊА
Чланом 7. и 8. предвиђена процедура излучивања, као и одабир и издвајање електронске
архивске грађе, као и предаја надлежном јавном архиву
НОВИНА:
Поуздано електронско чување е архивске грађе ствараоца коју су предали државном органу,
јединици локалне самоуправе, установи, јав.предузећу, имаоцу јавних овлашћења-органу,
ОСИГУРАВА СЕ ПРЕКО ТОГ ОРГАНА КАО ИМАОЦА!
• Предаја архивске грађе Архиву врши се преко Портала еУправа.
Уредба о условима за припрему документа за поуздано електронско чување и форматима
који су погодни за дуготрајно чување

- Припрема документата за поуздано е-чување

- формати докумената, погодни за ДУГОТРАЈНО ЧУВАЊЕ

Уколико је рок чувања документацији дужи од 5 година, мора да

буде у формату који је погодан за дуготрајно чување! ( Закон о е
документу)
• Не постоји законска обавеза „лиценцирања“ софтвера за
поуздано електронско чување, одн. квалификације е-чувања.
Услуга квалификованог електронског чувања документа је услуга
од поверења, за коју пружалац услуге мора да испуни услове по
Закону о електронском документу.
( за привредне субјекте, који нису део јавног сектора)
За испуњење обавезе поузданог електронског чувања не мора се
ангажовати пружалац услуге квалификованог ел. чувања, ако
стваралац електронског документарног материјала има сопствене
ресурсе, или одговарајуће прикладно софт.решење.
Електронско архивирање
Значи ПОУЗДАНО ЕЛЕКТРОНСКО ЧУВАЊЕ ДОКУМЕНТАЦИЈЕ- КРОЗ
квалификоване услуге од поверења ( печат, потпис, е достава, временаки
жиг, аутентикација веб сајтова), посебно за архивист. струку драгоцено -
УСЛУГА КВАЛИФИКОВАНОГ ЕЛЕКТРОНСКОГ ЧУВАЊА ( Видети Регистар
пружалаца квалификованих услуга од поверења на сајту Мин.
информисања и телекомуникација)
Неопходна је припрема документа за поуздано електронско чување:
- документа настала изворно у формату који је поуздан за е чување
-конверзија е докумената у облик погодан за чување
-дигитализација изворног неелектронског облика, у електронски, у
формату погодном за чување.
• Услуга квалификованог електронског чувања докумената је
квалификована услуга од поверења путем које се пружа поуздано
електронско чување докумената Пружалац услуге квалификованог
електронског чувања документа може се определити да услугу
квалификованог електронског чувања докумената ограничи само
на чување докумената који у изворном облику садрже
квалификовани електронски потпис односно печат.
• За документ који се чува у оквиру услуге квалификованог
електронског чувања докумената важи правна претпоставка
верности изворном документу, о чему пружалац услуге
квалификованог електронског чувања документа издаје потврду.
Примена е-архивирања је могућа само уз
претходно уређену класичну архиву:
-Поредак и хронологија Архивске књиге
-Пописан и инвентарисан папирни/ неелектронски
документарни материјал
-Ажурирана Листа категорија архивске грађе и
документарног материјала, са опредељеним класификационим ознакама
и утврђеним роковима чувања
- Правни основ за сва излучивања/ безбедна уништавања
је искључиво важећа Листа категорија
Архивска књига,
функционални аспекти значај
• Поступање по Закону о архивској грађи и архивској делатности

• Поступање по Правилнику о обрасцу АК

• Информативно, у циљу брзог приступа архивској грађи

• Инвентар документарног материјала-стање и количина

• За даља практична поступања: излучивање, примопредаја- интерно, и

екстерна-ка надлежном архиву
Архивска књига- обавезна евиденција документарног
материјала код свих правних лица
• То је инвентар, хронолошки попис документарног материјала од
најстаријег до оног, насталог у претходној години.
• Јединственост АК- евидентира и папирни и електронски докум.
mатеријал
• Води се у ПАПИРНОЈ, ИЛИ Е-ФОРМИ * Свакако, е форма АК је
препорука.
Архивска књига- основна евиденција о целокупној
архивској грађи и документарном материјалу настала у
раду ствараоца
• Обавеза вођења Архивске књиге за све ствараоце/имаоце, на
годишњем нивоу, да се доставља надлежном јавном архиву
најкасније до 30. априла текуће године, за документарни
материјал настао у претходној години.
• Да се у Архивску књигу уписује комплетан документарни
материјал, чак и онај који се по ма ком основу затекао код
ствараоца/имаоца.
• Да се регистратурске јединице (кутије, фасцикле, књиге,
свежњеви) обележавају и инвентаришу архивским ознакама.
Архивска ознака „ етикета“ мора да
садржи следеће податке:

-Назив ствараоца документарног материјала

- Садржај документарног материјала
- Године настанка/распон година
- Kласификациона ознака
- Број из Архивске књиге
Начин уписивања документарног
материјала у Архивску књигу:

1) Редни број документарног материјала (архивски број)

2) Датум уписа
3) Година настанка/ распон година
4) Садржај-врста документарног материјала
5) Класификациона ознака
6) Рок чувања
7) Број сагласности на Листу категорија
8) Kоличина документарног материјала
9) Локација/место чувања- просторије и полице/уређаји за складиштење са локацијом
10) Број и датум записника (сагласност/решење за уништење)
11) Примедба ( решење о примопредаји, опште примедбе од значаја за претрагу))
Извод из новог Правилника о обрасцу
Архивске књиге (Сл.гласник РС 34/2022)
• Упис архивске грађе и документарног материјала у архивску
књигу врши се хронолошки, по годинама и класификационим
ознакама, по називу категорија документарног материјала према
важећој Листи категорија архивске грађе и документарног
материјала са роковима чувања (даље у тексту: Листа категорија).

Архивска књига се може водити, према Правилнику, у папирном и

електронском облику, наравно препорука- електронска форма и
због еАрхива
Редни број Датум уписа Година настанка Садржај Класиф. ознака Рок чувања из Број Количина Просторије и полице/ Број и датум записника Примедба
Листе сагласности на Листу документарног уређаји за складиштење
категор. категорија материјала са локацијом

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
Нова рубрика:
• „Број сагласности на Листу категорија” уписује се број
сагласности надлежног архива на усвојену Листу категорија;

• Просторије и полице / уређаји за складиштење са локацијом” –

уписује се податак у којој просторији, полици и ормару је
смештен документарни материјал, као и све промене у вези са
смештајем, односно код електронског документарног материјала
уписује се врста уређаја за складиштење података са локацијом
где се налази;
Листа категорија архивске грађе и
документарног материјала са роковима чувања

Сагласност на Листу категорија архивске грађе и документарног

материјала са роковима чувања даје надлежни архив.
Овим актом се:
- дефинишу категорије документарног материјала у свим
сегментима делатности ствараоца
- утврђују рокови чувања за комплетан документарни материјал
- валоризује се документација и утврђује архивска грађа
Уредба о класификацији документарног
материјала са роковима чувања
Објављена у Службеном гласнику РС 14/2023. год, тренутно у фази
измене
За органе државне управе, службе Народне скупштине, председника
Републике и Владе, свих ималаца јавних овлашћења, кад врше поверене
послове држ. управе, као и покрајинских и општинских, локалних органа..
На снази од 28. фебруара 2023.
Класификација по материји 0-9- у оквиру тога темe, које би требало
додатно рашчланити по Каталогу поступака из прописа о еУправи и
еКанцел.пословању ( не постоји класификован конкретно,
документарни материјал)
Дати минимални рокови чувања
Поступак доношења Листе категорија архивске грађе
и документарног материјала са роковима чувања
• Усаглашавање назива категорија и њихових рокова чувања са
законским роковима.
• Уколико рокови нису прописани законом, неопходно је стручно
мишљење руководиоца организационих јединица.
• Неопходна координација и стручна помоћ представника Службе
за заштиту архивске грађе и документарног материјала ван
архива
• Неопходна сагласност надлежног јавног архива.
 Редни број (Нивелациона Садржај – врста предмета Рок чувања Напомене
класификација)
9.1 Политика, правила, процедуре, Трајно Чува се и у
методологије и упутства која регулишу оперативно електронској форми
област информационе сигурности и
континуитет пословања у Агенцији
9.2 План за обезбеђивање континуитета Трајно Чува се и у
пословања оперативно електронској форми
9.3 Интерни планови за ванредне ситуације 5 година Чува се и у
електронској форми
9.4 Извештаји са тестирања Планова 5 година Чува се и у
континуитета пословања електронској форми
9.5 Документација настала приликом интерне 10 година Чува се и у
и екстерне провере Система управљања електронској форми
безбедношћу информација по захтевима
стандарда ISO/IEC 27001 и Закона о
безбедности информација

9.6 Извештаји о ескалацији инцидената у ИКТ Трајно Чува се и у

систему електронској форми
Завршне одредбе Листе категорија
• Члан 2.

•Ова Листа категорија архивског и документарног материјала са роковима чувања примењује

се на архивску грађу и документарни материјал настао НАКОН ДОБИЈАЊА САГЛАСНОСТИ
НАДЛЕЖНОГ ЈАВНОГ АРХИВА

• Члан 3.
•Ова Листа ступа на снагу када на њу да сагласност НАДЛЕЖАН ЈАВНИ АРХИВ.

• Члан 4.
•Измене и допуне Листе вршиће се по истом поступку као и за њено доношење.

• Члан 5.
•У ову Листу су унети сви рокови који су прописани законима који регулишу комплетну
делатност (правног лица)
Излучивање/шкартирање безвредног
документарног материјала
Стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала је
у обавези да након извршеног одабирања архивске грађе, издвоји
ради уништавања безвредан документарни материјал, коме је рок
чувања истекао и који нема значај за даљи оперативни рад.

Процедура излучивања се спроводи комисијски уз присуство

представника надлежног јавног архива.
Ко мора да има писано решење
надлежног јавног архива?
Документарни материјал настао радом и деловањем:
- државних органа и организација,
- органа територијалне аутономије и јединица локалне
самоуправе,
- установа,
- јавних предузећа
- ималаца јавних овлашћења,
чији је рок чувања истекао уништава се по прибављеном одобрењу
у писменој форми надлежног јавног архива.
 Одступања од правила чувања изворног
документа по утврђеном року чувања

На основу Закона о архивској грађи и архивској делатности и

Закона о е документу, е-идентификацији и услугама од поверења у
елекронском пословању ако се документ чува у оквиру услуге
квалификованог електронског чувања, онолико дуго колики је
рок чувања, изворни папирни облик документа који НЕМА
ТРАЈНИ РОК ЧУВАЊА се може уништити пре истека рока. ( чл 63.
став 3. Закона о е документу; чл. 6. став 3, Закона о архивској грађи
и архивској делатности)
Решење надлежног јавног архива-
безбедно уништавање
По чл. 9 тачка 9 став 2- стваралац мора да одабира
архивску грађу и издваја ради уништења безвредан
документарни материјал којем је истекао рок чувања,
годину дана од дана истека утврђеног рока;

Новим Законом 2 нужна услова- рок чувања + број из Архивске

књиге!
 Пример захтева за излучивање
Државни архив Србије,
Карнегијева 2, Београд
Служба за заштиту документације ван Архива

Молимо вас да нам одобрите уништавање издвојеног безвредног документарног

материјала, коме су према важећој Листи категорија архивске грађе и документарног материјала
(бр.сагласности ---- од 2022. године )-------------------(назив правног лица), одобреној од стране
Државног архива Србије, истекли рокови чувања и који немају важност за даљи рад.
Пример табеларног пописа за излучивање
Редни број Година Врста безвредног материјала Количина Број из Листе Број у Архивској
настанка категорија и књизи
рок чувања
1. 1970. Остала помоћна документа 1 кутија Број: 18 450
везана за упис
Рок: 3 године
2. 1980- Интерна доставна књига, књига 16 књига Број: 90 1972
2012. за експедовање поште и друге
помоћне канцеларијске књиге Рок: 1 година

3. 1983. Копије потврда и уверења 1 регистратор Број: 92 703

Рок: 2 године
4. 1985. Копије потврда и уверења 1 регистратор Број: 92 808

Рок: 2 године
5. 1986. Копије потврда и уверења 1 регистратор Број: 92 853

Рок: 2 године
6. 1986. Уговори о делу, о повременом 3 регистратора Број: 65 849
и привременом вршењу
послова о ауторском делу, Рок: 5 година
уговори о допунском раду и др
Попис за излучивање мора да садржи:
• 1) редни број
• 2) година настанка/распон година документарног материјала
• 3) врста документраног материјала ( као по Листи категорија)
• 4) редни број из Листе категорија
• 5) број из Архивске књиге
• 6) количина регистратурских јединица за сваку категорију посебно

Укупна количина у дужним метрима.

Хронолошки поредак безвредног документарног материјала
Поступак примопредаје архивске грађе
надлежном јавном архиву
• Архивска грађа се надлежном јавном архиву предаје сређена,
пописана, означена.
• Након истека 30 година од настанка, а овај рок се може и
кориговати и то се споразумно дефинише између предаваоца и
надлежног јавног архива.
• Грађа која се предаје мора бити неоштећена, или са санираним
оштећењима.
• Предаја електронске архивске грађе биће омогућена преко
сервисне магистрале е Архива.
 Хвала на пажњи..
Контакт инфо: tatjanakikic@gmail.com